第5章文件管理.ppt
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第5章文件管理.ppt
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第五章文件管理,第一节文件管理概述,一、文件定义及特征1、文件一般是指由法定组织依法制发,用来处理各种公务,如传布政令、颁布法律法规、提出工作意见、对外交往以及报告情况、请示问题、商洽事务、记载公务活动等,具有特定格式并要求行为客体具体实施办理的书面文字材料。
文件处理是文秘管理工作中经常性、不可或缺的一项工作,有助于各项工作的规范和科学化,有助于提高效率,克服官僚主义,发挥文秘人员的助手和辅助作用。
2、文件的特征,
(1)文件是以文字表达的,非文字表达的不是文件。
(2)文件是由公务产生的,非公务产生的不是文件。
(3)文件是实际用于处理公务的,非实际用于处理公务的不是文件。
(4)文件是由法定作者制成的,非法定作者制成的不是文件。
(5)文件是有特定格式的,非具特定格式的不是文件。
二文件处理的基本任务,1、创制文件2、传递文件3、办理文件4、处置办毕文件5、管理文件,三、文件管理的具体要求,1、准确、周密,确保质量:
2、及时、迅速,注重时效3、安全、可靠,确保国家机密4、集中统一管理5、实事求是,按要求和规定进行6、精简文件,反对官僚主义和文牍主义,四、文件管理的作用,1、领导、指导工作2、规范、约束作用3、宣传、教育作用4、沟通、联系作用5、依据、凭证作用,第二节文件处理程序,一、收文办理程序签收拆封登记分发传阅拟办批办承办催办注办。
情景分析,总经理办公室:
李总:
王俐(办公室主任),现在公司事务较多,你的工作都挺忙的,为了让办公室工作更有条理,公司打算再招聘多一位秘书,主要让她做一些基本的办公事务,如文书处理等,你准备一下,这个周末与人事部赵总去人才市场招聘一位,具体要求到时赵总对你讲,你负责业务面试就行了,火热的人才招聘会王俐与赵总收了一堆简历,经过认真筛选后,挑了三份,王俐面试甲、乙、丙三人,下面是她们的对话:
(请认真看过之后,经过小组讨论,写出你组所认为的不当之处,并说说你组认为应招聘三人中哪一个。
准备发言),王俐面试甲的提问,王俐:
你好,请坐!
甲:
你好,谢谢!
王俐:
我公司想招一位办公室文员,主要做文书处理方面的工作,下面请你谈谈这样几个问题,好吗?
甲:
好的。
王俐:
请看这张纸条后再回答吧!
收文办理程序:
签收拆封登记分发传阅拟办批办承办催办注办。
请应聘者回答前三项的具体操作要领。
甲的面试回答,甲:
签收时,要清点份数;看看对方是否投对了,不是本单位的放在一旁,急件要先签收。
拆封时,秘书要看清收件人,不要随意乱拆。
拆时可用刀剪,也可用手撕开,如有信封开启器就更好了。
信封应立即扔进纸篓,不要占地方。
登记时,有三种方式:
簿册式、联单式、卡片式。
常用的是卡片式。
王俐面试乙的提问,王俐:
你好,请坐!
乙:
你好,谢谢!
王俐:
我公司想招一位办公室文员,主要做文书处理方面的工作,下面请你谈谈这样几个问题,好吗?
乙:
好的。
王俐:
请看这张纸条后再回答吧!
收文程序:
签收拆封登记分发传阅拟办批办承办催办注办。
请应聘者回答中三项的具体操作要领。
乙的面试回答,乙:
分发时,先要分出办件和阅件。
然后按主次分发,要有相应手续。
要注意范围。
传阅时,要严格范围,严禁文件横传。
传阅后要认真清查。
拟办时,需要秘书有一定政策水平和业务知识,要将拟办意见填入“文件处理单”的“拟办意见”栏中。
王俐面试丙的提问,王俐:
你好,请坐!
丙:
你好,谢谢!
王俐:
我公司想招一位办公室文员,主要做文书处理方面的工作,下面请你谈谈这样几个问题,好吗?
丙:
好的。
王俐:
请看这张纸条后再回答吧!
收文程序:
签收拆封登记分发传阅拟办批办承办催办注办。
请应聘者回答后四项的具体操作要领。
丙的面试回答,丙:
批办时,领导要快些,可用电话告诉秘书批办意见,要贯彻上级文件精神,要直接告知承办部门。
承办时,承办同样要快,要学会分清轻重缓急,要有结果。
催办时,所有的文书都要催办,一般以打电话为主要形式,发现拖延者给予相应处分。
注办时,将文件办理情况和结果在文件处理单上注明。
如收文承办后,注明是否已办复,复文字号、日期等。
收文要经过哪些程序?
甲乙丙三人的回答是否全面、准确?
试作一评析。
评析,甲:
签收时,要清点份数;要对照投递单清点,查看其件数是否与单上记载一致。
完成后要在上面签字,表示已收。
看看对方是否投对了,不是本单位的放在一旁,急件要先签收。
不是本单位的要退回,急件要注明签收的具体日期和时间。
发现的问题要尽量向发文单位查询。
签收程序,来函,签收,检查,签字,拆封时,秘书要看清收件人,不要随意乱拆。
正确。
拆时可用刀剪,也可用手撕开,如有信封开启器就更好了。
信封应立即扔进纸篓,不要占地方。
拆时不可用手撕,应用手拿信封,竖起轻弹数下,让里面文书落到底部;在上端左下角剪一个斜三角,再顺此剪开。
小心取出,有附件的更要一一对照好,分门别类后,用文件夹存放好。
信封不要立即扔掉,要放入空信封筒中保管一段时间,以便发现差错后查对或回复信件用。
登记时,有三种方式:
簿册式、联单式、卡片式。
常用的是卡片式。
常用的是簿册式。
三种方式比较:
收文登记簿,乙:
分发时,先要分出办件和阅件。
然后按主次分发,要有相应手续。
要注意范围。
基本正确。
分发要及时准确,最好将文件分为急件、要件、例行公务件、私人信件等,简要明了。
文件处理(办理)单,传阅时,要严格范围,严禁文件横传。
传阅后要认真清查。
基本正确。
横传即应阅人之间相互传阅,原则上不允许,因为这样容易丢失,难以分清责任。
清查时,看文件有无破损、缺页;看应阅人是否全部阅过;要对阅后退文记录标注清晰。
传阅文件,秘书要填写传阅文件登记单。
传阅文件登记单,文件传阅单(附于文件前),文件字号(或收文号),拟办时,需要秘书有一定政策水平和业务知识,要将拟办意见填入“文件处理单”的“拟办意见”栏中。
正确。
丙:
批办时,领导要快些,可用电话告诉秘书批办意见,要贯彻上级文件精神,要直接告知承办部门。
批办时,意见要直接明确、简明扼要,并填入“文件处理单”中的“批办意见”中,要签字署名和写日期,以备日后查考。
秘书根据批办意见告知承办部门。
承办时,承办同样要快,要学会分清轻重缓急,要有结果。
承办要有时限,要求秘书工作要迅速、高效。
要认真领会批办意见的精神,要做到件件有着落,事事有结果。
公司承办时限规定,催办时,所有的文书都要催办,一般以打电话为主要形式,发现拖延者给予相应处分。
不是所有的都要催办,只有上司交办的和明显有时限要求的才催办。
可采用打电话、发函、直接登门、约请承办部门来人汇报等形式。
紧急文件跟踪催办,重要文件重点催办,一般文件定期催办。
若有拖延等问题要及时汇报。
收文催办记录单年月日收文号_密级_,注办时,将文件办理情况和结果在文件处理单上注明。
如收文承办后,注明是否已办复,复文字号、日期等。
正确通过以上评析,三人中谁应胜出?
二、发文办理程序,拟稿会商审核签发缮印校对用印分发,情景分析,秘书办公室:
王俐:
(对那位刚招聘进来的小胡)小胡,最近正值公司业务旺季,公司人手紧缺,可又不能招人太多,所以经常要加班,按照李总的意思,加班费如何计算,他让我们先拿出个初步意见来,他同意后下个通知,所以你先起草一下这个通知,注意一定按国家相关法律法规来写。
小胡:
好的,我马上就写。
第二天:
王俐:
小胡,昨天让你写的通知草稿写怎么样了?
小胡:
哦,早完成了,昨晚我就放到李总办公台上了。
王俐:
放李总那去了?
这么快?
小胡:
有什么不对吗?
不是说李总看过同意了就发吗?
王俐:
那你的底稿还有吧?
拿来我先看一下。
小胡:
你也要看?
对不起,我不知道,喏,这是,你看吧。
风光公司关于加班费计算方法的通知,各位同仁:
鉴于目前公司业务红火,大家加班劳累,比较辛苦,但这是没办法的事,不可能再招较多员工,只好大家咬紧牙关,共渡难关。
当然,不会让大家白忙活,公司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的。
下面将有关事项通知如下:
一、发放对象:
公司所有员工。
二、发放的时段:
八小时以外。
三、发放的标准:
个人每小时平均工资的三倍。
四、注意事项:
加班员工要有部门领导签字和最少一位同事口头或书面证明。
办公室二五年六月二日,思考题,、发文有哪些程序?
小胡发文程序有问题吗?
按照你的理解,说说她应当如何做。
、这份通知有问题吗?
若有,请作修改。
实训题参考答案,小胡所写草稿不经王俐审核就直接送李总处是不对的,违背了办公室发文程序。
下面具体介绍发文程序:
1、拟稿:
秘书人员拟出文书草稿过程。
此项过程为:
领导交拟领会领导意图收集、组织材料构思讨论修改送领导审阅,2、会商:
文书涉及到不相隶属的部门或平级单位或部门时,发文机关应依法与其协商,只有征得同意后方可发文。
3、审核:
对草拟好的文书进行审查。
在送领导审阅前,由秘书部门负责。
由上可知,小胡错在哪里知道了吧?
4、签发:
主要领导对文稿的最后一次全面核查并最后确认过程。
签发后即成定稿,其他任何人不得擅自修改,否则将负行政或法律责任。
可分为正签、代签、核签、会签。
签发时要在指定位置批注同意发出的意见,并署完整的职务、姓名、日期。
5、缮印和校对:
缮写和印刷。
缮写就是抄写或打印。
印刷就是批量“复制”文字、图形等。
6、用印:
在正式文本上加盖印章。
7、分发:
分装、发送,某某公司发文审批单,发文登记簿,风光公司关于加班费发放问题的通知,各位同仁:
鉴于目前公司业务繁忙,人手紧张,各部门加班工作比较频繁,敬请大家在完成工作任务的前提下注意休息。
公司将根据国家相关法律法规发放加班费的。
下面将有关事项通知如下:
一、发放对象:
公司所有加班的员工。
二、发放的时段:
法定工作时间(八小时)以外。
三、发放的标准:
个人每小时平均工资的三倍。
四、注意事项:
加班员工要有部门领导签字和最少一位同事书面证明。
办公室二五年六月二日,三、其他处理程序,1、立卷公文办理完毕后,承办人员应根据文书立卷的要求,把有查考价值的公文原稿和有关材料整理好,送交文书或档案部门清理立卷,个人不得私自保存应当存档的公文。
2、销毁没有查考和存档价值的公文,经过严格筛选和鉴别,列出清单,经主管领导人批准后,可以销毁。
销毁文件要进行登记,要有专人监督,保证不漏销,不丢失,不泄密。
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