商务英语电子邮件.ppt
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- 上传时间:2023-10-27
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商务英语电子邮件.ppt
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商务英语电子邮件,Contents,1商务英语电子邮件的格式2商务英语电子邮件的写作要求3商务英语电子邮件写作注意事项4商务英语电子邮件常用句式,1格式商务英语电子邮件由5部分组成,Address-收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址;Subject-主题;Salutation-称呼、Opening-开头、Body-正文、Ending-结尾句;ComplimentaryClose-礼貌结束语;WritersFullName-写信人全名、WriterTitleandDepartment-写信人的职务及所属部门、Address-地址、Tel-电话号码、Fax传真,Address-地址,收信人Email地址To:
抄送收信人Email地址Cc:
密送收信人Email地址Bcc:
ToCc:
CarbonCopyBcc:
BlindCarbonCopyTo:
12qq、comCc:
456qq、comBcc:
789qq、com,多个收信人地址用半角的逗号或者分号隔开。
Subject-主题,1.主题框的内容应简明地概括信的内容,短的可以是一个单词,如greeting;长的可以是一个名词性短语,也可以是完整的句子,但一般不超过35个字母。
如Suppliertraining2.主题框内的内容切忌含糊不清。
YES:
TomorrowsmeetingcanceledNO:
Newsaboutmeeting3.视信的内容是否重要,还可以开头加上URGENT或者FYI(ForYourInformation)4.一般来说,只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。
另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的大写的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。
YES:
NewE-mailAddressNotificationDetailedcalculationNO:
detailedcalculation,Salutation-称呼,根据发言人的具体情况以及发言人与收件人之间的关系而定。
1.在同辈的亲朋好友或同事之间可以直呼其名,但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。
TomHanksDear/HiTom,DearMrHanksJenniferAnistonMiss/Mrs/MsAniston2.收件人的名字千万不要写错。
3、收件人是多个男性用Messrs;多个女性用Medames,Mmes,或Mses;有男有女,弄清楚每个人的称呼。
Messrs,Smith,Wyatt,andFuryMses.Dicaprio,Lionel,andGreenMr.HaroldWrightandMissMargaretWright4.有荣誉学位多不喜欢用一般的头衔。
Dr./Prof./General/SenatorWright,5.老外的名字有时有Jr或Sr,l罗马数字,等MartinLutherKing,JrGeorgeBushSrGeorgeVElizabeth6.如果没有名字,或者是很正规的邮件,则可用:
DearCommitteeMember:
DearColleage:
DearMeetingPlanner:
DearMadamorsir:
DearPurchasingAgent:
DearCustomers:
ToWhomItMayConcern:
ToAllSalesReps:
LadiesorGentlemen:
Opening-开头,澄清你的意图在电子邮件开头澄清你的来意非常重要,这样才能更好的引出邮件的主要内容。
感谢读者是邮件开场白的好办法。
特别是对你有事相求的情况下会很有帮助。
记得要注意语法、拼写和标点符号,保持句子简短明了且句意前后一致。
1.如果你主动给别人写邮件,表明意图;Iamwritingto.2如果回复客服的咨询,向他们对公司的兴趣表示感谢;Thankyouforyourpromptreply.Thankyouforcontactingus.,3.如果对方已经回复过你的一封邮件了,感谢回复;Thankyouforpromptreply.Thanksforgettingbacktome.4.如果你咨询一些信息,对方花了点时间才发信息;Thankyouforprovdingtherequestedinfomation.5.如果有人给了你特别的帮助;Thankyouforallyourassistance.Itrulyappreciate.6.某个客户或经理写对你的工作提出了一定质疑;Thankyouforyourfeedback.,Body-正文,正文是电子邮件的主要部分,大多把话题分成几个小主题,每个主题一小段,每段一般只有一两句话。
正文有两三个或三四个简短的段落构成。
正文书写格式一般采用齐头式。
齐头式是指正文中各部分都从每行左边开始。
称呼和开头之间,段落之间,正文和信尾客套话之间一般空一行。
Ending-结尾,在邮件结束之前,应再次感谢收信人。
Thankyouforyourpatienceandcooperation./Thankyouforyourconsideration.Ifyouhaveanyquestionorconcers,donthesitatetoletmeknow./Ilookforwardtohearingfromyou.ComplimentaryClose-礼貌结束语结尾致意要留意,弄清大家的关系才能选择用词。
1.VeryFormal非常正规的,如给政府Respectfullyyours,yoursrespectfully,2.Formal正规的,如给客户之间公司Verytrullyyours,yoursverytrully,yourstrully,3.Lessformal如给客户;Sincerelyyours,yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,4.Informal如给朋友,同事之间;Regards,Warmregard,Withkindestregards,Mybest等Signature-签名邮件的末尾加上签名档,附加必要的个人信息。
如姓名,职务,公司,电话,传真,地址等信息,但一般不超过4行。
LocalOrganizingCommittePhone:
+7-3822-491-776Fax:
+7-3822-492-410E-mail:
.,2写作要求商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则,商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五C原则,即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原则。
准确原则由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系,其准确性对商务治理与沟通至关重要。
具体而言,不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误,电子邮件内容还要叙述准确,以免引起误会纠纷。
简洁原则简洁原则是商务英语写作最重要的原则,指在不影响完整性和礼貌性的前提下,尽量使用简单句子和简短词语。
一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间,也会给阅读者带来不必要的麻烦,故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。
在具体写作中,商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了,有大量省略句和不完整句。
其词汇特征是用语简洁,语言简明扼要。
例1ItisverydifficulttosellmanholecoversinFrance.ThisproductmusthavethequalitycertificateissuedinFrance.例2Price:
FOBShanghaiUSD96“PC.例3Hopeyoucanacceptit.例1中的两个单句具有明显的因果关系,但写并不使用表达因果关系的连接词如since、because,这种舍长句、复合句,选短句、简单句,喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常见。
例2中缩略语的使用,例3中不完整句的选择,反映了与普通商务信函相比,商务电子邮件更倾向于非正式文体,更为口语化。
完整原则商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整,提供读者所需要的信息,尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件,更需要清楚完整,因为只有包含具体信息的邮件,才能达到良好的沟通效果。
邮件是否完整,可以用5W1H来检验,即who,when,where,what,why和how。
清楚原则商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚,用词准确。
具体表现在:
例1Wewilldeliveryourgoodssoon.例2中significant一词意为明显的、不小的,语义模糊,故可以用具体数字替换。
例2中soon表示不久、很快,语义不明确,没有指出具体的供货时间,可改为具体的年月日。
礼貌原则商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。
鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败,买卖双方应十分注重措辞方式,要婉转、礼貌,使对方轻易接受。
在写作电子邮件时,可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点,提出要求。
例1Ifitisnotforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomers,wecouldnothavequotedforsuppliesevenatthatprice.例2Iwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationsfor65,000pieces.例1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用,缓和了商务谈判的语气,既明确了自己的立场,又使对方的面子免于受损,语气自然诚恳,礼貌得体,很轻易为对方接受。
3Sometips-注意事项(文法),1.切忌主客不分或模糊;2.句子不要零碎;3.结构对称;4.单复数前后一致;5.动词和主语要呼应;6.时态和语态不要转变太多;7.选词要正确;8.标点要正确;9.拼写要正确;10.大小写要注意;11.地址上的数字直接用阿拉伯数字,除了One;,Sometips-注意事项(文体),1.可读性-多用短句;2.注意段落的开头;一般来说,重要或强调的事情都放在信件或段落的开头。
3.轻重有分;4.转接词要留神;5.修饰词的位置要留心;6.句子开头不要含糊不清的代词;7.用语要肯定准确,切忌含糊不清;8.立场观点一致,少用被动句;,Sometips-注意事项(格调)1.式样和句子长度不要太单调;2.弱软的词可以加强一些;3.口语化比较受欢迎;,4.英语电子邮件常用句式,Greetingmessage1.Hopeyouhaveagoodtripback.2.Howareyou?
3.Howisyouprojectgoingon?
Initiateameeting1.IWanttotalktoyouoverthephoneregardingissuesaboutreportdeveopmentandthexxxproject.2.IwouldliketoholdameetingintheafternoonaboutourdevelopmentplanningfortheprojectA.3.wedliketohavethemeetingonOct30.sametime.4.LetsmakeameetingnextMondayat5:
30PM.,Sekeingformoreinformation1.Shallwehaveanyproblemaccessingthefolders,pleaseletmeknow.2.Lookforwardtoyourfeedbacksandsuggestionssoon.3.Thankyouandlookforwardtohavingyouropinionontheestimationandschedule.4.Whatisyouropiniononthescheduleandnextstepsweproposed?
5.Whatdoyouthinkaboutthis?
6.Anyquestion,pleasedonthesitatetoletmeknow.7.Anyquestion,pleaseletmeknow.8.Plesecontactmeifyouhaveanyquestions.9.Pleaseletmeknow,ifyouhaveanyquestiononthis.10.Pleaseletmeknowwhatyouthink.,11.Yourcommentsandsuggestionsarewelcome.12.Feelfreetogiveyourcomments.13.Doyouhaveanyideaaboutthis?
14.Ifwouldbeniceifyoucouldprovideabitmoreinformationontheusersbehavior.Givefeedback1.pleaseseecommentsbelow.2.Myanswersareinbluebelow.3.Iaddsomecommentstothedocumentforyourreference.Attachment1.Ienclosetheevaluationreportforyourreference.2.Plesefindenclosedacopyforourpricelist.3.Plesefindtheattachedreportyouwillneedfortomorrowsmeeting.,4.Attachedisthedesigndocument,pleasereviewit.5.Attachedpleasefindtodaysmeetingnotes.6.Forotherknownissuesrelatedtoindividualfeatures,pleaseseeattachedreleasenotes.Pointlisting1.Todaywewouldliketofinishfollowingtasksbytheendoftoday:
1.2.2.Someknownissuesinthisrelease:
1.2.3.OurteamherereviewedthenewestSCMpolicyandhasfollowingconcerns:
1.2.4.Herearesomemorequestions/issuesforyourteam:
1.2.5.Thecurrentstatusisasfollowing:
1.2.6.Someitemsneedyourattention:
1.2.,Raisequestion1.IhavesomequestionsaboutthereportXX-XXX.2.FortheassignmentABC,Ihavethefollowingquestions:
.Proposal1.Forthenextstepofplatformimplementation,Iamproposing.2.Isuggestwecanhaveaweeklyprojectmeetingoverthephonecallinthenearfuture.Thanksnote1.Thankyousomuchforthecooperation.2.Ireallyappreciatetheeffortyouallmadeforthissuddenandtightprojict.3.Thanksforyourattention.4.Yourkindassistanceonthisareverymuchappreciated.5.Reallyappreaciateyourhelp.,Apology1.Isincerelyapologizeforthismisunderstanding.2.IapologizeforthelateaskingbutwewanttomakesurethecorrectnessofourimplementationASAP.,
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