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平行公文范例
篇一:
公文写作范例大全.doc
常见公文写作格式与范文
公文格式(函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之一
函的写作格式
一、函的概念
函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
函作为公文中惟一的一种平行文种,其适用的范围相当广泛。
在行文方向上,不仅可以在平行机关之间行文,而且可以在不相隶属的机关之间行文,其中包括上级机关或者下级机关行文。
在适用的内容方面,它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外,也可以向有关主管部门请求批准事项,向上级机关询问具体事项,还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项,以及上级机关催办下级机关有关事宜,如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。
此外,函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。
不过这种情况并不多见。
二、函的特点
(一)沟通性。
函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题,起着沟通作用,充分显示平行文种的功能,这是其他公文所不具备的特点。
(二)灵活性。
表现在两个方面:
一是行文关系灵活。
函是平行公文,但是它除了平行行文外,还可以向上行文或向下行文,没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。
二是格式灵活,除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外,其他一般函,比较灵活自便,也可以按照
公文的格式及行文要求办。
可以有文头版,也可以没有文头版,不编发文字号,甚至可以不拟标题。
(三)单一性。
函的主体内容应该具备单一性的特点,一份函只宜写一件事项。
三、函的分类。
(一)按性质分,可以分为公函和便函两种。
公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理。
便函不属于正式公文,没有公文格式要求,甚至可以不要标题,不用发文字号,只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。
(二)按发文目的分。
函可以分为发函和复函两种。
发函即主动提出了公事事项所发出的函。
复函则是为回复对方所发出的函。
(三)另外,从内容和用途上,还可以分为洽事宜函,通知事宜函,催办事宜函,邀请函、请示答复事宜函,转办函,催办函,报送材料函等等。
四、函的结构、内容和写法
由于函的类别较多,从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。
主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。
公函由首部、正文和尾部三部分组成。
其各部分的格式、内容和写法要求如下:
(一)首部。
主要包括标题、主送机关两个项目内容。
1、标题。
2、主送机关。
(二)正文。
其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
(三)结尾。
一般用礼貌性语言向对方提出希望。
或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。
(四)结语。
通常应根据函询、函告、函或函复的事项,选择运用不同的结束语。
如“特此函询()”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。
有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。
(五)结尾落款。
一般包括署名和成文时间两项内容。
署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。
五、撰写函件应注意的问题
函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。
无论是平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。
至于复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。
其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。
像对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等活动的正常进行。
例文通知事宜函
国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函
国办函[1993]2号
国家计委、经贸办
、农业部、业部、经贸部、纺织部、技术监督局:
为进一步发展我国羊毛生产,搞活羊毛流通,提高羊毛质量,根据国务院领导同志的批示,现就有关问题通知如下:
一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。
(略)
二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。
(略)
三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。
(略)
四、为了促进国内养羊业的发展,支持纺织工业生产和扩大出口创汇。
(略)上述有关政策,请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实,执行中的问题,由国家计委和经贸办协调,并督促落实。
国务院办公厅(盖章)
一九九三年一月三日
公文格式(函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之二
《通知》写作要点
通知是下行文,要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。
通知讲究时效性,是告知立即办理、执行或周知的事项。
一、标题:
制发机关+事由+通知。
二、正文:
㈠通知前言:
即制发通知的理由、目的、依据。
例如“为了解决×××的问题,经×××批准,现将×××,具体规定通知如下。
㈡通知主体:
写出通知事项,分条列项,条目分明。
三、结尾:
三种写法:
㈠意尽言止,不单写结束语。
㈡在前言和主体之间,如未用“特作如下通知”作为过渡语,结尾可用“特此通知”结尾。
㈢再次明确主题的段落描写。
通知格式:
(指示性通知)
北京积水潭医院关于××××××的通知
各科室:
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
北京积水潭医院
二○○五年三月十日
例文(指示性通知)
国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知国发(1996)×号
各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构:
改革开放以来,我国证券交易市场有了很大发展,证券交易规模不断扩大,证券交易印花税也有了较大幅度的增长。
为进一步规范证券交易市场,妥善处理中央与地方的合配比例,增强中央宏观调控能力,国务院决定,自1997年1日1日起,将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%,调整为中央80%、地方20%。
有关地区和部门要从全局出发,继续做好证券交易印花税的征收管理工作,进一步促进我国证券市场的健康发展。
中华人民共和国国务院一九九六年十二月十六日
通知格式:
(会议性通知)
关于×××××××××××××××会议的通知各职能处室:
定于×月×日召开××××会。
现将有关事宜通知如下:
会议议题××××××××××××××××××××××××××××。
篇二:
函-平行文
商洽、纪要性公文的函及范例
一、函的含义和特点
(一)函的含义
函是公文中惟一的平行文,行政公文和党的机关公文都把函列为主要文种。
《国家行政机关公文处理办法》对函的功能作如下表述:
适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
《中国共产党机关公文处理条例》对函所下的定义与之相似:
用于机关之间商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准。
理解函的定义时,关键要把握住“不相隶属机关”这一概念。
一个系统内部的平级机关是不相隶属机关,这个容易理解;另外,凡是双方在行政或组织上没有领导与被领导关系、业务上没有指导与被指导关系的,都是不相隶属机关,无需考虑双方的级别大小。
在不相隶属机关之间,级别高的一方不能向级别低的一方发出指挥、指导性公文(个别晓谕性的通知例外),级别低的一方也不需向级别高的一方发出请示和报告。
双方之间如果有事项需要协商或请求批准,都要使用“函”这种平行文体。
除作为平行文种出现之外,函有时也可用于有隶属关系的上下级机关之间。
例如,上级机关向下级机关询问有关情况,用别的文体显然不合适,可以用函,但下级的答复最好用报告。
上级机关向下级机关催办有关事宜,如要求下级机关呈报有关报表或材料时,也可以用函,下级同样要回以报告。
(二)函的特点
1.平等性和沟通性
函主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题,体现着双方平等沟通的关系,这是其他所有的上行文和下行文所不具备的特点。
即使是向有关主管部门请求批准,在双方不是隶属关系的时候,也不能使用请示和批复,只能用函,并且姿态、措辞、口气也跟请示和批复大不相同,也要体现平等性和沟通的特点。
2.灵活性和广泛性
函对发文机关的资格要求很宽松,高层机关、基层单位;党政机关、社会团体、企事业单位,均可发函。
函的内容和格式也比较灵活,而且不限于平行行文,所以运用得十分广泛。
3.单一性和实用性
函的内容必须单纯,一份函只能写一件事项。
函不需要在原则、意义上进行过多的阐述,不重务虚重务实。
(三)函的分类
1.公函与便函
公函是正式的公文,像一般公文一样,有文件头、有发文字号、有标题、有公章,总之,严格按照公文格式撰写制作。
便函不属于正式公文,格式可以比较随意,没有文
件头,没有发文字号,甚至可以没有标题。
但正文之后,要有机关署名、日期和公章。
我们在本章介绍的,主要是作为正式文件的公函。
2.发函和复函
主动制发的函为发函,回复对方来函的函称为复函。
一般情况下,对方发来的是函,回复的也应该是函,但有时可以灵活处理。
譬如前面说过,上级发函向下级询问有关情况,下级回复时用函虽然不为错,但有更合适的文种可选择,那就是答复报告。
再如,对下级机关的请示,上级机关的办公部门(一般与下级机关在级别上是平级的)在接到授权的情况下,可以给以答复,但不能使用批复,只能用函的形式。
3.商洽函、询问函和请批函
按内容和目的分类,函可以分为多种类型。
主要是商洽函、询问和答复函、请批函。
此外,还有通知事项的函、催办事宜的函、转送材料的函等等。
二、函的写法
(一)函的标题、字号和主送机关
1.函的标题
作为正式公文的函,其标题和一般公文的写法一样,由发文机关名称、主要内容(事由)、文种组成。
较完全的写法如《国务院办公厅对国家工商行政管理局关于贯彻〈食用盐加碘消除碘缺乏危害管理条例〉有关问题请示的复函》、《国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函》等。
也可以采用省略发文机关名称的写法,如《关于请求批准××市节约能源中心编制的函》。
2.函的发文字号
公函要有正规的发文字号,写法与一般公文相同,由机关代字、年号、顺序号组成。
大机关的函,可以在发文字号中显示“函”字。
如《国务院公报》201X年第10号同时发表了国务院办公厅以“国办函〔201X〕××号”为发文字号的七篇复函。
3.函的主送机关
函的行文对象一般情况下是明确、单一的,所以多数函的主送机关只有一个。
但有时内容涉及部门多,也有排列多个主送机关的情况,如《国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函》(国办函〔1993〕2号)的主送机关,有七个之多:
“国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局”。
(二)函的正文
1.发函缘由
这是函的开头部分,主要用来说明发函的根据、目的、原因等。
如果是复函,则先引用对方来函的标题、发文字号,然后再交代根据,说明缘由。
这部分结束时,常用一些习用的套语转入下一部分,如“现将有关情况说明如下”、“现就有关问题函复如下”等。
2.事项
这是函的主体部分,有关某项工作展开商洽、有关某一事件提出询问或作出答复、有关事项提请批准等主要内容,都在这一部分予以表达。
3.希望请求
这是结尾部分,向对方提出希望或请求。
或希望对方给予支持和帮助,或希望对方给予合作,或请求对方提供情况,或请求对方给予批准等等。
最后,另起一行以“特此函商”、“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等惯用结语收束。
函的写作要注意用语的分寸,因是平行文,语言要平和礼貌,但要避免阿谀逢迎。
还要注意针对性和时效性。
【范文一】
中国科学院××研究所
致××大学商洽建立全面协作关系的函
××大学:
近年来,我们研究所与贵校在一些科学研究项目上互相支持,取得了令人满意的成绩,建立了良好的协作基础。
为了巩固已取得的成果,取得更大的成就,建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系,特提出如下意见:
一、定期就共同关心的学术问题举行所、校之间的学术讨论与学术交流;共同分析国内外同行的项目动态和发展趋势;互相参加对方组织的学术年会及专家讲学活动;互派专家参加对方的学术组织对科研发展方向、任务和学位、学术论文及重大科研成果的评审工作。
二、根据所、校各自的科研发展方向和特点,对双方共同感兴趣的课题进行协作。
协作形式和办法视课题性质和双方条件,制定单项协议。
三、根据所、校各自人员配备情况,校方在可能条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助,所方为学校学生、研究生的毕业论文提供指导。
校、所双方教学科研人员对等地承担对方一定的教学科研工作,享受同原单位职称相应的待遇。
四、双方每年进行科研计划交流以便掌握方向,协调分工,避免重复。
共商协作项目,使双方有所侧重与分工。
五、双方科研教学所需高、精、尖仪器设备,在可能情况下向对方提供利用,并协助做好测试工作。
双方的附设工厂车间,相互给予科研和实验设备加工的方便。
六、加强图书资料和情报的交流。
以上各项,如蒙同意,建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商,达成协议,以利工作。
特此函达,请即研究函复。
中国科学院××研究所
一九××年×月×日
【范文二】
国务院办公厅关于安徽合肥经济技术开发区的复函
国办函〔201X〕16号
安徽省人民政府:
你省《关于要求批准合肥经济技术开发区为国家级经济技术开发区的请示》(皖政秘〔1999〕138号)收悉。
经国务院领导同意,现函复如下:
一、同意合肥经济技术开发区为国家经济技术开发区,实行现行的国家经济技术开发区的政策。
二、合肥经济技术开发区位于合肥市南郊,东以始信路、耕耘路、清潭路为界,西至合安公路、石门路、高压走廊、锦绣大道、合安公路,南至紫蓬路,北至繁华大道、明珠广场,规划范围总用地985平方公里。
三、合肥经济技术开发区的建设和发展,纳入合肥市经济技术发展总体规划,建设发展资金由你省自筹解决。
四、合肥经济技术开发区要坚持以工业项目为主、吸收外资为主、出口为主和致力于发展高新技术的方针,积极改善投资环境,逐步完善综合服务功能。
五、要加强领导和管理,促进合肥经济技术开发区各项工作的健康发展。
国务院办公厅
二○○○年二月十三日
【范文三】
××大学人事处关于
商洽×××同志调动工作事宜的函
××××制造厂人事处:
我校××学院××系××教研室×××同志,19××年从××工业大学××专业本科毕业,分配到我校任教师以来,工作认真负责,教学、科研都取得了显著成绩,于19××年被聘为讲师。
该同志一人单身在我校工作,家庭的其他成员全部住在你市,其妻×××同志在贵厂工作。
不但夫妻分居两地,且上有体弱多病的母亲,下有不满周岁的儿子需要照顾。
根据该同志多次申请,经我校领导研究,为解决×××同志夫妻两地分居并照顾家庭存在的特殊困难,我校同意该同志调往贵厂工作的要求。
现特致函与你们商洽,并请尽快函复。
若贵厂同意考虑×××同志的这一要求,接到你们复函后我们即将该同志的档案寄给你们审查。
××大学人事处
一九××年×月×日
【病文分析】
公函
××大学校长办公室:
首先,我们以××省财经学校的名义,向贵校致以亲切的问候。
我们以崇敬和迫切的心情,冒昧地请求贵校帮助解决我校当前面临的一个难题。
事情是这样的:
最近,我们经与某某学院磋商,决定派×位老师到该院进修学习。
只因该院恢复不久,在“文革”中大部分房屋遭到破坏,至今未能修盖完毕,以致本院职工的住房和学生的宿舍及教室破旧拥挤。
我校几位进修教师的住宿问题,虽几经协商,仍得不到解决。
然而举国上下,齐头并进,培养人才,时不我待,我校几位教师出省进修学习机会难得,时间紧迫,任务繁重,要使他们有效地学习,则住宿问题是亟待解决的。
为此,我们在进退维谷的情况下,情急生智,深晓贵校府高庭阔,物实人齐,且具有宽大为怀,救人之危的美德。
于是,我们抱着一线希望,与贵校商洽,能否为我校进修教师的住宿问题提供方便条件。
但不知贵校是否有其他困难,如有另外的要求和条件,我校则尽力相助。
若贵校对于住宿一事能够解决,我校进修教师在住宿期间可为贵校教学事务做些义务工作,如辅导和批改作业等,这样可以从中相得益彰。
我们以校方的名义向贵校表示深深的恩谢。
以上区区小事,不值得惊搅贵校,实为无奈,望谅解。
并希望尽快得到贵校的答复。
此致
敬礼
××省财经学校(公章)
一九××年×月×日
这篇公函存在以下几个方面的问题:
1.格式不正规
首先是标题不规范。
作为正式的公文,应该采用公文标题的常规格式,只用“公函”二字作标题,显然不合要求。
其次是结语不规范。
此函用一般书信的祝颂语作结语,消解了公文的特色,有些不伦不类。
2.请求近乎无理
发函单位为解决自己进修教师的住宿问题,竟要求与此事无关的第三方帮助解决困难,这要求近乎无理。
合作总是要在互利互惠的前提下才能得以实现的,请求帮助也要在合情合理的情况下才能提出,此函仅以帮助辅导、批改作业作为交换条件(他们的教师其实并没有为对方做辅导和批改作业的资格),其他真正能作为对等交换的条件完全没有,其结果可想而知。
3.语言不得体、不准确
此函的语言有较多问题。
一是没有公文语言的严谨性与简洁性,有些话近乎口语,如“事情是这样的”、“希望尽快得到贵校的答复”等。
二是有些语言分寸失当,有献媚之嫌,如“深晓贵校府高庭阔,物实人齐,且具有宽大为怀,救人之危的美德”。
三是用词不当,如“宽大为怀”,应是旧时惩处时的用语,“救人之危”的说法也有些过份。
最不应该的是居然要和对方“相得益彰”。
还有“我们以校方的名义”一句话,让人莫名其妙:
难道这函不是以校方名义发出的吗?
以上种种问题使得这篇公函几乎没有达到目的的可能,应从中汲取失败的教训。
篇三:
公文写作格式与范例大全
常见公文写作格式与范文
公文格式(函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之一
函的写作格式
一、函的概念
函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
函作为公文中惟一的一种平行文种,其适用的范围相当广泛。
在行文方向上,不仅可以在平行机关之间行文,而且可以在不相隶属的机关之间行文,其中包括上级机关或者下级机关行文。
在适用的内容方面,它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外,也可以向有关主管部门请求批准事项,向上级机关询问具体事项,还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项,以及上级机关催办下级机关有关事宜,如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。
此外,函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。
不过这种情况并不多见。
二、函的特点
(一)沟通性。
函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题,起着沟通作用,充分显示平行文种的功能,这是其他公文所不具备的特点。
(二)灵活性。
表现在两个方面:
一是行文关系灵活。
函是平行公文,但是它除了平行行文外,还可以向上行文或向下行文,没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。
二是格式灵活,除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外,其他一般函,比较灵活自便,也可以按照公文的格式及行文要求办。
可以有文头版,也可以没有文头版,不编发文字号,甚至可以不拟标题。
(三)单一性。
函的主体内容应该具备单一性的特点,一份函只宜写一件事项。
三、函的分类。
(一)按性质分,可以分为公函和便函两种。
公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理。
便函不属于正式公文,没有公文格式要求,甚至可以不要标题,不用发文字号,只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。
(二)按发文目的分。
函可以分为发函和复函两种。
发函即主动提出了公事事项所发出的函。
复函则是为回复对方所发出的函。
(三)另外,从内容和用途上,还可以分为洽事宜函,通知事宜函,催办事宜函,邀请函、请示答复事宜函,转办函,催办函,报送材料函等等。
四、函的结构、内容和写法
由于函的类别较多,从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。
主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。
公函由首部、正文和尾部三部分组成。
其各部分的格式、内容和写法要求如下:
(一)首部。
主要包括标题、主送机关两个项目内容。
1、标题。
2、主送机关。
(二)正文。
其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
(三)结尾。
一般用礼貌性语言向对方提出希望。
或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。
(四)结语。
通常应根据函询、函告、函或函复的事项,选择运用不同的结束语。
如“特此函询()”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。
有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。
(五)结尾落款。
一般包括署名和成文时间两项内容。
署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。
五、撰写函件应注意的问题
函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。
无论是平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。
至于复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。
其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。
像对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等活动的正常进行。
例文通知事宜函
国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函
国办函[1993]2号
国家计委、经贸办、农业部、业部、经贸部、纺织部、技术监督局:
为进一步发展我国羊毛生产,搞活羊毛流通,提高羊毛质量,根据国务院领导同志的批示,现就有关问题通知如下:
一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。
(略)
二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。
(略)
三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。
(略)
四、为了促进国内养羊业的发展,支持纺织工业生产和扩大出口创汇。
(略)
上述有关政策,请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实,执行中的问题,由国家计委和经贸办协调,并督促落实。
国务院办公厅(盖章)
一九九三年一月三日
公文格式(函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之二
《通知》写作要点
通知是下行文,要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。
通知讲究时效性,是告知立即办理、执行或周知的事项。
一、标题:
制发机关+事由+通知。
二、正文:
㈠通知前言:
即制发通知的理由、目的、依据。
例如“为了解决×××的问题,经×××批准,现将×××,具体规定通知如下。
㈡通知主体:
写出通知事项,分条列项,条目分明。
三、结尾:
三种写法:
㈠意尽言止,不单写结束语。
㈡在前言和主体之间,如未用“特作如下通知”作为过渡语,结尾可用“特此通知”结尾。
㈢再次明确主题的段落描写。
通知格式:
(指示性通知)
北京积水潭医院关于××××××的通知
篇四:
公文写作格式--平行文(函)
中国科学院石油化工研究所
中科院发〔201X〕3号
中国科学院石油化工研究所关于建立全面协作关系的函常州大学:
近年来,我所与贵校双方在一些科学研究项目上互相支持,取得了一定的成绩,建立了良好的协作基础。
为了巩固成果,建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系,特提出如下意见:
一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。
二、根据所、校各自的科研发展方向和特点,对双方共同感兴趣的课题进行协作。
三、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备,在可能的条件下,予对方提供利用。
以上各项,如蒙同意
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