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档案管理制度
档案管理制度
1.第一章总则
2.
第一条为了加强A档案的管理,维护档案的完整与安全,有效地保护和利用档案,依据《国家档案法》的规定及“A”章程,特制订本制度。
第二条本制度所称的档案特指文书档案、声像档案,主要包括:
“A”在开展业务中直接形成的,具有保存价值的各种合同资料、项目资料、捐赠方信息、项目信息、声像材料、计算机数据等不同载体的历史记录。
第二章档案管理体制和任务
第三条“A”档案实行集中与分散管理相结合的体制。
由综合管理部负责统筹和协调“A”档案管理工作,负责“A”主体档案的日常管理和各项具体的档案工作事务,并对其他部门的档案管理工作进行指导和监督。
各部门形成的文件材料由本部门负责立卷和归档,配备兼职的档案管理人员,负责本部门形成的文件材料的积累、整理、归档和借阅工作。
第四条档案管理的基本任务:
一、负责“A”档案资料的收集、整理、保管和统计工作;
二、负责“A”档案资料的调阅和利用工作;
三、负责“A”文件资料的立卷、归档工作;
四、组织安排对已超过保管期限的档案资料的鉴定、销毁工作;
五、严格执行国家和公司的保密制度,维护档案的完整和安全。
第三章档案的分类与整理
第五条档案材料的收集:
建立、健全立卷归档制度,确立归档范围、归档时间、保管期限;对遗缺不全的档案,采取不同措施,积极收集齐全;及时催缴办理完毕的文件上交回收,在检查齐全后整理立卷归档;各部门于年终将档案目录交综合管理部。
第六条档案的分类:
“A”档案的分类原则是以文书档案、声像档案、财务档案为对象,根据各部门的职能、业务特点,结合档案内容及形成特点进行分类:
3.理事会:
主要包括理事会、监事会形成的所有文件材料。
2.综合管理部:
主要包括“A”在工作纪要、公文处理、会议记录、人事薪资、法律事务、志愿者、会员管理、固定资产管理、后勤工作等方面形成的文件材料,各种合同、协议原件。
3.资产财务管理部:
主要包括财务工作和资金管理中形成的文书档案及财务档案。
4.扶贫项目运营部:
主要包括立项运作过程中形成的文字、声像资料。
5.研究部:
主要包括NGO前沿研究、项目研究评价过程中形成的文件材料。
6.传播及外联部:
主要包括宣传、合作过程中形成的文件材料。
7.稽核监察部:
主要包括内部稽核、项目稽核工作、审计与评估工作及其内部管理形成的文件资料。
第七条档案的整理:
档案的整理即指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
档案整理原则:
遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
一、装订:
归档文件应按件装订。
件是归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文为一件。
装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。
各类档案在装订前要去掉文件中的金属物,整理案卷,使之厚度适宜,控制在20mm至30mm之间,材料过窄应加衬边;材料过宽应折叠整齐;字迹难辨认的,应附抄件;以每一案卷端正书写标题;装订应结实、整齐、美观。
二、分类。
归档文件采用项目(事件)――年度——保管期限的方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
按项目(事件)分类:
将文件按其形成或项目分类。
(项目资料、捐赠方资料需结合该类目档案的业务细分二级类目、三级类目。
)
按年度分类:
将文件按其形成年度分类;
按保管期限分类:
将文件按划定的保管期限分类;保管期限分为:
永久、长期、短期。
(详见附件一,《档案归档范围及保管期限表》)
三、排列:
归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。
四、编号:
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并且填写相关内容。
五、编目:
归档文件应根据分类方案和件号顺序编制归档文件目录。
归档文件应逐件编目。
来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。
归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
(见附件二)
件号:
文件排列的顺序号;
责任者:
制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者;
文号:
文件的发文字号;
题名:
文件标题;没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“[]”号;
日期:
文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如20040101;
页数:
每件归档文件的页数,文件中有图文的页面为一页;
备注:
注释文件需说明的情况。
归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。
归档文件目录应装订成册并编制封面。
归档文件目录封面设置立档单位、年度、保管期限、机构(问题)等项目。
其中立档单位是档案形成的主体单位,各部门填写时应使用全称或规范化简称。
六、装盒:
将归档文件按件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
档案盒:
档案盒封面应标注立档单位名称。
档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm,30mm,40mm等。
档案盒根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号等项,其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“—”号连接;盒号即档案盒的排列顺序号;全宗号、盒号是在档案移交进馆时按进馆要求编制,因此日常的归档工作中不需填写。
备考表:
置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
盒内情况说明:
填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况;
整理人:
负责整理归档文件的人员姓名;
检查人:
负责检查归档文件整理质量的人员姓名;
日期:
归档文件整理完毕的日期。
第四章档案的管理和利用
第八条档案的管理
一、归档的文件材料必须完整,必须准确反映经营管理等各项活动的真实内容和历史过程;必须层次分明,符合其形成规律。
二、“A”筹资、运营、项目管理中形成的文件材料,由各职能部门按其业务与工作范围,指定有关人员负责积累、整理后归档,任何人不准随意留存或据为己有。
三、部门对于应归档的文件材料,必须及时或按月清理一次,定期向本部门文档管理人员移交。
交易方面的原始凭证记录材料必须按月归档。
接收档案必须认真验收,办理交接手续。
四、当年的文件材料要在次年第一季度整理归档完毕;跨年度的项目在项目结束后,及时归档。
如有特殊情况,也可分阶段归档。
五、建立档案统计工作,对档案的数量、档案的库房面积、档案的设备、档案的利用、档案的销毁、档案的汇编、档案工具等进行统计。
六、档案库房管理,配备专门的档案库房,做好防火、防盗、防光、防高温、防有害气体,防尘、防虫等八防工作。
对声像等特殊载体的档案必须配备特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内;定期对库房进行检查、清理、核对工作,做到帐物相符;对破损档案及时进行修补和复制。
第九条档案的利用
一、“A”内部使用档案,须经档案负责人审查,报领导核准,并办理登记手续。
二、借阅档案须履行借阅手续,填写文件借阅申请单,经领导批准后方可借阅(借阅申请单请见附件三),借阅的档案必须妥善保管,不得遗失,不得转借、涂改、圈划、损坏和擅自翻印,如有遗失,要及时报告,立即做出处理。
三、借阅的档案要及时和限期归还,过期不还者必须申明理由并办理续借手续;档案管理人员应对借阅到期未还的及时催还,归还时要当面验清并及时放回原处。
四、“A”保管的档案,主要供“A”利用,对外单位提供利用需
经“A”领导批准。
五、国务院民政部、国务院扶贫开发办公室行使监管职权或司法机关执行公务进行查阅、摘抄、复制业务档案和调查取证,必须按有关权限和程度,出示其合法证件,经“A”领导批准后,“A”应当提供予以配合。
第五章档案的交接和鉴定销毁
第十条“A”其他部门在办理业务过程中收到的重要文件、证件需移交档案部门保管的,须填写移交记录,办理交接手续。
第十一条档案管理人员调离工作岗位,须办理好交接手续后方可离岗。
第十二条超过保管期限的档案须进行鉴定,对确无保存价值的档案进行登记造册,经“A”主管领导批准后销毁。
第十三条销毁档案时,应指定两人负责监销,防止档案遗失或泄密。
销毁完毕,监销人员要在销毁清册上签字,并将销毁清册存档。
第六章附则
第十四条各部门应积极采用电脑信息系统对档案进行管理,提高管理效率。
第十五条本制度由“A”综合管理部负责解释、补充、修改。
第十六条本制度自颁发之日起执行。
附件1:
文件材料归档范围及保管期限
一、归档文件材料的范围
凡是反映“A”工作和活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
(一)上级机关的文件材料
1.上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料(长期);
2.上级机关颁发的属于“A”业务和工作范围并要执行的文件(长期);以及普发的非“A”业务的工作范围但要贯彻执行的法规性文件(长期);
3.上级机关领导视察、检查本公司工作的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像(以下简称声像材料)等材料(永久);
4.上级机关转发“A”的文件(包括报纸、刊物转载)(永久)。
(二)“A”的文件材料
1.“A”理事会、监事会的全套会议文件及材料,包括记录、纪要,以及各种声像材料(永久);
2.“A”秘书长办公会议文件材料,“A”召开的工作会议、专业会议材料(永久);
3.“A”领导在公务活动中形成的重要文件、传真稿、电话记录(永久)和从外单位带回的与“A”业务有关的文件材料(长期);
4.“A”制发(包括转发及与其他机关联合制发)的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿(长期);
5.“A”各部门以部门名义制发的各种正式文件的签发稿、印制稿及工作活动中形成的工作计划、年度工作总结、报告和本部门专业、专题会议的全套材料(长期);
6.“A”的请示与上级机关的批复文件(永久);
7.“A”各部门向“A”领导请示和“A”领导批示的重要内报文件(长期);
8.“A”历次政治活动中形成的重要文件材料(长期);
9.“A”制订的工作条例、章程、制度、长远规划、年度工作计划、总结、综合性报告、专题报告及各岗位责任制(长期);
10.“A”捐赠方的捐资情况、联系信息、捐赠协议等重要文件材料(长期);
11.由“A”各部门汇总的各类统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等(长期));
12.“A”项目立项资料、运作情况资料、项目后续信息等(永久)
13.“A”的历史沿革、大事记、年鉴、反映“A”重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物(永久);
14.“A”机构设置、撤并、更改名称、人员编制、启用印信等文件材料(永久);
15.“A”办理的职工转党、政、工、团关系和工资关系的介绍信及存根(永久);
16.“A”财产、物资、档案等交接凭证、清册(永久);
17.“A”主编的简报、汇编等各种资料(长期);
18.“A”对有关人员的奖励报批材料和事迹介绍(长期);
19.“A”对有关人员的处分材料(长期);
20.“A”的干部任免、调配、奖惩、培训、聘任,职工名册、报表,劳动工资以及职工的录用、转正、退职、退休、抚恤等文件材料(永久);
22.内容重要的来文、来信、来访材料,领导的指示和“A”处理来文、来信、来访中形成的记录、调查处理、统计分析材料等(长期);
23.“A”形成的财务帐册、报表、凭证、审计等文件材料(永久);
24.“A”基建工程的规划、设计图纸、合同、基建预决算、竣工验收等文件材料或购房、租房中形成的全套材料(永久);
25.“A”购置的大中型设备的全套材料(长期);
26.“A”稽核工作方面形成的重要文件材料(长期);
27.“A”与国内外有关单位签订的各种协议、合同、议定书和外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、互赠礼品清单工作来往文件等(长期)。
(三)同级和非隶属机关的文件材料:
1.同级和非隶属机关颁发的非“A”业务但需要执行的法规性文件(长期);
2.有关部门业务机关对“A”工作检查形成的重要文件(长期);
3.统计机关和非隶属机关与“A”联系、协商工作所形成的重要来往文件(长期)。
二、不归档的文件材料范围
(一)上级机关的文件材料:
1.上级机关任免、奖惩非“A”工作人员的文件、普发供参阅,不办的文件材料;
2.上级机关发来供工作参考的抄件;
3.上级机关征求意见未定稿的文件。
(二)“A”的文件材料:
1.重份文件;
2.无查考利用价值的事务性、临时性文件;
3.未经会议讨论,未经领导审阅签发的未生效文件、草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、定稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);
4.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;
5.无特殊保存价值的信封,一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的来信;
6.“A”内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等;
7.为参考目的从各方面收集的文件材料。
(三)同级机关和非隶属机关的文件材料:
1.参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料;
2.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料;
3.中共中央、国务院、市委、市府的一般普发性文件(与业务有关或需要贯彻执行的除外)。
附件2:
归档文件目录
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
附件3:
文件借阅申请单
部门:
经办人:
年月日
文件名称:
借出日期:
预计归还日期:
部门负责人审批:
分管领导审批:
综合管理部负责人审批:
归还情况:
备注:
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