基建项目管理培训班准东物业.ppt
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- 上传时间:2023-11-15
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基建项目管理培训班准东物业.ppt
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,建设项目归档文件的质量要求,档案中心2013.4.17,准东物业基建项目管理培训班,建设单位与档案部门责任的对比(对归档文件而言),共识:
“谁产生、谁负责”归档的要求是必要的,也说明了档案“源于谁、用于谁”的道理,应重视归档工作。
档案人员的愿望:
让每个满怀希望而来的利用者都能满意而归!
档案人员的感慨:
如何做无米之炊?
完整的归档才能有满意的利用!
建设项目归档文件的质量要求,内容,一、建设项目档案管理的依据,二、归档文件形成的质量要求和管理原则,建设项目归档文件的质量要求,建设项目归档文件的质量要求,一、建设项目档案管理的依据,一、建设项目档案管理的依据,1、中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定中油办2010187号,开发公司、油气储运公司已纳入合同管理,新增内容,一、建设项目档案管理的依据,一、建设项目档案管理的依据,一、建设项目档案管理的依据,2、中国石油天然气股份公司油气田地面建设工程竣工验收手册(2010年,一、建设项目档案管理的依据,3、新疆油田公司基本建设工程项目管理办法(油新基字20124号),一、建设项目档案管理的依据,4、新疆油田公司文件材料归档标准(油新档字20085号),一、建设项目档案管理的依据,5、新疆油田公司矿区事业部工程项目建设管理办法(2008年3月),一、建设项目档案管理的依据,6、其它档案专业要求(与建设项目档案管理有关的),建设项目归档文件的质量要求,二、归档文件形成的质量要求和管理原则,1、完整是指齐全有序。
将项目建设全过程中应归档的文件全部归档,各种文件原件齐全;2、准确是指真实可靠。
档案的内容能真实反映项目竣工时的实际情况和建设过程,图物相符,技术数据可靠,签字手续完备,尤其是重要的前期文件、工程的重要结构部分和隐蔽工程,重要的材料、设备档案、竣工图,确保准确;3、系统是指有机联系。
按照文件材料形成的规律,保持各部分的有机联系,分类科学,组卷合理,卷内文件排列有序。
(一)建设项目归档文件质量要求指标,二、归档文件形成的质量要求和管理原则,
(二)建设单位对归档文件的管理职责,项目的主体责任者,对归档工作负总负责;组织、协调、检查、指导各参建单位的项目文件编制、收集、整理和归档工作;做好建设单位项目管理文件的收集、整理、归档;做好项目档案的移交(档案部门)。
二、归档文件形成的质量要求和管理原则,前期文件,设计文件,项目管理,试运行,竣工验收,立项批复及依据,环境、安全职业卫生等专项评价、批复,初步设计及批复,(三)建设单位项目管理各阶段归档内容梳理,施工图设计及审核(包括消防、人防、防雷装置的设计审核),设计基础(岩土勘察报告等),确定责任主体-建设单位(项目部),签署合同、协议,选择参建单位(招投标),征用地,施工许可(开工报告),年度投资计划,工程质量监督文件,财务管理,有关安全、质量、进度等各种制度、会议纪要、备忘、函件,科研项目,试运行联合检查意见(重要标志),有关试运行准备、方案、规程、设备运行、人员培训等,设备随机文件,专项验收、审批(环境、安全、消防、职业卫生、规划、审计、档案),参建单位总结,竣工验收会议(鉴定书),项目过程的声像材料,纸质对应的电子文件,项目后评价文件,二、归档文件形成的质量要求和管理原则,例2:
(四)项目管理文件收集中应注意的问题,1、各种文件的“附件”应完整、准确,例1:
二、归档文件形成的质量要求和管理原则,注意:
“文中文”的收集,2、各种请示、批复的对应,“文中文”注意收集,二、归档文件形成的质量要求和管理原则,文中文,签字手续要完整,二、归档文件形成的质量要求和管理原则,常见问题1、项目名称不统一。
要求:
按立项批复的名称立卷题名,对项目名称有变更的应加以说明。
2、初步设计和设计文件没有做归档准备。
要求:
干净的蓝图整理立卷(设计院的精装本也可)。
3、合同无签署日期。
要求:
按实际签署时间补齐。
4、各种批复与请示、正文与附件的对应不完整。
要求:
收集齐全。
5、参建单位选择的依据性文件(招投标、议标)保管在形成部门,归档困难。
要求:
协调形成部门,收集齐全。
6、忽视试运行阶段文件的收集。
要求:
协调使用单位,收集齐全。
7、设备随机文件收集不全。
要求:
协调施工、使用单位,收集齐全。
8、缺少原件(原件大都保存在业务部门,方便工作中使用)。
要求:
协调原件归档。
3、常见问题梳理和要求,二、归档文件形成的质量要求和管理原则,(五)归档文件管理原则和建议,1、“统一领导、统一管理”原则,即“各参建单位要按照统一领导,统一管理档案的原则,层层负责,管理好基本建设项目中形成的各种文件材料,确保项目档案的完整、准确、安全和有效利用。
”2、“三同步”原则,即项目档案工作与项目建设同步开始、同步进行、同步验收的原则。
“建设项目的档案管理工作要与项目建设进程同步;项目申请立项时,即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作;项目竣工验收时,完成文件材料的归档和验收工作。
”,管理原则,二、归档文件形成的质量要求和管理原则,3、“四纳入”原则,档案工作纳入工程建设计划;纳入项目建设管理程序;纳入领导和工作人员的岗位职责;纳入合同管理,实现合同、项目全过程控制管理。
建立健全档案管理规章制度,建立经济制约机制,坚持建设项目档案在工程质量管理中的一票否决权。
4、“谁施工谁负责整理竣工档案”的原则,即各项目承包单位应按项目档案管理要求,认真做好各自施工范围档案的收集、整理、保管与归档工作。
二、归档文件形成的质量要求和管理原则,建议:
1、建设单位指定专人负责并集中管理归档文件,建立文件管理目录(非常重要);2、让本单位档案人员参与工程建设,了解工程进展,与工程技术人员及时沟通;工程技术人员与档案人员通力合作,相互支持。
二、归档文件形成的质量要求和管理原则,共同努力实现的目标是:
建设项目文件质量要求促进工程建设者行为的规范化,克服随意性和凑合心理,优秀的档案管理促进项目管理水平的提高。
建设单位归档文件的质量要求,谢谢!
财务档案(从工程项目提出开始到竣工验收),建设项目所涉及到的会计类别、科目:
1、现金、银行存款日记证;2、明细帐:
管理费用、预收费用、在建工程、应收帐款、应付帐款、内部劳务结算、固定资产等科目;3、月报、年报;4、对帐单、银行余额调节表。
中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定中油办2010187号,成立竣工验收委员会文件和各专业验收组意见,竣工验收鉴定书(项目理论),项目后评价(自评价、上级管理部门评价),加强与纸质文件相对应的电子文件的收集意识,1、已有电子文件的收集和保存(如:
方案、报告、总结等),减少今后扫描的工作量;2、通过合同约定,要求参建单位提供与纸质文件相对应的电子文件,便于归档和利用。
电子文件的归档要求:
2012年归档项目统一执行集团公司档案系统的要求,纸质文件与对应的电子文件同时归档。
声像归档文件形成的质量要求,根据工程的进展,将重要建设阶段、时间节点的声像档案保留下来,并与纸质档案同步归档。
1、王家沟油库建设项目声像档案,2、呼图壁储气库工程:
建立与单位工程同步的声像档案,
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