采购流程及岗位职责.docx
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采购流程及岗位职责.docx
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采购流程及岗位职责
采购流程是怎么样的
具体描述
一,下单:
通常情况下,采购员接到缺料,获取缺料以下基本信息:
存货编码,产品型号,数量。
1.
数量,材料型号,定单必须含有以下信息:
再将定单下给供应商,分析缺料信息是否合理,2.
单价,金额,计划到货日期。
采购审核员根据具体情况进行定单审核3.
定单传真给客户以后,采购员需要与客户确认采购信息,并要求签字回传。
4.
二,跟催:
采用时间段向供货商反复确认采购员根据采购定单上要求的供货日期,采购定单完毕以后,
到货日期直至材料到达我公司。
三,入库:
实物入库:
.一)
存货编定单号,供应商名称,收货员收材料之前需确认供应商的送货单是否具备以下信息:
码,数量;如定单上的信息与采购定单不符,征求采购员意见是否可以收下。
单据入库:
.二)
采购员根据检验合格单,将检验单上的数据入到用友中,便于以后对帐。
但也存在些问题,
2.外加工的检验合格单没有入库;1.表现为:
采购入库定单号和数量比较混乱。
四,退货:
采购填写退货单,进行定单退货。
五,对帐:
一),月结表:
每个月月初,各供应商将上月月结表送至我公司,采购员根据我公司收货员签字的送货单,
我公司的入库单据和单价表核对月结表。
目前月结表中出现以下不足之处:
无定单号,存货编码,退货数量,上月欠款余额,发生额
至本期欠款余额等信息。
二),增值税发票:
校对发票上的以下信息:
我公司的全称,帐号,税号,发票上的材料名称,数量,金额。
在此发面我们也有欠缺表现为发票金额大于定单金额,特指一张定单只有一种材料的情况。
六,付款:
根据付款周期编制付款计划,安排付款。
的报价进行比较以确保价格具有竞争性的一种)通常至少三家(询价采购是指对几个供货商
采购方式。
询价采购工作流程
一、询价准备
、计划整理。
采购代理机构根据政府采购执行计划,结合采购员的急需程度和采购物品1
的规模,编制月度询价采购计划。
、组织询价小组。
询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上单数组成,其中专家2
询价小组名单在成交结果确定前应当以随机方式确定。
人数不得少于成员总数的三分之二,
保密。
、编制询价文件。
询价小组根据政府采购有关法规和项目特殊要求,在采购执行计划要3
求的采购时限内拟定具体采购项目的采购方案、编制询价文件。
、询价文件确认。
询价文件在定稿前需经采购人确认。
4
、收集信息。
根据采购物品或服务等特点,通过查阅供应商信息库和市场调查等途径进5
一步了解价格信息和其他市场动态。
、确定被询价的供应商名单。
询价小组通过随机方式从符合相应资格条件的供应商名单6
中确定不少于三家的供应商,并向其发出询价通知书让其报价。
二、询价
1、询价时间告知市招标办、资金管理部门等有关部门。
、递交报价函。
被询价供应商在询价文件限定的时限内递交报价函,工作人员应对供应2
商的报价函的密封情况进行审查。
、询价准备会。
在询价之前召集询价小组召开询价预备会,确定询价组长,宣布询价步3
骤,强调询价工作纪律,介绍总体目标、工作安排、分工、询价文件、确定成交供应商的方
法和标准。
、询价。
询价小组所有成员集中开启供应商的报价函,作报价记录并签名确认,根据符4
按照询价文件所列的确定成交供应商的方质量和服务相等且报价最低的原则,合采购需求、
法和标准,确定一至二名成交候选人并排列顺序。
、询价报告。
询价小组必须写出完整的询价报告,经所有询价小组成员及监督员签字后,5
方为有效。
三、确定成交商
、采购人根据询价小组的书面谈判报告和推荐的成交候选人的排列顺序确定成交人。
当1
采购人可以依序确定其他候选人为因不可抗力提出不能履行合同,确定的成交人放弃成交、
成交人。
采购人也可以授权询价小组直接确定成交人。
、成交通知。
成交人确定后,由采购人向成交人发出《成交通知书》,同时将成交结果2
通知所有未成交的供应商。
、编写采购报告。
询价小组应于询价活动结束后二十日内,就询价小组组成、采购过程、3
采购结果等有关情况,编写采购报告。
、尽量收集多一点产品信息:
我不熟悉这个产品,但是我会尽我最大的努力寻找1采购知识
那怕是一丝丝信息都算是从别人那去学到自己本来不知道的东西。
懂得这个产品信息的人,
学习和进步。
、做事情要有条理:
我基本上会每天记录下来,我所做过的工作,处理的事,对2采购知识
没有处理好的事,要求次日,或紧接处理,尽量做到问题不推迟,尽最快解决。
、工作有计划:
在每一天结束前我会在头脑里打旋我什么事没完成,明天的主要3采购知识
事情是什么,做个计划。
很重要的,或事情较多,我会记录下来,逐个处理。
、学会主动与人沟通:
经常与车间,仓库,打样车间、品质的相关人员接触,这4采购知识
样便于自己了解产品,跟踪需要,减少工作失误,提高工作效率。
、对工作的难点重点要有总结:
对工作中的难点,事后尽量做个简短的书面总结5采购知识
便于自己以后总结经验。
要求厂家处服务处理事得交书面说明。
、尽量做好工作总结:
对所做的工作,每个月至少做个简短的总结。
从工作量、6采购知识
工作内容、完成事项,要事处理,问题解决,工作失误,工作计划等方面做个简短的总结。
、做好供应商的管理:
尽量用条款有效的文件去约束牵制他们,让他们能主动争7采购知识
取配合我们工作,及时解决问题,让其感受有压力又有动力。
、要持续对订单的跟踪:
工作要有责任心,要严谨,要主动出击,不要寄希望于8采购知识
是否要分析供应商的每一次看似合理的理由,要及时做好跟催工作,供应商肯定没有问题,
隐藏着丝丝供货风险或其它东西。
及配合相关部门做好工作。
便于查询和统计,要做好记录,
、问题处理:
反应要快,汇报要及时、处理问题要敏捷果断,要有自己较好的处9采购知识
理建议提供,并能与供应商做个合适的谈判结论。
、职业习惯:
要让自己有一个好的职业习惯,有成本概念,有利润思维,有风10采购知识
险意识、有统筹能力、有交流沟通好习惯。
这些都有助于自己向一个更优秀的采购靠近,做
一名真正优秀的采购员。
:
1回复采购流程是怎么样的
采购员,在进行业务联系时,打业务电话的要点。
、想好打电话的目的是什么?
是询价、是讲价、是订价、是分析市场变化等。
1
、组织好自身谈话内容的概要,做到谈话流畅,语言丰富,用语专业,亲切自然大方,热2
情大度。
、对供应商所销售的这个品种及其它供应商(同种产品)的信息要了解,以此好回应对方3
的谈话。
4、要记住对方所销售这个品种现在的大约价格,及你上次所订购价格,或上次你报给对方
你购的价格及你虚拟报给对方的价格。
、在关心业务的同时,不妨多给予客户出了业务关心外,工作身体等也做个善意问侯。
5
、对新客户多介绍并展示一下自己公司的实力和优势等。
6
常用物料降价如何采购?
此时的你接下对方的报价比上次报价更低了。
接到一个客户来电,如果你是一名采购人员,
来会做些什么工作?
要确保做好这个品种的采购工作,首先应意识到为企业降低采购成本!
此物料行情下降,价格下滑。
接下会做如下事:
下一页321页1现在是第页3共证实信息的准确性。
具体就是去询问、页1共
如何如给他们以沟通方式的形式告知对方别人给你报价,你所掌握的所有供此货的供应商,
何的合适,价格降了。
看他们的反应。
以订货的形式,强压价谈价,查知真实情况。
如果真降了,没有不想有货不做点降价、2
表示出货的商人。
找寻此物料的前生原材料,从网上,从前生原材料的商家去查实是否有降。
、3
证实物料价格真是降了。
就得做到要这些天勤询价,讲价、4
,了解行情走势,做到需货时能购到最低的价格。
如果你暂时不需要这种物料,你也千万别放松警惕,有很多时侯会出现在降价期间你、5
采你做采购的要是错过这种时机购货那就是你的失责。
没购进价格又因某些原因而回升哟!
购应该有觉察物料降中见涨的征兆。
勤看报表,了解库存量,少购货,缓购货,保持最低库存量。
、6
越是降价时期采购员应该更有信心购得更低的价格。
越是降价,越要讲价还价,压价、7
力度要加大,这时你完全可以这样规劝你的供应商:
价格比这说不定过两三天你的物料还没找到出路,别人先做了,今天你这个价格不卖给我,
个降得更低。
没有不心动的。
常用物料涨价如何购买?
采购最基本的职责就是保证所购产品的质量,和供应商的售后服务跟得上公司需要的前提
能做好行情降价和涨最有能力体现的就是能把握好采购的度,能购得物美价廉的产品。
下,
搏得自己的产品多占领在大起大落的环境中能为公司降低直接原材料成本,价的物料供应。
市场份额的机会,就是优秀的采购。
涨价的征兆:
你打电话给供应商了解情况,供应商表现出惜售的状态。
、1
有经常给你打电话询订单的供应商家(有长期业务的商家具有代表性)。
近段时间变、2
得在你的电话铃声中消失了。
你要订单,不是价格没给到位,对方对你的需货量打折的情况下。
、3
你供应商对你大叫前生原材料涨得很多,或有什么意外情况,导致某一种市场走俏的、4
你作为一名采购原材料不能生产,或减少。
等很多情况下,可能物料要涨价的局势比较大,
员就是密切关心行情动态了。
证明有涨,要做好如下准备工作。
分析现在行情涨,是你公司用量的淡季还是旺季,淡季有用就行,不给生产断货,旺、1
季就得确保此时的低成本购进。
分析出涨价的具体原因:
这种涨势会不会导致求大于供,有没有人为炒作,就是前生、2
原材料紧张,能紧张多久。
还波及的范围有多大,受不受国际因素的影响,与石油,人民币
的兑付等问题关联有多大等到。
只有从根本找准的涨势的原因,才能对症想策。
、3
、信息肯定是知道得越早越好,当然你能下手得越早也越好,你完全可能在有所觉察的情4
这时你可以称你公司的或对你公司合作很好的客户手中购上一担货。
先与信息不好,况下,
用量加大,什么的,以能购得多点好,最好是价格不涨,或稍有表示。
抓住时机,涨价时有
时是需要分秒必争的。
涨价要沉得住气,不要一听供应要调价,马上就不知所措,或者说有的紧跟其上。
要、5
灵活运用,多家订购,越俏的货,越不能在一家做,万一供应商因为特别的原因推辞送货,
或不送,到时急得人是你,卖了高价赚钱的是供应商。
、涨价时订购一定有必要采取多项选择,不要让你对供应商的信任导致你需要的产品迟迟6
但是说不定供应不可能在你这拿了订单,越是涨价,供应商的前生材料还是紧,不能到库,
你不耗不起与他们赌或者这也很正常。
你可能对自己能不能购上原材料心中一点底都没有。
胜多一颗红心多手准备,采购人员越要警惕小心。
说事后来处理的,为此越是行情不正常,
失少。
成功采购员需具备七大要素
操守廉洁:
1.
以达其销售目有些供货商总会想办法以金钱或其它方式来诱惑采购人员,面对各种供货商,
的。
采购人员若无法把持,可能不自觉掉入供货商的陷井,而不能自拨,进而任由供货商摆
做事可“布,到底人类对财富之欲望是无止境的。
有一句名言,很值得我们参考,那就是:
我们深信大部分的采购人员都能洁身自爱,否则纸包不住火的,”以失败,做人不可失败。
不应得之财富终会被曝光,这种人必遭公司与社会唾弃,而惹致个人身败名裂。
.掌握市场:
2
采购人且日新月异,故商品种类繁多,流通业是将各种民生消费品卖给最终消费者的产业,
,因为他们最接近客户)(包含检讨卖场人员的建议与反应,员必须努力透过各种管道及方式
了解市场之需要及趋势,而非坐井观天,如井底之蛙,自以为秀才不出门,能知天下事,究
掌握它们,我们应尽量利用一切资源,竟市场的变量太多,则必能百战百胜。
做好知已知彼,
.精打细算:
3
,这句话在流通业已成为至理铭言,这句话的意思是:
”会卖不如会买“有一商场名人曾说:
又买到便使再大的劲,也不如采购人员选对商品,卖场人员若因为商品不对,或价格太贵,
因为顾客的眼睛是雪亮的,来得更轻松,宜的价钱,如果被仓库卖场人员说服买下该件商品,
供货商虽然牺牲了一点利润,采购人员必须能精打细算,他是不会再光顾的。
事后发现被骗,
但若销售量增加,供货商还是喜欢与这种采购人员或公司来往的。
.积极认真:
4
现代流通业讲求的是速度及效率,否则就被淘汰出局,采购人员以积极认真的态度来工作,
与卖场的沟通更须要此种工作态符合卖场的需要。
将可使本公司的商品能适时适地的推出,
度。
.创新求进:
5
赢家也可能变成输家。
流通业尤其需要采购人输家可能成为羸家,商场如战场,不进则退,
(非标新立异)的思考力,力求突破现状,随时以新点子或创意来改善个人的工员能有创新
作方法与效率,同时在商品组合方面也应力求创新,如此成功才可确保。
.适应性强:
6
开发新的商品或供货商也是采对市场及供货商均须随时掌握,采购是个机动性很高的职位,
采购人员因此必须有甚至远赴国外采购有时也是必要的。
故东奔西走,购的重要职责之一,
或国家,否则一直坐在办公室是不可能把工作能够适应不同的环境、地区、很强的适应性,
采购更必须能适应此压其压力可想而知,身为采购对其所负责之利润预算负全责,做好的。
劳力指辗转各地体力负劳心指竭尽脑筋把工作做好的付出,这是一项劳心劳力的工作,力。
,要做好采购的工作,须事先有此心理准备。
荷
团结合作:
7.
采购人员也不可能脱离但人不可能脱离群居而单独生活,表面上采购工作似乎是单独作业,
互相支持,采购的工作才可无往不彼此合作,公司的整体作业,采购必须与同事和谐共处,
尤须待人处事,凡事应以公司大局为重,利。
身为采购应去除本位主义或独善其身的意识,
我们挥公司的整这是很容易懂的,注重团队的合作,并以公司的利益为前提。
团结生力量,
体的力量,公司全体每一位同事都应有此覆巢之下无完卵,与竞争对手在市场上一争长短。
.忧患意识
新手采购人员,刚进公司最主要的是要了解三个流程:
页1共
一、公司生产经营活动的流程
ISO任何涉及到采购的公司,其部门相对来说都比较完善,如果贵公司有质量体系,那么
的程序体系里进行系统学习和了解,这就比较全ISO公司生产经营活动流程基本上可以在
对采购等前置作业活动的质量要求和时间要求越来随着物流成本及市场竞争的加剧,面了。
更要了解生产工艺及经营活动的相要求采购人员不仅仅要了解自己的采购业务知识,越高。
关知识。
我们按普通的生产经营活动:
即涉及到业务部、技术部、采购部、生产部、物料部、质量部
等几个部门的简单流程,基本上是这样运作的。
首先业务部接单(或公司下单),生产部、技术部及采购部共同确定各自负责的相关资料,
采购部要确工艺制单及材耗,技术部要确定相关的样品、如生产部要确定上线期及交货期,
由相关人员进行还要反馈至业务或公司,以上几个部门确认好了后,定物料到公司的时间。
审核成本及相关的时间,并与客户取得联系(或公司相关负责人员),获得确认后,迅速将
相关信息反馈至技术部、采购部及生产部。
各部门按原定确认资料进行计划安排并执行。
二、采购作业流程
采购资料内进行合格供应商刷选、采购部门要按部门内采购操作流程,在物料采购活动中,
然后采购人员进行比容传递告知给相关合格供应商并要求其反馈相关物料质量及报价信息,
并最终确定物料供应商,价和议价,采购人员根据即定的合同要求对供传递采购订单合同。
供应商按指定仓位将物料运送至物料部保证保质保量按时将物料供应到位。
应商进行跟踪,
或由后,物料部要取部分物料样送至质检部进行进料检验(小公司由采购人员进行检验),
质检部对进料检验后要迅速将相关质量物料部向质检部或相关采购人员发出进料检验通知。
退货或特采等处理决定。
采购人员根据物料质量情况对物料进行进仓、信息反馈至采购人员,
交期及相关合作事项进行评价并在各供应每采购一批物料都要对相关的供应商供货的质量、
商档案留档,以备后查及对供应商的定期评审筛选。
三、个人岗位作业流程
要对本部门或公司的运作流程有全面和系统的了解是很困新人到了新岗位后,通常情况下,
那么针所进行的工作任务主要是一些简单的事务。
基本上也只是了解个大概的流程,难的,
对这些简单的事务处理,个人通常情况下一个公司或部门都有其内部日常事务的处理流程,
一旦清楚自己每天的工作内容后,就可以根据工作内容设计其流程。
那么个人作业流程如何设计呢?
这就要求新人到新其事务流程都有一套即定的或默认的程序。
既然是一个正常运作的公司,
岗位工作后,必须多问、多看、多想。
可以参考哪些案例或即定你要问按什么样的流程操作,每接到一个新的工作任务后,多问:
需要向哪些人汇报沟通协需要使用到哪些表格或文件,需要与哪些部门或单位联系,程序,
调。
有没有和你工作内容类似的,工作间隙,可以看一下别的同事,多看:
如果有那么他们是按
也可以看别的同事每天都会有哪些其他工作内容,自己业务稍熟悉后,什么样的流程工作的;
及一些经验丰富的工作人员身上学习这样就可以通过同事,他们的工作内容是如何进行的。
到更多知识。
多想:
做任何工作,都要想为什么这样做,有没有更简便的方法,这样才能不断提出创新,
现在市场竞争环境下,具有创新能力的人才在竞争中才更具有竞争力。
还有最重要的一点就是:
对物料一定要深入地了解,性能、质量、成本等很关键,我仅按一
检测事项还是希望能有专业人士来补其他对物料要求、般流程给各位采购新手以指导参考,
充一下,以充实采购作业指导。
采购员岗位职责
具体描述
主动与申购部门联系,核实所购物资的规格、型号、数量、验货时间等,避免差错,、1
按需进货,及时采办保证按时到货。
的采购原则,努力降”货比三家,比质比价,择优选购“熟悉市场行情及进货渠道,坚持、2
低进货成本,严把质量关,杜绝假冒伪劣商品的流入。
采购员岗位职责:
1回复
以搞好、3为原则,抓好采购管理,了解公司及下属各企业的物”采购供应,保障经营需要“
费用资金控制的要求,掌握酒店有关财务规定以及对物资采购成本、资需求及市场供应情况,
熟悉各种物资采购计划。
熟悉和掌握本人分管的各种物料的名称、型号、规格、产地、单价、品质及供应商品、4
的厂家、供应商,要准确了解、掌握市场供求即时行情,适时组织采购。
的原则,要对本人分管的采购业务的质量、数量、成本负责,要尽可”谁经手谁负责“按、5
能多渠道采购,降低采购成本,提高采购质量;
6及时完成部门下达的各项采购任务,及时保障企业正常经营需求,严格执行酒店采购、
为依据。
”物资申购单“管理制度,采购均以
的原则,购进的一切物资要及时”凭单采购“严格执行公司各项财务制度及规定,并坚持、7
通知收货员及用货部门负责人,按规定办理验收入库手续。
共同把好质量、数量关。
服从公司财务监督,遵守公司有关规章制度及员工守则。
、8
采购员必知:
采购是要负担全部责任,因工作上的失误而造成公司重大的经济损失,采购作业要非常小心1.
两字。
”随便“所以做任何事情都不能有,的
并将相关信息及时同业务沟与供应商的任何业务往来一定要在事情发生前沟通清楚,2.
通,严禁单方面进行操作。
说话要有礼貌,采购在接待供货商时3.不知道,头脑要灵活,同对方交谈时,要有好的形象,
会客时间尽量在十,找主题重点谈,公司其它的事情尽量少谈,等清楚后再回复,尽量告诉对方
.要懂得善用时间,白天的时间是很忙碌的,会延误自己的工作,谈话时间长,分至十五分钟之内
如有都交(不要收供货商回扣或礼品,一定不要迷失自我,采购工作是有一定的诱惑的4.
.到时会害了自己,这样对你对公司都不好),给上级做处理
这样是没有办法同供货商,不要认为自己是客户就了不起,要平等对待,同供货商相处5.
.建立好关系的
这样做是,或帮其它人采购材料,采购不能以公司名私自开采购单购买自己所需的材料6.
.任何采购单一定要有客户的正式订单方可作业,违法的
采购自填写《供货商评定表》给上,所有的供货商都要有《供货商调查表》传真来后7.
然后再登记《合格供货商记录》.方可采购原料,级批合格后
采购负责盘亏、盘盈进行分析,,并交一份给采购部,仓库每月应对仓存进行一次盘点8.
.并追踪材料的去向
如有挑选所耗工时及损坏的,(采购了解情况后,后勤在发给《供货商进料不良通知》时9.
并出具扣款资料给,传真给供货商并追踪回复结果).材料都要写清楚由供货商承担一切费用
.财务扣除货款
这,不要等到没办法处理了再告诉上级,要立即告诉上级处理,采购在作业时遇到困难10.
.给公司造成损失,样会影响货期
然后再给业务部门确认,上《样品登记明细表》采购员要先记录在,供货商提供的样品11.
结果回复供货商,让供应商做相关记录并存档以备用。
采购员要多同,才知道怎样降价,采购要了解市场原料的最低价,供货商传来的报价单12.
.才了解材料最低价.其它公司采购员和公司业务员多交流
而,一定要有业务的备料通知单方可,需要备原料或安排库存,采购没有权力备原材料13.
且要把备料给上司知道.
)开增值税票(注明是含2)、报可以转厂价,(1(:
有三种方式,供货商在报价时14.
)、不用转厂也不用开税票(普通收据)。
以上情况一定要在报价单上说明3多少点)。
(
.清楚,以防事后发生不愉快的争议
因为这是对外工作,有时会一边执行一边做文件,采购过程是一个很紧张的过程15.切记
.否则会损坏公司的利益,要将文件做得清楚
若因时间紧迫关系,要求将物料直接从供应商寄客户时,采购员一定要获得上司的16.
采购员应该尽量减且在事后不迟于第二天须将送货数量知会相关业务员开具销售单,批准,
少此类事情的操作方式。
由供应商直接寄客户的货物一定要求供应商不能开立任何单据放于货物当中,并要17.
求供应商写速递单时一定要写我司的名字和电话
对于利润过低的销售报价,采购员一定要给上司审核方可报给业务,以保持公司的利润18.
空间。
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