职 位 说 明 书办公室.docx
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职位说明书办公室
办公室职责
1.制定公司各项行政管理规章制度,并进行有效、有力的监控执行;
2.负责公司对外联络、公关接待工作;
3.负责公司相关证照的办理和年检;
4.制定员工培训计划,集中组织各部门、在岗人员和新员工开展相应的业务技术培训;
5.协调好公司各部门之间的关系,做好上传下达、下情上报工作;
6.负责落实会议及制度的执行情况,并及时进行调整和完善;
7.根据公司发展规划和经营计划,拟定人力资源发展规划、计划、年度薪资计划、员工劳动保险和福利计划;
8.办理员工入职、辞职、离职及各种人事调动工作;完成每月人事报表及人力资源相关数目的统计及制表工作;
9.人事档案的完善及人事资料的信息化管理;
10.加强公司对文件控制的管理,形成完整的文控管理体系(含电子档案管理系统);
11.组织、协调公司活动及相关相片收集和存档工作;
12.建立办公用品、办公设备的使用制度和维护制度并管控到位;做好设备维护和合理调配;对固定资产和办公用品做好统计、计划,需购买的办公设备、办公用品提前三日建立表格报送提交总经理审批;
13.协助总经理及副总经理完成与合同相关的工作;对签署的合同建立纸质和电子版的严格管理;涉及复印件外借要严格登记,原件外借需报告总经理后方可外借并严格登记;
14.负责公司行政车辆管理、员工宿舍管理和食堂管理;
15.建立与公司所有工作有关的管理表格、登记表格、审批表格等,形成公司表格管理体系报送总经理签署执行。
16.负责制定公司所有公共区域和办公场地的卫生管理办法,并监督执行;
17.建立科学合理的公司考评、奖惩制度,并督促执行;
18.制定公司各种休假、病假、事假的管理制度并督促执行;
19.制定公司文件管控和印章管控的办法;
20.完成公司领导交办的其它工作任务。
职位说明书
一、基本资料
职位名称
办公室主任
职位编号
01
职位人数
1
所属部门
办公室
职等
直属主管
总经理
直接督导职位/人数
2
间接督导职位/人数
可轮调职位
可晋升职位
二、职位在组织中的位置
办公室主任
人事主管
行政主管
三、职位目的
在公司总经理的直接领导下,全面协调、督促各部门工作,做好领导的参谋和助手。
四、职责
办
公
室
主
任
职责
权重
时间
1.在总经理领导下负责公司具体管理工作的布置、实施、检查、督促、落实执行情况。
15%
2.负责公司外联、接待工作,并负责公司相关证照办理及年检工作。
10%
3.负责公司各种管理规章制度的建立、修订及执行监督。
15%
4.负责人力资源的发展规划,严格进行名额编制、控制及执行。
10%
5.负责对会议决定的事项进行催办、查办和落实。
10%
6.负责公司印章及信息资料档案管理督导工作。
10%
7.本着厉行节约的原则,严格把关公司固定资产的审核与使用。
5%
8.负责员工的福利管理和劳动关系转接等人事工作的督促。
5%
9.做好本部门员工评估和考核,组织实施对公司员工的评估。
5%
10.严格监督公司各项管理制度的执行并遵守。
10%
11.积极主动完成公司领导交办的其它工作任务。
5%
五、工作联系
联系对象(部门或单位)
联系内容
公司内
联系公司领导及各部门。
1.做好领导的参谋助手。
2.对各部门工作情况进行督导和沟通协调等。
公司外
根据项目进展情况,联系政府及住建局等单位。
与政府及各委办局搞好关系,为公司项目进展奠定基础。
六、工作特征
出差时间
出差时间约占10%
工作环境
舒适
危险性
无危险性
七、任职资格
项目
必备条件
理想条件
年龄区段
35岁以上
副总经理
性别要求
性别不限
学历要求
本科及以上
专业要求
人事管理或行政管理
培训要求
行政管理
行政和人事
工作经验
10年以上工作经验
专业资格证书
行政管理
专业知识技能要求
行政管理、人力资源管理及项目管理
具备较强的,符合公司实际的专业知识
外语技能要求
借助辞典能阅读简单的英语文章
能进行简单的英语交流,能读写简单的英语文章
计算机技能要求
熟练掌握办公工作软件及人事软件
综合能力要求
人际交往能力、执行能力、计划能力、组织能力、沟通和分析能力
领导能力
其他要求
正直、忠诚、有公信力、服务意识好、原则性强
大型活动策划能力、企业文化建设与推动能力
职位说明书
一、基本资料
职位名称
人事主管
职位编号
02
职位人数
1
所属部门
办公室
职等
直属主管
办公室主任
直接督导职位/人数
0
间接督导职位/人数
可轮调职位
可晋升职位
2、职位在组织中的位置
办公室主任
人事主管
行政主管
三、职位目的
激励员工工作积极性,挖掘、培养具有潜力的员工。
四、职责
人
事
主
管
职责
权重
时间
1.协助办公室主任建立并完善人力资源管理体系,设计人力资源管理模式(包含招聘、绩效、培训、薪酬及员工发展等体系的全面建设),按年度完善人力资源管理制度。
20%
2.协助制定岗位说明书,贯彻落实各岗位责任和工作标准,并纳入考核。
10%
3.负责组织公司员工的招聘、录用、合同签订、建档、转正、辞退,离职,调动,考核等人事系列化基础管理工作。
10%
4.负责公司员工薪酬、福利、社会保险等工作的综合管理;做好员工考勤、奖惩和食堂管理。
并调查各部门对考勤、奖惩的执行情况和食堂满意度。
15%
5.根据企业实际情况进行人力资源整体分析和人才储备工作,提出合理化建议。
10%
6.负责对新进员工公司各项管理制度的培训工作。
10%
7.定期进行员工各项满意度的调查,做好员工关系管理。
10%
8.严格监督公司各项人事管理制度的执行并遵守公司各项管理制度。
10%
9.积极主动完成办公室领导交办的其它工作任务。
5%
五、工作联系
联系对象(部门或单位)
联系内容
公司内
协助办公室主任做好公司人事管理工作。
1.做好公司人员的招聘、任职、晋升。
管理好公司人员的人事档案。
2.协助办公室主任做好各部门负责人以下岗位调查工作等。
公司外
协助办公室主任做好人事工作。
对外人员的招聘、入职办理等。
六、工作特征
出差时间
出差时间约占10%
工作环境
舒适
危险性
无危险性
七、任职资格
项目
必备条件
理想条件
年龄区段
30岁以上
副主任
性别要求
性别不限
学历要求
本科及以上
专业要求
人力资源管理
培训要求
人力资源管理
行政管理知识及人力资源知识
工作经验
5年以上工作经验
专业资格证书
取得人事管理证书
专业知识技能要求
人力资源管理
具备较强的,符合公司实际的专业知识
外语技能要求
借助辞典能阅读简单的英语文章
能进行简单的英语交流,能读写简单的英语文章
计算机技能要求
熟练掌握办公工作软件及人事软件
综合能力要求
人际交往能力、执行能力、计划能力、组织能力、沟通和分析能力
领导能力
其他要求
正直、忠诚、有公信力、服务意识好、原则性强
中型活动策划能力、充分激励员工能力
职位说明书
一、基本资料
职位名称
行政主管
职位编号
03
职位人数
1
所属部门
办公室
职等
直属主管
办公室主任
直接督导职位/人数
0
间接督导职位/人数
可轮调职位
可晋升职位
二、职位在组织中的位置
办公室主任
人事主管
行政主管
三、职位目的
协助办公室主任做好日常行政管理及后勤管理工作。
四、职责
行
政
主
管
职责
权重
时间
1.负责公司的日常事务工作。
向上请示、汇报,向下传达、沟通,协调各部门的关系,当好参谋和助手。
15%
2.做好公司的办公流程的管理,维持正常的工作流程,保证各项工作的顺利进行。
10%
3.督促各部门及时上报相关工作报告和统计资料,负责起草、修改公司综合性的年、月和周专题总结、工作计划、报告、决议、通知等。
10%
4.认真制定和完善各部门办公室用品管理办法及相关工作制度并督促执行。
10%
5.负责公司的信息管理工作,做好网络、计算机软件、硬件的维护和保养工作。
5%
6.负责文件、信函的收发、传阅、催办和归档工作,做好以公司名义下发文件的审核工作,及时打印、分发文件资料,及时清理、装订、归档文件资料。
10%
7.做好工作服的制作、办公用品的申购、分发、登记和保管工作。
5%
8.做好来访的登记、接待、处理和外来人员的接待工作,维护公司的良好形象。
5%
9.组织收集和了解各部门的工作动态,协助办公室主任协调各部门之间有关的业务工作,掌握公司主要活动情况,为公司领导决策提供意见和建议。
10%
10.做好保安、宿舍、车辆和办公环境卫生的管理工作。
5%
11.严格监督公司行政办公各项管理制度的执行并遵守公司各项管理制度。
10%
12.积极主动完成办公室领导交办的其它工作任务。
5%
五、工作联系
联系对象(部门或单位)
联系内容
公司内
协助办公室主任做好公司行政管理工作。
1.做好行政方面及项目方面的管理工作。
2.协助办公室主任做好各部门工作计划执行情况等。
公司外
协助办公室主任做好行政管理工作。
外来文件的接收、传送、传阅、归档等。
六、工作特征
出差时间
出差时间约占10%
工作环境
舒适
危险性
无危险性
七、任职资格
项目
必备条件
理想条件
年龄区段
30岁以上
办公室副主任
性别要求
性别不限
学历要求
本科及以上
专业要求
行政管理
培训要求
行政管理
公司业务知识及行政管理知识
工作经验
5年以上工作经验
专业资格证书
取得行政管理证书
专业知识技能要求
精通行政管理
具备较强的,符合公司实际的专业知识
外语技能要求
借助辞典能阅读简单的英语文章
能进行简单的英语交流,能读写简单的英语文章
计算机技能要求
熟练掌握办公工作软件及人事软件
综合能力要求
人际交往能力、执行能力、计划能力、组织能力、沟通和分析能力
领导能力
其他要求
正直、忠诚、有公信力、服务意识好、原则性强
中型活动策划能力、企业文化建设与推动能力
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