国美财务综合010费用开支审批管理规定V10.docx
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国美财务综合010费用开支审批管理规定V10.docx
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国美财务综合010费用开支审批管理规定V10
版本号:
V1.0
附件数:
6
密级:
机密
撰写人:
翟雪艳
审核人:
周亚飞、李虹
审批人:
黄光裕
费用开支审批管理规定V1.0
1.目的:
为进一步规范公司费用管理工作,指导、监督费用开支,为公司各级单位提供费用控制依据,特制订本规定。
2.范围:
2.1适用范围:
本规定适用于国美电器总部各中心、各部门及下属各大区、各分部。
2.2发布范围:
国美电器总部各中心、各部门;各大区、各部门;各分部、各部门、各门店。
3.名词解释:
3.1费用:
企业为销售商品、提供劳务等日常活动所发生的经济利益的流出。
费用具有如下基本特征:
一是,费用最终会导致企业资源的减少,具体表现为企业的资金支出,或者表现为资产的消耗;二是,费用最终会减少企业的所有者权益。
3.2固定费用:
是费用开支在一定范围内,其支出不随销售额的变动而发生变动的费用,如人员工资、折旧等费用支出。
3.3变动费用:
是费用开支在一定范围内,其支出随销售额的变动而发生变动的费用,如促销活动费、送货费等费用支出。
4.职责:
4.1总部费用主管负责公司日常费用开支的指导、监督、分析及上报工作,完善公司费用
制度及费用预算的组织、跟踪、分析和通报工作。
4.2分部费用会计负责分部日常费用开支的审核、指导、监督、分析及上报工作,分部费
用预算的组织、跟进、上报工作。
4.3分部财务经理负责按授权分部费用预算、费用开支的审核、指导、监督工作。
4.4分部总经理负责按授权对分部费用预算、费用开支的审批工作。
4.4大区总经理负责按授权对区内分部的费用预算、费用开支进行审批及监督。
4.5总部各中心总监/总经理负责按授权对总部所属部门、分部直属部门及归口管理的费用
项目的预算、费用进行审批及监督。
4.6财务中心总监负责按授权对公司所有费用预算、费用开支进行审核与监督。
4.7总部决策委员会审批计划外费用;新开分部预算由决策委员会审批,新开门店预算由对口中心与财务中心共同审批,财务中心若与其他中心有分歧,报决策委员会审批。
5.管理制度:
5.1费用控制的原则
A、计划管理:
公司的所有费用开支(本文所指费用开支包括直接形成费用的开支以及先形成资产,然后以摊销、折旧等形式形成费用的各类资本性支出,主要是现金流部分,下同)一律纳入计划管理,计划内用款按照授权体系进行签批,计划外的用款履行报批手续,严禁无计划、无报批的费用开支。
B、总额或总费用率控制:
总部将核定后各分部的费用开支总额或总费用率以及各费用项目的开支总额下发。
各分部根据总额按月、按项目、按单位进行分解使用。
使用时,当月结余额度可以调剂到下月使用,但未经批准当月不准预支下月或以后月份的额度,费用项目之间也不允许调剂额度使用。
C、专户管理:
各分部设立专门的费用账户对各项费用开支进行管理。
各分部所有的费用开支必须、且只能从此专用账户支出,且此账户专门用于费用支出,严禁支付其它任何支出。
D、专人管理、分级监控:
总部设立费用主管,分部设立费用会计实行专人管理、分级监控。
费用会计负责报表的报送、日常的费用监控以及月末的费用分析等工作。
对于计划外、超计划且未经总部授权人员审批的费用开支,费用会计必须拒绝签字支付,任何人不得干涉;对于违反规定,乱支乱用的,费用会计必须逐级反映,直至解决为止。
总部费用主管对各级费用会计进行监督、指导,并对各分部费用开支情况实行监控,及时汇报各分部、各费用项目的使用情况。
E、授权管理:
总部及各分部的费用开支,在计划管理、总额控制的前提下,实行授权管理的规定。
凡计划内的用款,必须由相关各级领导按照授权权限审批后,方能支付;凡计划外的用款,必须报送总部按照授权权限审批后方能支付。
XX擅自签批的,视为无效。
5.2日常费用的控制
5.2.1费用账户的日常管理
A、各分部所有的费用开支必须从且只能从费用专户支出,且此账户专门用于费用支
出,严禁支付其它任何支出。
B、各分部所开立的费用专户原则上必须使用基本账户(可以提取现金),若使用一般
账户的分部经与银行协商可随时提取现金亦可将其做为费用专户。
C、各分部用于费用开支的备用金应按照费用计划根据日常开支需要随时在费用账户
中提取,严禁将门店现金销售收入坐支用于费用支出,如遇特殊情况,需报总部财务中心审批。
5.2.2费用帐户资金的日常拨付
A、费用帐户资金的拨付,实行“按月总额控制,按周分次拨付”的原则。
B、各分部应严格按照计划及授权权限进行费用的使用及报批,违反相关规定的,费用会计有权拒付。
5.3费用控制的反馈与分析
各分部每月应做出费用进度分析表及详细分析报送总部财务中心和分部总经理/总监、大区总经理。
总部财务中心汇总后报各中心及总经理/总监并根据各分部费用的控制情况进行全国通报。
分部财务部还应按费用各归口管理部门以及费用进度,对各职能部门和总经理进行通报。
5.4费用的审批程序
5.4.1计划内费用的审批程序
A、总部的审批程序:
经手人持原始凭证→部门经理审核签字→各中心总经理/总监签字→费用会计审核签字→财务中心总监签字→出纳审核报销付款
(总部各中心总经理/总监、各大区总经理的费用由总部管理中心总监负责审批;总部管理中心总监的费用由总裁审批)
B、分部的审批程序:
经手人持原始凭证→部门经理审核签字→费用会计审核签字→
财务经理审核签字→总经理审核签字→出纳审核报销付款
5.4.2计划外费用审批程序
A、程序为:
费用使用部门填制《计划外费用审批表》(须经分部财务部签署意见)---分部总经理审核签字---大区总经理审核签字---上报费用归口管理中心相关部门审批签字-----对口中心转财务中心审核----报总部决策委员会审批----财务中心审核备案权
(分部对于超计划费用需附上详细的分析)
B、计划外费用审批后,将审批单附在原始凭证后按正常手续审批报销。
5.5费用报销的要求
5.5.1报销费用必须以合理、合法、真实的原始凭证为依据,确实无法取得正式发票的费用支出,应由经手人说明原因,附书面说明,并由中心总经理/总监或分部总经理签字,报财务中心总监审核后,方可用相同金额的其它正规发票按制度报销。
公司严禁无票报销。
5.5.2原始凭证不得涂抹、刮擦,内容和项目必须齐全;
5.5.3原始凭证必须按公司规定的程序进行审核、签字,手续必须完备;
5.5.4费用会计要严格遵守费用报销制度,认真审核各种凭证,对不符合要求的凭证应拒绝予以报销,否则要承担责任;
5.5.5费用报销严禁分拆,属于同一项目、同一时间或同一性质的费用按照单笔费用报
销;
5.5.6费用报销经手人适用从高原则。
如招待费,在参加人员中,应由其中最高级别的人员填制费用报销单报销。
5.6费用的分类及核算要求
5.6.1促销活动费:
为组织促销活动而购买促销奖品、赠品以及印制、派送宣传单(POP、
DM单页等)、返(抓)现金、促销活动道具制作费以及促销活动中涉及的场地租赁费和雇佣临时人员的费用等。
公司代厂家垫支的以上费用不在本科目核算;
5.6.2卖场布置费:
A、门店标准配置:
T型架、L型支架、大展板、吊旗杆等;
B、美工用品:
麦克笔、补充液等;
C、新店开业费用:
开业吊旗、外场喷绘、内场喷绘(难以出租的空白广告位)、顶棚
装饰、楼梯装饰、公共区域装饰、外场巨幅、三角旗、刀旗等;
D、“VI”导入费用(含未改造的老门店):
商品类导视、楼层导视、服务类展板、警
示贴等;
E、节假日促销卖场装饰:
常规巨幅、报广喷绘、内场条幅及其它装饰品等;
5.6.3运杂费:
在商品、物品的采购、调拨等过程中支付的租车费、运输费、搬运装卸费等;
5.6.4送货费:
为顾客送货支付的租车费、劳务费、过路费和停车费等;
5.6.5安装费:
为顾客安装商品支付的车费、工资、补助、劳务费、材料费,以及修理商品所发生的劳务费、材料费等;
5.6.6促销奖:
支付给门店人员(包括营业员、促销员)的促销提成;
5.6.7一线奖金:
支付给门店人员的月奖金;
5.6.7办公费:
办公用品、笔墨纸张、帐表票卡、名片、书报、硒鼓、碳粉、电脑耗材(如软盘)、邮寄费等费用;
5.6.8交通差旅费:
A、交通费:
因公务或加班而发生的市内交通费;
B、差旅费:
因公出差或实习培训发生的往返交通费、住宿费、订票费、出差补贴,
以及异地调动人员领取的异地补贴等;
5.6.9业务招待费:
在日常工作中因公请客发生的餐费、礼品赠品费和其它为客户发生的费用,以及员工加班餐费等,不包括召开专项办公会议、新闻发布会等发生的餐费、礼品礼金费;
5.6.10工资:
发放给职工的固定薪金,含工资和加班费;
5.6.11奖金:
5.6.11.1二线奖金:
指支付给二线员工的月奖金部分,包括配送中心库工、安保人员等月奖金;
5.6.11.2专项奖:
指总部、大区下发专项任务、排名等文件的奖励;
5.6.11.3基本单项奖:
指根据改革后的薪酬体系,发放给二线人员的奖金基数部分;
5.6.11.4单项奖:
指对职工个人月度单项奖罚金额;
5.6.11.5销售达成奖:
指对业务人员的任务达成奖励;
5.6.11.6递延奖:
指根据公司的奖罚制度,对上述单项奖及销售达成奖在当月本应扣减但实际已发放给员工,需要结转至下期进行扣减的部分;
5.6.12工资附加费:
按照规定比例,以工资总额为计提基数计提的职工福利费、职工教育经费、工会经费。
5.6.13财产保险:
为固定资产(包括汽车)和流动资产缴纳的各种保险费;
5.6.14燃料费:
汽车和其它机械设备消耗的汽油、柴油,以及为取暖而购买的燃油费等;
5.6.15租赁费:
逐月分摊的房屋租金、物业管理费、发电机租赁费等;
5.6.16装修费:
按规定摊销的房屋装修费、改造费、以及直接计入费用的小额装修费用。
5.6.17水电费:
支付的水、电、气、供暖和制冷等费用;
5.6.18通讯费:
支付的固定电话费、移动电话费、寻呼费、入网费、电话初装费、专线
月租费、VIP电子邮箱费和因出差发生的漫游费等;
5.6.19物料消耗:
日常消耗的电工电料、卫生材料、卫生用具、消防材料、小型工具器
具、工服、饮用桶装水、修理用零配件和材料、各种消耗性材料等;
5.6.20修理费:
为修理固定资产、低值易耗品而发生的劳务费、材料费等;
5.6.21低值易耗品摊销:
低值易耗品是指单位价值在100元以上2000元以下,且使用年限在一年以上的各种财产物资按规定计算摊销的费用,包括办公家具用具、包装物、劳保用品、展台展架以及其它价值不很大,但使用时间长,有必要作为阶段性资产、分期计入费用的各种财产物资;
5.6.22临时劳务费:
国美报的稿费、暗访人员津贴以及支付给公司外部人员的其它各种
劳务支出;
5.6.23会议费:
一是核算新闻公关费用,即召开新闻发布会、新闻宣传活动等发生的所
有费用,包括餐费、场地租用费、会场布置费、人员劳务费、记者礼品礼金、胶卷冲洗费等与宣传活动相关的一切费用,以及招待记者、刊登软文等发生的费用。
在费用进度表中此项目名称改为“新闻公关费”;二是用于核算用于组织或参加会议而发生的相关支出,包括参会人员的住宿费、餐费、交通费、办公费,主要是总部费用;
5.6.24日常广告费:
一切为了提升销售和公司知名度、美誉度的广告行为所发生的费用,
包括电视、报纸、户外、电台、杂志等媒体发布费用,以及广告设计、制作费用。
所有广告费支出必须与专业广告公司签订合同,且取得广告业发票;
5.6.25咨询费:
工商、税务、银行年检费、各种会费、年费等;
5.6.26税金:
按规定在管理费用下核算的各种税金,包括车船使用税、印花税、房产税、
土地使用税;各种地方性、行政性收费,包括按规定由企业交纳的残疾人保险基金,防洪费、河道费、民兵费等;
5.6.27诉讼费:
因法律纠纷而发生的相关费用,含公司聘用律师的提成;
5.6.28清洁卫生费:
垃圾清运费、保洁费、花木租赁费、排污费、绿化费、消防费等;
5.6.29劳动保护费:
为职工购买的各项劳动保护品的支出,如库工的大衣、手套、防暑降
温用品等费用;
5.6.30开办费摊销:
按照规定由长期待摊费用科目下逐月转入的开办费用;
5.6.31无形资产摊销:
按规定摊销的无形资产价值;
5.6.32服务支持费:
用于核算总部及分部接受其他单位服务而发生的支出,如IBM小型机的巡检费、纳税申报软件的服务费、ERP软件的服务费等。
5.6.33装饰费:
用于核算分部各办公区的布置费用,如标语牌、欢迎牌、指示牌、图片展、评比榜、节日气球、地毯、图框等等。
5.6.34客户服务费:
用于核算客服部为处理客诉而发生的各种费用,如处理“3·15”客
诉费用、评比费用。
5.6.35招聘费:
用于核算为招聘员工而发生的种种费用,如网络广告、场地租赁、人才市场管理费用等。
5.6.36其他:
不能准确纳入上述科目中核算的其他项目。
为了保证全国费用核算的统一性,便于对费用进行归集和考核,费用项目的划分和费用二级明细科目名称必须按总部要求设置,禁止私自改动。
各分部根据实际情况,如有必要增加二级科目,必须上报总部财务中心,并说明增加的原因及核算的内容,经总部批准后,方可设置。
对于三级科目,总部原则上要求按照部门设置,各分部根据自身的需要可灵活掌握。
5.7主要费用项目的管理
5.7.1差旅费
5.7.1.1出差种类
A、临时出差人员:
即由公司派往现工作地点以外(不含境外)地区公干,并且在外
地连续工作时间不超过壹个月的员工。
B、长期出差人员:
即由公司派往现工作地点以外(不含境外)地区公干,并且在外
地工作连续时间超过壹个月,不满叁个月的员工。
C、调往异地工作人员:
即根据公司调任文件由公司派往原工作地点以(不含境外)
地区工作或出差(不含境外)在外地连续工作时间超过叁个月的员工。
5.7.1.2出差申报程序
A、出差人出差前需填出差任务书(格式如下)。
出差任务书,经主管领导签字后,
作为借支和报销差旅费的依据。
B、一般员工出差,由部门负责人提出,分管领导(指分部总经理,总部各中心副总)
或其授权人批准。
C、部门经理、总部各中心副总出差,由分管领导(指分部总经理,总部各中心总经
理)或其授权人批准。
D、分部总经理、大区总经理、总部各中心总经理/总监出差,由总部总经理批准。
5.7.1.3总部出差订票及酒店预订要求
A、总部公费机票、火车票、酒店的预订工作统一由行政中心后勤部负责;
B、预订范围:
总部人员出差去外地的单程机票、火车票及在总部入住酒店的预订,如出差人员需要亦可预订往返机票
C、预订原则
机票:
1、出差机票必须由后勤部预订及报销。
非后勤部预订的机票前台不予受理,财务不予报销;特殊情况需行政中心总监审批方可报销;
2、为降低公司费用成本,如无特殊原因,后勤部将预订出行当日最低折扣票;
3、中心总经理(总监)级及以上人员预订机票应征询本人意见,根据本人意见订票;
4、经理级以下人员超标准预订,需中心总经理(总监)特批;预订机票需先出具特批文件后勤部方能订票;
火车票:
将根据出差人要求的时间预订。
如遇节假日票源紧张,应提供其他时间的车票或航空机票以供选择。
特殊情况需领导审批;
酒店预订:
将根据部门需求预订公司的协议酒店。
5.7.1.4出差人员定票程序
出差人员出差前必须填写出差任务书,并按《国美电器管理授权V2.0-20051024》中
《人事管理授权》规定的授权领导审批,借支和报销差旅费时必须附出差任务书。
5.7.1.4.1大区、分部:
A、分部出差人员须持出差任务书到各分部行政管理部,大区出差人员到大区行政管理部;
B、出差人员将出差任务书传真至出差到达地所在分部行政管理部,注明到达时间、返程时间及住宿级别。
C、当地行政管理部收到传真后立即订购返程车(机)票并按出差人员级别预定相应住宿房间。
5.7.1.4.2总部:
A、公费机票出差人员预订机票、火车票请持《出差任务书》到公司后勤部(前台)填写订票明细单,后勤部(前台)根据出差人员要求的时间,利用公司的票务资源进行预订;
B、为避免票务更改造成的损失,后勤部将在出票的最后时限与出差人做最终确认;
C、出票后由后勤部(前台)通知出差人取票,出票后无特殊原因一般不做更改。
D、预订酒店请直接到前台填写酒店预订单,由前台负责办理。
E、由前台负责对预订的公费机票、酒店进行结帐。
所有出差机票票根应于出差结束后一周内交总部前台结算,禁止在分部报销。
如因票根不能交回耽误前台结算,前台将发《通知单》提醒出差人员,若接到通知单仍未办理,前台有权提出处罚意见,报人力资源中心绩效管理部执行。
F、火车票费用由出差人自付,出差结束后按任务书自行报销。
5.7.1.5差旅费的报销标准
5.7.1.5.1临时出差人员的费用报销
5.7.1.5.1.1临时出差差旅费按公司制定的交通工具、住宿、出差补贴标准报销。
临时出差人员差旅费报销标准(国内)
单位:
元/天
员工级别
城市类别
交通工具
住宿标准
出差补贴
异地漫游
D1-D3
一类城市
飞机
四星级
120
/
二类城市
三类城市
M4-S3
一类城市
飞机
250
100
30元/天
二类城市
飞机
200
90
三类城市
飞机
150
80
M1-M3
一类城市
火车/软卧
200
80
30元/天
二类城市
火车/软卧
150
70
三类城市
火车/软卧
120
60
E4-E6
一类城市
火车/硬卧
150
60
20元/天
二类城市
火车/硬卧
120
50
三类城市
火车/硬卧
100
40
E1-E3
一类城市
火车/硬卧
120
50
10元/天
二类城市
火车/硬卧
100
40
三类城市
火车/硬卧
90
30
5.7.1.5.1.2出差补贴:
含市内交通(出租、公交车费)、餐补等各项费用。
5.7.1.5.1.3异地漫游费:
根据国家规定使用的电信业专用发票以赴外地出差天数为准,因考虑运营商的计费模式不同,因此员工当月出差报销手机话费时,漫游费按标准累计后,在累计额内实报实销。
例:
某员工每月手机话费标准为100元。
当月出差10天,每天漫游标准为10元,则当月该员工手机话费应报销100+10X10=200元,如员工当月实际发生话费在200元以内,则实报实销,超过200元,按200元报销。
长期出差:
出差人员必须在当地购买手机号码,不能还使用异地手机号码,不享受异地漫游费,通讯费按公司的手机话费报销标准执行。
5.7.1.5.1.4特殊人员标准:
开发人员长期出差,在出差补贴的基础上增加30元/天的市内交通费,此标准为最高限额,各级人员在限额内凭单据实报实销。
5.7.1.5.1.5员工级别的确认:
分部员工由人资部确认,总部员工由人力资源中心
确认。
5.7.1.5.1.6城市类别:
A、一类城市:
北京、上海、广州、深圳、珠海、厦门、温州;
B、二类城市:
天津、重庆、无锡、苏州、常州、宁波、青岛、烟台、威海、唐山、包头、大连、北海、桂林、汕头、湛江及各省省会;
C、三类城市:
除以上地区以外的一般地区。
5.7.1.5.1.7特殊原因超出本规定标准的交通、住宿、通讯等费用,或在出差中
发生的其他未规定的费用,须在发生后以书面形式提交总部各中心总经理/总监审批,总部各中心总经理/总监及分部总经理超标的,须报总部总经理批准。
5.7.1.5.1.8总部到分部短期出差人员,住宿费(住办事处人员除外)、车(机)
票费均必须返回总部按标准报销,各分部不得自行垫支报销。
5.7.1.5.2长期出差人员的费用报销
5.7.1.5.2.1长期出差人员按公司制度规定的交通工具、住宿、出差补贴标准报销。
5.7.1.5.2.2长期出差人员不享有异地通讯补贴;
5.7.1.5.2.3长期出差人员的住宿最高标准不得高于临时出差住宿标准的50%。
住宿费由被派分部承担,分部可视出差时间长短等实际情况解决租房;
5.7.1.5.2.4长期出差人员不得报销漫游费用,如因未购买出差当地手机储值卡,而在长期出差期间仍使用异地手机而产生的漫游费用由出差人自行承担。
(也就是说,手机漫游费持续报销时间不能超过30天,如连续两个月均有漫游费,则只能按30天报销)。
特殊情况经出差人所属分部总经理同意后上报总部人力资源中心,经总部中心总经理/总监批准后方可报销。
由此导致的分部通讯费超半年计划,由分部自行承担,总部不再追加费用额度。
5.7.1.5.3调往异地工作人员福利标准
5.7.1.5.3.1适用范围:
根据公司调任文件,由公司派往原工作地点以外(不含境外)的人员;出差(不含境外)时间超过叁个月的人员;
【注:
】1)符合上述情况,但在工作当地拥有房产者不享受异地调动人员相关福利待遇,
如某员工在A处不享受异地福利,根据公司要求调往异地B处后,按文件规定可享受异地福利,但其在B处拥有房产,将不享受异地福利;
2)员工个人申请,经公司批准后调动或任命的人员不享受异地人员相关福利待遇;
3)总部及各分部通过招聘录用的外地人员均视同为本地员工,不予提供本文件所
规定的福利待遇;
4)蓄水池人员在实习期及培养期内调动,是公司给予蓄水池人员的更多培养机会,
因此不享受异地福利。
培养期满后,由公司派往异地时方可享受异地人员相关福利待遇;
5)M3级及以下的员工,公司原则上不主张异地调动。
5.7.1.5.3.2福利标准
1、调往异地工作人员不享受异地通讯补贴,通讯费按公司相关文件规定标准报销;
2、调往异地工作人员(总部除外)的住房补助填报差旅费报销单,按标准以现金形式发放,公司不再提供住房及家具等。
3、对于调往总部工作人员的住房,按级别及相应标准入住公司在总部的员工宿舍,不再享受住房补助,如因公司原因无法提供宿舍者,可申请异地住房补助。
4、月异地住房补助标准如下:
职级/城市类别
一类
二类
三类
四类
M4—S3
2500
2000
1700
1500
M1—M3
1000
900
800
700
E4—E6
700
600
500
450
E1—E3
600
500
400
350
5、调往异地工作人员的异地生活补贴标准如下表:
职级/城市类别
一类
二类
三类
四类
M4—S3
1000
900
800
700
M1—M3
700
600
500
400
E1—E6
400
350
300
250
6、异地调动人员按本文件规定享受假期并报销单人异地交通费,若本人不休假,直系亲属前往探望的(只包括父母、配偶、子女),按员工本人享受的报销次数和标准报销异地交通费,标准如下;
职级
假期频率
假期时间
可乘交通工具
M4—S3
1年2次
每次5个工作日
飞机
M1—M3
1年2次
每次5个工作日
火车(硬卧)
E1—E6
1年1次
每次10个工作日
火车(硬卧)
城市类别的划分与《薪酬管理规定V2.0》(国美Z-行-人资004)的城市分类一致。
7、外埠店享受条件及相关标准:
由分部派往外埠店支援的员工,分部可根据上述标准,结合外埠店距分部的距离、当地消费水平等因素自行核定相应标准,报总部人力资源部备案,具体标准可参照本分部标准的60%-100%执行:
5.7.1.5.3.3调往异地工作人员在领取住房补贴及异地生活补贴时填写差旅费报销单,按照公司相关规定签字完全后方
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 财务 综合 010 费用 开支 审批 管理 规定 V10