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跳脱时间陷阱
20种时间浪费元素、成因及解决的方法:
一、计划欠妥
成因
解决方法
1.不明白事情重要性。
──确立每一小时的有效计划,在执行时可节省三、四小时,且能获得更好的结果。
2.没有制订系统。
──建立系统,包括:
计划表、每日目标、优先次序、完成期限。
运用整合组织系统。
3.没有时间拟定计划。
──花时间做,指定计划应有的优先次序。
认清拟定计划初期虽然耗费时间,但会因以较少时间得到较佳成果而有回收。
4.以危机导向(假设危机不可避免)。
──认清这种谬误,除了上帝的举止之外。
大多数危机都能够预先得知的。
多给自己一点时间,事先为偶发事故做好应变计划。
5.缺乏自律。
──强迫自己定好完成期限,尝试定一个月目标、优先次序及每日计划;列出同事可提供的协助,监控进度,评估成果。
6.害怕许下承诺。
──设立目标虽然意味着许下承诺,但也意味着你会知道自己何时将达成目标。
7.没有指出明确结果。
──当重要结果被明确指出时,目标就比较容易设立了。
8.无法指定工作的优先次序。
──虽然这不是件容易的差事,却是所有管理工作中最能提高生产力的方法。
决定好应该把心力集中于什么地方,认清安排优先次序的三个标准(长期重要性、短期紧迫性、发展趋势),列出目标,并依这三个标准排好名次。
9.假定只有几天可以完成工作,因此拟定计划也徒劳无益,或假设计划无论如何都会被紧急事故破坏。
──大多数主管每天都会以相同或类似的方式浪费时间,虽然紧急事故可能把一天的工作打断,但如果这天的工作已经事先计划妥当。
而且重要工作可以在紧急事故之前完成,或是能在紧急事故之后回头做完,损失就可减到最低。
10.心里虽有计划,却认为这计划还没重要到可以写下来。
──记忆有时也会出错,在排定优先次序和完成期限以前,也没有任何待做事项清单是完整无缺的。
二、贪求过多
成因
解决方法
1.不明白事情重要性
──填写三天工作日志,分析自己是否有替同事或别人代劳的倾向,多分派些工作出去,适时拒绝他人的要求。
2.欠缺优先次序与计划。
──依四个重要的时间段落(每天、每周、每月、每年)设定目标、优先次序、完成期限,把心思集中在最优先的工作上,不要理会一大堆对个人目标毫无助益的事情。
3.工作时间估算得不切实际。
──认清每件事情所花的时间要比你想象的长些(莫菲第二定律),分析完成时间被低估的工作,然后增加适当的缓冲时间(20%至50%)。
4.遇到急事立刻反应。
──分清急事与要事之间的差别,在短期目标之间找出平衡点,做出反应之前先自问:
“最坏的情况会是什么样子?
”
5.反应过度。
──限制自己的反应,视真正的情况需要,做合理的反应。
如果别人能应付,就别插手。
要是部属能处理,便分派给他们做。
6.野心太大、成就感需要过高。
──控制自己的野心,做合乎能力和情况的事,问自己企图证明什么。
要讲求实际、高瞻远瞩,别再过度自我强求。
7.渴望加深老板印象。
──讨论老板真正的意图是什么,认清一件事:
对老板来说,长期的成功比短期的印象更重要。
8.过度渴望表现合作的态度。
──别再只是因为希望受人赞赏而来者不拒,分清楚与人合作和帮人做事之间的差别,学会在不冒犯别人的情况下拒绝别人,以自己的工作优先次序做为拒绝理由,并在适当时候提供替代方法。
9.人手不足。
──让部属得知时间管理技巧,要每个人以每天节省二小时为目标。
研究工作日志的可行性,向大家证明这方法可以节省成本。
10.完美主义。
──把标准降到合理程度,将时间分配得紧凑一些。
三、不速之客
成因
解决方法
1.没有处置计划。
──拟订过滤计划及方法,安排见面时间。
2.自我膨胀,自认了不起。
──承认这点,不要高估自己在别人眼中的重要性,计划只在喝咖啡或用午餐时,才让别人做社交性的拜访。
3.渴望随时挪得出时间。
──分清为公事挪出时间和为社交挪出时间的差别。
4.不能实行不见访客的计划。
──修改门户开放政策,安排清静时间,过滤访客,找地方躲起来。
5.害怕冒犯别人。
──不要过度敏感。
6.门户开放政策。
──认清“门户开放”的意思不是指任意开放,而是开放给需要协助的人。
以定时关起门来专心工作一段时间的方式,修正门户开放政策,把“开放”改成“有空才候驾”的意思。
最好是采取清静时间策略。
7.要求或期望部属多向你请示。
──应付例外情况,预期会得到偏离计划的资料,安排每周或每月例行会议的时间,以处理会议之间发生的诸多事务。
8.无法终止别人的逗留。
──到别人的办公室、与访客在自己办公室外会面、在门口站着并保持站姿、事先设定来访时间限制、暗示谈话即将结束(“在我离开之前,还有什么事吗?
”);要助理打断你,并提醒你有急事,坦率直言(如:
“抱歉,我现在得回去做别的事了。
”);起身走向门口。
9.来者是老板或赖着不走的老朋友。
──培养微妙的应付技巧;提醒老板你得替他完成某件事情;表现得很忙碌;有话直说。
10.办公地点不佳,人来人往,没有掩蔽、房门或私人办公室。
──如有可能,改变办公地点。
如不可能,就专心一致,避免与人有目光接触。
填写工作日志,让管理阶层知道干扰要付出什么样的代价。
找个地方躲起来享受清静时间。
四、条理不清
成因
解决方法
1.不明白事情重要性。
──堆积如山的桌子是一大工作干扰,也是造成文件遗失(浪费寻找时间)的原因。
写下工作日志,以估量寻找文件的时间。
2.没有系统。
──利用整合系统来记录你希望记住的事情,这样文件才能归档。
3.自我膨胀(想被别人视为忙碌、重要、不可或缺的重要人物)。
──过量的文件也可能成为个人条理不清、优柔寡断、做事拖延、没安全感、优先次序混淆的象征。
找出比把所有档案堆在桌上更好的控制方法。
4.害怕失去控制。
──利用工作计划表来提供控制,这样胜过把所有档案堆在乱糟糟的桌上。
5.害怕忘东忘西。
──适当的记事习惯和利用联络日志是帮助记忆的好方法,这样就无须记得要追想什么事情了。
6.允许外来干扰。
──过滤干扰,保留打算让别人找不到你的时段,以便完成工作。
设想把重要的干扰时间延后到足以完成你手边的工作。
7.拖拖拉拉或优柔寡断。
──先处理辣手、最为优先的工作,强迫自己定出完成期限并给自己奖励。
到你桌上的工作中,有80%是可以立即处理的,当场就做好,不要积压文件。
8.没有目标、优先次序、每日计划。
──没做好计划会造成优柔寡断、变更优先次序、搁置工作的事实。
做好工作计划,并依计划行事。
9.没有授权。
──别做你可以分派出去的工作,那不仅让自己工作负荷过重,也否定了别人的经验。
10.没有过滤。
──让部属过滤垃圾邮件或信息,把别人委托之事转交给其他可以处理的人,准备好回信或签名。
五、事必躬亲
成因
解决方法
1.缺乏安全感、害怕失败。
──承认这点,接受凡事皆有风险的事实,接纳错误,并从中学习。
2.对部属缺乏信心。
──训练、培养、信任部属,利用进度报告加以控制。
3.下了不清楚、不完全、令人困惑的指令。
──复述指令,以确定他们了解。
4.觉得自己可以把工作做得更好、更快。
──把标准降到大家可以接受的程度,而不是你自己的表现水准。
避免犯下完美主义的毛病。
5.觉得“做事”比“管人”舒服。
──勤加练习才会迈向成功,而成功又会让人产生心满意足。
记住:
主管的职责在于管理而非亲自执行工作。
6.期望人人知道所有细节。
──认清不该对受命负责处理某事的人抱此期望。
7.未能适当控制工作。
──拟妥计划详尽的时间表、进度报告,并监控完成期限。
8.管得太多。
──放轻松些,要强调目标的完成,而非方法和过程。
评量的是“结果”,而非工作本身。
9.没有追踪进度。
──随时检查进度,以便及时修改。
10.人手不足或部属工作过量。
──控制对员工的过高的期望,减少他们的责任。
六、电话干扰
成因
解决方法
1.没做好处理计划。
──拟定过滤、授权、合并处理的计划。
2.没有拒绝干扰的计划。
──利用清静时间、过滤电话、安排专门接电话的时间。
3.没有授权。
──增加授权,把电话转交给被授权处理的人。
安排大电话的时间,把要讨论的重点列出。
4.没有办法终止谈话。
──学习并演讲终止谈话的技巧:
告诉对方时间限制(“是的,我可以讲几分钟话。
”);先暗示谈话即将结束(“在我们挂电话以前……”);有话直说(“抱歉,我现在得走了。
”)
5.未做有效的过滤。
──分析问题所在,拟出计划,与助理讨论如何避免让人措手不及和冒犯别人。
与支援你的部属讨论过滤电话之事,以保证他们理解此项做法,并获得他们的信任。
实际推行,支持并支援你的部属。
6.没有支援部属。
──如果你需要有自己所属的全职或半职支援部属,就做可行性研究,以表明这是切实需要。
要是你有助理,设法加以利用,而不要用新部属。
要是上述方法行不通,就设计一些在特定时间记下留言的方法。
找个地方躲起来,切掉电话开关,利用答录机。
7.公司有“自己接听电话”的政策。
──这么做会浪费主管的时间与才华,修改或删除这项政策。
8.电话系统不良。
──研究并更新。
9.其他人没空接电话。
──利用答录机;雇佣工读生接听电话,询问谁在你离开时接电话。
10.为了避免沉闷工作而与人闲谈。
──定出每日目标以激励自己,以创意迎找挑战。
七、欠缺自律
成因
解决方法
1.欠缺目标或标准。
──同时设立个人与组织的重要工作目标,为例行工作建立完成标准。
2.没有计划与优先次序。
──安排优先次序,将心力集中于最有成效的部分,这样可以保证所完成的工作一定是最重要的工作,而未完成的工作则是最不重要的事项。
拟订完成优先工作的计划。
3.没有制订完成期限。
──强迫将所有重要工作都排好切合实际、绝少更改的完成期限,也要求别人排定完成期限。
4.没有追踪进度。
──认清别人是做你监视他们完成、而不是你指望他们完成的工作,你的情况也是一样,所以要依计划考核你的成果,你是根据时间表完成进度的吗?
找个助理或同事监控你的进度。
5.没有运用随手可得的工具与技巧。
──运用每日计划、完成期限、计划及组织管理方法表、进度报告、计划控制表、每周计划表等工具。
6.没有工作兴趣。
──重新检讨工作态度,认清漠不关心的态度更难形成自律。
设立严荷的目标,以产生工作兴趣与动机。
7.搁置工作。
──认清把工作停下之后,要重新开始是很浪费精力的事,节省精力的要诀在于放下工作前,先完成工作,一次就把事情处理掉,在一接到工作时便完成它。
8.做白日梦。
──学习专注的技巧,并常加练习,避免分心及自我干扰。
9.做事拖延。
──找出容易拖延的工作和决定,安排切合实际的完成期限,向大家宣读这些期限,请助理帮你监视成果。
当你完成工作时,给自己一番奖励。
10.习惯不良。
──以好习惯取代坏习惯,尽量自动自发地采取有用有效的行动,使你有多余的心思去做有生产力的工作。
要养成某个新习惯,就要尽量意志坚强加以练习,向别人宣称自己正在培养新习惯,以免自己故态重萌。
在这习惯变得根深蒂固以前,绝不要让任何例外发生,抓住能表现自己决心的第一个机会。
八、无力拒绝
成因
解决方法
1.渴望受到别人赞许与接纳。
──认清可能的陷阱,如果没能达成预期结果,可能因此失去而不是得到尊重,而令自己觉得愤怒。
2.害怕冒犯别人。
──真正的朋友不会因坦率的解释而被触怒。
培养在不冒犯他人的情况下,拒绝别人的技巧,譬如:
“谢谢恭维,但我不得不拒绝。
”“抱歉,我办不到,不过让我提供一个建议……”
3.事事强求。
──这样就更有必要培养拒绝别人的能力,别过度要求在短期内做一大堆事,专心一致努力做手边的事。
4.对义务的认识错误。
──这是个普遍的原因,检讨造成这种情况的理由,与家人、朋友、同事讨论,加以控制。
5.不知如何拒绝。
──仔细聆听别人的要求,如果情况适当的话,就当下拒绝,并提供理由,提议替代方法。
6.找不到借口。
──不要太敏感,有时候没借口比找个烂借口来得强,事先想好别人可以接受的托词,最要的借口便是自己的工作优先次序,把它们放在每日计划中显眼的地方。
7.没时间想答案或找借口。
──在答应之前先数十下,给自己时间,暂缓反应。
8.缺乏工作目标与优先次序。
──别人会替那些没有优先次序的人决定优先次序。
9.别人毫不考虑就假定你会答应。
──你可能因为从不拒绝别人,而让人产生这种假设,学着拒绝别人,特别是拒绝不恰当或欠考虑的要求,或是拒绝那些如果你答应的话,会让你不好受的人。
10.无法拒绝老板。
──出示双方同意的优先次序清单来拒绝老板,如果老板坚持你做,就默默听从,但要指出你担心自己无法完成的工作及原因。
九、做事拖延
成因
解决方法
1.没有能力辨别情况。
──做事拖延的意思,是指在没有正当理由的情况下,延误或耽搁事情,要求别人帮你办。
这种情况。
2.自我幻觉(自己制造危机感)。
──认清自己是否容易让某个危机酝酿成形,然后假设自己扮演了解决该项危机的“英雄”角色。
预先想到压力或危机症候群所要付出的代价。
3.认为“我遇到压力才有最好的表现“。
──这种假设纯粹是在把拖延的习性合理化。
先做最重要的工作!
4.习惯先做简单琐碎的事,延宕困难的工作。
──这么做有个很大的危险──可能无法完成最重要的工作,这往往会带来压力和危机。
先把最重要的事情做好!
5.工作时间估算得不切实际。
──每件事情所花的时间要比你想象的久(莫菲第二定律——),给所有重要工作排20%-50%的缓冲时间,每天留20%的时间不安排任何事情以便补做完成时间被低估的工作。
6.贪求过多。
──贪求过多一定做不完某些事情,把你的目标排好优先次序,以便完成最重要的工作。
7.没有定期监控进度。
──这样会把全部工作留到最后一分钟才做,而且保证会发生危机。
迅速回馈进度可刺激你改善工作,并提醒你是否落后进度。
要助理每隔一段时间定期检查你的工作进度。
8.缺乏自律。
──运用一切可以利用的技巧:
给所有目标和优先工作排定完成期限,并通知大家,请别人帮忙监控进度;提交定期进度报告(就算没有要求你这么做也一样);找一些提醒自己的东西(工作清单、沙漏、有闹铃的表);奖励自己。
9.搁置工作。
──完成某样工作所花的时期与力气,往往比在工作细节已变得模模糊糊时,还得回来试图完成少得多。
一开始就把事情做完,以免拖拖拉拉造成问题!
10.没有完成期限。
──完成期限是最重要的时间管理工具之一。
它们提供了一种迫切感,也是衡量进度的一种方法。
给每个重要工作都排定完成期限。
十、让会议耗掉时间
成因
解决方法
1.没有目的。
──没有目的,就开不成会议。
如果有可能,把开会的目的写下来。
2.没有议程。
──没有议程。
也开不成会议。
召开事先安排的会议,就用书面议程,如果召开未事先安排的会议,就以口头宣读议程,使与会者有备而来。
3.找错人参加或参加者太多或太少。
──只有派得上用场的人,才应该参加会议。
4.没有计划。
──最有效的会议都允许并安排适当的计划。
5.会议过多或过少。
──调查大家是否需要参加例行性会议。
偶尔不开会,看看会发生什么事,或是把倾向于拖得很长的会议时间减半,评估需要何人参加、何种资料、是否需要协调,然后安排开会时间。
6.没有准时开始或结束。
──务必准时开会与散会,主席为了迟到者而耽搁开会时间,等于是在惩罚准时出席的人,奖励迟到的人。
主席把会议拖得很晚才结束,等于在阻止与会者进行其他计划──要不就是失去了中途退席者的人心。
7.允许外来干扰。
──制定应付干扰的办法,并告知大家。
如有可能,规定除了真正的紧急事故之外,不准干扰会议。
将留言保留到长时间会议的休息时段,或短时间会议结束后再传递。
8.讨论脱离议程范围。
──期望并要求大家不要离题,抵制与会者玩“暗盘式议程”的花样。
9.没有摘述结论。
──摘述结论,以确保大家达成协议,及提醒与会者要做的工作。
10.没有追踪执行。
──一定要有效追踪执行会中完成的所有决议,在下次讨论议程一开始,就将未完成的项目列在“未完事项”标题之下。
要求大家提出进度报告,直到工作完成为止。
十一、文件繁杂
成因
解决方法
1.优柔寡断。
──先把文件读一遍,然后处理掉。
2.拖拖拉拉。
──当下就处理,每天送来的文件中,有80%可在一开始处理时丢弃,一般主管平均只丢弃20%。
3.没有授权。
──别做任何你可以授权给别人做的事,让自己脱离琐碎、例行的工作,记住:
文件会跟着被分派出去的责任走。
4.完美主义。
──“这样恰当(而不是完美)吗?
”才是你应该要求的标准。
5.囤积成习。
──摆脱文件,让文件不断流动。
6.档案过多。
──给档案标上指明其寿命的符号:
P代表永久档案,M代表普通档案,T代表临时档案。
当文件不必复印时,在原件上面做答复,如果有必要归档,就用原件背面写下你对该文件的意见。
7.搁置工作。
──在放下工作以前,先把工作做完。
8.贪求过多。
──讲求实际。
9.没有系统。
──设计简化文件处理的系统:
减少复本;用标准格式;尽可能减少报告长度与数量;选择性地过滤;交由别人处理;选择性地按字母顺序存档,并存入多种参考资料;控制记录保留时间。
10.读速太慢。
──依个人看法过滤与选择文件,迅速过目,找出重要文件,上速读课并让助理摘述内容。
十二、工作搁置
成因
解决方法
1.不明白问题所在。
──记工作日志、评估工作搁置的影响(干扰的次数与时间长度、未完成工作的重要性)。
2.没有目标、优先次序、完成期限。
──设立目标,并依重要性排好次序,以便弄清楚应该率先完成的事情,排定所有重要工作的完成期限,刺激自己完成这些工作。
3.没有自我奖励。
──奖励自己的方式有:
准备一张可以一一划掉工作项目的清单、直到某些工作完成后,才从事愉快的消遣等等。
4.遇到急事立刻反应。
──急事很少像表面上看来那么重要,避免因过度反应而干扰其他工作。
把优先次序写在醒目之处,做为拒绝外来干扰的现成借口。
5.桌上一片混乱,个人不讲条理。
──把东西安排得井井有条,以便有效控制工作。
系统化处理资料,条理分明,可以节省取用资料、处理决策、完成工作的时间。
6.缺乏完成工作的决心(缺乏自律、懒惰成性)。
──强迫给自己完成期限,并向别人宣布(昭告众人);雇用助理(例如要助理提醒你,以保证你把事情做完);监控进度。
7.没法把事情分派出去。
──分派别人完成工作。
8.接受干扰。
──过滤干扰,安排清静时间,以便完成工作。
9.变更优先次序。
──更新(重新安排)优先次序,衡量新的工作要求与现有优先次序之间的相对重要性,拒绝做不必要的改变,以免因为搁置工作及事后再继续工作而损失时间。
10.不完全或不可靠的资料妨碍了工作完成。
──取得适当资料有其必要;在展开工作之前,一定要取得必备资料。
十三、用人不当
成因
解决方法
1.不明白事情重要性。
──没有称职、训练有素的部属,就不可能有效授权。
把训练部属当做适当的优先工作。
2.始终没有参与或支持员工训练。
──这两项疏忽都意味:
把别人的优先次序排得很低。
主管参与训练员工应向下延伸两个阶层,以便在替换部属时有较佳人选。
3.选用部属的程序欠佳。
──看看别人的作法,研读与雇用、筛选员工程序有关的文章。
4.缺乏适当的员工需要评估。
──训练课程最终能否达成目标和成功,要看受训者与组织的需要是否得到清楚的评估而定。
5.没有追踪成果。
──没有追踪训练课程的成果,就难以判定其好处。
训练课程不但应该设定一些可以评量的目标,而且应该在课后分段评估受训者改变了哪些行为与态度。
6.财力有限。
──进行成本利润分析,记录想增加入手的人运用时间的状况,说明增加的人手会以什么代价做什么事情,以及得到新增人手协助的人,在多出来的时间里会完成什么工作。
7.现有员工的时间运用方式不佳。
──推行以每人每天节省二小时为目标的时间管理课程,追踪并加强这类课程,从中获得最大利益。
重新分配省下的时间。
8.优先工作未获处理。
──和老板探讨这种情况,并请求增加人手。
如果遇到拒绝,就重新编排工作优先次序,让老板知道在人手有限的情况下,可以完成和不能完成的事情。
十四、社交闲谈
成因
解决方法
1.偶然需要换换步调和渴望变换场合。
──控制这种行动,并在沉溺于这种欲望时,先替别人想想,别去干扰他们,应该找个没人工作的地方(如:
咖啡店)休息。
2.具有交际的本能承认这点乐在社交。
──承认这点,并在适当时候(如:
喝咖啡休息时)才进行社交,持之以恒完成优先工作。
3.好奇心驱使。
──承认这点并加以控制。
4.渴望保持消息灵通。
──计划以有系统的方式取得必需的资讯。
5.唯恐冒犯别人。
──直话直说,向人致谦,并提议喝咖啡或吃午餐时再见面。
6.没办法终止谈话。
──培养这方面的技巧。
7.无法拒绝。
──培养这方面的能力,坦率直言并保持圆滑,适时向人致谦。
8.认为社交对自己的工作很重要。
──分清使沟通管道畅通和进行没必要的社交之间的差别。
别人也很忙,考虑到他们也许会认为他们是为了你才与你闲聊的。
9.对象是老板、赖着不走的朋友。
──培养微妙的应付技巧,提醒老板你必须帮他做某些事情,让老板看到你正在被干扰的样子。
请你的朋友回去干活儿;有话直说,暗示你有优先工作要完成。
10.办公地点不佳,人来人往,没有遮掩、房门或私人办公室。
──如有可能、换个地点。
找个地方躲起来,记下工作日志,让老板知道办公地点不佳会如何浪费时间。
十五、权责混淆
成因
解决方法
1.未能与主管理清确实的责任。
──准备一份工作责任清单,取得主管的同意。
2.没有职务责任或工作项目说明。
──写好一份说明,与老板讨论,取得同意,其中要写明责和职权。
3.工作项目与他人重叠。
──找出重叠的范围,将之删除。
4.职权被别人僭越。
──找出僭越之处,与老板讨论,然后理清。
坚持如果职权有问题,就必须限制对等的职责。
5.有责无权。
──坚持获得与责任对等的职权。
你有义务获得执行任务的权力。
6.头衔未交代清楚。
──头衔可让大家清楚知道权力所在,因此一定要把真正的职权说清楚,以免造成混淆。
7.组织图混乱不清或根本没有。
──组织图提供了职权关系的骨架,对于理清组织内部权责的界限很重要。
8.工作项目及说明大笼统。
──拟出明确的工作项目说明,内容要钜细靡遗,含盖个人所有的职责。
9.没有强调承担责任及发挥主动精神的重要性。
──通过为结果负责、表扬与奖励勤奋工作、褒奖仪式、酬谢优良表现、调薪、升迁等方式来强调。
10.员工不愿接受责任。
──管理阶层应慎选员工,提供训练,给予奖励。
十六、沟通不良
成因
解决方法
1.不明白事情重要性。
──认清事情重要性,阅读本书相关章节,并做到测验。
2.没有时间。
──找时间沟通。
排好工作优先次序,就保证有时间。
3.没有倾听或心不在焉。
──培养及练习倾听技巧。
4.沟通目的不明。
──澄清沟通的目的。
5.用错管道。
──选择适当的沟通管道(如:
电话、书信、便条、会议)。
6.时机不当。
──选择适当时机。
7.沟通机会不够。
──评估资讯流通的合理需要,透过干部会议、组织刊物、
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