办公室主任的工作职责.docx
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办公室主任的工作职责
办公室主任的工作职责
办公室主任的工作职责
办公室主任的工作职责
办公室主任的职责大致包括承办职责、参谋职责、管理职责、协调职责、领导指挥职责五个方面。
承办职责
承办职责指办公室主任对领导决策的贯彻、实施,承办各职能部门乃至下级机关、基层群众转办事项等方面所应有的职能和应尽的责任。
从其承办的工作内容来看,大体有三个方面:
.承办领导层的集体决策和领导个人交办的事项
领导决策有时是统一研究,分头落实,有时是领导个人决断。
作为负责本机关、本单位综合办事机构的办公室主任,对领导层的集体决策和领导个人交办事项负有直接的承办责任。
即使是领导同志交由其他部门或其他人办理的事项,办公室主任亦有协助办理的责任;有时,一些牵涉面较广、归属不太明确且其他有关职能部门不便也不宜承办的事项,则须由办公室主任具体承担、落实。
2.承办上级部门主办的事项
办公室既是本级党政机关的综合办事机构,是独立存在的个体;又是从中央到地方整个办公系统中的一个子系统,是依存于大整体的部分。
各级办公室之间通过加强联系,既各自为阵,又协同作战,充分发挥办公机构的系统作用和整体效能,以便更好地为各级领导服务,这是不少地方总结、创造出来的成功经验。
上级领导机关的办公室向下级机关办公室交办一些事情,办公室主任应主动牵头承办,或督促所属工作人员从速办理。
上一级办公机关及其负责人向下级办公机关及其负责人交办事项的范围较广,除了调研任务之外,还有诸如信息反馈、来信来访以及系统内部自身业务建设等具体事宜,都需要下一级承办者认真办理。
3.承办同级各职能部门和下级单位转办的有关事项
为了保持领导机关工作的正常秩序,各职能部门和下级单位向领导机关、领导同志汇报请示工作,往往不直接去找领导同志本人,而是先找办公室主任。
办公室作为所在单位与外界联系的窗口和纽带,经常需要安排、处理各职能部门和下级机关转办的事项。
例如,某部门要兴办一项事业,须专题行文报请领导机关批准;行文经领导机关的办公室登记后,工作人员要交由主任批办,办公室主任要负责与领导联系,商讨是否召开会议研究,要开何种会议,让哪些人参加等等。
待领导指示后,办公室主任即可将领导指示意见转告各职能部门和下级有关单位和部门具体贯彻执行。
办公室主任承办的具体形式,主要有主办、会办、转办、催办等。
主办即直接负责具体办理;会办即会同有关部门和单位联合办理;转办即转由其他有关部门和负责人办理;催办作为会办、转办的有益补充,它是指督促、协助有关单位、部门和人员从速办理有关事项。
无论是主办、会办,还是转办、催办,办公室主任都应严肃认真,切不可敷衍塞责,草率从事。
参谋职责
参谋职责指办公室主任在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽的责任。
决策是指导者的基本职能,社会主义现代化建设的新形势,要求各级领导干部努力实现决策民主化。
科学化,这除对领导干部本身提出更高、更严的要求外,还需要各级办公室成为卓有成效的智囊团参谋部,办公室主任应当理所当然地成为参谋长,积极主动地辅助领导决策,认真地履行自己的职责。
这既是领导决策民主化、科学化的迫切需要,又是新时期赋予办公室主任工作的一项重要任务。
办公室主任履行其参谋职责,有其独特的便利和优势:
办公室主任工作与领导层的工作同步运行与操作。
由于办公室的工作有着同其他部门明显不同的从属性特点,领导层确定要抓的工作,也多是办公室主任着力要办的事情,正是由于这种思维共振,使得办公室主任的工作能力与领导的工作合拍,从而为办公室主任辅助领导决策提供了便利。
办公室主任与领导层之间具有经常接触的便利条件,可以随时找机会向领导陈述自己的见解和主张。
办公室主任接触面大,信息较为灵通,对外联系广泛,客观上为领导提供咨询服务,当好领导的参谋提供了便利条件。
为正确履行参谋职责,办公室主任要依据党和国家政策,紧紧围绕本地区、本部门、本单位的工作目标和主要任务以及需要领导决策的重大问题,积极主动地组织和参与各种调查研究,做好信息的收集、筛选、传递工作,把调查中获得的大量第一手资料,进行综合分析,去粗取精,去伪存真,由此及彼,由表及里,从而提出完成各项工作任务和进行决策的有利因素和不利因素,及时向领导反馈,协助领导实施科学的宏观决策和有效的指挥,保证各项工作目标和任务的圆满完成。
要正确发挥办公室主任的参谋职责,应当注意如下两点:
.在一定情况下与领导唱对台戏
办公室主任是一个双重性的角色,他既是秘书班子的大班长,又是协助领导决策的参谋长。
作为大班长和参谋长,他是以贯彻和领会领导意图为使命,并以领会和贯彻的准确性和彻底性作为评价其工作优劣的基本指标;作为参谋长,则要依靠独立的科学研究成果为领导服务,以提出多少真知灼见作为评价其工作优劣的根本标志。
办公室主任既要认真领会领导意图,又要勇于直言,使领导兼听而明。
2.领导决策前多参谋,领导决策后多反馈
在领导决策前,办公室主任要通过调查研究,协助领导广泛收集同决策密切相关的各种信息,然后进行纵向、横向的可行性研究,经过加工和筛选,为领导提供选择的方案;在领导决策过程中,办公室主任要通过调查研究,收集和整理方方面面的意见反馈,为领导进行冷静周密的思考提供准确的依据,坚定领导决策的信心和决心;在领导决策后,办公室主任要通过调查研究,了解和掌握决策意见的贯彻执行情况,协助领导搞好跟踪反馈,保证决策顺利地贯彻落实,或根据变化了的客观形势及时进行调整。
在领导决策的全过程中,办公室主任的参谋职责是十分重要的。
从对领导决策发挥作用的方向上看,办公室主任的参谋职能可以分为三种类型:
一是顺向参谋,即紧随领导决策的方向所进行的辅助性参谋;二是逆向参谋,即当领导的决策意图不符合实际情况时,办公室主任所进行的劝阻性参谋;三是侧向参谋,即当领导集中主要精力考虑某一方面工作时,办公室主任为避免领导顾此失彼而进行的提示性参谋。
管理职责
指办公室主任在对行政事务进行管理方面所应有的职能和应尽的责任。
根据国家有关规定和办公室工作的实践,办公室主任的管理职责主要有两个方面:
.文书管理
文书工作是机关日常工作的组成部分,是实现机关职能的重要手段之一。
党政机关的公文工作,即指围绕公文的拟制、处理与保管工作而需要进行的由撰稿、审稿、签发、印刷、收发、登记、批办、立卷、归档等环节所构成的整个运转流程。
办公室作为单位的综合办事机构的枢纽机构,承担文书工作是其主要任务之一。
一般来说,办公室内部均设有秘书科、资料室、机要室、文印室、收发室等,分别负责办理公文工作各个环节的具体事宜。
办公室主任对文书工作的管理,主要体现在参照各级党政机关制定的机关公文处理办法,结合本单位的具体情况,建立、健全各项有关制度;指导、督促各文书处理部门的工作,确保公文拟制的适用、准确、周密,确保文书处理的及时、准确、迅速,避免拖拉、积压而贻误工作。
2.信息管理
办公室主任辅佐领导决策,发挥参谋职能,主要是通过向领导提供适用信息和依据信息出谋献策而实现的。
严格地说,信息工作也属文书工作范畴,但鉴于它是各级办公室的一项新兴事业,而且十分重要,需要办公室主任予以特别重视。
所以有必要将其单列为办公室主任管理职能中的一项。
在这种情况下,办公室主任应从如下方面对信息工作进行管理。
加强对信息网络的管理。
目前,各单位已基本形成以该单位办公室的信息机构为中心包括下级各办公室信息机构在内的信息网络。
办公室主任首先应当加强对网络中心即该办公室内的信息处的管理,使其在信息网络内发挥带头、促进作用。
其次,还要注意对整个网络的管理。
如健全制度,对下级或同级其他信息机构进行业务指导,组织共同行动等等。
加强对信息传递方向的管理。
信息传递的方向如何,即与领导决策的需求是顺应,还是相逆,这是办公室主任应当控制、管理的。
一般说来,领导决策所需的信息可分为两种类型:
一是追踪型信息,即指领导决策形成并付诸实施以后,通过跟踪追击迅速反映实施范围以内的有关动态;二是超前型信息,即指领导决策之前,向领导提供的能够反映该决策的基础、趋向及效应的资料信息,或某个较重要的问题发生之前反映其迹象、趋势的信号性信息。
协调职责
指办公室主任在联系内外关系、沟通上下左右等方面所应有的职能和应尽的责任。
办公室是行政管理工作过程中信息沟通的中枢部门。
领导机关的决策、指令、指示要通过办公室向各专业主管部门、职能部门、下属单位以及全社会传递。
单位所属各部门和其他方面反馈回来的信息经过综合汇集到办公室,办公室对反馈回来的信息经过综合、分析、筛选,供领导决策时参考。
作为各级党政机关、企事业单位办事机构的负责人的办公室主任,在承上启下、协调各方面的工作中起着重要的作用。
办公室主任要全面履行其协调职责,要着力做好纵向协调、横向协调、内部协调等多方面的工作。
纵向协调,即致力于上下级之间关系沟通,上令下行,下情上达,上下紧密配合,步调一致的协调工作。
办公室主任在这方面的职责主要体现在:
当上级的决定、决议、指示、命令形成后要尽快向下传达,使之得以认真贯彻执行,以保证政令畅通,上令下行;当下级对上级的某一决定、指示不理解或不完全理解时,要以认真负责的精神去做解释说服工作;当下级对上级的指示、决定、命令有不同意见时,要及时、准确地予以反映,使下情得以上达,以利于上下沟通,步调一致;当下级某一单位某项工作领先时,应积极组织力量去调研,认真总结经验,及时予以推广以点带面。
当下级某一单位某项工作处于落后状态时,要积极主动地协助领导进行重点帮助,以面促点,以面带点,使之尽快迎头赶上;横向协调,即致力于左邻右舍、同级各业务部门之间关系的协调。
业务部门的一些部门性文件、规定,一般均须先报送办公室主任修改、审阅,进行协调,以免对同一事项的规定不尽吻合,使下级难以适从;业务部门的一些重要工作安排,如召开请领导参加的会议、开展由领导同志挂帅的突击性、临时性工作任务等,一般也须经办公室主任统一协调,以避免部门之间撞车和领导超负荷现象的发生;当各业务部门、各单位因认识和处理问题的角度不同引起矛盾时,办公室主任更应充分发挥其协调职责,对过去已有明文规定的事项,要维护政策的严肃性,督促有关方面或协助领导督促有关方面加以认真贯彻落实;对过去尚无明文规定的,要在认真听取各方意见的基础上,处理好各有关政策精神的衔接,并向领导提出解决的意见和建议,协助领导作出裁决,把各方的意见统一到总政策上来;内部协调,即以办公室内部的人员、工作为对象,使其和谐、协调地开展工作。
办公室主任要着力于室领导成员和室内各单位之间关系的协调。
在室领导班子内,要注意发挥副职的作用,要按照合理分工、分层次管理的原则,根据其特长,让副职负责某方面或几方面的工作,以充分发挥领导班子的整体效能。
领导指挥职责
统一指挥是发挥组织作用,贯彻执行决策的最重要条件。
要真正发挥领导者的指挥作用,必须有日常的统一指挥。
所谓日常指挥,具体地讲,就是领导者按照既定的决策和计划,对所属组织的人员合理地分配任务或布置工作,及时指导和处理发生的问题。
领导者的日常指挥,大体可以分为两种,即执行性指挥和应变性指挥。
执行性指挥他可以叫做调度性指挥。
这种指挥是在目标既定、方案现成的情况下,主。
要解决贯彻落实的问题。
领导者在执行这种指挥时,应当思考的重点是怎么干、什么时间干,成功的关键在于坚强的毅力和组织技巧。
工作中必须注意把握住两点:
一是人、财、物各种力量的调配、组合要科学、合理,力求达到投人少、收效大;二是行动时机的抉择,要顺乎时势,挑选最佳时刻,避开各种阻力和不利因素,利用一切助力和有利条件。
比如一个军事指挥员指挥一场运动战,就有一个捕捉作战时机的问题。
不能抓住敌人的薄弱环节时,不战;不是占据有利的地形条件时,也不战;倘若自己的优势兵力尚未集结起来时,还是不战。
总之,一个高明的指挥员决不打无准备无把握之仗,战则必胜,攻则必克。
应变性指挥,这是指在领导活动过程中遇到了新情况,或者出现了不测事件,针对客观环境的变化灵活机动地实施指挥。
领导者在进行应变性指挥时,首先要考虑的是继续干还是不干,是按原计划干下去还是改变计划。
取胜的决窍在于审时度势和机动灵活。
《孙子;兵势篇》中说:
善战者,求之于势。
又说:
善战人之势,如转回石于千切之山者。
这就是说,善于指挥作战的将军,总是凭借天时、地利等客观情势去求得胜利。
他们依托客观形势而采取自己的行动,犹如在高山上滚动一块圆形的石头一样,石圆则易移,山高则势大。
领导者在工作过程中遇到情况变化,就得因时制宜、因地制宜地进行灵活指挥,切不可固守原定计划,一成不变,坚持蛮干。
1、负责行政办公室的日常事务。
2、加强本部门的自身管理,抓好部门职工的政治、业务学习、考评等,提高工作效率。
3、协助公司领导建立并完善公司生产、质量管理、技术、物资、会计账务、成本、人事、政策等各项规章制度,协助领导推行公司的各项规章制度,促进公司各项工作规范化管理。
4、组织制定企业行文管理的各项规定努力使公文管理规范化、科学化,提高办事效率。
5、在公司领导下,协调、平衡各部门关系,发生矛盾时,应及时疏导,调查分析,明确责任,必要时报告总经理处理。
6、监督检查、对各项方针、政策、上级指示和重要决定及各项规章制度的执行情况。
协助处理公司各种突发事件。
7、安排总经理工作会议,并负责检查会议决定事项的执行情况。
8、按照总经理的意图,组织起草综合性文件,起草、修改工作规划、报告、总结、请示、通知等等函件,并审查签发文稿。
9、开展调查研究,搞好企业的信息管理,做好综合分析和统计工作,制定企业的规章制度和决定供总经理决策参考。
0、负责公司办公和生产场所及周围区域的安全保卫工作,维护公司内治安秩序,做好进出公司的人流物流管理工作。
1、负责公司的环境保护工作,贯彻执行国家有关环保的法律、法规、条例,建立公司的环境保护制度,使公司采取有效措施防止污染。
与上级环保部门联系,处理有关环保事宜。
2、行使本系统内部日常行政监督权利,对违法乱纪、违反公司规章制度、泄漏公司机密、盗窃和破坏公司财产的有关人员进行调查和处罚。
3、负责全公司系统思想、文化建设和精神文明建设,筹划各种增强职工凝聚力的宣传、教育活动。
组织各类文娱、体育活动,活跃员工的业余生活。
4、组织拟定全公司机构的人员编制计划,并根据生活水平、工资市场情况及公司政策,研订合理的员工待遇办法报总经理审批。
5、负责公司员工的招聘、甄选、培训工作及生产车间薪酬审核。
6、负责公司各种专项申请资料及汇报材料的组织、起草、上报。
7、负责公司门禁、门卫、食堂、职工公寓楼的管理,满足企业发展的需要。
8、负责对各级管理人员的考核、评价,向公司领导优秀人才。
9、负责保障公司的各种后勤服务工作。
拟定和实施职工后勤服务工作,包括:
膳食、医疗、退休、休假、婚丧、子女教育、防暑降温等。
20、负责安排公司的对外接待工作和各种对外联谊活动。
规范公司员工的行为举止、礼貌用语、衣着服饰,树立公司良好的对外形象。
2
1、完成公司领导临时交办的各项工作。
附送:
办公室主任竞争演讲
办公室主任竞争演讲
办公室主任竞争演讲1961年出生的我总是被抛在历史的风口浪尖上摔打,这一切磨砺了我的意志,塑造了我的品质,让我懂得了诚实的可贵、责任的重大,也更坚定了我从事事业的信心,这次竞聘上岗对我来说又是一次洗礼,我将以竞聘办公室主任这个职位的实际行动支持机构改革、人事制度改革。
本人中共_党员,1981年毕业于博州师范学校中文班,分配工作后先后在三中、六中任初中、高中语文老师;1984考入伊犁教育学院学习汉语语言专业,1986年毕业,获得大专文凭后回校任教至1995年;1995年下半年调入地税局从事档案、文书、保密、信息工作,1999年竞聘为办公室副主任,分管档案、文秘、信息的管理工作。
三年来,自己始终坚持坚定的政治立场,思想上、行动上始终与党中央保持一致,严于律己,团结同志,尽职守则,勤奋工作,能够与时俱进,努力做三个代表的实践者。
三年考核均为称职。
办公室的工作就是紧紧围绕全局工作的中心,以政务工作为重点,以信息工作为突破口,逐步完善全系统办公室业务工作的考核管理机制,加快办公自动化建设步伐,充分发挥办公室参谋助手、协调服务、监督把关的职能作用,最终实现为领导服务、为机关服务、为基层和群众服好务的目标。
这次机构改革新增设的服务中心,就是把办公室工作的重点从事务服务转移到政务上来的一项重大改革措施,是把机关后勤服务工作推向社会的重大尝试,可以预见到,今后办公室的工作一定会从千头万绪的事务中解脱出来,集中力量更加有效地围绕政务工作做好全方位的服务,为推动全州地税工作做出更大的贡献。
我在办公室工作整7年,曾接受过档案、文书、保密、信息等多种培训,开阔了视野,增加了阅历,提高了能力。
在我担任办公室副主任工作的这3年中,亲自参加指导策划过以下几项重大工作:
1、全过程地参加、指导本系统档案晋升为自治区一级的工作,并均获的优秀等次;
2、今年又被州档案局定为全州唯一一家文书立卷改革试点单位,4月25日,在我局成功地召开了全州试点工作现场会,我做了专题经验介绍,使档案工作达到了新水平。
3、大力推进新的《全国税务机关公文处理办法》,使本系统内的公文用纸、公文格式达到国标标准,文书运转逐步规范。
4、强化信息服务意识,积极推动信息工作上新台阶。
经过努力信息工作在州上评为先进单位,全疆16地州中排名第9。
5、参与精神文明单位由州级晋升自治区级的工作,在其中发挥了自己应有的作用。
6、税收宣传月连续4年由我担任税收宣传月办公室主任,积极策划宣传项目,为税法的普及工作尽了全力。
7、亲自制定完善了系统内办公室业务考核评比办法,使办公室的各项工作不断取得新进展。
8、规范了办公室文件的传阅方法,使文件运转环环相扣。
回想自己担任办公室副主任以来的工作、经历,收获很大,体会很深,自己认为能够接受新事物,既不因循守旧,固步自封,又不等不靠,做到便学便干;不但能指导本机关的档案、文书、信息工作,还能指导和带动县市局的办公室工作。
这些成绩的取得与我较强的责任心、善于调动大家的积极性、工作中率先垂范、大胆管理是分不开的。
我从办公工作的门外汉到成为办公室工作的一个内行,这其间倾注了我许多的心血和汗水。
我不仅热爱办公室的政务工作,而且熟知办公室其他方面工作的职责、要求,绝大部分的工作都能亲自操作完成,可以说是一个称职的内行。
我认为自己有资历、更有潜力、也完全有能力胜任改革后的办公室主任工作。
如果我担办公室主任,我将承诺:
一、档案工作在全州复查中仍保持优秀等次;将文书立卷试点工作经验积极推广到全州,希望出现一花引来万花香的大好局面。
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