1质量体系文件控制程序剖析.docx
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1质量体系文件控制程序剖析
1目的
对公司与质量、环境和职业健康安全管理体系有关文件进行管理和控制,确保各有关场所得到并使用文件的有效版本。
2适用范围
本程序适用于海威公司与质量、环境和职业健康安全管理体系运行有关的文件(包括外部文件)控制。
3职责
3.1公司经理负责质量、环境和职业健康安全管理手册的批准。
3.2管理者代表负责程序文件的批准。
3.3公司经理办公室是本程序的主控部门,负责质量、环境和职业健康安全管理手册、程序文件的控制、管理。
3.4公司经理办公室负责与管理体系运行有关的公司总部及上级主管单位公文收发、登记和控制、管理,负责归档文件的管理。
3.5公司各部室、各项目经理部负责本部门与管理体系运行有关的文件编写、打印、收发、更改和控制、管理,负责本部门所用文件的保存。
4工作程序
4.1与质量管理、环境和职业健康安全管理体系运行有关的文件称为受控文件,分类如下:
4.1.1质量管理手册、职业健康安全和环境管理手册。
4.1.2程序文件。
4.1.3管理性文件,包括与管理体系运行有关的企业管理办法、规章制度等。
4.1.4合同类文件,包括与管理体系运行有关的合同、协议等文件。
4.1.5外来文件,包括与管理体系运行有关的法律、法规、规范、规程、标准、上级管理文件、施工图纸等。
4.2文件的编号规定
4.2.1体系管理手册
1)质量管理手册:
HWGS-QM-××××(手册封面采用)
HWGS-QM-**-××××(手册内各章节采用)
其中:
HWGS代表北京海威工程建设有限责任公司
QM代表质量管理手册
**代表标准中各章节的序号
××××代表手册发布的年份
2)环境和职业健康安全管理手册:
HWGS-HSEM-××××(手册封面采用)
HWGS-HSEM-**-××××(手册内各章节采用)
其中:
HWGS代表北京海威工程建设有限责任公司
HSEM代表环境和职业健康安全管理手册
**代表标准中各章节的序号
××××代表手册发布的年份
4.2.2程序文件
HWGS-CX-××××(程序文件封面采用)
HWGS-CX-**-××××(单个程序文件采用)
HWGS-JL-**-××(程序文件记录表)
其中:
HWGS代表北京海威工程建设有限责任公司
CX代表程序文件
**程序文件序号
××记录序号
××××代表手册发布的年份
4.2.3管理文件
京海威××字[]□□号
××代表公司各部室;
□□代表序号
[]括号内填入年份;
其中:
京海威北京海威工程建设有限责任公司
公司各部室代码对照表:
部室名称
代码
部室名称
代码
部室名称
代码
经理办公室
办
工程部
施、技
财务部
财
物资设备部
物设
开发部
开
安全保卫部
安
党群工作部
党、工、团
4.2.4第三层次文件和资料按如下格式编码:
1)公司第三层次文件和资料的编码
XX----XX----XX----XX
年号(阿拉伯数字)
文件顺序号
文件分类号(用汉语拼音)
部室代号
其中部室代号对照表
部室
工程部
开发部
经理
办公室
财务部
物资
设备部
安全
保卫部
党群
工作部
代号
GC
KF
JLB
CW
WZ
AB
DQ
文件分类号由各部门自行分类制定。
2)项目经理部第三层次文件和资料的编码
XX--XX--XX--XX--XX
年号(阿拉伯数字)
文件顺序号
文件分类号(各部门自行用汉语拼音制定)
部门代号
项目经理部代号(各经理部自行编制)
其中部门代号对照表
部门
工程部
经营部
综合部
材料部
机械部
劳财部
实验室
代号
GC
JY
ZH
CL
JX
LC
SY
4.2.5记录(表格)的编号
1)公司各部室记录的编号
XX--XX
顺序号
部室代号(见4.2.4部室代号对照表)
2)项目经理部记录的编号
XX--XX--XX
顺序号
部门代号(见4.2.4部门代号对照表)
项目经理部代号
4.2.6序号以两位阿拉伯数字1-99表示。
4.2.7合同类文件的编号:
统一由公司代码“经”字编号。
4.2.8外来文件的编号:
仍采用原文件编号或由相应管理部门自行进行编号。
4.3文件批准与发布
4.3.1质量管理手册由管理者代表组织公司工程部编写,公司经理批准发布。
4.3.2环境和职业健康安全手册由管理者代表组织安全保卫部编写,公司经理批准发布。
4.3.3程序文件由公司各主管部门拟稿,主管领导审核,管理者代表批准。
4.3.4合同类文件由主管业务部门编制,编制部门主管领导审核或根据各业务系统的规定审核,法定代表人或被授权人签署。
4.3.5与体系运行有关的管理性文件由各责任部门编制,部门经理核准,经理办公室主任审核,公司经理批准。
4.3.6各部门接收的外来文件由部门负责人识别其适用性,属受控文件范围的,执行本程序4.4.1条。
需要转发的外来文件,经公司经理识别确认后,发放到有关部门,执行4.5.1条。
4.4文件受控与标识
4.4.1管理性文件、转发的上级管理性文件,要在首页加盖“受控”字样图章作为标识,并编号分发。
4.4.2法律法规类文件以填入的《法律、法规及其他要求清单》作为受控标识。
4.4.3合同类文件、施工图纸、洽商以该文件编号及台账和工程资料目录作为受控标识。
4.4.4当受控文件作废时,由原主办单位按发放范围及时发出《文件更改/作废通知单》,通知使用单位加盖“作废”字样图章,必要时收回统一处置。
4.5文件管理
4.5.1文件发放与收回
1)各单位要建立《收文登记表》和《发文登记表》。
2)各单位收到受控文件时,要填写《收文登记表》。
3)各单位收发文时要填写《收文登记表》和《发文登记表》。
4)当文件持有人的受控文件丢失或破损影响使用时,持有人要书面要求补发,经文件管理部门负责人批准,办理补发手续。
5)文件持有人调离岗位或调出本单位时,要办理文件移交手续,且执行4.4相关的规定。
4.5.2文件使用与复制
1)文件使用人有责任确保文件的清晰、整洁和完好。
2)受控文件只限于持有部门使用,不得私自外借。
如需借阅时,要填写《文件借阅/复制登记表》,由文件持有部门负责人批准后方可借阅。
借阅人要在指定日期归还文件,由文件持有部门负责收回。
3)体系管理手册和程序文件不可复制。
合同类文件、管理性文件、转发的上级管理性文件需复制时,由部门负责人批准后方可复制。
其他受控文件需要复制时,由文件持有部门负责人批准后即可复制。
复制时填写《文件借阅/复制登记表》。
4.5.3文件更改与换版
1)因公司内外部环境、法律法规及其他要求发生变化致使受控文件的适宜性、充分性、有效性受到影响时,要对原文件进行修订。
2)受控文件需进行局部修改时,由文件原编制部门修改、原审批人审批,填写《文件更改/作废通知单》。
文件使用单位接到更改通知后,按要求更改文件有关内容。
3)文件更改一般采用“划改”或换页方法。
各使用单位收到《文件更改通知单》后,如系“划改”,则在需要更改处直接用钢笔在原有文字上划两横线,将更正内容写在更改文字的右上角,并注明修改人(或单位公章)及修改日期。
如系换页,则撤下原页予以销毁,更换新页,并在文件页眉或页脚处标注修改标志。
4)文件一次性修改内容达到原件50%,或累计修改内容基本涉及文件绝大部分章节时,要进行换版。
5)各单位在文件更新后要及时修订《收文登记表》和《发文登记表》。
4.5.4文件保存与归档
1)各部门自行保存需实施的有效文件,需归档的文件执行《海威公司档案管理办法》。
2)经理办公室档案管理责任人负责对归档文件进行分类、编目、贮存、保管。
4.5.5文件作废与销毁
1)已成为非有效版本的体系管理手册和程序文件,由经理办公室统一收回并予以集中销毁。
2)管理文件和外来文件作废时,由文件编写/发放(含转发)部门发出《文件更改/作废通知单》,文件的使用/保存部门按《文件更改/作废通知单》销毁作废文件。
需作为资料留存的作废文件,需加盖“作废”章,注明作废时间,单独存放。
3)其他作废文件的销毁按《路桥集团公路一局档案管理办法》有关规定执行。
4)已归档的文件作废时,由编写/发放(含转发)部门填写《文件更改/作废通知单》,通知经理办公室档案部门,由档案管理人员按《文件更改/作废通知单》在作废文件和文件目录上加盖“作废”章,并注明作废时间。
4.6文件定期检查评审
4.6.1各部门每年年末,对本部门现行有效文件进行一次清理检查,将修订后的《收文登记表》和《发文登记表》报公司经理办公室备案。
4.6.2经理办公室每年对各部门的现行有效文件的管理进行一次检查,并汇总文件清单。
4.7记录是一种特殊的文件,按《记录控制程序》执行控制。
4.8文件涉及电子档案类的按如下规定执行:
4.8.1管理要求
4.8.1.1档案部门应按照电子档案保管环境的要求,严格执行管理制度。
4.8.1.2档案部门应及时对电子档案进行登记、建帐。
4.8.1.3由电子档案转换成的纸质档案,要及时归入相应档案门类的纸质档案中,按纸质档案管理要求进行管理,并在登记中注明其所在的光盘编号及文件名;存储电子档案的光盘应放入盒中存放。
4.8.2保管环境
4.8.2.1归档光盘不得擦洗、划刻、触摸盘片裸露处,不得弯曲、挤压、摔打盘片,防止盘片沾染灰尘和污垢,避免阳光直接照射。
4.8.2.2档案管理环境温度为14℃,相对湿度45%-60%。
4.8.2.3远离热源、酸碱等有害气体和强磁场。
4.8.3检查与维护
电子档案应每5年进行一次有效性、安全性检查,如发现光盘损坏或出现问题,应及时拷贝。
检查、拷贝、转换等情况要登记。
4.8.4使用
归档光盘不外借,只能以拷贝或网上传输的形式提供使用,并应登记。
使用者不得私自复制、拷贝、修改或转送他人。
4.8.5鉴定与检测
电子档案的鉴定主要是对已到保管期限的电子档案鉴定,检查其是否有利用价值、载体有无划伤。
检测是在指定的环境平台上能否正确读出电子文件,存贮介质是否符合归档要求。
4.8.6销毁
根据保管期限,经鉴定确无保存价值的电子档案,按有关规定严格审批后方可销毁。
在销毁过程中应对存储过机密信息的介质进行彻底销毁,对网络中传递的机密信息彻底清除。
5相关文件
5.1《记录控制程序》
5.2《海威公司公文处理办法》
5.3《海威公司档案管理办法》
5.4公路一局规章制度汇编(下册)《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》
5.5公路一局规章制度汇编(下册)《科学技术档案分类办法》
5.6《海威公司文书文件材料立卷归档办法》
6记录
6.1《发文审批表》(HWGS-JL-01-01)
6.2《收文登记表》(HWGS-JL-01-02)
6.3《发文登记表》(HWGS-JL-01-03)
6.4《文件借阅/复制登记表》(HWGS-JL-01-04)
6.5《文件更改/作废审批表》(HWGS-JL-01-05)
6.6《文件更改/作废通知单》(HWGS-JL-01-06)
HWGS-JL-01-01
北京海威工程建设有限责任公司文件
(发文稿纸)
京海威字【】号年月日封发
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HWGS-JL-01-04编号:
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文件编号
借阅人/复制人
借阅/复制日期
归还
日期
经办人
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填表说明:
1、此表由文件保存部门资料员填写;
2、此表填写完整后由文件保存部门保管,并形成文件借阅/复制台帐。
文件更改/作废审批表
HWGS-JL-01-05编号:
更改/作废文件名称
文件编号
更改/作废部门
更
改
/
作
废
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审
核
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见
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年月日
审
批
人
意
见
审批时间:
年月日
备
注
文件更改/作废通知单
HWGS-JL-01-06编号:
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