互赢机电K3ERP系统初始化数据上线方10.docx
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互赢机电K3ERP系统初始化数据上线方10
系统实施文档
互赢机电K3ERP
初始化数据上线方案
文档作者:
曹金城
创建日期:
2011-6-17
确认日期:
2011-6-17
当前版本:
V1.0
目录
一、互赢机电系统初始化整体方案4
二、初始化数据准备小组及责任人5
三、初始化动态数据准备清单6
四.准备计划及预案6
1、各业务模块准备计划6
2、预案及风险说明7
五.供应链、生产初始数据准备说明7
1、初始库存7
2、初始暂估入库单8
3、初始未核销销售出库单8
4、初始未完结采购订单、销售订单8
5、初始未完结生产任务单8
六.总账初始数据准备说明9
初始科目余额9
七.应收款管理初始数据准备说明9
1、初始增值税发票、普通发票、其他应收单、预收单9
2、初始应收票据9
八.应付款管理初始数据准备说明10
1、初始增值税发票、普通发票、其他应付单、预付单10
2、初始应付票据10
十.初始对账说明10
1、总账与供应链对账10
2、总账与应收款管理对账11
3、总账与应付款管理对账11
附:
EXCEL文件引入注意事项11
一、互赢机电系统初始化整体方案
准备:
1.成立各项初始化数据整理小组。
2.初始化数据内容LIST。
3.确定各项初始化数据的整理人员。
4.初始化准备培训讲解(工作范围、工作方法、工作重难点、工作注意点)。
5.输出初始数据准备计划。
整理:
1.整理有效数据,保障账实相符及数据格式。
2.价格信息收集准备整理。
3.财务数据(应收、应付、总账)
4.库存数量及金额。
5.未完结的单据(销售、采购、生产、委外)。
引入:
1.EXCEL引入(初始库存)。
2.账科目余额。
3.手工录入未完结单据及未核销数据(销售、采购、生产、委外)。
4.总账对账。
二、初始化数据准备小组及责任人
初始化数据整理小组明细
初始化数据整理小组成员
负责人
整理人员
初始化库存数据整理小组
肖杰
王丹、肖杰、罗海燕、陈辉辉、罗艳、郭文晶
初始化外购入库单数据整理小组
陈辉辉
陈辉辉
初始化销售出库单数据整理小组
郭文晶
郭文晶
初始化采购订单数据整理小组
陈辉辉
陈辉辉
初始化销售订单数据整理小组
郭文晶
郭文晶
初始化生产任务单数据整理小组
罗燕
罗艳
初始化总账数据整理小组
陶金花
陶金花
初始化应收款管理数据整理小组
陶金花
陶金花
初始化应付款管理数据整理小组
陈琴香
陈琴香
三、初始化动态数据准备清单
各系统模块启用前必须完成的资料如下表:
系统模块
序号
数据内容
数据引入
供应链
1
初始库存
EXCEL文件引入
2
初始暂估外购入库单
手工录入
3
初始未核销销售出库单
4
未完结采购订单
5
未完结销售订单
生产
6
未完结的生产任务单
手工录入
总账
7
初始科目余额
初始科目余额支持部分从
应收、应付、固定资产模块引入
应收款管理
8
初始增值税发票、初始普通发票
从总账科目余额简单引入
9
初始其他应收单、初始预收单
10
初始应收票据
11
初始应收合同、初始坏账
应付款管理
12
初始增值税发票、初始普通发票
从总账科目余额简单引入
13
初始其他应付单、初始预付单
14
初始应付票据
15
初始应付合同
注:
动态数据在相应模块启用后不能再修改。
四.准备计划及预案
1、各业务模块准备计划
业务模块
责任人
(上线前)
完成时间
初始数据导入
初始库存数据
王丹、肖杰、罗海燕、陈辉辉、罗燕、郭文晶
6.27完成盘点
EXCEL引入
初始外购入库单数据
陈辉辉
6.25完成录入
手工输入
初始销售出库单数据
郭文晶
6.25完成录入
手工输入
未完结采购订单数据
陈辉辉
6.25完成录入
手工输入
未完结销售订单数据
郭文晶
6.25完成录入
手工输入
未完结生产任务单
罗燕
6.25完成录入
手工输入
未完结委外任务单
陈辉辉
6.25完成录入
手工输入
初始化总账数据
陶金花
六月份正常结帐,6月30完成录入
科目余额引入
初始化应收款管理数据
陶金花
六月份正常结帐
6月30完成录入
科目余额引入
初始化应付款管理数据
陈琴香
六月份正常结帐
6月30完成录入
科目余额引入
2、预案及风险说明
以上数据必须准备,如果不能按时准备到位,将需要延后系统上线。
如果数据准备的不够准确,将为带来以下影响:
2.1,初始库存数据不准确
影响供应链库存信息:
账实不符,业务开展时出/入库单将不能正常在系统出单;
影响存货核算金额:
数量不准确,将不能正确反映存货金额;
2.2,未完结单据数据不准确
导致后续不断的手工补录单据,容易导致工作量堆积,影响系统上线后的正常业务开展。
2.3,财务方面数据不准确
导致后续的手工调账频繁。
五.供应链、生产初始数据准备说明
1、初始库存
1、可以手工录入,也可以从EXCEL格式文件引入。
2、考虑批次、库龄、保质期或计价方法为先进先出/后进先出的,则不同批次、入库日期、采购/生产日期的库存则需要分开条目录入。
物料按序列号管理的,同时必须在“初始序列号录入”中录入初始库存各物料的序列号。
3、如果初始化期间不是所在年份的首期,以后查询全年范围数据时需要包含初始化期间之前的数据,需录入年初数量和金额以及初始化期间之前已发生的当年累计数量和金额。
4、为了简化初始未完结生产任务单、初始未完结委外加工单、初始未核销委外加工出库单、成本管理初始化等数据录入,生产部门在制材料、加工商的在制材料可以在账面上退回到一临时实仓(实际上并不需要搬动实物),以初始库存方式录入,初始化结束后再从账面上领走,相关内容可参见《初始未核销委外加工出库单》、《初始未完结生产任务单、委外加工单》、《初始在制品成本余额》中所述。
5、虚仓的初始库存不能直接录入,注意待引入的EXCEL格式文件中不能包含虚仓的库存。
虚仓的初始库存,在初始化期间当期以手工录入虚仓入库单、收料通知单或采购检验申请单、受托加工材料入库单等的方式入库,即视同初始化期间期初无库存、当期发生新入库业务。
6、注意待引入的EXCEL格式文件中不能包含虚拟件、规划类、特征类等不允许存在于库存的物料。
2、初始暂估入库单
将初始化期间之前期间已发生的但未正式确认应付账款的外购材料入库单在“系统设置-初始化-仓存管理-录入启用期前的暂估入库单”中手工录入。
可以按原始的材料入库单逐单录入,也可以分供应商、物料统计后汇总录入。
这里录入的数据将作为初始化结束以后采购发票开具和材料成本暂估补差的依据,因此,录入时无法追溯到具体物料编码的,尽量按物料同类、价格相近的原则确认为一经常发生业务的物料编码。
3、初始未核销销售出库单
将初始化期间之前期间已发生的但未正式确认应收账款的销售出库单在“系统设置-初始化-仓存管理-录入启用期前的未核销销售出库单”中手工录入。
可以按原始的产品出库单逐单录入,也可以分客户、物料统计后汇总录入。
这里录入的数据将作为初始化结束以后销售发票开具和销售成本确认的依据,因此,录入时无法追溯到具体物料编码的,尽量按物料同类、价格相近的原则确认为一经常发生业务的物料编码。
4、初始未完结采购订单、销售订单
将初始未完结的订单当作初始化期间当期的新订单手工录入即可,其中新订单数量只录入未完结数量而非原订单数量。
注意采购订单的未完结数量包括虽已收货但未正式入库的在检材料数量,销售订单的未完结数量则不需考虑所交产品是否处于客户在检状态中。
例如:
某采购订单原订单数量为1000,初始化期间之前期间已交货400,其中200在检,则将未交货入库数800录入为初始化期间当期的新订单。
5、初始未完结生产任务单
将初始未完结的生产任务单当作初始化期间当期的新的生产任务单手工录入即可,其中生产任务单计划数量只录入未完结数量而非原生产任务单计划数量。
例如:
某生产任务单原计划生产数量为1000,初始化期间之前期间已入库400,则将未交货入库数600录入为初始化期间当期的新生产任务单计划数量。
六.总账初始数据准备说明
初始科目余额
库存存货类:
如果供应链模块已存在期初数据,则可以执行“系统设置-初始化-仓存管理-初始数据录入”的“对账+传递”功能引入。
应收账款、预收账款类:
如果应收款管理模块已存在期初数据,则可以执行“系统设置-初始化-应收款管理-初始应收单据查询”的“转余额”功能引入。
应付账款、预付账款类:
如果应付款管理模块已存在期初数据,则可以执行“系统设置-初始化-应付款管理-初始应付单据查询”的“转余额”功能引入。
固定资产原值、累计折旧类:
如果固定资产管理模块已存在期初数据,则可以执行“财务会计-固定资产管理-业务处理-新增卡片”序时薄的“将初始数据传送总账”功能引入。
现金类、银行存款类、应收票据类、应付票据类、暂估应付账款类、(分期)发出商品类、委托代销商品类、生产成本类、委托加工物资类等其它科目余额需要手工录入。
如果初始化期间不是所在年份的首期,以后查询全年范围数据时需要包含初始化期间之前的数据,则需录入初始化期间之前已发生的相关当年累计值。
七.应收款管理初始数据准备说明
1、初始增值税发票、普通发票、其他应收单、预收单
1、初始化数据精细程度不同,录入方式也不相同,说明如下表:
数据区分要求
录入方式
发生日期
本年累计额
产品明细
收款日期
×
×
×
×
手工录入,或从总账余额引入
×
×
×
√
手工录入,或从总账余额引入后再修改收款计划信息
√
手工录入,不同单据日期、财务日期的另起单据号
√
手工录入,无应收余额但有本年发生额的照样开单
√
手工录入,录入具体的物料代码
2、为了使账目更为清晰明了,建议应收款管理模块只针对客户核算,客户的其他应付款以红字的其他应收款方式处理,供应商、部门、职员以及自定义核算项目等的其它应收款则在总账中核算。
2、初始应收票据
1、初始应收票据需要手工录入。
2、收到的支票(尤其是远期支票)可以变通按应收票据的方式管理。
八.应付款管理初始数据准备说明
1、初始增值税发票、普通发票、其他应付单、预付单
1、初始化数据精细程度不同,录入方式也不相同,说明如下表:
数据区分要求
录入方式
发生日期
本年累计额
产品明细
付款日期
×
×
×
×
手工录入,或从总账余额引入
×
×
×
√
手工录入,或从总账余额引入后再修改付款计划信息
√
手工录入,不同单据日期、财务日期的另起单据号
√
手工录入,无应付余额但有本年发生额的照样开单
√
手工录入,录入具体的物料代码
2、为了使账目更为清晰明了,建议应付款管理模块只针对供应商核算,供应商的其他应收款以红字的其他应付款方式处理,客户、部门、职员以及自定义核算项目等的其它应付款则在总账中核算。
2、初始应付票据
1、初始应付票据需要手工录入。
2、开出的支票(尤其是远期支票)可以变通按应付票据的方式管理。
十.初始对账说明
总账科目余额与各业务模块对账时,如果总账科目下挂核算项目,则必须根据核算项目明细余额来与各业务模块对账。
1、总账与供应链对账
总账的库存类存货科目(如“原材料”、“半成品”、“产成品”、“库存商品”、“低值易耗品”等)余额与初始库存相应分类的累计金额必须相等。
如果有存货按计划成本法核算,则总账的存货成本差异类科目(如“材料成本差异”等)余额与初始库存的累计差异金额必须相等。
可以使用“供应链-存货核算-期末处理-期末关账-对账”功能来对账。
如果总账的原材料存货科目下另设采购暂估入库类存货科目(如“原材料-材料暂估”等),则其余额与初始暂估外购入库单的累计金额必须相等。
总账的采购暂估类应付账款科目(如“应付账款-材料暂估”等)余额与初始暂估外购入库单的累计金额必须相等。
总账的发出商品类存货科目(如“(分期)发出商品”、“委托代销商品”等)余额与初始未核销销售出库单的累计成本额必须相等。
如果总账的半成品存货科目下另设委外加工暂估入库类存货科目(如“半成品-加工费暂估”等),则其余额与初始暂估委外加工入库单的累计加工费必须相等。
总账的委外加工暂估类应付账款科目(如“应付账款-加工费暂估”等)余额与初始暂估委外加工入库单的累计加工费必须相等。
总账的委外加工发出类存货科目(如“委托加工物资”等)余额与初始未核销委外加工出库单的累计成本额必须相等。
2、总账与应收款管理对账
总账的应收账款、预收账款类科目(如“应收账款”、“预收账款”等)余额与增值税发票、普通发票、其他应收单、预收单按往来科目的累计价税合计额必须相等。
可以使用“财务会计-应收款管理-初始化-初始化对账”功能来对账。
总账的应收票据类科目(如“应收票据”等)余额与应收票据的累计金额必须相等。
3、总账与应付款管理对账
总账的应付账款、预付账款类科目(如“应付账款”、“预付账款”等)余额与增值税发票、普通发票、其他应付单、预付单按往来科目的累计价税合计额必须相等。
可以使用“财务会计-应付款管理-初始化-初始化对账”功能来对账。
总账的应付票据类科目(如“应付票据”等)余额与应付票据的累计金额必须相等。
附:
EXCEL文件引入注意事项
1、“名称”、“备注”等文本型的内容长度不能超过数据库表定义的字段长度,一般为80个字节长(即40个汉字)。
2、“名称”、“备注”等文本型的内容中不能含有半角的单引号,有的话则用全角的单引号代替。
3、“物料代码”等文本型的内容列中不能混有数值型的内容,有的话则将其转换为文本型(即在单元格中的内容前加半角的单引号)。
4、如果数值型的数字内容不能被引入,尝试将其转换为文本型的数字内容(即在单元格中的内容前加半角的单引号)后再引入。
5、数据内容行连续出现,不能在内容块的前面、中间、后面出现空行,尤其注意内容块最后面不能有空行(EXCEL中“空行”表示是一种格式内容,与“无内容”是两个不同的概念)。
- 配套讲稿:
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