时间管理.docx
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时间管理
课程要点
时间管理的概念和误区
时间管理的基本原则
……目标原则
……四项限原则
……有序原则
时间管理的方法与技巧
……了解自己使用时间的方式和状态
……做好工作计划
……缩短别人干扰的时间
……不要拖延
……时间的判断应有弹性
时间的四项独特性
(1)供给毫无弹性:
时间的供给量是固定不变的,在任何情况下不会增加、也不会减少,每天都是24小时,所以我们无法开源。
(2)无法蓄积:
时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。
不论愿不愿意,我们都必须消费时间,所以我们无法节流。
(3)无法取代:
任何一项活动都有赖于时间的堆砌,这就是说,时间是任何活动所不可缺少的基本资源。
因此,时间是无法取代的。
(4)无法失而复得:
时间无法象失物一样失而复得。
它一但丧失,则会永远丧失。
花费了金钱,尚可赚回,但倘若挥霍了时间,任何人都无力挽回。
什么是“时间管理”?
“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费,以便有效地完成既定目标。
由于时间所具备的四个独特性,所以时间管理的对象不是“时间”,它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。
(1)所谓“时间的浪费”——对目标毫无贡献的时间消耗。
(2)所谓“自管理者的管理”——你必须抛弃陋习,引进新的工作方式和生活习惯,包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放,加上自我约束、持之以恒才可提高效率,事半功倍。
由于时间所具有的独特性,时间在各种资源中又往往容易被我们忽略。
在上面的“银行拨款”案例中,我们不难发现:
每天我们有24小时,每小时由60分钟组成,每分钟由60秒组成,总计就是8.64万秒。
拥有这样的一笔财富,我们怎么可以视而不见?
又怎么可以随意处之?
这个问题恐怕需要我们花点时间来考虑。
有人曾粗略地统计过一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的:
睡觉:
21年
工作:
14年
个人卫生:
7年
吃饭:
6年
旅行:
6年
排队:
6年
学习:
4年
开会:
3年
打电话:
2年
找东西:
1年
其它:
3年
时间管理的误区
误区之一:
工作缺乏计划
尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处,但我们有的同事从来不做或是不重视做计划,原因不外乎如下几条:
1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考;
2、不做计划也能获得实效;
3、不了解做计划的好处;
4、计划与事实之间极难趋于一致,故对计划丧失信心;
5、不知如何做计划。
固然有些事情是易行而难料的,但若过分地强调这一点,则有可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直!
”的侥幸心理。
试问:
房子燃烧的紧要关头,消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救,还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作,然后再进行抢救?
不做计划的人只是消极地应付工作,他将处于受摆布的地位;做计划的则是有意识地支配工作,处于主动的地位、并提高工作效率。
由于目标中拟定假设的客观环境发生变动,计划与事实常常难以趋于一致,所以我们必须定期审察我们的目标与计划,做出必要的修正,寻找最佳途径。
但如果是处于无计划的引导,则一切行动将杂乱无章,最终走进死胡同。
误区之二:
组织工作不当
1、职责权限不清,工作内容重复
2、“事必躬亲,亲力而为”
3、沟通不良
4、工作时断时续
学会接受请托
对于我们每一个人来说,所面临的请托可能来自部属、上司、其他同级管理者、或是组织以外的人士。
在很多请托中,有一类是职务所系而责无旁贷的;另一类虽然也是职务所系,但请托本身却是不合时宜或是不合情理的;尚有一类请托则属无义务予履行的请托,经常引起我们困扰的是后两类请托。
倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应,则各色各类的请托将四面八方地源源涌来。
一旦他办不妥委托的事项,则不仅他所企求的爱戴将化为乌有,而且他将丧失请托者尊敬。
“明智地接受请托”的重要性在于:
第一:
“拒绝”是一种“量力”的表现。
有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当,你不妨对请托者提出适时的建议。
第二,拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。
倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐,是不合理的、不明智的。
所以在我们接受请托之前不妨先先问问自己:
这种请托是属于我的职责范围内吗?
对实现我的目标有帮助吗?
如果接受它,将付出什么代价?
如果不接受他,则需承担什么后果?
经过这一番“成本——效益分析”之后,你就可以决定取舍了。
学会利用资源
学会授权
误区三:
时间控制不够
1、习惯拖延时间
2、不擅处理不速之客的打扰
3、不擅处理无端电话的打扰
4、泛滥的“会议病”困扰
误区四:
整理整顿不足
让一个不富条理的人使用一个小型的办公桌,这个办公桌会变得杂乱无章,即使给他换一个大型的办公桌,不出几日,这个办公桌又会遭遇同样的命运。
套用“帕金森定律”——“工作将被扩展,以便填满可供完成工作的时间”,我们也可以导出“文件堆积定律”——“文件的堆积将被扩展,以便填满可供堆积的空间。
”
当你的上司向你索取一份技术资料,你是否能在第一时间从容不迫地递给他?
当你需要一份信息时,是否满文件夹地翻个底朝天?
下面是一份“文件处置测验”,看看你的文件处置系统是否完善。
误区五:
进取意识不强
个人的消极态度
做事拖拉,找借口不干工作
唏嘘不已,做白日梦
工作中闲聊
如何进行时间管理
在前面已经说过,时间管理也就是个人管理,那么有效的个人管理方法需符合以下标准:
一致:
个人的理想与使命、角色与目标、工作重点与计划、欲望与自制之间,应和谐一致。
平衡:
管理方法应有助于生活平衡发展,提醒我们扮演不同的角色,以免忽略了健康、家庭、个人发展等重要的人生层面。
有重心:
秘诀在于不要就日程表制定优先顺序,应就事件本身的重要性来安排行事历。
重人性:
个人管理的重点在人,不在事。
行事固然要讲求效率,但以原则为重心的人更重视人际关系的得失。
因此有效的个人管理偶尔须牺牲效率,迁就认的因素。
毕竟日程表的目的在于协助工作推行,并不是要让我们为进度落后而产生内疚感。
能变通:
管理方法应为人所用,不可一成不变,视个人作风与需要而调整。
携带方便:
管理工具必须便于携带,随时可供参考修正。
四象限原则:
别让琐务牵着鼻子走
紧急
不紧急
重要
危机
急迫的问题
有期限压力的计划
防患于未然
改进产能
发掘新机会
规划、休闲
不重要
不速之客
某些电话
某些信件与报告
某些会议
必要而不重要的问题
受欢迎的活动
繁琐的工作
某些信件
某些电话
浪费时间的事
有趣的活动
我们以下面的时间管理的方法来探讨“急事”与“要事”的关系,请看四象限图:
第一象限是重要又急迫的事。
诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。
这是考验我们的经验、判断力的时刻,也是可以用心耕耘的园志。
如果荒废了,我们很会可能变成行尸走肉。
但我们也不能忘记,很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足,而变成迫在眉睫。
第二象限是重要但不紧急的事。
主要是与生活品质有关,包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等。
荒废这个领域将使第一象限日益扩大,使我们陷入更大的压力,在危机中疲于应付。
反之,多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力,缩小第一象限的范围。
做好事先的规划、准备与预防措施,很多急事将无从产生。
这个领域的事情不会对我们造成催促力量,所以必须主支去做,这是发挥个人领导力的领域。
第三象限是紧急但不重要的事。
表面看似第一象限,因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。
电话、会议、突来访客都属于这一类。
我们花很多时间在这个里面打转,自以为是在第一象限,其实不过是在满足别人的期望与标准。
第四象限属于不紧急也不重要的事。
简而言之就是浪费生命,所以根本不值得花半点时间在这个象限。
但我们往往在一、三象限来回奔走,忙得焦头烂额,不得不到第四象限去疗养一番再出发。
这部分范围倒不见得都是休闲活动,因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。
然而向阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。
这样的休息不但不是为了走更长的路,反而是对身心的毁损,刚开始时也许有滋有味,到后来你就会发现其实是很空虚的。
现在你不妨回顾一下上周的生活与工作,你在哪个象限花的时间最多?
请注意,在划分第一和每三象限时要特别小心,急迫的事很容易被误认为重要的事。
其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标,如果答案是否定的,便应归入第三象限。
把你平时所做的事情按象限的分类写到下面的表格里:
紧急
不紧急
重要
不重要
偏重各个象限的事务造成的结果
紧急
不紧急
重要
压力
筋疲力尽
危机处理
忙于收拾残局
有远见,有理想
平衡
纪律
自制
少有危机
不重要
全无责任感
工作不保
依赖他人或社会机构维生
请思考下面的问题:
你是否“知道”在哪一方面如果持续有优异的表现,对个人生活或工作会有积极的意义?
这个问题问过数千人,发现绝大多数答案可归类如下:
1、改善人际关系。
2、改善事先准备工作。
3、更周详地规划与组织。
4、善待自己。
5、抓住机会。
5、充实自我。
6、增进能力。
这些都属于第二象限,因此也都是重要的事。
如果你的答案也属于这七项,为什么不身体力行呢?
你的缺点在于——
(一)无法辨别事情重要与否?
(二)无力或不愿有条不紊地行事?
(三)缺乏坚持以上原则的自制力?
答案多半是缺乏自制力,但实际上那是“确立目标”的功夫还不到家使然。
而且不能由衷接受“事有轻重缓急”的观念,自然就容易半途而废。
这种人十分普遍,他们能掌握重点,也有足够的自制力,却不是以原则为生活重心。
以配偶或金钱、朋友、享乐等为重心,容易受第一与第三类事务羁绊。
至于自我中心者难免被情绪冲动所误会,沉溺于能博人好感的第三类活动,以及可逃避现实的第四类事务。
这些诱惑往往不是独立意志所能克服,只有发乎至诚的信念与目标,才能够产生坚定说“不”的勇气。
个人管理四步骤
一、确定角色
首先,写下个人认为重要的角色。
假若以往不曾认真考虑这个问题,就把这时闪过脑际的角色逐一写下。
除了“个人”以外,父母、儿女、职员、老师……凡是你愿意定期投入时间精力的,都可纳入其中。
不必想得太严肃,仿佛立下终身职志,只须考虑未来一周中应该扮演的角色即可。
二、选择目标
1、目标刺激我们奋勇向上
虽说目标能够刺激我们奋勇向上,但是,对许多人来说,拟定目标实在不是一件容易的事,原因是我们每天单是忙在日常工作上就已透不过气,还哪来时间好好想想自己的将来。
但这正是问题的症结,就是因为没有目标,每天才弄得没头没脑、蓬头垢面,这只是一个恶性循环罢了!
另外有些人没有目标,则是因为他们不敢接受改变,与其说安于现状,不如坦白一点,那便是没有勇气面对新环境可能带来的挫折与挑战,这些人最终只会是一事无成!
有目标才有结果,目标能够激发我们的潜能。
那么我们究竟如何选择或是制定正确的目标呢?
我们认为在选择或制定目标时应考虑两个方面:
一是目标要符合自己的价值观,二是要了解自己目前的状况。
成功完全是一种个人现象,只有你所完成的事情和你的价值观相符,你才会觉得成功。
为什么有的人成功之后,又会感到空虚?
为什么有的人得到名利后,却发现牺牲了更可贵的事物?
2、如何制定目标
具体的
有人说:
“我将来要做一个伟大的人”。
这就是一个不具体的目标。
目标一定要是具体的,比如你想把英文学好,那么你就订一个目标:
每天一定要背十个单词、一篇文章。
有人曾经做过一个试验,他把人分成两组,让他们去跳高。
两组人的个子差不多,先是一起跳过了1米。
他对第一组说:
“你们能够跳过1.2米。
”他对第二组说:
“你们能够跳得更高。
”经过练习后,让他们分别去跳,由于第一组有具体的目标,结果第一组每个人都跳过1.2米,而第二组的人因为没有具体目标,所以他们中大多数人只跳过了1米,少数人跳过了1.2米。
这就是有和没有具体目标的差别所在。
可衡量的
任何一个目标都应有可以用来衡量目标完成情况的标准,你的目标愈明确,就能提供给你愈多的指引。
比如你要买一栋房子,先要在心里有个底。
房子要多大,是几层楼?
需要多少卧室?
要木头砌还是钢筋水泥的?
要多少平方?
座落地点呢?
你的预算呢?
有了这些明确的标准,你才有可能顺利地盖好你的房子。
可达到的
不能达到的目标只能说是幻想、白日做梦,太轻易达到的目标又没有挑战性。
多年前在美国进行了一项成就动机的试验。
15个人被邀请参加一项套圈的游戏。
在房间的一边钉上一根木棒,给每个人几个绳圈套到木棒上,离木棒的距离可以自己选择。
站得太近的人很容易就把绳圈套在木棒上,而且很快地就泄气了;有的人站得太远,老是套不进去,于是很快就泄气了;但有少数人站的距离恰到好处,不但使游戏具有挑战性,而且他们也还有成就感。
实验者解释这些人有高度的成就动机,他们通常不断地设定具挑战性但做得到的目标。
相关的
目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性,比如一个公司的职员,整天考虑的不是怎样才能做好工作,却一心发着明星梦,又不肯努力奋斗,在一天一天消耗中丧失学习、工作的能力,不思进取,不努力提高工作业务能力,最终会突然发现其实自己仍然是一无所有。
基于时间的
任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定,比如你说:
“我一定要拿到律师证书。
”目标应该很明确了,只是不知是在一年内完成,还是十年后才完成?
三、安排进度(制定计划)
有计划、有组织地进行工作
就是把目标正确地分解成工作计划,通过采取适当的步骤和方法,最终达成有效的结果。
通常会体现在以下五个方面:
1、将有联系的工作进行分类整理。
2、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。
3、按排列顺序进行处理。
4、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。
5、由于工作能够有计划地进行,自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行,各哪些是可以同时进行的工作。
究竟该怎样做计划呢?
就是把目标变为具体的工作事件,然后安排好做每件事的具体时间,就是我们的计划。
大致的步骤如下:
1、订好长期目标,以及的短期目标
2、根据目标的轻重,安排优先次序
3、搞清楚个人活动周期表,再根据最有效的工作时间,勾勒出“理想工作时间表”
4、以目标,优先次序,理想工作时间表表示这三块积木为基础,想好一天的计划
四、逐日调整
每天早晨依据行事历,安排一天的大小事务,根据实际情况调整计划,对人不可讲效率,对事才可如此。
对人应讲效用——即某一行为是否有效。
强调以原则为重心,以良知为导向,针对个人独有的使命,帮助个人平衡发展生活中的不同角色,并且全盘规划日常生活。
制定一周计划
首先思考个人的角色,然后根据角色制定相应的目标,再跟据目标要求规划出行事内容,再根据各事情的轻重缓急安排到周计划时间表当中。
然后按照此时间计划坚持执行。
拖延商数测验
请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案:
(1)为了避免对棘手的难题采取行动,我于是寻找理由和借口。
A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意
(2)为使困难的工作能被执行,对执行者下压力是必要的。
A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意
(3)我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。
A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意
(4)我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。
A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意
(5)当被迫从事一项不愉快的决策时,我避免直截了当的答复。
A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意
(6)我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。
A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意
(7)试图令他人为管理者执行不愉快的工作。
A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意
(8)我经常将重要工作安排在下午处理,或者携回家里,以便在夜晚或周末处理它。
A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意
(9)我在过分疲劳(或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制)时,以致无法处理所面对的困难任务。
A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意
(10)在着手处理一件艰难的任务之前,我喜欢清除桌上的每一个物件。
A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意
评分标准:
每一个“非常同意”评4分,“略表同意”评3分,“略表不同意”评2分,“极不同意”评1分。
总分小于20分,表示你不是拖延者,你也许偶尔有拖延的习惯。
总分在21至30分之间,表示你有拖延的毛病,但不太严重。
总分多于30分,表示你或许已患上严重的拖延毛病。
文件处置测验
请快速地解答以下十二个问题。
如你无法即刻对某些题目提供确切的答案,则请在题目前打问号“?
”。
1、订购文具后所取得的帐单。
2、收到一本管理杂志,其中可能具有值得阅读的文章,但目前你无暇阅读。
3、来自上司的会议通知(下周一举行会议)。
4、某大学企管系学生寄来的问卷。
5、部属交来的(或是你个人的)一份用于准备下一个月业务报告的有关资料。
6、一封需要尽快回复的信,但你必须先打数次电话才能回复。
7、一位你经常接触的人告知新地址及新电话号码的E-mail。
8、组织内其它平行部门的来函,要求取得你的部门的市场(或其它)调查报告。
9、某管理顾问公司中寄来的出版物宣传单,你认为其中一、两本书也许值得订购,但你无法确定是否真正值得订购。
10、客户寄来的一封投诉信。
11、人事部门发出的有关员工考核程序的函件。
12、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录。
假如你在以上十二个问题的前面写上了两个或两个以上的“?
”,则表示你仍欠缺一套完整的文件处置系统。
你最好尽快设计这样的一套系统(包括你的纸面文件夹和电脑文件夹)!
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