备件采购管理制度Microsoft Office Word 文档.docx
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公司备件采购管理制度
第一章总则
第一条为确保公司生产经营所需备件的有效供应,加强备件采购管理,在保证生产设备功能精度和安全稳定运行的前提下,实现备件资源效益最大化和低成本生产高端产品的战略目标,以满足公司备件专业管理需求和ERP系统运行的需要,特制定本制度。
第二条管理职责
公司设备部是备件采购管理的归口部门,主要负责:
制定备件采购管理工作目标及规划;备件采购管理制度制订、修订及执行情况的检查;备件招标、采购合同签订及履行;供应商定期综合动态评价;备件制造过程中的质量控制;备件采购管理创新经验及新技术、新工艺、新方法、新材料在备件采购工作中的应用、总结、推广。
公司各作业部主要负责:
按要求提报备件采购申请;备件采购管理制度的贯彻、落实和执行。
第三条备件采购管理是备件管理工作的核心组成部分,其主要任务和目标是保证备件质量、降低采购成本、满足供应周期、提高服务水平。
第四条本制度适用于公司各作业部及单位。
第二章备件采购管理
第五条备件采购实行按计划采购,不允许无计划采购和超计划范围采购。
第六条备件采购方式:
备件采购采用招标、询价、单一来源等采购方式。
(一)备件采购优先采用招标方式,备件招标采购工作依据《公司备件招投标管理办法》进行;
(二)符合下列情形之一的备件,可以采用其他方式采购:
1、对于特殊计划变更,事故抢修和现场急需的备件,因工期要求紧迫,并且有传统稳定的供应商的。
2、项目的转化、设计采用特定专利、专有技术及特殊要求的。
3、套件修复委托时,不能确定修复内容的。
4、在委托项目制造中追加主件的附属备件,原中标人仍具备承揽能力的。
5、受供应商资源条件限制,只有少数投标人可供选择的,不能形成有效竞争的。
6、非标备件无图只能依靠原设备承制厂家制作的备件。
7、其它原因不具备招标条件的备件及法律、行政法规规定的其他情况。
第七条备件采购流程
(一)通标、小型、电气、计控、机车、汽车、轧辊、油品、电缆电配等备件,配合总公司备件处招标科在“首钢采购电子商务平台”上进行招标,并依据招标结果签订备件采购合同。
(二)非标备件、生产工具由公司设备部自行组织采购。
第八条备件采购实行市场化采购,同等条件下内部优先的原则,即在质量、价格、服务及供货周期同等的条件下,优先选择集团内供应商采购备件。
第九条签订备件采购合同,原则上不允许签订含有“预付款”、“带款提货”等支付条件的内容。
特殊情况下,需要签订含有上述支付条件的合同时,应履行逐级审批程序。
禁止签订支付条件含有“定金”内容的合同。
第十条关键复杂和价值较高的备件,在条款中应注明预留质保金。
比例一般为合同总额的5%-10%,期限不少于6个月。
第十一条备件采购方案制订要依据备件采购申请和市场资源情况,选择已取得准入资格的供应商,如有未取得准入资格的供应商,应先履行供应商准入手续。
备件采购方案履行逐级审批程序,批准后方可实施。
第十二条备件采购订单主要有以下几种形式:
标准采购订单;直耗采购订单;关联交易采购订单;退货采购订单;年招采购订单、寄售采购订单、修复采购订单等。
第十三条采购工作时限
(一)通用备件采购申请完成审批后,无特殊情况应在5日内完成招标方案制订并在招标网上公示,1日内完成招标方案审批及网上发标,供应商投标后4日内完成评标,评标结果审批后1日内完成中标数据和ERP关联,2日(以上均为工作日)内完成采购订单创建。
22个工作日内完成招标采购全流程。
(二)非标准机械备件、生产工具分配方案批准后,22个工作日内完成采购订单创建;
第十四条采购工作要求
(一)系统内物料描述要求技术参数、材质、规格型号等描述准确、齐全,并配齐所需的图纸、协议等资料。
在采购过程中,发现物料数据描述错误、不准确、图纸资料不齐全或供货范围不清晰等情况的,如不影响采购,可在备注中注明正确型号或描述;如影响采购,则将该采购申请退回计划部门,待系统中修正后,再重新组织采购。
(二)通标、小型、电气、计控、机车、汽车、轧辊、油品、电缆电配等备件在采购平台完成招标后,由总公司设备部招标科将中标结果与ERP系统采购申请关联,采购员按照中标结果创建采购订单。
(三)生产急需、检修、抢修所需无采购申请备件,由需求单位向设备部计划科提报急需备件申请(包括急需原因、物料描述、需求数量等),计划科审批后进入采购程序。
第十五条采购订单的维护
(一)创建备件采购订单时,要认真核查“采购组织”、“供应商”、“交货期”、“需求跟踪号”、“税码”等相关重要字段的选择情况,同时在抬头文本中对合同签订的依据(包括:
供应商的选择、合同订价等)加以说明,在行项目细节文本中对预付款、进度款或带款提货原因、交货期变更等加以说明。
(二)采购订单中的交货期应满足正常情况下备件供货周期,各类备件供货周期如下:
1、非标准备件供货周期
(1)一般件2~4个月,如:
轴,套等;
(2)复杂件及大型件4~6个月,如:
齿轮,齿轮轴等;
(3)具有特殊制造要求的复杂大型组件在12个月以上,如:
大型冶金风机转子。
2、通用标准备件供货周期
(1)普通减速机2~3个月,非常用和大中心距减速机4~6个月;
(2)液压件、气动元件2~4个月,油缸和液压、气动系统3~5个月;
(3)空压机和工程机械备件3~6个月。
3、小型机械及其它备件供货周期
(1)普通水泵、风机及备件2~5个月,特殊和大型水泵、风机组件6~12个月;
(2)普通阀门1~3个月,特殊大口径电动和气动阀门4~10个月;
(3)电葫芦和制冷机备件及其它2~6个月;
4、电气备件供货周期
(1)7.5KW以下交流电机2~3个月,5.5KW以下直流电机3~6个月;
(2)电气二类,常用件2个月,特殊件6~12个月;
(3)电气三类,常用线圈1~2个月,其它件3个月。
特殊件12个月。
5、进口备件供货周期约6-18个月。
第十六条变更或解除备件采购合同,必须以书面形式逐级审批后,由合同签订双方代理人签字并加盖合同专用章:
(一)由于价格变更,采购部门提出书面说明,转价格部门,由价格部门组织提交招投标委员会审议、主管领导审批后,方可执行;
(二)因卖方原因,造成合同无法全部或部分履行,为避免我公司利益受到损失,要依法及时变更或解除采购合同,并要求对方赔偿相应的损失;
(三)因我方原因,造成合同无法全部或部分履行,为避免我公司利益受到损失,要依法及时变更或解除采购合同,依法与供应商协商解决。
第十七条相关专业要加强备件采购合同执行情况的管理,掌握已签订采购合同的执行情况,依据ERP系统内检修、重点备件及作业部提出的“急需备件申请”做好落实催交工作,确保备件按要求期限交货。
第十八条每月末采购部门要对合同的签订、履行情况进行统计分析,通过ERP系统对未订货的备件项目进行清理,完成订货工作。
对未按约定时限履行的备件采购合同,要与供应商和需用单位逐项落实,确保不影响生产。
第十九条每年初对上一年度的备件采购合同进行清理,对未按约定时限履行的备件采购合同,要与供应商和需用单位逐项落实,对仍需继续执行的采购合同办理结转手续。
第二十条备件管理部门和需用单位之间要加强备件采购信息的沟通与反馈,保证备件采购信息沟通的及时与畅通。
备件不能按采购申请要求落实资源并组织供应时,备件采购管理部门要及时与需用单位沟通。
第二十一条采购定价管理:
(一)认真贯彻执行国家价格法、合同法、招投标法。
(二)年度价格招标采购项目,以中标价作为当年度日常采购价格。
(三)单元招标采购项目,以单元组合的中标价作为该项目采购价格。
(四)不具备招标条件的备件项目履行以下定价程序:
1、采购员参照冶金机械备件计价办法、冶金产品价格与原材料行情及专业厂家价格标准,测算备件价格。
2、按类别选择两家及两家以上供应商询价、比价、压价,与测算价格相比后确定采购价格。
3、因专利技术或新技术的引入只能独家供货的备件,参照该供应商对其它用户提供的同类产品价格,与采购员测算的备件价格比价压价后,作为该备件的采购价格。
4、以比价等辅助方式采购的备件价格应按以下程序进行:
(1)供应商有标准、规范的报价,报价单应加盖单位公章或合同专用章。
(2)非标备件的报价单应将价格构成的各个项目依次列明并附有资料、协议等定价依据,报价单的格式应统一、规范。
(3)所有与价格构成有关的图纸、资料内的数据发生变化如重量、材质、体积、面积等与原数据不一致时都必须有作业部相关人员的签认,并加盖单位公章。
(4)采购员对供方的报价核定和比价后(即不同供方相同产品报价的比较、与系统中历史价格的比较、与当前市场同类产品价格水平的比较),商定订货价格。
5、修复备件的计价,按修复协议核定价格。
第二十二条合同审批管理
合同签订实行逐级审批管理,根据备件属性和采购合同标的额的不同,相应的实施细则如下:
(一)合同金额在30(不含)万元以下,由价格管理员、采购科长逐级审批。
(二)合同金额在30—100(不含)万元之间的,由价格管理员、采购科长、主管部长逐级审批。
(三)标准机械、小型机械、电气、计控、机车、汽车、油品、电缆电配等备件,合同金额在100万以上的,由价格管理员、采购科长、主管部长、主管经理逐级审批。
(四)非标准机械备件、生产工具,合同金额在100万-200(不含)万元之间的,书面报价格管理员、采购科长、主管部长、主管经理、总公司设备部主管部长批准后,由采购员创建采购订单,由价格管理员、采购科长、主管部长、主管经理在ERP系统内逐级审批。
(五)非标准机械备件、生产工具,合同金额在200万元以上的,书面报价格管理员、采购科长、主管部长、主管经理、总公司设备部主管部长、总公司主管经理批准后,由采购员创建采购订单,价格管理员、采购科长、主管部长、主管经理在ERP系统内逐级审批。
第三章附则
第二十三条本制度的附件有:
附件一、通用备件采购流程图,
附件二、非标备件采购流程图,
第二十四条本制度由公司设备部负责解释。
第二十五条本制度自颁发之日起执行。
公司
二〇一四年月日
主题词:
备件采购管理制度
公司办公室年月日
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