会展项目策划与管理.docx
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会展项目策划与管理
会展项目策划与管理
篇一:
第四章会展项目计划与控制管理
第四章会展项目计划与控制
第一节认识会展项目计划
【案例资料】
首届××博览会项目计划
第一阶段
时间:
20XX年10月底前
主要工作内容:
成立筹展机构、落实经费。
第二阶段
时间:
20XX年11月底前
主要工作内容:
1.完善展览设计方案;
2.国内外展销企业招展;
3.预订参展人员住宿;
4.制定各项工作方案。
第三阶段
时间:
20XX年12月上旬至展会开幕
主要工作内容:
1.完成展位施工制作及布展;
2.落实参会人员名单;
3.落实参加各项重要活动人员名单;
4.展会期间的有关工作。
【工作任务】
工作任务一:
讨论会展项目计划编制的作用。
工作任务二:
熟悉会展项目计划编制程序,列出某会展项目计划工作编制程序。
【知识点】
一、会展项目计划含义
古语云:
谋定而动。
“谋”就是做计划,也就是做任何事情之前,都要先计划清楚。
项目管理泰斗科兹纳更是一针见血:
不做计划的好处,就是不用成天煎熬的监控计划的执行情况,直接面临突入其来的失败与痛苦。
可见项目计划在项目管理中的重要性。
会展活动是一个十分错综复杂的庞大系统,曾经有会展专家统计,一次展览会是由大大小小3600多项事件构成。
因此,无论小型的会展项目,还是大型的世博会,虽然涉及人力、物力、财力是不同的,但所涉及考虑的细节问题都非常繁多,都需要在活动开始之前就制定好详细可行的执行计划,用计划来指导和规范项目团队的工作,同时,利用计划可以检查和监督各部门各工作人员的工作,确保会展项目在预定事件得以顺利圆满的完成,达到预
期的项目目标。
会展项目计划是会展项目未来行动过程的预定路线,即根据项目策划所选定的会展项目主题,确定会展项目所要完成的目标,并依次来制定实现这些目标的资源、进度、成本等的安排。
如图4-1会展项目目标及会展项目计划工作的层次性所示,会展项目是一个系统工程,会展项目计划位于项目批准之后,项目实施之前。
而作为项目管理的一个职能,它贯穿于会展项目生命周期的全过程。
【案例】20XX年西安世界园艺博览会作为特大型国际性活动管理的阶段划分
1、概念性阶段:
包括论证、评估,申办、审批等方面工作。
2、实施阶段:
包括各种策划、方案、计划的制定,和建设、招展、招商、预先揽客、融资、运营组织建立、人员配备等方面工作的实施。
3、运营阶段:
包括开闭园期间的园区营业,提供最终服务和产品。
4、结束阶段:
园区闭园收尾,资源、资产清理,决算,审计,总结,后评价等。
运营计划体系的建立需要经过以下相互关联、次第深入的四个阶段:
1、运营战略(世园会总体规划的运营部分,对运营提出总体的构想和要求。
)。
2、基本计划(运营工作纲要,即实施战略,是对运营战略的深化和细化。
根据运营
战略确认运营的目标、主要任务、基本要求和工作重点,是实施计划的关键依据)。
3、实施计划(运营实施计划,主要确认各运营职能及任务的实施方案和推进计划,是操作手册的前提)。
4、操作规范(运营操作手册,规定各项具体工作的工作流程和作业规范)。
因此,可以看出,会展项目计划主要是解决“5个w”的问题。
如图4-2会展项目计划的“5个w”所示。
其中:
(1)what(何事)——会展项目目标
会展项目要实现什么样的目标,以目标来指导会展项目组成员的工作任务。
(2)How(如何)——工作分解结构图
如何完成任务?
可通过工作分解结构(workbreakdownstructure,简称wBS),将会展项目分解为个体的工作任务,是项目组必须完成的各项工作清单。
(3)who(何人)——人员使用计划
确定承担工作分解结构中每项工作的具体人员。
(4)when(何时)——项目进度计划
确定各项工作的总需时以及开始和结束时间,确定各项工作所需的资源。
(5)Howmuch(多少)——项目费用预算
确定各项工作的经费预算及项目总预算。
例如,某会展公司“20XX第六届汽车用品展”项目组在开始工作之初,首先根据策划方案编制好项目范围计划、进度计划、资源计划,项目组各部门再根据这些计划下达的任务图4-2会展项目计划的“5个w”何事如何何人何时多少
和完成的时间,在规定的预算内编制出各部门的详细工作计划,之后,各部门工作人员在部门工作计划指导下开展各自的工作,整个工作安排有条不紊。
二、会展项目计划的形式
会展项目计划是一个前后相继的计划体系,它随着项目的进展而不断得到细化、具体化,同时又不断地得到修改和调整。
这个计划体系包括概念性计划、详细计划、滚动计划。
1、概念性计划
通常称为自上而下的计划,概念性计划的任务是确定初步的工作分解结构(wBS)图,并由此规定会展项目的整体轮廓和战略方向。
2、详细计划
通常称为自下而上的计划。
其任务是制定详细的工作分解结构(wBS)。
详细计划提供会展项目的详细范围、具体工作任务、执行工作任务的步骤、时间进度安排、资源等。
3、滚动计划
滚动计划是用滚动的方法对可以预见的将来逐步制定详细的工作计划。
随着项目的不断推进,需要分阶段地重估自上而下计划制定过程中所制定的进度的预算。
因此,需要在已编计划的基础上,每经过一个阶段(如以月、季度为单位),根据会展项目环境的变化等因素对原计划进行滚动调整。
三、会展项目计划编制的作用
1、明确会展项目目标
会展项目计划可以清晰地反映会展项目的总目标和各阶段的目标,并使项目团队清楚理解项目目标。
2、明确各项任务
根据会展项目的总目标确定的工作分解结构,可以确定会展项目的各项任务,不遗漏主要任务。
3、合理分配资源
会展项目计划可以确定各项任务所需资源(人力、无力、财力),通过工作细分讲资源分配到最合适的地方。
4、明确工作职责,调动成员工作积极性
根据会展项目计划的工作分解,可以确定需要由哪些人员组成什么样的部门来完成这项工作,使得项目成员提早明确自身工作职责,并且,有一部分项目的各项工作实际实施者也会参与到计划制定中,由于项目成员参与了项目计划的制定,就能调动他们的工作积极性,
使其更主动地完成他们各自的任务。
5、实现对项目有效的监控、跟踪及控制
在会展项目实施过程中,由于环境因素或人为因素的影响,项目进展需要以项目计划为基础和依据,保证会展项目运行部脱离项目目标,保证各项任务准时保质的完成。
四、会展项目计划编制程序
一般地,会展项目计划的编制遵循如下程序:
1、确定会展项目目标
2、项目工作分解
3、工作排序
4、确定各工作任务完成时间
5、编制项目的进度计划
6、项目工作责任分配
7、项目成本预算
8、汇总计划并最终确定计划
五、会展项目计划书及内容
会展项目计划书是项目计划的交付性成果。
包括一般内容和辅助资料两部分:
1、一般内容:
(1)项目许可证和项目章程。
正式承认项目的存在并对项目提供一个概览。
(2)采取的项目管理方法。
包括管理目标、项目控制措施等内容。
(3)项目范围说明。
包括项目可交付成果和项目目标。
(4)项目工作分解(wBS)。
(5)项目开始时间及进度。
(6)责任分解与费用估算。
(7)主要里程碑和评估制度。
(8)人员安排计划。
(9)业绩考核和评估制度。
(10)项目主要风险。
2、辅助资料:
(1)项目各具体计划未考虑的事项。
篇二:
会展策划与管理_复习题
《会展策划与管理》复习题(专科)
一、名词解释
1.会展
会展是会议、展览、展销等集体活动的简称,是指在一定地域空间内,由多个人集聚在一起形成的,定期或不定期的,制度或非制度的集体性和平活动。
2、会展营销主体
包括政府、会展企业、参展商和媒体、包括交通、通信、银行、餐饮、酒店、旅游、广告、策划甚至是会计事务所和律师事务所等中介机构。
3、参展商
参展商是受会展组织者邀请,通过签订参展协议书等方式,于特定时间在展出场所展示产品或者服务的主体。
4、会展文案
会展文案又称为会展文书,是围绕会议或者展览而产生的各种书面文字材料的总称。
5、会展危机
会展业在发展过程中面临的诸如财务问题、人才问题、突发情况等,都属于会展危机。
6、会展品牌
会展品牌是能使一个会展与其他会展相区别的某种特定的标志,是具有一定规模,能代表这个行业内的发展动态,能反映这个行业的发展趋势,能对该行业有指导意义并具有较强影响力的会展。
7、UFi认证
国际展览联盟认证,它是迄今为止世界展览业最重要的国际性组织。
8、节事活动
专指各种节日和盛事的庆祝和举办成为核心吸引力的一种旅游形式。
9、会展服务要素
会展服务的要素:
参展商、会展组织者、会展场馆、观众等。
10、会展旅游
指借助举办各种类型的会议、展览会、博览会、交易会、招商会、文化体育、科技交流等活动,吸引游客前来洽谈贸易、信息沟通和文化交流,同时带动交通、旅游、商贸等多项相关产业发展的一种旅游活动。
11、会展策划
会展企业根据收集和掌握的信息,对会展项目的立项、方案实施、品牌树立和推广、会展相关活动的开展、会展营销及会展管理进行总体部署和具有前瞻性规划地活动。
12、主办者
主办者是具有规定的资格并策划发起展会的各种机构
13、展览会招展文案
展览会招展方案是对招展工作的总体规划,是在招展策划的基础上,为展位营销而制定的具体执行方案
14、办展机构
办展机构是指负责展会的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位。
办展机构可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。
二、单项选择
2.世界近代工业展览会的开端是(B)
a.1851年,英国伦敦举办的“万国工业大展览会”
B.1798年,在法国举办的工业产品大众展
c.1942年,迁川工厂出品展览会
d.1909年,武汉劝业会
3.以下哪个属于会展活动的基本形式(c)
a.榷场
B.集市
c.奥运会
d.墟
3.下列说法错误的是(d)
a.展览会是欧洲兴起的近代展览的形式,主要历史原因还是欧洲的工业革命
B.博览会是规模大、内容广泛、展出者和参观者众多的展览会
c.会展的起源可以追溯到集市
d.会展起源于欧洲,展览会是它早期的一种形式
4.被誉为世界博览会之母的是(c)
a.新加坡
B.法国巴黎
c.德国莱比锡
d.希腊雅典
5.品牌推荐会的特点是(d)
(1)规模较小、会期较短
(2)与会者分邀约非邀约两种
(3)目的仅限于品牌推广或新品发布
(4)照顾周全,气氛温馨,重在提供更多的空间
a.
(1)
(2)(3)B.
(2)(3)(4)
c.
(1)
(2)(4)d.
(1)(3)(4)
6.在展览设施方面,(c)称得上是世界“头号会展强国”
a.美国B.英国c.德国d.中国
7.自1988年北京国际印刷技术展览会展览会通过UFi认证至今,中国已有60多个展览会通过UFi认证,数量位居世界第(d)位
a.1B.2c.3d.4
8.在会展策划中,常用的施工图制作软件是(B)
a.PhotoshopB.autocadc.indesignd.Flash
9.适用于大型户外广告展示的方式是(B)
a.易拉宝B.喷绘c.快印d.写真
10.(B)是成功举办一个会展项目的核心环节。
a.宣传工作B.营销工作c.赞助工作d.定价工作
11.下列哪项不属于德国知名的会展城市(d)
a慕尼黑B法兰克福c杜塞尔多夫d奥兰多
12.会展立项可行性分析的第一步是(c)
a会展项目生命力分析
B财务分析
c市场环境分析
d风险预测
13.下列哪些不属于Vi策划设计必须把握的基本原则(d)
a同一性B差异性c文化性d独立性
14.曾被形容为“超级管家”似物业服务的展览会是(c)
a昆明世界园艺博览会B北京奥运会c上海世博会d成都西博会
15.(a)是策划书的开篇稿,主要阐述此次招商策划的目的、主要构思、策划的主体层次等。
a序言B绪言c前言d编者按
16.作为会展业的重要组成部分,(c)在提升城市形象、促进市政建设、创造经济效益等方面具有特殊的作用。
a旅游B城市规划c大型会议d酒店服务
17.下列哪项属于特大型节事活动(a)
a世界杯B西班牙斗牛节cF1赛车d摩纳哥游艇节18.20XX年7月乌克兰国际航展空难现象属于(c)
a人才危机B信用危机c安全危机d财务危机
19.会议预算要从实际出发,预算会议所需的交通费用、餐宿费、场地租用费、会议资料等一些固定支出,通常要遵照“(d)”的会议原则操作。
a团结、求实B求实、创新c低成本d节约、高效
20.艺术品拍卖会上预设了保留价的商品在未达到保留价时(B)
a拍卖师可以落锤
B拍卖师不可以落锤
c征求竞买人意见
d征求管理人员意见
16.下列哪个不属于会展市场主体(d)
a会展组织者B参展商c观展者d会展营销者
17.下列说法错误的是(d)
a备展期间办展方和参展商是服务与被服务的关系
B备展期间办展方和参展商是管理和被管理的关系
c办展方在备展期间有为参展商提供合同范围内服务项目的义务
d办展方在备展期间没有行使管理职能的权力
18.(c)于1925年在意大利米兰成立,并将总部设在法国巴黎,其核心任务是对国际性展会进行权威认证。
aBPaworldwideBVicUFidBi
19.下列哪项错误(c)
a奢侈品是相对概念
B其价值被广泛认可
c可以长期供给
d价格弹性、收入弹性都较高
20.“捐款门”、“水源门”、“抵制门”等事件的发生说明(c)是危机事件的“助燃剂”。
a危机控制B危机预警c网络媒体的信息传播、转载d不守诚信
21.亚洲会展业发展排名第一的国家是(d)
a中国B韩国c日本d新加坡
22.由农民(包括渔民、牧民等)以及其他小生产者为交换产品而自然形成的市场,我们称之为(c)
a庙会B展览会c集市d博览会
23.丰富会展信息、扩展展会的展示功能、强化展会发布、延生展会贸易、吸引潜在参展企业和观众、提升展会档次和扩大展会影响、活跃展会气氛是(d)的七大功能。
a会展B展台布置c场馆建设d会展相关活动
24.会展项目可行性分析研究是指在会展投资决策之前,对拟建项目进行全面的(c)分析论证,并对其作出可行或者不可行明确评价的一种科学方法。
a理论B实践c技术经济d预期效益
25.具有规定的资格并策划发起展会的各种机构称为(a)
a主办者B参展商c观展者d承办者
26.下列哪个不属于会展市场主体(d)
a会展组织者B参展商c观展者d会展营销者
27.下列说法错误的是(d)
a备展期间办展方和参展商是服务与被服务的关系
B备展期间办展方和参展商是管理和被管理的关系
c办展方在备展期间有为参展商提供合同范围内服务项目的义务
d办展方在备展期间没有行使管理职能的权力
28.(c)于1925年在意大利米兰成立,并将总部设在法国巴黎,其核心任务是对国际性展会进行权威认证。
aBPaworldwideBVicUFidBi
29..下列哪项错误(c)
a奢侈品是相对概念
B其价值被广泛认可
c可以长期供给
d价格弹性、收入弹性都较高
30.“捐款门”、“水源门”、“抵制门”等事件的发生说明(c)是危机事件的“助燃剂”。
a危机控制B危机预警c网络媒体的信息传播、转载d不守诚信
三、多项选择
1.会展的功能有(aBcd)
a带动相关产业发展
B提升区域整体形象
c整合营销功能
d集聚功能
2.会展相关活动的原则(aBd)
a有助于吸引目标客户群
B要尽量切合展会的主题
c要尽量迎合观众的心理
d要有助于提高展会效果
3.会议策划的意义在于(aBd)
a提供会议决策方案
B保证会议活动的经济效益
c为会议决策提供科学依据
d塑造会议品牌形象
4.下列属于展会营销文案的是(ad)
a招展文案B参展手册c展会评估总结文案d观众邀请函5.下列属于顶级奢侈品的是(cd)
aLV的包包B香奈儿的香水c飞机d游艇
6.下列属于我国的一级会展中心城市的是(ad)
a北京B成都c深圳d广州
7.下列哪些属于会展项目可行性研究的内容(aBcd)
a市场环境
B会展项目生命力分析
c会展执行方案分析
d会展项目财务分析
8.会展活动主办者主要包括(aBcd)
a政府部门B行业协会c公司d企业
9.下列哪些属于Keller所提出来的分析品牌个性的六个维度之一(aBcd)
acreative(创意)
Bcollaborative(合作)
cPassionate(热情)
dagile(敏捷)
10.大型会展活动的保洁服务特点有(aBd)
a服务时间长、劳动强度大
篇三:
第四章_会展项目计划与控制管理
第四章会展项目计划与控制
第一节认识会展项目计划
【案例资料】
首届××博览会项目计划
第一阶段
时间:
20XX年10月底前
主要工作内容:
成立筹展机构、落实经费。
第二阶段
时间:
20XX年11月底前
主要工作内容:
1.完善展览设计方案;
2.国内外展销企业招展;
3.预订参展人员住宿;
4.制定各项工作方案。
第三阶段
时间:
20XX年12月上旬至展会开幕
主要工作内容:
1.完成展位施工制作及布展;
2.落实参会人员名单;
3.落实参加各项重要活动人员名单;
4.展会期间的有关工作。
【工作任务】
工作任务一:
讨论会展项目计划编制的作用。
工作任务二:
熟悉会展项目计划编制程序,列出某会展项目计划工作编制程序。
【知识点】
一、会展项目计划含义
古语云:
谋定而动。
“谋”就是做计划,也就是做任何事情之前,都要先计划清楚。
项目管理泰斗科兹纳更是一针见血:
不做计划的好处,就是不用成天煎熬的监控计划的执行情况,直接面临突入其来的失败与痛苦。
可见项目计划在项目管理中的重要性。
会展活动是一个十分错综复杂的庞大系统,曾经有会展专家统计,一次展览会是由大大小小3600多项事件构成。
因此,无论小型的会展项目,还是大型的世博会,虽然涉及人力、物力、财力是不同的,但所涉及考虑的细节问题都非常繁多,都需要在活动开始之前就制定好详细可行的执行计划,用计划来指导和规范项目团队的工作,同时,利用计划可以检查和监督各部门各工作人员的工作,确保会展项目在预定事件得以顺利圆满的完成,达到预
期的项目目标。
会展项目计划是会展项目未来行动过程的预定路线,即根据项目策划所选定的会展项目主题,确定会展项目所要完成的目标,并依次来制定实现这些目标的资源、进度、成本等的安排。
如图4-1会展项目目标及会展项目计划工作的层次性所示,会展项目是一个系统工程,会展项目计划位于项目批准之后,项目实施之前。
而作为项目管理的一个职能,它贯穿于会展项目生命周期的全过程。
【案例】20XX年西安世界园艺博览会作为特大型国际性活动管理的阶段划分
1、概念性阶段:
包括论证、评估,申办、审批等方面工作。
2、实施阶段:
包括各种策划、方案、计划的制定,和建设、招展、招商、预先揽客、融资、运营组织建立、人员配备等方面工作的实施。
3、运营阶段:
包括开闭园期间的园区营业,提供最终服务和产品。
4、结束阶段:
园区闭园收尾,资源、资产清理,决算,审计,总结,后评价等。
运营计划体系的建立需要经过以下相互关联、次第深入的四个阶段:
1、运营战略(世园会总体规划的运营部分,对运营提出总体的构想和要求。
)。
2、基本计划(运营工作纲要,即实施战略,是对运营战略的深化和细化。
根据运营
战略确认运营的目标、主要任务、基本要求和工作重点,是实施计划的关键依据)。
3、实施计划(运营实施计划,主要确认各运营职能及任务的实施方案和推进计划,是操作手册的前提)。
4、操作规范(运营操作手册,规定各项具体工作的工作流程和作业规范)。
因此,可以看出,会展项目计划主要是解决“5个w”的问题。
如图4-2会展项目计划的“5个w”所示。
其中:
(1)what(何事)——会展项目目标
会展项目要实现什么样的目标,以目标来指导会展项目组成员的工作任务。
(2)How(如何)——工作分解结构图
如何完成任务?
可通过工作分解结构(workbreakdownstructure,简称wBS),将会展项目分解为个体的工作任务,是项目组必须完成的各项工作清单。
(3)who(何人)——人员使用计划
确定承担工作分解结构中每项工作的具体人员。
(4)when(何时)——项目进度计划
确定各项工作的总需时以及开始和结束时间,确定各项工作所需的资源。
(5)Howmuch(多少)——项目费用预算
确定各项工作的经费预算及项目总预算。
例如,某会展公司“20XX第六届汽车用品展”项目组在开始工作之初,首先根据策划方案编制好项目范围计划、进度计划、资源计划,项目组各部门再根据这些计划下达的任务图4-2会展项目计划的“5个w”何事如何何人何时多少
和完成的时间,在规定的预算内编制出各部门的详细工作计划,之后,各部门工作人员在部门工作计划指导下开展各自的工作,整个工作安排有条不紊。
二、会展项目计划的形式
会展项目计划是一个前后相继的计划体系,它随着项目的进展而不断得到细化、具体化,同时又不断地得到修改和调整。
这个计划体系包括概念性计划、详细计划、滚动计划。
1、概念性计划
通常称为自上而下的计划,概念性计划的任务是确定初步的工作分解结构(wBS)图,并由此规定会展项目的整体轮廓和战略方向。
2、详细计划
通常称为自下而上的计划。
其任务是制定详细的工作分解结构(wBS)。
详细计划提供会展项目的详细范围、具体工作任务、执行工作任务的步骤、时间进度安排、资源等。
3、滚动计划
滚动计划是用滚动的方法对可以预见的将来逐步制定详细的工作计划。
随着项目的不断推进,需要分阶段地重估自上而下计划制定过程中所制定的进度的预算。
因此,需要在已编计划的基础上,每经过一个阶段(如以月、季度为单位),根据会展项目环境的变化等因素对原计划进行滚动调整。
三、会展项目计划编制的作用
1、明确会展项目目标
会展项目计划可以清晰地反映会展项目的总目标和各阶段的目标,并使项目团队清楚理解项目目标。
2、明确各项任务
根据会展项目的总目标确定的工作分解结构,可以确定会展项目的各项任务,不遗漏主要任务。
3、合理分配资源
会展项目计划可以确定各项任务所需资源(人力、无力、财力),通过工作细分讲资源分配到最合适的地方。
4、明确工作职责,调动成员工作积极性
根据会展项目计划的工作分解,可以确定需要由哪些人员组成什么样的部门来完成这项工作,使得项目成员提早明确自身工作职责,并且,有一部分项目的各项工作实际实施者也会参与到计划制定中,由于项目成员参与了项目计划的制定,就能调动他们的工作积极性,
使其更主动地完成他们各自的任务。
5、实现对项目有效的监控、跟踪及控制
在会展项目实施过程中,由于环境因素或人为因素的影响,项目进展需要以项目计划为基础和依据,保证会展项目运行部脱离项目目标,保证各项任务准时保质的完成。
四、会展项目计划编制程序
一般地,会展项目计划的编制遵循如下程序:
1、确定会展项目目标
2、项目工作分解
3、工作排序
4、确定各工作任务完成时间
5、编制项目的进度计划
6、项目工作责任分配
7、项目成本预算
8、汇总计划并最终确定计划
五、会展项目计划书及内容
会展项目计划书是项目计划的交付性成果。
包括一般内容和辅助资料两部分:
1、一般内容:
(1)项目许可证和项目章程。
正式承认项目的存在并对项目提供一个概览。
(2)采取的项目管理方法。
包括管理目标、项目控制措施等内容。
(3)项目范围说明。
包括项目可交付成果和项目目标。
(4)项目工作分解(wBS)。
(5)项目开始时间及进度。
(6)责任分解与费用估算。
(7)主要
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- 会展 项目 策划 管理