标准编制软件TCS2009的应用培训.ppt
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标准编制软件TCS2009的应用培训.ppt
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标准编制软件TCS2009的应用及技术标准编制技巧,2015年8月,TCS是英文TemplateforChinaStandard的缩写(即:
中国标准模版),TCS2009是本软件的商品名,编写标准需要掌握的基础标准GB/T1标准化工作导则GB/T20000标准化工作指南GB/T20001标准编写规则GB/T20002标准中特定内容的起草,编写标准需要掌握的基础标准,1、GB/T1标准化工作导则GB/T1.1第1部分:
标准的结构和编写GB/T1.2第2部分:
标准的制定程序2、GB/T20000标准化工作指南GB/T20000.1第1部分:
标准化和相关活动的通用词汇GB/T20000.2第2部分:
采用国际标准的规则GB/T20000.3第3部分:
引用文件GB/T20000.4第4部分:
标准中涉及安全的内容GB/T20000.5第5部分:
产品标准中涉及环境的内容GB/T20000.6第6部分:
标准化良好行为,编写标准需要掌握的基础标准,3、GB/T20001标准编写规则GB/T20001.1第1部分:
术语GB/T20001.2第2部分:
符号GB/T20001.3第3部分:
信息分类编码GB/T20001.4第4部分:
化学分析方法GB/T20001.5第5部分:
产品标准,编写标准需要掌握的基础标准,4、GB/T20002标准中特定内容的起草GB/T20002.1第1部分:
儿童安全GB/T20002.2第2部分:
老年人和残疾人,标准化工作导则第1部分:
标准的结构和编写GBT1.1-2009是对标准编制最基本的要求,TCS的由来TCS2009的新特点TCS2009安装与运行环境系统功能简介TCS2010运行环境与安装使用标准编写技巧,TCS的由来TCS2009的新特点TCS2009安装与运行环境系统功能简介TCS2010运行环境与安装使用标准编写技巧,标准编写人员编写符合GB/T1.1要求的标准软件信息化技术把GB/T1.1要求融入其中编写标准过程中不用经常查阅GB/T1.1GB/T1.12000出版后,国标委开发了TDS1.0和TDS2.0软件GB/T1.1修订过程中,基于以往使用经验国标委开发了TCS2009GB/T1.1发布的同时发放TCS2009使用中国标委针对发现的问题发布TCS2010,TCS的由来TCS2009的新特点TCS2009安装与运行环境系统功能简介TCS2010运行环境与安装使用标准编写技巧,1、适应多个版本的办公软件能够自动选择Word版本,选择顺序为:
Word2007、Word2003、WordXP、Word2000如果没有安装MSWord任何版本,系统会提示“请安装MSOffice2007”。
注意:
千万不要用MSWord以外的文书编辑软件,如WPS。
而且,编辑好的标准(TCS)也不要用WPS打开。
2、符合GB/T1.1对标准编写的新规定对编排格式进行了调整,如:
调整了“章标题”、“条标题”、“图的编号和图题”、“表的编号和表题”的前后空行的规定。
对目次中显示的标准中不同层次要素是否退格作出要求。
按照TCS2009编制的标准完全符合GB/T1.1的规定。
3、良好的用户操作界面界面设计友好,如添加“封面”的操作、菜单的使用等都较方便。
开发了常用的标准编写工具,设计了直观的图标,用户可以轻松自如地完成标准编写工作。
4、新增功能
(1)排版打印提供了“双面打印”功能,可自主选择“单面打印”或“双面打印”,并加入了“预览”功能,使用户在打印前看到文件编辑情况。
(2)表格加入“插入表格”的功能,用户可点击相应菜单条即可插入规定的表格,免去用户需按照GB/T1.1去设置不同表格框线。
(3)公式新增内容,共设有“插入公式”、“公式编号”、“更新公式编号”三项功能。
(4)索引新增内容,根据需要可方便地标记索引项,实现了在索引页面上自动生成符合规定的索引。
5、改进了某些功能
(1)封面页面友好,感受简洁,需填写的地方大都有提示,操作简单。
(灰色区域)
(2)目次自动生成,改进了2点,一是自动向上勾选,二是“自动过滤”无标题条。
(3)附录更简化的目录生成,选择附录输入标题后,自动到目录位置。
(4)“样式”能够自动识别正文和附录,免去了对正文、附录分别设置不同样式的繁琐。
TCS的由来TCS2009的新特点TCS2009安装与运行环境系统功能简介TCS2010运行环境与安装使用标准编写技巧,1、硬件PC机,Pentium(奔腾)100以上分辨率1024*768以上,16色以上内存16M以上,建议32M,最好64M硬盘剩余空间100M以上2、软件中文版WIN98以上MSOffice的Word20072003xp2000,虽然都支持,但就成熟性、稳定性和资源情况综合考虑,建议使用Word2003。
3、安装连接有TCS2009软件的媒体,点击Setup,按照提示安装完成即可使用。
安装程序在桌面及开始菜单中创建TCS启动的快捷方式。
并且在Word中嵌入了TCS功能键。
注意:
1)安装中要注意系统提示,如提示了重新启动计算机要照做。
2)卸载时不能用直接删除的方式,务必使用“控制面板”中的“添加或删除程序”删除。
TCS的由来TCS2009的新特点TCS2009安装与运行环境系统功能简介TCS2010运行环境与安装使用标准编写技巧,三大功能模块1、要素及排版主要用于标准文本中相对独立的要素封面、目次、前言、引言、附录、参考文献、索引(包括标记索引项、删除索引项)还提供了双面排版、打印预览、保护TCS文档、取消TCS文档,2、层次及标题样式实现以下各层次标题的设定:
章标题条标题(共五级)无标题条(共五级)段列项(不带编号列项和带编号列项各三级),3、要素内容样式示例(包括示例X、首示例X、示例内容)条文注(还包括条文注X、首条文注X)图表注(还包括图表注X、首图表注X)脚注(包括条文脚注、图表脚注、首图脚注)图标题、表标题插入表格、插入公式公式编号、更新公式编号,4、启动和退出如果正确安装了TCS2009,桌面和快捷菜单中的图标点击后就进入下面的蓝色界面。
如果需要退出时,点击蓝色界面右侧“退出”即可退出TCS。
如果桌面上没有蓝色界面时,要点击右下角小图标,此时显示出蓝色界面再退出。
注意:
只有新建或打开的所有TCS文件全部关闭后,才能退出TCS2009。
如果没有关闭或全部关闭TCS文件,系统会给提示。
TCS的由来TCS2009的新特点TCS2009安装与运行环境系统功能简介TCS2010运行环境与安装使用标准编写技巧,国标委随后发布了TCS2010,TCS2010最大的一个变化是放弃了.tcs文件格式,而是.doc文件,文件的体积也大大减小了,这对标准编写是非常有利的。
另外运行方式改为随Word一起运行,也就是双击打开一个Word文档,如果识别为标准文档,则自动加载相应的功能按钮,否则不加载,这和以前TDS1.0和TDS2.0的运行方式是一样的。
大家可以根据习惯,自行选择。
TCS2010(修改的TCS2009)安装与使用,与TCS2009基本一致,安装好后感觉上最大区别是不用启动原来TCS2009的蓝色首页,安装好了以后,工具栏会有个“TCS”按钮,点击就可以新建标准了。
1、安装后的Word2003中显示了“TCS”按钮,如果是Word2007,则是这样显示TCS,2、点击“TCS”工具按钮,将显示以下提示。
此时请选择“是”按钮,并按照提示选择文档保存路径和文件名称;,3、启动“TCS”工具后的文档将显示如下内容:
1)菜单栏有三项增加内容;2)工具栏增加三大块工具按钮;3)文档内容显示如下红线圈出内容。
4、针对“范围”、“规范性引用文件”等章节进行正文内容的编写;5、选择工具栏相应的“章、条一、条二”等工具按钮进行章节编写(如下图红线圈出内容);,6、前言生成选择“前言”按钮生成标准文件的前言结构;,7、目次生成待标准正文内容编辑完成后,选择“目次”按钮生成标准文件的目录,在可选目次内容中一般勾选“一级条标题”后将自动生成标准文件的目录。
建议在文件内容发生变更后,再次生成目录以便更新;,8、规范性附录生成选择“附录”按钮,根据附录内容选择“规范性附录”,并输入附件标题名称;,如附录是图,在图下选择“图题”按钮生成表标题格式。
附件标题生成后,如附录是表,在表格上选择“表题”按钮生成表标题格式;,10、资料性附件生成根据附录内容选择“资料性附录”,并输入附件标题名称;,11、封面生成点击封面按钮,选择“企业标准”,红线圈出内容请手工输入(不要粘贴),将自动生成页眉、标准名称;,对于已经使用TCS2010编辑的标准1、要手动修复三级条标题的问题,可以这样做:
将4级多级项目编号关联到“三级条标题”(【样式和格式】,找到“章标题”,【修改样式】/【编号】/【自定义多级符号列表】。
不过这样,操作不当,可能引起其他格式混乱,对Word不熟悉,还是不推荐。
2.临时使用三级条标题如果标准中三级条标题使用不多,可以这样作:
先设定标题为二级条,然后“增加缩进量”(右键【二级条】/【增加缩进量】)或先设定标题为四级条,然后“减少缩进量”(右键【二级条】/【减少缩进量】),注意事项1、编写封面。
在灰色框中填写相应的内容,封面产生后,模版会保护文件从而不能编辑封面,可选择“取消保护”对封面进行修改2、编写目录。
标准完成前,可重新更改目录。
(也可以最后生成目录)3、编写前言。
(前言要用统一的三个前言,即:
技术标准前言、管理标准前言、工作标准前言),4、编写标准正文。
正文可以此其他word文件中拷贝粘贴,但不能将原文的格式一起拷贝粘贴(即回车符),否则会出现格式混乱,如:
标题文字不能与段的文字一起拷贝粘贴封面、目录和索引不能从其他文件中粘贴前言、引言、正文、参考文献和附录的内容应在按本模版建立相应要素后,再粘贴过来表格插入时,已自动增加了表头、表注和表的脚注各一行,故在“请输入行数”的选择框中仅输入数据所需的行数,多余的可自行删除,5、编写附录。
光标位于正文中任何位置,附录会自动添加在正文之后并自动按“A、B”编号,光标位于任何附录中,则新附录会自动添加在该附录之后并自动按该附录编号顺延编号6、插入VISIO编制的流程图。
打开流程图,在菜单第一行“编辑”中,有“复制绘图”,点击后打开标准需要流程图位置,点亮光标,“粘贴”即可,TCS的由来TCS2009的新特点TCS2009安装与运行环境系统功能简介TCS2010运行环境与安装使用标准编写技巧,TCS是实现GB/T1.1对各层次标准编排规定的软件TCS实际上就是完成标准的编排和标准编排格式示例的要求并打印用Word或其它排版软件系统也能完成GB/T1.1的编排要求,但要麻烦许多标准分为国家标准、行业标准、地方标准和企业标准四个层次,使用TCS2009能够实现GB/T1.1其绝大部分功能进入TCS前只能打开TCS格式的文件,进入TCS后可打开非TCS格式文件,TCS启动后即驻留内存,用完后退出它以节约计算机资源TCS是以MSOffice-Word为平台编制的软件。
启动后锁定Word的部分功能(命令按钮变成灰色)点击“取消TCS文件保护”打开TCS锁定的功能,非必要勿点击,以免破坏所编排的文件格式若点击“取消TCS文件保护”,修改完文件退出存盘再重打开文件以恢复“TCS文件保护”,封面点击不需要填写的地方成灰色方块,否则会被打印若灰色方块给定的字符位置不够,点击“取消TCS文件保护”可任意添加字符“前言”和“正文”页第一行小黑方块不会被打印封面应最后再生成,否则不能再插入前言、引言或正文等内容,表格表格宽度、行距已按GB/T1.1规定设定,不要改变表格跨页点击“标题行重复”后,不能添加表头(续)。
先删出跨下页部分的表行,“取消TCS文件保护”后加上表头(续),另做一张表接上TCS不能做横表,就按纵表的方式设定好,点击“文字方向”命令适应表单元格即可,回车硬回车(Enter键)表示本行结束,另换一行书写(键入)软回车(Shift键+Enter键)表示本行未结束,但位置不够须在下一行书写(键入)注意:
如果在TCS中按错了硬回车,取消此操作或删除多余字符即可,制图MSOffice-Word可以制作简单的图,较为复杂的图可以用MSOffice-Visoi制作,精细的机械、工程图用高级的(如ACD)绘图软件制作在TCS中选定好图的位置,将以上软件作好的图处理成MSOffice-Word接受的文件格式,然后粘贴上去,可转换成TCS的格式文件TDS2.0MSOffice(微软办公系统)MS写字板、MS记事本其他TCS识别的格式文件注意:
转换前在原格式(需转换的)文件系统中尽量将格式取消,以免原格式影响TCS。
因为TCS不能识别原格式文件的要素、样式,转换时不要整体进行,采取复制、粘贴的方式进行,
(一)预阶段
(二)立项阶段(三)起草阶段(四)征求意见阶段(五)审查阶段(六)报批阶段(七)出版阶段(八)复审阶段(九)废止阶段,标准编写与制修订程序,避免限制标准的范围。
例如:
汽车齿轮碳氮共渗金相检验,如果标准内容不仅适用汽车也适合拖拉机或其它通用机械,那么名称就将标准的适用范围缩小了避免扩大标准的范围。
例如:
手持式金属探测器技术条件,如果将名称中的“技术条件”省略,就变成“手持式金属探测器”,那么就扩大了标准的范围,原来只规定“技术条件”,但从名称上却会被误认为规定了“探测器”的全部内容,编写标准名称应避免的错误,无须描述文件的类型。
标准名称中无须描述文件的类型,因此不应使用“标准”,“标准化指导性技术文件”等。
如:
GB/T3181-2008漆膜颜色标准。
“标准”两字是多余的名称各要素在概念上不应重复。
例如:
图形符号表示规则标志用图形符号第4部分:
图形标志应用导则中重复的概念有“图形符号”、“图形标志”等,为避免这种情况,可修改为:
图形标志第4部分:
应用导则,编写标准名称应避免的错误,名称各要素的位置不应颠倒。
如:
水土保持综合治理技术规范坡耕地治理技术,应改为:
水土保持坡耕地综合治理技术规范没有采取分段式和没有规范使用“第部分”如:
GB3102.1空间和时间的量和单位GB3102.2周期及其有关现象的量和单位GB3102.3力学的量和单位应统一改成:
量和单位第部分:
编写标准名称应避免的错误,目次是资料性概述要素,并且是一个可选要素。
是否要目次可根据标准的需要决定目次的作用是可以一目了然地展示标准的结构和主要内容。
目次中所列各项内容和顺序如下:
a)前言b)引言c)章的编号、标题d)条的编号、标题;(只列带有标题的条)e)附录编号、附录性质、附录标题,标准目次的编写,f)附录章的编号、标题g)附录条的编号、标题h)参考文献i)索引j)图的编号、图题k)表的编号、表题列出上述内容后,还要给出内容所在的页码所列目次的章、条要注意退格,标准目次的编写,前言是标准的资料性概述要素,但同时又是一个必备要素,也就是说每一项标准都应当有前言。
前言应位于目次之后,引言(如果有)之前。
前言应视情况依次给出下列内容:
)标准结构的说明;)标准编制所依据的起草规则;,标准前言的编写,)标准代替的全部或部分其他文件的说明;)与国际、国外文件关系的说明;)有关专利的说明;)标准的提出信息(可以省)或归口信息;g)标准的起草单位和主要起草人;h)标准所代替的历次版本发布情况。
标准前言的编写,1、前言中不应给出要求2、前言中不应包含范围一章的内容3、前言中不应规定配合使用的文件4、前言中不应阐述编制标准的意义或介绍标准的技术内容5、前言中不应介绍标准的立项情况或编制过程,前言编写要注意的问题,如:
GB13104-2005食糖卫生标准的前言里有如下表述:
本标准于2005年10月1日起实施,过渡期为一年。
即2005年10月1日前生产并符合相应标准要求的产品,允许销售至2006年9月30日止。
示例,标准引言的编写,引言是可选要素。
如果需要引言时,引言可以给出下列信息:
促使编制该标准的原因有关标准技术内容的特殊信息或说明标准中如果涉及专利,则应在引言中给出有关专利的说明引言应位于前言之后,由于引言是资料性概述要素,因此在引言中不应包含要求。
引言中不应包含范围一章的内容采用国际标准时,国际标准的引言应转化为国内标准的引言,标准范围的编写,范围是标准的规范性一般要素,同时也是标准的必备要素。
每一项标准都应当有范围,并且应位于每项标准正文的起始位置,也就是标准的第1章范围的内容分为两部分:
一部分是本标准中“有什么”;另一部分是本标准“干什么用”。
在编写“干什么用”时,要特别注意,要写标准本身干什么用,而不是写本标准所描述的标准化对象能干什么用,1范围本标准规定了电动汽车仪表的类别和一般要求。
本标准适用于电动汽车用仪表。
示例:
GB19836-2005电动汽车用仪表,只有在特殊情况下,才陈述“不能干什么用”的内容。
如:
GB/T10792-1995碳酸饮料(汽水)中这样陈述的:
“本标准适用于充有二氧化碳气的软饮料;不适用于由发酵法自身产生的二氧化碳气的饮料。
”在标准的范围中,不应给出要求。
如:
GB18796-2005蜂蜜标准中范围的最后一句话是这样表述的:
“除了巢脾蜂蜜(巢蜜)以外,其他以蜂蜜作为产品名称或产品名称主词的产品均应符合本标准。
”,标准范围的编写,1范围本标准规定了食品中真菌毒素的限量。
本标准适用于各类食品。
1范围本标准规定了用荧光法和反相高压液相色谱法测定维生素B1的方法。
本标准方法一适用于乳粉中维生素B1的测定;方法二适用于婴幼儿配方食品和乳粉中维生素B1的测定。
示例:
GB2761-2005食品中真菌毒素限量,示例:
GB/T5413.11-1997婴幼儿配方食品和乳粉维生素B1的测定,规范性引用文件在标准中是可选要素,也是规范性一般要素。
标准中需要引用文件时,就写这一章,不需要引用时,就不写这一章引用文件有两种性质的引用,一种是规范性引用,一种是资料性引用所谓“规范性引用”是指标准中引用了文件或文件的条款后,这些文件或条款即构成了标准整体不可分割的一部分,所引用的文件或文件条款与本标准的规范性要素具有同等的效力,规范性引用文件,1、涉及了其他领域,与本标准有关,但不属于本标准的主要内容2、避免标准间的不协调3、避免标准篇幅过大4、避免抄录错误,规范性引用文件的目的,1、可以被引用的文件(或标准)ISO/IEC公开发布并可获得的文件、技术规范、报告、指令、指南等国内具有广泛可接受性和权威性,并且可公开获得的文件。
对有标识编号的文件应提及文件号或发布年号上述文件的作者或出版者同意引用2、不宜被引用的文件法律、法规、规章和其他政策性的文件宜在合同中引用的管理、制造和过程类的文件含有专利或限制竞争的文件和设计方案或只属于某个企业所有,其他企业不宜获得的文件,规范性引用文件的范围,规范性引用文件的形式,1注日期引用文件凡是注日期引用的文件,意味着只使用所注日期的版本,以后出版的新版本和修改单中修改后的内容均不适用。
引用标准的某一章或条采用注日期引用2不注日期引用文件不注日期引用文件意味着所引用的文件无论何时修订,其最新版本仍然适用于引用它的标准。
在标准中一般不使用不注日期引用方式,因为不注日期引用应看作包括该文件的所有修改单和修订版本都适用引用它的标准,规范性引用文件应注意的问题,1引用的所有规范性文件一定要在标准中提及,没有提及的文件不应作为规范性引用文件2不要将资料性引用的文件列入到规范性引用文件中去3用摘抄的形式将引用的内容已抄录到标准中,则不应将被抄录的标准列入规范性引用文件中4不要将尚未发布过的文件或不能公开得到的文件,列入到规范性引用文件中去,规范性引用文件应注意的问题,5国家标准、行业标准、地方标准不能引用企业标准。
企业标准只能在本企业的标准中引用6引用的文件应是最新版本的,不引用已被代替或废止的文件7在标准中不应引用下列文件:
法律、法规、规章和其他政策性文件;宜在合同中引用的管理、制造和过程类文件;含有限制竞争的专用设计方案或属于某企业所有的文件8在引用文件前加固定的导语,规范性引用文件的排列顺序,国家标准行业标准地方标准国内有关文件国际标准ISO或IEC有关文件其他国际标准或其他国际有关文件引用标准的顺序按标准顺序号由小到大排列,文件按时间先后排列。
行业标准顺序先按行业代号的英文顺序,再按顺序号由小到大排列,示例:
GB12734-2003汽车同步带,2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本标准。
GB/T1690-1992硫化橡胶耐液体试验方法(eqvISO1817:
1985)(可以不标注)GB/T10716-2000汽车同步带物理性能试验方法(eqvISO12046:
1995)GB/T18183-2000汽车同步带疲劳试验方法(eqvISO10917:
1995)ISO9011:
1997同步带传动汽车同步带轮,示例:
QB/T2762-2006复合麦片,2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本标准。
GB2760食品添加剂使用卫生标准GB/T5009.3食品中水分的测定GB/T5009.5食品中蛋白质的测定GB/T5009.7-2003食品中还原糖的测定GB/T5009.8-2003食品中蔗糖的测定GB5413.3婴幼儿配方食品和乳粉脂肪的测定GB7718预包装食品标签通则GB14880食品营养强化剂使用卫生标准GB19640麦片类卫生标准定量包装商品计量监督管理办法国家质量监督检验检疫总局令第75号,术语和定义在标准中是可选要素,如果在标准中以“术语和定义”为题单独设置一章,则其为规范性技术要素。
编写这一章的目的是为了给使用者提供方便,将标准中使用到的不易理解的术语一一列出并进行定义术语和定义的表述形式是:
引导语+术语条目(清单),因此在给出具体的术语和定义之前应有一段引导语如:
“下列术语和定义适用于本文件”“界定的及以下术语和定义适用于本文件”“界定的术语和定义适用于本文件。
为了便于使用,以下重复列出中的一些术语和定义。
”,术语和定义的编写,编写术语和定义一章要掌握的原则:
当不对术语进行定义,其含义会引起误解或产生歧义时,才有必要对术语进行定义对于通用词典中的通用技术术语,只有用于特定含义时,才应对它下定义应避免给商品名、俗称、品牌名下定义标准中应在其范围限定的领域内给术语下定义,术语和定义的编写,在对某术语进行定义前,应查明其他标准中是否已给出定义,避免重复或对同一概念给出不同的解释当有必要重复某定义时,应在定义之下列出该定义所出自的标准在给术语下定义时,要用简明和通俗易懂的语言表述,不要在定义中重复术语,术语和定义的编写,3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1抗爆指数antiknockindex研究法辛烷值(RON)和马达法辛烷值(MON)之和的二分之一。
3.2,示例:
GB17930-2006车用汽油,示例:
GB8537-1995饮用天然矿泉水,3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1饮用天然矿泉水drinkingnaturalmineralwater从地下深处自然涌出的经人工揭露的、未受污染的地下矿水;含有一定量的矿物盐、微量元素或二氧化碳气体;在通常情况下,其化学成分、流量、水温等动态在天然波动范围内相对稳定。
符号、代号和缩略语在非符号、代号和缩略语标准中是可选要素,如果在某一标准中作为专门一章,则它们为规范性技术要素。
符号、代号和缩略语的表述形式为:
导语+清单。
单独的“符号标准”应按照GB/T20001.2标准的编写规则第2部分:
符号编写。
单独的“代号标准”应按照GB/T20001.3标准的编写规则第3部分:
信息分类编码编写。
符号、代号和缩写语,示例,4符号下列符号适用本文件。
b:
等边三角形边框内缘底边长。
D:
观察距离。
d:
圆形边框内径。
de:
棱形边框内缘的边长。
md:
图形符号重要细节的最小线性尺寸。
s:
推荐性示例中由角标所限定的符号的线性尺寸。
示例,4缩略语下
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- 关 键 词:
- 标准 编制 软件 TCS2009 应用 培训