检察院公务接待工作流程修改版.docx
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检察院公务接待工作流程修改版
第一篇:
检察院公务接待工作流程
***检察院接待工作流程
为进一步提高接待效率,规范接待业务程序,特制定本接待工作流程。
一、客情批办流程
(一)接到客情后,确定来访人员名单、职务、到达时间、来访目的及日程安排。
(二)如需要,拟定客情报告报县里。
(三)制定接待方案报分管检察长提出拟办意见。
(四)根据拟办意见,报送检察长批示。
(五)根据领导批示意见,提前通知相关人员做好准备。
(六)客情存档。
二、客情承办流程
(一)参观准备
1.客情确认。
接到批办完毕的客情后,确认客人到达时间、行车路线,按接待工作规范迎接。
2.准备欢迎词。
欢迎词内容由分管领导确认。
3.迎候。
联系相关人员迎候,并通知会务及保安人员做好准备。
4参观。
通知解说员和相关部门工作人员提前准备;提前开启好各观摩点的灯光、电器等设备;清理沿线环境卫生。
5.其他。
按照规范要求,提前通知摄影摄像人员;重要活动通知相关新闻媒体。
(二)会务流程
1.确认来访客人名单、职务以及排位顺序。
2.确认会议地点、人数、会议桌型。
3.准备席卡、来宾名单、会议议程、会议材料、音响、话筒、饮用水、录音笔,视情况准备投影仪等。
4.布置会场。
5.核对会议材料、席卡及来宾名单。
6.通知与会人员参会。
7.做好会议记录、摄影摄像;重要活动通知新闻媒体。
(三)宴请接待流程
1.确认用餐地点、人数及餐标。
2.确定参加宴请人员名单、职务及排序,由分管主任确认我方参加宴请的人员名单,制作餐卡、宴会人员名单。
3.摆放餐卡、宴会人员名单,认真核对,名单顺序如有变化,及时调整。
4.提前告知用餐地点,并于宴请前与餐厅主管确认宴请人数。
5.检查餐厅设备设施及环境。
6.宴请过程中,密切注意客人用餐情况,及时反馈并作出调整;
7.礼送。
宴请结束前,提前十分钟通知工作人员做好准备。
第二篇:
公务接待流程
公务接待流程
1、办公室接受接待任务
2、办公室根据“重要来宾”和“一般来宾”拟定接待
方案,并报校领导审批。
3、校办公室安排接待人员、落实接待地点、布置接待
会场。
4、按公务接待用餐标准确定就餐地点、方式。
5、就餐完毕,由接待人员签单,并在账单上注明事由
6、办公室及总务处审核结账
第三篇:
公务接待流程细则
公务接待流程细则
第一条前期准备工作
一、接待任务下达后,由行政部长选定接待组具体成员,并部署相关接待任务;
二、由行政部接待专员负责收集、核对下列信息:
(一)来宾单位、人数、性别、职务、住宿天数、抵达时间;
(二)主宾饮食忌口及生活习惯;
(三)会务是否公开(是否需要拍照或录像);
(四)与各部门做好沟通,要求各部门做好配合(包括在接待期间减少噪音、走动等方面)。
三、由行政部会务专员负责根据来宾情况制作公司PPT汇报材料并收集相关数据,汇报材料选择:
(一)对外披露型材料及数据;
(二)发展预测型材料及数据。
相关材料必须送董秘审核、主要接待领导批准;
四、由行政部材料专员负责制作如下材料:
(一)来访客人行程单,包括会务、用餐、住宿、参观、欢送等方面的具体时间安排及接待保障人员的通讯方式;
(二)接机/车地的迎接牌,正面为“XX单位XX领导等一行”或者“XXX(姓名)”,反面为来宾的航班号、车次及联系电话;
(三)会议席卡;
(四)制作欢迎词标牌
(五)准备好公司宣传册。
五、由行政部后勤保障专员负责准备、采购以下方面的内容:
(一)按照要求预订用餐点、餐标;
(二)预订住宿酒店客房;
(三)预订会议室或接待室;
(四)根据需求采购酒水、香烟、水果、糕点、糖果、鲜花、茶叶、饮用水等;
(五)根据需求准备好餐具、茶具等接待保障用品;
(六)准备好日常用药品及急救包;
(七)按要求采购礼品。
六、由行政部驾驶班负责保障好接送车辆:
(一)车辆清洗;
(二)车辆状况检测;
(三)车辆加油;
(四)接送点现场及线路踏勘。
七、由行政部保洁组负责对公司大楼进行清洁。
八、由行政部职工餐厅做好工作餐的各项准备,包括采购和餐具、热毛巾等方面的准备,包房清洁、灯光及设备检查等。
第二条接机/接车
一、由行政部长牵头组织好现场接机/接车的领导及陪同人员;
二、全体接待人员统一按要求着装:
(一)相关领导着正装;行政部接待人员着工作服;
(二)驾驶员着西服、系领带、黑色皮鞋、带白手套。
三、驾驶员及接待车辆的要求:
(一)来宾携带随从的,应当派遣2辆以上车辆迎接;
(二)集团公司中高档车辆应当服从调遣和调配;
(三)驾驶员不得在车内吸烟或做无关事宜,车辆音响音量不得超过10标刻;
(四)根据来宾的人数备好饮用水,其中,12月份至次年2月期间的接待,应当为客人备常温及热饮,7至9月应当为客人备常温及冰饮;
(五)主要来宾应乘坐于驾驶员后排位置,主陪领导应坐于副驾驶座后排位置,行政部接待专员应坐于副驾驶位置;
(六)迎接客人上车时,应当尽可能将车的左侧面对客人,以便客人上车;
(七)客人上车时,驾驶员应当下车为客人开启车门并防止客人进车时撞头;
(八)因道路原因车辆右侧面对客人时,驾驶员应当下车引导车人从车辆后侧绕到上车位置;
(九)行政部接待专员要负责将来宾行李放至车辆后备箱内;
(十)两辆以上车辆接送客人的,首车驾驶员应当放慢车速,照应后车距离,尽可能形成车队行驶。
1、后车不得超越首车行驶;
2、凡遇红灯,首车驾驶员预估后车无法通过的,应当在停车线等候;
3、一旦后车掉队,首车驾驶员应当放慢车速,等候后车跟上;
4、凡遇交通拥阻,驾驶员不得随意插档、变换车位,应当保证车辆行驶平稳及车队队形完好。
四、现场接机/接车时的工作标准:
(一)由行政部接待专员持迎接牌在旅客出口等候客人,接待员站立位置应当在领导右后侧1步距离;
(二)宾客抵达时,迎接领导应主动上前握手并作自我介绍,规范用语是:
“XX领导,欢迎来到上海。
我是上海中技桩业股份有限公司XX职务XX姓名,您一路旅途辛苦了,请允许我为您此次行程服务。
”;
(三)行政部接待员应主动上前帮助来宾拿行李,并尾随领导步行;
(四)上车后,行政部接待专员应在自我介绍后,向来宾递交行程单;
(五)车队从机场/车站出发后,由行政部接待专员通过手机短信将来宾情况报告行政部接待组。
第三条迎接来宾进入公司
一、由行政部后勤保障专员负责对大院车辆进行清场,严禁一切车辆不按规定停放,公司大门口不得停放机动车和非机动车;要事先对楼梯、走道及会议室全部检查一遍;
二、由行政部材料专员将欢迎词板放置于公司1楼大门口;
三、接待接机/车人员反馈的信息后,接待组通知相关领导进行现场迎接:
(一)根据宾客规格,相关迎接人员应当着正装在一楼等候来宾车辆;
(二)来宾车辆停靠后,由驾驶员负责为来宾开车门,并防止客人下车时撞头;
(三)公司主要接待领导上前与来宾打招呼,特别重要的来宾由行政部接待员负责上前送花;
(四)公司接待领导应在在来宾右后侧方位,距来宾半步距离,并负责引导来宾进入公司;
(五)公司前台应在客人来访前将大厅中的灯光打开,调节空调的温度,营造光亮舒适的环境;当宾客进入大门时,要站立向来宾鞠躬致意,并使用规范用语:
“欢迎莅临中技桩业!
”
(六)接待来宾期间,总部各部门员工应当减少楼道内走动,正面遇到来宾时,应主动为来宾让路,并侍立向来宾半鞠躬,同时使用规范用语:
“欢迎光临中技桩业”;
(七)行政部接待专员在来宾下车时应当提前进入大楼,以提前一层的速度为来宾开路、开门;
(八)进入会场或贵宾室时,应当指引来宾进入主座。
主座应面对大门。
第四条会务接待
一、由行政部后勤保障专员负责在客人来访前将鲜花、席卡、水果、糖果、糕点、热毛巾、香烟、饮用纯水、茶叶茶杯以及公司宣传册等准备好。
相关物品的摆放要整齐统一。
宾客未到前应准备茶头,茶水到至杯子七分之一位置左右。
此外,要提醒我方领导携带的名片。
二、来宾入座时,现场倒茶,茶水倒至7分满。
行政部接待人员根据来宾规格予以现场茶水保障,原则上首次5分钟续水,1小时内每15分钟续水,加水实际情况根据来宾饮水习惯作适当调整。
加水人员应当站立于宾客的左手位置。
重要贵宾,行政部应派2名接待员应现场侍立保障,侍立位置为会场对角线,1人保障来宾,1人保障公司领导。
三、信息部器材保障人员应根据接待规格和领导要求,做好现场器材的管理及摄录工作。
四、行政部总裁秘书根据领导要求负责汇报材料的点击。
第五条接待用餐
一、根据行程确认单确定用餐标准、用餐地点(公司餐厅/外部餐厅)、用餐时间、用餐人数、酒水和饮料数量、香烟数量等;
二、提前预定餐厅包房,如就餐人员较多,包房尽量选择紧邻的位置,方便席间走动沟通;
三、菜单确定根据来宾不同口味、风俗习惯、生活忌讳和特殊需要进行菜品选择;
四、接待人员在来宾入席前半小时检查用餐用品是否准备齐全:
餐具、水杯、红酒杯、白酒杯、餐巾、小毛巾、烟缸、牙签筒,以及酒水饮料、烟、茶等
五、用餐期间注意环节
(一)来宾入席
1、当来宾进入餐厅时,接待人员主动协助迎宾员安排访客入座;
2、接待人员协助迎宾员挂来宾衣帽;
3、提醒来宾保管好贵重物品。
(二)席间督办
1、待来宾坐定后,服务员撤去多余餐具,取出餐巾展开铺在客人膝上并脱去筷套;
2、根据来宾要求斟倒酒水或饮料;
3、用餐期间上菜的速度事宜,上菜顺序冷菜、热菜、汤、点心、水果;如有外国客人,可在冷菜之后上汤,多道点心安排在菜与菜之间;
4、待来宾杯中酒水只剩1/3时及时斟倒,根据现场需要开启酒水或饮料;5)客人餐碟中骨渣或杂物堆集较多时及时抽换;6)烟灰缸有两个以上烟头时及时撤换;
7)当来宾不慎将餐具掉地上或弄翻酒水杯时及时处理;
8)上菜过程中若不小心把汤汁洒在餐桌或来宾身上上,迅速用干净餐巾垫上或擦干净;以上几点在用餐餐厅服务未及时到位时,接待人员应督促服务人员及时处理。
(三)离席
1、接待人员在用餐即将完成时,一般在上水果的时间段至餐厅柜台结账,收集好财务报销单据,并安排车辆等待来宾离席;
2、来宾走出餐厅时,接待人员协助服务员及时准确地将衣帽取递给本人;
3、接待人员在离席的同时检查有无来宾遗留的物品,如有应及时归还;
4、接待人员引领来宾上车至下一目的地;
5)如有醉酒的来宾,根据性别安排临时接待人员送至住宿酒店安置。
第六条来宾住宿
一、住宿前期工作准备
(一)根据行程确认单确定酒店住宿标准、人数、具体入住日期、天数等;
(二)行政部提前为宾客预订好酒店房间等待宾客入住
(三)一级接待标准需提前在房间内放好如:
水果、鲜花、香烟、丝袜等物品。
二、入住
(一)接待人员迎接或陪同来宾至预定酒店,主动帮来宾提行李;
(二)接待人员将访客引领至酒店大厅座位休息等待;
(三)接待人员收集宾客的有效证件到酒店总台办理入住手续;
(四)接待人员办理好入住手续后,记录访客对应的房间号以便行程时间安排及时沟通;
(五)接待人员将宾客的有效证件及房间钥匙交至本人手中,引领至入住房间;
(六)接待人员告诉客人:
有无保险箱,饮水方式,早餐时间,餐厅位置等,并询问是否还有其他需要;
(七)接待人员确认宾客第二天的叫醒时间
(八)接待人员再次留下自己的联系方式以备访客在行程中及时沟通;
(九)确认访客的行李已送到访客的房间;
(十)接待人员至酒店总台落实第二天叫醒时间。
三、退房
(一)访客行程结束离开酒店时,接待人员提醒并检查访客行李是否有遗漏,主要是电话,充电器,有效证件等
(二)接待人员主动帮访客提行李至接待车辆放置;
(三)接待人员邀访客上车入座并随行至机场、车站,视情况准备相应的礼品,并请宾客对此次接待工作提出意见或建议(本条适用于一级接待);
(四)接待人员至酒店柜台结账,收集好本次接待工作的各类单据凭证。
第七条参观接待
一、至公司厂部参观
(一)事先告知相关厂部做好接待工作;
(二)重要贵宾派员至现场指导、协助;
(三)宾客从总部出发时,通知相关厂部做好准备;
(四)按接待规格确定陪同人员及做好车辆等准备;
(五)厂部参观顺序为办公楼、车间、食堂、宿舍等;
(六)厂部介绍由事业部总经理或副总经理负责;
(七)其他标准按照总部接待标准执行。
二、上海标志性景观游览
(一)制作参观线路,开展现场实地踏勘;
(二)按接待规格确定陪同人员及做好车辆等准备;
(三)重要宾客可外聘导游负责解说;
(四)参观中用餐、住宿等,统一按规格标准执行;
(五)参观过程中所需的一切物品,由行政部后勤保障专员负责准备。
第四篇:
公务接待流程详细版
申请部门:
申请职位:
需求人数:
会议安排流程
会议安排通知
明确会议主(议)题、召开的时间、出席范围和人数安排会议场所及会后就餐*****联络人:
二层会议室59人五层会议室100人集团公司联络人:
后勤处7楼会议室26人10楼会议室
31人13楼会议室(8*11)=88-110人12楼会议室14人**宾馆联络人:
10层会议室
18人X10排1层迎泽厅18人X18排会议通知
1.通知内容主要包括:
会议的议题、时间、地点、出席范围及其他注意事项2.及时与合作方对接并落实签到人员3.及时将通知送达的情况和拟出席情况反馈到会务组。
(会议前一小时告知签到负责人)会议前准备会议用品准备
会前三天开始准备会议材料撰写经济运行分析会(回字形):
座签、稿纸、制作签到簿、座次表职工代表大会(教室型):
准备背景、横幅、座签、稿纸、制作签到簿、座次表-90人以上需备签约会议(回字形):
1.准备:
签约用品(协议、签字夹、签字笔);会议资料(秩序册、宣传册、封套、稿纸、笔);台签(大、小)、签到簿、座次表、就餐表2.准备背景板、拱门、条幅(条幅前一天晚上挂好)、场内鲜花、绿植、胸花、礼品、礼仪、水牌、背景音乐光盘、公司宣传片、红酒、酒杯、托盘项目推进会、股东联席会(回字形):
1.准备:
会议资料(秩序册(座谈会名单、议程)、宣传册、封套、稿纸、笔);台签(大、小)、签到簿、午餐安排2.准备场内鲜花、水果、绿植、公司宣传片、投影相关设备、电子欢迎屏。
3.提前安排住宿及接送车辆1.领导讲话稿(由调研科提供)
2.秩序册、会议议程、签约协议(打印好后会议前一天交给会务科会场布置负责人)会场布置安排会议接待
安排会议接待。
根据
会议需要,做好接站、住宿和返程票务安排等。
大型会议要制作接送安排一览表、住宿安排一览表。
根据会议安排,落实参观游览安排。
会前三天安排好经济运行分析会:
1.茶、矿泉水、烟、烟灰缸、湿毛巾、纸、笔、电子屏、话筒、音响调试、录音、调节室温2.座次:
(具体情况按会议议程而定)。
职工代表大会:
1.茶、矿泉水、烟、烟灰缸、湿毛巾、纸、笔、电子屏、背景、横幅、绿植、话筒、音响调试、录音、调节室温2.2.座次:
(具体情况按会议议程而定)。
周例会:
茶、座签、座次、纸、笔、话筒、灯光、调节室温
注意:
要保证两名服务员在会场服务,在周例会人员有变动时,及时调整座位,如座位不够需及时补充座位。
、签约会:
1.背景板、条幅、场内鲜花、绿植、水牌、背景音乐光盘、公司宣传片;2.茶、矿泉水、烟、烟灰缸、湿毛巾、资料、笔、台签;3.话筒、音响调试、录音、调节室温;4.礼仪服务就位(带花、调换协议、倒酒)-由专人负责对接
项目推进会:
1.场内鲜花、绿植、公司宣传片试播;2.茶、矿泉水、烟、烟灰缸、湿毛巾、资料、宣传册、笔、台签;3.话筒、音响调试、录音、调节室温;4.接待人员就位非正式会晤:
1.(鲜花)、水果、茶、矿泉水、烟、烟灰缸、电子欢迎屏;2.灯光、会场卫生、调节室温;
3、就餐。
2人桌:
423人桌:
2椅子:
108
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第五篇:
公务接待流程的控制要点
1.来文通知或领导安排
一般上级领导来调研或外单位领导来学习考察,事先都要通过函件往来联系,或通过电话联系。
比较规范的是通过函件联系,一般由来人单位先发函,办公室接到函后,要及时向领导报告。
属于上级领导来考察,不存在同意不同意问题,也不存在回函问题,直接考虑如何接待的问题;属于外单位来学习考察的,要给领导汇报,请示考虑有没有领导接待、能不能让对方来,或者是让对方推迟几天来,要通过回函或电话联系告知对方,在此基础上考虑接待方案,做好接待准备。
2.与对方联系人取得联系,确定时间、人员、行程等事宜
确定时间,来访人员职务、姓名、联系电话,对方日程及行程安排,是否需要召开会议、就餐、住宿,是否需要预订机票火车票(若需要,请对方提供身份证号码)。
3.制定接待初步方案
向有关领导汇报,确定我方陪同人员。
安排日程及行程,合理制定参观线路。
落实责任人,分工负责落实任务。
方案一般应包含以下内容:
一是日程、行程安排及有关事项(含接机接站或定点迎接、引导人员及车辆安排等);二是会议议程及有关事项(含主持人、讨论议题等);三是用餐、住宿安排及有关事项(含餐桌号、房间号安排,陪餐人员安排等);四是对方人员名单;五是我方陪同人员名单;六是工作要求及分工等有关事项(含卫生打扫、茶水提供、音响视频设备控制、路线视察、宣传报道等)。
若遇大型接待或接待日程较长,可考虑印制接待方案发放给对方,还应包括经开区简介、参观点各企业或车间简介、附近特色旅游景点简介,考察期间天气提示等等。
4.与对方进行沟通,修改、确定接待方案
按照对方要求,修改方案。
尤其要求对方在人员、行程有临时变化前,一定要及时告知我方,便于应对。
5.迎接、引导(或接机接站)
向有关领导汇报,根据接待需要确定迎接、引导人和车辆(接机接站人和车辆),要随时与对方联系人取得联系,掌握行进度,有效控制对接时间。
若接机接站,看是否需要准备鲜花等物品。
6.按路线参观
要安排专人对路线进行视察,确保畅通、安全。
要注意环境卫生干净整洁,注意人员控制,防止出现闹访等突发事件。
若同时接待几批宾客,要注意合理安排参观顺序,避免扎堆、碰头现象。
7.召开会议
如需召开会议,一是要做好会议室布置,包括会标确定、桌签摆放、茶水等用品准备、音响设备调试等。
二是要提前准备好汇报或发言材料,需打印发放的要提前打印装订好。
三是要及时添补茶水、遇音响设备故障及时应对处理。
四是要安排人员做好会议签到、会议记录。
8.用餐
要提前与对方沟通好是否用餐,或根据参观、会议结束时间安排用餐。
一是要确定用餐地点,在内部食堂还是其他餐馆。
二是要确定是否用酒,若不确定,需带酒备用。
三是要确定用餐规格,尽量节约不浪费,菜品健康、突出地方特色。
四是要确定用餐时间,若时间不确定,提前安排人到餐厅,根据参观或会议进程灵活安排(若要喝酒,可以先上凉菜,宾客到后边喝酒边上热菜,避免等待)。
五是要摆放好餐具、酒杯、茶水等。
六是要安排人员做好倒酒、添饭等服务工作。
七是要根据用餐情况,及时增添饭菜,若喝酒要把握好上主食的时机,避免等待。
9.住宿
若需要住宿,需提前预订好酒店,遇重要宾客,要先派人到酒店开出房卡,放到前台或提前到酒店等待宾客入住。
若酒店不提供鲜花、水果,可根据需要考虑自行购买放到宾客房间。
10.送机送站
若对方需要,提前为其订票。
根据情况安排人和车辆相送。
如需准备礼品,要提前安排好。
11.与对方联系人联系,听取意见建议
及时询问对方返程是否顺利、进行问候,真诚请对方提出意见建议。
12.召开总结会,分析、改进组织接待人员“回头看”,分析存在问题,对不足的地方提出改进意见。
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