档案管理学导论.pptx
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档案管理学档案管理学公共管理学院公共管理学院史史江江导导论论v一、档案管理学的历史与现状v1.档案管理学的建立与档案学的形成。
v外国:
16世纪-18世纪,德国的拉明根、意大利的波利法西奥等v中国:
20世纪20、30年代,周连宽、程长源、何鲁成等v2.档案管理学的现状。
v对象:
公务档案(文书档案、行政管理档案)v地位:
档案学的主干课程、档案学科的核心与基础v关于本书的特点二、档案管理基本理论v1.档案管理工作的基本内容(见后图)。
v实体控制:
收集、鉴定、整理、保管v信息管理:
检索、提供利用、编研、登记统计v2.档案管理的逻辑方法与历史方法。
v逻辑方法:
事由原则,多用于档案信息管理中。
v历史方法:
来源原则,多用于档案实体控制中。
档案工作内容图示实体控制收集鉴定整理保管实体控制信息管理收集检索提供利用编研登记、统计三、全宗原则档案实体管理的理论基石v1.全宗与全宗原则的基本含义v全宗:
一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体,是档案馆档案的第一层分类、管理单位。
v全宗原则:
在管理中,同一全宗的档案不容分散,不同全宗的档案不容混淆。
v2.全宗原则面临的问题与挑战v同一组织中的分散性v不同组织之间的复杂性v电子文件与纸质文件的差异性四、开发利用档案信息档案管理的目的与动力v1.改变传统观念,树立为全社会提供全面信息服务的开放性档案管理思想。
v2.加强档案宣传、沟通社会联系,提高档案界的社会意识和社会的档案意识。
v3.变被动式提供利用为被动主动并举,大力开发档案信息资源。
v4.以开发利用档案信息作为档案管理工作的内在推动力,做好各项业务工作。
第一章第一章档案价值的鉴定档案价值的鉴定v第一节档案鉴定工作的内容和意义v第二节鉴定档案价值的原则和标准v第三节档案保管期限表v第四节档案鉴定工作的制度和组织第一节档案鉴定工作的内容和意义一、内容1、制定标准:
依据2006年9月19日国家档案局第八号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,结合本机关的实际情况,编制本机关或本系统的档案保管期限表,此表要经过本机关领导审批后执行,并报同级档案行政管理部门备案。
2、确定期限;3、剔出无保存价值的档案,销毁。
二、意义已废止的文书档案保管期限表第二节鉴定档案价值的原则和标准一、决定档案保存价值的因素1、档案自身的特点和状况档案的内容、来源、形式以及其他各种情况,影响着档案是否有保存价值,有什么样的保存价值。
2、社会利用需求国家各项事业、党和国家各项工作、广大干部和人民群众对各种档案利用的需求,影响着档案的保存价值。
上述决定档案保存价值的两个方面的因素,是相互作用、辩证统一的。
档案客体,是档案社会价值的物质承担者;利用档案的需要,是档案价值实现的社会条件,两方面的因素,都是客观存在的。
二、鉴定档案价值的原则v
(一)从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值v
(二)全面的观点1、鉴定时,不仅要看到局部,也要看到整体,既要考虑到本单位的利用,也要考虑到社会的需求。
机关档案的鉴定存在的问题,往往只顾到本机关的利用。
2、鉴定时,还要看到全宗之间及全宗群的联系,甚至要考虑到国家全部档案。
3、要从把档案移交到档案馆的角度来考虑,既要考虑到进馆档案的完整性,也要考虑避免馆内档案的过多的重复。
重复在档案馆是不可避免的和必要的,允许少量的重复、必要合理的重复。
v(三)历史的观点档案本身就是历史的记录,它是在一定的历史条件下产生的,因此鉴定时应当用历史唯物主义的观点来分析档案的价值。
根据档案产生的时代背景、具体的事件、本身的历史作用等方面来预测档案的历史价值、反对狭隘的实用主义观点。
v(四)发展的观点社会不断向前发展,这决定了档案的价值不断发生变化。
在鉴定时,不仅要看到档案在当前的作用,并要估计和预测档案在将来的作用,为子孙后代利用档案着想。
v(五)效益的观点当前人们认为,在分析档案价值时要考虑到收益与付出之比,只有当档案发挥的作用超过因保存档案所付出的代价时才判定其具有保存价值。
三、分析档案价值的方法v总方法:
档案保存价值的确定应当以反映本机关的主要职能活动为出发点,以分析档案内容为中心,结合考虑档案的作者,形成时间,名称,完整程度、可靠性、有效性以及外型特点等因素。
研究过去档案的被利用情况,全面地估计和预测对档案的利用需求,正确判定档案的保存价值。
v具体方法:
直接鉴定法要求鉴定人员逐件逐张地审查档案材料的价值,从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面,去全面考查它的价值。
四、鉴定档案价值的标准v
(一)档案属性标准v1、来源标准档案的来源是指档案的形成者。
档案形成者在社会上以及机关内的地位、作用和职能要影响甚至决定档案的价值。
v2、内容标准档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。
对档案内容的分析可着眼于以下四个方面:
A、档案内容的重要性;B、档案内容的独特性;C、档案内容的时效性;D、除上之外,对档案内容的真实性、完备性等也要加以考察,以准确地把握档案的价值。
v3、形式特征标准档案的形式特征是文件的名称、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等。
在某种情况下,这些形式特征也可能对档案的价值发生影响。
v
(二)社会需要标准v1、社会需要方向v2、社会需要面v3、社会需要时间v(三)相对价值标准在一定的情况下,某些文件的保存价值和保管期限可以相对地提升或降低。
通常的方法是分析全宗内档案的完整程度、内容的可替代程度、各全宗之间档案的重复性。
v在根据上述标准分析档案价值的时候,要始终坚持辩证的思维方法,切忌机械、片面地强调某一方面,忽略其他。
五、方法论问题v1、研究利用规律,预测未来利用需要v2、重要性与保管期限长短的关系v3、弹性原则保存从宽,销毁从严;孤本从宽,复本从严;本机关从宽,外机关从严;两可之间的,就高不就低;暂缓销毁历史档案从宽,现行档案从严;解放前档案从宽,解放后档案从严;首脑机关从宽,一般机关从严;上机机关从宽,下级机关从严;撤销机关从宽,现行机关从严;六、在鉴定工作中需要注意的问题v
(一)应当以全国统一规定的鉴定原则和标准作为依据,不能够自行其事。
v
(二)应当考虑各方面的作用。
这里主要指出应当考虑凭证作用和参考作用,正面作用和反面作用,内容上的作用和形式上的作用。
v(三)对重要的设备的档案和基建档案应当由使用设备和建筑物的机关档案部门保存复制件,原件移交到档案馆保存。
v(四)宽严问题:
宽:
指鉴定的标准放宽,多保存一些;严指标准严格一些,少保存一些。
第二节档案保管期限表v一、定义档案保管期限表就是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件,它是档案馆、档案室鉴定档案的价值,确定档案保管期限的依据。
v二、作用
(一)能够统一鉴定认识,避免人为的局限性和片面性,使鉴定有章可循。
(表虽是主观制度,但较接近于客观)
(二)能够保证鉴定工作质量。
(表是通过长期实践总结出来的)(三)能够提高鉴定工作的效率,加快档案鉴定速度。
(根据表把档案对号入座,较为方便,速度又较快)(四)可以防止任意销毁档案文件,维护档案的完整与安全。
(有保管价值的文件一般都归入了保管期限表)(五)立卷时可以据此考虑文件的价值,把具有相同价值、联系密切的文件材料组合在一起,不同价值的文件材料分开组卷,保证案卷质量,为日后进馆复查打下了基础。
二、类型1、通用档案保管期限表2、专门档案保管期限表3、同系统机关档案保管期限表4、同类型机关档案保管期限表5、机关档案保管期限表三、保管期限v
(一)文书档案的保管期限1、二分法:
分成定期和永久保存定期:
3年、5年、10年5年、10年、15年7年、15年、25年15年、20年、30年、50年2、三分法:
15年(短期)、50年(长期)、永久3、当前:
永久、定期(10年、30年)v
(二)专门档案的保管期限1、人民法院的诉讼档案分为永久、长期(60年)、短期(30年),刑事案件的证物不宜长期保管的至少也要保存15年(证物有些是档案,有些则不是);案件的结案时间从终审判决结案后的第二年算起;档案的销毁是将其中的判决书、裁定书、调解书各取一份,按年度及审判级别整理立卷、永久保管。
2、书稿档案其保管期限与文书档案一致。
3、会计档案其保管期限分为两种:
定期(3年、5年、10年、15年、25年)、永久其保管时间是从会计年度终了后的第一天算起,会计档案中的预算、计划、制度等文件材料的保管期限是和文书档案一致的。
三、保管期限的划分原则v
(一)过去的原则11、永久:
、永久:
凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关国家建设和历史研究有长远利用价值的档案列为永久保管。
主要有两部分材料。
(1)本机关制定的属于法规性、政策性文件;处理重要问题形成的重要文件材料,召开重要会议的主要文件材料,重要的请示、报告、总结、综合统计排表;本机关机构演变、机关领导人任免的文件材料。
(2)直属上级机关颁发的,属于本机关的主管业务,并且要贯彻执行的重要文件材料;非直属上级机关针对本机关主管业务,并且要贯彻执行的重要文件材料。
(在很多部门,没有注意以
(1)种为主作为永久保存)22、长期:
、长期:
凡是反映本机关一般工作活动,在较长时间内对本机关有查考利用价值的文件材料列为长期保管,主要由三部分构成:
(1)本机关一般工作问题的文件材料;一般会议的主要文件材料;人事管理工作形成的一般文件材料。
(2)直属上级颁发的、属于本机关主管业务、并且需要贯彻执行的一般文件材料。
(3)下级机关报送的重要总结报告和统计报表等文件材料。
(这里,上级来件比重增大,下级来件又作了补充)33、短期:
、短期:
凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管,包括三类文件材料:
(1)本机关一般事务性的文件材料
(2)上级和同级机关颁发的非本机关主管业务,但要贯彻执行文件材料。
(3)下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。
(这里,下级文件的比例增多了,本单位文件比重下降)v
(二)现在的原则1、永久保管的文书档案主要包括:
(一)本机关制定的法规政策性文件材料;
(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料;(六)本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
四、应当注意的问题v
(一)要以保存本机关形成的文件材料为重点,永久和长期卷中上、下级文件也应有一定比重,全面估计和预测对档案的需要,不能硬性划分上、本、下级文件几种保管期限的百分比。
(实际工作中的有的作法是极形式主义的,不可取,不合理。
)
(二)正确处理完整与精炼的关系:
在完整的基础上求精炼,不必过于强调少而精。
(三)对档案的鉴定要相对稳定,不宜反复进行。
即文件鉴定之后,不到期则不再次鉴定。
(四)保管期限不宜划分很精确的年度。
2、定期保管的文书档案主要包括:
(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;
(二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;(四)本机关一般性事务管理文件材料;(五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;(六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;(七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;(八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;(九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
四、应当注意的问题v
(一)要以保存本机关形成的文件材料为重点,永久和长期卷中上、下级文件也应有一定比重,全面估计和预测对档案的需要,不能硬性划分上、本、下级文件几种保管期限的百分比。
(实际工作中的有的作法是极形式主义的,不可取,不合理。
)v
(二)正确处理完整与精炼的关系:
在完整的基础上求精炼,不必过于强调少而精。
v(三)对档案的鉴定要相对稳定,不宜反复进行。
即文件鉴定之后,不到期则不再次鉴定。
v(四)关于划分保管期限中定量方法的运用。
第四节档案鉴定工作制度和组织一、档案室工作制度和组织v成立鉴定小组二、档案馆工作制度和组织v成立鉴定委员会三、销毁档案的批准和监销制度v机关领导批准v主管领导机关批准v销毁1949年前的档案,须报国家档案局。
v两人以上监销四、销毁v编制销毁清册二、三份v立档单位和全宗简要说明v销毁方法“火烧”或“打成纸浆”思考与练习v1、如何理解档案价值鉴定的基本观点?
v2、分析档案价值的方法有哪些?
v3、档案保管期限表的类型有哪些?
v4、档案保管期限有哪几种?
v5、试简述销毁档案的程序。
第三章档案的收集v第一节收集工作概述v第二节机关档案的收集归档v第三节档案馆的接收与征集v第四节档案馆馆藏的丰富与优化第一节收集工作概述v一、档案收集工作的内容v机关档案室对本单位需要归档的档案的接收。
v机关档案室对本单位零散档案的收集。
v档案馆对同级的现行机关和已撤销机关的具有永久、长期保存价值的档案的接收。
v档案馆对历史档案的接收和征集。
二、档案收集工作的要求v加强档案馆(室)外的调查和指导工作v积极推行入馆(室)档案的标准化v保证归档和入馆档案的齐全完整v维护全宗和全宗群的相对完整性三、档案收集工作的特点v预见性与计划性v针对性与及时性v系统性与完整性第二节机关档案的收集归档一、归档制度v什么是归档v什么是归档制度二、建立机关文件归档制度的一般要求三、归档制度的内容v归档与不归档范围:
机关文件材料归档范围各单位可根据这一文件精神,结合本单位实际情况,制定本单位的文件材料归档与不归档的范围。
在实际工作中,归档范围是较灵活的,注意有文必档和太精炼、归档不够这两个极端倾向。
v归档时间:
第二年六月份以前。
在实际工作中,也可灵活处理。
v归档案卷的质量要求:
()总要求:
遵循文件材料形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
()具体要求:
A、归档的文件材料种类、份数、页数都应齐全完整B、在归档的文件材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原文件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开;文电应合一立卷。
C、不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在批复年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;非诉讼案件放在结案年立卷;其它文件材料的立卷应按有关规定执行。
D、卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件有前,定稿在后;重要法规性文件的历次稿排在定稿之后;非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件在前,依据性材料在后;其它文件材料依其形成规律或特点,按有关规定排列。
E、卷内文件应按排列顺序,依次编写页号或件号。
装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章,并逐件编件号;图表和声像材料等也应在装具上或声像材料的背面逐件编号。
F、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名但无实质内容的应重新拟写;没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;会议记录应填写每次会议的时间和主要内容;填写的字迹要工整。
卷内文件目录放在卷首。
G、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
H、有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内,若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。
备考表应置卷尾。
I、卷内文件要去掉金属物,对破损的文件材料应修裱。
J、归档的文件材料保持它们之间的历史联系,区分保存价值,分类整理立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用。
K、案卷标题,例:
关于等中央领导人的重要讲话关于等地区粮食问题的报告“等”字表示省略,“等”作为一个模糊的概念输入计算机,利用查找不便,可以尽量把名字罗列出来,计算机才能显示出来。
另外,“本机关”、“我校”中的“本”、“我”也是模糊概念,同样是不确定的。
L、案卷按照一定的次序排列,编定案卷号,编制案卷目录一式三份v归档手续:
文书部门或业务部门向机关档案室移交档案时,可以案卷目录作交接清单。
v归档中应注意的问题:
、电话答复重要问题、会议纪录、一些高级领导人的即席讲话应当记录下来形成文字,并要标明作者(责任者)、时间、地点、办理情况等(这个情况在全国很多地方都做得不够好)。
、注意基层单位的收集工作,一般收集会议纪录、决议、请示和报告、计划总结、生产统计报表、分配方案、财会凭证和财务簿、单位的简史等。
、要求归档制度的标准化,即用于档案管理的各种图表的外形尺寸、大小、用纸应当统一。
D、需要注意的是,国家档案行业标准归档文件整理规则已经颁布,从2001年1月1月起施行。
第三节档案馆档案的接收与征集v一、档案馆收集档案的范围和期限、范围()本级各机关、团体及所属单位的具有永久保存价值的档案,省辖市、州、盟和县级档案馆同时接收长期保存的档案。
()属于本馆应当接收的撤销机关、团体的档案()属于本馆应当接收的中华人民共和国成立以前的各种档案()档案馆之间交接档案、保管期限()省级以上档案馆接收立档档案单位保管20年左右的档案(永久保存的)()省辖市、州、盟和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的档案(长期和永久保存的)二、现行机关和撤销机关档案的接收v
(一)现行机关档案的接收、对现行机关档案的形成要进行预测,包括内容、形成特点、档案现状、数量、整理质量、保管条件、利用情况(我国在这方面做得不够,这是应当注意的)。
、移交前的业务指导要统一内容,各种做法要标准化和规范化。
、交接双方必须根据移交目标清点核对,并且在交接文据上签名、盖章、有关资料也应要向档案馆移交(资料移交做得不够)。
在质量方面,曾经有一个趋势:
追求案卷的厚度200-300页。
这种作法,不可取,主要要根据案卷内容来立卷。
、实事求是地灵活掌握入馆时间除了年、年的原则要求外,还有例外。
()在非和平环境、动乱(文革)期间的档案,边远地区保管条件恶劣的档案可以提前接收。
()一些专门档案可以在机关多保存一些时间,如国防档案、外交档案、公安档案、法院诉讼档案(按规定,基层法院档案是保管20年),人民银行的财会档案。
v
(二)撤销机关档案的接收机关撤销或合并必须将本机关的全部档案进行认真清理,妥善保管,不得分散,并依照规定进行移交和适当的处理。
1、由撤销机关组织人力,负责整理好,然后再向有关的档案馆移交。
2、撤销机关的业务分别划归几个机关的,其档案材料不得随之分散,仍作为原机关档案的一部分,按全宗整体移交有关档案馆,或由其中一个机关完整地代管。
一个机关交入另一个机关,或几个机关合并为一个新的机关,其档案材料仍按原全宗为单位向有关档案馆移交,或由新机关代管。
一个机关内一部分业务或者一一个部门划给另一个机关接收,其档案材料不得由原全宗中抽走而带入接收机关;如果接收机关需要利用,可按手续借阅或者复制。
3、机关撤销或者合并时,如有尚未处理完毕的文件,移交应受理这些文件的新机关继续处理,并作为新机关的档案加以保存。
三、各级国家档案馆收集档案范围的规定v1986年2月7日国家档案局发布的第号文件各级档案馆收集档案范围的规定:
第三条:
各级综合性国家档案馆收集现行档案的范围1、本级中共委员会的、顾问委员会的、纪检委的、人大及其常设机构、人民法院、人民检察院、人民政府、人民政协、工会、共青团、妇联等机构及其工作部门和直属的临时性单位形成的档案。
经协商同意,接收或代存同级民主党派机构形成的档案。
县级档案馆同时接收乡、镇党委和政府及其工作部门形成的档案。
2、本级人民政府直属工作部门的派出性单位形成的档案,一般作为派出单位全宗的组成部分。
3、本级人民政府直属工作部门所属的独立分管某一方面工作或从事某项事业的行政管理机关和企、事业单位。
如水利工程局、种植公司、文化馆、剧团、专门学校、专科医院、生产地方传统名优产品或者具体生产特种工艺的工厂等形成的单位。
一般工厂、普通中小学校、商店以及村委会等单位可以选收其中若干代表性的单位形成的档案。
v4、属于地方和上级主管部门双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为主的档案。
5、经协商同意、收集或代存集体所有制单位和典型的个体户、专业户形成的有进馆价值的档案和本级管理权限内著名人物形成的档案。
6、撤销单位的档案。
7、中国人民解放军档案馆收集和保管解放前中共领导的红军、八路军、新四军等军事机关、部队、院校形成的革命档案。
8、地方各级综合性档案馆收集、保管建国前本地方革命历史档案及旧政权机关和其他单位形成的档案。
四、档案馆对二、三级单位形成档案的接收v应注意的问题:
1、不加选择2、不分重点五、历史档案的接收与征集v习惯所称的历史档案,是指在中华人民共和国成立以前的档案。
包括革命历史档案,以及民国时期档案和历代王朝的档案。
1、是保护祖国历史文化财富的重要措施。
2、是档案开放利用工作的需要。
3、是一项抢救历史文化遗产的艰巨工作。
4、是发展我国档案馆事业的重要手段之一。
档案征集的途径有:
1、向有关单位征集代管的建国以前的档案和材料2、向兄弟档案馆征集3、向图书馆、博物馆、纪念馆征集4、向古旧书店、废品收购部门征集5、向寺庙、古迹保管部门征集6、向个人征集7、少数民族地区历史档案的征集第四节档案馆馆藏的丰富与优化v一、优化馆(室)藏的意义v二、优化馆(室)藏的主要原则v三、优化馆(室)藏的一般标准四、科学处理丰富与优化馆(室)藏的关系v
(一)馆室衔接问题v
(二)综合与特色v(三)档案与资料v(四)广度与深度第三章档案的整理v第一节档案整理工作概述v第二节全宗的划分和排列v第三节全宗内档案的分类v第四节类内案卷排列和案卷目录v第五节档案整理工作的组织和协调第一节档案整理工作概述v一、整理工作的意义档案整理的质量直接关系到档案的利用。
档案整理工作,在档案总体管理中具有重要意义。
它是档案利用、开放,发挥档案作用的一项前提条件,是整个档案工作中重要的基本建设。
它是开发档案信息资源的重要基础,档案整理科学化和标准化的提高,对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。
二、整理的内容和步骤
(一)内容:
区分全宗、全宗类分类、立卷、案卷排列与编号、编制案卷目录。
(二)步骤:
、了解情况,拟订方案主要应了解立档单位的情况(其成立、撤销和变化的时间以及原因、职能、其隶属关系、其内部机构、负责人情况、文档工作情况、印章和标记),还应了解全宗的数量,所属年代(形成时间),主要内容、保管状况、完整程度、混杂情况、整理质量、提供利用时间。
、全宗内分类,做出分类表、细分和组卷、草拟案卷标题、初步排列案卷顺序,检查分类是否合理,弄进行适当调整。
、全面审查修改标题。
、固定排列位置、编制案卷目录。
对某些破损的文件进行裱糊。
案卷的排列以全宗为单位,按照不同的分类、载体或保管期限分别排列。
排列方法要统一,不能随意变动。
三、整理工作的原则v
(一)保持文件之间的历史联系文件之间的历史联系,主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面。
1、文件在来源方面的联系。
文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位,有机地形成的。
形成文件的这些单位,使文件构成了来源方面不可分割的历史联系。
2、文件在时间方面的联系。
形成档案的机关和个人所进行的具体活动,都有一定的过程和阶段性,因而使文件之间具有自然的时间联系。
3、文件在内容方面的联系。
文件是机关或个人在履行一定职责的各种活动中,为了解决一定问题而产生的。
它的形成者的特定活动,使文件之间在内容上具有密切联系。
4、文件在形式方面的联系。
文件的内容必
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