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毕业综合实践报告
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目录
摘要II
一、台州华盛工艺品有限公司及其跟单员岗位简介1
(一)公司简介1
(二)跟单员岗位描述1
二、XX合同跟单流程解析2
(一)样品的制作和签订合同2
(二)材料采购、入库、检验跟踪3
(三)生产过程跟踪3
(四)包装过程跟踪4
(五)催开信用证和审核信用证6
(六)出货跟踪、催单结汇6
三、跟单过程中存在的不足、风险及对策建议6
(一)跟单过程存在的问题及风险6
(二)对策建议7
四、结语8
参考文献9
附录A样品单9
附录B合同11
【摘要】工艺品出口贸易跟单环节多,程序复杂。
近些年世界经济不景气、欧美发达国家对进口工艺品的环保法规要求愈加严苛,加大了工艺品出口的难度,同时,对出口跟单工作提出了更高的要求。
文章以台州华盛工艺品有限公司的xx合同为例,对该合同项下的无纺布工艺品的出口跟单流程进行解析,进而探讨该流程中存在的问题并提出解决的方案。
【关键词】无纺布工艺品跟单流程
(引言)
餐垫、杯垫、桌垫在欧美国家是家家必备的传统厨房用具。
如今,亚洲国家如韩国、日本等国的一些公众场合或者家庭内部也随处可见餐垫、杯垫等。
餐垫、杯垫的常见材质有PVC,木制、竹制、毛毡和无纺布。
其中无纺布餐垫、杯垫有成本低、易加工且款式多样、美观等优势,成为诸多场合一次性或多次使用的最佳选择。
台州广华盛工艺品有限公司2012和2013年接到的无纺布餐垫、杯垫的订单总数为35笔,总金额为569.5万人民币,占台州市同类产品出口总数的35%,并已连续2年呈递增态势。
从近两年所接订单来看,欧洲客户多数要求提供欧标食品接触测试报告(SGS检测报告),日韩客户要求提供……。
即国外客户对产品品质提出了更高的要求。
因此,跟单员在跟单过程中的工作是否到位成为公司能否按时、保质、保量交货的关键。
一、台州华盛工艺品有限公司及其跟单员岗位简介
(一)公司简介
台州华盛工艺品有限公司成立于1995年,位于美丽的滨海城市台州,注册资金328万,员工200名,是一家集开发生产、销售为一体的股份合作企业。
公司以“自主研发,用心服务”为核心,本着“顾客至上”的理念,为客户免费提供样品,深受业界的广泛好评。
公司主要经营手工艺礼品、无纺布餐垫、杯垫、桌垫等相关产品,款式多样,根据……,产品可分为……等几个系列,参见下图:
XXX系列xxx系列xxx系列
产品远销欧洲、非洲、北美、澳洲等地区。
近年来亚洲国家的销售量….主要客户为……
(二)跟单员岗位描述
台州华盛工艺品有限公司没有独立出口权,所以整个外贸部就不像大公司那样完善。
主要岗位是业务和跟单,单证是由委托代理台州海外公司完成的。
我于2014年1月15日入职台州华盛工艺品有限公司,主要从事跟单工作。
公司内部跟单员的主要职责包括:
(1)跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户,收回应收回的款项。
(2)同新、旧客户保持联系增加沟通,了解客户所需。
(3)接收客户的投诉信息,并将相关的信息传递到公司的相关部门。
(4)掌握、了解市场信息,开发新的客源。
(5)做好售后服务
二、XX合同跟单流程解析
(一)样品的制作和签订合同
1.样品的制作
公司的样品制作一般包括两个内容:
(1)根据客户寄过来的无纺布产品或客户通过邮件发过来的图片进行样品制作,一般前者称为实样制作,后者称为确认样制作;
(2)根据客户的修改意见以及生产的可行性研究进行实物标样试制,也叫试样。
跟单员在收到客户的样品制作通知后,根据客户的要求列出产品的款式、规格、颜色以及包装要求制作样品单(见附录A)。
一般样品单都是一式两份,一份给打样员一份跟单员自己留着。
然后通知打样员打样,如果样品是客人的设计,那生产数量一般每款比客户要求的数量多做1-2个,多出来的是留样。
样品在生产过程中,有些客户提供的图稿在实际产出后会发现图案线条太细,很容易被激光雕刻机割断。
如图(2-1)和图(2-2)韩日客户要求打样的产品线条都很细,就会出现上述易断现象。
所以跟单员就必须马上通知打样员先别打样,通知设计部,对图样稍作修改,再将修改好的图样拷给打样员。
经过修改让我们的样品呈现出最好的效果,这样也会提高客人下单的几率。
2-12-2
在打样过程中,如果客人提出要对部分图样做修改,跟单员也要及时通知打样员和设计人员。
待样品生产好后,跟单员需认真检验,主要是对生产出的产品与客户要求样品尺寸、色卡审核。
如果审核未通过跟单员就应要求打样员重新再打,如果通过了跟单员就要对样品拍照,挂好吊牌打包好,根据客户的地址快递寄出样品。
样品照片处理好后还要发给客户,并通知他样品已寄出,告知其快递单号。
2.签订合同
一般样品收到后,客户如果满意就会下单,签订合同。
合同签订之后的任务就是跟单的责任了,跟单做的好,货物就会按时无误的出运,做不好就会影响出货。
为了更明了的分析台州华盛工艺品有限公司的跟单流程,我以韩日公司的合同(见附录B)为例说明。
做外贸,产品出口不同的国家其实对跟单的工作量也有影响的,韩国和日本的客人都很挑剔,特别是对工艺品,要求产品精细,质量好,他们的包装繁琐,附加的东西多,任何细节都要按照他们的要求做,一点点错都不可以范,这样就加重了跟单的担子。
先简单说下韩日合同里的些内容:
结算方式是FOB宁波,付款方式是L/C,订单数量5万件,共24.18个立方,交货期是3月15。
抓住合同里的重要信息后跟单员就要做以下的事情了。
(二)材料采购、入库、检验跟踪
韩日这份合同数量在我们做的单子里还不算多,但是合同里产品涉及到的颜色还是算是比一般单子多,这样跟单员在下布料时就要很仔细了,华盛工艺品有限公司的布料尺寸都是由老板自己算的,布料生产单也是老板自己做的。
老板做好后会发给跟单下料。
跟单在收到单子后就检查下布料的颜色是不是跟合同里的一致是否有少,特别是韩日订单里颜色如此之多更要检查。
布料达到工厂后要亲自去检验,首先是对布料的颜色、规格、数量进行审核,其次是对布料的质量检验。
布料检验完毕后通知入库,并通知生产部门安排生产。
在编制生产计划时,跟单员必须清楚准确地把韩日订单中产品款式、简图、型号、数量、包装要求、货期等注明。
(三)生产过程跟踪
生产过程的跟单主要是跟踪无纺布工艺品加工的每个工艺质量情况与跟进订单的生产进度、完成情况。
因为韩日的这批货是用信用证的结算方式,交货期是一点都不能拖延的。
因此,跟单员必须时常深入生产车间检查成品、半成品的质量、规格、颜色是否按订单要求生产,以及生产流程中有无脱节、停滞等不良现象,同时根据最新的生产排程,查看订单完成情况,紧紧跟进生产进度是否满足订单交货期。
韩日这份订单在生产过程中出现了一个小问题,在生产好的一部分产品中发现产品都毛毛的,根本达不到客户的要求。
如果是别的客户,产品毛了只要我们修剪下看起来不严重就能通过,但是出口韩日这样一定会遭到索赔的。
因为第一次遇到这个问题自己也不知道如何解决所以就马上向上级报告此事。
上级的指示是重做那跟单员就要通知生产部,但是布料定的都是差不多刚好的,所以重做部分的布料要再次购买,这样就延长了生产的时间。
为了能赶上交货期,跟单员还要跟生产部门管理者协商,看是否能在布料到达后加班生产。
另外,在生产过程中,跟单员发现什么有误,或者需要补充的应该立即以书面形式通知相关部门。
(四)包装过程跟踪
包装的跟单其实是最繁琐的,包装有外包装、销售包装,还有要根据客户的要求增加卡头、吊牌、不干胶这些东西。
像韩日这个客户最讲究的就是包装,他的包装跟别的客人有很大区别。
先说包装纸箱跟单:
韩日公司要求出口纸箱采用60х40х40CM包装尺寸,外箱毛重不得超过20公斤,耐破强度为1200kPa,边压强度为7850N/M,戳穿强度为90kg/cm。
那么跟单员就要根据我国瓦楞纸箱的分类和瓦楞纸箱的技术要求选择合适的纸板。
其步骤如下:
(1)选择内装物最大重量:
20公斤(从图5-3里找)
(2)看右列的最大尺寸是否符号出口外箱尺寸:
是
(3)选择纸板类型:
因是出口纸箱选1类,并找出纸板代号S-1.3与D-1.2(从图5-4里找)
(4)根据耐破强度为1200kPa,边压强度为7850N/M,戳穿强度为90kg/cm是否达到瓦楞纸箱的技术要求选择瓦楞纸箱的种类:
双瓦楞纸箱D-1.2
纸箱选好后就要根据客人给的信息做唛头。
韩日客人的纸箱很特别的,要五面印刷,两侧唛两正唛,箱顶还要印唛头。
而且它的唛头还是不一样的,两侧唛显示的内容是不同的,还有箱顶唛头上要贴不干胶条码,如图(1-1)。
总之在给纸箱厂下纸箱时一定要上心,等他们排好版后一定要反复检查唛头印的位置是否正确。
(2-5)
其次说销售包装,一般工厂里用到的包装辅料有OPP袋、吊牌、不干胶、卡头、水洗牌、布标等。
大部分客户用的包装都是OPP袋+吊牌/卡头+不干胶,很少有客人用布标。
韩日这份合同对包装是有明确规定的,要求一片一个OPP袋+胶勾,在OPP袋正面贴覆膜不干胶,8片餐垫8色混装在一个中袋,中袋正中间贴亚光不干胶。
根据客人的包装要求,那跟单员接下来的工作就是跟不干胶生产厂家联系,根据我们客户提供的图片让他们排版。
工厂那边制好版后跟单员还要仔细的跟客户发来的原稿核对,同时也发给客户核对,完全正确后才可以让工厂生产。
此次包装过程中,发现工人把不干胶位置贴错,寄包装给客户后被退回要求重贴。
大量返工的原因是没有准确传达包装要求,只在生产单上写了要贴不干胶,没写具体怎么贴。
(五)催开信用证和审核信用证
公司在出口贸易中一般采用的都是前T/T的结算方式,韩日公司选择用信用证付款。
按信用证付款时,买方按约定的时间开出信用证是其履行合同的前提条件,否则卖方无法安排生产和组织货源。
在正常情况下,买方信用证最迟应在货物装运期前15d(有时30d)开到卖方手中,但实际业务中,韩国的客户一直没开信用证,跟单只能一两天一个邮件的催客人尽快开信用证。
在收到信用证以后,业务先审查一遍,接着跟单员再审查。
审查内容如下:
1信用证的种类
2开证申请人和受益人
3信用证的金额及采用的货币
4信用证的到期地点、装运期和有效期
5规定开立汇票的内容、船舶和分批装运的要求与要求提供的单据
6货物的品名、品质、规格、数量、包装、单价、金额、保险等是否与合同一致
(六)出货跟踪、催单结汇
出货前三四天就应该联系出货事宜。
首先要告诉船运公司具体的出货时间,同时传真出口货物装箱单。
装箱单应明确列出此次出货产品的品名、规格、数量、净重、毛重、包装尺寸、体积、箱号、唛头。
其中毛净重应计算准确,它涉及报关出口的顺利与否。
包装尺寸一般是指出口的外箱尺寸,尺寸的准确性涉及到整批货物的体积。
出口货物的唛头一般都是客户提供,有正唛和侧唛,装箱单上的唛头必须照纸箱单上打。
出货前一天,跟单员须到成品仓库清点数量,防止多出、少出或漏掉。
另外,内外包装是否按装箱单要求包装。
到出货日跟踪货柜车是否到厂,业务员一般都会给跟单装货司机的电话,时间差不多了,就会打电话过去询问,以便通知工人装货。
货物在装船出运后如果是用信用证结汇,跟单员应及时按照信用证、合同和其他单据的内容正确的编制各种单据,并在信用证有效期内交银行结汇。
出口单据很多,催单工作最重要的是催提货单。
货物出运就应该催货代开出提货单。
经核对无误提货单方可作为客户收货的凭据。
在收到正确提单后,应联同其他单据一起送到银行审单、寄单。
三、跟单过程中存在的不足、风险及对策建议
(一)跟单过程存在的问题及风险
就韩日这份合同看台州华盛工艺品有限公司跟单过程就存在着一些不足和风险,主要有以下几点:
1.布料是由老板自己计算,而且定的料都是刚刚好,这样遇到像韩日这样产品毛了重做的事就会拖延生产,容易延迟交货。
2.在生产过程中,客人有时会加一些包装上的要求(原有生产单不包含这些信息),后增的东西跟单员必须及时传达给包装部门,像韩日的合同就是因为没及时准确的传达如何包装导致了大量返工,费时又费力。
3.……
(二)对策建议
1.跟单过程中要及时沟通
沟通,不管是在订单跟进或为人处事中都是极其重要的一个手段。
跟单的工作比较繁杂,琐碎,它需要接触的部门最多,基本它跟每个部门都会有接触,从老板,业务,财务,物控,仓库,生产车间这整个一系列的部门都有联系。
跟单它既不属于最高层也不属于最低层,就像一个夹心饼一样,它处在最中间,所以这其中需要很好地与人沟通。
很多事情沟通后解决得就没那么费劲了,出错率也会小很多。
比如此次出现的布料问题,如果跟老板沟通下,提议以后算布料下料由跟单负责,同时经过老板审核,这种方案老板也应该会接受的。
还有包装出错的问题如果及时沟通了也就解决了。
2.要遵守对客户做出的承诺
承诺是业务开拓的基础,也是为人处事之道。
除了业务人员必须守诺,还要让公司最高领导人守诺。
而为了遵守承诺,最好的办法就是少做承诺,在给客户承诺之前,先去确认满足成诺的条件是否可行。
而一但做了承诺,就一定要做到。
如果做不到,就要诚心的向客户道歉,不要辩解或推卸责任,然后想办法弥补。
当出现不确定因素时,向上级征求建议后再在确认给客户,以确保每一个承诺的实现。
3.对工人和同事要以礼相待,处理好人际关系
工厂是产品的直接生产地,工人是产品的直接生产者,与工人、工厂搞好关系对整批货的生产起着决定性的作用。
在平时的交流、沟通时,一定要注意推辞及语气,要以礼相待。
遇到问题时,我们应及时向工厂负责人反映,负责人会和工人沟通,碰到解决不了的或工厂不配合的,可以向老板反映,千万别发生正面的冲突。
4.工作时应注意商务礼仪
在沟通、跟进过程中做到尊重客户。
从每一个微小的细节为客户提供最完善的服务,降低公司与客户贸易的风险。
在与每一个客户沟通过程中,维护公司形象,将客户反馈的建议集中反映给老板,作为公司将来规划的借鉴。
这将会为公司带来整体利益,也更与利于客户的开发。
在货物跟进过程中,跟单员都在外工作的,对工人要以礼相称,以和为贵。
工作时要一丝不苟,每天上班时明确当天的工作,下班前回想今天工作情况,确保完成最重要和就紧要的工作。
四、结语
台州华盛工艺品有限公司的跟单工作有自己的特色,但也存在着一些不足。
在国际贸易中,一旦签订了出口合同,就要严格按照合同要求的品质及其他条款交货,才能赢得客户,才能在国外市场上占有一席之地,监督货物质量的重担就落在跟单员身上。
跟单员是整批货物最直接管理者,应对整批货从客户下单,材料采购,生产跟踪,安排出货,催款结汇整个过程全程跟踪,保证货物的质量和交期。
期间要做好与客户、业务员、工厂做好沟通工作,使订单有计划、有步骤地得到落实。
在小企业中,跟单员身兼数职,既是内勤员,又是生产计划员,物控员,还有采购员。
要做好跟单员的工作,既需要执行力,也需要周密的计划和细致入微的管理。
【参考文献】
[1]柳昊.柳仕超.论出口跟单的要素及相互关系.对外经贸,2012,
(2)
[2]刘宝红.采购与供应链管理.北京:
机械工业出版社,2012:
62-134.
[3]童宏祥.外贸跟单业务操作.上海财经大学出版社,2011:
65-76
[4]董鹏,袁致慧.生产进度跟单员应具备的能力综述.新技术新工艺,2010年第16期.
附录A样品单
附录B合同
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