PS102应收管理.docx
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PS102应收管理.docx
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PS102应收管理
第一章系统概述
1产品介绍
应收款管理系统,通过发票、其它应收单、收款单等单据的录入,对企业的往来账款进行综合管理,及时、准确地提供客户的往来账款余额资料,提供各种分析报表,如账龄分析表,周转分析、欠款分析、坏账分析、回款分析情况分析等,通过各种分析报表,帮助您合理地进行资金的调配,提高资金的利用效率。
2主要功能
提供应收单据、收款单据的录入、处理、核销、转账、制单等处理。
提供您查阅各类单据的功能。
各类单据、详细核销信息、凭证等内容的查询。
提供总账表、余额表、明细账等多种账表查询功能。
提供应收账款分析、收款账龄分析、欠款分析等丰富的统计分析功能。
3产品接口
应收管理主要是与销售管理、合同管理、发运管理、应付管理等系统有接口
4应用准备
建立帐套,用帐套管理模块建立包含销售管理子系统的帐套。
注册用户,以管理员9999身份进入维护工具,在用户管理中注册操作员。
分配权限,在用户管理中为注册的操作员分配功能权限和数据权限。
系统启用,以在维护工具中注册的操作员身份进入控制台—设置—系统启用,将生产数据模块启用。
参数设置,销售管理的参数设置。
基础数据维护,维护计量单位、物料类别、物料目录、往来单位、销售专用基础数据等信息。
5操作流程
第二章初始
6系统参数设置
在使用系统之前一定要把系统参数设置好,特别是那些系统使用后不能再修改的参数一定要设好。
本系统的参数如图:
2-1-1
图2-1-1
参数说明
§系统参数设置
【使用外币核算】:
选中表示销售系统可以对外币进行核算,否则系统只能核算本位币;销售系统可以对多种币种进行核算管理;但是要指定系统所使用的本位币以及本位币与外币的汇率。
系统启用后不能修改。
【使用业务员信用限额】【严格判断信用限额】:
只选中前者表示在做提单或发票时如果超出了业务员字典上所设的信用额度的时候会给出提示,但是不强制要求;两者全部选中表示在做提单或发票时如果超出了业务员字典上所设的信用额度的时将不能保存单据;两者都不选不作判断。
【使用付款客户信用限额】【严格判断信用限额】:
只选中前者表示在做提单或发票时如果超出了客户字典上所设的信用额度的时候会给出提示,但是不强制要求;两者全部选中表示在做提单或发票时如果超出了客户字典上所设的信用额度的时将不能保存单据;两者都不选不作判断。
【使用付款客户资信天数】【严格判断资信天数】:
只选中前者表示最后一张未回款的发票到当前的时间如果超过了客户字典设置的资信天数则给出提示;两者全部选中则系统不选允单据保存。
§控制参数设置
【允许修改其他操作员的单据】:
选中表示不管谁做的单据,都可以互相修改。
不选表示只难修改本人做的单据。
【业务员和部门严格对应】:
业务员必须是已经录入的业务部门的业务员,否则可以不对应。
这个参数影响到的单据包括销售订单,销售提单,销售发票,销售回款单以及销售出库单。
由于系统可以设置为记账核销的判断依据为单位+部门+业务员,所以这里最好是选择严格控制。
【是否控制单据列权限】:
选中表示要操作单据中列的数据时,必须有权限才可以操作,否则不控制权限。
单据列权限的设置在‘维护工具__字段权限设置’中进行设置。
【允许不同业务类型单据核销】:
选中表示不管是销售业务、发运业务、合同业务、其他应收还是预收业务,他们之间的收付款可以只按单位相同进行核销,而不考虑具体业务类型。
§物料参数设置
【使用辅助计量单位】:
选中表示使用物料字典上的辅助计量单位,否则不使用。
即在单据上不显示。
使用后不能修改。
【使用销售计量单位】:
选中表示使用物料字典上的销售计量单位,否则不使用。
销售计量单位对应单据上的辅助计量单位2。
使用后不能修改。
【使用状态管理】:
选中将在单据的表体上多出状态列,可以右键从状态字典中选择;
【使用特别项目】先中表示在销售系统的单据中录入物料时需要录入特别项目。
特别项目是在自定义栏目中定义的,一般只定义在物料字典上。
物料的特别项目信息是物料在入库的时候确定的,所以说只有销售系统与库存系统联用的时候,才能考虑这个参数;并且库存系统要设置对物料进行特别项目管理。
【使用包装管理】:
选中将在单据的表体上多出包装列,可以右键从包装字典中选择;
【物料性质限制】选中时单据分录不允许输入物料性质是非产品和半成品的物料,不选时所有的物料都可以选择录入。
物料性质是指物料字典上的物料性质。
§多项选择参数设置
【信用限额种类】:
指使用付款客户信用限额后,限额的定义标准。
严格控制限额时,超过此限额的单据将不能保存。
限额的种类有本币在途余额、本币应收余额、本币欠款余额、本币在途余额+订单余额、本币应收余额+订单余额、本币欠款余额+订单余额,其中前三个余额可能通过销售欠款余额账查询得出,订单余额可以通过统计查询订单未执行情况得出。
【金额换算方式】:
以含税单价为基准:
输入含税单价,换算销售单价、金额;以销售单价为基准:
输入销售金额,换算含税单价及金额;强制换算:
不管先输入哪个单价,系统都将计算其一个单价。
这里的选择也会影响售价调整,若这里选含税单价为准,则物料字典上的各种价格都为含税单价;若这里选不含税单价,则物料字典上的各种价格为不含税价格。
【主辅计量单位换算方法】:
指在单据录入中主辅计量单位的换算方法。
主计量单位为主,则要先输入主计量单位数量,系统会根据换算关系表计算辅助计量单位数量;以辅助计量单位为主,则要先输入辅助计量单位数量,然后系统会根据换算关系表计算主计量单位数量;强制换算,则无输先输入哪个单位的数量,系统都会根据换算关系表计算另一个单位的数量。
【单据编号重复时处理方式】:
在录入单据时,两人或多人同时保存时单据号会重复,出现这种情况时的处理方式有两种,一是手工修改单据编号,二是在原来的编号上系统自动加1。
【记账核销判断规则】:
指单据记账或核销时以什么为准。
【判断库存方式】:
指在录入提货单或发票时,系统判断库存数量后执行的操作。
严格判断:
对库存可用量进行判断,如果不满足就不准保存;不判断:
不对库存可用量进行检查;不严格判断:
检查库存可用量,给出提示,但是允许业务继续进行。
【业务状态】:
正常业务状态和初始业务状态,在系统初始阶段,状态设为初始业务状态,当初始完成后改为正常业务状态。
系统一旦开始正常业务,将不允许再改为初始状态。
【显示仓库余额方式】:
【账务科目包含】:
指销售对账时包含哪些单据的数据,标准业务、现金业务、标准业务+现金业务。
【坏账核算方法】:
】:
直接转销法:
不做坏账计提准备;应收余额百分比法:
以应收余额为依据,计算坏账准备金额;账龄分析法:
以账龄分析得到的额度为依据,计算坏账准备金额;销售总额百分比法:
以销售总额为依据,计算坏账准备金额。
§价格策略
【自动计算单价】:
选中后,在做应收单时系统根据定价规则自动计算并填写销售产品的价格,否则不自动填写价格。
【允许修改单价】:
选中后,表示应收单在计算出单价和金额后,可以进行修改,也可以直接输入单价、金额;否则只能由系统根据规则自动计算得到。
§灵活系统设置
【按地区选择客户】:
选中表示在做单据时右键帮助选出来的往来单位按地区显示,否则按单位类别显示。
【单据生成凭证后是否允许取消记账】:
选中表示在提单、发票等单据生成了凭证后还可以取消记账进行修改,否则生成凭证的单据不能取消记账。
§其他设置如图2-1-2
图2-1-2
【单位名称】:
由维护工具中的授权信息读取过来。
【税号】:
本单位的税号,可以为空。
【地址电话】:
本单位的地址和电话,可以为空。
【会计期间设置】:
会计期间是在建立账套时设置的,在此为只读不能修改。
【启用年度】:
系统开始使用的年份,系统启用后不允许修改。
【启用期间】:
系统开始使用的月份,系统启用后不允午修改。
启用期间决定了初始数据的准备基础。
【数量精度】:
指就收系统中数量的小数位数。
【外币汇率精度】:
若销售系统使用外币,则在录入单据时外币结算的单据需要录入汇率,以方便换算,这里的汇率精度指汇率的小数位数,一般是四位。
【普通税精度】:
普通税精度是指不含税单价的精度。
【增值税精度】:
是指含税单价的精度。
【折扣比例精度】:
指折扣率的小数位数。
【自定项目精度】:
指自定义数值项目的小数位数。
【税率精度】:
指税率的小数位数。
7基础数据定义
2.1业务类型
业务类型是一个方便以后查询统计的项目,在单据上都有这个项目,且为必填项,此项没什么实际意义,可以根据业务情况填制,填的好可以实现一些特殊的查询。
此业务类型与销售中的业务类型是一样的,在销售中维护后在此就不用维护了。
项目说明
进入业务类型,打开如图2-2-1-1的界面
图2-2-1-1
【业务编号】:
唯一标识一个业务类型。
【业务名称】:
业务的简单描述。
按钮说明
数据转入:
将符合此处数据结构的TXT文件转入
数据转出:
即将在此定义的内容转出成TXT格式文件
这里的转入转出功能一般是用于两套账之间的数据交换;用数据转出功能将一套账中设置好的数据转出成TXT文件,在另一套账中用数据转入功能将数据转入到新账套。
2.2应收单类型
应收单类型是一个方便以后查询统计的项目,此项没什么和实际意义,可以根据业务情况填制,填的好可以实现一些特殊的查询。
应收单类型与销售基础数据中的发票种类是一样的,维护了销售中的发票种类,在此就不用再维护。
项目说明
进入业务类型,打开如图2-2-2-1的界面
图2-2-2-1
【类型编号】:
唯一标识一个业务类型。
【类型名称】:
业务的简单描述。
按钮说明
数据转入:
将符合此处数据结构的TXT文件转入
数据转出:
即将在此定义的内容转出成TXT格式文件
这里的转入转出功能一般是用于两套账之间的数据交换;用数据转出功能将一套账中设置好的数据转出成TXT文件,在另一套账中用数据转入功能将数据转入到新账套。
2.3回款类型
回款类型是一个方便以后查询统计的项目,此项没什么实际意义,可以根据业务情况填制,填的好可以实现一些特殊的查询。
此回款类型与销售中的类型是一样的。
项目说明
进入业务类型,打开如图4-3-8-1的界面
图4-3-8-1
【类型编号】:
唯一标识一个回款类型。
【类型名称】:
业务的简单描述。
按钮说明
数据转入:
将符合此处数据结构的TXT文件转入
数据转出:
即将在此定义的内容转出成TXT格式文件
这里的转入转出功能一般是用于两套账之间的数据交换;用数据转出功能将一套账中设置好的数据转出成TXT文件,在另一套账中用数据转入功能将数据转入到新账套。
2.4结算方式
结算方式是一个方便以后查询统计的项目,是记录每笔业务结算的方式,以便以后查询,可以根据业务情况填制,填的好可以实现一些特殊的查询。
这里的结算方式与账务处理中的结算方式相同。
此结算方式与销售是同一个功能。
项目说明
进入业务类型,打开如图4-3-9-1的界面
图4-3-9-1
【编号】:
唯一标识一个结算方式。
【结算名称】:
结算业务的简单描述。
【是否支票管理】:
此功能是账务处理中的功能,在销售中不起作用。
按钮说明
数据转入:
将符合此处数据结构的TXT文件转入
数据转出:
即将在此定义的内容转出成TXT格式文件
这里的转入转出功能一般是用于两套账之间的数据交换;用数据转出功能将一套账中设置好的数据转出成TXT文件,在另一套账中用数据转入功能将数据转入到新账套。
2.5收支项目
为了以后统计查询,在做应收单时有项目收支一栏,可以选择填制。
项目说明
进入收支项目,打开如图2-2-5-1的界面
图2-2-5-1
【收支项目编号】:
唯一标识一个收支项目。
【收支项目名称】:
收支项目的简单描述。
按钮说明
数据转入:
将符合此处数据结构的TXT文件转入
数据转出:
即将在此定义的内容转出成TXT格式文件
这里的转入转出功能一般是用于两套账之间的数据交换;用数据转出功能将一套账中设置好的数据转出成TXT文件,在另一套账中用数据转入功能将数据转入到新账套。
2.6客户交货字典
此功能与销售系统的交货地区字典是一个功能。
进入交货地区字典,打开如图4-3-10-1的界面
图4-3-10-1
在这里可以输入每个客户的收货地址(即交货地点),一个客户可以有多个交货地点。
按钮说明
数据转入:
将符合此处数据结构的TXT文件转入
数据转出:
即将在此定义的内容转出成TXT格式文件
这里的转入转出功能一般是用于两套账之间的数据交换;用数据转出功能将一套账中设置好的数据转出成TXT文件,在另一套账中用数据转入功能将数据转入到新账套。
8单据初始
3.1应收单初始
在系统启用期间之前有些开了发票但未回款的业务,这些业务形成了企业的应收账款,为了使原始账与系统账对接,可以通过此功能录入系统,以形成客户的应收账款。
此功能与销售系统中的产品发票初始是一样的。
菜单路径
业务—财务会计—应收款管理—初始—单据初始—应收单初始
前置说明
在进行应收单初始前,需要确定启用期间,完成系统参数设置、基础数据定义、物料字典初始、往来单位初始等基础工作。
项目说明
进入应收单初始菜单,打开如图2-3-1-1的窗口
图2-3-1-1
§单据表头项目
表头部分蓝色显示的项目为必填项。
【单据日期】:
指本单据的制单日期,此日期不受系统启用日期的约束,可以任意输入,一般可以与实际业务相同。
【业务日期】:
此日期受系统启用日期的约束,必须在系统启用日期之前,系统中记账、查询、统计等都是以此日期为准。
【应收单编号】:
系统根据编号规则自动产生,可以修改。
建议让系统自动增加。
这里的应收单编号是系统中的编号并不是实际的发票号码,为了使系统编号与实际发票号对应,可以将实际发票号输到【票据号码】处,或最后统一在销售管理的辅助菜单—‘修改发票票据号码’功能中成批输入。
【应收种类】:
右键选择,非必填项。
建议不要为空,以方便以后的统计查询。
【售达客户】:
销售给哪个客户,右键选择。
【送达客户】:
送货到哪个客户,右键选择。
一般与售达客户相同。
若与售达客户不同,则右键选择的客户必须在往来单位字典的合作伙伴中存在。
【收票客户】:
发票的开票单位名称,右键选择。
一般与售达客户相同。
若与售达客户不同,则右键选择的客户必须在往来单位字典的合作伙伴中存在。
【付款客户】:
付款客户的单位名称。
右键选择。
一般与售达客户相同。
若与售达客户不同,则右键选择的客户必须在往来单位字典的合作伙伴中存在。
【币种】:
如果系统使用外币,可以在这里选择用于结算的币种。
系统设置不使用外币时为灰色。
【汇率】:
如果使用外币的话,可以在这里输入汇率换算成本位币。
【部门名称】:
一般指销售部的部门名称,可以右键选择或按F7键选择。
【业务员】:
与此项业务有关的业务员姓名,右键或F7选择。
若参数中设置了业务员与部门严格对应,则这里的业务员必须是前面部门的人员,否则选不出来。
可以方便以后的业务员业绩查询统计等。
【核算对象】:
如果选择供应商则认为正常应付;如果选择部门/人员,则供应商、人员/部门信息可以不录,数量可以为0。
会影响账本。
【业务类型】:
右键或F7选择,必填项,方便以后统计查询,设置的好可以实现一些特殊需求的查询。
【预回款日】:
预计回款的日期,在以后账龄分析时可以用到,没有其他意义。
【运输方式】:
右键或F7选择,运输方式是在‘控制台—基础—基础信息—业务信息’中维护的。
【开户行】:
客户的开户行,录入客户后从往来单位字典上自动带出。
【银行账号】:
客户的银行账号,录入客户后从往来单位字典上自动带出。
【税号】:
客户的税号,录入客户后从往来单位字典上自动带出。
【单位银行】:
卖方单位的开户银行,右键从银行字典中选择。
【单位电话】:
指客户的联系电话,录入客户后从往来单位字典上自动带出。
【单位地址】:
指客户的地址主,录入客户后从往来单位字典上自动带出。
【收款人】:
指销售方单位的收款人姓名。
【付款人】:
指客户方单位的付款人姓名。
【到货地点】:
可以直接输入,也可以为空。
一般指客户指定的到货地点。
【票据号码】:
指实际发票的号码,为了以后对账,可以将实际发票号码输入到这里,实际开票与系统开票最好一一对应。
【备注】:
对此发票的特殊说明可以在这里注明。
§单据表体项目
【收支项目】:
为了在应收模块中统计收支的情况,可以在这里选择收支项目。
收支项目是在‘应收管理—初始—基础数据定义—收支项目’维护的。
【产品编号】:
右键或F7从物料字典中选择,若参数设置物料性质限制,则在帮助窗口中只显示物料性质为产成品和半成品的物料。
【产品名称】:
根据产品编号自动带出。
【规格型号】:
根据产品编号自动带出。
【数量】:
开票的主数量,若系统使用辅助数量和销售数量,还会显示辅助数量1和辅助数量2.可以参照订单生成过来,生成过来后可以再修改,这样可以跟踪订单的执行情况。
【计量单位】:
根据物料编号自动带出,若系统使用辅助数量和销售数量,还会显示辅助计量单位1和辅助计量单位2.
【含税单价】:
产品的提货含税单价,可以直接输入,若物料字典上输入了参考售价,则可以自动带出。
若参数设置以不含税单价为基准则此处变为灰色状态,禁止输入。
【含税金额】:
提货的含税金额,可以直接输入,或自动算出。
若参数设置以不含税单价为基准则此处变为灰色状态,禁止输入。
【销售单价】:
为不含税单价,灰色表示参数设置的金额换算方式以含税单价为基准,这时只能是根据含税单价自动计算,不能修改。
若参数设置以不含税单价为基准则此处变为可输入状态。
【销售金额】:
为不含税金额,灰色表示参数设置的金额换算方式以含税单价为基准,这时只能是根据含税单价自动计算,不能修改。
若参数设置以不含税单价为基准则此处变为可输入状态。
【税率】:
直接输入或从物料字典带出。
【税额】:
根据参数设置的金额换算方式和税率自动算出,也可以修改。
【单笔折扣比例】:
是通过分录—单笔商业折扣处录入的,此处显示的是百分比数字。
【总额折扣比例】:
是通过分录—总额商业折扣处录入的,此处显示的是百分比数字。
【折扣金额】:
是通过单笔商业折扣或总额商业折扣算出来的折扣金额。
【订单编号】:
若此发票是根据提单生成的,而提单是根据订单生成,则会将订单号自动填在此处,以方便以后的跟踪查询。
由于目前介绍的是初始产品发票,因此这些都不会有。
【提单编号】:
若此发票是根据提货单生成的,则会将提单编号带到这里,以便以后的跟踪查询。
但是由于当前是产品发票,不会根据提单生成,因此单号为空。
操作说明
取消:
即取消当前的操作。
当前新增单据没有保存时,取消会把当前单据中填的内容全部清空。
单据在修改状态时,会取消当前的修改。
增加:
增加一张新产品发票,可以按ATL+A增加。
修改:
当单据保存后发现了错误,可以点修改,让单据处于可编辑状态进行修改,改正后再保存。
删除:
删除当前打开的单据。
前提是单据没有记账没有审核。
复制:
若新增单据与以前的相同或相似,可以使用复制功能,以提高做单速度。
点复制后弹出如图2-3-1-2的窗口
图2-3-1-2
复制操作步骤:
一、选择起始日期和终止日期,要复制的单据要在这个日期范围内,为了缩小查找范围也可以填上其他条件;
二、点刷新按钮,符合条件的单据将出现在空白窗口中。
选择需要复制的单据,点确定即可。
【预览】:
选择预览后下面会出现当前单据的详细分录信息,如图所示。
【复制内容】:
表头、表体,若选中表头则只复制当前单据表头的内容,若选中表体则只复制当前单据表体分录内容,若表头和表体都选中则复制当前的整张单据。
查找:
在这里只能查找没有记过账的单据,记过账的单据需要在原始单据查询中进行。
滚动区间:
即设置过滤条件,主要是设置时间范围条件,使上下翻页在这个范围内进行。
⏹分录:
增加分录:
表体行数不够用时,点此菜单会增加一行,不过一般情况下在表体的最后一行按回车键即可以增加分录行数,不必用此功能。
插入分录:
当表体中的分录需要有录入的先后顺序时,可以用此功能在当前行前面插入一行。
删除分录:
删除当前的分录行。
是删除当前一行。
清除分录:
用此功能会删除所有的分录内容,因此要小心使用。
单笔商业折扣:
是对当前分录中的商品进行打折,可以按比例打折算出折扣额,也可以直接按折扣额进行折扣,最后算的折扣金额会出现在分录的单笔折扣栏中。
注意不要重复操作,因为折扣过一次后,若再操作一次,则会在原折扣的基础上再折扣。
总额商业折扣:
是对整张单据总金额的折扣,单笔折扣与总额折扣可以同时进行,没有限制。
注意事项:
可以进行折扣的前题是当前分录中的商品在物料字典中是允许折扣。
联查客户资信:
使用客户资信限额时,可以在做单据时通过此功能实时了解此客户的信用情况。
如图2-3-1-3所示:
图2-3-1-3
在途余额:
指提货单余额,即提货未开票的余额。
应收余额:
指发票的余额,即开完发票,未回款的余额。
预收余额:
回款单上余额,即只回款,而未核销的余额。
订单余额:
订单未执行的余额。
欠款余额:
根据系统参数‘信用限额种类’的选择,计算方法也不同。
选欠款余额,则欠款余额=在途余额+应收余额,此图中示例即为此种选择;
选在途余额,则欠款余额=在途余额;
选应收余额,则欠款余额=应收余额;
选在途余额+订单余额,则欠款余额=在途余额+订单余额;
选应收余额+订单余额,则欠款余额=应收余额+订单余额;
选欠款余额+订单余额,则欠款余额=在途余额+应收余额+订单余额;
差额:
差额=资信限额-欠款余额
3.2预收款单初始
即系统初始之前,企业预收的客户没有开票的款项,通过预收款单初始进入系统。
菜单路径
业务—财务会计—应收款管理—初始—单据初始—预收款单初始
前置说明
在进行应收单初始前,需要确定启用期间,完成系统参数设置、基础数据定义、物料字典初始、往来单位初始等基础工作。
项目说明
进入应收单初始菜单,打开如图2-3-2-1的窗口
图2-3-2-1
§单据表头项目
表头部分蓝色显示的项目为必填项。
【单据日期】:
指本单据的制单日期,此日期不受系统启用日期的约束,可以任意输入,一般可以与实际业务相同。
【业务日期】:
此日期受系统启用日期的约束,必须在系统启用日期之前,系统中记账、查询、统计等都是以此日期为准。
【收款编号】:
系统根据编号规则自动产生,可以修改。
建议让系统自动增加。
【收款类型】:
右键选择,非必填项。
建议不要为空,以方便以后的统计查询。
【售达客户】:
销售给哪个客户,右键选择。
【送达客户】:
送货到哪个客户,右键选择。
一般与售达客户相同。
若与售达客户不同,则右键选择的客户必须在往来单位字典的合作伙伴中存在。
【收票客户】:
发票的开票单位名称,右键选择。
一般与售达客户相同。
若与售达客户不同,则右键选择的客户必须在往来单位字典的合作伙伴中存在。
【付款客户】:
付款客户的单位名称。
右键选择。
一般与售达客户相同。
若与售达客户不同,则右键选择的客户必须在往来单位字典的合作伙伴中存在。
【币种】:
如果系统使用外币,可以在这里选择用于结算的币种。
系统设置不使用外币时为灰色。
【汇率】:
如果使用外币的话,可以在这里输入汇率换算成本位币。
【部门名称】:
一般指销售部的部门名称,可以右键选择或按F7键选择。
【业务员】:
与此项业务有关的业务员姓名,右键或F7选择。
若参数中设置了业务员与部门严格对应,则这里的业务员必须是前面部门的人员,否则选不出来。
可以方便以后的业务员业绩查询统计等。
【结算方式】:
右键或F7选择。
【票据号码】:
指实际发票的号码,为了以后对账,可以将实际发票号码输入到这里,实际开票与系统开票最好一一对应。
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