金蝶K3项目管理系统用户手册.doc
- 文档编号:1674078
- 上传时间:2023-05-01
- 格式:DOC
- 页数:82
- 大小:1.06MB
金蝶K3项目管理系统用户手册.doc
《金蝶K3项目管理系统用户手册.doc》由会员分享,可在线阅读,更多相关《金蝶K3项目管理系统用户手册.doc(82页珍藏版)》请在冰点文库上搜索。
系统概述
金蝶K/3项目管理系统是对工程项目管理、项目控制与核算的整体解决方案,与金蝶公司应用产品的总账管理、应收款管理、应付款管理、固定资产管理、销售管理、采购管理、仓存管理、报表等子系统软件集成,形成贯穿于各个管理职能部门的畅通的信息流,从而达到相关部门的信息共享。
通过各子系统的集成,可以对项目收支进行综合的管理:
可以对项目的物流、信息流、资金流综合控制,配合业务流程重组,进而达到物流,信息流、资金流的统一。
系统结构
集成
描述
与预算管理系统集成
项目概算可以由预算管理系统编制的全面预算中涉及项目的部分导入,实现全面预算管理与专项预算管理一体化。
与总账系统集成
项目管理系统的所有业务活动,均可以根据实际情况在总账系统中生成相应的会计分录。
这些会计分录包括项目的成本、费用、收入等,还包括项目管理系统的资本化业务。
在总账系统中通过定义的凭证分类可以方便的查询到这些凭证。
与采购管理、应付款管理系统集成
如果发生和项目业务相关的采购活动时,可以分别根据适当的工作流程分别在采购申请单、采购订单、采购发票上录入相应的项目相关信息。
这些信息将按一定的工作流程带入项目管理系统,通过查询和金蝶K/3系统的单据追溯功能,可以从不同的角度查询到项目业务的信息。
鉴于一些项目的管理如项目的请购、采购、费用发生的审批流程都有可能纳入项目管理组织中而和正常的业务流程不同,金蝶K/3系统通过提供这些集成功能可以更加强化项目管理系统的统一性。
与销售管理、应收款管理系统的集成
项目管理系统通过应收款管理系统进行收款业务时,可以根据适当的工作流程在销售发票、收款单或者退款单上录入相应的信息,并产生相应的业务凭证至总账。
可以在相应系统中通过收款信息、发票信息对项目信息进行追溯和统计。
与仓存管理系统集成
项目的领料及产成品入库等库存交易,都可以在相应的单据上录入项目管理系统的项目信息,这些信息可以被直接带入项目管理系统进行统计、分析和查询,并相成总账凭证。
与固定资产管理系统的集成
项目管理系统可以管理资本性项目,从项目的开始到项目的资本化,项目管理系统可以更详细的归集固定资产建设和管理信息。
项目管理系统在对资本性项目进行资本化时可以带入一些资产管理和财务信息到固定资产资产管理模块。
(注:
目前只能根据项目管理系统中的信息,手工录入卡片)
与报表系统集成
在报表系统可以利用项目管理系统相关的取数函数PmBill(项目收支单取数函数)、PmBudget(项目概算取数函数)、PMFinal(项目决算取数函数)自定义项目管理所需的分析、查询报表。
系统特点
项目管理系统既注重于项目的业务发展,如项目立项、计划、跟踪与控制、终止,更注重项目自身的收支会计核算,此特点使本项目管理系统优于一般项目管理系统。
项目管理系统具有以下特点:
Ø 及时、准确地提供各种项目相关资料,供用户随意检索
Ø 项目概算的管理
Ø 及时反映项目执行进度情况
Ø 及时反映项目财务状况
Ø 集成及可扩展性
及时、准确地提供各种项目相关资料
Ø 项目文档可以按要求存放项目前期工作中产生的文档以及执行过程中一些文档资料,供用户检索,便于用户全方位掌控项目的产生、执行情况。
Ø 项目合同用以存放与项目有关的合同,如工程合同、采购合同、销售合同等,可与应收应付系统结合使用,以此来严格控制必须按合同付款,准确及时地为用户提供合同的具体条款与合同的执行情况。
Ø 可按用户任意设定的条件提供业务、财务及业务与财务相结合的各种数据查询,精确及时地为用户提供项目的各方面情况,如资金状况、具体任务执行情况等。
项目概算的管理
Ø 概算是一种分配资源的计划,对工作分解结构图中的任务进行资源的预算分配,在项目进展中与资源的使用相联系,以便用户实时掌握项目的进度,进行对比控制,必要时对概算进行修正。
Ø 在项目执行过程中,概算可以进行必要的调整,并形成新的版本。
及时反映项目执行进度情况
Ø 甘特图:
以图表的方式为用户提供项目进度查询的最直观方法,方便实用。
Ø 进度报告:
以财务报告的方式为用户提供项目进度查询的方法。
及时反映项目财务状况
Ø 月末处理:
按总账的会计期间对项目进行每月例行的业务、财务信息处理,为用户及时反映各项目本期的执行情况,成本状况。
Ø 项目决算:
在项目终止时对项目在财务上进行费用的分摊、成本的核算,提供项目精确的成本状况,使用户对项目的整体财务状况了解得通通透透。
Ø 在项目执行过程中,可以随时查阅项目收入、支出、项目收款、付款以及项目采购情况报表。
Ø 除可以在帐务系统查询项目相关凭证外,还可以根据项目收支单记录联查凭证。
集成及可扩展性
Ø 项目管理系统提供了许多用户自定义的功能,使得用户可以根据各自的业务需求,结合项目管理系统提供的自定义功能,对项目进行有效的管理。
Ø 项目管理系统的集成性和独立性在金蝶K/3ERP系统中得到了良好的体现(参考本章第一节)。
用户既可以将项目系统与其他系统集成,也可以独立使用项目管理系统来管理项目。
当用户集成使用项目管理系统时,其数据可来自各业务系统,也可来自项目管理系统本身。
其使用说明请参考本手册相关章节。
用户也可独立使用项目管理系统,则其数据在项目管理系统录入,使用方法请参考第五章。
应用流程
项目管理系统的基本流程
项目管理系统的基本流程大致上是按照项目的生命周期来运做的。
项目管理系统也按照项目的生命周期划分为六个功能模块:
〖基础设置〗、〖项目启动〗、〖项目规划〗、〖项目执行〗、〖项目终止〗和〖报表〗。
这六个功能模块从业务上紧密关联,如下图所示:
基础设置 在〖系统设置〗中可以对项目的基础资料进行定义和维护。
项目启动 项目启动共有三个功能,〖创建项目〗中创建项目,并对项目进行工作结构分解;在〖项目文档〗中可以对项目前期准备工作或者项目的一些文档进行归类和管理;〖合同管理〗中对项目的合同进行归类和管理。
项目规划 在〖项目规划〗中对已经创建的项目编制概算,并且在不同权限下可以对概算进行审批,调整、查询及发布。
项目执行 在〖项目执行〗中可以对项目支出和收入进行业务记录及核算,可以查询各业务系统相关的项目业务数据,查询项目的进度。
项目终止 在〖项目终止〗中对各种费用进行月末分摊和决算分摊,收集在建工程成本(CIP),在项目决算时进行资本化,出具预列资产列表,在项目结束后关闭项目。
报 表 在〖报表〗中提供了多种查询分析报表,从各个不同方面对项目的支出进行统计和分析,用户可以即时方便的了解和掌控项目的进度。
项目管理系统的核心流程
项目管理系统的核心流程分为两条线,一条是项目的运营管理,包括项目规划、日常的收支及进度的管理,另一条是项目的核算管理,即对项目的日常收支进行相应的财务核算处理。
通过对这两条流程线路的分析和比较,用户可以很清楚的看到项目的概算状况,收支状况和进度状况。
模块结构
设置处理
系统维护
系统维护就是对系统的必要的参数、控制进行设置和管理,可以实现以下功能:
Ø 基础资料维护
Ø 系统初始化
Ø 用户管理
Ø 日志信息
系统设置
在金蝶K/3主控台中,选择〖系统设置〗"〖系统设置〗"〖项目管理〗"〖系统参数〗。
需要设置的系统参数有:
数据项
说明
项目收支单金额必须不大于概算金额
选项包括三个:
不控制、提醒、严格控制。
录入项目收支单必选合同
选中该项则保存项目收支单时,系统会判断是否选择了对应的合同,如果没有,则不允许保存该单据;否则可以不选择合同进行关联。
默认不选中。
录入项目收支单必选项目订单
选中则保存项目收支单时,系统会判断是否选择了对应的项目订单,如果没有,则不允许保存该单据;否则可以不关联项目订单。
默认不选中。
注意事项 上述参数不同的选项的含义及具体的控制流程请参考本手册第六章项目执行的第二节项目收支部分的相关描述。
基础资料维护
在金蝶K/3主控台中,选择〖系统设置〗"〖基础资料〗"〖项目管理〗。
基础资料是金蝶K/3系统进行管理所必须的各项基础数据的总称,在系统中具体包括科目、账号、币别、凭证字、计量单位、结算方式、仓位、贷款用途、各种核算项目和辅助资料等。
在金蝶K/3系统中,基础资料存在于每一个子系统,用户可以在每一个子系统方便的进行基础资料的维护。
有关基础资料维护的详细介绍请参考基础资料V10.3用户手册。
项目管理系统中具体需要设置的基础资料如下:
Ø 定义类别
Ø 定义资源
Ø 定义组织
Ø 定义资产类别
Ø 定义多级审核流程
定义类别
具体有如下内容:
Ø 定义项目类别
Ø 定义项目状态
Ø 定义资源类别
Ø 定议文档类别
(一)项目类别
项目本身是一个很广阔的概念,用户可以结合自身行业的特点通过对项目类别进行定义,可以使项目定位更加贴近用户的需求。
通常项目可以分为资产类别项目(将资本化为固定资产的项目,比如,在建工程等)、服务类别项目(比如产品巡展、会议等等,不涉及到资本化,只有费用的归集和分析的项目),还可以根据业务进一步细分项目类别。
选择〖项目类别〗,单击【新增】,根据项目类别的划分,你可以定义如下项目:
n 在建工程项目
n 政府项目
n 服务类型项目
n 其他项目
其中,项目还可以根据业务进一步细分。
注意事项 “项目类别”的概念仅用于标识项目,不作任何流程控制。
(二)项目状态
项目状态反映了项目当前运行的状况,项目状态也可以根据用户的业务需求定义。
选择〖项目状态〗,单击【新增】。
根据项目的运行状况,你可以定义如下项目状态类别:
n 提交审批
n 审批
n 作废
n 暂停
n 其他状态
注意事项 “项目状态”的概念仅用于标识项目,不作任何流程控制,项目关闭在【项目决算】模块进行。
(三)资源类别
资源类别可以对任务对应的资源进行分类归属,使得统计项目收支更为方便快捷。
为了体现项目的成本结构和收入结构,项目管理系统提供了更加灵活多变的自定义功能。
选择〖资源类别〗,单击【新增】,在定义资源类别时,你可以:
¨ 按照成本类别定义项目成本结构
定义直接成本、间接成本或者其他。
¨ 按照费用类别定义项目成本结构
建筑工程费、设备购置费、安装工程费或者其他。
¨ 还可以按收入类别定义项目收入结构
营业外收入、其他收入等。
(四)文档类别
文档类别是对项目文档进行分类和整理,用户可以根据自己的业务需求定义各种文档类别。
选择〖文档类别〗,单击【新增】,根据业务文档的区分,你可以定义:
n 需求文档
n 合同文档
n 项目设计文档
n ……
注意事项 “文档类别”的概念仅用于标识项目文档,不作任何流程控制。
定义资源、资产类别和组织
(一)定义资源
资源指定了具体项目收支对应的会计核算对象,是用户可以依据自身的实际情况自定义的。
举例:
假设有在建工程项目“技术改造”,其下有三个任务:
项目任务
类别
1技术改造
转资
1.001土建工程
转资
1.002设备安装调试
转资
1.003其他费用
——
另外定义如下资源:
资源
类别
会计科目
01工程建设费
资本性支出
1601.01在建工程-建筑工程费
02设备安装调试费
资本性支出
1601.02在建工程-安装工程费
03人工费用
资本性支出
1601.03在建工程-人工费
04特种费用
费用性支出
5502.08管理费用-其他费用
05人工工时
工时
——
06项目收入
收入
5301.01营业外收入-试运转收入
那么,首先可以定义项目概算如下:
项目任务
资源
概算
含义
1.001土建工程
01工程建设费
1000
任务1.001预计需要1000的工程建设费
03人工费用
500
任务1.001预计需要500的人工费用
05人工工时
400
任务1.001预计需要400工时
04特种费用
800
任务1.001预计需要800的其他特种费用
1.002设备安装调试
02设备安装调试费
2000
任务1.002预计需要2000的安装调试费用
06项目收入
1500
任务1.002预计可以产生1500的收入
1.003其他费用
04特种费用
1000
任务1.003预计需要1000的非转资费用
其次,上述概算审批发布后,进入项目执行过程,可以发生以下项目收支并入帐:
项目任务
资源
项目收支
生成分录(项目收支单可以直接生成凭证)
含义
1.001土建工程
01工程建设费
200
借记1601.01在建工程-建筑工程费 200
任务1.001发生200的建筑工程费,且已入帐(对方科目手工填制)
03人工费用
100
借记1601.03在建工程-人工费 200
任务1.001发生100的人工费,且已入帐(对方科目手工填制)
05人工工时
50
——
任务1.001已耗费50工时,“工时”类的资源支出不需记帐,仅做项目进度统计用
1.002设备安装调试
02设备安装调试费
100
借记1601.02在建工程-安装工程费 100
任务1.002发生100的安装调试费,且已入帐(对方科目手工填制)
1.003其他费用
04特种费用
50
贷记5502.08管理费用-其他费用50
任务1.002发生50的期间费用,且已入帐(对方科目手工填制)
选择〖资源〗,单击【新增】,如下图所示:
上图中“预算科目”的指定,仅限于同时应用预算管理系统,并需要将预算管理系统预算数据导入到项目管理系统的用户定义。
参见 关于预算数据的导入,请参考本手册第五章项目规划的“概算编制”小节。
注意事项 为了便于对资源进行归类整理,必须为每个资源选择资源类别和概算类别。
为资源指定会计科目可以让项目管理系统和总账结合得更加紧密。
(二)资产类别
资产类别定义了项目和任务在进行资本化时将要转成何种资产。
选择〖资产类别〗,单击【新增】,按照资产类别,你可以定义:
n 固定资产
n 流动资产
n 无形资产
n 递延资产
n 其他资产
资产类别还可以根据业务需求细分,例如固定资产可以细分为:
n 固定资产_房屋
n 固定资产_建筑物
n 固定资产_安装设备
注意事项 “资产类别”的概念仅用于标识项目资本性支出,不作任何流程控制;但系统可以按资产类别出具“预列资产列表”,供手工录入固定资产卡片参考。
(三)定义组织
组织指在项目进行中对每个任务的执行主体。
选择〖组织〗,单击【新增】,如下图所示:
注意事项 “组织”的概念仅用于标识项目,不作任何流程控制。
多级审核管理
多级审核,是在对项目管理系统相关单据处理时采用多角度、多级别、顺序审核的管理方法,体现工作流管理的思路,属于金蝶K/3系统的用户授权性质的基本管理设置。
多级审核需求在实际业务中是非常普遍的。
针对同一个业务,除了对单据的业务数据、业务描述的正确性作出审核之外,还必须对该项业务的可行性进行评价,确认其合法性、并对合理性进行审核及批准。
特别是一些涉及大型项目管理、重要业务的处理更是慎重。
同时,多级审核也是岗位负责制的体现,对项目相关责任人员的职责管理起到重要作用。
但是,多级审核相对单级业务审核而言,要求企业的业务流程必须规范而严谨,以适应多级审核相对复杂的操作处理流程,对企业管理水平的要求较高。
如果没有相关业务需要的用户,对该项功能可以忽略不用,现有系统提供了有用户授权控制的单级审核流程。
关于项目管理系统单据及多级审核对项目管理系统单据具体控制的详细内容请参考后续章节“项目执行”中的说明,这里只介绍项目管理系统单据的多级审核定义。
在该模块,用户可根据自身应用需要定义个性化的审核流程。
注意事项
w 只有被授权拥有“多级审核管理-管理”权限的用户,才能进行多级审核设置的管理。
w 审核授权之前,应在【用户管理】中对涉及用户执行授权,就是说被定义到多级审核流程中的用户,必须同时拥有目标单据的审核权限。
多级审核管理模块实际上是一个授权工作平台,类似用户管理,是对多级审核、审核人、审核权限、审核效果等进行授权的工作。
从金蝶K/3系统的主控台选择进入〖系统设置〗"〖基础资料〗"〖项目管理〗"〖多级审核管理〗。
选择某一具体单据类型,单击工具栏的【管理】或菜单栏的〖编辑〗"〖管理〗,即进入“****单据(即上述所选单据类型名称)多级审核设置”界面,在该界面可对该类单据进行多级审核管理的定义,该界面各项参数的具体说明及使用见下表:
序号
参数选项
使用说明
1
启用多级审核
首选参数,只有选中,才能能进行多级审核的具体定义,否则不能定义多级审核。
选中该参数,同时意味着这个单据必须按多级审核流程的设置进行多级审核,才能生效。
2
多级审核级次设定
首先设定多级审核的具体级次数目,最多可设99级。
3
修改无需反审核到最低级
对已审核预算单据进行修改是否需要反审核到最低级;选此项,则必须所有审核人都反审核,才能修改单据,否则只需业务级次审核人反审核后就能修改。
4
按金额确定审核级次
选中该项,则按预算额度多少定义多级审核;反之,不选,则会出现“业务审核级次”的选择项,用户在此选择按级次审核时,有最高审核权限“业务审核权”的是哪一级,选项根据上述第2个参数设置的范围进行。
5
业务审核级次
用户在此选择按级次审核时,有最高审核权限“业务审核权”的是哪一级,选项根据上述第2个参数设置的范围进行。
6
审核必须逐级进行
如果选中,则需控制前一级审核完毕,后一级审核人才能审核;否则可以任意级次开始审核。
但须注意:
后一种情况下,只要业务级次审核人或该单据金额对应的额度审核人已经审核,该单据即可生效,进入业务系统流程,而不需其他未审核级次继续审核。
7
用户列表
自动读取账套用户列表供选择。
8
审核级次
按上述第2点定义的级次数目,显示相应的页数。
例如上述定义六级审核,则此处显示六页;若选择上述第4点,则需进行“本级审核最大限额(本位币)”录入,定义该级审核人最多可以审核多少金额的预算单据。
9
本级审核最大限额
如果选中上述第4项,则需对每一级次设置相应的审核限额,最后一级可以为空,即为所有大于次末级的金额单据都可以审核。
系统已控制级次高的审核限额需大于级次低的审核限额。
对<按金额确认多级审核>具体说明如下:
1. 金额最高限额的作用在于利用金额确定该级别审核人的权限范围。
例如,设定一级金额1000元,二级金额2000元,则表示一级审核权限为单据金额0——1000元,二级审核权限为单据金额0——2000元。
2. 单据的最终审核通过权,按单据金额大小达到的最高审核级次决定。
例如,设置多级审核级次为三级,其中一级金额限额1000,二级5000,三级10000,则单据金额为800时,一级审核通过,此单据即可进入业务流程,二、三级不需再审批。
当单据金额为1200时,则必须二级审核人通过,此单据才能进入业务流程。
3. 金额设定以本位币计量。
4. 对于金额限额,应该是逐级增加的,即审核级次越高,进入此级审核的金额限额越大,系统控制每一级次审核金额应大于低一级次的审核金额。
同时,除最高审核级次外,必须每级设置金额限额,在用户进行“保存”时,对每一级的金额限制进行可行性验证。
上述参数的具体设置流程参考下图:
多级审核管理界面提供功能的说明如下:
功能项
说明
管理
设置“启用多级审核”;定义多级审核流程。
清除
清除已有多级审核流程的设置。
打印
实现对多级审核管理流程列表的打印。
预览
实现对多级审核管理流程列表的预览。
引出
引出多级审核管理流程列表。
参见 系统中对审核的具体控制参考本手册第六章项目执行中的相关说明
用户管理
在金蝶K/3主控台中,选择〖财务会计〗"〖系统设置〗"〖用户管理〗。
有关用户管理的详细介绍请参考V10.3系统管理员手册。
日志信息
在金蝶K/3主控台中,选择〖财务会计〗"〖系统设置〗"〖日志信息〗。
有关用户管理的详细介绍请参考V10.3基础资料用户手册。
项目启动
项目启动分为两个阶段,一个阶段是项目前期工作,另一个阶段是项目正式启动。
本功能模块可以实现创建项目,对项目进行工作分解结构,即进行任务分解;对项目文档和合同管理进行归档管理和控制。
Ø 创建项目
Ø 项目文档
Ø 合同管理
创建项目
项目的创建就是建立一个具体的项目,这个“项目”可以是基建项目、在建工程、软件工程、促销活动、培训活动、展览活动、生产活动或其他专项活动等等。
如果项目带有不同的子项目或子任务,就需要对项目进行任务分解,这就是我们所说的工作分解结构(WBS),这是项目管理的核心组成部分,后续的项目执行过程监控、管理、项目收支核算、项目决算均据此进行;
对项目进行工作结构分解是手工进行的,分解依据来自项目前期工作的专案需求文档和可行性分析文档。
在金蝶K/3主控台中,选择〖预算管理〗"〖项目管理〗"〖项目启动〗,进入〖创建项目〗可以进行项目定义、修改、删除、审核等操作。
¨ 创建项目
¨ 对项目进行任务分解
创建项目
创建项目需定义的数据项:
数据项
说 明
必填项(是/否)
项目编码
项目的编码。
是
项目名称
项目的名称。
是
项目类型
项目类型,从预先定义的基础资料“项目类别”中选择,仅做项目区分的标识,不参与后续流程。
否
组织名称
项目所属组织的名称,从预先定义的基础资料“组织”中选择,仅做项目区分的标识,不参与后续流程。
否
开始时间
项目开始时间。
是
结束时间
项目结束时间。
是
核算项目类别
指定该项目对应的核算项目类别,专用于从预算管理系统导入预算数据的功能实现。
否
说明
对项目的一个文字性说明。
否
项目状态
项目所属的状态,从预先定义的基础资料“项目状态”中选择,仅做项目区分的标识,不参与后续流程。
否
创建项目的步骤:
步骤
描 述
是否必需(是/否)
第一步
在〖项目启动〗中,单击〖创建项目〗。
是
第二步
进入创建项目界面,首先出现的是项目过滤条件,用户可以在此录入相应的条件查询已经建立的项目。
是
第三步
若要创建项目,选择〖编辑〗à〖新增〗,则出现创建项目界面。
在“项目基础资料维护”录入项目的相关信息,其中项目类型和组织名称两栏可以按F7选择项目〖基础资料〗定义好的项目类型信息和项目组织信息等。
是
第四步
存盘。
是
对项目的操作还包括:
修改、删除、审核、打印(项目列表)、预览、引出。
注意事项
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 金蝶 K3 项目 管理 系统 用户手册