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费用报销规定
内蒙古蒙东现代能源有限公司费用报销规定
第一章总则
第一条为加强内蒙古蒙东现代能源有限公司(以下简称现代能源公司)财务管理,规范费用报销流程,合理控制费用开支,根据内蒙古蒙东现代能源有限公司财务制度管理方法,结合公司实际情况制定本单位在筹建期间所使用的相关费用和报销情况。
第二条适用范围:
公司全体员工费用报销的申报、审批以及财务账务处理。
第三条各类费用的界限划分:
各类费用是指公司基础建设和生产经营过程中发生的:
待摊投资支出以及建设单位的管理费。
1.待摊投资支出是指建设单位按项目概算内容发生的,按照规定应当分摊计人交付使用资产价值的各项费用支出,包括:
建设单位管理费、土地征用及迁移补偿费、土地复垦及补偿费、勘察设计费、研究试验费、可行性研究费、临时设施费、设备检验费、负荷联合试车费、合同公证及工程质量监理费、(贷款)项目评估费、国外借款手续费及承诺费、社会中介机构审计(查)费、招投标费、经济合同仲裁费、诉讼费、律师代理费、土地使用税、耕地占用税、车船使用税、汇兑损益、报废工程损失、坏账损失、借款利息、固定资产损失、器材处理亏损、设备盘亏及毁损、调整器材调拨价格折价、企业债券发行费用、航道维护费、航标设施费、航测费、其他待摊投资等。
2.建设单位管理费是指建设单位从项目开工之日起至办理竣工财务决算之日止发生的管理性质的开支。
包括:
不在原单位发工资的工作人员工资、基本养老保险费、基本医疗保险费、失业保险费,办公费、差旅交通费、劳动保护费、工具用具使用费、固定资产使用费、零星购置费、招募生产工人费、技术图书资料费、印花税、业务招待费、施工现场津贴、竣工验收费和其他管理性质开支。
3.设备材料采购费:
指公司基础建设时产生的经营、购买各类材料和入库前的各类费用。
4.小额材料费:
指临时在公司范围内不必算入经营成本;价值在200元以下的材料费,设施、设备等费用。
5.行政办公费:
指维护基础建设和生产经营所发生的:
交通费,通讯费,资料费,办公耗材及其他办公费用。
【管理费用:
指企业为组织和管理生产经营发生的各种费用,包括企业在筹建期间内发生的开办费(筹建费)、行政管理部门在企业的经营管理中使用的费用以及由企业统一负担的经费(包括物料消耗、低值易耗品摊销、办公费)、各项在筹建期间应当缴纳的各项税费。
】
6.职工薪酬及福利费:
是指工资政策发放的各类工资、补贴、津贴及按法律上缴的各类相关费用。
7.财务费用:
指公司为融资业务发生的存贷款利息、银行手续费等(包括企业为筹集生产经营所需资金等发生的筹资费用,以及企业在商品销售时发生的现金折扣、汇兑损益及相关手续费等)
第二章费用报销
第四条:
员工报销时,必须取得真实合法、内容清晰完整的原始凭证,票据项目,如(抬头、公章、日期、内容)应当齐全,不得涂改;对于因污渍、残破而无法识别票面项目的一律不予报销。
第五条:
报销凭证需以正规发票加盖单位公章(以国税发票为标准)当次报销的金额应当与当次发生的相关费用一致。
报销时,应先认真填写费用报销单,当事人应按费用报销单上的明细内容,将对应的费用单据加以整理归类,认真填写,不得出现任何虚假的情况;规范粘贴,粘贴过程中应区别费用性质分类粘贴,便于归类计算整理。
第六条:
无论金额大小,必须使用发票原件,不准以任何理由以其他票据代替原始凭报销并入账。
涉及到一些小额材料费用报销的情况时,应附上相应的入库及出库单,并在出库单上注明具体使用部门和使用人员。
第七条:
由于该公司正处于紧张的筹备建设阶段,除以上费用以外,再次使用的费用,需经相关负责人批准签字后,查明原因方可报销。
出纳初审后,交财务主管复核或总经理审批。
第八条:
报销时间:
每周周一至周四上午12点之前,报销人将粘贴好的票据交财务出纳处;每周周五财务部不负责审核相关的凭证以及办理报销手续等各项相关事宜;由于银行系统问题,每周六至周日不进行费用的报销,周一至周五下午五点以后,涉及到金额较大的跨行转账财务一律不予以受理。
第九条:
报销期限:
为了及时正确体现每月的成本费用,请及时报销,每项经济活动发生后的两周内,由经办人将发票与单据分类进行粘贴,填制报销单;最晚不超过一周,各部门有通讯费的请于每月月初报销,逾期不予报销,后果自负。
第三章交通费
第十条:
市区内因公外出的交通费,一般情况下,只允许报销公交费用,如发生出租车费用,报销时应注明事由,其事由必须真实,不得出现虚假的情况。
第十一条:
如下业务项目可以报销出租车票:
1.因与总经理或公司其他高层领导临时沟通工作,需要在较短时间内会见的;
2.因未提前安排,发生会见重要客户或者因重大业务沟通紧急需要,前往客户所在地或返回公司的;
3.因临时处理有时间限制的紧急业务的;
4.因工作需要,外出办事或者购买用品数量较多;
第十二条:
财务部主要负责审核每项资金的使用,是否在预算范围之内,是否超支;相关金额是否计算正确。
如经审核费用在预算范围之内且无超支,可以批准报销付款;各机构负责人使用的费用必须报财务总监审查签字。
第十三条:
加班交通费报销限于平时工作日晚20:
00后,及周末或国家法定节假日发生,其他时间一律不予报销。
如为特殊情况,应在提交时注明原因;交通费及加班交通费,需要按原始发票逐张提交,不可合并计算。
第四章公用经费
第十四条:
办公用品统一由综合部根据各部门申请购买计划进行集中采购,综合部指定专人管理,建立办公用品收、发、存台帐。
第十五条:
单笔采购金额在20000元以下的需经部门负责人签字后,报经行政综合部负责人签字,方可报销;涉及到20000以及50000元以上的,需提前写好申请,部门负责人签字后,提交给行政事务部负责人,经批准后,报总经理处签字,待总经理审核后方可到财务处报销,并提供相关的手续及证明文件。
第十六条:
涉及工程采购款的,单笔金额在20000元以下的需经部门负责人签字后,报经副总经理签字后,方可报销。
涉及到20000以及50000元以上的,需提前写好申请,经副总经理签字后,将相关申请以及报销凭证,报经比价部门比价后,待总经理签字后方可到财务处报销,并提供相关的手续及证明文件。
第十七条:
如遇特殊情况,预算外的开支需经相关负责人审核后交总经理审查签字,财务部负责审核后方可报销。
第十八条:
费用报销的内容必须真实,一经抽查发现此项业务发生的与所报销的金额不符,经办人要承担一定的赔偿责任,再次报销费用时,财务部有权拒绝办理。
第十九条:
费用报销必须是谁发生的谁报销,严禁代报,对发生的代报费用财务部门应拒绝办理。
费用中的报销人、审批人应坚持分权原则,对报销人、审批人为同一人签字的费用财务部门应进行相关的核实后,方可受理。
第五章差旅费
第二十条:
出差前需借款的,需凭《出差审批单》填写《借款单》到财务办理借款手续,并将《出差审批单》附在《借款单》后作为借款凭据。
出差必须附出差审批单,司机陪同领导在旗市区出差或接待除外。
第二十一条:
出差过程中发生的费用,必须凭发票报销,所开具的发票必须真实;财务会根据每个人出差的天数,给予补助。
(补助每天100元(指伙食补助),差旅费报销单中不允许有餐费发票,不报个人消费餐费)。
第二十二条:
出差时如遇特殊情况,有招待费用将招待费用单独开具发票填制报销单,附业务招待审批单,注明招待单位、事由、标准。
第二十三条:
乘坐飞机的,民航发展基金、燃油附加费可以凭据报销。
出差补贴按乘坐交通工具日期填报,乘坐飞机如保留登机牌可以使用登机牌填报补助,如果登机牌丢失,可使用机票复印件填报补助。
第二十四条:
实际发生住宿而无住宿费发票的,不得报销住宿费以及城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。
(见附表1)
第二十五条:
城市间交通费按乘坐交通工具的等级凭据报销,订票费、经批准发生的签转或退票费、交通意外保险费凭据报销,但交通费必须在出差日期范围内。
第二十六条:
差旅费报销时应当提供出差审批单、机票、车票、住宿费发票等凭证(所有的凭证后必须附上相关的明细),未按规定开支差旅费的,超支部分由个人自理。
如有特殊情况请领导批示。
第二十七条:
经办人员填制《差旅费报销单》,将《差旅费申请单》及所有与出差相关的原始凭据分类贴于粘贴单后,经财务人员审核,部门负责人签字、行政部门负责人、总经理(副总经理)签批后传财务人员处。
第二十八条:
审核人员将审核无误后单据传财务负责人签字,核算人员根据审核后签字齐全的原始凭证制单,原则上有借款的先冲销借款,冲销借款时,出纳给经办人员开具收据;如需报销现金大于借款金额,核算人员将付款原始凭证及记账凭证交予出纳,由出纳办理差额付款业务。
第六章业务招待费
第二十九条:
严格执行“先批后支”、“领导审批”的原则。
详细填写接待对象的单位、姓名、职务和公务活动项目、时间、场所、费用等内容。
经部门及总经理(或副总经理)批准后方可接待,特殊情况应在接待业务发生次日补办审批手续。
未经批准发生的业务招待费,财务一律不予受理。
第三十条:
接待对象应当按照规定标准用餐,并严格控制陪餐人数。
用餐应当以地方特色菜、家常菜为主,不得安排高档菜肴,不得提供香烟和高档酒水,不得使用私人会所、高消费餐饮场所。
第三十一条:
招待一般来宾来客属于业务接待50-80元/人,每席餐费不超过800元(十人标准、含酒水等),酒水标准白酒控制在100元/瓶以下。
招待政府部门领导、关联单位负责人等属于贵宾接待100-150元/人,每席餐费不超过1500元(十人标准、含酒水等),酒水标准白酒控制在200元/瓶以下。
第三十二条:
严格控制陪餐人数,接待对象在15人以上的按照规定标准安排自行用餐,15人以下或者不具备自行用餐条件的,可以按照规定标准安排套餐。
接待对象在10人以内的,陪餐人数不得超过3人;超过10人的,陪餐人数不得超过接待对象人数的三分之一。
烟酒、饮料不超过用餐总额的三分之一。
第三十三条:
应业务需要招待特殊客人,招待费用标准不受限制,但是必须经总经理同意后执行。
接待人员一般情况下由对口职能部门负责人与相关人员陪同,确因工作需要招待重要客人,各相关部门可请分管领导出席。
陪餐人数一般控制在2-3人,最多不超过需接待人员的1.5倍。
第三十四条:
发生的业务招待费要及时到财务部门报销,不得跨月,报销时附《业务招待审批表》。
第七章借款
第三十五条:
员工请假未回、调岗、离职、调动前必须清理完毕个人借款及手中报销单据,不得移交他人,未按规定执行而离职的,应承担相应的责任。
第三十六条:
未按规定期限冲帐、还款且未有正当理由的,财务在征得部门负责人、总经理(或副总经理)同意后通知人事处从其次月工资扣除,不足扣减的,结转下期继续扣减。
第三十七条:
借款人填写《借款单》,并标注还款日期,经部门负责人、总经理(或副总经理)签批后传财务审核人员处。
第三十八条:
审核人员将审核无误后单据传财务负责人签字,核算人员根据审核后签字齐全的原始凭证制单,核算人员将付款原始凭证及记帐凭证交予出纳,由出纳办理付款业务。
第三十九条:
出纳在收到经办人还款时,必须开具一式三联收据,一联传核算人员做帐,一联交经办人员,一联留存。
会计人员定期与出纳核对收据。
第八章财务部门的职责和权利
第四十条:
财务有权拒绝报销任何不真实的原始单据。
第四十一条:
财务人员应根据国家的制度和公司的规定,以及合同、协议、总经理批示的报告进行审核,对手续不完整的要求给予补充完整,对不符合规定的报销凭证予以拒绝并退还报销人。
第四十二条:
财务每月应汇总各机构费用明细、费用开支实际情况明细表报总经理、财务总监、各机构负责人审阅。
第四十三条:
对各项报销凭证,财务总监可再次审查,对可疑经济业务提出质询,拒绝不合理、不合规、不合法的报销凭证。
第四十四条:
出纳应对已按规定程序审批的报销凭证,进行最后一次全面的把关和审核,对不符合有关规定的凭证应予以拒绝。
第四十五条:
对各机构的正常性开支实行财务主管负责制,财务人员必须做到二周内处理完毕,不得无故拖延各机构的票据报销,否则给予公开批评和罚款。
第四十六条:
财务部将定期对各公司费用情况进行审查,对错报费用进行纠正,并分别向总经理、各机构负责人提交相关报告。
第四十七条:
本制度自发布之日起执行,本制度解释权归财务部,修改权由财务部修订后,报总经理审批后执行。
附1:
住宿费限额标准
序号
地区(城市)
住宿费限额标准(每人每天)
班子成员
(单间或标准间)
其他人员标准间
1
北京市
500
350
2
天津市
450
320
3
河北省(石家庄)
480
310
4
山西省(太原)
480
310
5
内蒙古(呼和浩特)
460
320
6
辽宁省(沈阳)
480
330
7
大连市
490
340
8
吉林省(长春)
450
340
9
黑龙江省(哈尔滨)
450
310
10
上海市
500
350
11
江苏省(南京)
490
340
12
浙江省(杭州)
490
340
13
宁波市
450
330
14
安徽省(合肥)
460
310
15
福建省(福州)
480
330
16
厦门市
490
340
17
江西省(南昌)
470
320
18
山东省(济南)
480
330
19
青岛市
490
340
20
河南省(郑州)
480
330
21
湖北省(武汉)
480
320
22
湖南省(长沙)
450
330
23
广东省(广州)
500
350
24
深圳市
500
350
25
广 西(南宁)
470
330
26
海南省(海口)
500
350
27
重庆市
480
330
28
四川省(成都)
470
320
29
贵州省(贵阳)
470
320
30
云南省(昆明)
480
330
31
西 藏(拉萨)
500
350
32
陕西省(西安)
460
320
33
甘肃省(兰州)
470
330
34
青海省(西宁)
500
350
35
宁 夏(银川)
470
330
36
新 疆(乌鲁木齐)
480
340
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