中文Office使用教程第1章.ppt
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中文Office2003实用教程,第1章初识Word2003,本章主要介绍Word2003的安装方法、界面中各部分的名称和作用,以及打开、保存、关闭和打印文档的操作方法,并且通过项目简单介绍Word2003的文字输入和编辑。
本章要点1.1第一个Word文档1.2编写一篇演讲稿习题1,1.1第一个Word文档,应用Word2003的第一步是创建Word文档。
只有在Word文档中,才可以使用Word2003的各种功能。
本节将介绍Word2003的安装方法,以及如何新建和保存一个Word文档,图1-1-1所示就是新建的一个空白Word文档。
图1-1-1空白Word文档,1.1第一个Word文档,1.1.1安装、启动和退出Word20031安装Word2003虽然Word2003是一个可以单独使用的软件,但是它没有独立的安装程序。
作为Office2003中的一个组件,Word2003必须使用Office2003的安装程序。
Office2003中除Word2003外还有许多组件,用户可以有选择地安装。
(1)将Office2003安装光盘放入光驱中,计算机会自动启动Office2003的安装程序。
(2)在“产品密钥”对话框中,输入正确的产品密钥,然后单击“下一步”按钮调出“用户信息”对话框。
(3)在“用户信息”对话框中,输入用户名、缩写和单位等用户信息,然后单击“下一步”按钮,调出“最终用户许可协议”对话框。
(4)在“最终用户许可协议”对话框中,选中“我接受许可协议中的条款”复选框,然后单击“下一步”按钮,调出“安装类型”对话框,如图1-1-2所示。
(5)在“安装类型”对话框中,如果选中“典型安装”单选钮,则安装Office2003最常用的组件;如果选中“完全安装”单选钮,则安装Office2003所有的组件和工具;如果选中“最小安装”单选钮,则只安装Office2003最基本的组件;如果选中“自定义安装”单选钮,则用户自行选择安装Office2003中的组件和工具。
1.1第一个Word文档,(6)如果选中前3个单选钮中的任意一个,再单击“下一步”按钮,将直接调出“摘要”对话框,如图1-1-4所示。
如果选中“自定义安装”单选钮,再单击“下一步”按钮,则调出“自定义安装”对话框,如图1-1-3所示。
图1-1-2“安装类型”对话框图1-1-3“自定义安装”对话框,1.1第一个Word文档,(7)在“自定义安装”对话框中,有7个组件选择复选框,其默认值均为选中。
用户可以根据自己的需要选择要安装的组件,如图1-1-3所示,只选中Word、Excel、PowerPoint和Access4个组件。
单击“下一步”按钮,调出“摘要”对话框,如图1-1-4所示。
图1-1-4“摘要”对话框,1.1第一个Word文档,(8)在“摘要”对话框中列出所有Office2003组件,并显示哪些是用户选定要安装的组件,哪些是不安装的组件。
如果用户改变主意想对安装组件做出调整,可以单击“上一步”按钮退回到“自定义安装”对话框。
用户在任何时候不想继续安装Office2003,都可以单击“取消”按钮退出Office2003安装程序。
(9)在确认要安装的内容无误后,单击“安装”按钮,计算机开始安装Office2003。
安装结束后,系统会提示用户安装了新程序,这表示安装成功。
(10)如果要卸载Office2003或者要重新安装Office2003组件,可以再次运行安装光盘,计算机会自动调出“维护模式选项”对话框,如图1-1-5所示。
1.1第一个Word文档,图1-1-5“维护模式选项”对话框,1.1第一个Word文档,(11)在“维护模式选项”对话框中,如果选中“添加或删除功能”单选钮,则可以更改或者删除已安装的组件;如果选中“重新安装或修复”单选钮,则可以重新安装Office2003或者将其各项设置恢复为原始状态;如果选中“卸载”单选钮,则可以删除已安装的Office2003。
选中所需的单选钮后,单击“下一步”按钮即可。
2启动Word2003Office2003安装成功后,用户就可以进入Word2003的世界了。
启动Word2003的常用方法有以下3种。
(1)通过“开始”菜单启动。
单击屏幕左下方的“开始”“所有程序”MicrosoftOfficeMicrosoftOfficeWord2003菜单命令,如图1-1-6所示。
执行完该操作后,就可以启动Word2003,同时计算机会自动建立一个新的文档,如图1-1-1所示。
(2)通过桌面快捷方式启动。
快捷方式是在Windows桌面上创建的一个图标,用鼠标双击该图标就可以启动相应的程序。
创建快捷方式图标的方法是单击“开始”“所有程序”MicrosoftOffice,然后将鼠标指向“MicrosoftOfficeWord2003”菜单命令。
单击鼠标右键调出快捷菜单,然后单击“发送到”“桌面快捷方式”,即可在桌面上创建一个Word2003的图标。
1.1第一个Word文档,(3)通过已有的Word2003文档启动。
首先通过“我的电脑”、“我的文档”或“Windows资源管理器”等程序,找到要打开的已保存的Word2003文档,然后双击这个Word文档的图标,即可启动Word2003并同时打开被双击的Word文档。
图1-1-6通过“开始”菜单启动Word2003,1.1第一个Word文档,3退出Word2003完成所有的操作后,就需要退出Word2003。
常用的退出操作有3种。
(1)单击“文件”“退出”菜单命令,关闭所有的文件,然后退出Word2003。
(2)单击Word2003工作界面右上角的“关闭”按钮,如果打开了或两个以上的Word文档,则只关闭当前文档。
如果只打开了1个文档,则关闭该文档并退出Word2003。
(3)双击Word2003窗口左上角的控制菜单按钮,如果打开了两个或两个以上的Word文档,则只关闭当前文档。
如果只打开了1个文档,则关闭该文档并退出Word2003。
图1-1-7“MicrosoftOfficeWord”对话框如果对文档进行了修改并且尚未保存,那么在退出Word2003时,系统会调出一个“MicrosoftOfficeWord”对话框,提示用户是否保存当前修改后的文档,如图1-1-7所示。
单击“是”按钮,保存修改后的文档并退出Word2003;单击“否”按钮,不保存修改后的文档并退出Word2003;单击“取消”按钮,返回该文档不退出Word2003。
1.1第一个Word文档,图1-1-7“MicrosoftOfficeWord”对话框,1.1第一个Word文档,1.1.2Word2003工作界面简介启动Word2003后,用户所看到的就是Word的工作界面,所有的操作都是在这个界面内进行的。
工作界面包括标题栏、菜单栏、工具栏、文本区、状态栏和任务窗格6部分,如图1-1-8所示。
1标题栏标题栏位于Word2003工作界面的最上方,用来显示文档的名称。
当打开或创建一个新文档时,该文档的名字就会出现在标题栏上。
标题栏包括控制菜单按钮、文档名称和窗口控制按钮等。
控制菜单按钮:
位于标题栏的最左边。
单击该按钮,在调出的菜单中,可以对窗口进行还原、移动、大小、最小化、最大化和关闭等操作。
1.1第一个Word文档,图1-1-8Word2003工作界面,1.1第一个Word文档,文档名称:
文档名称在控制菜单按钮的右边,它表示当前正在使用的文档的名称。
如果打开另一个文档,名称则会随之改变。
如果是新建的文档,Word2003会自动将文件命名为“文档1”、“文档2”窗口控制按钮:
窗口控制按钮位于标题栏的右边,共有3个,从左到右分别为“最小化”按钮、“最大化”按钮和“关闭”按钮。
单击“最小化”按钮,窗口会缩小成为Windows任务栏上的一个按钮;单击“最大化”按钮,窗口会放大到整个屏幕,此时该按钮也会变成“向下还原”按钮;单击“向下还原”按钮,窗口会变回原来的大小,此时按钮也会变成“最大化”按钮;单击“关闭”按钮,窗口会被关闭。
双击标题栏也可以在“最大化”按钮和“向下还原”按钮之间切换,调整窗口的大小。
如果用户同时打开多个Word文档,那么窗口标题栏颜色为蓝色的文档是正在编辑的文档,其他文档的标题栏颜色为淡蓝色。
2菜单栏菜单栏由9个按钮组成,每一个按钮称为其相应的主菜单,例如“文件”主菜单、“编辑”主菜单等。
单击每一个按钮,都能调出一个下拉菜单,该菜单中包含具有与按钮名称功能相关的所有菜单命令。
菜单命令有以下3种形式。
1.1第一个Word文档,菜单命令:
单击某个菜单命令,会完成相应的Word操作,例如单击“文件”主菜单中的“保存”或“退出”菜单命令。
菜单选项:
菜单命令右边有“”标记的是菜单选项。
单击某个菜单选项后会调出一个对话框,在对话框中进行相应设置,也可以完成相应的Word操作,例如“文件”主菜单中的“打印”菜单命令。
级联菜单:
菜单命令右边有“”标记的是级联菜单。
单击某个级联菜单会调出下一级菜单,单击该菜单中的菜单命令或者菜单选项,可完成相应的Word操作,例如“视图”主菜单项中的“工具栏”菜单命令。
此外,Word2003还可以根据用户对菜单命令使用的频率来决定是否直接显示它们。
如果某个菜单命令使用频率比较低,那么Word2003就会自动把它隐藏起来,减少菜单中直接显示命令的数目。
如果用户要使用隐藏起来的菜单命令,则需要单击菜单中的向下双箭头或者双击其所在的菜单。
1.1第一个Word文档,3工具栏事实上,工具栏的种类很多,Word文档默认的显示工具栏是“常用”工具栏和“格式”工具栏这两个最经常使用的工具栏。
“常用”工具栏以按钮的形式提供了一些常用操作命令;“格式”工具栏以按钮的形式提供了一些常用格式编辑命令。
每个工具栏中都有若干个按钮,单击按钮可以执行一种Word操作或是调出一个菜单。
如果要显示其他工具栏,有以下两种操作方法。
(1)在菜单栏或已打开的任意一个工具栏上单击鼠标右键,调出一个快捷菜单,单击菜单命令,即可调出或关闭相应的工具栏。
(2)单击“视图”“工具栏”“XXX”菜单命令,即可调出或关闭相应的工具栏,“XXX”表示工具栏的名字。
如果菜单命令前面有对勾标志,则表示该工具栏已经被调出,反之则表示未调出该工具栏。
工具栏中的每一个按钮都有一个名称。
如果用户不知道按钮的名称,可以将鼠标移动到按钮上,稍候片刻,则在光标下方就会显示该按钮的名称。
4文本区文本区是Word2003的编辑窗口,用户可以在此进行文档的输入、编辑、修改、排版和浏览等操作。
文本区由滚动条、标尺、视图按钮和文本组成。
1.1第一个Word文档,滚动条:
滚动条位于文本区的下方和右边。
下方的滚动条称为“水平滚动条”,右边的滚动条称为“垂直滚动条”。
使用滚动条可以使文本内容在窗口中滚动,以便显示区域外被挡住的文本内容。
标尺:
标尺位于文本区的上方和左边,上方的标尺称为“水平标尺”,左边的标尺称为“垂直标尺”。
使用标尺可以定位文本中的文字、段落、表格和图片等内容。
视图按钮:
包括“普通视图”按钮、“Web版式视图”按钮、“页面视图”按钮、“大纲视图”按钮和“阅读版式”按钮。
按下某个按钮就会使文档切换到相应的视图状态。
文档常用的视图是“页面”视图。
文本:
文本区域中包括文字、表格和图片等文档内容。
打开文档后,文档内容就显示在文本区内,用户对文档进行的各种编辑操作都在这里进行。
此外,文档中的段落标记不仅标记一段内容的结束,而且它还保存这个段落样式的所有内容,包括文本的所有格式设置。
5状态栏状态栏位于Word2003工作界面的最下方,显示当前打开文档的状态,包括如下内容。
显示当前文档的光标位置、页码、节数和当前文档的总页数。
显示当前文档的录制、修订、扩展和改写的模式状态。
1.1第一个Word文档,6任务窗格任务窗格位于工作界面的右边,它随着当前文档的操作而显示相应内容。
常用的任务窗格包括以下几种。
新建文档:
创建新文档及打开已建立的文档。
剪贴板:
显示当前Word2003环境中的剪贴板内容。
剪贴画:
在Office2003收藏集中搜索相应的媒体文件类型。
搜索结果:
查找计算机中的文件。
样式和格式:
方便地进行文档的排版。
显示格式:
显示当前文档所使用的格式。
邮件合并:
按向导提示对文档进行相应类型的合并操作。
1.1第一个Word文档,1.1.3新建和打开文档1新建文档在启动并进入了Word2003后,工作界面内会自动创建一个名为“文档1”的空白文档,用户既可以对“文档1”进行相应的操作,也可以重新创建一个新文档。
新建文档的方法有以下4种。
(1)单击“文件”“新建”菜单命令,调出“新建文档”任务窗格,如图1-1-9所示。
单击其中的“空白文档”链接,即可新建一个空白文档。
(2)单击“常用”工具栏最左边的“新建空白文档”按钮,新建一个空白文档。
(3)使用Ctrl+N快捷键,新建一个空白文档。
(4)单击“文件”“新建”菜单命令,调出“新建文档”任务窗格。
单击其中的“根据现有文档”链接,调出“根据现有文档新建”对话框,如图1-1-10所示。
选中所需的文档后,单击“创建”按钮,就可以新建一个与原文档内容完全一样的新文档。
图1-1-9“新建文档”任务窗格图1-1-10“根据现有文档新建”对话框不论使用以上哪种方法新建的文档,其名称均为“文档1”。
如果之前创建过文档,则新文档名称中的数字会顺延。
1.1第一个Word文档,图1-1-9“新建文档”任务窗格图1-1-10“根据现有文档新建”对话框,1.1第一个Word文档,2打开文档打开已经保存的文档有多种方法,下面介绍常用的5种方法。
(1)在硬盘或者软盘中找到要打开的Word文档,双击该文档的图标,就可以打开文档了。
如果Word2003没有启动,系统会自动启动Word2003并打开文档。
(2)在Word2003中,单击“文件”“打开”菜单命令或者单击“常用”工具栏中的“打开”按钮,都可以调出“打开”对话框,如图1-1-11所示。
在“打开”对话框的“查找范围”下拉列表框中,选择要打开文档所在的文件夹。
在列表中选中要打开的文档,或者在“文件名”文本框中输入文档的名称。
单击“打开”按钮,打开所选的文档。
1.1第一个Word文档,图1-1-11“打开”对话框,1.1第一个Word文档,(3)如果要打开多个连续的文档,可以在“打开”对话框的列表中,单击第一个要打开的文档名,然后按住Shift键,再单击最后一个文档名,选中这两个文档以及它们之间的所有文档;如果要打开多个不连续的文档,可以按住Ctrl键,然后依次单击要打开的文档名,选中这些文档。
按住Ctrl键,单击已选定的文档名,可取消该文档的选定。
最后单击“打开”按钮,即可打开选中的多个文档。
(4)在Word2003中,用户最近打开过的Word文档会保存在“文件”菜单中。
单击“文件”按钮,调出下拉菜单,单击所需文档的名称就可以打开相应的Word文档,如图1-1-12所示。
Word2003默认设置是显示最近打开过的4个文档的名称,如果需要增加或减少显示的文档数量,可以单击“工具”“选项”菜单命令,调出“选项”对话框,选中“常规”选项卡,如图1-1-13所示。
在“列出最近所用文件”复选框右边的数值选择框中,输入要显示文档名称的数量,单击“确定”按钮。
(5)在WindowsXP中,用户最近打开过的文档会保存在“我最近的文档”菜单中。
单击“开始”“我最近的文档”菜单命令,调出菜单,再单击所需要的Word文档名称,就可以打开选中的Word文档。
1.1第一个Word文档,图1-1-12“文件”下拉菜单图1-1-13“选项”对话框(“常规”选项卡),1.1第一个Word文档,1.1.4保存和关闭文档1保存文档当完成对一个Word文档的编辑后,需要将文档保存起来。
为避免不必要的损失,用户要养成经常存盘的习惯。
保存文档的操作方法有4种。
(1)保存新建的文档。
单击“文件”“保存”菜单命令、单击“常用”工具栏中的“保存”按钮或者使用Ctrl+S快捷键,都可以调出“另存为”对话框,如图1-1-14所示。
在“保存位置”下拉列表框中,可以选择要保存文档所在文件夹的位置。
在“文件名”文本框中,输入文档的名称。
完成设置后,单击“保存”按钮。
(2)保存为另一个文档。
如果要将已保存的文档,另存为一个内容完全相同但是名称或者保存位置不同的文档,可以单击“文件”“另存为”菜单命令,调出“另存为”对话框,如图1-1-14所示。
更改文档名称或者保存位置后,单击“保存”按钮。
(3)保存已经保存过的文档。
已保存过的文档进行修改后,需要再次保存,修改的内容才会被计算机保存并覆盖原有内容。
单击“文件”“保存”菜单命令、单击“常用”工具栏中的“保存”按钮或者使用Ctrl+S快捷键,都可以直接保存文档,不会再调出“另存为”对话框。
(4)一次性保存所有文档。
当打开多个文档时,可以在按住Shift键的同时单击“文件”“全部保存”菜单命令,一次性保存所有打开的文档。
1.1第一个Word文档,图1-1-14“另存为”对话框,1.1第一个Word文档,
(2)保存为另一个文档。
如果要将已保存的文档,另存为一个内容完全相同但是名称或者保存位置不同的文档,可以单击“文件”“另存为”菜单命令,调出“另存为”对话框,如图1-1-14所示。
更改文档名称或者保存位置后,单击“保存”按钮。
(3)保存已经保存过的文档。
已保存过的文档进行修改后,需要再次保存,修改的内容才会被计算机保存并覆盖原有内容。
单击“文件”“保存”菜单命令、单击“常用”工具栏中的“保存”按钮或者使用Ctrl+S快捷键,都可以直接保存文档,不会再调出“另存为”对话框。
(4)一次性保存所有文档。
当打开多个文档时,可以在按住Shift键的同时单击“文件”“全部保存”菜单命令,一次性保存所有打开的文档。
2关闭文档当编写、修改或者查看完文档之后,就可以关闭文档。
关闭文档的方法有5种。
(1)单击“文件”“关闭”菜单命令,关闭当前文档。
(2)单击Word2003标题栏中的“关闭”按钮,关闭当前文档。
(3)使用Alt+F4快捷键,关闭当前文档。
(4)如果只打开了1个文档,可以单击菜单栏最右边的“关闭窗口”按钮,关闭文档但是不退出Word2003程序。
(5)单击“文件”“退出”菜单命令,关闭所有打开的Word文档,并退出Word2003程序。
1.2编写一篇演讲稿,Word2003最基本也是最重要的功能就是文字编辑。
本节将介绍如何输入文字、编辑文字和打印文档,图1-2-1所示为使用Word2003编辑的演讲稿。
图1-2-1一篇演讲稿,1.2编写一篇演讲稿,1.2.1输入文字1光标的定位在新建Word文档以后就可以进行文字输入了。
因为Word规定光标所在的位置就是文字输入的位置,所以在输入文字前一定要确认光标的位置是否正确。
光标是指在文本区中,一个黑色闪烁的竖线,它用来指示当前输入文字的位置,也就是新文字的显示位置。
定位光标的方法很多,常用的有以下3种。
(1)鼠标定位光标。
移动鼠标指针,在文档中需要输入文字的位置单击鼠标左键,即可将光标移至此处。
(2)键盘定位光标。
通过按上、下、左、右方向键可以在文档内移动光标,改变文字输入位置。
常用的使用键盘按键和快捷键移动光标的方法如表1-2-1所示。
1.2编写一篇演讲稿,(3)返回文档的前一个光标位置。
Word2003可以记录当前光标位置和之前的3个光标位置。
连续按Shift+F5组合键,可以依次返回前3个光标位置。
第4次按Shift+F5组合键,会返回光标当前最新位置。
如果刚刚打开一个文档,则按Shift+F5组合键,可将光标移至上次保存该文档时光标所在的位置。
此外,如果文字内容较长,只能在文本区内显示部分内容,可以借助滚动条将需要显示的文本移动到当前文本区内。
单击垂直滚动条顶部或底部的箭头可以上移或下移一行文字;单击垂直滚动条的滑槽可以上移或下移一屏文字;拖曳垂直滚动条的滑块可以快速上移或下移文字;操作水平滚动条,可使文字左移或右移。
注意:
使用滚动条只能使文字移动,文字移动后,还需用鼠标单击定位处,才能使光标移至所需处。
1.2编写一篇演讲稿,2输入文字通过使用上、下、左、右方向键或者单击鼠标,将光标移动到插入文字的位置,然后输入要插入的文字即可。
对于初学者来说,一定要注意只有光标的位置才是输入文字的位置,鼠标指针的显示位置只是表示鼠标在屏幕中的位置。
只有在单击鼠标左键将光标移动到鼠标指针所在位置后,用户才能在鼠标指针的位置输入文字。
当键入的文字超过一行的长度时,这些文字就会自动换行。
如果按Enter键,会另起一段,并产生段落标记。
文档中的段落标记不仅标记一段内容的结束,而且它还保存这个段落样式的所有内容,包括文字和段落的所有设置。
在Word文档中,英文字母和单词可以直接通过键盘输入,而中文则需要使用中文输入法输入。
在Windows98、Windows2000和WindowsXP等操作系统中都安装了多种中文输入法,如智能ABC输入法、中文全拼和微软拼音输入法等。
在使用时,用户经常需要在英文输入法和多种中文输入法之间进行切换。
切换输入法的操作很简单,只要按下Ctrl+Shift组合键就可以。
每按一次该快捷键,就在已安装的输入法之间按顺序切换一次,直到出现自己想要的输入法为止。
中文输入法与英文输入法之间的切换也可以按Ctrl+空格键。
1.2编写一篇演讲稿,1.2.2编辑文字1选中文字用户在进行复制、删除、移动或剪切等文字编辑操作之前,都必须先选中文字。
所谓选中文字就是将需要编辑的文字反白显示与其他文字区分开来。
选中文字的操作方法有以下两种。
(1)使用鼠标选中文字。
将鼠标指针移动到要选中的文字的首端,然后按住鼠标左健拖曳鼠标到要选中的文字的末端,即可选中所需的文字,如图1-2-2所示。
如果要选中一行文字,可以将鼠标指针移动到选定区,所谓选定区是指正文文字左边的空白区。
在该区域中,鼠标指针变成形状。
此时单击鼠标左键或者拖曳鼠标可以选中一行、整段甚至整个文档文本,如图1-2-3所示为选中一行文字的效果。
鼠标选中文字的常用操作方法如表1-2-2所示。
1.2编写一篇演讲稿,图1-2-2使用鼠标选中文字,图1-2-3使用鼠标选中一行文字,1.2编写一篇演讲稿,
(2)使用键盘选中文字。
将光标移动到要选中文字的左边,然后按Shift+键就可以向右选中一个字符,按住Shift键连续按键可以选中多个字符。
表1-2-3中列出了用键盘选中文字的常用操作。
注意:
所有选中文本的起始端都是光标所在位置。
什么时候使用鼠标选中文字,什么时候使用键盘选中文字,用户可以自行决定,但是要以方便、快速和不易出错为原则。
一般来说,当要选中的文字内容比较多或者位置固定时最好使用键盘,例如选中整个文档或者选中从光标处到文档开始处的所有文本等。
其他情况下,因为鼠标使用起来非常灵活,所以建议使用鼠标选中文字。
2复制文字在编辑文字内容时,经常需要将一些文字复制到文档的其他位置。
复制文字的常用方法有4种。
(1)使用菜单命令复制文字。
选中要复制的文字后,单击“编辑”“复制”菜单命令将选中的文字复制到剪贴板上。
再将光标移动到要复制的位置处,单击“编辑”“粘贴”菜单命令,将剪贴板上的文字显示在新的位置。
此外,也可以使用“常用”工具栏中的“复制”按钮和“粘贴”按钮来完成上述操作。
1.2编写一篇演讲稿,
(2)使用快捷键复制文字。
选中要复制的文字后,使用Ctrl+C快捷键将选中的文字复制到剪贴板上。
再将光标移动到要复制的位置,使用Ctrl+V快捷键将剪贴板上的文字显示在新的位置。
(3)使用鼠标复制文字。
选中要复制的文字后,将鼠标指针移动到选中的内容上。
按住Ctrl键,同时拖曳鼠标到目标位置,如图1-2-4左图所示鼠标指针上的加号标志表示复制,松开鼠标左键,选中的内容就复制到新的位置了,如图1-2-4右图所示。
(4)使用快捷菜单复制文字
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