公文常用语汇.docx
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公文常用语汇
公文常用語彙
v公文常用語彙為公文書經常使用的字彙,在此最主要是瞭解其使用方式。
一、【查】:
常用於起首,當起首語,尤見於獎狀類。
例如:
查本校五年甲班楊○○同學
參加○年度全校書法比賽榮獲
第一名特頒獎狀以資鼓勵
註:
獎狀類無標點符號。
二、【關於】:
常用於起首,當起首語。
例如:
主旨:
關於台端建議加強學校人倫教育一案….。
三、【制定】:
若用於公布法令,必須放在開頭。
例如:
主旨:
制定「國防法」一份,…。
四、【訂定】:
若用於公布行政命令,必須放在開頭。
例如:
主旨:
訂定「台中市立圖書館圖書館外借使用要點」一份…。
五、【修正】:
若用於修正法令,必須放在開頭。
例如:
主旨:
修定「商業登記法」第○條、第○條及第○條…。
六、【廢止】:
若用於廢止法令,必須放在開頭。
例如:
主旨:
廢止「動員戡亂時期立法委員選舉辦法」…。
七、【特任】:
為任用人員用語。
例如:
主旨:
特任高○○為台灣省第○屆省主席…。
八、【特派】:
為任用人員用語。
例如:
主旨:
特派王○○為○特種考試台灣省及福建省基層公務員考試典試委員長。
九、【任命】:
為任用人員用語。
例如:
主旨:
任命張○○、李○○、林○○為荐任公務人員。
十、【茲聘】:
為任用人員用語。
例如:
主旨:
茲聘陳○○為總統府資政…。
十一、【貴】:
甲、為有或無隸屬關係上級對下級適用。
例如:
行政院函
受文者:
○○政府
主旨:
請貴府自明(九○)年度加強推動…。
乙、為無隸屬關,不管上下級平行關係均適用。
例如:
○○縣政府函
受文者:
○○鎮農會
主旨:
關於貴會○年○月份理事會議…。
十二、【貴機關;貴單位】:
當同時行文數個不同機關,涵蓋「鈞」、「貴」,甚至「大」,或是同時混有「局」、「科」、「室」、「處」,或是公、私單位相混時適用。
例如:
南投縣政府函
受文者:
本縣各鄉鎮市農會、各鄉鎮市公所、本府各局科室
主旨:
本縣訂於5用20日(星期三)下午2:
00假縣立文化中心演講廳舉辦心靈座
談會一場次,屆時請 貴機關派員…。
十三、【鈞】:
有隸屬關係下級對上級適用。
例如:
台中縣政府函
受文者:
行政院
主旨:
鈞院函囑本府查復…。
十四、【大】:
無隸屬關係下級對上級適用,
例如:
台北縣政府函
受文者:
監察院
主旨:
有關大院於87年3月6日考察本府時所囑…。
十五【本】:
機關或單位之自稱適用。
例如:
新竹市環保局函
受文者:
行政院環保署
主旨:
檢送本局90年1月…。
十六、【鈞長;鈞座】:
屬下對上級長官適用,常見於簽。
例如:
簽於民國89年9月3教育局
主旨:
本縣擇訂於9月10日舉辦第十屆全縣運會,屆時擬請鈞長撥冗主持開
幕儀式及觀禮等,…。
十七、【職】:
屬下自稱(字體宜小些)適用常見於簽。
例如:
簽於民國89年10月3日○○局
主旨:
職因受聘為八十七年度高中聯考監考人員…。
十八、【台端】:
甲、長官對屬下當事人適用。
例如:
簽於民國89年10月3日○○局
主旨:
……。
請核示。
請台端代理出席(長官手批)
乙、對當事人(男女兩性)適用。
例如:
花蓮縣政府函
主旨:
……。
說明:
依據台端88年10月3日申請書辦理。
十九、【課員;技士…】:
長官對屬下直稱或間接適用。
例如:
簽於民國89年10月3日○○局
主旨:
……。
請核示
請吳課員辦理(長官手批)
二十、【先生】:
對個人直稱(男性)適用。
例如:
台南縣政府函
受文者:
王建國先生(住:
……)
二十一、【女士】:
對個人直稱(女性)適用。
例如:
屏東縣警察局函
受文者:
陳妙齡女士(住址:
……)
二十二、【君】:
對個人直接或間接(男女兩性)適用。
例如:
台北市銀行函
受文者:
張成家君(住址:
……)
二十三、【該】:
對機關間接用語,如於文中再次提起時,以「該」代替之。
例如:
交通部函
主旨:
……。
說明:
內政部消防署為辦理…,而該署表示…。
二十四、【渠】:
對個人間接用語,代表「他」。
例如:
台灣台中地方法院檢察署函
主旨:
……。
說明:
本署業已對陳君進行…,豈料渠竟…。
二十五、【渠等】:
對二人以上間接用語,代表「他們」。
例如:
台灣台中地方法院檢察署函
主旨:
…。
說明:
本署對張君等三名進行偵訊…,豈料渠等竟…。
二十六、【竊;竊職;竊位】:
太謙卑之用語,現已不用。
二十七、【奉】:
為接獲上級機關公文或首長之指示,引用於公文者,但宜儘量少用,今多「依據」。
例如:
民國89年11月20日簽於本府計劃室
主旨:
……。
說明:
本案係奉行政院89年7月25日○字○號函辦理。
二十八、【准】:
為接獲平機關公文或首長之指示,引用於公文者,但宜盡量少用。
例如:
雲林縣政府函
主旨:
……。
說明:
准貴府90年2月20日號函。
二十九、【據】:
為接獲下級機關公文或首長之指示,引用於公文者,但宜盡量少用,今多用「依據」。
例如:
苗栗縣政府函
主旨:
……。
說明:
據銅鑼鎮公所86年11月1日○字○號函辦理。
三十、【奉悉】:
為接獲上級機關公文或首長指示,於引敘完畢時用之,常用於書函。
例如:
澎湖縣政府書函
受文者:
台灣省政府
主旨:
……。
一、鈞府85年6月10日○字○號函奉悉。
二、…。
三、請察核。
三十一、【敬悉】:
為接獲平行機關公文或首長指示,於引敘完畢時用之,常用於書函。
例如:
彰化縣政府書函
受文者:
高雄市政府
主旨:
一、貴府89年9月3日○字○號函敬悉。
二、…。
三、復請查照。
三十二、【已悉】:
為接獲下級機關公文或首長指示,於引敘完畢時用之,常用於書函。
例如:
嘉義縣政府書函
受文者:
路竹鄉公所
主旨:
……。
一、 貴所88年12月31日○字○號函已悉。
二、……。
三、復請查照。
三十三、【復…函】:
一般復文用之。
例如:
台北市政府函
受文者:
萬基營造股份有限公司
(住址:
……)
主旨:
……。
說明:
復貴公司88年8月17日○字○號函。
三十四、【依據…函辦理】:
於告知轉行辦理引據時用之。
例如:
屏東縣政府函
受文者:
各鄉鎮市公所
主旨:
……。
說明:
一、依據交通部90年1月4日○字○號函辦理。
二、……。
三十五、【…函諒蒙鈞察】:
於對上級機關在同案上繼辦文用時,再度提示前已函寄公文時用之。
例如:
高雄縣政府函
受文者:
經濟部
主旨:
……。
說明:
一、本府87年3月3日○字○號函諒蒙鈞察。
二、……。
三十六、【...函諒達】:
對平行或上級機關於同案繼辦文用之。
「諒達」相當於「照理應該收到了」之意。
例如:
斗六市衛生所函
受文者:
雲林市衛生局
主旨:
……。
說明:
一、本所90年2月1日○字○號函諒達。
二、……。
三十七、【…函計達】:
對平行或下級機關同案繼辦文用之。
「諒達」相當於「應該收到了」之意,語氣較肯定。
例如:
桃園縣政府函
受文者:
平鎮鄉公所
主旨:
……。
說明:
一、本府○年○月○日○字○號函計達。
二、……。
三十八、【令仰】:
期望語。
目前以「希」代之。
三十九、【仰即】:
期望語。
今以「希」代之。
四十、【謹請】:
結束語。
例如:
「謹請核示」。
今多以「請核示」代之。
四十一、【呈請】:
結束語。
例如:
「呈請裁示」。
今多以「請核示」代之。
四十二、【敬請】:
結束語。
例如:
「敬請核示」。
今多改以「請核示」。
四十三、【飭】:
命令語。
函請改善。
例如:
因…,故應予函飭改善。
四十四、【知照】:
期望及目的語。
例如:
主旨:
檢送…一份,請知照。
(同「請查照」)
四十五、【遵照】:
期望及目的語,同「請照辦」。
例如:
主旨:
重申教師不得於校外兼任補習授課,請遵照。
四十六、【遵照具報】:
期望及目的語,同「請辦理具復」。
例如:
主旨:
檢送…調查表(格式)一份,請遵照具報。
四十七、【鑒核示遵】:
期望及目的語。
例如:
主旨:
檢送…計劃書一份,請鑒核示遵。
今多改以「請核示」、「請鑒核」。
四十八、【飭遵】:
期望及目的語。
要求轉給下屬單位照辦。
例如:
主旨:
檢送…一份,請飭遵。
今多改以「請轉行照辦」。
四十九、【飭辦】:
期望及目的語。
要求轉給下屬單位照辦。
例如:
主旨:
檢送…一份,請飭辦。
今多改以「請轉行照辦」。
五十、【轉飭】:
期望及目的語。
要求轉給下屬單位知照。
例如:
主旨:
為改善上課品質,上課期間嚴禁使用手機,請轉飭。
今多改以「請轉行」、「請轉告」。
五十一、【抄陳】:
抄送語。
對上級機關或首長用之。
例如:
簽於民國89年12月31日本府○○局
主旨:
……。
說明:
抄陳萬利商行營利事業登簿一份。
五十二、【抄送】:
抄送語。
對平行機關或首長用之。
例如:
抄送陳君○○建議書一份。
此致
計劃室
建設局:
五十三、【抄發】:
抄送語,對下級機關或首長用之。
例如:
新竹縣政府函
主旨:
抄發本縣○年人口統計表一份…。
五十四、【檢陳;附陳】:
附送語。
對上級機關用之。
例如:
羅東鎮戶政事務所
受文者:
台東縣政府
主旨:
檢陳本所○年第一季結離婚統計表一份…。
五十五、【檢送;檢附;附送】:
附送語。
對平行及下級機關用之,以「檢送」最常見。
例如:
花蓮縣政府
受文者:
秀林鄉公所
說明:
檢送本府辦理88年常備役士兵抽籤結果明細表一份…。
五十六、【請鑒核;請鑒察】:
主旨欄之結尾語。
下級機關對上級機關,須正式函復准駁者。
例如:
高雄縣政府函
受文者:
行政院主計處
主旨:
檢送本縣89年度○○○計劃書三份,請鑒核。
五十七、【請核備】:
同上。
澎湖縣政府函
受文者:
行政院主計處
主旨:
檢陳本縣89年第一季○○○表二份,請核備。
五十八、【請核示】:
主旨欄之結尾語。
下級機關對上級機關,對事件產生疑義之請示。
五十九、【請備查;請鑒核備查】:
主旨欄之結尾語。
下級機關對上級機關,收件後若覺合於規定,得函復同意備查,否則,不答覆亦表示認同該案;對該案若有意見,則應函復指正。
六十、【請惠允賜(釋)復】:
主旨欄之結尾語。
下級機關對上級機關,請求答復用之。
六十一、【請查照】:
主旨欄之結尾語,上對下及平行機關用語。
六十二、【請查照辦理】:
主旨欄之結尾語。
上對下及平行機關用語。
強調「辦理」。
六十三、【請查明見復】:
主旨欄的結尾語。
上對下及平行機關用語。
強調須在一定時間內將問題癥結查明並予以答覆,故公文內通常有指定辦理之期限。
六十四【請查照辦理見復】:
主旨欄的結尾語,上對下及平行機關用語。
強調須在一定時間內將辦理情形予以答覆,故公文內通常有指定辦理之期限。
六十五、【請查照轉行】:
主旨欄的結尾語。
上對下及平行機關用語。
強調「轉行」,故通常透過中間單位行文至其他相關單位。
如由經濟部行文縣市政府轉知鄉鎮市區公者。
六十六、【請轉行照辦】:
主旨欄的結尾語。
上對下及平行機關用語。
強調「轉行」及「執行」。
六十七、【復請查照】:
主旨欄的結尾語。
上對下及平行機關用語。
答覆下級機關請求時用之。
六十八、【復如說明,請查照】:
主旨欄之結尾語。
上對下級平行機關用語。
答覆下級機關請求時用之。
六十九、【希查照】:
主旨欄之結尾語。
上級對下級機關用語。
七十、【希照辦】:
主旨欄之結尾語。
上級對下級機關用語,強調「辦理」。
七十一、【希切實辦理】:
主旨欄之結尾語。
上級對下級機關用語,強調事件之重要性。
七十二、【希辦理見復】:
主旨欄之結尾語。
上級對下級機關用語。
強調須在一定時間內將辦理情形予以答覆,故公文內通常有指定辦理之期限。
七十三、【希查照轉告】:
主旨欄之結尾語。
上級對下級機關用語。
強調「轉行」,故通常透過中間單位行文至其他
相關單位。
如由經濟部行文縣市政府轉知鄉鎮市區公所者。
七十四、【希轉行照辦】:
主旨欄的結尾語。
上級對下級機關用語。
強調「轉行」及執行。
七十五、【准予備查,請查照】:
主旨欄之結尾語。
上級對下級用之,對應於「請備查」。
七十六、【准予核備,請查照】:
主旨欄之結尾語。
上級對下級用之,對應於「請核備」。
七十七、【應予照准,請查照】:
主旨欄的結尾語,上級對下級用之,對具有准駁性質者。
七十八、【准予照辦,請查照】:
主旨欄的結尾語。
上級對下級用之,對具有准駁性質者。
七十九、【未便照准,請查照】:
主旨欄的結尾語。
上級對下級或平行單位用之。
否定用。
八十、【歉難照准,請查照】:
主旨欄的結尾語。
上級對下級或平行單位用之。
否定用。
八十一、【應予不准,請查照】:
主旨欄之結尾語。
上級對下級用之。
否定用。
八十二、【應從緩議,請查照】:
主旨欄之結尾語。
上級對下級用之。
否定用。
八十三、【請卓參】:
主旨欄之結尾語。
平行單位或無隸屬關係者,如一般資料等用之。
八十四、【敬表同意,請查照】:
主旨欄之結尾語。
平行單位或無隸屬關係者用之。
八十五、【同意照辦,請查照】:
主旨欄之結尾語。
平行單位或無隸屬關係者用之。
八十六、【至紉公誼】:
表示答謝對方於公務上的協助,使業務圓滿達成。
本語之後不再接「請查照」之類的用語。
八十七、【呈請核示】:
簽呈的請示語及結束語、主旨尾語。
限呈請總統用之。
八十八、【謹呈】:
簽呈的請示語及結束語、簽末結尾語。
限呈請總統用之。
八十九、【簽稿併呈,請核示】:
簽呈與公文稿併附時在簽末的請示語及結束語。
通用語。
九十、【是否可行請核示】:
簽末的請示語及結束語。
通用語。
九十一、【是否有當請核示】:
簽末的請示語及結束語。
通用語。
九十二、【未敢擅專請核示】:
簽末的請示語及結束語。
重大決定或決策,以不敢自行決定之謙詞用之。
九十三、【謹陳;右陳;敬陳】:
簽末的請示語及結束語。
簽請首長用之。
九十四、【可】:
長官對簽呈裁定的常用語。
九十五、【如擬;如擬照(速)辦】:
長官對簽呈裁定的常用語。
九十六、【准如所請】:
長官對簽呈裁定的常用語。
九十七、【緩議】:
長官對簽呈裁定的常用語。
指不同意。
九十八、【如○秘書擬】:
長官對簽呈裁定的常用語。
指不同意。
九十九、【…餘如擬】:
長官對簽呈裁定的常用語。
表示另有指示,除依指示辦理外,其他如原擬。
一○○、【發】:
長官對稿表示許可發文。
若僅簽章不表示意見時,亦表示裁定發文之意。
一○一、【呈稱;令開…;內開…】:
引文起首語。
已廢用。
一○二、【…等情;…等由;等因】:
收束語。
已廢用。
一○三、【…據此…】:
轉承語。
已廢用。
一○四、【著即;伏乞;仰懇】:
客套語。
已廢用。
一○五、【…為禱;…為要;…為荷ㄏㄜˋ】:
結尾語。
已廢用。
一○六、【尚無不合(妥);姑且照准;似可照辦;存備查核】:
不肯定語。
不用。
一○七、【似】:
不肯定語。
正式公文不用。
然簽呈上,對於可能窒礙難行者,
得用「似有所窒礙難行之處」等柔和語氣。
如果以本案窒礙難行語句,恐失之武斷。
一○八、【奉此;准此;具呈前情;准函前由】:
轉承語。
已廢用。
一○九、【在案;各在案;在卷;各在卷】:
處理經過語。
已廢用,但迄今仍偶爾見到,應避免。
一一○、【合行;合亟;相應;理合】:
累贅語。
已廢用。
公文類別與結構
一、令:
(一)發布規章-可不分段
蓋機關印信
(二)人事命令-固定表格
二、呈:
限對總統使用
三、咨:
總統與立法院監察院間使用、國民大會
四、函:
(一)上級機關對下級機關
(二)下級機關對上級機關
(三)同級或不隸屬機關
(四)民眾與機關間
1、主旨:
(1)全文精要說明目的與期望
(2)力求具體扼要
(3)不分項一段完成
(4)能用主旨一段完成的勿分割為二段三段
(5)定有辦理或復文期限的須敘明
2、說明:
(1)敘述事實來源經過或理由勿重複期望〈如請核示請查照等〉
(2)祇摘述來文要點
(3)提出處理方法分析〈簽〉
(4)視內容改稱「經過」「原因」
(5)公告用改為「依據」指法條或機關名稱
(6)需列舉副本收受者的作為、附件名稱份數
3、辦法:
(1)提出具體要求或處理意見勿重複期望語
(2)視內容改稱「建議」「請求」「擬辦」「核示事項」
(3)公告改為「公告事項」或「說明」
(4)三段內容截然劃分避免重複
五、公告:
(一)向公眾或特別對象宣佈
(二)張貼布告欄〈蓋機關印信〉
(三)利用報刊等傳播
(四)盡量利用表格
(五)登報公告免署職稱姓名
1、主旨:
(1)全文精要說明目的與期望
(2)力求具體扼要
(3)不分項一段完成
(4)能用主旨一段完成的勿分割為二段三段
(5)定有辦理或復文期限的須敘明
2、說明:
(1)敘述事實來源經過或理由勿重複期望〈如請核示請查照等〉
(2)祇摘述來文要點
(3)提出處理方法分析〈簽〉
(4)視內容改稱「經過」「原因」
(5)公告用改為「依據」指法條或機關名稱
(6)需列舉副本收受者的作為、附件名稱份數
3、辦法:
(1)提出具體要求或處理意見勿重複期望語
(2)視內容改稱「建議」「請求」「擬辦」「核示事項」
(3)公告改為「公告事項」或「說明」
(4)三段內容截然劃分避免重複
六、其他公文:
(一)書函:
1、用於公務未決階段
2、代替過去便函備忘錄
3、可用三段式或條例式
4、由發文者署名蓋章或蓋章戳
1、主旨:
(1)全文精要說明目的與期望
(2)力求具體扼要
(3)不分項一段完成
(4)能用主旨一段完成的勿分割為二段三段
(5)定有辦理或復文期限的須敘明
2、說明:
(1)敘述事實來源經過或理由勿重複期望〈如請核示請查照等〉
(2)祇摘述來文要點
(3)提出處理方法分析〈簽〉
(4)視內容改稱「經過」「原因」
(5)公告用改為「依據」指法條或機關名稱
(6)需列舉副本收受者的作為、附件名稱份數
3、辦法:
(1)提出具體要求或處理意見勿重複期望語
(2)視內容改稱「建議」「請求」「擬辦」「核示事項」
(3)公告改為「公告事項」或「說明」
(4)三段內容截然劃分避免重複
(二)表格化的公文
1、簡便行文表
2、開會通知單
3、公務電話紀錄
4、移文單
5、其他
1、主旨:
(1)全文精要說明目的與期望
(2)力求具體扼要
(3)不分項一段完成
(4)能用主旨一段完成的勿分割為二段三段
(5)定有辦理或復文期限的須敘明
2、說明:
(1)敘述事實來源經過或理由勿重複期望〈如請核示請查照等〉
(2)祇摘述來文要點
(3)提出處理方法分析〈簽〉
(4)視內容改稱「經過」「原因」
(5)公告用改為「依據」指法條或機關名稱
(6)需列舉副本收受者的作為、附件名稱份數
3、辦法:
(1)提出具體要求或處理意見勿重複期望語
(2)視內容改稱「建議」「請求」「擬辦」「核示事項」
(3)公告改為「公告事項」或「說明」
(4)三段內容截然劃分避免重複
備註:
一文
一事
一項
一意
條例次序:
一、 二、 三、
(一)
(二) (三)
1、 2、 3、
(1) (2) (3)
常見的寫作缺失
一般
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