基于BS模式的办公自动化系统的研究与设计论文.docx
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基于BS模式的办公自动化系统的研究与设计论文
1目录
2前言1
3一OA(办公自动化)简介2
1.1、OA的概述2
1.2、OA的现状3
1.3、OA的发展趋势3
4二OA系统推广使用的现实意义4
2.1选择OA的原因4
2.2OA系统的基本目标4
5三设计实例……………………………………………………...…………....…5
3.1开发环境
3.2需求分析
3.3概要设计---系统用例图
3.4数据库的设计与实现…………………………………………………………………….
3.5系统的详细设计与代码实现
3.5.1系统的首页
3.5.2系统的工作日志模块
3.5.3系统的日程管理模块
3.5.4系统的人事管理模块
3.5.5系统的内部沟通模块
3.5.6系统的邮件管理模块
3.5.6系统的文档管理模块
3.6系统的测试及测试结果分析………………………………………………………………
6四开发系统的总结及感想
7五附录:
5.1系统的类图………………………………………………………………………………
5.2系统源程序………………………………………………………………………………
8前言
办公自动化(OfficeAutomation,简称OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式,是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域,是信息化社会的产物。
在行政单位、企事业单位工作中,是采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,以计算机为中心,采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术,广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,为科学管理和决策服务,从而达到提高行政效率的目的。
一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。
我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为:
利用先进的科学技术,使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中,由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。
办公自动化没有统一的定义,凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务,都属于办公自动化的领域。
通常办公室的业务,主要是进行大量文件的处理,起草文件、通知、各种业务文本,接受外来文件存档,查询本部门文件和外来文件,产生文件复件等等。
所以,采用计算机文字处理技术生产各种文档,存储各种文档,采用其它先进设备,如复印机、传真机等复制、传递文档,或者采用计算机网络技术传递文档,是办公室自动化的基本特征。
本文通过一个小型的OA系统为例,来模拟现实中的OA的应用,同时也验证了文章的分析与介绍。
一OA(办公自动化)简介
1.1OA概述
人们普遍使用计算机来提高个人工作效率,但是在需要许多人一起协同工作的现代工作环境中,我们更需要提高我们的整体工作效率。
利用网络通讯基础及先进的网络应用平台,建设一个安全、可靠、开放、高效的信息网络和办公自动化、信息管理电子化系统,为管理部门提供现代化的日常办公条件及丰富的综合信息服务,实现档案管理自动化和办公事务处理自动化,以提高办公效率和管理水平,实现企业各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化,增强档案部门文书档案、人事档案、科技档案、财务档案等档案的可管理性,实现信息的在线查询、借阅。
最终实现“无纸”办公。
办公自动化,一个极大的概念,一个炒作了很久的概念。
无论是办公设备公司,还是系统集成公司,都大力推出自己的办公自动化产品。
有办公设备、办公自动化电脑、办公自动化软件。
可见,办公自动化中内容庞大,可为空间不可小视。
那么,首先我们来探讨一个问题,什么是办公?
办公实际就是文件的制作、修改、传递、签定、保存、销毁、存档的过程。
那么随着文件的这一流程,产生了各种各样的设备。
随着技术的发展,计算机网络技术的进步,办公自动化网络的建设也得到了大力推广。
传统的办公模式主要以纸介质为主,在信息革命的浪潮中,显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。
如何实现信息处理的自动化和办公的无纸化逐步得到了人们的重视。
传统办公模式
办公自动化提了多年,但效果并不明显,人们还是停留在单机字处理和表格处理的所谓办公自动化的初级阶段。
信息的交流和共享,以及团队的协同运作等无法完美的实现,极大地限制了工作的效率。
Internet/Intranet的迅猛发展,为信息的交流和共享,团队的协同运作提供了技术的保证,同时也预示着网络化办公时代来临。
网络化办公模式
现有办公自动化系统和大型信息管理系统中,企业业务流程重组或者是文件流转功能都是核心功能。
同时我们也认为,企业办公主要是一个文件流转的过程,所有的办公事务都可以抽象成一个数据库表单。
传统的办公自动化系统和大型MIS系统在处理企业管理流程中大多采用企业业务流程重组(BKR),其核心思想就是要先优化企业业务管理流程,再根据优化后的流程建设企业信息系统。
这样不仅在系统建设中工作量巨大,同时面临来自企业内部重重的阻碍。
我们的核心思想是;前期系统建设中不牵涉企业内部业务流程重组,只是协助企业通过方便的流程自定义等功能进行流程电子化,以及不断根据实际需求去改变电子化流程。
1.2OA的现状
目前企业的办公自动化程度可以划分为以下四类:
①.起步较慢,还停留在使用没有联网的计算机,使用MSOffice系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。
②.已经建立了自己的Intranet网络,但没有好的应用系统支持协同工作,仍然是个人办公。
网络处在闲置状态,企业的投资没有产生应有的效益。
③.已经建立了自己的Intranet网络,企业内部员工通过电子邮件交流信息,实现了有限的协同工作,但产生的效益不明显。
④.已经建立了自己的Intranet网络;使用经二次开发的通用办公自动化系统;能较好得支持信息共享和协同工作,与外界联系的信息渠道畅通;通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务;Intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。
现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统,实现科学的管理和决策,增强企业的竞争能力,使企业不断发展壮大。
1.2OA的发展趋势
办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况,主要是企业的经济实力。
按照上述分析,第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入,既要搭建企业Intranet网络,又要开发办公自动化系统,需要企业有较强的经济实力才能完成;而对于第二、第三类企业,由于企业Intranet网络已经存在,只是没有或没有好的办公应用系统,所以只须投入相对网络投资少得多的资金即可开发通用办公自动化系统,产生较高的投资回报。
即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少得多,而产生的经济效益更高;对于第四类企业,由于其办公自动化基础好,只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。
那么,什么样的企业适合使用办公自动化(OA)系统?
几乎所有企业都适合使用办公自动化(OA)系统,但不同企业使用的目的性会有所不同,具体是:
[1]信息化尚未入门的企业
由于没有信息化应用基础,先上办公自动化(OA),注OA有着近乎100%的成功率,有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力,有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。
[2]信息化失败或者严重缺乏信息化工作信心的企业
信息化失败,特别是大型业务管理系统失败,例如ERP,给企业方面的信心打击是十分沉重的,为了重塑信心或者一开始就回避一下风险,选择办公自动化不失为一种选择。
[3]缺少信息化资金准备的企业
信息化投入一般比较昂贵,在没见到实际效果的时候,多数企业会犹豫不决。
因此,对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业,先上办公自动化(OA),有利于企业逐步了解企业信息化及其作用,减少今后信息化工作的盲目性。
[4]已拥有业务管理系统且需要进一步改善行政办公与内部信息交流环境的企业
办公自动化(OA)与业务管理系统互为补充,可以丰富并完善企业信息化工作的形式与内容。
二OA系统推广使用的现实意义
2.1选择OA的原因
虽然诸如Lotus1-2-3和MSOffice系列的许多应用软件可以提高办公效率,但是这仅仅是针对个人办公而言。
办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高,更重要的是可以实现群体协同工作。
协同工作意味着要进行信息的交流,工作的协调与合作。
由于网络的存在,这种交流与协调几乎可以在瞬间完成,并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。
这里所说的群体工作,可以包括在地理上分布很广,甚至分布在全球上各个地方,以至于工作时间都不一样的一群工作人员。
办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密,甚至是定制的。
因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。
操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果,从而极大得方便了企业领导的管理和决策。
办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道,企业的Intranet网络可以和Internet相联。
一方面,企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情,与现有或潜在的客户、合作伙伴联系;另一方面,其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息,如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。
从而起到宣传介绍的作用。
随着办公自动化的推广,越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上,所以这种网上交流的潜力将非常巨大。
办公自动化已经成为企业界的共识。
众多企业认识到尽快进行办公自动化建设,并占据领先地位,将有助于保持竞争优势,使企业的发展形成良性循环。
2.2OA系统的基本目标
(一)建立内部的通信平台。
建立组织内部的邮件系统,使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。
(二)建立信息发布的平台。
在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如电子公告、电子论坛、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够了解单位的发展动态。
(三)实现工作流程的自动化。
这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪,解决多岗位、多部门之间的协同工作问题,实现高效率的协作。
我们都知道,各个单位都存在着大量流程化的工作,例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等,都是一些流程化的工作,通过实现工作流程的自动化,就可以规范各项工作,提高单位协同工作的效率。
(四)实现文档管理的自动化。
可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便的查找手段。
每个单位都会有大量的文档,在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。
因此,文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。
另外,在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。
文档多了,需要什么东西不能及时找到,甚至找不到。
办公自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享。
实现办公自动化以后,比如说,某个单位来了一个新员工,只要管理员给他注册一个身份文件,给他一个口令,他自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西,规章制度、各种技术文件等等,只要他的身份符合权限可以阅览的范围,他自然而然都能看到,这样就减少了很多培训环节。
(五)辅助办公。
它牵涉的内容比较多,像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公,实现了这些辅助办公的自动化。
(六)信息集成。
我们每一个单位,都存在大量的业务系统,如购销存、ERP等各种业务系统,企业的信息源往往都在这个业务系统里,办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成,使相关的人员能够有效地获得整体的信息,提高整体的反应速度和决策能力。
(七)实现分布式办公。
这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。
现在来讲,地域分布越来越广,移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。
三设计实例
3.1开发环境
基于B/S模式,采用Java语言,主要使用到了单态,工厂模式,jsp,ajax等技术,使用myeclipse+Dreamweaver+mysql等工具开发。
3.2需求分析
本系统分为五大模块:
工作日志
员工可以在线填写当天的工作日报,按时间查看以前发布的日报。
部门经理可以查看部门内部所有员工的所有工作日报。
公司总经理可以查看公司内部所有员工的工作日报。
已发表的日报不可以修改,删除。
日程安排
用户可以通过系统安排日程,用户进入系统后系统将显示当天已经安排过的日程。
用户可以方便查看,修改,删除以前安排过的日程
人事管理
系统管理员可以对部门经理,总经理账号进行管理
部门经理可以对部门员工进行管理
账号的管理包括增加,删除,修改。
系统无须注册使用。
员工可以修改自己的信息,如密码,联系方式等。
内部沟通
员工可以查看到公司所有其他员工个人资料,并方便向其发送Email。
系统需显示员工在线状态,所有在线员工可以通过系统进行实时通信。
系统不需要支持查看Email,只需具备发送Email的功能。
实时通信的消息无需保存,即如果员工不在线将不可接收其他员工发送的在线消息,员工也不可向非在线员工发送消息,只能发送Email。
文档管理
员工可以在自己的文档管理模块内管理自己的文件,包括查看文件列表,上传文件,下载文件,删除文件的功能,不支持新建文件夹的功能。
3.3概要设计---系统用例图
3.4数据库的设计与实现
1.部门表(department)
表名
department
说明
存储部门的相关信息
序号
显示名称
字段名称
类型
备注
1
部门编号
departmentID
int
主键
2
部门名称
departmentName
varchar(20)
notnull
3
部门信息
departmentInfo
varchar(100)
存储部门的相关信息
2.员工表(employer)
表名
employer
说明
存储员工的信息
序号
显示名称
字段名称
类型
备注
1
员工编号
id
int
主键
2
姓名
name
varchar(20)
notnull
3
性别
sex
varchar
(2)
notnull,男或女
4
出生日期
birthday
dateTime
notnull
5
民族
nation
varchar(4)
notnull,
6
婚否
marry
Int
0:
已婚;1:
未婚
7
政治面貌
polity
Varchar(10)
8
毕业院校
Scholl
Varchar(20)
Notnull
9
学历
edu
Varchar(10)
Notnull
10
籍贯
Home
Varchar(30)
Notnull
11
部门号
departmentID
int
notnull部门编号,外键
12
入职时间
jobTime
dateTime
员工就职的时间
13
办公电话
officePhone
Varchar(15)
14
家庭电话
homePhone
Varchar(15)
15
QQ号码
Varchar(9)
16
Varchar(30)
17
职位
Position
Varchar(10)
员工所任职位
18
备注
remark
varchar(200)
员工的其他信息,如奖惩情况…
3.日报表
表名
workReport
说明
存储员工日报信息
序号
显示名称
字段名称
类型
备注
1
员工编号
id
int
外键
2
日报创建日期
date
dateTime
Notnull与id构成联合主键
3
日报内容
note
text
Notnull
4.日程表(schedule)
表名
employer
说明
存储员工的日程信息
序号
显示名称
字段名称
类型
备注
1
日程编号
ScheduleId
Int
标示列,主键
2
员工编号
id
int
外键
3
主题
subject
varchar(50)
notnull
4
开始时间
startTime
dateTime
notnull,
5
结束时间
endTime
dateTime
notnull
6
是否提醒
isRemind
int
notnull,1:
提醒0:
不提醒
7
提前(分钟)
perTime
integer
notnull,提前多久通知员工
8
日期
date
dateTime
Notnull
9
日程内容
content
text
notnull
5.邮件表(eMail)
表名
employer
说明
存储邮件的信息
序号
显示名称
字段名称
类型
备注
0
编号
Id
Int
主键
1
员工编号
emplloyeeId
int
外键
2
收件人
accepter
varchar(20)
notnull
3
发送时间
sendTime
dateTime
notnull
4
状态
state
int
1:
在线0:
离线
5
内容
content
text
notnull,发送邮件内容
6:
文档(document)
表名
document
说明
存储员工的文档信息
序号
显示名称
字段名称
类型
备注
1
员工编号
id
int
外键
2
文件名
fileName
varchar(20)
notnull与文件类型构成联合主键
3
文件类型
fileType
varchar(10)
notnull
4
文件路径
fileUrl
varChar(50)
Notnull
5
修改日期
fileDate
date
Notnull
6
文件大小
fileSize
varChar(4)
Null
3.5系统的详细设计与实现
3.5.1系统的首页
3.5.1.1系统的登录界面:
阳光或者管理员等公用同一个页面!
员工需要输入个人的员工编号和密码进行登录!
系统会根据员工的编号确定用户的身份
3.5.1.2主界面截图,用户登录后的首页!
本界面显示本系统的信息和用于显示用户的可操作菜单!
左侧用于显示快捷菜单和当前在线的员工列表!
方便用户进行沟通
3.5.1.2用户的鼠标悬停于菜单上时会显示出相应的操作菜单!
如果无显示则双击操作管理功能
3.5.2系统的工作日志模块
3.5.2.1普通员工的页面
普通员工登录后在进入工作日志模块时,可以搜索员工个人的工作日报,但是只可以查看,不可以修改和删除。
3.5.2.2普通员工在进入写工作日报的页面时,页面将显示员工的最近的工作日报简介,并可以查看日报内容,员工单击增加日报按钮可以增加今天的日报!
3.5.2.2管理员的界面:
管理员和经理可以查看各个部门下的所有员工的日报,可以按照时间段查询
也可以输入与员工有关的信息进行查询...实现了分页查看的功能
3.5.3系统的日程管理模块
3.5.3.1日程安排界面
员工进入日程安排界面,页面以月历的形式进行显示员工本月的日程安排,双击其中的一个矩形框可以添加相应日期的日程安排!
但不可以在已经过去的日期或时间段增加日程
3.5.3.2日程查询界面
员工可以主题、时间段进行查询员工个人的日程,可以删除日程
3.5.4系统的人事管理模块
3.5.4.1编辑部门信息:
管理员在进入人事管理时可以增加部门和编辑已经存在的部门!
也可以删除已经存在的部门,但这将会删除部门下的所以员工!
也可以搜索员工或进入员工管理界面
3.5.4.2添加员工
管理员或部门经理在部门管理界面可以直接增加新的员工!
并且对输入进行了验证!
对输入的错误格式或者为空时将会进行提示,并阻止提交动作!
直到没有错误并且输入了必须输入的信息方可让信息进行提交!
3.5.4.3员工的搜索:
管理员或经理可以进行根据用户的编号进行精确搜索也可以输入员工的信息进行搜索,搜索结果实现了分页的功能,可以进行分页浏览,对于搜索出的员工管理员或经理可以进行编辑和删除!
部门经理只能够编辑和删除其管理的部门下的员工,其他的部门只可以查看其信息
3.5.4.4编辑员工
管理员或部门经理在对员工进行编辑时,其编辑的信息必须有效,否则同样禁止提交数据
防止非法数据的输入
3.5.5系统的内部沟通模块
3.5.5.1内部沟通
信息服务窗口以类似QQ分组的形式将每一个部门的员工进行了分组列出!
为上线的用户其头标为灰色!
而上线的用户亮起!
如果接收到其他用户发送给自己的信息,那么员工的头标将会闪动,以作提示!
用户只需双击就可以打开聊天窗口看到收到的信息并可以进行回复!
3.5.5.2快捷操作
用户只需在其中的一个员工上进行右击就会弹出快捷菜单,可以发送消息或者邮件,也可以查看该员工的信息
3.5.5.3查看员工的信息
用户通过快捷方式可以查看其他员工的详细信息
3.5.6系统的邮件管理模块
用户可以对其他不在线的员工发送邮件!
可以通过信息服务中的快捷方式或主页面中的链接都可以进入发送邮件的界面
3.5.7系统的文档管理
文件上传是根据文件上传组件,把文件上传到服务器web-INF下的File文件夹下,文件存放在以该用户命名的文件夹中。
上传过程中显示上传的进度。
鼠标右击,显示文件操作菜单,用户可以删除,下载或者共享选择的文件。
四开发系统的总结及感想
经过数个月的设计和开发,这个简单通用的OA系统基本开发完毕。
系统实现了预期的基本功能,能够处理一般的办公需要。
在系统的设计开发过程中,注重了科学的软件设计思路。
首先在总体设计上,采用了模块化和分层的设计思想,使整个系统流程清晰、逻辑合理,为系统的实现创造了良好的条件。
其次,在各功能模块的实现上,采用了在技术上非常流行的B/S架构。
作为一个简单的通用OA系统,具备的功能还很不完善,有很多可以扩展的地方。
例如:
可以加入新闻功能、公告功能、投诉功能等。
在实际中,可以根据企业的具体要求进行扩展。
有条件的话,还可以尝试采用分布式三层的B/S设计模型,通过COM组件技术来实现中间层商务逻辑的开发,这样可以进一步提高应用程序的性能。
通过这个系统的开发,我加深了对OA系统的理解,更使我对很多知识的理解又加深了不少,我学习到了很多的知识。
五附录
5.1系统的类图
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 基于 BS 模式 办公自动化 系统 研究 设计 论文
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