会计电算化教程总账管理系统.docx
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会计电算化教程总账管理系统.docx
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会计电算化教程总账管理系统
会计电算化教程-总账管理系统
任务一总账系统认知
一、总账系统的基本概念
总账系统是电算化会计信息系统的核心部分。
总账系统有两个特点:
具有很强的综合性和符合会计制度规范。
二、总账系统的基本业务流程
(一)手工方式下账务处理的业务流程
图4-1手工方式的账务处理流程图
(二)总账系统数据流程
图4-2总账系统数据处理流程图
三、总账系统与其他系统的关系
总账系统是用友T3软件的核心系统,和其他许多子系统有凭证传递或数据传递关系。
总账系统接收工资管理、固定资产管理、购销存等系统生成的凭证,向财务报表管理、财务分析等系统提供财务数据,从而生成财务报表和其他财务分析表。
四、总账系统的业务流程
初始设置→填制凭证→出纳签字→审核凭证→主管签字→记账→账簿查询→银行对账→期末转账→对账→结账→数据备份及账簿打印。
任务二初始设置
一、设置总账系统控制参数
【任务实施】
【相关知识】
总账系统控制参数决定着总账系统的数据输入、处理、输出的内容和形式,规定了总账系统正常运行的技术环境。
用友T3属于通用财务软件,适用于多行业、多类型的企业,为体现这些差异,需要在企业初始建账时选择必要的参数规范操作。
打开“用友T3”→“总账系统”→“设置”→“选项”,如图4-3所示,包括“凭证”“账簿”“会计日历”和“其他”四个选项卡。
(一)“凭证”选项卡
凭证参数设置主要设置与凭证相关的内容。
主要内容包括以下内容。
(1)制单序时控制。
此项和“系统编号”选项联用,若选中该选项,则在制单时凭证编号必须按照日期先后顺序排列。
例如,3月15日编至第40号凭证,则第41号凭证必须是3月15号以后的日期,如果第41号凭证日期为3月14日系统不予保存,即制单必须序时。
如果企业有特别需要,可以不选择此项,制单可以不序时。
(2)支票控制。
该功能与支票登记簿有关。
若选中此项,在制单时使用银行科目编制凭证时,系统针对票据管理的结算方式进行登记,如果录入支票号在支票登记簿中已存在,系统提供登记支票报销的功能。
否则,系统提供在支票登记簿中登记支票的功能。
(3)资金及往来赤字控制。
若选中此项,在制单时,当资金及往来科目的当前余额出现负数时,系统予以提示,但不拒绝执行。
(4)制单权限控制到科目。
若选中此项,在制单时,操作员只能使用具有相应制单权限的科目制单。
该功能需要结合“总账-设置-明细账权限”中的相关具体设置。
(5)允许修改、作废他人填制的凭证。
若选中此项,在制单时可以修改或作废他人填制的凭证,否则不能修改。
(6)允许查看他人填制的凭证。
若选中此项,操作员就可以查看到他人填制的凭证。
如果为了工作保密,可以不选择此项。
(7)可以使用其他系统受控科目。
若科目为除总账系统以外其他系统的受控科目,为了防止重复制单,只允许其他系统使用此科目制单,总账系统不能够使用此科目制单。
如果需要在总账系统也使用这些科目制单,则应选择此项。
(8)现金流量项目必录。
若选中此项,在制单时如果使用现金流量科目则必须输入现金流量项目及金额。
(9)打印凭证页脚姓名。
若选中此项,在打印凭证时,自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名,否则不予打印。
(10)凭证审核控制到操作员。
若只允许某操作员审核特定的操作员填制的凭证,则应选择此项。
该功能需结合“总账-设置-明细账权限”中的相关具体设置。
(11)出纳凭证必须经由出纳签字。
若选中此项,则要求现金、银行凭证必须经由出纳人员核对签字后才能记账。
还应通过“指定科目”功能设置相应现金总账科目和银行存款总账科目后,才能进行出纳签字操作。
(12)未审核的凭证允许记账。
凭证不经审核就可以记账,一般不选此项。
(13)系统编号。
若选中此项,在填制凭证时,按照凭证类别按月按顺序自动进行凭证编号。
(14)手工编号。
在制单时,系统允许手工输入凭证编号。
若选择此项,凭证可能出现“断号”现象,可执行“填制凭证-凭证整理”功能,系统可自动清除断号。
(15)外币核算。
如果企业有外币业务,选择相应的汇率方式。
如果选择“固定汇率”,在制单时,一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额;如果选择“浮动汇率”,在制单时,按当日汇率折算本位币金额。
(16)预算控制。
精细预算控制指在按具体科目、部门、项目制定具体的预算数。
制单时当某一科目下某一部门或项目的实际借方发生额超出预算数减报警数时,则系统报警;粗放预算控制指按部门、项目队多个科目制定总的预算数。
制单时当某一科目下的实际发生数导致多个科目及辅助项的发生数及余额总数超过预算数减报警数的差额时,则系统报警。
(17)合并凭证显示、打印。
若选中此项,则在填制凭证、查询凭证、出纳签字和审核凭证时,以系统选项中的设置显示;在科目明细账显示或打印时凭证按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”合并显示,并在明细账显示界面提供“是否合并显示”选项。
(二)“账簿”选项卡
(1)打印位数宽度。
定义正式账簿打印时各栏目的宽度,包括摘要、金额、外币、汇率、数量、单价等。
(2)明细账(日记账、多栏账)打印方式。
明确打印正式明细账、日记账或多栏账时,按月排页还是按年排页。
(3)凭证、账簿套打。
规定打印凭证、账簿是否使用套打纸进行打印。
套打纸是用友公司为用户专门印制的各种凭证、账簿的标准表格线。
选择套打纸打印,系统只将凭证、账簿的数据内容打印到相应的套打纸上,不用打印各种表格线。
(4)明细账查询权限控制到科目。
该功能需结合“总账-设置-明细账权限”中的相关具体设置,才能起到控制作用。
(三)“会计日历”选项卡
(四)“其他”选项卡
(1)数量小数位。
在制单和查账时,按照此处定义的小数位输出小数,不足位数用“0”补齐。
例如,定义为5位,而数量为5.36吨,则系统将按5.36000显示输出。
系统允许设置的数量小数位范围为2到6位。
(2)单价小数位。
在制单和查账时,按照此处定义的小数位输出小数,不足位数用“0”补齐。
例如,定义为5位,而单价为8元,则系统将按8.00000显示输出。
系统允许设置的单价小数位范围为2到8位。
(3)本位币精度。
即本位币需要保留的小数位。
如果数据精确到整数(无小数位),则在制单中按汇率和外币金额折算成本位币时,系统会自动四舍五入为整数。
(4)部门排序方式。
在查询部门账或参照部门目录时,是按部门编码排序还是按部门名称排序,用户根据实际需要进行设置。
(5)个人排序方式。
在查询个人账或参照个人目录时,是按个人编码排序还是按个人名称排序,用户根据实际需要进行设置。
(6)项目排序方式。
在查询项目账或参照项目目录时,是按项目编码排序还是按项目名称排序,用户根据实际需要进行设置。
二、录入总账期初余额
如果年初建账,可以直接录入年初余额;如果年中建账,则需要录入所建账当月的期初余额和从该年年初到该月的借、贷方累计发生额,系统会自动计算年初余额。
【任务实施】
一、用友T3注册
二、录入期初余额
(一)录入末级科目期初余额
(二)录入辅助核算科目期初余额
(三)录入数量核算科目期初余额
【要点提示】
(1)非末级科目余额不用录入,系统会根据其下级明细科目自动汇总计算。
(2)出现红字余额用负号输入。
(3)修改余额时,直接覆盖输入正确数据即可。
(4)凭证记账后,期初余额变为浏览只读状态,不能再修改。
如要修改,先取消记账操作。
三、调整余额方向
【要点提示】
(1)如果已录期初余额,该科目不能调整余额方向。
如果要调整方向需要将其期初余额先删除,然后再调整余额方向。
(2)总账科目与其下级明细科目的余额方向一致。
四、试算平衡
【要点提示】
(1)如果试算不平衡,可以填制凭证,但是不能记账。
(2)已经记账,将不能再录入和修改期初余额,也不能执行“结转上年余额”的功能。
(3)期初余额表仅在第一次使用会计电算化系统时使用,以后年度的科目期初余额都由系统自动结转。
【相关知识】
期初余额清零是当此科目的下级科目的期初数据互相抵消使本科目的期初余额为零时,清除此科目的所有下级科目的期初数据。
清零功能只能在没有已记账凭证的状态下使用,并且此操作不可恢复。
任务三日常业务处理
子任务一凭证处理
一、填制凭证
【要点提示】
(1)凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别。
(2)凭证中每行的摘要可以相同,也可以不同,但不能为空。
每行摘要会随相应的会计科目在明细账和日记账中出现。
每行输入完成后,按回车键,摘要可自动复制到下一行。
(3)在日常经济业务中,填制凭证时经常需要填写相同的摘要,系统提供常用摘要功能。
(4)空格键可以改变金额的方向。
【要点提示】
(1)当使用带有“银行账”辅助核算的会计科目时应录入结算方式、票号和发生日期等信息。
输入的信息将在进行银行对账时使用。
(2)凭证号按类别、按月份由系统自动生成。
(3)科目名称栏应录入最末级科目名称或编码。
(4)金额不能为“0”,红字以“-”号表示。
(5)账套有外币核算时,外币金额直接录入在外币栏即可,汇率在基础设置时的“外币种类”中已设置好,由系统根据所设置的汇率自动带出(可在此调整)。
(6)在填制凭证界面的工具栏上,单击“余额”按钮,系统打开“最新余额一览表”,可在此随时查询科目余额,如图4-16所示。
【要点提示】
(1)当前分录的最后一笔金额输入时,可以直接按“=”键即可。
系统会自动根据“有借必有贷,借贷必相等”原则算出金额。
(2)当在总账“选项”中选择了“支票控制”,同时该结算方式“是否票据管理”也被选中时,银行账辅助信息不能为空,该结算方式、票号等信息应在支票登记簿中有记录。
在制单时系统将对所录的结算方式、票号自动检索,查看此支票是否已在登记簿中登记。
如果已登记则系统会自动勾销支票登记簿中未报销的此张支票,并将报销日期栏自动填上制单日期。
如果未登记,系统将在保存凭证时自动弹出支票登记簿录入窗口让用户补录该支票内容和手工填写报销日期栏。
【要点提示】
如果保存凭证时出现“不满足借(或贷)方必有条件”或者“不满足凭证必无条件”,如图4-25所示,说明凭证类别“收款凭证、付款凭证、转账凭证”选择错误,不符合凭证类别设置里的凭证限制类型。
二、修改凭证
【要点提示】
(1)通常只能由制单人本人修改错误凭证。
(2)凭证日期和凭证类别不能修改。
(3)采用序时控制时,凭证日期应大于或等于启用日期,但不能超过计算机系统日期。
(4)外部系统(如工资管理系统、固定资产管理系统)传到总账系统的凭证不能在总账系统中修改,只能在生成该凭证的原系统中进行修改。
(5)只有在尚未进行任何签字、审核和记账的情况下,才能进行直接修改凭证。
否则,需要取消签字、取消审核、取消记账后,才能修改。
三、删除凭证
【要点提示】
(1)当凭证已经作废时,再次单击“作废/恢复”命令,可取消作废,将该凭证恢复为有效凭证。
(2)作废凭证不能修改,不能审核,但要参与记账,否则无法结账。
作废凭证不进行数据处理,相当于空白凭证,账簿查询时,没有该凭证的数据。
(3)整理凭证就是删除所有的作废凭证,并对未记账凭证重新编号。
(4)进行凭证整理时,如果本月已有凭证记账,那就只能对最后一张已记账凭证之后的凭证做凭证整理。
如要对之前凭证进行整理,需要使用“恢复记账前状态”功能,恢复本月月初记账前状态,再做凭证整理工作。
四、出纳签字
【要点提示】
(1)上述第4步骤时,也可以单击“出纳”菜单下的“成批出纳签字”,系统自动对所有未签字凭证进行签字。
如果要取消签字也可以单击“出纳”菜单下的“成批取消签字”,系统自动对所有已签字凭证进行取消签字。
(2)出纳签字人和凭证填制人可以为同一人;出纳签字和审核不分先后顺序。
(3)如果在“总账”→“设置”→“选项”里选择了“出纳凭证必须经由出纳签字”,不执行出纳签字,则不能进行审核凭证。
(4)凭证执行过出纳签字后,不能被修改或删除,只有取消签字后方可进行修改或删除,取消签字只能由出纳本人进行。
(5)如果提示“找不到符合出纳签字条件的凭证”,可能是因为没有指定科目,在会计科目-编辑-指定科目里,进行指定现金总账和银行总账科目即可。
【相关知识】
出纳凭证指带有库存现金或银行存款科目的凭证。
企业为了加强对货币资金的管理,可以由出纳人员通过出纳签字,对制单人填制的出纳凭证进行检查,主要核对出纳凭证的出纳科目金额是否正确。
如果发现凭证有问题,不进行出纳签字,并将凭证交还给填制人修改后再核对。
五、审核凭证
审核凭证是由具有审核权限的操作员根据原始凭证,对记账凭证进行审查核对。
主要目的是为了防止错误和舞弊的发生。
【【要点提示】
(1)操作员可以选择“审核”菜单下的“成批审核凭证”和“成批取消审核”功能进行批量审核和批量取消。
(2)审核时发现凭证有误,单击工具栏的“标错”按钮,由填制人进行修改后,再次进行审核。
已标错的凭证不能被审核,只有取消“标错”后方可审核。
(3)制单人和审核人不能为同一人。
(4)若选项中选择了“凭证审核控制到操作员”功能,那么审核人除具有审核权外,还具有对待审核凭证制单人所制凭证的审核权。
(5)凭证经过审核,不能被修改、删除。
只有取消审核签字后方可修改、删除。
取消审核签字一般只能由审核人本人执行。
(6)作废凭证不能被审核,也不能被标错。
六、记账
【要点提示】
(1)记账范围要在已审核的凭证范围内进行选择。
记账范围可输入数字、“-”和“、”。
(2)同一会计期间,第一次记账时,若期初余额试算不平衡,不能记账。
(3)上月未结账,本月不能记账。
(4)作废凭证不需审核可直接记账。
(5)记账过程中,不能中断退出。
(6)记账属于成批数据处理,因此当月的记账次数不受限制。
记账并非只有月末才可记账,每天都可以做完业务后记一次账。
七、记账后凭证修改
在录入凭证出现错误,并且已经审核、记账情况下,为了更正错误,可以分为“无痕”修改和“有痕”修改两种方法进行凭证修改。
(一)“无痕”修改
“无痕”修改就是表面不留下修改的线索和痕迹,其实在系统日志里仍然会记录下每一步操作,不存在真正的无痕。
下列两种错误凭证可实现无痕修改。
一是已输入但未审核的记账凭证可以进行直接修改(凭证编号和凭证类别不能修改),这种情况前文已涉及到。
二是已通过审核但未记账的的凭证。
修改办法是首先取消审核,然后如果有出纳签字也要取消,通过“填制凭证”直接修改即可。
需要注意的是取消审核、取消出纳签字和填制凭证修改都要使用当时审核人、出纳签字人和凭证填制人的身份进行操作。
【要点提示】
(1)如采用制单序时控制,修改制单日期时不能改到上张该类凭证制单日期之前。
(2)如选择不允许修改或作废他人填制的凭证的选项,则不能修改或作废他人填制的凭证。
(3)如涉及银行科目的分录已录入支票信息,并对支票进行了报销,修改操作不影响“支票登记簿”中已录的内容。
(二)“有痕”修改
“有痕”修改就是留下明显的修改线索和痕迹,通过保留错误凭证和更正凭证的方式留下修改痕迹。
针对已记账错误凭证,主要采用红字冲销法或补充登记法进行修改。
【要点提示】
(1)只能针对已记账凭证制作“红字冲销”凭证。
冲销的也可以是以往年月的凭证。
(2)红字冲销凭证应视同正常凭证进行保管(出纳签字、审核、记账都要进行)。
(3)制作红字冲销凭证将原错误凭证冲销后,需要在编制正确的黑字凭证进行补充。
2.补充登记法
补充登记法主要适用于错误凭证金额小于正确金额,以两者差额为金额填制一张新凭证即可。
八、取消记账
当系统记账时,发生记账中断,系统会自动进入本功能恢复中断状态,然后重新记账。
另外记账后发现凭证有误,必须本月修改,可使用“恢复记账前状态”功能将本月已记账凭证恢复到记账前状态,进行修改、审核后再做记账。
【要点提示】
(1)已结账的月份,不能取消记账。
(2)“恢复记账前状态”功能一般只有账套主管才可以使用。
子任务二出纳管理
一、出纳签字
该功能在上文已讲述,不再重复。
二、支票登记簿
【要点提示】
(1)只有在“会计科目”中设置了“银行账”辅助核算的科目才能使用支票登记簿。
(2)使用支票登记簿功能,还需在“结算方式”设置中,对使用支票登记簿的结算方式勾选“是否票据管理”选项。
(3)在“总账”→“设置”→“选项”中,必须勾选“支票控制”参数才能使用支票登记簿。
三、银行对账
银行对账一般通过几个步骤:
银行对账期初录入、录入银行对账单、银行对账、编制银行存款余额调节表和核销已达账。
1.录入银行对账期初
2.录入银行对账单
3.银行对账
银行对账采用自动对账和手工对账两种方式。
4.编制银行存款余额调节表
如余额调节表显示账面余额不平,可能有以下几点原因。
(1)“银行对账期初”录入后“调整后余额”是否平衡,如不平衡应查看“调整前余额”“日记账期初未达项”和“银行对账单期初未达项”是否录入正确,如不正确应做调整。
(2)银行对账单录入是否正确,如不正确应做调整。
(3)“银行对账”中核对是否正确,对账是否平衡,如不正确应做调整。
5.核销已达账
【要点提示】
(1)核销后,已达账项消失,不能恢复。
核销前一定做好备份工作。
核销不影响银行日记账的查询和打印工作。
(2)确定银行对账的启用日期很重要,它是正式启用银行对账模块的起点,在启用日期之前的未达账项都作为“期初未达账项”处理。
银行对账一旦启用,不能随意调整“启用日期”。
(3)“银行对账期初”功能只在第一次使用银行对账模块前录入,开始使用银行对账后不再使用。
如银行对账期初录入正确,单位日记账与银行对账单的调整后余额应平衡。
(4)银行对账时,左侧的单位日记账中如果没有内容,则凭证未经记账处理。
(5)“长期未达账审计”功能用于查询至截止日期为止未达天数超过一定期限的银行未达账项,以便分析原因,跟踪观察,避免资金损失。
四、查询日记账和资金日报表
(1)查询库存现金日记账。
(2)查询银行存款日记账。
(3)查询资金日报表。
任务四账表处理
一、基本账簿查询
(一)总账查询
【要点提示】
(1)科目范围为空,可以查询所有科目。
(2)如果需查询1-2级科目,可选择级次范围“1-2”;如果需查询到末级科目,选中“末级科目”即可。
(3)如果需要查询包含未记账凭证的总账,选中“包含未记账凭证”即可。
(4)如果经常查询一个固定的科目,每次都包含相同的查询条件,可将其保存到“我的账簿”中,下次查询直接点击“我的账簿”即可,这样可以提高工作效率。
(二)余额表查询
(三)明细账查询
(四)序时账查询
二、辅助核算账簿管理
(一)个人往来明细账管理
(二)部门辅助账管理
(三)客户往来明细账管理
(四)供应商往来明细账管理
(五)项目明细账管理
任务五期末处理
一、期末转账定义
定义转账凭证是进行期末账务处理的第一步,主要包括自定义转账、对应结转、销售成本结转、售价销售成本结转、汇兑损益结转、期间损益结转等。
(一)设置自定义转账凭证
【要点提示】
(1)转账序号不是凭证号,转账序号可以任意定义,但只能输入数字、字母,不能重号。
(2)转账凭证号在执行自动转账时由系统生成,一张转账凭证对应一个转账序号。
(3)转账科目可以为非末级科目,部门可为空,表示所有部门。
(4)“JG()”函数定义,如果科目缺省,代表取对方所有科目的金额之和。
(5)如果公式的表达式明确,可直接输入公式。
(6)输入公式时,如果公式的表达式不太明确,可采用向导方式输入金额公式。
(7)在函数公式中,选择期初、期末时,方向一般为空,避免由于出现反向余额时发生取数错误。
(二)设置对应结转
对应结转不仅可以进行两个科目一对一的结转,还可以进行科目的一对多结转。
对应结转的科目可以是不同级科目,但其下级科目的科目结构必须一致(相同明细科目)。
如有辅助核算,则两个科目的辅助账类也必须一一对应。
【要点提示】
(1)对应结转只结转期末余额。
(2)一张凭证可定义多行,转出科目及辅助项必须一致,转入科目及辅助项可不相同。
(3)如果同一凭证转入科目有多个,并且若同一凭证的结转系数之和为1,则最后一笔结转金额为转出科目余额减当前凭证已转出的余额。
(三)设置销售成本结转
销售成本结转设置功能主要用来辅助没有启用购销存业务模块的企业完成销售成本的计算和结转。
【要点提示】
(1)库存商品、商品销售收入、商品销售成本科目的账簿格式必须是金额式。
(2)库存商品、商品销售收入、商品销售成本科目的下级科目的结构必须相同,并且都不能带往来辅助核算,如果想对带往来辅助核算的科目结转成本需到“自定义转账”中定义。
(四)售价(计划价)销售成本结转
商品售价(计划价)销售成本结构是按售价(计划价)结转销售成本或调整月末成本。
(五)设置汇兑损益结转
汇兑损益结转功能主要用于期末自动计算外币账户的汇兑损益,并在转账生成中自动生成汇兑损益转账凭证。
汇兑损益只处理外币存款、外币现金、外币结算的各项债权、债务,不包括所有者权益类账户,成本类账户和损益类账户。
【要点提示】
(1)为保证汇兑损益计算正确,在生成每月汇兑损益凭证时必须先将本月的所有未记账凭证记账。
(2)汇兑损益入账科目不能是辅助账科目或有数量外币。
(六)设置期间损益结转
期间损益结转功能用于一个会计期间终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目,从而及时反映企业利润的盈亏情况。
期间损益结转主要是对销售费用、管理费用、财务费用、销售收入、营业外收支等科目的结转。
【要点提示】
(1)损益类科目与本年利润科目都有辅助核算,则辅助账类必须相同。
(2)本年利润科目必须为末级科目,且为本年利润入账科目的下级科目。
二、转账生成
【要点提示】
(1)转账生成之前,注意转账月份为当前会计月份。
(2)在进行“期间损益结转”转账生成之前,将之前相关经济业务的所有记账凭证登记入账。
(3)若凭证类别、制单日期和附单据数与实际情况有出入,可直接在当前凭证上进行修改,然后再保存。
转账凭证每月只生成一次。
(4)生成对应结转凭证和销售成本结转凭证的操作与自定义转账生成的操作基本相同。
(5)生成的转账凭证,仍需审核、才能记账。
(6)在生成凭证时必须注意业务发生的先后次序,否则计算金额时就会发生差错。
三、对账
对账是对账簿数据进行核对,以检查记账是否正确,以及账簿是否平衡。
它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。
为了保证账证相符、账账相符,应经常使用“对账”功能进行对账,至少一个月一次,一般可在月末结账前进行。
【要点提示】
(1)对账时,可以单击工具栏的“试算”按钮,以检验期末余额是否试算平衡。
(2)在“对账”对话框下,可以按快捷键“Ctrl+H”激活恢复记账前功能。
(3)如果对账结果显示:
错误,根据错误,查找原因,进行修改。
四、结账
结账指每月月末计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额,并终止本期的账务处理工作的过程。
结账只能每月进行一次,要正确地完成结账工作必须符合系统对结账工作的要求。
在电算化下,结账工作比手工结账简单许多,由计算机自动完成。
结账主要完成以下三项工作。
(1)停止本月各账户的记账工作。
(2)计算本月各账户发生额合计。
(3)计算本月各账户期末余额并将余额结转至下月初。
【要点提示】
(1)本月还有未记账凭证时,不能结账。
(2)结账必须按月连续进行,上月未结账,本月也不能记账,但可以填制、审核凭证。
(3)损益类账户未全部结账完毕,本月不
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