系统管理作业流程及岗位责任管理制度.docx
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系统管理作业流程及岗位责任管理制度
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〔系统管理作业流程及岗位责任管理制度〕
系统管理作业流程及岗位责任管理制度
第一章总则
第一条为规范公司企业资规划(以下简称K/3ERP)系统的管理,特制定本制度。
第二条K/3ERP系统各岗位人员的职责管理除有公司有特殊规定外,皆按本制度执行。
第三条K/3ERP系统各岗位的考核将以本制度为依据,纳入公司KPI目标考核体系。
我司ERP系统分为系统设置管理、销售管理、采购管理、仓存管理、车间生产管理、计划管理、财务管理七大类模块,每个
模块对应一个部门主管,为该模块总负责人。
根据系统职能的设置,对各模块最终用户职责进行界定,共分解出如下岗位:
模块职能部门关键用户数据输入员数据审核员
系统设置管理工程部工程部经理资料组文员资料组组长
销售管理生管部生管部主管销售数据处理员生管部主管
采购管理采购部采购部主管采购单据处理员采购部主管
仓存管理物流部物流部主管仓库数据管理员物流部主管
车间管理生产部生产部经理生产流程控制员生产部经理
计划管理生管部生管部主管计划管理员生管部主管
任务管理员
财务管理财务部财务部主管总账管理员财务部主管
成本管理员
存货核算员
应收管理员
应付管理员
固定资产管理员
系统维护IT部IT部经理/系统工程师
第五条ERP项目实施小组由各模块部门数据输入及审核人员、主管、ERP系统工程师及公司领导层组成,对整个ERP项目的实
施负总责。
其中项目领导小组由副总经理任组长,各部门经理组成项目领导小组,对项目的实施负领导责任,通过调配和协调各
项资为系统实施成功提供保障。
ERP系统工程师(项目经理)负责协调解决各模块运作过程中遇到的各种问题,为项目的实施
提供技术支持和保障,提供系统二次开发;
第六条各部门主管是本模块的部门负责人,负责联络ERP系统工程师解决本模块最终操作用户提出的与系统有关的所有问题
。
第七条各部门主管必须结合本部门情况组织制定出本模块操作规范,说明本模块主要业务流程、各流程操作步骤、各进程
操作方法、以及操作注意事项和常见问题解答,用于各岗位操作参考书和培训新进员工,并在使用过程中使系统不断趋向完善。
第八条最终用户在操作过程中如遇到问题应先查询操作手册,如不能解决,再联系部门主管和系统工程师解决,解决问题
后将新的问题和解决方法加入操作手册。
第九条ERP系统是一项管理的系统工程,具有高度上下级的关联性,ERP系统各岗位人员都同时是上层数据的使用者又是下
层数据的提供者。
对上层数据,如发现错误必须向相关人员报告并暂停与此有关的工作,并跟踪问题解决情况,直至数据正确;
同时做好自己这部分数据,为下层操作人员提供服务,解答下层数据使用者提出的质疑,确保数据正确。
所有人员如发现错误不
能知错不报、将错就错,使错误扩散。
如发现自身操作失误应及时通知受影响部门,并采取相应措施及时纠正;
第十条ERP系统各岗位人员应保管好自己的权限,如因帐号和密码被人盗用造成数据错误的,所造成的后果由本人承当。
第十一条ERP系统各岗位人员离开工作岗位时,必须及时退出系统,避免占用系统模块站点,同时避免账号被他人使用。
如
因此而造成数据错误,视为其本人失误,并承当一切后果。
第十二条ERP系统各级相关人员,均应严格遵守本规则各项规定。
岗位说明
第十三条系统设置管理模块(工程部)
(一)系统设置管理模块—工程部经理
主要职责:
负责制定物料编码规则、物料数据相关重要属性的设置总体方案;
审核并签字确认本模块所有作为K/3系统输入依据的基础文件,包括物料编码文件、物料数据文件、物料BOM文件、单位换算
系统文件等;
负责制定、完善物料数据和物料清单数据的修改增加操作流程,编写流程图,并发放到部门各岗位执行,包括物料编码的增
加处理流程、换算系数的改变处理流程、新旧材料的更替处理流程、新旧产品BOM处理流程等;
对于物料数据表中的物料属性(自制、外购)、缺省仓库、财务科目、提前期、生产类型、生产工艺路线、检验方案方式等
部分以及物料BOM表中损耗率、工序属性部分,负责联系或指导最终用户联系各相关部门提供其相关数据完成设置;
分配、指导、监督物料系统数据管理员的工作,检查物料数据和物料清单数据的正确性,发现错误及时指导纠正;
协助做好KPI考核工作;
(二)、系统设置数据--资料组组长
负责制定或者收集物料编码、单位换算系统文件、BOM层次设置方案和工艺路线、生产损耗,并提供给系统设置数据管理员
执行;
负责在有新产品、新材料或须修改数据时,必须在一个工作日内收集数据并提供给系统数据管理员输入、修改数据;
(三)、系统设置管理--资料组文员
主要职责:
负责依据系统数据提供员签发的物料编码文件,部门主管签发的物料数据重要属性的设置方案,以及其他用户确认的物料数
据文件,输入、修改系统各项物料数据及其属性,并保证录入无误;
负责依据系统数据提供员签发的单位换算系统文件输入、修改各项物料不同单位间的换算系数;
不能随意改变各项物料数据、物料属性以及换算系数;
保证数据的及时性、准确性,当有新的编码以及换算系统改变时,及时通知采购部、生产部、销售部等各相关部门;
当收到采购部、生产部、生管部的物料数据错误置疑通知(邮件、书面)后,应在提出置疑部门要求的时间内查清情况,如
确有错误,应及时纠正,如无误,应通知各部门,并说明情况;
负责根据系统数据提供员签发的BOM层次设置方案和工艺路线文件,设置物料清单,及依据生产部提供的资料设置原材料、
半成品的物料替代;;
保证物料BOM与实际工艺清单的一致性,在收到清单或工艺修改书面通知后,及时修改物料清单并以系统中改变后的物料清
单签字确认后发放到生产部和仓库等相关部门;
负责根据系统数据提供员签发的工艺路线流程文件,输入、更新工作中心、设备、工艺路线、工序等工艺数据;
新产品的完整父BOM和子BOM在接到数据提供员提供的完整数据后,必须在四个小时内完成录入确认工作,并列印受控;
K/3工作流程:
收到系统数据提供员提供的各类基础数据——录入K/3系统——本人检查确认——反馈给数据提供人员审核确认——列印受
控
系统数据提供人员必须提供的系统物料内容包括物料代码、物料名称、详细的物料规格、物料属性、物料所属仓库、自制件
、提前期、物料的生产类型、物料的工艺路线、检验方式、检验方案等;
系统提供员提供的物料BOM单必须结构完整,最底层子项物料必须为外购件,自制件物料必须有一个或以上BOM存在,物料父
BOM和子BOM相嵌套.内容包括:
版本号、子项物料单位用量、损耗率、物料替代等;
系统数据管理员对数据提供员提供的数据有监督职能,因系统数据提供员的资料不完整提供,要限期在半个工作日内更正提
供,否则责任自己承担;
系统业务功能名称:
基础资料——物料、计量单位、BOM维护、工程变更
合作部门:
生管计划部、生产部、物流部、品质部、财务部
第十四条销售管理模块(生产管理部)
(一)、销售管理模块—生管部主管
主要职责:
1、负责制定客户编码、操作人员的工作分配;
2、制定、发布、完善销售管理基础数据,3、增加修改流程、正常销售处理流程、销售退货处理流程、编写处理流程图;
4、审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件,5、包括客户编码、客户资料、运输提前期文件等;
6、如有特殊情况或订单变更时,7、应及时通知销售订单处理员;
8、指9、导、监督销售数据管理员、销售订单处理员的工作,10、检查销售基础数据的正确性,11、销售订单的正确性
;
12、跟踪销售订单执行情况,13、如有错误及时指14、导纠正;
(二)、销售数据管理员
主要职责:
负责根据部门主管确认的客户编码、客户资料等基础资料的输入、更新;
根据销售管理部门主管审核确认的销售计划输入或修改销售订单;
每日于下班前必须将当天的销售订单交财务部,不能因自己的工作延误影响财务的出货对帐;
如发现物料数据、客户资料不正确或有疑问,应及时通知相关人员要求在限期内处理,如没有得到解决,应向模块的部门主
管反应并等候相关指示;
保证数据的及时性、准确性,所有数据的更新修改应在接到通知后立即进行,并将修改结果知会相关人员,最多不能延误超
过半日,不能影响下层业务处理;
跟踪订单执行情况,监督、催促下游环节及时处理订单,以免延误,并及时将情况反馈给部主管;
K/3工作流程:
1、收到部门主管提供的销售单——销售订单K/3系统录入——本人检查确认——反馈给部门主管审核确认——列印交财务
——通知下层用户;
2、审核确认的销售订单于不3、超过下一工作日通知下游物控人员处理;
系统业务功能名称:
基础资料——客户、销售订单处理
合作部门:
工程部、财务部
第十五条计划管理模块(生产管理部)
(一)、计划数据管理员(——)
主要职责:
1、负责计划运算方案、计划展望期等计划基础数据的系统设定;
2、负责检查计划物料BOM、关键物料清单的完整性、准确性;
3、负责依据部门主管签发的月生产计划、产品生产的优先顺序、物料库存情况制定合理的采购申请单,并在当天通知采购
部门;
4、负责定期运行MRP物料需求运算,可以每两个工作日进行一次,计算前应检查销售订单、物料BOM是否有遗漏或错误的,
如发现问题必须马上向工程部门、销售数据管理员反映并要求更新,待数据正确无误后在进行MRP运算;
5、计划有变动时,及时调整并维护、重运行MRP物料需求计划,并将调整结果向下游用户作正式的文字通知;
6、当收到下游采购部、生产任务管理员反馈的运算单据错误质疑通知后,有义务在第一时间积极配合要求部门查清问题,
如有误马上协助解决;
系统业务功能名称:
物料需求计划——方案设置、物料需求计划——MRP计算、采购管理——采购申请;
合作部门:
工程部、物流部、采购部
(二)、生产任务管理员;(——)
主要职责:
根据计划数据管理员MRP计算生成的生产任务单,负责对任务单调整及完善,在确定无误后下达生产任务单;
当天生成的生产任务单必须当天内完成下达,跟踪生产任务单执行情况明细;
负责下达生产任务单自动生成的生产投料单的维护、审核、列印工作;
发现上游MRP生成的生产任务单有错误或疑问的,生产任务管理员有义务向其相关人员提出,并要求在限期内配合解决
因产品BOM错误不完整或不存在导致无法生成正确的生产投料单,必须通知工程部门在一个小时内立即更新;
系统业务功能名称:
生产任务管理——生产任务单、生产任务管理——生产投料单
合作部门:
工程部、生产管理部
K/3工作流程:
1、每个工作日检查上游销售订单及对应物料BOM是否正确,2、然后对其作MRP运算——调整审核生成的采购申请单——通
知采购部门;
3、检查生成的生产任务单——调整并下达生产任务单——维护审核生产投料单——列印生产投料单——通知物流部门备4
、料;
第十六条采购管理模块(采购部)
(一)、采购管理模块--采购部主管
主要职责:
1、负责制定采购合同、委外加工合同、以及供应商编码原则;
2、审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件,包括供应商编码、供应商资料等;
3、负责制定、完善本模块各项业务操作流程,包括正常采购、采购退货,编写流程图;
4、提供供应商编码文件给采购订单处理员,供应商编码、税率等发生改变时,应及时通知采购订单处理员。
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