会议服务产品说明书(北京力新天创商业服务有限公司).docx
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北京力新天创商业服务有限公司
《会议服务》产品说明书
产品概述产品内容
产品模式运营团队
成功案例附件说明
北京力新天创商业服务有限公司
《会议服务》产品说明书
一、产品概述
《会议服务》是本公司的核心产品之一,该产品致力于为企业提供全方位的会议解决方案,以帮助企业专注于发展核心业务。
二、产品内容
主要包括:
联谊会,年会,工作会,发布会,主题活动,庆典仪式和商务考察等。
三、产品模式
(一)企业年度活动打包服务
企业年度活动打包服务是本公司为企业量身定制的特色服务产品。
运营模式主要包括以下三类:
(1)客户主导型。
企业将年度内所需要的活动项目列出清单,以打包形式外包给本公司,本公司负责各次活动的策划与执行。
(2)目标主导型。
企业提出全年活动目标,本公司提供整体解决方案,并负责各次活动的策划与执行。
(3)产品主导型。
企业根据本公司提供的全年活动项目清单选择所需要的活动项目,本公司负责策划与执行。
(二)单项活动服务
单项活动服务是指本公司为满足企业某一单项活动服务需求,为其提供的活动策划与执行服务。
四、运营团队
本公司拥有一支具有较强创新能力、适应企业快速发展要求的专业化会议服务团队和一批优质的合作执行团队。
团队主要成员:
项目运营总监任芳:
项目运营专家|运营管理顾问
市场分析师全新奇:
管理咨询专家|市场研究顾问
活动策划师姚秀波:
活动策划专家|培训拓展顾问
渠道经理刘振江:
营销策划专家|品牌推广顾问
客户经理崔晓军:
营销实战专家|企业公关顾问
合作执行团队:
胜者(北京)国际营销策划机构
北京仁义兄弟影视文化传媒有限公司
北京新发展度假酒店有限公司
北京中房智业管理咨询有限公司
中视金海(北京)文化传媒有限公司
北京鼎讯传媒广告有限公司
北京扬帆顺达汽车租赁有限公司
锐智拓展培训中心
北京仁和嘉通商贸公司
五、成功案例
首都企业家(北京)论坛、中国房地产(北京)论坛、汉式婚礼活动、北京新发展集团年会、北京神林投资基金有限公司年会、北京人民大学校友联谊活动、中国海洋大学北京地区校友会等。
附:
1、业务流程
2、服务费用及支付方式
3、会议室常用设备价目表
4、主要费用预算表
5、企业年度活动打包服务需求确认表
6、单项活动需求确认表
7、单项活动会务服务流程
附件1:
业务流程
一、企业年度活动打包服务业务流程
接收客户需求
确定打包项目内容
签订打包项目服务协议
接收、确定单项活动需求
与客户签订单项活动委托确认书
商讨、确定活动执行预案
(1)
带客户实地考察
(2)
确定活动策划与执行的方案
活动执行
签订单项服务合同
建立客户档案
结算
(3)
二、单项活动服务业务流程
接收客户需求
确定客户需求
提供活动策划方案草案
签订委托确认书
商讨、确定执行预案
带客户实地考察
签订单项服务合同
确定活动策划与执行的方案
活动执行
结算
建立客户档案
附件2:
服务费用及支付方式
一、服务费用说明
1、企业年度活动打包服务
根据打包服务项目的数量、活动组织的难易程度(参加者人数、活动性质等)商定打包服务费用。
(仅为活动策划、联络、组织、执行的服务费用,不包括场地租赁、设施设备租赁、车辆租赁、住宿、餐饮、娱乐等活动过程中所发生的一切费用)
2、单项活动服务
根据单项活动组织的难易程度商定服务费用。
(仅为活动策划、联络、组织、执行的服务费用,不包括场地租赁、设施设备租赁、车辆租赁、住宿、餐饮、娱乐等活动过程中所发生的一切费用)
二、费用支付说明
1、第一次付款说明:
客户需要在单项合同签订后按合同约定支付服务费预付款及场地租赁、设施设备租赁、住宿、餐饮等大额消费的预算款项。
2、第二次付款说明:
在活动结束后按合同约定时间支付剩余服务费款项,同时按发票结算场地租赁、设施设备租赁、住宿、餐饮等活动过程中所发生的一切费用。
附件3:
附件4:
主要费用预算表
类型
规格
数量
单价(RMB)
总价(RMB)
住宿费用
酒店拥有
单位
使用间数
入住天数
单位
每人单价
房费(标准间,不含早餐)
间
晚
房费(大床间,不含早餐)
间
晚
SubTotal:
餐饮费用
人数
次数
每人单价
早餐(中式)
自助餐
30.00
早餐(西式)
自助餐
60.00
茶歇(咖啡、茶、水果、点心)
30.00
晚餐
桌式(10人/桌)
80
中餐
自助
60
晚宴
桌式(10人/桌)
120
SubTotal:
会议及会场布置费用
内容
单位
数量
单价
1大会议室
个
2大会议室
个
同声传译耳机
个
30.00
同声传译设备及2名人员
次天
6000.00
会议AV设备费用
台天
3000.00
其他布展项目按照附加费用说明中的项目单价进行收取,免收服务费。
SubTotal:
接送机站费用(首都机场T1\T2\T3航站楼、北京站、北京西站均安排接送),最终行程确定后按次计费
接机场或火车站
28、33、50座旅行车
次
400.00
送机场或火车站
28、33、50座旅行车
次
400.00
SubTotal:
如有增加本报价中的某一单项,则按单项的价格及使用数量或频次进行收取费用.免收服务费。
返程交通待定费用:
机票按照票面原价收取,火车票视情况加收服务费。
(注:
以上未列明单价的项目均按照不同客户需要,根据不同酒店、餐饮标准、会议场地来确定价格)
附件5:
企业年度活动打包服务需求确认表
月份/其他需求
参考活动项目
选择判定
(√或×)
2月
新春新禧新愿景——企业年初工作会议
企业、个人专属文化礼品贺赠活动
3月
畅游草莓采摘节——最美的红颜
三八妇女节温馨专题活动项目
风筝制作体验与户外放飞活动
4月
京郊植树纪念团体户外春游活动
传统——趣味健康养生运动会
京郊一日赏花盛宴套餐
5月
金春小长假自助京郊游
“最美的北京——独特视角”摄影大赛
纳新清目·登山健身一日定向穿越
6月
青龙大会龙舟比赛
北寨红杏农业观光体验采摘
野外生存团队技能拓展体验
企业半年总结会
7-8月
清凉夏日之竹筏漂流记双日行程
乡村情调庞各庄西瓜采摘
浓郁乡情葡萄采摘
京郊采风减压奖励旅游工作会议
9-10月
平谷大桃盛宴采摘
梨花村硕果丰收贡梨体验行程
登山健身——金秋风景赏红叶行程
捉蟹行动——趣味戏金秋
“平安生活”消防安全培训体验
12月
关爱自己·关心家人健康养生讲座
魔法赏冰灯共享节日庆典
情定滑雪场——浪漫温馨互动活动
1月
传统企业年会
专属文化礼品、礼食产品服务
其他需求
(注:
客户可根据以上列出项目做选择,也可自行列出所需项目,或提供想法,我方提供项目方案,列入上表。
)
附件6:
单项活动需求确认表
类别
项目
内容
备注
活动名称
活动类型
□座谈会□报告会□开/闭幕式□演出□受聘仪式
□其他()
活动日期
年月日
活动时间
上午:
(:
)~(:
)
下午:
(:
)~(:
)
晚上:
(:
)~(:
)
活动地点
参会领导
参会人数
安全管理类
设施设备类
设施设备类
设施设备类
1、预留贵宾车位;贵宾专车路线(重
大接待)
□是贵宾车位()位
□否
2、参观路线
路线:
出发点:
()
途经:
()
终点:
()
3、是否需要特别安保
□是需要人数:
()
工作事项:
()
□否
1、是否增加安保力量?
(物业组织内调配);
2、会前、会中、会后是
否需要特别安保要求?
4、参会人员是否凭证件入场
□是
□否
5、是否有保密要求
□是保密的内容:
()
□否
设施设备类
1、是否需要大功率电源
电压负荷()伏
电源连接线()条
2、是否需要使用专梯
□是通往楼层()
□否
3、会议期间是否需要音乐
□是□国歌□颁奖进行曲
□其他()
□否
开/闭幕式
4、是否需要使用投影
□是使用时间:
()
□否
与灯光相匹配
5、是否需要录音笔
□是使用时间:
()
□否
6、是否需要视频会议系统
□是
□否
7、是否需要电源转换插座、万能充电
器、插电板等
□是需要的设备:
()
□否
会议服务类
1、是否需要合影
□是合影时间:
()
合影座椅数量:
()
□否
2、是否有外宾参加
□是外宾使用语言:
()
□否
3、是否需要预留宣传牌
□是数量:
()
摆放时间:
()
□否
4、是否需要协助制作与悬挂横幅
□是横幅内容:
()
□否
5、是否需要协助制作与悬挂大背景
□是背景主题:
()
背景尺寸:
()
悬挂位置:
()
□否
6、是否需要签到台
□是摆放位置:
()
摆放数量:
()
摆放物品:
()
□否
7、是否对桌椅的摆放有特别要求
□是摆放方式:
()
□否
8、是否需要白板
□是摆放位置:
()
摆放数量:
()
白板笔:
()
□否
9、是否需要配发会议资料
□是发放方式:
()
□否
10、是否需要打印与摆放座席牌、胸
牌、准备胸花
□是座席牌:
()
胸牌:
()
胸花:
()
□否
11、麦克风种类
□有线话筒数量:
()
摆放位置:
()
□无线话筒数量:
()
□头戴麦克风数量:
()
12、是否需要提供纸笔
□是数量:
()
□否
13、是否需要提供果盘/茶歇
□是水果种类:
()
茶歇:
饮品:
()
食品:
()
□否
需配备纸巾
14、会中由服务人员续水,还是在座
位上摆放瓶装水
□人员续水
□瓶装水
1、是否摆放会议台花
会议桌花数量:
()
特别需求:
□是()
□否
2、是否摆放会议盆花或绿色植物
会议盆花数量:
()
绿色植物:
种类:
()
数量:
()
位置:
()
附件7:
单项活动会务服务流程
一、需求确认
对活动需求进行书面登记(填制单项活动需求确认表),并与会议主办方确认。
二、策划
根据确认的活动需求对会务服务进行全面的策划,形成实施方案,其中包含但不限于以下方面:
——职责分工;
——时间安排;
——场地安排;
——会务用品及硬件设施配备;
——突发事件应对措施;
——会议秩序及安全等。
三、会前准备
将会务服务过程中可能涉及的服务内容进行细分,并制定相应的标准,以保证每项服务内容都能在合理范围内满足经确认的需求,会务服务中可能涉及的各项服务内容包含但不限于以下方面:
——布置导引;
——布置签到;
——布置横幅与大背景;
——检查会议用桌、椅,主席台布置,座位格局和座次安排;
——布置台布;
——制作并摆放座席牌;
——摆放不同类型麦克风;
——摆放花卉;
——制作与佩戴胸花;
——提供纸笔;
——提供毛巾、纸巾;
——调试灯光;
——调试音响;
——调试投影;
——调试空调;
——准备茶具(水);
——准备果盘;
——设置吸烟区;
——检查安全、消防设施及疏散通道;
——了解会议程序及个性化服务需求;
——备用物品:
电源转换插座、万能充电器、插电板等。
根据会议主办方要求,确定会议主席台或会议台座次安排、会议横幅主题,进行会场布置。
会场布置完成后应由会议主办方对会前准备工作进行检查确认。
四、会中服务
将会中服务涉及的内容进行细分,并制定相应的标准保证会务服务人员按要求提供服务。
会中服务涉及的内容包含但不限于以下方面:
——导引;
——续茶、茶具的准备;
——会场巡视;
——会场、洗手间、通道保洁;
——会议现场温度、灯光、音响等随时进行调节;
——突发事件处理,突发事件处理程序可参见附录H;
——咨询受理。
五、会后整理
会后整理内容包含但不限于以下方面:
——回收可重复使用的用品,清点数量并记录等,将座席牌、桌椅等归位;
——清理会务设施设备,检查有无缺失或损坏,清洁后归位或返还,做好相应记录;
——检查会议厅(室)是否有客人遗失的物品,如有遗失应立即还送给客人,如未能及时送还,应妥善管理,做好记录,同时立即通知会议主办方;
——检查会议室及相关的物品是否有缺失或损坏,及时报告会议主办方或业主,协助追补损失,做好记录;
——对会议期间的丢弃物进行打扫;对会议室洗手间进行适当保洁;
——关闭会议厅(室):
包括音响、空调、灯光、门、窗、窗帘。
(备注:
有会议服务相关服务需求的请联系本公司)
联系人:
任芳
联系方式:
010-51956011-8002
15110109744
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