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进销存系统1完整文档
3.41进销存系统
启用账号后:
会看到如下图:
进销存系统包括以下几个分系统:
有采购系统、库存系统、生产系统、售后系统、应收应付和现金银行系统这六个部分。
一、采购系统
采购系统由6种单据组成,采购计划、采购询价、采购订单、估价入库、采购开单和采购费用分摊。
(一)采购计划
增加采购计划步骤:
点击【采购系统】--【采购计划】,就得到如下图:
然后根据采购计划框进行增加单据业务:
点击选择【计划类型】【计划年度】【计划区间】,点击货品名称下面的空白行,会出现下来菜单进行货品的选择,如图所示:
各个选择项选择完成无误后点击【保存新增】--【上一单】--【审核】,审核通过后即生成了采购计划单如图:
(二)采购询价单生成的步骤:
在生成采购计划单后,可以直接点击【操作】项,生成采购询价单:
,点击【生成采购询价单】会弹出询价单框,如图所示:
然后选择【供应商】,【结算方式】,【运输方式】等项目。
其他如联系人等会在供应商资料输入后有相应的信息,在【货品名称】项选择货品名称,相应会出现一系列后面的信息,之后点击【保存新增】--【上一单】,确认无误后点击【审核】,则采购询价单生成。
(三)采购订单生成步骤:
在生成的采购询价单的【操作】项的下拉菜单中选择生成采购订单,如图:
,之后弹出采购订单框,在采购订单框中的【操作】项中可以选择【引用采购询价单】,这两单是相互引用的。
然后点击【保存新增】(当出现系统提示框时,可以单击忽略跳过)--【上一单】--【审核】,此时采购订单生成。
(四)采购开单生成步骤:
点击采购订单中的【操作】项,可以直接生成采购开单,如图所示:
,则出现的采购开单框,然后点击【保存新增】(当出现系统提示框时,可以单击忽略跳过)--【上一单】,查看数据无误后点击【审核】,审核通过,则采购开单生成。
这就完成了采购计划到采购开单的过程,这些单据可以独立完成,也可以不需要引用前面的单据,在【采购系统】界面上点击各个单据即可出现各个单据框,然后会单据进行补充,点击【保存新增】(当出现系统提示框时,可以单击忽略跳过)--【上一单】,查看数据无误后点击【审核】,审核通过,单据生成,审核后不可以再更改。
(五)估价入库单生成的步骤:
点击【估价入库】则弹出估价入库框,在【估计入库】单的【操作】中有引用采购订单等一系列操作。
然后填充【供应商】等,在【材料仓库】【货品名称】中进行选择填充,然后点击【保存新增】--【上一单】,查看数据无误后点击【审核】,审核通过,估价入库单生成。
(六)采购费用分摊单据生成的步骤:
点击【采购费用分摊】,选择【供应商】【货币种类】等,然后点击【操作】--【引用采购分摊】进行费用分摊,如图:
,然后在【选择单据】中选需要费用分摊的单据,点击【确定】后,填写【费用金额】、【税额】【税率】等,也可以选择【分摊类型】,在选择的分摊费用中,【本次分摊金额】一定要与【费用金额】一样,然后点击【保存新增】--【上一单】,查看数据无误后点击【审核】,已审核则此单生成。
二、销售系统
启用账号后,点击【销售系统】,在右边会显示出【销售系统】所包括的子单据,销售系统由销售计划、销售报价、销售订单、委托代销以及销售开单组成,其流程和采购系统的类似。
(一)销售计划
点击【销售系统】--【销售计划】,会出现【销售计划】框,如图:
,对销售计划里的各项,如计划类型、计划年度、计划区间、货品名称编号数量等进行选择或者填充。
完善信息后,进行【保存新增】--【上一单】--【审核】,此时【销售计划】单生成;如图所示:
当在【保存新增】过程中,出现了“销售计划中的货品:
产生品和以前销售计划中的重复”的提示时
,则更改计划类型,相应的下面的部门、业务员也要做相应的改变,然后再按照之前一样的步骤即可生成销售计划。
(二)销售报价单
点击已审核的【销售计划】中的【操作】项--【生成销售报价单】项,如图:
可以直接显示出【生成销售报价单】框。
【销售报价单】窗口如下图所示:
;
然后选择客户,结算方式,运输方式,货品名称等,完善联系人等信息,确认无误后点击【保存增加】--【上一单】--【审核】,则销售报价单生成。
(三)销售订单
点击【销售报价单】--【操作】--【生成销售订单】项,会显示出【销售订单】窗口,按实际情况填充该订单的信息,确认无误后点击【保存新增】--【上一单】--【审核】,则该销售报价单生成,当一部分货品已经执行,另一部分不需要执行的时候,右边有个【整单终止】项,就把剩余的货品运行终止,就不会在预警系统中提示未执行销售订单。
(四)委托代销
委托代销还没有形成交易。
(五)销售开单
点击【销售订单】--【生成销售开单】,填充信息--【保存新增】--【上一单】--【审核】,此时销售开单生成。
这样就完成了一个销售系统的流程,此时,在该软件的【财务】项会自动形成自动凭证,在【自动凭证制作中心】的【单据类型】会形成【销售开单】凭证,如图:
三、库存系统
库存系统由领料单、退料单、调拨单、报损单、调价单、盘点单、组装单、拆卸单、其他收货单和其他发货单这十种单据组成。
这些单据都是独立生成的,不可引用其他单据,只有领料单和退料单可以。
(一)领料单
点击【库存系统】--【领料单】,【领料单】如图所示:
;填充领料单窗口的信息,选择【单据类型】【出库类型】【生产车间】等,【单据类型】有三种:
自由领料、加工单领料和委托加工单领料,其中加工单领料和委托加工单领料下面的表格中不可以自由增加货品,要在【操作】中引用加工单,但自由领料可以增加货品。
如果单据类型是加工单领料或者委托加工单领料,在选择了【出库类型】【生产车间】后,点击【操作】--【引用加工单】,出现如图所示:
;如果选择的是【自由领料】,可以在下表格中增加货品,如下图:
;然后点击【保存新增】--【上一单】--【审核】,即可生成领料单。
(二)退料单
点击【库存系统】--【退料单】,其生成模式和【领料单】生产模式是一样的。
填充单据类型、入库类型和生产车间后,点击【保存新增】--【上一单】--【审核】,即可生成退料单。
(三)调拨单
点击【库存系统】--【调拨单】,则会显示出【调拨单】窗口,如图所示:
;然后对【调拨单】进行选择项选择或者填充,如图所示:
然后点击【保存新增】--【上一单】--【审核】,即可生成【调拨单】。
(四)报损单
点击【库存系统】--【报损单】,会显示出如图所示的【报损单】窗口:
选择【报损单】中仓库、出库类型、货品名称等,按实际情况填充该窗口中的内容,点击【保存新增】--【上一单】--【审核】,即可生成【报损单】。
(五)调价单
点击【库存系统】--【调价单】,出现该单据的窗口,选择并填充该窗口的内容,最后点击【保存新增】--【上一单】--【审核】,即可生成【调价单】。
(六)盘点单
点击【库存系统】--【调价单】,出现该单据的窗口,选择并填充该窗口的内容,最后点击【保存新增】--【上一单】--【审核】,即可生成【盘点单】。
货品库存要进行盘点,就可以开盘点单;如果当前库存数量与软件中的数量不同,才需要把货品输入到盘点单中,如果相同则不需要录入。
(七)组装单
点击【库存系统】--【组装单】,会出现该单据的窗口,如图所示:
,该单据中只有一个仓库可以选择,然后根据实际情况填充这个单据,最后点击【保存新增】--【上一单】--【审核】,即可生成【组装单】。
(八)拆卸单
点击【库存系统】--【拆卸单】,出现该单据的窗口:
如图所示:
选择并填充该窗口的内容,最后点击【保存新增】--【上一单】--【审核】,即可生成【拆卸单】。
(九)其他收货单
点击【库存系统】--【其他收货单】,出现该单据的窗口,如图所示:
,根据实际情况选择【仓库】【入库类型】【货品名称】等信息,最后点击【保存新增】--【上一单】--【审核】,即可生成【其他收货单】。
(十)其他发货单
点击【库存系统】--【其他发货单】,出现该单据的窗口,如图所示:
最后点击【保存新增】--【上一单】--【审核】,即可生成【其他发货单】。
点击【库存系统】--【出入库单】,可以选择相应的单据类型作为出库或者入库单。
如图所示:
,所有的单据通过出入库单,它们的实际数量才会发生变化。
四、生产系统
点击软件左边的【生产系统】,在右边会出现【生产系统】的一个流程图,如图
(一)点击【生产系统】--【生产计划】,弹出【生产计划】窗口,根据实际情况选择该窗口中的【货品名称】,填充数量、完工日期等信息,然后点击【保存新增】--【上一单】--【审核】,如图:
,审核后可以在上面的【生产】项选择【MRP计划】进行【MRP运算】,点击【MRP运算】,会弹出这个运算的窗口,点击右边的【选择生产计划】,根据选择生产计划表中的选项进行选择,根据选择进行MRP运算,如下图所示:
(二)如果是根据来料加工或者是根据客户订单来生成,也可以在加工单直接开单,而不用进行MRP运算。
点击【生产】--【加工单】,选择【生产车间】、【生产工人】项,再点击【操作】--【引用生产计划】,如图所示:
,选择一个生产计划,点击【确定】即可,然后点击加工单下方的【保存新增】--【上一单】--【审核】,这个时候就可以省去MRP运算的过程。
在【加工单】的【操作】中可以生成领料单,如图:
;点击【生成领料单】,即可出现领料单窗口,选择【单据类型】【出库类型】,点击【保存新增】--【上一单】--【审核】即可。
在已审核【加工单】的【操作】项中也可以生成验收单,点击【验收单】(对应的领料单一定要审核),完成该验收单里面的选择项然后点击【保存新增】,然后点击【取消】。
在【生产】项点击【验收单】--【上一单】,会出现之前保存新增的【验收单】,如果直接点击【审核】项,会出现未进行费用分摊的提示,如图:
,点击按钮【否】,回到生产系统的流程图,要先进行【费用分摊】;
(三)点击【生产系统】--【费用分摊】--选择【生产车间】--点击【操作】--【引用验收单】,如图所示:
;
选择单据--【确认】,就可以得到如下图:
,系统会直接算出它的直接成本等,然后点击【保存新增】--【上一单】--【审核】;之后再来审核之前的【验收单】,点击【生产系统】--【验收单】--【保存新增】--【上一单】--【审核】,如图所示:
。
(四)点击【生产系统】--【委托加工】,会显示出【委托加工单】窗口。
选择【供应商】--【货品名称】,按实际情况完善或者修改加工数量、交货日期,点击【保存新增】--【上一单】--【审核】,在其【操作】项中选择【生成领料单】【生成验收单】【生成退料单】;点击【生成领料单】,选择领料单中的几项内容,点击【保存新增】--【上一单】--【审核】,如图所示:
,然后退出该领料单点击【取消】。
点击【委托加工单】的【操作】--【生成验收单】,这个时候的单据类型是委托加工验收入库类型,然后点击选择【仓库】【入库类型】项,【保存新增】--【上一单】--【审核】,在这个审核中,同样弹出提示如图:
,然后点击【否】--【取消】;此时需要进行【委托加工费用】。
(五)点击【生产系统】--【委托加工费用】,选择【供应商】,点击【操作】--【引用验收单】,会弹出这样的窗口如图所示:
,点击选择单据--【确定】,会出现如下图所示:
,根据实际情况填满该单子的内容,点击【保存新增】--【上一单】--【审核】--【取消】界面即可;
然后再点击【生产系统】--【验收单】,会显示出上次的验收单,点击【审核】,然后取消该界面;如图所示已审核的【验收单】:
;这样就完成了一次加工的过程,生产系统的流程也完成了。
五、售后系统
点击左边的【售后系统】,右边显示该系统的流程图:
;
(一)点击【售后系统】--【货品ID号入库】,在弹出的【货品ID号入库】窗口根据实际情况选择【日期】【供应商】【货品名称】,填写【货品起始ID号】、【货品结束ID号】以及备注等,再点击【保存退出】;货品ID号入库之后会在货品售后清单里产生相对应的货品ID号,点击【货品售后清单】,可以弹出【货品ID号】窗口,如下图所示:
;
(二)当入库的货品发生问题的时候,可以选择【供应商返修】,交给供应商返修;点击【供应商返修】,弹出【供应商返修登记】窗口,根据实际情况填写登记表,点击【保存退出】,如图所示:
,这个时候在【货品售后清单】中,同样会产生相对应的货品状态的变化,点击【货品售后清单】即可发现。
(三)
返修完成之后,点击【供应商返修】--【上一单】--【操作】--【完修处理】,则返修完成,如图所示:
同样在【货品售后清单】,这些货品又回到之前的状态,但是【返修次数】有所改变,如图所示:
;
(四)货品ID号出库;点击【货品ID号出库】,根据实际情况填写该出库单,点击【保存退出】,同样在【货品售后清单】中显示货品状态为已出库等其他状态,如图所示:
。
(五)当客户来返修时,点击【客户返修】,根据实际情况填写【客户返修登记】单,如图:
点击【保存退出】;
相应的,在【货品售后清单】中,货品的状态会由之前出库的自动改为【客户送修】;客户送修完成之后,即可以进行完工处理,点击【客户返修】--【上一单】--【操作】--【完工处理】,即送修完成,如图:
;此时,在【货品售后清单】中的【送修次数】有所改变如下图:
,这样售后系统的一个流程就完成了。
六、应收应付
应收应付系统由收款单、付款单和往来核销三部分组成。
(一)点击【应收应付】--【收款单】,之后弹出【收款单】窗口,在该单中要注意的是,【单据类型】有两种:
应收款和预收款,应收款必须引用单据,而预收款不需要引用。
点击【收款单】,如果【单据类型】为应收款,根据实际情况选择【客户】【货币种类】,单击【操作】--【引用单据】,会显示出如下图所示窗口:
,选择单据--点击【确定】,根据实际情况选择【结算方式】【结算账户】,然后【保存新增】--【上一单】--【审核】即可。
如果【单据类型】为预收款,则根据实际情况选择各个内容以及填写各个内容,点击【保存新增】--【上一单】--【审核】即可。
(二)点击【应收应付】--【付款单】,该单和收款单类似,该单的【单据类型】也有应付款和预付款两种,应付款一定要在【操作】中选引用单据,然后根据实际情况填写这两种类型的单据,最后点击【保存新增】--【上一单】--【审核】,步骤和收款单类似。
(三)点击【应收应付】--【往来核销】,点击【往来核销】,出现其窗口,如下图所示:
,其单据类型
有六种;如图所示:
根据实际情况选择【单据类型】【预收客户】【应收客户】,在【操作】中点击【引用应收单据】或者【应付单据】,如果在弹出的单据框中没有应收款单据,如图所示:
,这就需要在销售系统中新建一个销售开单,其步骤见销售系统销售开单步骤,然后再回到往来核销的【操作】引用单据,在弹出的【选择单据】窗口中进行选择、确定;最后点击【保存新增】--【上一单】--【审核】即可。
这三种单据,会在【账务】中的【自动凭证制作中心】生产相对应的单据制作凭证。
七、现金银行
先进银行系统由费用支出、银行存取款和其他收入组成。
(一)点击【现金银行】--【费用支出】,之后如下图所示:
根据实际情况填写费用支出单的内容,最后点击【保存新增】--【上一单】--【审核】即可。
(二)点击【现金银行】--【其他收入】,弹出如下图所示:
根据实际情况填写该单据,最后点击【保存新增】--【上一单】--【审核】即可。
(三)点击【现金银行】--【银行存取款】,如下图所示:
根据实际情况填写该单据,最后点击【保存新增】--【上一单】--【审核】即可。
这三种单据,会在【账务】中的【自动凭证制作中心】生产相对应的单据制作凭证。
III
前 言
在我国,很多商业企业是通过一套人工单据流转程序,来实现信息流对商品流的跟踪,通过财务库存资金账来控制进销过程;通过仓库账来核查物流过程;通过定期盘点对账来调整账目和商品的损益。
由此造成物流、款流、票据流分离,财务信息滞后实际业务,所以只有通过盘点才能较准确的了解经营情况。
而对各类票据、供销单位、应收、应付款等信息查找困难,易出差错,商品进、销、存数量及金额记录统计工作量大,不准确,各类经营统计数据严重滞后实际业务需要。
现代商业的迅猛发展,对手工管理模式提出了严峻挑战。
商品品种日益丰富,流行周期越来越短,企业活动节奏加快,调价、削价、移库各种情况,信息量大、变化加快,赊销、代销、折让、退换等方式频繁应用,这些都增加经营管理中的结算和统计难度,手工管理难以完全胜任。
在现代化大工业、大生产的组织原则应用于流通领域,更需要用现代化的手段使其管理思想真正得以实现。
近几年来,随着计算机的发展与完善,其在商品流通领域中的应用越来越广泛。
因而,用计算机建立一种准确、及时、高效、易于掌握的商品进销存数据管理系统是非常必要的。
一、企业进销存管理系统的概述
企业生产制造管理的关键在于如何规划和计划各种资源在时间、地点、产品之间的合理配备,如何按计划监督责任方对资源的使用情况,如何根据预测和历史情况为决策者提供更有效地利用资源的分析数据。
本系统的主要功能是制定生产/采购计划、物料需求计算、材料供求分析,核心任务是:
●降低材料成本;
●降低库存成本;
●缩短生产/采购周期,如何获得更高的利润。
工业企业进销存系统以企业管理的计划和控制职能为核心,提供了生产、销售、采购、库管、计划等实用而丰富的管理功能,具有如下优点:
三、具有高度的信息综合利用效能,可以对工业企业的经营管理活动进行分析、预测、决策,进而达到对工业企业经营活动过程的全程监督和控制的目的;
四、彻底改变了企业信息重复、混乱、无法共享的现状,使产、供、销、客、物、决策等各个部门可以资源共享、信息共享,从而实现了业务、决策一体化;
五、物流、资金流、信息统一化的良好经营管理模式。
本系统是根据工业企业的生产过程,控制生产过程中的材料消耗、产品销售、销售成本等数据,具体管理范围包括材料采购、材料库存、生产计划、生产控制、物料需求、产品购进、产品销售、产品产出等。
本系统前台开发工具采用中文版VisualBasic6.0,后台数据库服务器采用SQLServer2000;运行环境为Windows9x、Windows98、Windows2000、WindowsNT或WindowsXP。
二、企业进销存系统的系统设计
(一)、系统功能分析
系统开发的总体任务是实现各种信息的系统化、规范化和自动化。
系统功能分析是在系统开发的总体任务的基础上完成。
本系统需要完成功能主要有:
1、基本信息的管理,包括产品设置、产品类别设置、供应商设置、客户设置、业务员类别设置、业务员设置、仓库设置等。
2、进货信息的管理,包括订货单的管理、入库单的管理以及进货信息的查询等。
3、生产信息的管理,包括配料单信息的管理、生产计划单信息的管理、产品组装单信息的管理以及相关信息的查询等。
4、销售信息管理,包括销售单的管理以及销售信息的查询等。
5、库存信息的管理,包括转仓单的管理、产品盘点和转仓信息的查询等。
6、财务信息管理,包括应收信息的管理、应付信息的管理等。
(二)、系统功能模块设计
对系统各项功能进行集中、分块,按照结构化程序设计的要求,我们得到如下所示的系统功能模块图。
三、企业进销存管理系统的数据库设计
数据库在一个信息管理系统中占有非常重要的地位,数据库结构设计的好坏将直接对应用系统的效率以及实现的效果产生影响。
合理的数据库结构设计可以提高数据存储的效率,保证数据的完整和一致。
设计数据库系统时应该首先充分了解用户各个方面的需求,包括现有的以及将来可能增加的需求。
数据库设计一般包括如下几个步骤:
(七)数据库需要分析;
(八)数据库逻辑结构设计。
(一)、数据库需求分析
用户的需求具体体现在各种信息的提供、保存、更新和查询,这就要求数据库结构能充分满足各种信息的输出和输入。
收集基本数据、数据结构以及数据处理的流程,组成一份详尽的数据字典,为后面的具体设计打下基础。
仔细分析调查有关系统需求的基础上,我们将得到本系统所处理的数据流程图。
针对商业企业业务的需求,通过对商业企业管理工作过程的内容和数据流程分析,设计如下面所示的数据项和数据结构:
1、产品类别信息,包括的数据项有:
类别编号、类别名称等。
2、产品信息,包括的数据项有:
产品编号、产品名称、计量单位、类别、入库价格、分销价格、零售价格、生产厂家、更新日期、备注信息等。
3、客户信息,包括的数据项有:
客户编号、客户名称、地址、邮政编码、号码、公司主页、电子邮件地址、税号、银行帐户、开户银行、联系人、备注信息等
4、供应商信息,包括的数据项有:
供应商编号、供应商名称、地址、邮政编码、号码、公司主页、电子邮件地址、税号、银行帐户、开户银行、联系人、备注信息等。
5、业务员类别信息,包括的数据项有:
类别编号,类别名称等。
6、业务员信息,包括的数据项有:
业务员编号、业务员姓名、类别、号码、家庭住址、身份证号码、备注信息等。
7、仓库信息,包括的数据项有:
仓库编号、仓库名称。
8、进货订单信息,包括的数据项有:
订货日期、编号、业务员、供应商编号、产品编号、数量、单价、折扣比例、总金额、备注信息等。
9、入库单信息,包括的数据项有:
入库日期、编号、业务员、供应商编号、产品编号、数量、单价、折扣比例、总金额、是否即时付款、是否记帐、预付比例、备注信息等。
10、配料单信息,包括的数据项有:
配料单编号、设置日期、产品编号、产品名称、产品计量单位、配料编号、配料名称、配料计量单位、配料数量、配料总金额、业务员编号、备注信息等。
11、生产计划信息,包括的数据项有:
计划编号、计划制定人、计划制定时间、产品编号、产品名称、计量单位、生产数量、单价、总金额、计划起始时间、计划结束时间、备注信息等。
12、销售出货单信息,包括的数据项有:
销售日期、编号、业务员、客户编号、产品编号、数量、单价、折扣比例、总金额、是否即时付款、是否记帐、预付比例、备注信息等。
13、库存信息,包括的数据项有:
更新日期、编号、仓库编号、产品编号、数量、单价、总金额、备注信息等。
14、转仓信息,包括的数据项有:
转仓日期、编号、业务员、转出仓库编号、转入仓库编号、产品编号、数量、总金额、备注信息等。
(二)、数据库逻辑结构设计
现在需要将本系统的数据库概念结构转化为SQLServer2000数据库系统所支持的实际数据模型,也就是数据库的逻辑结构。
根据数据库的需求分析和概念结构设计,设计了名称为my_factory的数据库。
数据库由下面多个表组成,各个表的设计结果如下面表格所示。
dm_wzlb产品类别表
列 名
数据类型
可否为空
说 明
Lbcode
Char
Notnull
产品父类编号
Lb
Char
Null
产品父类名称
Bz
Char
Null
备注信息
dm_wz产品信息表
列 名
数据类型
可否为空
说 明
Dm
Char
Notnull
产品编号
Mc
Char
Null
产品名称
Jldw
Char
Null
计量单位
Lbdm
Char
Null
产品类别编号
Rkj
Numeric
Null
入库价格
Fxj
Numeric
Null
分销价格
Lsj
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