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气候中心公文处理实施细则
第一章总则
第一条为做好公文处理工作,使之规范化、制度化、科学化,根据《公文处理实施办法》,结合国家气候中心(以下简称“中心”)的实际,制定本细则。
第二条公文处理是包括公文办理、管理、立卷、归档在内的一系列衔接有序的工作。
第三条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,认真负责,严格按照行文要求和公文处理规定进行,做到准确、及时、安全、保密。
第四条公文处理要充分利用现代化办公手段,逐步实现公文印制、办理、储存、检索等环节的自动化。
第五条办公室是公文处理的管理机构,对中心的公文处理工作负有主管和指导的责任。
第六条办公室文秘人员具体负责公文处理工作。
文秘人员应忠于职守,作风严谨,严守纪律,具有一定的公文处理知识。
第七条公文由办公室文秘人员统一收发、分办、传递、用印、整理(立卷)、归档及销毁。
第二章公文种类
第八条公文种类主要有:
1.决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩单位及人员。
2.通知
适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文,发布规章制度,传达要求办理和需要周知或者执行的事项,任免和聘用人员。
3.通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
4.报告
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
5.请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
6.批复
适用于答复请示事项。
7.意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
8.函
适用于不相隶属机关(单位)之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
9.会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章公文格式
第九条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关(单位)标识、发文字号、签发人、标题、主送机关(单位)、正文、附件、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关(单位)、印发机关(单位)和印发日期等部分组成。
1.涉及秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
2.发文机关标识用红色套印,由发文单位全称或规范化简称加“文件”构成,如“国家气候中心文件”。
联合发文主办机关在前。
3.发文字号:
由发文机关代字、年份(用全称,置于六角括号“[]”内)和发文序号(不编虚位,不加第字)组成。
联合行文,只标明主办机关发文字号。
年份及序号均用阿拉伯数字,其中年份用公元纪年全称。
中心发文字号:
气候发[年号]X号
中心党委发文字号:
气候党发[年号]X号
各职能处室发文字号:
办公室:
气候办发[年号]X号
科技业务处:
气候科发[年号]X号
人事教育处:
气候人发[年号]X号
党委办公室:
气候党办发[年号]X号
4.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。
在某些公文标题中,发文机关名称、事由可省略,但在任何情况下文种都不能省略。
标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
公文标题在红色反线下空两行,可分一行或多行居中排列,回行时要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
一般用2号小标宋体。
5.主送机关(单位)指公文的主要受理机关(单位),应当使用全称或者规范化简称、统称,主送两个以上机关时,一般按系统先外后内,先大后小的顺序排列。
主送机关位于标题下空一行,顶格排印。
如果主送机关名称过多使首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记的主题词之下、抄送之上。
6.正文是公文的具体内容,是公文的主要部分。
公文首页必须显示正文。
每自然段左空2个字,回行时顶格书写。
7.公文如有附件,应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。
公文附件应当置于文件之后,与主件装订在一起。
正文下空一行左空两格标识“附件”,后标全角冒号和名称,附件名称后不加标点。
附件的序号和名称前后标识应一致。
8.公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。
联合上报的公文,由主办机关(单位)加盖印章;联合下发的公文,发文机关(单位)都应当加盖印章,印章排列顺序应与发文顺序相一致。
9.印章必须清晰端正地盖在成文日期中间,上不压正文,下压成文日期4-7个字。
10.成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关(单位)负责人的签发日期为准。
电报以发出日期为准。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间。
成文时间应当写明年、月、日,位于正文最后一页的右下方(右空4字)。
11.公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。
位于成文时间下一行,左空2字。
12.公文应当标注主题词。
上行文按照上级机关的要求标注主题词。
主题词标明次序应当根据主题词含义由大到小,先标反映公文内容的词,后标反映公文文种的词,一般不超过5个词,词目之间有1字间距。
13.抄送机关(单位)指除主送机关(单位)外需要执行或知晓公文的其他机关(单位),应当使用全称或者规范化简称、统称。
机关名称一般按先外后内、先大后小的顺序排列。
抄送机关名称标注于主题词下方,同一层次部门之间用“、”号隔开,不同层次部门之间用“,”号隔开。
印发机关和印发日期,由中心办公室组织印刷的公文的印发机关一律标注“国家气候中心办公室”,印发日期中的数字用阿拉伯数字。
14.公文应注明校对人。
15.带有密级的公文应当标明印制份数,并加括号。
16.文字从左至右横写、横排,一般选用3号仿宋字体。
主题词用黑体2号字。
公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。
第四章行文规则
第一十条根据隶属关系和职权范围,中心可以同中国气象局及其内设机构、直属单位,省、自治区、直辖市气象局,计划单列市气象局,所属各处室及相关部门相互行文,对上级单位行文要用上行文;对所属处室行文要用下行文;对同级和不相隶属的单位行文要用平行文。
第一十一条上行文(“请示”或“报告”)应当注明签发人、会签人姓名(平行排列于发文字号右侧)。
其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
第一十二条重要的下行文应抄报中国气象局并抄送有关的职能机构。
第一十三条中心职能处室之间对有关问题未能协商一致,不得各自向下行文。
处室上报中心的“报告”、“请示”必须经过办公室登记并提请有关中心领导阅签或批转有关部门办理。
防止一文向几个领导主送的现象。
第一十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
第一十五条同级机关可以联合行文。
第一十六条属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理。
第一十七条正确选择文种。
下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议用“报告”或“意见”;下级就某一事项向上级请求指示、批准时用“请示”,上级答复下级的“请示”用“批复”。
“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关(单位)的,应当用抄送形式,但不得抄送下级机关(单位)。
“报告”不得夹带请示事项。
“请示”应当逐级上报,不得越级。
第一十八条除中心领导直接交办的事项外,中心各单位不得以单位名义向中心领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第一十九条行文要从实际出发,注重效用。
坚持非行文不可才行文的原则,对内容不成熟、重复的,可发可不发的公文,坚决不发;尽可能减少例行性、事务性公文。
第五章发文办理
第二十条发文办理指制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、印制、用印、登记、分发等程序。
第二十一条草拟公文应当做到:
1.符合国家的法律、法规及其它有关规定。
如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。
重要公文应当进行调查研究和充分论证,必要时征求有关部门意见。
2.情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
3.公文的文种应当根据行文目的、发文机关(单位)的职权和与主送机关(单位)的行文关系确定。
4.拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
5.人名、地名、时间、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题,后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
6.结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1.”,第四层为“
(1)”。
7.公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案;应当使用国家法定计量单位。
8.公文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
9.公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
10.各处室向中心领导请示、报告问题,抬头署称“中心领导”。
第二十二条拟制公文,对涉及其他部门或单位职权范围内的事项,主办处室应主动做好协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致意见时,主办部门可以列明各方面理据,并会签有关部门后上报。
第二十三条公文送中心领导签发前,应当由办公室进行审核。
审核的重点是:
是否确需行文;行文方式是否妥当;是否符合行文规则和拟制公文的有关要求;内容涉及的部门是否协调,意见是否一致;公文格式是否符合本细则的规定等。
未经办公室审核的文稿,中心领导不予签发。
第二十四条文稿如需作较大改动,要与原起草部门协商或修改,如已经中心领导审批过,修改后需经原审批人复审。
第二十五条以中心名义制发的上行文,由中心正职或者由正职授权的副职签发,下行文和平行文由分管的中心领导签发;以处室名义制发的公文,由处室负责人签发。
以中心名义制发的公文经中心领导签发后,由办公室统一编号,并进行立卷、归档。
第二十六条公文正式印刷前,办公室应当进行复核,重点是:
审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
第六章收文办理
第二十七条收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、批办(拟办)、承办、催办等程序。
办公室负责签收、登记来文时间、顺序号、发文字号、标题、份数等。
第二十八条办公室对来文要填写“文件呈批传阅笺”,提出拟办意见送中心领导批示或有关部门阅办。
第二十九条审批公文时,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,圈阅视为同意。
紧急重要公文即报即批,一般公文尽可能三天内处理,杜绝延误,丢失现象。
第三十条各处室收到需要办理的公文,应抓紧办理,不得延误、推诿。
涉及几个单位办理的应明确主办单位,主办单位应与有关单位协商办理。
确实不属于职责范围内的,应及时退回办公室,并说明理由。
第三十一条送中心领导批示或者交有关单位办理的公文,办公室要负责催办。
第七章公文管理
第三十二条公文的运转、传递等环节,必须建立登记、签收制度。
密级公文的运转、传递按国家保密局的有关规定执行。
第三十三条要求保密的文件,未经有关部门批准,不得自行翻印、复制。
确因工作需要复印的,须经中心领导批准,并建立严格的登记、管理制度,复印件按原本文件保存。
第三十四条不具备归档和存查价值的公文,经过鉴定并经过办公室领导批准,可以销毁。
第三十五条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。
第八章公文归档
第三十六条公文办理完毕后,应及时整理(立卷)、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第三十七条归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映中心的主要工作情况,便于保管和利用,并依内容的重要程度确定案卷的保管年限。
第三十八条联合办理的公文,原件由主办单位整理(立卷)、归档,其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。
第三十九条立好的文书案卷要写明标题,编好目录,按照档案工作的规定办理。
拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第四十条没有归档的公文,经过鉴别和主管领导批准,可以定期销毁。
第九章附则
第四十一条本《细则》由中心办公室负责解释。
第四十二条本《细则》自公布之日起施行。
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