会议统筹分工明细表.doc
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蒂花之秀会议统筹表
注意:
会议来宾6日在酒店下榻,7日会议,8日旅游
会务总指挥:
余建平
会务组统筹:
沈鹏生副组长:
陈松苞宋美鑫
会务总策划、导演:
周文斌
采购组组长:
XXX(酒店、大巴、会场物料、订餐);
邀约组组长:
XXX(短信、微信、电话);组员:
接待组组长:
XXX(酒店签到、会务酒店签到、资料派发、安排房间、催促和引领入场、催促和引领就餐);组员:
场务组组长1:
XXX(外场布置、会场布置、会场后勤),组员:
礼仪模特组组长2:
XXX(会场布置、会场后勤,引领嘉宾、鲜花、传递话筒、听导演组现场调令),组员:
主持人:
待定
分类
项目
截止时间
内容
执行负责人
辅助资料
至11月15日进度
责任人
会前造势
微信端推送
11.7-11.25
公众平台,朋友圈发活动相关内容
侯歌
未见进展
候歌
行业媒体集中报道
11.7-11.25
刊登广告、软文报道会议
侯歌
未见进展
候歌
网络媒体集中报道
11.7-11.25
通过网站发稿增加曝光率
侯歌
未见进展
候歌
微博、QQ推送
11.7-11.25
通过自媒体平台增加曝光率
侯歌
未见进展
候歌
会前邀约
邀约
11.08-12.01
微信:
阶段性发(以微信H5邀请函为主)
侯歌
侯歌负责制作,终端部负责宣传、邀约
已完成制作,终端部未开始发出
短信:
阶段性发
终端部
沈鹏生/陈松苞
电话:
两次
终端部
重要嘉宾邀约,马娅、任志强、桂绍元、彭维军、优秀经销商等
侯歌
未见进展
侯歌邀约嘉宾,王总确认经销商,并安排提前邀约、沟通
会前准备
企业宣传片
12.01
侯歌
终端部提供相关素材—宋美鑫
。
侯歌
蒂花之秀广告片
12.01
侯歌
终端部提供相关素材—宋美鑫
已提供,但未见脚本
侯歌
会议音乐
12.01
暖场、进场、退场、上台、颁奖等音乐
侯歌
侯歌
会场视频
12.01
3D特效过场视频,要求震撼有视觉冲击力
侯歌
终端部提供相关素材—宋美鑫
已提供素材,第一次脚本已通知修改,第二次脚本未出
颁奖视频
12.01
特效+素材
侯歌
终端部11.15日提供获奖经销商企业名称、领奖人姓名、人生格言、工作照片;每个奖项需提供4个经销商对企业及品牌的祝福、寄望视频—王总选出重点经销商,陈助理负责通知市场,杜文菁收集汇总
素材收集中,预计16日可交侯歌,但侯歌未出脚本
宋美鑫、侯歌
论坛主背景
12.01
平面设计
侯歌
终端部提供相关素材—宋美鑫
15日已交背景稿
完成设计
员工节目编剧
音乐、台词、布景、编排
侯歌
未见进展
侯歌
会议酒店
11.11
酒店预订,交付订金
公司会务组
OK
会议主题
11.21
《荣耀·凝聚·再出发》蒂花之秀终端品牌荣耀五周年博鳌论坛暨新品战略发布会
OK
OK
会议亮点
11.21
四大华章,五大乐章完美演绎海天盛宴
OK
OK
会议议程初定
11.15
乘风顺进篇,荣耀辉煌篇,再谱华章篇,感恩载情篇
OK
OK
团队培训
12.01
团队节目排练,增强企业信心
侯歌
终端部12.1全天配合
节目内容未见脚本,团队士气展示中有一段VCR,未见进展
侯歌
会场节目预约
11.28
企业员工节目,互动节目,高质量专业节目。
要求与会议主题相契合,好玩严肃活泼。
侯歌
宋美鑫追踪相关细节,王总负责确认
未有进展
宋美鑫
会场物料
会议布置
12.05
门外1000米:
沿路彩旗100
侯歌
未有进展
侯歌
12.05
门外200米:
欢迎地贴1、会议主题地贴1
侯歌
未有进展
侯歌
12.05
门口异形门
侯歌
15日已交设计初稿,修改中,未制作
侯歌
12.05
大厅主题背景+桁架
侯歌
未见进展
侯歌
12.05
大厅签到会务资料(房卡、嘉宾证、工作证、议程、资料袋、笔、活动T恤)
侯歌
未见进展,服装预计25日交货
侯歌、宋美鑫
12.05
会议厅门口签名墙
侯歌
未见进展
侯歌
12.05
会场门型架,门柱包边
侯歌
未见进展
侯歌
12.06
舞台:
LED背景、吊旗、讲台贴、话筒贴
侯歌
未见进展
侯歌
12.05
嘉宾水牌、客房温馨提示卡片
侯歌
未见进展
侯歌
12.01
产品展示柜子、挂饰
中山焦点
10个展示柜、4个异型柜,焦点负责设计、生产、物流—宋美鑫
10个嵌柜12日已确认,3个异型柜14日已确认,尚欠香氛沐浴露未确认
宋美鑫、焦点
12.05-06
围栏:
产品形象海报展示
侯歌
未见进展
侯歌
12.06
产品样品、手册、海报、单页、样品、手袋
终端部
宋美鑫、王爽鄂提供清单,陈助理追踪发货安排
已提交清单,仓库方面由陈松苞跟进
陈松苞
12.06
讲台鲜花、会场饮水、水果、手捧鲜花
侯歌
未见进展
侯歌
12.06
摄影师、摄像师、大型摇臂等
侯歌
未见进展
侯歌
12.06
红地毯、活动道具、节目表演道具
侯歌
未见进展
侯歌
12.05
沙滩舞台搭建
侯歌
未见进展
侯歌
12.06
接待绶带
侯歌
未见进展
侯歌
12.06
女模特、礼仪、专业节目
终端部
模特5名、礼仪10名、士气展示30名—宋美鑫提供名单,沈助安排人员配合
人员名单已提供给沈鹏生,具体工作内容未培训
沈鹏生、宋美鑫
12.06
主持人稿、董事长稿、嘉宾稿、新闻通稿
侯歌
未见进展
侯歌
12.06
陈列区圆凳3个、直径60cm圆桌1张
侯歌
未见进展
侯歌
酒店物料
接待物料
12.06
酒店物料(酒店接待台、酒店欢迎牌、来宾登记表、登记笔)
侯歌
未见进展
侯歌
会议就餐
12.06晚餐
12.06
订餐(含饮料)
公司会务组
OK
12.07早/中/晚宴
12.07
公司会务组
OK
12.08早餐
12.08
公司会务组
Ok
会务执行
会议酒店接待
12.06中午
准备好嘉宾证、房卡、放置好温馨提示卡
侯歌
嘉宾证、工作证背面需印上会议指南
未见进展
侯歌
会议进行
12.07上午
第一乐章,第二乐章
侯歌
未见进展
侯歌
12.07下午
第二乐章,第三乐章
未见进展
侯歌
12.07晚上
第五乐章:
海天盛宴,抽奖,玩乐
侯歌
未见进展,晚宴具体内容、清单未见提供
侯歌
客户旅游
组织旅游
12.08全天
与旅行社接洽相关事务
公司会务组
会务组需与旅游公司接洽接机细节,需安排多少人,准备什么物料等—谁来与公司会务组沟通?
嘉宾返程
12.09以后
大巴车接送客人到机场
公司会务组
活动流程
执行单位
备注
截止15日进度
责任人
12月7日上午
上午(8:
30-12:
30)要求庄重,正式,大气,体现大企业风貌
8:
30-9:
30嘉宾签到,参观产品,媒体采访
1、嘉宾证制作(内卡设计,卡套、印字卡绳采购)
侯歌策划
未见进展
侯歌
2、签到笔采购(数量?
颜色根据签到背景板而定)
侯歌
签到笔20支,颜色待背景板设计确认好定
未见进展
侯歌
3、签到墙设计
侯歌策划
未见进展
侯歌
4、展架设计
中山焦点
10个展架,4个异型柜,设计、生产、物流
10个嵌柜12日已确认,3个异型柜14日已确认,尚欠香氛沐浴露未确认
宋美鑫、焦点
5、产品陈列
蒂花之秀
终端部—宋美鑫
已安排
6、代理商嘉宾引导
蒂花之秀
终端部—各区域市场人员
已安排
7、行业领导类嘉宾引导
蒂花之秀
名单由侯歌负责
未见进展
侯歌
8、领导类嘉宾胸花
侯歌
未见进展
侯歌
9、媒体记者引导与沟通(引导媒体记者对重量级行业领导及重要嘉宾进行采访)
侯歌策划
未见进展
侯歌
10、签到墙处持托盘礼仪4名,左右各2名
蒂花之秀
终端部—宋美鑫
已安排
11、产品展示区解说员6名
蒂花之秀
终端部—宋美鑫
已安排
9:
30-10:
00嘉宾入场,播放企业宣传片
侯歌策划
1、企业宣传片提供
蒂花之秀
终端部—宋美鑫
已提供
2、工作人员引导嘉宾入席
蒂花之秀、侯歌策划
终端部—各区域市场人员
已安排
3、领导水牌
侯歌
终端部提供名单(侯歌需告知哪些人需要指定座位,领奖经销商是否需要指定座位?
王总提供名单)
未见进展
10:
00-10:
053D特效视频播放
侯歌
后台执行应为侯歌
1、脚本商定
蒂花之秀、侯歌策划
二次脚本未提供
侯歌
2、制作
侯歌策划
未见进展
侯歌
10:
06-10:
10主持人上台
1、主持人人选
蒂花之秀
人选请在11.10前确定
2、串词
侯歌策划
未见进展
侯歌
10:
10-10:
20名臣总裁陈总致词
1、发言稿
侯歌策划
未见进展
侯歌
2、上场音乐
侯歌策划
10:
20-10:
25行业领导代表讲话
1、邀约
侯歌
未见进展
侯歌
2、提前沟通
侯歌
未见进展
侯歌
10:
25-11:
25蒂花之秀总经理王总讲话
1、王总讲话稿
蒂花之秀
侯歌提供PPT底图,PPT由王总提供
PPT底图未见提供,王总PPT未见准备
侯歌、王总
2、上场音乐
侯歌策划
未见进展
侯歌
11:
25-11:
55博鳌财富论坛
1、王总任主持人(事先进行排练,定人定问题,灵活应对嘉宾跑题、话唠、负能量等突发事件)
蒂花之秀
此项待定
论坛未见进展
侯歌
2、两套方案:
方案一:
行业领导+名臣陈总+立白陈总+行业媒体老总+重量级代理商1名
方案二:
名臣陈总+行业媒体老总+优秀代理商3名
蒂花之秀
此项待定
3、邀约行业领导
侯歌策划
此项待定
4、沟通重量级代理商
此项待定
5、主持人提问内容拟定
侯歌策划
此项待定
6、主屏背景设计
侯歌策划
此项待定
11:
55-12:
00主持人串场,上午会议结束
未见进展
侯歌
12:
00-12:
30集合拍照
侯歌策划
未见进展
侯歌
1、摄影师
侯歌策划
未见进展
侯歌
2、活动组织
侯歌策划
12:
30-14:
00午餐、休息
1、中午清场时在每个座位上放好《年度政策书》
蒂花之秀
终端部
沈鹏生
12月7日下午
下午(14:
00-18:
00)要求严肃活泼,展示企业风采,员工风采,代理商风采
14:
00-14:
30嘉宾入场,播放企业宣传片
蒂花之秀
后台操作应为侯歌
3D特效与企业宣传片播放时间是否相反?
1、工作人员引导嘉宾入场
蒂花之秀
终端部
已安排
宋美鑫
2、循环播放宣传片
侯歌策划
未见进展
侯歌
14:
30-14:
35舞蹈《扬帆远航,再谱华章》
1、专业舞蹈节目
侯歌策划
未见进展
侯歌
2、节目音乐准备
侯歌策划
未见进展
侯歌
14:
35-15:
00员工展示《东风起,战鼓擂》话剧表演
1、话剧剧本撰写
侯歌策划
未见进展
侯歌
2、排练(12月1日首次排练,12月6日现场排练)
侯歌策划、蒂花之秀
人员已安排好
侯歌、宋美鑫
3、表演服装
蒂花之秀
女士黑精套装,男士粉色衬衣黑色西裤黑色西装外套—已通知
OK
4、背景视频制作
侯歌策划
终端部提供相关素材—沈助
已提供
OK
5、30名表演人员筛选
蒂花之秀
终端部—宋美鑫
已安排
OK
6、节目无缝衔接现场指挥
侯歌策划
未见进展
侯歌
7、表演道具
侯歌策划
未见进展
侯歌
15:
00-15:
05主持人串词引导
未见进展
侯歌
15:
05-15:
15颁奖盛典视频引导
未见进展
侯歌
1、过场VCR(介绍3个奖项的由来)
侯歌策划
未见进展
侯歌
2、VCR解说词
侯歌策划
未见进展
侯歌
15:
15-15:
45第一批优秀经销商颁奖
1、水晶奖杯设计与采购
侯歌策划
15日确认款式与设计,采购未安排
2、荣誉证书外套设计与采购,内页设计与印刷
侯歌策划
未见进展
侯歌
3、苹果系列奖品采购笔记本电脑,手机IPAD
蒂花之秀
终端部—沈助/陈助
已安排
沈鹏生/陈松苞
4、苹果6S包装盒礼品丝带
侯歌策划
未见进展
侯歌
5、丝带捆扎
蒂花之秀
终端部—12.6包装,安排10人
已安排
宋美鑫
6、代理商个人VCR、照片收集
蒂花之秀
终端部11.15日提供获奖经销商企业名称、领奖人姓名、人生格言、工作照片;每个奖项需提供4个经销商对企业及品牌的祝福、寄望视频—王总选出重点经销商,陈助理负责通知市场,杜文菁收集汇总
已收集,拟17日提交给侯歌
宋美鑫
7、VCR制作
侯歌策划
未见进展
侯歌
8、担任礼仪人员确认、服装(10名,12月1日定人)
蒂花之秀
侯歌负责提供款式及租借,宋美鑫提供人选名单,沈助安排人员配合
名单已提供,未见服装、未培训
侯歌、宋美鑫
9、颁奖嘉宾沟通
蒂花之秀
此项即为颁奖嘉宾发言,每个奖项安排一个嘉宾发言
发言人已提供,发言稿由侯歌撰写
侯歌
10、回收证书处工作人员、核对及派发到各个房间工作人员
蒂花之秀
沈助/陈助
此项待定
15:
45-16:
00蒂花之秀新品走秀
1、担任模特的5名员工(12月1日定人)
蒂花之秀
宋美鑫提供人选名单,沈助安排人员配合
已安排,未培训
侯歌、宋美鑫
2、白色或粉色礼服
侯歌策划
未见进展
侯歌
3、5个系列的产品
侯歌策划
未见进展
侯歌
4、走秀音乐
侯歌策划
未见进展
侯歌
5、解说词
侯歌策划
未提交给王总确认
王爽鄂
6、彩排指导
侯歌策划
未见进展
侯歌
7、现场指挥
侯歌策划
未见进展
侯歌
16:
00-16:
30第二批优秀经销商颁奖
16:
30-17:
00产品支持及动销推广方案讲解+年度政策颁布
1、推广方案PPT
蒂花之秀
宋美鑫
未见进展
宋美鑫
2、年度政策PPT
蒂花之秀
宋永壮
未见进展
宋永壮
17:
00-17:
30第三批优秀经销商颁奖
同上
同上
17:
30-18:
00主持人串场,下午会议结束,引导晚宴地点等
同上
12月7日晚上
晚宴(18:
30-21:
00)要求好玩,节目上档次,能够互动、新颖,并严格保证安全第一,严禁下水,做好最稳妥的安保措施!
18:
30-18:
35海天盛筵,欢乐开场,主持人串词
侯歌策划
晚会节目未定!
!
18:
35-18:
45团队展示,喊口号
1、现场组织
侯歌策划
2、气氛音效
侯歌策划
18:
45-18:
55董事长陈总祝酒词
1、祝酒词撰写
侯歌策划
2、上场音乐
18:
55-19:
00主持人报第一个节目,并宣布开餐
1、重点节目选定
侯歌策划
2、安全巡视
侯歌策划
19:
00-19:
15用餐(节目进行中)
19:
15-19:
35抽奖,抽五等奖
1、预算3万元,奖品构思
2、互动环节设置
侯歌策划
3、五等奖设置
侯歌策划
4、抽奖箱、抽奖券
侯歌策划
抽奖券由我司提供,侯歌提供抽奖箱,抽奖流程未见安排排
侯歌/陈松苞
19:
35-19:
45第二个节目
1、节目选定
侯歌策划
19:
45-19:
55第三个节目
1、节目选定
侯歌策划
19:
55-20:
00主持人宣布旅游注意事项
1、内容提供
蒂花之秀
19:
40-20:
00抽四等奖,颁奖,员工感言
1、员工人选
蒂花之秀
2、感言发言稿编写
侯歌策划
3、背景音乐
侯歌策划
4、四等奖设置
侯歌策划
20:
00-20:
15第四个节目
侯歌策划
1、节目选定
侯歌策划
20:
15-20:
50抽三等奖、二等奖
侯歌策划
1、三等奖设置
侯歌策划
2、二等奖设置
侯歌策划
20:
50-21:
00抽一等奖
侯歌策划
1、一等奖设置
侯歌策划
2、背景气氛音乐
侯歌策划
21:
20-21:
30压轴节目,员工上台合唱《明天会更好》
侯歌策划
1、现场组织
侯歌策划
2、灯光配合
侯歌策划
3、伴奏
侯歌策划
21:
30结束退场主持人宣布活动结束
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