项目资料管理办法汇总.docx
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项目资料管理办法汇总
合众××××
项目资料管理办法
第一章编制目的
为进一步加强事业部和项目公司对项目资料的管理,使各项目的工程实施各环节保持受控状态,具备可追溯性,特制定本办法。
第二章适用范围
本办法适用于事业部所辖的所有开发项目
第三章责任人
项目公司主管工程的副总经理
第四章管理职责
4.1项目公司使用的图纸、图集、规范等各类文件及相关分项工程的专家论证会等各种会议纪要均由项目公司资料员统一管理。
4.2资料员负责项目的资料管理工作,包括但不限于建立目录、建立收发文台账、借阅管理以及存档备查等。
4.3项目公司各部门专业工程师应及时协助资料员做好现场资料的收集、整理和归档工作,确保工程项目资料的及时、完整和有效。
第五章管理要求
5.1借阅工程资料必须履行借阅手续,不得涂改、遗失、更换。
5.2项目各种指令性文件,如通知、报告等应采取书面形式。
5.3项目公司所有对内、对外文件资料必须按职责规定权限审查签发,并由资料员统一编号管理。
5.4文件在接收后,经部门经理批阅,由相关人员传阅,专业工程师回复、转发或协调处理后收存。
5.5施工单位负责工程资料的编制,项目公司工程管理部应根据当地主管部门的规定对工程资料进行管理。
工程管理部每月应对施工资料进行检查,在竣工前一个月进行集中督导。
5.6工程竣工验收后一个月内,由工程管理部督促施工单位按规范要求进行组卷,并将工程立项、设计、报建、验收等资料立卷,和施工单位所交资料进行汇总整理并编制移交目录。
5.7工程竣工验收后三个月内向城建档案馆和事业部档案管理部门移交完整的工程资料。
5.8工程资料的归档范围、组卷排列顺序、案卷编目、案卷装订、案卷格式、移交等都必须符合国家及当地资料管理规范的要求。
5.9工程资料要定期检查,做到帐物相符。
案卷根据保密级别不同而分别标注,妥善保管。
借阅资料者必须事先进行登记,填写资料借阅清单后,方可进行借阅。
重要资料的借阅和外单位借阅需经部门主管领导审批。
5.10工程项目结束后,所有资料移交事业部档案管理部门。
按照资料管理规范,需要永久保存的资料由事业部档案管理部门负责管理和保存。
第六章资料编号
项目资料应按照下列原则进行统一编号:
BDC-◆◆■■-●●-▲▲-★★-YY-001
◆◆:
项目公司简称的首字母缩写
举例:
公司简称
武汉
沈阳
……
……
代码
WH
SY
■■:
项目简称的首字母及开发期号缩写
编号举例:
项目名称
蔡甸一期
光谷一期
……
代码
CD1
GG1
●●:
部门简称的首字母缩写
编号举例:
部门名称
工程
设
计
成
本
…
…
代码
GC
SJ
CB
▲▲:
卷号
归档资料的卷号,见附表。
★★:
文件类别编号
归档资料的文件类别编号,见附表。
YY-001:
文件编号
其中前两位“YY”为年度的后两位,“001”为文件的统一编号。
例:
不动产武汉蔡甸项目一期的工程管理部工程类合同2011年第一份
编号为:
BDC-WHCD1-GC-04-01-11-001
××××资料管理体系
卷号
卷名
文件类别
文件类别编号
备注
01
管理体系文件
工程管理部管理制度
01
书面★
工程管理部员工培训记录
02
书面
法律、法规文件清单
03
电子
施工现场管理文件
04
建设单位资料明细
04-1
监理单位需报备资料明细
04-2
施工单位需报备资料明细
其他
05
02
往来文件
政府文件
01
书面★
公司文件
02
书面★
内部工作联系单
03
书面
外部工作联系单
04
书面、电子版
图纸清单
05
书面、电子版
其他
06
03
工程管理资料
进场确认单
01
复印件
场地移交记录
02
书面
专业验收记录
03
书面
竣工验收单
04
书面
竣工备案表
05
书面★
资金计划(年/月)
06
书面
工程移交资料单
07
(含承包商之间的移交资料、工程向客服物业的移交资料)
工程配合指引
08
电子版
项目月报
09
电子版★
工程质量控制点目录
10
电子版★
施工样板确认单
11
书面
施工日志
12
书面
质量、安全隐患检查记录
13
电子版
报告、请示文件
14
书面
施工通知
15
书面
水电费分摊
16
书面(随时发生随时存档)
其他
17
04
合同管理
工程合同
01
复印件
材料合同
02
复印件
设计合同
03
复印件
策划合同
04
复印件
咨询合同
05
复印件
其他合同
06
复印件
工程款支付台帐
07
电子版
请款单(工程款)
08
书面
其他
09
05
工程签证
现场签证
01
复印件
奖励/罚款通知单
02
书面、电子版
工程往来扣款单
03
书面、电子版
其他
04
06
计划管理
项目发展节点计划
01
书面★
总进度计划及评审记录
02
电子版★
项目管理部年度工作计划
03
(网络图)书面★
封样、限价,分包商进场及甲供材进场计划
04
(施工单位报)电子版
工作计划完成情况
05
(施工单位报)书面
计划调整报审表
06
电子版★
其他
07
07
技术管理
施工组织设计报审表
01
电子版★
施工方案报审表
02
电子版
建筑用地钉桩测量成果报告书
03
复印件
沉降及变形观测记录
04
书面
重大问题处理案例
05
书面、电子版★
其他
06
08
变更/洽商
图纸评审记录
01
书面、电子版
图纸会审记录
02
书面、电子版
变更洽商台帐
03
书面、电子版
设计变更
04
书面、电子版
工程洽商
05
书面、电子版
其他
06
09
材料管理
材料排产通知单
01
书面、电子版
甲供物资进场验收记录
02
书面
甲供物资进货台帐
03
书面
合同内供货完成确认单
04
(供货完成后)书面
其他
05
10
会议纪要(附会议签到表)
甲方工程例会纪要
01
书面
监理例会纪要
02
书面
项目管理部专题会议纪要
03
书面
监理专题会议纪要
04
书面
工程验收专题会议纪要
05
书面
其他
06
11
监理工作检查
监理月报及审核意见
01
书面
监理规划、监理细则
02
书面
监理人员登记表及架构
03
书面
监理工程质量评估报告
04
书面
监理工作总结
05
书面
其他
06
12
项目总结及后评估
《XX项目工程阶段性总结》
01
电子版★
《XX项目后评估报告》
02
电子版★
其他
03
注:
文件中加★为需要上报事业部的文件
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
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