行政管理制度趣味王国.docx
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行政管理制度趣味王国.docx
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行政管理制度趣味王国
XXX有限公司
关于下发公司行政管理制度试行本的通知
为完善公司各项行政管理制度,凡事有章可循,特制定以下各项制度,各部门参照实施。
本制度为试行本,在执行过程中如有不当之处,公司行政管理部门再另行完善。
在二次修订之前按此实行。
附件一、行政管理制度
主题词:
执行行政制度通知
抄送:
XX部XX部XX部
XXX有限公司行政部XX年XX月XX日发
附件一
行政管理制度(2017试行本)
为了规范公司的工作秩序,加强劳动组织纪律管理,确保公司各项工作的顺利进行和发展,建设一支具有生机、活力、富有时代气息的职工队伍,更好的保障公司经营管理工作有序进行,使员工努力做好本职工作,创造更大的效益。
结合本公司的实际,特制定本管理制度。
一、员工基本守则
1、员工应严格遵守国家的法律、法规和公司的规章制度,忠于职守、团结一致、同舟共济;
2、员工具有团队精神,服从上司指示,相互尊重,协调配合,不得义气用事,诋毁他人或其它不礼貌行为;
3、员工有义务维护公司信誉,不得做出有损公司形象或侵害公司利益的行为,员工有权利及时制止有损公司形象的行为;
4、员工应自觉遵守劳动纪律,刻苦钻研专业知识,不断提高业务和管理能力,谦虚谨慎,诚恳待人,提倡文明礼貌,遵守社会公德;
5、员工上班时间内必须穿工服、佩带胸卡,要保持服装整洁、仪容大方;
6、员工应准时上班,不迟到、不早退,工作时间内,未经部门主管同意,不得擅自过长时间离岗和接待亲友;
7、任何员工均不得因公事上的关系而索取或收受任何个人利益;
8、员工应爱护公物,公司的档案或财物,非主管经理特别授权,不得拿离;
二、办公环境管理制度
1、维护及提升公司良好组织形象及工作环境,使员工在良好的环境中工作,更好的提高工作质量和工效;
2、公司各部门应不定时要求部门员工每日做好本部工作职场区域内的环境卫生。
3、员工如使用公司场所(如:
等候区、会议室、洽谈室等)完毕后,应恢复原状并做好整理清洁工作,以备他人后续使用;
4、为营造良好的办公环境,维护正常的工作秩序,员工在工作时间内禁止嘻笑打闹、吃零食,禁止做与工作无关事项;
5、公司会议室,洽谈区为提供接待客户之用,非相关事宜不得随意占用;
6、会议室、公共办公区域内严禁吸烟(包括客户),如遇此现象应及时给予制止;
7、严禁在办公区域大声喧哗,上班时间一律讲普通话,拒绝说家乡话,禁止化浓妆;
8、进入任何房间应做到进房敲门,随手关门的良好习惯;
9、在工作期间杜绝上网聊天、玩游戏和与业务无关的查阅;
10、办公室内的电脑、复印机、传真机、电话机等用后保持原状,加强保管。
三、电话、网络管理制度
1、公司电话及网络由公司网络部负责管理、调整,其他人员不得自行进入交换机房进行安装调整,以免造成电话及网络的断线给公司造成损失;
2、公司电话及网络是为公司各种业务而专门设置安装,所有员工不得利用公司电话及网络作其它个人用途,如聊天、拨打非业务电话及长途等;
3、所有员工不得利用客户咨询热线电话打出电话;
4、如有违反上述条例者,视具体情况给予一定处罚;
四、员工聘用
1、公司招聘员工,应按照“人品优先,潜力为主”的原则。
根据公司的实际需要,实行“公开、公正、公平”的考核办法,择优录用;
2、凡招聘人员,必须认真填写招聘人员个人资料登记表,参加公司行政部、职能部门组织的面式等,经总经理办公会议研究,基本合格者试用一个月,完全合格方可录用上岗;
3、公司招聘员工,应根据机构设置、定岗定编情况,经公司总经理办公会议研究后,方可组织实施;
4、新招聘的员工,在试用期内品德和能力欠佳、不适合该岗位者,可随时停止使用;
5、招聘人员必须服从工作安排,对不服从分配的予以辞退;
6、对招聘的员工要进行岗位培训和规章制度的教育,具体由职能部门实施,公司行政部给予配合;
五、员工调配
员工因工作需要在公司部门间调动时,必须由公司总经理签署意见,行政部备案,发布调动令,并做好前、后工作的交接手续。
六、员工离职
1、按制度办理辞职手续,申请离职人应提前一个月提出离职申请并填写《离职申请书》,经部门主管同意后转交行政部门,由行政部提交给总经理批准后,才可办理相关离职手续并填写《移交接清单》,所有部门及总经理签核确认之后,行政部门方可通知财务结算工资。
2、辞退和开除。
部门主管或经理填写《解聘通知书》交行政部提交给总经理审核批准后,办理有关离职移交手续。
被解聘员工应办妥移交手续后方得离职,后由财务部结算工资。
3、无论以何种情况离开公司者,由行政部签发离职证明书一式二份,一份交离职人,一份留存行政管理部。
4、员工离职后,行政管理部须将离职人员各项手续,表单归档封存。
七、组织纪律、劳动纪律
1、组织纪律:
要求公司每位员工严格遵守职责、敬业爱岗、听从指挥、服从调配、遵守各项规章制度、团结协作、互帮互助、发现问题及时上报、及时处理,保质保量按期完成工作任务;
2、劳动纪律:
执行考勤制度,遵守工作时间,做到不迟到、不早退、不旷工,有事必须事先请假。
要充分利用工作时间,做好各自工作,努力提高劳动效率。
上班时间不准从事任何与工作无关的活动,严禁上班前或工作期间酗酒,杜绝弄虚作假骗取假期。
八、考勤管理制度
1、公司实行6天工作制,每日工作8小时标准工时制度。
2、作息时间:
上午:
9:
00-12:
00午休:
12:
00-13:
00下午:
13:
00-18:
00
3、公司每位员工在每个正常工作时日,必须自行、准确打卡。
4、凡是漏打,错打卡者须在24小时内申请补办(内部联络函说明原因),经部门主管核定后报行政管理部。
5、公司员工出差,须填报《出差申请单》,经主管、总经理批准后须将申请单复印一份交行政管理部门备查。
6、出差日期由行政管理部门以公假记入员工出勤资料表。
7、人员外出执办公务,须填写《外出登记表》并经主管核准后有效,通知行政管理部专职人员,作为考勤依据。
8、行政管理部门负责监督签到和签退,核实考勤记录,考勤记录人员须据实报出出勤情况;
9、休息与休假(均指正常工作时间内休息)
休息:
员工正常工休,可自行调整,经部门主管批准后即可;
病假:
病假必须以医生开具证明为准,向部门主管申请,批准后方能休息,并报行政部备案;
事假:
员工请假必须提前一天向部门主管申请,批准后方能休假,并报行政部备案。
部门主管请假由总经理核批报行政部备案,总经理级别以上的请假由董事长核批报行政部备案;
13、因突发事件或疾病而不得已请假者,须在半日内通知部门主管及行政管理部负责人,并在请假后24小时补填请假单。
14、带薪假期
元旦节1天、春节7天、清明节1天、劳动节3天、端午节1天、中秋节1天、国庆节3天,假期工资照发,节日期间如有工作需要上班的,假期后可经部门总监合理安排补休。
婚假:
时间为7天,婚假期间工资照发;
丧假:
时间为3天,丧假期间工资照发;
产假:
时间为45天,产假期间工资照发;
15、凡需要休息及请假者,必须先填写《请假申请单》,经部门主管批准,方能休息,否则一律按旷工处理;
九、制服管理制度
1、员工上班时间内一律穿着制服、佩带胸卡;
2、员工制服应穿着整齐,且须经常保持制服清洁,并妥善保管;
3、员工制服遗失须赔偿;
5、员工在配备制服一年内离职,在最后一次薪酬中扣除个人负担部分,工作满一年以上,制服归个人所有;
6、员工负担部分计算方法:
员工负担部分=制服总额÷12×工作不满一年月份;
十、奖励惩罚管理制度
1、目的:
为提高公司各部门工作绩效,鼓励员工奋发向上,防止和纠正员工的违章失职行为,保证达成公司的经营目标;
2、公司员工有下列情形之一的,应由总经理或行政部酌情申报,予以奖励:
1)公司员工全年满勤,无迟到、早退、病、事假者,记嘉奖一次;
2)对公司业务有特殊功绩或贡献,有利计划经采纳实施有效的;
3)对舞弊或有危害本公司权益之事,能事先发现或防止,而使公司减少或受损失的;
4)预防库存积压或减少库存积压,因而提高销售量的;
5)才能卓著业绩优异而且能够胜任现职以上职务的;
6)尽心尽力,努力本职而成绩优越的;
7)其它应予以奖励的情况;
3、对公司员工奖励的种类如下:
1)加薪:
2)奖金,一次可给予50-500元奖金
3)嘉奖(通报表扬);计入员工档案做后期升职加薪参考
4、公司员工有下列情形之一,应由总经理批准或行政部酌情申报惩处:
1)有渎职、失职或对问题失察的;
2)泄露公司业务机密的;
3)故意过失浪费、损害公物的;
4)扰乱秩序,侮辱同事或妨碍他人工作的;
5)违反公司各项规章制度或命令的;
6)其它应予以惩处的事项;
5、对公司员工惩处的种类如下:
1)免职:
免职后不再录用,情节严重的,交由司法机关处理;
2)罚金:
一次可处罚20-500元罚金;具体处罚如下:
A、凡在工作时间内嘻笑打闹、吃零食、做与工作无关事项者,第一次罚款20元,第二次罚款40元以此类推;
B、凡在非吸烟区吸烟者第一次罚款20元,第二次罚款40元以此类推;
C、凡在工作时间内上网聊天、玩游戏者,第一次罚款30元,第二罚款60元以此类推;
D、凡代替他人或委托他人签到或签退者,委托人和被委托人各罚款50元;
E、凡迟到、早退五分钟以上十分钟以内一次罚款10元,十分钟以上三十分钟以内一次罚款20元,三十分钟以上五十分钟以内一次罚款60元,五十分钟以上按旷工一天处理;
F、凡无故旷工一天罚款200元,旷工二天罚款500元,旷工三天开除或确认自动离职;
G、凡在上班时间内未穿工服(下装不得穿牛仔裤或五颜六色,应以黑色为准)一次罚款20元,未佩带胸卡一次罚款10元;
3)警告批评;
6、奖惩时,须填写奖惩申请表申报总经理审批;
十一、办公用品管理制度
为加强管理,合理控制办公费用支出,特制定如下管理制度:
1、各部门本着节约费用的精神,每月按实际需要填写需用计划,经部门经理签批后上报行政部;
2、行政部根据各部门的计划进行审核汇总,做出采购计划,每月25日前报财务,核定后,进行统一采购;
3、各部门按审批后的领用计划领取所需文具用品,不得随意领取计划外的用品;
4、如因特殊情况急需领用计划外文具用品时,需做临时追加计划,经总经理审核签批后,行政部随时购入,以方便工作之需;
5、行政部建立各部门文具用品领用记录,月末25日列出领用清单报财务结帐;
6、各部门在列出员工个人保管使用的用品登记基础上,加强对文具用品的使用保管。
如发生损坏或丢失要予以处理(单价在50元以上的照价赔偿或酌情扣款);
7、凡公司文具用品均属公司财产,未经许可不得擅自携带回家使用;
8、离职者,要交回所领用文具用品;
十二、会议管理制度
会议是公司决议产生、工作明确、意见交流的正式方式与场合。
公司会议区分为定期例会与非定期会议,规定的人员必须准时参与,指定人员做好会议记录,参会人员遵守会议秩序安排同时提高会议效率。
1)定期例会
会议名称
时间安排
参加人员
会议内容
召集/主持人员
各部门例会
每工作日上午
9:
05-9:
15
各部门人员
每日晨会
各部门主管
月底总结规划建议
每月度第一个工作日下午5:
00
总经理、各部主管、工作人员
上月底工作总结报告、下月工作规划
行政部/总经理
主管例会
每周一上午10:
00
总经理、各部主管
周工作计划协调
总经理
员工大会
每月中旬一次
总经理,全体员工
经营总结,工作安排,其他相关内容
行政部/总经理
董事会会议
每月一次
董事长、董事、总经理
公司重大事项决定
总经理/董事长
2)非定期会议
会议名称
时间安排
参加人员
会议内容
召集/主持人员
公司发展研讨会
不定时
总经理、部门主管、主要经营业务人员
就市场拓展、业务推广、公司经营等相关事项的讨论
行政部主管/总经理
临时会议
不定时
总经理、部门主管、其他相关人员
特殊事宜
行政部主管/总经理
董事长临时会议
不定时
董事长、董事、总经理
公司经营特殊重大事项
总经理/董事长
1、会议管理事项
1)通知开会,须提前一天通知,并派发会议通知单;
2)严格遵守会议时间,与会人员应在会议开始前10分钟到达会议场所,不得无故缺席。
如遇特殊原因,主要人员不能出席,则改时间另行通知;
3)会议议题明确,会议召集人、主持人及记录人员明确,会议开始前要对会议主题做一番简洁的说明,与会人员应当事先就会议议题做好准备;
4)会议整理出来的决议交给全体与会人员表决确认,并对决议事项付诸实行,并交由具体负责人办理;
3、会议禁忌事项
1)与会人员严禁使用手机、呼机;
2)发言时不可长篇大论,不可随意打断他人的发言;
3)会议前应做好其它工作安排,中途不得随意离席;
4)不可取用不正确的资料,不可做人身攻击;
5)每周各部门必须实行例会制度,具体会议时间由各部门自行安排;
十三、个人工作总结制度
1、每月最后一天下班前将“月工作报表”提交部门经理∕主管,部门经理∕主管审核后提交总经理批示。
工作报表的内容填写必须实事求是,以确保公司各项工作的顺利开展。
2、如上级不在,交上级指定的委托人。
3、上级未及时批示并复印给下级,上级必须对所耽误事项负责。
十四、印信管理制度
1、印信种类
图记:
主管机构登记的公司印鉴与公司印章及特定的业务专用章;
职衔签字章:
刻有董事长、总经理等职衔签名章;
2、印信使用保管
1)印信保管人由总经理指定
2)印信使用:
经办人使用印信认真填写使用登记,由监印人(保管人)留存;
用印流程
3、印信管理
1)公司印信、私章非有必要不得携带外出,如有必要时经办人应于登记单上填写使用时间和还回时间;
2)注意事项:
需用印原稿如未经批准,保管人不得将印给其使用;经管人员对所经管印信应妥善保管,不得转借,经管的印信如有遗失,应及时报主管做必要处理;
十五、客户档案管理
1、客户档案是公司文档管理和商业秘密保护作业中的重要领域
2、客户档案包括客户提供的各类资料,及公司在顾问服务过程中制作的各类文件文本。
3、客户档案只可于公司内借阅,当天归还,不可携出司外。
4、特殊情况需复印时,须填报复印申请报批。
5、服务结案前,由指定专案人员负责客户资料管理,并承担保密责任。
6、客户档案由总经理指定人员统一管理。
十六、仓库管理制度
1、总则
1)仓库是企业物资体系的一个重要组成部分,是企业各种物资周转存储的环节,同时担负物资管理多项业务职能;
2)它的主要任务:
保管好库存物资,做到数量准确,质量完好,确保安全,发货迅速,降低费用,加速资金周转;
2、物资验收入库
1)物资入库库管员要亲自同交货人办理交接手续,核对清点物资名称、数量、型号等是否一致,并填写交接单据,存档备案;
2)物资入库,应提前验收,如不合格不予签收或隔离堆放;
3、物资储存保管
1)物资储备保管,应按不同的部门、物资属性、品质、用途等分类堆放;
2)存储物资应定期或不定期的盘点,盘点时应由财务人员记录核查,并打单确认,交上级审核;
3)所存物资,未经直属部门主管同意,一律不准出库,必须有书面批条方可出库;
4、物资发放
1)物资发放按“推陈出新,先进先出”的原则;
2)库管员发放物资必须让提货人认真填写出库单,并有部门负责人签字方为有效;如未签字,发生问题,酌情处理;
3)发货人与领货人必须当面点清所领货货物,填写登记,以备查询;
5、其它方面
1)库管员应有库存明细,所记帐目要字迹清晰,书写工整;定期盘库,财务抽查;
2)库管员工作调动,应移交一切记录、单据、帐目等,并列明细三份,双方签字,各持一份,报部门存档一份,以备后用;
3)仓库应定期清理环境卫生,物品摆放整齐,作好标记;
4)仓库应严慎防盗,非相关人员不得随意入内;
5)易燃易爆危险品、违禁品不得携带入内,并明显标示出“严禁烟火”警示性语言;
十七、保密制度
1、保密范围
1)涉及政府有关机密的文件;
2)公司有秘密的文件、文稿、技术资料、信函、记录本、会议记要等;
3)未经公布的合作项目、合同、客户资源、供货商资源及其他业务和经济信息;
4)公司经营活动中需加以保密的内容;
5)公司的业务薪酬、财务管理、计划统计等内容;
6)其他需要保密的有关事项;
2、保密规定
1)员工应树立高度的保密观念,自觉遵守保密守则,严格执行保密纪律,养成良好的保密习惯,切实做到:
不该说的机密不说、不该问的机密不问、不该看的机密不看、不该谈的机密不谈;
2)公司的有关文件、资料要指定专业人员妥善保管,收发和传阅的文件必须及时登记,编号办理签收手续,传阅后的文件及时归档;
3)借阅文件、档案、资料必须办理借阅手续,用毕及时归还,不能擅自复印或外借;
4)员工调动工作时,必须将个人保管使用的秘密文件等清点上交,不得带走;
5)员工在任职期间或离职以后均应保守秘密,不得互相询问或向公司以外人员泄漏业务、同事薪酬、奖金等机密;
十八、财务报销制度
1、公司所有费用的报销需财务总监审核,总经理签字方可报销,总经理以下级别的费用报销需先由部门经理签字认可,再由总经理签字方可报销;
2、差旅费报销:
1)出差申请:
员工出差需填写出差申请单,报经部门经理或总经理批准,报行政部备案,部门经理出差,报经总经理批准并报行政部备案;
2)交通工具:
各部门工作人员出差一律坐火车,白天连续乘车超过12小时,夜间20:
00至早晨6:
00区间连续乘车超过6小时,方可购买硬卧车票。
如符合上述条件,而只购买硬坐车票者,可按票价的50%给予补助。
若携带贵重物品及因重大工作需要乘坐软卧、飞机的需报批总经理批准方可;特殊地区特殊对待。
3)坐出租车票据的报销,由各级主管根据实际情况酌情处理;
4)报销标准:
采取包干制,根据所到城市大小按比例报销;
员工最高报销标准如下:
城市级别
住宿费
市内交通费
餐费
通讯费
合计
一级城市
250
50
30
20
350
二级城市
200
50
30
20
300
三级城市
150
50
30
20
250
三级以下城市
130
50
30
20
230
经理级别及经理级别以上出差补贴标准如下:
城市级别
住宿费
市内交通费
餐费
通讯费
合计
一级城市
300
50
30
20
400
二级城市
250
50
30
20
350
三级城市
200
50
30
20
300
三级以下城市
200
50
30
20
300
(具体报销标准根据各项目的特性在此范围内自行调整,包括食、宿、行及电话费);
5)客户邀请出差上门指导工作,由客户承担费用的,公司直接补助:
员工50/天、经理80/天;
6)出差天数计算,按票面所写日期计算。
7)如出差人员票据丢失,应向上级提交说明经批准后,车票可按实际金额90﹪报销;
十九、车辆管理制度
1、为实现公司所属车辆管理的正规化、日常使用、维护等相关事宜制定本制度;
2、所有车辆归属行政部管理,车辆司机定人定车驾驶,不得随意交其他人驾驶;
3、司机要爱护车辆、保持车容车貌的整洁;
4、司机要制定出车台帐,对出车事由、公里数、油料等有详细记载;
5、车辆早上八点由宿舍发车带员工到公司上班,上班时间内必须保证围绕公司业务进行,由用车部门负责人填写用车单,交行政部备案并统一调配使用车辆;下班后如因私事用车须先向总经理请示并同意后方可用车,用完车辆应及时(最晚不超过早上八点)交还司机,司机要作好记录,在此期间如有违章或出现交通事故,违章罚款由用车人全额赔偿;
6、车辆的加油必须由公司统一购买油料,定点加油,并开取增值税发票;因公外出在异地的加油,凭派车单、油料登记本、加油发票由公司总经理核实签字后方能报销;
7、司机应做好车辆养路费、年检、保险、车船使用税等相关事宜的记录,以便办理每年车辆所需办理和各种手续;
8、司机必须严格遵守国家交通法规,因公外出违反交通法规而受处罚的,公司只报销罚款的20%;出现事故属责任者,个人赔偿20%;
9、车辆维修及保养:
车辆需维修时应向总经理申报修理项目,总经理根据申报项目进行车辆检查,然后拟订修理项目,开具车辆修理单(单上应有驾驶员、总经理签字)进行维修;
10、在维修过程中,驾驶人员应监督,如实际维修项目和车辆送修单不相符时,应到修理厂核实,车辆修复后驾驶员应认真检验车辆,确认修好后方可提车;
11、车辆行驶在外发生故障,应及时向主管领导、总经理和保险公司汇报,根据其故障维修的难易程度和费用大小,决定修理地点;
12、驾驶员在修理过程中不得故意多报修车项目或弄虚作假现象,一经发现处以5倍的罚款,并责令辞退;
13、驾驶员要经常保持良好的车况,发现故障及时修理,特别是影响行车安全、有故障时严禁行驶。
本规章制度适用于公司各部门,不适用于零售终端。
经董事长核准后实施,修改时亦同。
XX年XX月XX日
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结语:
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