印章使用规范参考.docx
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印章使用规范参考
成都分公司管理文件
文件编号:
2017-1
公司公章使用管理制度
(草稿)
编制:
审核:
批准:
**公司2019年7月发布
公司公章使用管理制度
一、总则
公司公章是企业合法存在的标志,是企业权力的象征。
为了保证公司公章的合法性、可靠性和严肃性
二、公司公章的管理责任者及使用范围
公司所有印章必须按规定范围使用,不得超出范围使用。
(一)公司公章
分公司的公章由人事行政部保管,人事行政部授权范围内的公章使用审批工作。
各部门需要盖公章的文件、通知等,须到人事行政部领取并填写《印章使用申请表》(附表3),由部门负责人核准,审批并在《印章使用申请表》中签字后方可盖章。
公司公章使用范围主要为:
1、公司对外签发的文件或与相关单位联合签发的文件;
2、由公司出具的证明及有关材料(包括收入证明、离职证明等);
3、开具介绍信、报送报表文件、标书、证明等;
4、员工的任免聘用手续、合同等;
5、标书、协议(合同)、资金担保承诺书等;
6、五险一金涉及事项所属提交的资料等;
7、相关证书年检资料;
8、向政府相关部门申请各种补贴的文件。
(二)公司印章保管人的职责
1、负责公章的保管;
2、负责公章使用的审核工作。
3、公章管理员必须切实负责,不得将印章随意放置或转交他人。
如因事离开岗位需移交他人的,可由部门负责人指定专人代替,但必须办理移交手续,并填写公章移交登记表。
(见附件:
表4《印章移交登记表》)
三、公司公章的管理、使用
(一)印章的使用
1、印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序,按照印章的使用范围,经审批后方可用章(见附件:
表3《印章使用申请表》)。
城市经理签字(邮件审批)的文件可以直接用印,不必留底。
2、印章的使用由管理员严格审批和登记制度。
(见附件:
表5《印章使用登记表》)
3、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。
若因工作需要,确需将印章带出使用,需填写携带印章外出登记表后,由集团公司领导签批后方可带出,印章外出期间,借用人只可将印章用于申请事由,并对印章的使用后果承担一切责任。
(见附件:
表6《携带印章外出登记表》)
4、任何与法律相关文件、协议书,与双方利益有关,需要发给总部法务审核后方可盖章。
若销售的服务合同需加盖公章,公章管理员应与财务部合同管理员核对合同金额是否正确,若因特殊情况与系统不一致则需得到城市经理的审批方可使用盖章。
对加盖印章的材料,应注意落款单位必须与印章一致,用印位置恰当,要齐年盖月,字迹端正,图形清晰。
5、任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。
用章材料必须已经填写完毕,字迹须清晰、正确。
(二)有下列情况之一的,印章管理人员不得用印:
1、涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的文件、材料;
2、未批准的文件、材料;
3、非公司员工或与公司工作、业务无关的文件、材料;
4、空白的介绍信、空白证件、空白纸张等;
5、入职未满3个月的实习生三方协议、实习证明(仅可加盖人事行政部的部门印章)。
(三)印章的保管
1、印章保管须有记录,注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。
2、印章保管必须安全可靠,须加锁保存,印章不可私自委托他人代管。
3、印章管理员如因工作变动,应及时上缴印章,并与新印章管理员办理接交印章手续,以免贻误工作。
4、非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。
5、印章应及时维护、确保其清晰、端正。
6、印章保管有异常现象或遗失,应保护现场,管理员应及时向部门总经理和集团领导报告,并备案,配合查处。
7、公司领导因异地执行重大项目或完成重要业务,需要携带公司印章出差的,须办理携带印章外出登记手续(见附件:
表6《携带印章外出登记表》)。
8、公司印章只适用于与公司相关业务,不得从事有损公司利益之行为。
9、所有印章的使用,必须严格执行公司的印章使用规定,做好申请和使用登记。
如违规使用出现问题,后果自负,给公司造成损失的,公司将依法追究其法律责任。
四、公司印章的停用
(一)有下列情况,印章须停用:
1、公司名称变动。
2、印章使用损坏。
3、印章遗失或被窃,声明作废;如遗失公司基本印章时必需按规定登报申明。
(二)印章停用时须经集团公司领导批准,及时将停用印章封存或销毁,建立印章存档、销毁的登记档案。
(见附件:
表7《印章停用申请表》)
(三)印章的更换
更换印章时应由印章保管人员根据相关文件填写《印章停用申请表》,经集团领导核准后,并填写《印章刻制申请表》申请新的印章。
八、附则
1、本制度由成都分公司人事行政部制度,批准后从2017年4月1日起实施。
2、本制度解释权归**公司人事行政部。
3、附件:
附表1《印章刻制申请表》
附表2《印章保管登记表》
附表3《印章使用申请表》
附表4《印章移交登记表》
附表5《印章使用登记表》
附表6《携带印章外出登记表》
附表7《印章停用申请表》
附表1
印章刻制申请表
申请部门
申请时间
申请原因及用途
印章类别
□公章
□财务专用章
□部门专用章
□合同专用章
□其他
印章名称
申请人
启用时间
公司(部门)经理审核
城市经理审批
备注
附表2
印章保管登记表
公章刻制时间
公章名称
印模
管理责任人
保管责任人
备注
附表3
印章使用申请表
申请部门
用印经办人
印章类别
用印数量
使用公章时间
留底及份数
无
有份
用印材料
名称及用途
标题:
摘要:
用途:
部门负责人审核
城市经理审批
注:
1、盖章前审核领导需对用印的文件的内容或出示证明的用途等进行把关检查,对不宜用印的应说明情况。
2、印章保管者对不符合用印手续的要予以拒绝;凡申请使用了印章的应在《印章使用登记表》上进行详细的登记,注明用印文件和内容、份数、经办人和审批人等。
3、分公司公章使用需集团领导审批,集团领导为集团高管人员。
重要文件需两名集团领导同时签字。
附表4
印章移交登记表
移交时间
印章名称
印模
移交人
接交人
监交人
注:
1、接收人严格按照公司印章管理制度的要求管理印章,保证印章的安全;
2、接收人严格审核需盖章资料的盖章审批程序,并按台帐要求的标准做好用章记录;
3、接收人绝不利用保管印章的方便为自己或他人谋取私利,侵害公司的合法权益,否则自愿承担一切责任;
4、接收人保证在移交人回公司后及时将印章交回。
附表5
印章使用登记表
使用日期
用印材料名称
印章类别
用印数量
经办人
部门负责人审核
城市经理审批
备注
附表6
携带印章外出登记表
申请部门
申请人
使用时间
保管人
借用事由
印章类别
□集团公章□子公司公章□部门章□合同章□其他
部门负责人审核
城市经理审批
注:
1、印章限定在办公室内使用,如需携带外出使用,必须经领导批准,说明领用印章的借用事由、保管者和使用时间等;
2、保管者妥善保管所借用的印章,确保印章的绝对安全;
3、保管者严格按照所申请的用途使用印章,不将印章用于其他用途,绝不利用借用印章的方便为自己或他人谋取私利,否则自愿承担由此造成的一切法律责任。
印模
印章交付时间:
年月日时
借用人:
保管人:
监督人:
印章归还时间:
年月日时
确认:
印章外观验收无误。
借用人:
保管人:
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