采购管理职位工作手册.docx
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采购管理职位工作手册
采购管理职位工作手册
第一章采购部职能描述
第一节采购部职能、工作目标与职责
一、采购部的职能
采购部由企业采购系统最高负责人领导,在相关职能部门的配合协助下,严格制定并执行采购制度与采购工作流程,确保企业生产、经营活动顺利进行。
采购部在企业中行使以下职能。
1.建立采购部组织
结合企业实际情况和开展需求,建立健全采购部的组织结构设计,明确职责分工,优化人员配置,提高采购工作绩效。
2.建立健全采购管理制度体系
根据企业管理要求及部门任务,制定并严格执行采购规章制度,标准采购作业。
3.采购方案管理
在调查和分析采购需求的根底上进行采购决策,编制采购方案与采购预算,指导采购活动。
4.供给商管理
根据采购方案进行市场调研,对供给商进行选择、评审和考核,建立并完善供给商档案。
5.采购价格管理
建立并更新重要物资及常备物资的价格档案,指导采购作业与价格谈判,提高采购绩效。
6.采购合同管理
组织合同评审,签订采购合同,建立采购合同台账并分类管理,监督合同的执行。
7.采购进度控制
监督采购合同的签订与执行,开展采购跟单与催货工作并进行交期管理,严格控制采购进度,确保供给及时。
8.采购质量控制
建立采购认证体系,对供给商及采购物资的质量进行检验和认证,确保采购物资符合企业质量要求。
9.采购本钱控制
严格执行采购预算,监督采购询价、议价、订购过程费用的使用情况,开展本钱分析,有效控制采购本钱。
10.采购绩效管理
定期对部门采购作业及各采购人员进行绩效考核,并根据采购结果实施奖惩,分析采购过程中的薄弱环节与问题,制订改良方案,提高采购绩效。
三、采购部的工作职责
采购部的具体工作职责如表1-1所示。
表1-1采购部工作职责一览表
1.建立与完善采购
制度
〔1〕依据企业管理制度制定采购部门规章制度,以标准采购人员的工作行为
〔2〕制定采购管理制度体系,确保部门内各个环节的工作有章可循
2.采购流程设计
〔1〕根据企业采购特点及各部门分工情况,建立科学的采购流程
〔2〕监督采购流程的执行情况,确保采购作业的标准化、流程化
3.采购方案的制订
〔1〕根据企业战略目标和年度经营重点,制订年度采购方案及部门目标
〔2〕根据年度采购方案编制采购预算,确保采购方案顺利执行
4.供给商开发管理
〔1〕确保认证供给商数量每年增加三家以上,并且保持稳定
〔2〕定期对供给商进行考核,解除不合格的供给商
〔3〕维护和管理现有供给商,与其保持良好的合作关系
5.采购价格管理
〔1〕建立采购价格管理流程,确保价格管理工作有序的开展
〔2〕组织实施价风格研分析以及询价、议价等工作,以获取物料的最优价格
6.采购招标管理
〔1〕制定评标规那么和评价指标的权重,以明确目标供给商的资质
〔2〕对招标工作各环节实施监控,确保整个过程公开、公正
7.采购合同管理
〔1〕建立合同管理流程,统一采购合同范本,实现合同管理的标准化
〔2〕签署合同并监督合同的执行情况,及时躲避合同履行风险
8.采购质量管理
〔1〕制定各类采购物资的质量检验标准和标准,并监督落实情况
〔2〕妥善处理采购过程中出现的物资质量问题,确保入库物资全部合格
9.采购本钱管理
〔1〕制定采购本钱控制目标和方案,确保采购本钱控制工作的有序开展
〔2〕监督下属人员采购本钱控制方案的实施情况,有效控制采购本钱
10.采购结算管理
〔1〕协调、管理并监督采购日常结算工作
〔2〕及时处理采购结算过程中出现的问题,确保采购结算工作及时、准确
11.采购风险管理
〔1〕建立完善的采购风险防范机制,有效防范和控制采购风险
〔2〕严密监控采购各环节,预防并及时躲避采购风险
12.采购人员绩效管理
〔1〕依企业绩效管理制度和采购部门目标,制定合理的采购绩效标准
〔2〕定期实施绩效考核,有效应用考核结果,以促进员工绩效的提升
第二节采购部主要岗位工作职责
一、采购总监的岗位职责
岗位名称
采购总监
所属部门
采购部
上级
下级
任职资格
1.学历、专业知识:
大学本科及以上学历,采购类、管理类、物流类及相关专业
2.工作经验:
从事8年以上大中型企业采购或供给链管理工作,并担任本职位5年以上
3.业务了解范围:
具备现代企业采购管理实操经验;熟悉招标流程,熟悉原材料期货市场运作;能够根据企业开展制订出相应的采购方案;具备系统的采购和供给链管理理念以及较丰富的管理实践经验;熟悉各种原材料的供给渠道;精通采购原理及本钱控制
工作职责
职责细分
1.企业总体战略规划
〔1〕参与企业目标规划、规章制度、重点工作方案的制订,并组织贯彻执行
〔2〕根据企业经营目标制定采购战略规划,为重大采购决策提供建议和信息支持
〔3〕组织制定采购部相关规章制度、工作标准和工作方案,并监督检查其执行情况
2.部门组织管理
〔1〕规划采购部的组织结构,规划下属人员的工作职责
〔2〕负责筛选并任用采购部主管级及以上的工作人员
3.采购方案管理
〔1〕审核采购工作方案的制订、分解、实施及考核工作
〔2〕负责准确传达和执行企业的采购方案安排
4.采购预算管理
〔1〕汇总、审核下级上报的月度预算,参加企业月度预算分析和平衡会议
〔2〕审查部门预算外的临时采购需求,审核临时采购方案
5.供给商管理
〔1〕组织建立物资采购供给系统
〔2〕多方面开拓供给渠道,并对供给商进行管理
6.采购部人员调动管理
〔1〕负责采购管理人员的招聘工作
〔2〕指导、监督、考核采购管理人员,根据工作需要提出人事调整建议,控制部门人事费用和人员编制
二、采购部经理的岗位职责
岗位名称
采购部经理
所属部门
采购部
上级
采购总监
下级
任职资格
1.学历、专业知识:
大学本科及以上学历,采购类、管理类、经济类、物流类等相关专业
2.工作经验:
从事过5年以上大中型企业采购管理工作,并担任本职位3年以上
3.业务了解范围:
熟悉招标和采购流程,熟悉供给商评估、考核流程,熟悉合同法、国际贸易规那么以及货物进出口流程,熟悉相关质量体系标准
工作职责
职责细分
1.制定采购战略规划
〔1〕分析内部采购需求和外部市场供需信息,根据企业战略规划情况制定采购战略
〔2〕根据采购战略制定采购部门工作方针和目标
2.建立采购管理制度体系
〔1〕依企业管理要求和采购战略,建立健全企业采购管理制度
〔2〕贯彻各项采购管理制度,并监督其落实情况
3.建立并标准采购工作流程
〔1〕根据采购业务模式和各岗位职责分工情况,制定科学合理的采购流程
〔2〕根据企业开展和市场变化需要,及时调整并优化采购各项工作流程
4.制订采购方案
〔1〕根据采购战略和部门目标制订阶段性采购方案
〔2〕根据采购方案编制采购预算
〔3〕审核采购部门内部各岗位工作方案,并监督落实
5.控制采购本钱
〔1〕审核采购本钱控制目标和本钱控制方案,并监督其落实情况
〔2〕审核采购订单和物资调拨单,严格控制本钱费用
6.供给商管理
〔1〕负责指导下属做好供给市场调研,开发合格的供给商
〔2〕定期组织对供给商的考核、评估工作
〔3〕选择新的合格供给商,并对其进行审批
〔4〕指导下属做好供给商维护工作
7.采购谈判与合同管理
〔1〕监督并开展大批量订货业务的洽谈工作,监督采购合同的执行和落实情况
〔2〕主持采购招标、合同评审工作,签订采购合同,监督执行情况,建立合同台账
8.采购交期管理
〔1〕整体负责采购进度控制,指导下属开展采购监督跟单、催货工作
〔2〕进行采购交期管理,确保货物及时供给
9.采购质量控制
〔1〕指导下属认真检验采购货物质量
〔2〕负责采购货物的废料、质量事故的预防与处理工作,并定期编制采购报告呈上级领导审阅
10.部门日常管理
〔1〕负责本部门的日常管理工作,并与其他部门进行工作协调,完成领导交办的任务
〔2〕负责采购人员的考核、指导等管理工作
第二章采购部组织管理
第二节采购部组织管理细化执行
二、采购部组织管理工作模版
〔二〕不同规模企业采购部组织结构设计模板
1.中小型企业采购部组织结构
中小型企业采购部组织结构如图2-3所示。
图2-3中小型企业采购部组织结构例如
2.大型企业采购部组织结构
大型企业采购部组织结构如图2-4所示。
图2-4大型企业采购部组织结构例如
〔三〕不同行业企业采购部组织结构设计模板
1.超市采购部组织结构
超市采购部的组织结构如图2-5所示。
图2-5超市采购部组织结构例如
2.酒店、宾馆采购部组织结构
酒店、宾馆采购部的组织结构如图2-6所示。
图2-6酒店、宾馆采购部组织结构例如
3.工程工程采购部组织结构
房地产、建筑施工企业的工程工程采购包括工程承包、分包招标采购和工程材料采购。
同时,工程工程采购可分为企业统一采购、工程采购、统一采购与工程采购相结合三种采购方式。
工程工程采购部的组织结构如图2-7所示。
图2-7工程工程采购部组织结构例如
三、采购部组织管理工具表单
〔一〕采购管理职务权限表
业务内容
经办单位
权限
备注
承办人
采购部经理
采购
总监
总经理
董事长
1.年度采购方案拟订
企
√
√
○
会同会有关单位
2.中长期采购目标拟定
企
√
√
○
会同会有关单位
3.部门内业绩评价
企
√
√
○
会同会有关单位
4.部门管理流程拟定
企
√
√
○
会同会有关单位
5.部门业绩评分
企
√
○
会同会有关单位
6.部门经营成效分析
企
√
○
7.营业目标拟定
企
√
√
○
会同会有关单位
8.效劳目标拟定
企
√
√
○
会同会有关单位
9.各项账务检查业务
稽
○
10.各项事务的检查业务
稽
○
11.财务账务检查业务
稽
○
12.采购账务检查业务
稽
○
13.各项检查问题点呈报
稽
√
√
○
会有关单位
填写说明:
“√〞审核;“○〞核定。
〔二〕采购部工作分析表
部门
科室
岗位名称
直接上级
直接下属
岗位要求
工作目标
主要职能
工作内容
职位互动关系
〔三〕采购部工作岗位列表
部门
岗位名称
预计岗位人数
实际在
岗人数
岗位要求
采
购
部
采购总监
采购部经理
采购助理
采购方案主管
采购预算主管
供给商主管
招标采购主管
采购合同主管
采购质量主管
供给商管理专员
采购专员
采购跟单员
采购稽核员
第三章采购方案与预算管理
第二节采购方案管理工作细化执行
一、采购方案管理工作知识准备
〔一〕采购方案的根本要求
1.采购方案应符合企业客观需要
企业应严格按照企业的实际情况制订采购方案,尽量防止采购方案过于保守或理想化。
2.企业方案的可行性和预见性
在采购方案编制过程中应考虑企业年度目标达成的可能性,并对企业年度销售和生产方案进行可行性预测分析。
3.核对物资库存
企业在制订采购方案时,应严格审核物资清单和库存状况是否与实际相符,并判断物资需求是否合理。
4.保持消耗与库存的平衡
企业在制订采购方案时,应考虑保障生产与降低库存之间的平衡。
5.采购方案要具有灵活性
采购部应时刻注意物资采购价格和市场供需的可能变化,并根据市场变动及时对采购方案进行调整。
〔三〕采购方案的编制准备
企业进行采购方案编制主要包括准备认证方案、评估认证需求、计算认证容量、制订认证方案、准备订单方案、评估订单需求、计算订单容量以及制订订单方案八个环节。
1.准备认证方案
准备认证方案是采购方案的第一步,主要分为以下三个步骤。
〔1〕确定能够保证企业生产经营活动正常进行的最低库存水平,并据此得出采购需求。
〔2〕通过开发新供给商或扩大与供给商的合作,解决企业物资需求与当前采购供给间的差距。
〔3〕制定认证方案说明书,说明采购方案中的物资工程名称、需求数量、认证周期等信息,并附上各部门需求汇总和认证环境资料等。
2.评估认证需求
评估认证需求是通过分析采购需求和因市场或采购环境变化而产生的余量需求,来评估采购需求的合理性,并确定认证需求。
3.计算认证容量
采购部应通过分析供给商认证资料计算总体认证容量和承接认证量,最终确定剩余认证容量。
物资认证容量计算公式如下:
物资认证容量=物资供给商群体总体认证容量-承接认证容量
认证容量不仅是采购方案中的重要指标,同时也是企业维持持续开展的关键。
4.制订认证方案
制订认证方案,首先需要进行认证总需求与供给商对应的认证容量的比照,当需求小于容量时,直接按照认证需求制订认证方案;当需求远超出容量时,那么需要从全局出发,综合考虑生产、认证容量、物资生命周期等要素,判断认证需求的可行性,对采购需求或方案进行调整。
采购方案人员对于采购环境不能满足的剩余认证需求,应提交采购认证人员分析并提出对策,共同商讨确认采购环境之外的供给商认证方案。
5.准备订单方案
准备订单方案首先需要确定企业年度销售和生产方案以及订货物资的供给商的信息,明确订单比例和订单周期等信息后,制定订单方案说明书,其中包括物资名称、需求数量、订货和到货日期等信息。
6.评估订单需求
评估订单需求是通过评估市场需求和生产需求两个重要方面,以及市场要货方案的可信度来确定的。
采购部需要研究市场订单的变化趋势,并与历史要货数据进行比照,保证市场要货方案的严谨性;同时,根据市场要货方案分析生产需求,最终,根据二者的分析结果确定订单需求。
7.计算订单容量
订单容量计算包括三项内容,具体内容如下所示。
〔1〕总体订单容量一般包括可供给的物料数量和可供给物料的交货时间两个方面的内容。
〔2〕承接订单量是指某供给商在限定时间内已签订的订单量。
〔3〕剩余订单容量是指某物资所有供给商群体的剩余订单容量的总和,公式如下:
物资剩余订单容量=物资供给商群体总体订单容量-已承接订单量
8.制订订单方案
采购部通过比照总需求与订单容量,确定是否产生剩余物资需求,对于产生剩余物资需求的采购方案,应根据市场情况、生产情况以及订单容量等要素,进行订单方案调整,使订单容量尽可能满足剩余订单需求,并最终制订订单方案。
订单方案包括下单时间和下单数量两项重要内容,其计算公式如下:
下单数量=生产需求量-方案入库量-现有库存量+平安库存量
下单时间=要求到货时间-认证周期-订单周期-缓冲时间
〔四〕采购方案的编制步骤
1.掌握企业经营情况
〔1〕采购人员需明确掌握企业于每年年底制定的下一年度的经营目标。
〔2〕采购人员应根据企业经营目标、客户意向和市场预测等资料制作采购需求预测。
〔3〕采购部需明确掌握企业各部门上年度的采购方案及其执行情况。
〔4〕各部门根据年度目标、经营方案和生产方案等预估各种消耗物资的需求量。
2.汇总采购需求
采购方案专员需汇总各部门物资的需求和请购单据,并据此编制采购需求汇总表。
3.编制采购方案
采购部根据需求汇总表、上年度采购情况以及企业年度经营方案,判断物资需求是否合理并编制采购方案,提交采购总监和总经理进行审核和审批。
4.采购方案执行与调整
采购部按月度和部门对采购方案进行细化分解,形成月度采购作业方案,明确采购人员配置、物资工程、数量等信息。
当企业经营或市场情况发生变动而造成企业采购需求变化时,那么要由相关部门及人员按照采购方案变更申请审批流程申请采购方案的调整。
二、采购方案管理工作模板
〔四〕年度采购工作方案书模板
一、指导思想
1.采购部应树立“为公司节约每一分钱〞的观念,积极落实采购工作要点。
2.采购部应坚持“同等质量比价格,同等价格比质量,最大限度地为公司节约本钱〞的工作原那么。
二、上年采购工作回忆
〔一〕组织实施“阳光采购策略〞
1.采购部公开、透明地按采购制度程序办事,在采购前、采购中、采购后的各个环节中,主动接受审计部及其他部门的监督。
2.不管是大宗材料、设备还是小型材料的零星采购,采购部都应尽量多地邀请相关职能部门参与。
即使在时间紧、任务重的时候,也始终坚持这个原那么。
3.采购部热情邀请审计部的相关人员一起询价、比价,在采购各个环节中主动接受审计监督,在确保工作透明的同时保证采购工作的进度。
〔二〕完善制度、职责明确、按章办事
通过组织学习“采购战略规划书〞和公司ISO9000质量管理体系文件,采购部完善了更具操作性的“材料、设备采购控制流程〞、“供给商评价作业指导书〞等采购管理制度。
三、下年度工作要项说明
〔一〕公开、公正、透明,实现公开招标
采购部方案在下年度完全采用公开招标,并保证竞标单位在三家以上,全程由总经办、审计部、
采购部和相关部门共同参与,增加阳光采购透明度,真正做到降低本钱、保护公司利益。
〔二〕形成监督机制
1.做好价格和技术规格别离以及职能定位工作,价格必须经采购部和审计部审核,技术必须经技术部和总经办审核,形成相互制衡的工作机制。
2.防范、抑制腐败,建立材料价格信息库和材料价格监管机制,提高采购人员的自身素质和业务水平,保证“货比三家〞、质优价廉地购置物资。
〔三〕做好本钱控制
围绕“控制本钱、采购性价比最优的产品〞的工作目标,要求采购人员在充分了解市场信息的根底上,注重沟通技巧和谈判策略。
〔四〕加强对供给商的管理协调
1.本方案进一步加强对供给商的管理,本着对每一位来访的供给商负责的态度,对每一位来访的供给商进行分类登记,确保供给商资料不会流失。
2.全面加强对供给商信息的掌握,建立并完善供给商数据库,以利于供给商管理。
四、具体工作方案
〔一〕供给商管理方案
1.年度供给商收集工作方案于1~2月中旬完成。
2.供给商资料整理工作方案于2月底之前完成。
3.供给商资料核查工作方案于3月15日之前完成。
4.供给商考核评估方案制订方案于3月中旬开始,在去年年度总结的根底上制订,方案于4月上旬完成。
,直至本年年底,均采用新的供给商考核评估方案。
〔二〕本钱控制方案
1.方案于1~3月开展市场物资本钱调查。
2.方案在3月份上年度财务报表出来之后,开始进行采购本钱分析,方案用1个月完成。
3.在4月底之前,根据采购本钱分析结果,设立重点管控与非重点管控物资及供给商。
4.采购本钱管理人员应于5月份,根据本钱分析的结果和日常采购运作状况,制定本钱评估方法。
5.本年度应根据上年末制定的本钱管控方法控制采购本钱。
6.本年度7~10月份制定本钱管控考核方案,并在年末的采购本钱考核中试用。
〔三〕年度采购方案表
〔略〕
三、采购方案管理工具表单
〔一〕请购申请审批表
请购部门
请购日期
交货地点
单据号码
项次
物资
编号
品名
规格
请购
数量
库存
数量
需求
日期
需求数量
单位
技术协议及要求
会签说明
采购部门
请购部门
主管
经办
批准
主管
申请人
分单
第一联,采购单位〔白〕;第二联,财务部〔红〕;第三联,请购单位〔蓝〕
〔二〕年度采购方案表
编号:
年度:
年
1月
2月
3月
4月
5月
6月
7月
8月
9月
10月
11月
12月
累计
〔三〕月度采购方案表
编号:
年月
序号
名称
规格
单价
数量
订购日期
到货日期
供给商
备注
1
2
3
〔四〕工程采购方案表
编号:
年月
制表人
工程名称
工程经理
采购计
划编号
采购物资名称
规格
型号
单位
数量
单项
金额
询价
时间
订货
时间
签订合
同时间
到货
时间
采购
方式
采购
负责人
总采购金额
〔五〕设备采购方案表
序号
名称
型号规格
零件编号
数量
单位
参考价格
要求到货时间
购置单价
备注
申请部门
经办人
备注
负责人
审批意见
设备部经理
采购部经理
采购总监
总经理
第三节采购预算管理工作细化执行
一、采购预算管理工作知识准备
〔一〕采购预算的根本要求
〔1〕企业应根据自身实际收支情况和资金状况安排预算,做到量力而行、收支平衡。
〔2〕企业内部应切实做到采购预算方案符合企业实际,坚决杜绝瞒报、虚报的现象。
〔3〕企业应对预算实施时涉及的企业内外部资金供求情况进行统筹安排。
〔4〕企业应确保采购预算能够满足企业各部门、下属单位及工程的采购需求。
〔5〕企业和各部门的支出预算确定以后,除突发性事件和政策因素增加的必不可少的开支外,其他支出工程当年预算不予追加,一律在编制下年度预算时考虑。
二、采购预算管理工作模板
〔三〕采购预算变更管理方法模板
第一条目的
为使公司物资材料到达合理的供给量,而不影响公司正常的生产工作,结合本公司的实际情况,特制定本方法。
第二条适用范围
本方法适用于本公司采购预算的变更工作,具体包括预算变更申请、审批、执行等事项。
第三条职责分工
1.采购部采购预算主管负责编制采购预算变更方案表,报采购部经理审批。
2.采购部预算专员负责根据采购预算变更申请表分析采购预算变更原因,并严格执行。
3.财务部负责协助采购部核准采购预算变更方案的可执行性,并审批预算变更申请。
第四条采购预算变更条件
当满足以下五种条件之一时,相关部门人员可提出变更预算的要求。
1.物资使用部门出现临时订单。
2.因为不可预测事件导致设备损坏。
3.生产、经营临
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