薪资管理循环.docx
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薪资管理循环
內部控制制度
薪工循環
FA-XLD-0401:
人力資源規劃
XEPEXELECTRONICS(LUO-DING)CO.,LTD.銳普電子羅定有限公司--內部控制制度
作業程序及控制重點
依據資料
一、作業程式
1.依據公司目標、經營計劃、整體發展,由管理階層訂定公司之人事政策、職掌表與編制。
2.對公司內部做工作分析及職務設定,以核定所需人員,並規劃必備之條件。
二、控制重點
1.人力資源計劃須經常更新。
2.是否有對各工作做分析及職務設定。
1.依據資料:
1.1組織圖
1.2職掌表及編制
2.使用表單:
2.1職務說明書
FA-XLD-0402:
人員增補需求
XEPEXELECTRONICS(LUO-DING)CO.,LTD.銳普電子羅定有限公司--內部控制制度
作業程序及控制重點
依據資料
一、作業程式
1.各部門為工作上之需要,須增補新進人員時,應詳填「人力需求增補表」及呈請權責主管核准後,知會人事單位辦理增補作業。
2.用人單位提出增補人員申請時,可建議增補方式,以透過政府機構招工、建教合作、人才交流中心、廣告徵才或內部調職方式處理。
3.用人單位對所需增補人員之條件、資格等資料應詳予說明。
二、控制重點
1.用人單位提出之人力需求表應對組織架構編製作參考比較,是否有增補需要。
2.用人單位是否對需求增補人員之條件、資格等資料詳以說明。
1.依據資料
1.1工作說明與條件資格作業規定
1.2員工招募作業規定
1.3組織圖
1.4職掌表及編製
1.5職務授權辦法
2.使用表單
2.1人力需求增補單
FA-XLD-0403:
晉升調職
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作業程序及控制重點
依據資料
一、作業程式:
1.晉升:
凡績效優異,有具體事實確證可勝任高職者,依「人員升遷平調規定」予以評估。
1.1符合上項條件而缺可晉升職務時,將其資料備記,遇缺優先辦理。
1.2人員晉升由其主管填寫「人事異動單」,經權責主管核准及人事單位公告人事通知單後,始得予以生效。
2調職:
考慮調職是否確為工作需要及個別申請者是否原職務(工作)不合宜。
2.1調職分為主動及被動,主動的調職由申請人透過內部招考的方式,爭取調職的機會;當部門主管認為其下屬員工有不合需要者,可依員工的專長與其他部門協調予以調職或辭退。
2.2應分析工作要求與員工專長或性向是否相符。
2.3調職時應與原部門主管、新部門主管及當事人會商。
2.4凡確實需調職者,經考慮前項所列後,由新單位主管填寫「人事異動單」,經權責主管核准後執行調職作業。
2.5員工調職後,依人員升遷平調作業規定應予以試工三個月,由新單位權責主管評核是否適任,若不適任者,可調回原單位或辭退。
二、控制重點:
1.人員升遷是否經確實評估及程式作業。
2.原職位是否有合適人員代替。
3.對調任後之工作是否勝任。
4.調職後人事單位是否據以變更資料。
1.依據資料
1.1人員升遷平調規定
2.使用表單:
2.1升遷評核表
2.2人事異動單
2.4公告
FA-XLD-0404:
招募甄選
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作業程序及控制重點
依據資料
一、作業程式
1.依據用人單位之權責主管核准後,轉人事單位辦理人才招募、甄選作業。
2.依公司人力資源規劃及實際人力需求決定是否對外招募、內部晉升或調動。
3.人員招募作業,可經由下列方式進行:
3.1政府機構介紹
3.2建教合作
3.3委託人力交流中心
3.4廣告征才
3.5內部調職
4.人事單位接到應徵人員資料及履歷表,由人事單位對應徵者資料初步評核,查核其條件是否相符,如為相符,由人事單位通知應徵者前來面試。
5.人員之甄選,人事單位會同用人單位主管面試後,決定錄取與否。
6.用人單位與面試人員面試後附上相關資料呈權責主管核定。
7.經權責主管核准錄取後,由人事單位通知錄取及報到說明。
8.內部調職應訂定時間性的限制,並按「人員升遷規定」及「內部控制制度薪工循環-晉升調職作業」辦理。
二、控制重點
1.招募作業是否依循公司有關規章辦理。
2.內部調職是否按照規定辦理,申請調職之人員異動是否過於頻繁。
1.依據資料
1.1員工招募規定
1.2員工面試征選作業規定
1.3人員升遷作業規定
2.使用表單
2.1人員需求表
2.2銳普電子(羅定)廠人事資料卡
FA-XLD-0405:
任用
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作業程序及控制重點
依據資料
一、作業程式
1.人員報到時,依據「新進員工報到作業規定」繳交下列資料,進入廠報到時繳齊.或入廠後一天.
1.1身分證複印件。
1.2照片。
1.3學歷證明。
1.4健康證。
2.新進人員到職時需填寫「羅定廠人事資料卡」,並由管理部編列工號後與員工個人之證件複印件一起存檔。
3.新進員工報到後,應依據「新進員工任用作業規定」及「新進員工及試用期員工薪資核定作業規定」辦理。
4.新進員工經試工合格者,管理部應與該員工簽訂「勞動合同書」,正本繳交主管機關外,應影印一份備查。
5.本公司各職務人員之任用,應遵守職務授權辦法作業,待人事單位公佈後,方予以生效。
6.集團企業間之調動應依照規定作業辦理。
7.有下列情形者,不得任用:
7.1虛偽隱匿冒用他人政見或身分者。
7.2罹患傳染病或健康欠佳,無法勝任工作者。
7.3曾任職於集團企業,而被集團企業免職者。
7.4曾任職於集團企業,自離或辭職後,未達可再任用之規定時間。
7.5其他:
本公司認為不宜任用者。
1.依據資料:
1.1新進員工報到作業
1.2新進員工任用作業
1.3職務授權與代理人辦法
2.使用表單:
2.1羅定廠人事資料卡
2.2新進人員試用評核表
2.3員工數據
2.4勞動合同書
2.5人事異動單
FA-XLD-0404:
任用
XEPEXELECTRONICS(LUO-DING)CO.,LTD.銳普電子羅定有限公司--內部控制制度
作業程序及控制重點
依據資料
二、控制重點
1.是否按規定辦妥一切手續並建立基本資料。
2.任用人員是否依照職務授權規定辦理。
3.是否有雇用不得任用之人員情況發生。
4.新進人員任用後,用人單位是否登記其領用工具資料。
FA-XLD-0406:
訓練
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作業程序及控制重點
依據資料
一、作業程式
1.各單位元依實際需要,每年第四季擬定次一年度「教育訓練需求計畫」,送管理部審核彙整,管理部應於十二月底之前擬定次一年度的教育訓練計畫表。
。
2.教育訓練計畫包括:
2.1新進員工訓練
2.1.1所有新進人員均應按公司所訂敎育訓練辦法規定參與訓練。
2.1.2職前訓練內容包括公司文化、理念介紹、用人制度、管理辦法及工作。
2.1.3製造部應對新進員工進行工作技能及工作安全訓練。
2.1.4職前訓練內容著重幫助新進人員早日熟悉工作環境,並及早進入狀況。
2.2在職訓練
2.2.1專業人員及一般員工之教育訓練
2.2.2各級幹部之教育訓練
2.2.3高階管理人員之教育訓練
2.3公司外部訓練:
依實際需求辦法辦理之。
3.敎育訓練計畫之實施方式
3.1內訓:
管理部應每年審核及綜合各單位之教育訓練需求計畫,訂定全年之「教育訓練計畫表」,經權責主管核准後實施。
3.2外訓:
依實際需要由各單位元填寫「教育訓練申請書」自行提出,經核准後辦理。
4.敎育訓練之評核與追蹤
4.1內訓之教育訓練實施後,應對於參與之員工進行測驗,以評估教育訓練之成效,除做為檢討之依據外,應將各員工受訓之成績記錄於「員工教育訓練統計表」,做為考核依據的一部份。
1.依據資料
1.1訓練作業程式
1.2訓練管理作業程式
1.3在職人員培訓作業規定
1.4新進人員訓練作業規定
1.5講師資格作業規定
2.使用表單
2.1教育訓練需求計畫
2.2教育訓練計畫表
2.3教育訓練申請書
2.4教育訓練教材
2.5教育訓練簽到簿
2.6教育訓練試卷
2.7教育訓練統計表
2.8講師一覽表
FA-XLD-0406:
訓練
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作業程序及控制重點
依據資料
4.2外訓後參加員工應將教材及資料交由管理部負責歸檔,並由參加人員向相關人員講授課程。
二、控制重點
1.新進員工職前訓練是否確實進行。
2.對訓練之成效應加以評估,作為檢討改進訓練之依據。
3.管理部是否記錄每位元員工教育訓練成績,做為考核的依據之一。
4.教育訓練的講師是否具有專業知識。
5.公司外訓結業後,訓練教材及證書等相關記錄由管理部負責歸檔。
6.外訓人員是否對向相關人員進行授課講解。
FA-XLD-0407:
考核、績效評估及奬懲
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作業程序及控制重點
依據資料
一、作業程式
1.考核:
1.1月績效考核,依「績效考核作業規定」,由單位主管提出「個人績效評比一覽表」,經權責主管核准後,交由管理部匯總計算當月薪資。
1.2晉升與調薪按「人員升遷作業規定」辦理,依許可權主管核准後實施。
1.3績效考核時,應考慮奬懲、出勤及教育訓練成績等記錄,作為員工晉升及薪資給付等考核績效之參考。
2.奬懲:
2.1依「獎懲標準作業規定」,對員工表現予以適當奬懲。
2.2員工對於所受到的懲處及指責有所異議時,得於獎懲確定一星期內向部門經理或協理提交申訴報告,由部門經理或協理委託不相干之人員進行調查。
2.3奬懲理由及方式應記入「人事資料卡」,並列入考績,定期公告通知。
3.考勤:
3.1員工應按規定時間準時上下班,並親自刷卡。
3.2因公不能打卡或忘記打卡者,須由單位主管于「簽卡申請書」上簽名確認。
3.3員工上下班托人頂替刷卡者,代替者及其本人均依獎懲標準規定議處,並視情節輕重另予處分。
3.4遲到、早退者依「請假作業規定」辦理。
1.依據資料:
1.1績效考核作業規定
1.2員工請假作業規定
1.3員工出勤作業規定
1.4獎懲標準作業規定
1.5人員升遷平調作業規定
1.6員工申訴作業規定
1.7調薪作業規定
2.使用表單:
2.1績效評估一覽表
2.2員工出缺勤明細總表
2.3員工請假申請單
2.4獎懲單
2.5羅定廠人事資料卡
2.6簽卡申請書
2.7放行條
FA-SUP-0407:
考核、績效評估及奬懲
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作業程序及控制重點
依據資料
4.請假:
4.1員工因事必須親自處理時,以事先申請事假為原則。
4.2因公受傷並須治療或休養時,得申請病假。
4.3婚、喪、產假依相關規定天數給假。
4.4員工請假應填寫請假單,呈主管核准並送人事部門登錄,作為員工薪資考勤資料之依據。
4.5請假後若有需離廠者,需由原單位開「放行條」,交由管理部經理簽字後,保安始可放行。
4.6人事單位應將請假單與員工打卡出缺勤記錄核對,如有差異應查明原因並予更正。
二、控制重點
1.考核績效及獎懲的辦法是否事先告知員工。
2.績效的衡量是否明確及公正。
3.奬懲是否依規定處理。
4.奬懲案件是否均具備充份條件及佐證。
5.奬懲有否接受當事人之申訴。
6.員工出缺勤是否正常,部門經理是否確實在簽卡申請書上簽名確認。
7.管理部是否不定期抽查員工上班的情況與打卡及呈報人數比對。
8.員工請假是否按照規定辦理。
FA-XLD-0408:
薪資
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作業程序及控制重點
依據資料
一、作業程式
1.薪資計算作業:
1.1新進人員由公司依照「新進員工及適用期滿員工薪資作業規定」作業,經部門主管審核後,呈授權主管核示及進行敘薪作業,計件線的員工敘薪方式依據標準工時按件計酬。
1.2適用期滿員工由單位主管填寫「員工試用評核表」及「試用期滿員工底薪增加評核表」評核員工工作上、配合度及發展潛力,並知會人事單位依據人事資料卡記錄調整評核分數,計算調薪幅度,在經權責主管核准後,管理部需填寫「人事異動單」通知單位主管及員工本人。
1.3本公司員工薪資按「調薪作業規定」做例行性之調整,有必要時得臨時辦理調整薪資,調整原則依照薪資結構管理辦法及「獎懲標準規定」實施。
2薪資發放作業
2.1薪資經人事單位依出勤、加班及月績效等紀錄計算後,由出納人員提款於廠內發放或轉帳至員工帳號。
2.2「個人薪資明細表」及薪資依單位別,由人事單位發放予單位主管簽字代領,各單位主管代領後應於當日即將員工薪資發放,員工領取薪資時亦應於個人薪資明細表上簽名確認,薪資發放完後,單位主管應于當日將員工簽名的薪資明細表資料繳回管理部,未發完工資者不得離開公司。
2.3如有溢發或誤發之情況應填寫「薪資異常查詢單」向管理部反應。
2.4未領之薪資,如已發放至單位主管處,單位主管應隨同簽章之薪資明細表歸還管理部;如屬員工應自行領取而未領取者應於當日繳回會計單位,由會計人員存入保險庫。
3.社會保險及各項代扣費用或代扣借款等事項均依各相關法令、公司規定執行辦理。
二、控制重點
1.薪資及津貼,是否按規定計算,金額是否計算正確。
2.薪資調整的程式是否合理,有無確實將人事記錄卡資料納入考慮。
3.社會保險及各項代扣款等事項是否合乎法令規定。
4.薪資是否按時發放,薪資領取的手續是否完備。
5.未領薪資如何保管,是否及時將款項繳回會計單位並存入保險庫。
6.員工借支之款項是否於薪資發放時主動扣除歸還公司。
1.依據資料:
1.1薪資編制發放作業
1.2薪資結構作業規定
1.3新進員工及試用期員工薪資核定作業規定
1.4調薪作業規定
1.5人員升遷與平調規定
1.6員工借支辦法
1.7所得稅法
1.8勞動法等
2.使用表單:
2.1員工出缺勤明細總表
2.2員工試用評核表
2.3人事異動單
2.4個人薪資明細表
2.5薪資異常查詢單
2.6繳納稅捐證明
2.7借支憑證
FA-XLD-0409:
人事異動
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作業程序及控制重點
依據資料
一、作業程式
1.離職:
1.1員工離職時,三職等以上(含)以上應於離職前15日填寫「離職申請單」,二職等應為15天,一職等應為7天,三職等(含)以上需由協理批准。
1.2用人單位主管接獲「離職申請單」後,應就其工作表現及職務特性考慮是否慰留,並同時瞭解離職原因,作為日後改進參考。
1.3若無法慰留或准予離職時,用人單位應考慮是否向人事單位提出招募人員申請。
1.4用人單位依核決許可權批准離職書後,應著手辦理交接事項,離職人員應於離職前辦理離職各項手續填寫「離職辦理清單」,二職等上人員應填「移交清冊」,辦理移交手續,並經權責主管核准始得生效。
1.5依正常程序辦理離職者,於離職時結清薪資,未按正常時間和程序辦理離職手續者不予結算薪資。
1.6辭職員工的薪資應於辦理完離廠手續後,由管理部核算,向出納人員領取。
2.免職:
2.1本公司員工之免職分為辭退、開除二種,由管理部按規定填寫「辭退/開除通知單」辦理職務移交手續。
2.2辭退或開除的標準依據「獎懲作業規定」。
2.3辭退或開除之員工,辦完離職手續後即可結算工資,並於當天離職。
2.4如有因刻意損害公司物品而遭開除者,應賠償公司損失後始得離職。
1.依據資料:
1.1離/免職/留職停薪作業規定
1.2獎懲作業規定
2.使用表單:
2.1離職申請單
2.2移交清冊
2.3離職辦理清單
2.4工資代領委託書
2.5退保憑證(沒有)
FA-XLD-0409:
人事異動
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作業程序及控制重點
依據資料
3.留職停薪:
3.1留職停薪人員需於請假前一個月填寫「離職申請單」,並在其他欄位中注明留職停薪經權責主管核准後始可留職停薪。
3.2留職停薪的資格
3.2.1服務滿三年。
3.2.2二職等以上。
3.3留職停薪最長的時間為六個月。
4.無論屬何種方式離職,均應辦理完離職手續後,始可由管理單位核算薪資及向會計部領取薪資,管理部並應將離職員工資料注記,以免發生薪資重複計算或誤算之情況發生;保安人員於人員離廠前應再次檢查離廠人員之行李,檢視有無公司資源流出,並於離職辦理事項上簽名。
5.有辦理養老保險之員工,應於離職日辦理退保。
二、控制重點
1.離職/免職/留職停薪人員,是否都確實辦理離職手續。
2.薪資核算是否依規定計算無誤。
3.留職停薪人員之資格是否符合,復職後職等是否按規定辦理。
4.人員離職後是否於當日辦理退保。
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