九华山维景庆典方案简板1mdoc121.docx
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九华山维景庆典方案简板1mdoc121
九华山维景国际大酒店试营业庆典方案
策划人-------------刘峰
二零一一年九月三日
九华山维景国际大酒店试营业庆典
2011年9月23日九华山维景国际大酒店试营业庆典,务求各项组织工作顺利进行,确保工作圆满成功,特拟如下计划上呈,望领导审批:
一、组织:
为了使整个庆典活动工作能统一指挥,更好地协调各部门工作,
建议成立:
九华山维景国际大酒店开业庆典活动指挥小组,直接指导和组织这两项活动。
组长:
马总
副组长:
李军
总协调:
刘峰
宣传:
陈小卯
组员:
刘先琼、刘志强、张家旺、
二、庆典活动策划
规模:
计划邀请出席观礼嘉宾:
参加维景国际大酒店建设的各施工单位、九华山风景区各旅社、港中旅总部;安排全酒店100多员工参加,全情投入,共同见证和大力宣传九华山维景国际大酒店试营业历史时刻。
目的:
确定九华山维景国际大酒店试营业,提升酒店在九华山地区乃至全省的知名度。
以此为契机,全面完成各施工进度,尽早完成酒店全面开业任务。
意义:
通过举办本次庆典活动,在九华山维景国际大酒店营造热烈、欢乐、祥和的气氛并祝九华山维景国际大酒店生意兴隆、美誉满载。
激励员工士气,轰动消费市场。
场面:
对施工建设方辛勤努力感谢,为合作伙伴对酒店的详细介绍,向来自兄弟单位虚心听取意见,小范围测试酒店接待能力。
跟进部门/人
(一)嘉宾名单拟定计划:
嘉宾类别:
一、建设施工单位(由项目部提供具体名单)
二、九华山地区旅行社
三、港中旅总部领导(电话通知)
传媒记者:
池州日报新闻记者
酒店同业嘉宾:
略
(拟出计划上报桂太审批决定)
备注:
(1)9月15日前将各类名单送到董事长办公室汇总。
(2)9月15日前确定名单并安排各项接待工作(接待级别)
(3)9月18日前邮寄或派发请柬(要求回执以便安排住宿接送)
(4)建议传媒记者红包标准为池州市每人xxx元,请业主决定。
(二)庆典场景布置:
热烈庆祝九华山维景国际大酒店试营业!
宣传:
1、酒店大门口摆放拱门一个,
内容:
热烈庆祝九华山维景国际大酒店隆重试营业!
2、大堂、宴会地点各挂横幅标语1条,
内容:
热烈欢迎各位嘉宾和酒店同仁莅临指导!
3、相关公共地区摆放导向指示牌。
内容:
嘉宾休息区!
4、酒店正面由台阶经大堂至电梯口铺VIP红地毯。
5、大堂设立宾客签到处(准备有关物品)
(1)准备签到台(签到簿、签到笔、嘉宾牌等)
(2)准备名人题名簿及所需一套纸、笔、墨、砚等物品。
6、用餐地点(中、西餐厅)摆好指示牌如“****用餐请到西餐厅”
7、试营业仪式庆典会场布置:
(1)司仪台布置:
鲜花、麦克风等
(2)酒店宣传册、、、等有关宣传资料。
(三)九华山维景国际大酒店试营业庆典程序:
(时间:
2011年9月23日,地点:
酒店正门前台阶)
9月22日:
08:
00试营业庆典准备工作(最后一次检查)
08:
30试营业庆典会场全面布置完毕。
9月23日09:
00迎宾仪式:
音乐播放《迎宾曲》
停车指引:
(1)正门:
迎宾小姐迎宾:
4名,及全体总监以上人员
(2)接待指引人员:
15名(后线文员及销售人员担任)带客人参观酒店或带到休息地点(大堂吧、西餐厅、)
注意:
A.贵宾领入贵宾休息厅,其他人员领入大堂吧及西餐厅休息。
B.请公司领导、参加迎宾人员在一楼大厅迎接来宾到场,并配合嘉宾签到。
C.重要客人由高层领导陪同参观酒店,介绍酒店功能设施。
(3)服务人员负责给各区域的客人上茶或饮品。
(4)10:
00试营业庆典正式开始
司仪:
敬请领导宣读:
“开业祝词”。
随后宣布:
九华山维景国际大酒店试营业庆典开始。
司仪:
敬请XXX致辞。
敬请XXX致辞
司仪主持揭幕仪式并宣布“九华山维景国际大酒店试营业仪式”现在开始。
(同时)△鸣炮庆贺(放鞭炮万头)
△放七彩气球(数量)
△鸣放彩花
11:
00剪彩开始
11:
15司仪宣布典礼结束
(四)九华山维景国际大酒店试营业庆典午宴(11:
30时)
司仪宣布:
(1)贵宾请移步到x层xxx餐厅就餐
(VIP贵宾在中餐厅就餐)
(2)嘉宾凭礼品券到礼宾部取礼品(设大堂xxx侧)
(3)各部门第一负责人,负责相关工作,并随时待命,市场部员工及行政部XX在主要场景负责拍摄。
(4)请XXX师傅到场拍摄
请。
。
。
电视台、到场拍摄。
(五)试营业庆典各部门工作责任
1、房务部:
负责安排车辆到指定地点接送有关嘉宾;
配合大堂及楼层场景布置;
负责酒店公共区域清洁工作;
公共洗手间设专职保洁人员;
负责礼宾人员、迎宾小姐、嘉宾签到、佩戴胸花;
负责嘉宾住宿安排及客人当天礼品摆放位置;
9月23日及24日预留置房间(待定)
负责整个酒店鲜花布置;
与市场营销部、财务部共同协商针对当日住店宾客的奖励或优惠措施。
2、餐饮部:
安排嘉宾及客人一切饮食活动(自助餐及包厢围餐暂定一桌);
安排餐厅所有场景布置;
提供详尽餐饮宣传内容交付市场营销部制作广告;
安排迎宾小姐负责掺挽在典礼上发言的嘉宾上下主席台。
负责餐厅内鲜花布置。
3、市场营销
宣传册设计制作;
制作当天活动程序安排表;
负责接待重要客人及带领客人参观酒店设施;
负责制作各部门宣传海报牌及宣传品;
负责跟进电视广告及报纸广告等媒介宣传;
负责酒店部份嘉宾名单的落实及联系邀请;
负责邮寄和派发该次活动有关信息;
与房务部、财务部共同协商针对当日住店宾客的奖励或优惠措施。
负责起草总经理致住店宾客感谢信。
5、保安部
负责客人车辆停放指引和车辆疏导;提早预留车位;
监管停车场及所属区域内清洁工作;
组织“升旗队”负责典礼上国旗,集团旗和酒店旗的升挂仪式;
派遣保安员在酒店各处巡逻和维持秩序,遇到突发事件保护主要领导和嘉宾要员;
具体落实防火工作;
负责一切现场的保安工作
6、工程部
负责协助制作场景布置所需的主席台和模型;
负责酒店横幅、串旗、氢气球、彩带、彩旗、小气球等悬挂插装;
负责音响调试工作
酒店工程正常运作;
绝对保证用电、用水、用气供应安全;
7、财务部
负责试营业庆典费用的预算及控制
负责采购该次活动场景布置所需用品
负责采购总公司确定后的礼品并发放;
负责接收嘉宾礼品并做详细登记、存档
负责准备部分现金,经作急用。
与市场营销部、房务部共同协商针对当日住店宾客的奖励或优惠措施。
8、人力资源部
(1)协调及组织各部门人员为庆典做好服务工作。
(2)礼仪小姐4名,指引15人的挑选。
所有物品准备务必于9月20日前落实完毕。
统一彩排工作初步订于9月21日进行。
2011年9月22日准备工作程序安排
庆典活动指挥小组成员于2011年9月22日下午全面检查各项准备工作的落实情况:
1、按计划规定的彩旗、彩灯、横幅标语、欢迎牌、导向牌安排。
2、按原计划规定的签到台、签到用品、礼品发放处、红地毯、主会场等有关布置。
3、按原计划规定的停车区域安排。
4、餐饮设备及用餐地点等各项工作安排。
5、揭幕道具、鞭炮、司仪台、座椅、七彩汽球彩花等各项物品安排。
6、大型氢气球的安排。
7、嘉宾名单的审查、定位安排。
8、员工仪容仪表及礼仪礼貌情况。
9、医疗急救服务点的安排。
10、来宾住宿事宜。
11、来宾参观酒店事宜。
12、来宾机票、车票事宜。
二、2011年9月22日庆典礼仪程序安排
1、房务部人员08:
00时确认签到台、签到椅:
摆好放嘉宾签到簿、签到笔;摆放好嘉宾胸花、胸牌(地点:
进酒店大堂右侧(4座位)刘先琼负责)
⑴负责部门:
前厅部⑵参加人数:
4人(接待2人,行李2人)
⑶负责人:
曹经理
⑷工作职责:
确保嘉宾签到所需各项物品准时到位,保质保量。
协助嘉宾签到协助嘉宾佩戴胸花、胸牌。
⑸工作时间:
08:
00-11:
30
(9月22日18:
00时前将签到台、签到椅摆放到位;8月26日将签到簿、签到笔等相关物品采买到位)
2、房务部人员08:
00时确认题辞台、题辞椅;摆放好名人题辞簿、题辞笔。
(地点:
进酒店大堂左侧4座位蔡经理负责)
1负责部门:
前厅部⑵参加人数:
2人
⑶负责人:
蔡经理
⑷工作职责:
确保嘉宾题辞气氛、顺利
⑸工作时间:
08:
00-11:
30
(9月22日18:
00时前将题辞台、题辞椅摆放到位;)
⑴负责部门:
财务部
2参加人数:
3
3负责人:
张家旺
⑷工作职责:
大堂门口两边站立迎候,1层、自助餐现场、中餐厅待客服务;引导来宾到达指定用餐地点。
⑸工作时间:
08:
00-11:
30
A组负责区域()
A组组长组员:
B组负责区域()
B组组长组员:
4、房务部人员08:
00时将VIP红地毯按标准铺好(曹经理负责)
1)负责部门:
PA部2)参加人数4人(PA4人)
3)负责人:
曹经理
4)工作职责:
按标准铺好红地毯,活动过程中安排专人及时进行清理。
5)工作时间:
08:
00-11:
30
(月日18:
00时前将红地毯洗净、叠好,存入在PA)
5、客务部人员08:
00时落实司仪台、鲜花及椅子布置(zz负责)
1)负责部门:
PA部2)参加人数4人(PA4人)
3)负责人:
PA主管
4)工作职责:
确保司仪台及鲜花布置按时到位。
5)工作时间:
08:
00-11:
30
(月日08:
00时前将司仪台、鲜花及30把原中餐椅摆放到位,接待所用鲜花于9月22日18:
00时前申购到位并集中在客房服务中心)
6、房务部人员08:
00时检查大堂装饰情况(XXX负责)
1)负责部门:
PA部2)参加人数2人(PA2人)
3)负责人:
曹经理
4)工作职责:
按标准布置,按时间撤掉。
5)工作时间:
08:
00-11:
30
(月日14:
00时前将彩布送洗衣厂洗净、叠好,存入在PA工作间,月日18:
00前将色彩布按标准布置在相关区域;预计于月日18:
00前撤掉。
)
7、房务部人员负责酒店大堂门口两边摆放花篮、花牌及统计工作(XX负责)
1)负责部门:
PA部2)参加人数2人(PA2人)
3)负责人:
PA主管
4)工作职责:
按标准摆放整齐,数量统计清楚。
5)工作时间:
08:
00-11:
30
(具体数量、款式由房务部总监或市场营销部总监落实相关事项;月日收到具体数量后,到现场商议摆放标准。
)
8、房务人员负责礼品发放工作(XX负责)
1)负责部门:
礼宾部2)参加人数4人(PA4人)
3)负责人:
蔡经理
4)工作职责:
确保嘉宾领取礼品准确、及时。
5)工作时间:
08:
00-11:
30
(月日18:
00时前确认礼品存入和发放事宜)
9、房务部做好嘉宾住宿事宜(XX负责)
1)负责部门:
前厅部2)参加人数:
预订部、前台接待、客房部
3)负责人:
蔡经理
4)工作职责:
保证预订准确、接待顺利、住房满意。
5)工作时间:
24小时
6)入住前房间各项服务设施功能正常
7)房间清洁卫生处于良好状态
8)房间提供鲜花、水果、董事长和总经理名片、欢迎信
9)按VIP接待程序提供服务
10)提前预留房间,做好房间分配表
10、房务部做好车辆安排用接送嘉宾准备(XX负责)
1)负责部门:
车队2)参加人数:
全体司机
3)负责人:
蔡经理
4)工作职责:
严格考勤,按单发车,做好登记,保证安全。
5)工作时间:
07:
30-22:
30
13、车辆管理(闫祖松负责)
1)负责部门:
保安部
2)负责人:
闫祖松
3)参加人数:
6
4)工作职责:
酒店正门两侧预留车位,引导嘉宾车辆停放,维护交通秩序,确保车辆安全。
5)岗位分布:
6)工作时间:
14、升旗仪式(XX负责)
1)负责部门:
保安部
2)负责人:
闫祖松
3)参加人数:
4)工作职责:
规范升旗(长升国旗,而后同时升公司旗和酒店旗)
5)长旗队队型:
扛旗3人
护旗3人
6)工作时间:
(升旗后所有人员至警务处集合待命)(升旗前后及升旗过程中工程部做好播放相应乐曲准备)
15、燃放鞭炮(XX负责)
1)负责部门:
保安部
2)负责人:
闫祖松
3)参加人数:
2
4)工作职责:
安全、准时燃放鞭炮(万头)
5)燃放地点:
(此处严禁停车)
6)工作时间:
(燃放后所有人员至警务处集合待命)
16、试营业庆典仪式现场保卫(XX负责)
1)负责部门:
保安部
2)负责人:
3)参加人数:
4)工作职责:
保障主席台秩序良好,确保主要领导及贵宾人身安全。
5)岗位分布:
主席台两侧:
各X人,主席台后線:
X人,主席台左右侧線各X人
6)工作时间:
(过后所有人员至警务处集合待命)
17、酒店内区治安及防火巡逻(XX负责)
1)负责部门:
保安部
2)负责人:
3)参加人数:
4)工作职责:
巡逻酒店各区,防止不法分子进入酒店进行破坏活动,确保酒店内区治安秩序及防火情况处于正常状态。
5)岗位分布:
6)工作时间:
(所有人员至指定地点集合待命)
18、鸡尾酒会(XX负责)
1)负责部门:
西餐厅
2)负责人:
1名主管、3名领班、20名服务员
3)参加人数:
协调员:
4)工作职责:
确保酒水出品要求及卫生标准;营造热烈气氛;确保酒会顺利运作,妥当处理突发事件。
5)工作时间:
6)档位分布、长方形工作台及人员安排
7)器皿(根据客情准备)
8)台裙张,台布张(大),杯布条,大头针及绸布适量。
9)饮料品种(根据自助餐菜单)
备注:
A,每人自备白手套1双
B,以上所有准备工作必须于9月22日07:
30分前准备完毕。
10)其他方面:
9月22日时所有人员到西餐酒吧台开会,做最后布置工作。
时开始调制相关饮品及预备直接出品酒水
时开始倒入相关饮品,进入服务状态
要以良好的精神面貌招呼前来领取饮品的客人;确保各个区域饮品数量够用,饮料充足,根据器皿使用情况,及时调拨,确保无误;洒会结束后迅速撤台,领班负责统计各个区域剩余酒水、饮料数量;所有工作人员负责各自场地卫生,归还所借物品。
19、自助餐(汪华、负责)
1)负责人:
2)参加人数:
3)负责人:
4)工作职责:
保证用餐接待工作顺利进行;保证出品质量
5)工作时间:
6)区域摆设张布菲台,中间场地摆设围(包括会议室)
7)菜单另附
20、中餐厅贵宾用餐(陈海燕负责)
1)负责部门:
中餐部
2)参加人数:
全体人员
3)负责人:
4)工作职责:
保证VIP贵宾用餐接待工作顺利进行;保证出品质量。
5)用餐地点:
二楼宴会厅
6)工作时间:
待定
21、西餐厅场地准备(xxx负责)
1)负责部门:
西餐厅
2)参加人数:
全体人员
3)负责人:
4)工作职责:
保证嘉宾用餐顺利进行
5)用餐地点:
一楼西餐厅
6)工作时间:
5)工作时间:
22、物品采购(XX负责)
1)负责部门:
采购部
2)参加人数:
全体人员
3)负责人:
张家旺
4)工作职责:
保证准时、质优、价㾾。
5)工作时间:
正常工作时间(特殊情况提前通知)
23、财务保障(XX负责)
1)负责部门:
财务部
2)参加人数:
5人(发放礼品:
接收礼金:
)
3)负责人:
张家旺
4)工作职责:
保证发放礼品和接收礼金准确无误。
5)工作时间:
6)做好挂牌庆典仪式费用的预算和控制
7)所有物品准备工作务必于9月21日前落实完毕
8)9月20日前采购完毕总公司确定后的礼品
9)负责接收嘉宾礼品并做好详细登记、存档、及时和上及领导汇报
10)准备部份现金以作急用。
28、其他活动安排(XX负责)
1)负责部门:
总公司行政部
2)参加人数:
3)负责人:
陈小卯
4)工作职责:
5)工作时间:
三、预算:
项目
价格
备注
装饰
3500元
拱门、横幅、空飘等装饰
自助餐
120人×100元=12000元
中午自助餐、鸡尾酒等
中餐
20人×200元=4000元
VIP用餐
其他
3000元
购买题名簿、笔等用品
合计:
22500元
序号
名称
规格
数量
单价(元)
合计(元)
年月日
备注
1.
彩虹门
1座
300.00
300
2.
地毯
8.00
400
3.
花篮
1个
100.00
2000
4.
摄像
800.00
800
2个盘
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