档案管理规定8865415493.docx

档案管理规定8865415493.docx

《档案管理规定8865415493.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案管理规定8865415493.docx（11页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

档案管理规定8865415493

档案管理规定

目的

为加强公司档案管理工作，有效保护和充分利用档案，特制定本规定。

2范围

本规定适用于对公司文书档案、科技档案、会计档案、声像电子档案、实物档案等档案的归档、保管、借用、鉴定、销毁等的管理。

3定义

公司的档案按门类型分类模式划分为文书档案、科技档案、会计档案、声像电子档案、实物档案。

具体见以下说明及附图。

3.1文书档案包括行政管理、人事管理、工程管理、经营管理等活动中直接形成的，保存备查的文件材料。

3.2科技档案是保存备查的直接记叙和反映科技、生产活动的科技文件（含Fax、E-mail）。

分为以下几类:

a）工程档案──包括工程设计、技术引进、设备设计、工程承包管理及供应厂商档案等。

b）项目档案──包括工程项目的规划、设计档案，施工档案和竣工档案。

c）设备档案──包括设备购置文件，随机文件和设备安装、使用过程中形成的文件。

e）设计资料──包括方案报价、可行性研究、投标文件、各专业合同及技术协议谈判的记录、施工图、效果图、计算书、工地修改通知单、竣工图等以及上述资料的电子版文件。

另外，也包括设备技术规范书、设备采购合同及技术协议、设计以及施工的分包合同、分包控制记录、与设计有关的所有来往传真和电子邮件等以及其上述资料的电子版文件。

f）成品文件──需要经过印制出版环节才能使用的、对外的工程资料文件。

g）非成品文件──是在项目进展过程中产生，不需要经过印制出版环节的、不对外的工程资料文件。

3.3会计档案是指在公司经营管理活动中产生的会计凭证、会计帐簿和报表等具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算专业材料。

包括会计凭证、会计帐簿、会计报表、其他有关会计资料。

3.4声像、电子档案

声像档案是以声像记录材料的特殊载体为主，文字说明为辅的一种历史记录。

电子档案是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。

声像、电子档案包括录音、录像、底片、照片、磁盘、光盘档案、E-mail等。

3.5实物档案是指各单位工作中形成的一些具有保存价值的实物。

主要包括资质证书、职称证书、资格证书、奖状、奖品、纪念品以及失效印章等。

3.6公司档案文件材料的归档时间



档案文件材料名称

归档时间

科技档案

工程档案

工程图纸及资料形成后立即归档

项目档案

按工程进度，阶段性归档

设备档案

在设备验收后及时归档

设计资料档案

工程竣工验收后即时归档

文

书

档

案

行政管理档案

即时归档

会议资料档案

即时归档

经营管理档案

每月月底

会计档案

由财务部门保管

人事档案

每月月底

声像、电子档案

即时归档

实物档案

即时归档

4职责

4.1行政人事部档案室是公司档案归口管理机构。

负责档案材料的贮存、利用和开发。

4.2档案室负责人负责组织和管理公司的各类档案，并对公司所属各职能部门的档案形成、积累、整理、归档工作进行监督和指导。

4.3各部门（包括项目部）对本部门所形成的各类档案材料的管理负责，应指定专人按规定对本部门形成或接受的各类应归档的材料进行收集、积累、整理工作,并定期把整理好的材料交给行政人事部归档。

4.4工程技术人员和各类管理人员是档案的形成与利用者，应对自己所形成档案材料的真实性、准确性及完整性和归档的及时性负责，对所利用的档案负保护和保密责任。

4.5对各类文件材料的形成、积累、归档将纳入各部门的管理制度中，纳入有关人员的职责范围。

5程序

5.1档案的归档

5.1.1档案归档及时间要求

5.1.1.1文书档案在产生档案文件材料后及时归档，其中合同、公文在用印时就立即归档。

5.1.1.2科技档案归档范围及时间要求如下:

a）工程设计档案。

设计经理在完成阶段工作后，督促各专业负责人按归档的要求将设计成品以及设计基础资料、会议纪要、往来函电、计算书等入库。

对于设计成品文件（底图），设计部经理在签字确认后，交印制出版。

各项目资料员将印制出版好的设计成品文件留下两份，连同底图一并交部门文员统一归档，其余的文件，由文件控制员负责分发到各文件使用单位。

设计成品文件应成册随印随归，不要将全部卷册完成后一次归档。

对于项目的合同及技术协议、设备采购合同及技术协议等，也可参照上述办法按立卷要求分开归档。

对于项目设计过程中产生的非成品文件，诸如方案说明书、记录、纪要、校审单、合同、标书、协议、传真、电子邮件等，可分别在投标完成回来之后、合同签订之后、初步设计二联会审查结束并修改完成之后、施工图质量大检查完成并修改之后、竣工图完成之后一周内，分步骤整理归档。

与上述文件相对应的电子版文件，应与纸质文件同时归档。

归档的电子版文件应先暂时拷贝在档案部门指定的专用电脑的硬盘上，当该项目的电子版文件均已完全归档后，应由档案室将这些文件分类并刻录到光盘中。

b）采购、施工、工程承包管理档案。

对在设备采购、工程承包过程中所形成或接受的文件、资料，项目负责人应指定专人按文件资料管理的有关规定进行收集、积累、整理、保管。

工程项目竣工后，应将有技术参考价值或凭证作用的文件材料，按规定向档案室归档。

c）制造厂商档案。

在设计及设备采购工作中制造厂商提供的最终图纸、资料，随工程资料一并归档。

d）科研档案。

科技开发，标准图等基础工作的项目负责人按照规定注意积累、整理、保管好各种技术文件材料，在工作结束后向档案室归档。

e）公司工程档案。

项目部应指定专人对项目立项、审批、设计、施工、采购、验收等过程中接受及形成的档案资料进行收集、积累、整理、保管。

工程项目竣工验收活动必须有档案室派人参加，以确保基建资料的完整、准确、系统性，验收后项目主管部门应及时办理归档手续。

g）公司装备档案。

公司为生产、生活外购的设备，应有档案人员参加验收。

对随机的技术文件材料，应进行核对、登记后，立即归档保存。

5.1.1.3会计档案归档时间为每年的会计档案在会计年度终了后归档。

5.1.1.4声像、电子档案归档时间:

在产生后及时归档。

5.1.1.5实物档案归档时间是在取得后立即归档。

5.1.2归档要求

5.1.2.1文书档案归档要求

a）凡公司活动中形成的或收集的经打字行文统一编号盖章的文件材料分别由文件形成单位指定专人作好平时文件材料的积累、分类、组卷工作，并按时向档案室归档。

b）归档文件材料,要按照文件自然形成规律,保持文件之间的历史联系。

c）归档文件材料收集齐全,按照文件形成规律和保存价值,科学合理组卷。

d）凡经统一编号的文件材料，其文件原稿和打印件必须一起归档，正本与副本、主件与附件应一起归档。

e）文件字迹材料必须使用碳素墨水、蓝黑墨水用毛笔或钢笔书写。

严禁使用园珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸起草、审批、修改、打印文件材料。

f）移交要有手续，填写移交目录，一式两份，双方各存一份。

5.1.2.2科技档案归档要求

a）技术文件与图纸要按公司有关规定进行校核、审核签署后，方可归档。

b）归档的技术文件与图纸要编制图纸目录,目录必须与技术文件、图纸相符，完整、正确。

c）图面要清晰美观，不得有无关的字迹、符号，墨水浓度适当，线条颜色要深。

凡因挖空贴补，残破折皱影响晒图质量和不便保管使用的图纸，不得归档。

d）技术文件底稿应用兰黑墨水或黑墨水书写，不得用铅笔、园珠笔书写，字迹清楚，底稿统一，并编上页码，装订成册。

e）凡属归档范围的技术文件与图纸，均按我公司“设计文件编号管理规定”进行编号归档。

需归档复制时应填写“凯迪电力环保有限公司文件图纸入库单”。

f）凡属归档范围的工程设计、设备设计技术文件与图纸，原则上归档三份（二份纸质文件,一份电子文件）。

d）底图入库要成套完整,有目录,编号符合公司标准,图纸幅面符合国家统一标准,无破损,无皱折,无水迹。

A3幅面以上底图轧边。

5.1.2.3声像、电子档案归档要求

a）外购的各种计算机软件，应在到货验收后将磁盘或光盘连同用户手册、操作手册立即归档。

b）外单位提供、赠送的各种软件或技术信息磁盘、光盘，在收到后连同有关使用说明立即归档。

c）公司自行开发、编制的各种软件应连同原程序、使用说明（或用户手册）一起在完工后立即归档。

d）工程设计中记录设计信息的磁盘，在设计完工时由专业负责人连同成品一起归档，重要信息可委托档案室刻录到光盘存贮。

e）国外公司（机构）转让的电子版技术资料由档案室负责光盘存储。

f）各种录音、录像、照片、底片在形成后及时归档。

g）归档时归档人员必须与档案人员办好交接手续，对声像档案必须在实物封套上标明记录时间、地点、人物、制作人、内容简介等内容；对磁盘、光盘应附软件中文的名称及内容目录。

5.1.2.4实物档案归档要求

a）办理、领取、接收实物的部门及人员，在收到实物档案后应立即向档案室办理移交手续，档案管理人员对实物清点后入库保管。

b）对于一些无特别保存价值，体积庞大的纪念品可留在接收部门陈列。

5.1.3档案的更改与补充

5.1.3.1科技档案的更改与补充

a）科技档案的更改与补充需履行审批手续，项目负责人凭项目部有关领导批准签字齐全的“技术档案（底图）修改申请（补充作废）通知单”到档案室办理手续。

b）设计人员对底图的修改尽量利用原底图，修改的内容必须与修改申请通知单相一致，不得超出批准的范围。

c）因设计变更需要重新出图时，修改申请通知单要注明原图作废，新图的图号不变，只在“版次”上注明第几版，以资区别，并在图纸目录备注栏内注明修改日期。

d）因修改而增加的图纸，其图号从这套图的最后一张图的顺序递增，该套图纸目录必须出修改版，将新增加的图纸内容包括进去，同时将原目录撤除。

e）底图已入库尚未晒发或已晒但能如数收回，无论是部份修改还是新增加修改图，可以不注修改标记，图号、版次不变。

f）修改图纸加注修改版次后，其图纸目录内也必需加注相应修改标记，使二者相符，同时图纸目录本身也应是相应的修改版次。

g）底图每修订一次,修订人、校核人、审核人、应在修订栏中逐项签署完整，“修改日期”由修订人填写以便查核。

签署不完整者不得入库。

h）修改底图归档复制后，档案管理人员应凭修改申请通知单立即更换出所保管的蓝图。

对修改量不大的底图，修改人凭修改申请通知单可对档案室保管的蓝图进行完全相同的修改。

项目负责人应向正在使用该图的单位发出修改通知，声明原图作废，并附上修改后的蓝图。

i）根据修改人在修改申请通知单上的注明，作废的底图和蓝图一律收回，经登记后统一销毁，不得留在修改人手中。

5.1.3.2实物档案的更新及处理

a）对营业执照、资质证书，有效期满并取得新的执照或证书时，应将失效文本抽出封存，另放备查。

b）结合保存条件，对于一些已失去保存价值的纪念品，经总经理签定批准，可以进行处理，从档案目录中注销，并做好相应记录。

5.2档案的利用

5.2.1文书档案的利用

a）借阅文书档案需要有关部门负责人签署借阅申请，且只能在规定的范围内借阅。

b）档案管理人员应积极为借阅者提供所需档案,但有权拒绝提供借阅范围以外的档案材料。

5.2.2科技档案的利用

a）本公司办理入职手续的员工均可借阅科技档案资料。

b）从档案室借出档案、资料，应按档案资料目录及编号当面点清。

借出的档案资料，要精心保管，不得在档案上乱写、乱画，不得拆散、撕页和丢失。

档案资料借出后不得转借他人，如转借需到档案室办理转借手续。

借阅者归还档案前，应按档案资料整编号顺序装袋，归还档案室。

c）档案资料借阅一次不能超过五卷，累计卷数不能超过十卷，超过十卷的利用者，如要借阅时，必须把原借出的档案归还后，方可再借。

d）档案资料借阅期限一般为一个月，借阅者应按期归还，如确因工作需要继续使用时，应办理续借手续。

e）底图一律不得查阅。

5.2.3会计档案的利用

会计档案一般不得借出，只能在档案室内查阅。

财务部门查阅属本人业务范围内的档案，可直接向档案室借阅，其余部门必须经财务处领导签发的工作联系单方可向档案室借阅。

5.2.4声像、电子档案的利用与借阅

a）正版基础软件、应用软件一般不借给个人使用，当工作需要安装这类软件，由专管人员借出并进行安装。

b）载有公司档案信息的磁盘、光盘只允许专管人员借用，其他部门及个人一律不得外借。

c）各部门欲借用声、像档案，必须由所属部门负责人签批方可借用。

借取及归还时，双方都应共同清点，以防错乱。

d）借用档案必须注意保管，不得转借。

如有损坏、丢失，借用部门设法修补、复制，否则应予赔偿。

e）借出、归还均应作好记录，包括借用人、保管人等。

5.2.6实物档案的利用

a）公司实物档案一律不对个人借出，公司各部门因经营、生产等工作需要借用时，需经公司主管领导签批后方可借用，使用完毕应及时归还。

b）在借用实物档案时，档案保管人员要做好借用登记记录，并请借用经办人检查无损后签字。

c）在归还实物档案时，档案保管人员应按登记记录检查实物完整、完好性，确认无误后注销借用登记。

d）实物档案在借出期间丢失或损坏，经办人应向签批部门和主管领导报告，档案室将按主管领导意见处理。

5.2.7密级档案的利用

借阅绝、机密的档案资料时，须由本人填写“密级资料借阅申请单”,所在部门负责人签字，公司主管领导批准。

绝密档案资料只能在借阅室查阅，不准借出。

机密档案资料如情况特殊需要借出，限一周归还。

秘密档案资料由本人所在部室负责人签字批准方可借阅，时间不得超过一周。

5.3档案的保存与保护

5.3.1各类档案载体要按其材料性质及用途分别装入具有保护功效的资料袋、盒、夹等内形成保管单位，防止破损,便于保存。

5.3.2各类档案应按类别整齐有序地排列保存于密集架、资料柜内。

磁盘、光盘等电子档案应置放在专门的防磁柜内，密级档案资料应专人专柜保存。

5.3.3档案库房要注意防盗、防火、防光、防尘、防潮、防污染、防有害生物，注意调节适宜的温湿度。

为保证安全,非管理人员不准进入库房。

5.3.4库房管理人员要经常检查各类档案载体字迹变化、发霉、生虫、破损等情况，及时修复破损、变质档案。

对声像电子档案应定期重绕或复录。

5.4档案的鉴定与销毁

5.4.1公司档案鉴定工作由公司领导、部门负责人、专业设计人员和档案管理人员组成鉴定小组，按规定负责鉴定。

对经鉴定为失效档案的资料由档案室负责销毁工作。

5.4.2档案鉴定小组,定期对档案进行鉴定。

5.4.3公司档案保管期限分为永久、长期、短期三种,随着发展的需求，保管期限的调整，由鉴定小组决定。

5.4.4公司档案密级的划分、调整及解密,由档案形成单位提出，公司保密领导小组确定或由公司保密领导小组组织进行。

5.5档案的统计与编研

5.5.1行政人事部档案室应对档案管理基本情况、档案数量、档案利用及其效果进行系统的统计。

5.5.2行政人事部档案室应注重档案材料的二次加工工作，积极组织开展汇编专题资料或编制产品、科研成果、工程总结、文摘和数据手册、用户反应等编研工作，开发档案资料信息资源，为公司经营、设计、管理服务。

5.6奖励与处罚

5.6.1凡在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面做出显著成绩的部门和个人将给予奖励。

5.6.2凡有下列行为之一的，根据情节轻重，公司给予批评、行政处分；造成损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

a）损毁、丢失公司档案的；

b）擅自提供、抄录、公布销毁公司档案的；

c）涂改、伪造公司档案的；

d）私自出卖、倒卖公司档案的；

e）不按规定归档或者不按期归档的；

f）档案工作人员玩忽职守造成公司档案损失的。