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核算员培训教材
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)二00九年八月十日
目录第一章第二章第三章第一节第二节中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)职业道德规范1岗位职责1工作规范1原始凭证的基本要求?
1登记账簿的基本要求?
1第五节第六节往来管理1销售管理1第七节第八节POS机的使用程序?
?
1税务管理1第五章第一节第二节档案管理1档案管理1工作移交1第三节第四节对账的基本要求1结账的基本要求1第四章第一节第二节第三节第四节业务流程管理1业务流程1资金管理1费用管理1资产管理1第六章第七章考核要求1加油站稽核中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)第一章职业道德规范一、认同公司精神及宗旨,践行公司核心经营管理理念。
公司员工要发扬“爱国、创业、求实、奉献”的企业精神,贯彻“诚信、创新、业绩、和谐、安全”的核心经营管理理念,实践“奉献能源,创造和谐”的企业宗旨。
热爱本职,忠于职守,熟练掌握职业技能,自觉履行职业责任,注重工作效率。
保护公司的合法利益。
二、禁止参加与可能导致与公司有利益冲突的活动,主要包括以下方面:
1、公司员工不得私自占有应当属于公司经营活动范围的机会;不准利用公司财产、信息或地位谋取个人利益。
2、公司员工不得在与公司有竞争关系、与公司利益有冲突或有冲突可能的公司、单位以任何身份任职,不准从事与公司有竞争的活动。
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)3、公司员工不得接受可能影响商务决策和有损独立判断的有价馈赠。
也不能允许其亲属或第三人接受该类馈赠。
员工在商务活动中可以交换非现金礼节性纪念品,但不能因此影响业务正常往来。
严禁为商务目的而以任何手段向政府官员提供、给予或承诺给予金钱和其他有价值的物品。
公司员工代表公司购买商品应遵循公司的采购政策,在业务往来中不允许进行贿赂、收取回扣或其他诱惑。
4、公司员工必须遵守公司关于商业秘密保护的有关规定,不准泄露或擅自使用任何与公司相关的保密信息。
5、公司员工及亲属,不得违反章程规定收购公司资产、接受公司所提供的贷款或贷款担保。
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)三、公司员工要忠诚于公司,诚实守信,反对出于任何目的的欺骗、作假行为。
四、公司员工要继承弘扬中国石油优秀的职业道德作风。
保持说老实话、办老实事、做老实人,严格的要求、严密的组织、严肃的态度、严明的纪律的优良传统。
五、公司员工要遵守公司经营业务所在地区的法律、法规、遵守公司上市地有关监管规则的要求。
六、公司员工在经营活动中,要公平对待公司的客户和供应商,赋有管理领导职权的员工,还要公平公正对待所管理领导范围内的所有员工。
在履行职责和对外业务交往中,不得损于公司公平廉洁声誉。
七、公司员工在业务运作中,要严格按照有关规章、制度条款执行,保证公司的各项业务记录准确、清晰。
严格禁止在业务中舞弊,弄虚作假或其他不良行为。
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)八、公司员工在一切经营活动中,应当树立保护公司资产并使公司资产用于合法目的的业务意识,依法保护公司资产,确保有效使用。
九、公司员工有权利和义务向公司监察部报告本人和他人违反国家法律、公司内部管理规定及规范的行为,公司对报告人予以保密,任何人不得打击报复。
十、公司员工要严格遵守本规范。
公司员工违反本规范的任何行为,除依照国家法律、上市公司监管地规则进行处理外,公司监察部,人事部可以根据有关文件规定对其处分直至解除劳动合同。
十一、公司监察部根据公司管理层的授权对公司员工遵守本规范进行监督,公司党群工作部(企业文化部)负责本规范的实施和解释。
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)第二章岗位职责严格遵守加油站规章制度,恪守财务人员职业道德,了解公司的财务制度及相应处理程序,对新的要求认真学习、及时领会,并切实执行。
★负责本站资金、销售收入、应收、预收账款、税务等的管理,负责税务相关证件的办理、验审。
★固定资产和低值易耗品明细账的登记,固定资产增加、报废、调拨、调剂及时登记入,并定期和设备管理员进行对账并签认。
★及时填报各种报表,按规定设置账簿,及时、准确、规范的记账,定期和不定期与分公司财务对账,确保账账、账实、账表相符。
按时送达各项资料并进行交接签认,保证账务处理工作及时进行。
★积极、主动和工商、税务、银行等部门联系、协调、沟通,保证加油站各项工作正常开展。
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)★熟悉本岗位安全防范知识,负责当班货款及时交存,妥善保管本站现金、账册、凭证、单据、发票(增值税发票和普通发票)及相关印章,是本站资金管理的直接责任人。
★编制加油站预算、资金计划,严格执行费用开支管理规定,协助加油站经理控制费用,发现问题,应及时向加油站经理及上级财务部门反映。
及时编制模拟核算表,反映加油站经营成果,为加油站经理提供管理依据。
★协助加油站经理、计量员做好月度、季度、年度盘点工作,准确提供盘点所需财务数据,及时送达盘点表。
★查看POS小票有无顾客签字,交易金额、折扣金额是否正确,检查收款员的操作是否正确。
汇总POS机小票的交易金额、折扣金额,其销售金额必须与当日POS结账金额核对一致。
★完成加油站经理及上级财务部门交办的其他工作。
★协助加油站经理做好往来账款的定期签认工作。
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)第三章第一节工作规范原始凭证的基本要求一、原始凭证的内容★从外单位取得的原始凭证:
接受原始凭证单位的名称、业务内容、数量、单价、金额(大写与小写必须一致)、必须盖有填制单位的公章、开票人姓名、收款人姓名、填制日期。
★从个人取得的原始凭证:
接受原始凭证单位的名称、业务内容、数量、单价、金额(大写与小写必须一致)、必须有填制人员的签名或者盖章、收款人姓名、填制日期。
★自制原始凭证:
原始凭证名称、业务内容、数量、单价、金额(大写与小写必须一致)、必须有填制人员的签名或者盖章、收款人姓名、填制日期。
必须有单位领导人或者指定的人员签名或者盖章。
★对外开出的原始凭证:
接受原始凭证单位的名称、业务内容、数量、单价、金额(大写与小写必须一致)、必须有填制人员的签名或者盖章、收款人姓名、填制日期。
必须加盖本单位公章。
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)二、原始凭证的基本要求凡填有大写和小写金额的原始凭证,大写与小写金额必须相符。
购买实物的原始凭证,必须有验收证明。
支付款项的原始凭证,必须有收款单位和收款人的收款证明。
原始凭证不得涂改、挖补。
发现原始凭证有错误的,应当由开出单位重开或更正,更正处应当加盖开出单位的印章。
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)第二节登记账簿的基本要求一、登记账簿登记账簿,字迹必须清晰、工整;要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写,不得使用圆珠笔或者铅笔书写。
二、登记账簿书写要求阿拉伯数字应当一个一个地写,不得连笔写。
汉字大写数字金额如:
零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等,一律用正楷或者行书体书写,不得用:
0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替,不得任意自造简化字。
大写金额数字到元或角为止的,在“元”或“角”字之后应当写“整”字或“正”字。
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)三、登记账簿的要求★登记账簿时,文字、数字上面要留有适当的空格,不得写满格,一般只占账簿格距的二分之一。
★各种账簿按页次顺序连续登记,不得跳行、隔页。
如果发生跳行、隔页,应当将空行、空页划线注销,或者注明“此行空白”、“此页空白”字样,并由记账人员签名或盖章。
★凡需要结出余额的账户,结出余额后,应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。
没余额的账户,应当在“借或贷”等栏内写“平”字,并在余额栏内用“”表示。
★现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。
★每一账页登记完毕结转下页时,应当结出本页合计数及余额,写在本页最后一行和下页第一行有关栏内,并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样;将本页合计数及余额写在下页第一行有关栏内,并在摘要栏内注明“承前页”字样。
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)四、账簿的修改方法★登记账簿发生错误时,不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹,不准重新抄写,必须按照下列方法进行更正:
★登记账簿时发生错误,应当将错误的文字或数字划红线注销,但必须使原有字迹仍可辨认;然后在划线上方填写正确的文字或数字,并由记账人员在更正处盖章。
对于错误的数字,应当全部划红线更正,不得只更正其中的错误数字。
对于文字错误,可只划去错误的部份。
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)第三节对账的基本要求应定期对各类账簿进行对账,即账证核对、账账核对、账实核对、账表核对,保证账证相符、账账相符、账实相符、账表相符。
对账工作每月必须进行一次。
★账证核对:
账簿与原始单据的核对,日期、数量、金额是否一致。
★账账核对:
核对不同账簿记录是否相符。
库存商品总分类账与库存商品客户明细账进行核对,固定资产明细账与财务部门的固定资产明细账是否一致。
★账实核对:
各种账簿的期末余额与实物是否相符,包括:
现金、银行存款、加油站备用金、库存商品、固定资产、低值易耗品等的核对。
★账表核对:
核对报表与账簿的记录是否相符。
每日核算员填报的《加油站油品销售日报表》与数质量管理员填报的《加油站进销存日报表》进行核对,核对当天的发出数(现售、卡户、刷卡、自用油、回罐),数量、金额是否一致。
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)第四节账。
结账的基本要求★结账前,必须将本期内所发生的各项经济业务全部登记入★结账时,应当结出每个账户的本期发生数、期末余额。
需要结出当月发生额的,应当在摘要栏内注明“本月合计”字样,并在下面通栏划单红线。
需要结出本年累计发生额的,应当在摘要栏内注明“本年累计”字样,并在下面通栏划单红线;十二月末的“本年累计”字样就是全年累计发生额。
全年累计发生额下面应当通栏划双红线。
年度终了结账时,所有总账账户都应当结出全年发生额和年末余额。
★年度终了,要把各账户的余额结转到下一会计年度,并在摘要栏注明“结转下年”字样;在下一会计年度新建有关账簿的第一行余额栏内填写上年结转的余额,并在摘在栏内注明“上年结转”字样。
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)第四章一、核算员业务流程图业务流程管理业务流程第一节中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)二、业务流程概述
(一)、收取各班营业款,并与收款员签认,核对各班收款员填报的《加油站交接班记录》,根据刷卡(牡丹中油卡、银联卡)时电脑打印小票核对刷卡记录是否与《加油站交接班记录》一致,核对收款员填报的《加油站固定客户加油凭证》,并与《加油站交接班记录》进行核对是否相符。
《加油站交接班记录》使用说明:
?
油品名称填写加油站销售油品的规格和名称。
?
加油机/枪编号填写加油站对所有加油机/枪自编的号码。
?
油罐号填写加油站对所有油罐自编的号码。
?
接班罐存为上班交班库存,交班罐存为本版交班库存。
?
加油机付油泵码填写加油站每班员工交接班时每台加油机的起止泵码,当页的起泵码与前页的止泵码一致、止泵码与后页的起泵码一致。
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)?
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加油机付出升数=加油机销售升数小计+加油机其他发出升数小计。
空白格可根据加油站实际发生业务多少进行补充。
普通发票交接填写加油站当班普通发票使用及交给下一班次起止码、份数。
设备物资工具及其它交接情况填写当班设备物资工具是否齐全完好,对丢失的物资工具应在此栏内注明名称和责任人等,投币式保险柜钥匙如需交接也需在此填写注明;需要对下班交代的须知、待办事项、注意事项等在备注栏填写。
设备物资工具及其它交接情况填写当班设备物资工具是否齐全完好,对丢失的物资工具应在此栏内注明名称和责任人等,投币式保险柜钥匙如需交接也需在此填写注明;需要对下班交代的须知、待办事项、注意事项等在备注栏填写。
单位名称填写:
XX(省)XX(市)销售分公司XX加油站。
月度统一装订存档,长期保存。
使用频率:
每班一次。
保管人:
核算员。
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)附表1单位名称:
《加油站交接班记录》图样:
加油站交接班记录时间:
年月日班次:
计量单位:
L表单号:
NKKP-032油品名称油罐号加加油机付加接油油泵码油班本期机/机罐进油枪起止付存编泵泵出号码码数其加油机销售升数现金销售预小收计升数金额款定期结算银联卡IC卡牡丹中油中加油机其他发出交升数班罐小回自存计罐用普通发使用:
起码:
票交接使用:
起码:
计量员:
止码:
止码:
份份设备物资工具及其他交接:
接班前庭主管签字:
备注:
交班前庭主管签字:
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)
(二)、根据《加油站交接班记录》编制《加油站油品销售日报表》。
根据审核无误的各班《加油站交接班记录》,汇总当天《加油站油品销售日报表》。
销售日报表的规范要求:
1、“接班累计”和“交班累计”是反应加油机的起止数的升数,按单台加油机填写。
加油机发出数=交班累计-接班累计。
2、“当日销售”栏下所有的项目均反映当日的按会计制度应当确认为“销售收入”的所有数量、销售金额和销售价格。
3、“加油机发出销售”栏下除“单价”和“含税金额”两栏外,其他均反映当日通过加油机发出的应当确认为销售收入的相关数量。
“现款销售”、“油券销售”、“定点加油”、“银联卡销售”、“IC卡销售”和”自用数量分别是按收款方式反映的当日销售明细数量。
对于“自用油”不体现为销售数量的,自用数量不填列在此,填列在“加油机其他发出数”下。
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)4、“加油站直销”是反映加油站当日不通过加油机发出而应当确认的的销售数量,销售数量单位认为“升”。
5、“当日销售”栏下“数量”=“加油机发出销售小计数量”+“加油站直销数”。
6、“换算数量(kg)”=“当日销售合计数量”*“作价密度”。
7、“加油发出数(升)”=“加油机发出销售小计数量”+“加油机其他发出数小计”。
8、“当日发款净额”=“当日收款加项小计”-“当日收款减项小计”。
“当日收款净额”是与当日销售应收款项相对应的,应与“当日销售含税金额合计”相等。
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)9、“当日收款加项”各项目是反映当日各种收款方式下(含欠款和预收)的实际金额。
“当日收款减项”各项是反映:
收款金额已包含在当日收款中但不属于当日销售应收款项的相关款项。
10、对于发生的销售折扣,统一以一项活多项,以一项油品销售填列在“油品名称”下,折扣金额以负数填列在“含税金额”和“不含税金额”下。
11、此表必须由不同于制表人的审核人和加油站经理进行审核。
12、此表必填栏目为:
(1)品名;
(2)当日销售栏下各实际发生的项目;(3)加油机其他发生数栏下各实际发生项目;(4)当日收款净额(含加项和减项);(5)发票使用情况;(6)往来清单。
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)附表2《加油站油品销售日报表》图样:
加油站油品销售日报表年月日交班累计加油机发出表单号:
NKKP-038编制单位:
油品规格期初本期接班名称库存进货累计90#(II)93#(II)97#(II)附件张数量作价密度换算数量(kg)当日销售加油机发出销售小计合计不含税金额含税金额税金单价折扣数量单价含税金额0#柴油润滑油合计合计续表一油品规格名称现款销售90#(II)93#(II)当日销售加油机发出销售加油站直销油券定点银联IC卡含税数量单价销售加油卡销销售金额小计加油机其他发出数已开定点自用回灌票定加油数量数量点加为开回收已销售油期末库存本期损溢处理0#柴油合计当日收款净额(元)加小计现金项其他收款方式减小计项长短款(+/—)转账支票IC卡收款POS机收款冲减预收款定期结算IC卡储值预收货款收回欠款进帐单:
增值税发票:
张,合计元,分别为:
号至号,合计份;普通发票:
号至号,合计份.作废普通发票份.加油站经理:
复核人:
制表人:
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)(三)、根据《加油站油品销售日报表》登记《库存商品明细帐》;根据《加油站固定客户加油凭证》登记《加油站固定客户加油明细账》;根据《加油站油品销售日报表》和银行存款进账单登记《现金日记账》、《银行存款日记账》。
《库存商品明细帐》、《加油站固定客户加油明细账》、《现金日记账》、《银行存款日记账》必须顺序登记,并每天结出余额。
(四)、自用油的登记。
自用油的登记,必须要素齐全。
自用油分加油站自用及公司车辆自用。
加油站自用,各班收款员根据实际自用情况填制《加油站回池(自用)凭证》,应填写单位名称、日期、油品、加油机号、加油枪号、起表数、止表数、流量、自用量、原因,并签字确认,核算员根据《加油站回池(自用)凭证》汇总当天自用油发出数量,经数质量管理员、加油站经理审核签字。
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)附表3《加油站回池(自用)凭证》图样:
中国石油天然气股份有限公司贵州销售分公司加油站回池(自用)凭证年单位名称:
加油机号加油枪号起表数止表数月日油品:
流量第一联:
留存第二联:
财务单位:
升、元自用量单价金额回池罐号回池数量原因站长:
计量:
核算员:
经手人:
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)附表4《中油贵州销售分公司加油结算单》表样:
中油贵州销售分公司加油结算单加油站日期:
年月日驾驶员:
金大写:
大写:
额¥¥单位:
元、公升第第第第一二三四联联联联元:
:
:
:
留加结公元存油算司站财务用户名称品名数量(大写)单位单价车号:
备注:
以上油品由中油公司油站凭此单向加油单位结算。
站长:
班长:
发油员:
公司车辆自用,各班收款员应填报《中油贵州销售分公司加油结算单》,应填写加油站名称、日期、使用部门、车号、驾驶员自行签字、品名、数量,发油员签字确认,由班长(前庭主管)、站长(加油站经理)审核签字。
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)(五)、回罐的登记发生回罐时,各班收款员根据实际回罐情况填报《加油站回池(自用)凭证》,《加油站回池(自用)凭证》中回罐各班收款员应填写单位名称、日期、油品、加油机号、加油枪号、起表数、止表数、流量、回池数量、原因阐述清楚,并签字确认,核算员根据《加油站回池(自用)凭证》汇总当天回罐数量,经数质量管理员、加油站经理审核签字。
《加油站回池(自用)凭证》中回罐各班收款员应填写单位名称、日期、油品、加油机号、加油枪号、起表数、止表数、流量、回池数量、原因阐述清楚,并签字确认,核算员根据《加油站回池(自用)凭证》汇总当天回罐数量,经数质量管理员、加油站经理审核签字。
(六)、登账完毕后,检查《加油站固定客户加油明细账》,及时与客户沟通预收货款,严禁出现加超现象;定期结算客户及时结清货款。
(七)、收取客户支票,并登记入账,同时将支票上的收款人名称及账号填写完整,存入保险柜并及时上交所属财务部门。
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)①转账支票图例:
附表5空白的转账支票:
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)支票右上方为付款单位的开户银行及账号。
转账支票的填写要求:
1.日期用中文大写填例,“零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾”,如:
2009年,填为:
贰零零玖年;1月-9月,填为:
零壹月,零伍月,依次类推;10月-12月,壹拾月、壹拾壹月;日的填写方法与月份的填例方法一致。
2.收款人:
填写收款人单位名称的全称,银行账号。
金额:
人民币(大写):
需顶头填写,不能留有空隙。
小写:
阿拉伯数字应当一个一个地写,不得连笔写。
数字前面用“¥”符号表示。
3.用途:
该支票的付款用途。
4.支票空白处为付款单位预留银行的印鉴章。
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)②转账支票进账单图例:
附表6空白的转账进账单:
出票人:
填写付款单位的全称、账号、开户银行。
收款人:
填写收款单位的全称、账号、开户银行。
金额:
收款金额与支票上的金额一致。
票据种类:
转账支票或转支。
票据张数:
1张,一般情况一张支票填写一张转账进账单。
票据号码:
付款单位支票的号码。
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)附表7完整的转账进账单:
收到付款单位开具的支票,按要求填写完整,并填写转账进账单,连同转账进账单一同送交付款人开户银行,银行在转账进账单上盖章后,将第一联返回收款单位,收款单位根据盖有银行印章的原始单据入账。
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)③现金支票图例:
附表8空白的现金支票:
填写方法除收款人以外,与转账支票填写方法一致,收款人填写收款人的姓名。
现金支票背面还需填写收款人的姓名、身份证号码、办证机关。
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)(八)、清收营业款,并作好存款工作(银行上门收款、送存银行自存)。
每月末与银行核对上门收款次数,并做好记录。
附表9空白的现金进账单:
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)附表10完整的现金进账单:
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)(九)、月末做好各项对账工作。
每月月末必须做好各项对账工作,做到账账相符、账实相符,账表相符。
加油站核算员与加油站数质量管理员的对账,核对当月进销存数量,如二者数据不一致,应及时查明原因。
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)附表11《加油站商品进销存数量核对表》表样:
加油站商品进销存数量核对表表单号:
NKKP-030加油站名称:
项目品名月初结存数量年月日本月出库数量小计销售单位:
kg、L月末结内部移其他出存数量库库备注本月入库数量小计购进内部移其他入库库财务账加油站管理部门账加油站保管账差异数量及原因分析零售业务管理部门对账人:
财务部门对账人:
加油站对账人:
中国石油贵州销售分公司加油站核算员培训教材(试行)★入库数量应相等,入库数量包括购进,内部移库,其他入库,购进数为加油站实收数,由于结账时间或在途原因存在入账未到货、或到货未入账,必须在本环节核对体现;内部移库数为加油站内部移库,其他入库数填写的盘点损耗数,盘盈为正数,盘亏为负数。
★出库数量应相等,出库数量包括销售,内部移库,其他出库,销售数为本期直接销售量+本期客存付出量,内部移库数为加油站内部移库,其他出库数填写自用油数,通过本环节核对,除回罐数量未在此
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