财务软件需求分析.docx
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山西云慧榭信息技术有限公司
财务软件需求分析
1.文档介绍
本文档是对项目的委托单位(以下简称为甲方)和项目的开发单位(以下简称为乙方)签定的软件产品开发合同中规定的开发内容的进一步说明。
目的是在合同的确定的范围内进一步明确甲乙双方软件产品开发过程中的权利和责任。
本文档在经甲乙双方签字确认后生效,与签定的软件产品开发合同具有同等法律效力。
1.1文档目的
a.作为甲方验收乙方开发产品的依据,并约束甲方不得随意变更需求内容。
b.作为乙方软件开发的出发点,并约束乙方开发的软件产品准确完整地符合需求内容。
1.2读者对象
a.甲方软件产品使用人员,合同完成验收人员等。
b.乙方软件项目人员,包括项目经理,需求分析员,设计师,开发人员,测试人员等。
2.功能需求
2.1系统功能结构
随着软硬件技术的急速发展,计算机在社会生活中的方方面面都发挥着重要的作用。
企业管理模式也随之科技化,智能化,人性化。
对人们的个人生活质量和生活方式也有着深远的影响,应用先进的网络和数据库技术,可以大大节省人力,物力,并且让我们生活的更舒服。
在现行的管理体制中,财务管理是尤为重要而且不可缺少的一个部分,良好的财务管理方式关系到一个企业的发展情况。
所以,无论从理论上还是实际中,开发这样一个可以方便快捷,容易上手的管理系统都有重要的意义。
本文提出了了企业财务管理系统,该系统可以帮助中小规模企业完成日常的财务管理工作,减轻了财务系统人员的工作负担,能在一定程度上帮助企业节省人手,减少开支。
2.2业务主流程
初始化
(1)机构设置:
部门档案----录入部门编码----录入部门名称
职员档案----录入职员编码----录入职员名称---选择所属部门
(2)往来单位设置:
客户分类、客户档案、供应商档案、地区分类设置
(3)财务设置:
A.会计科目设置:
新增会计科目—录入科目代码—录入科目中文名称---选择辅助核算
B.修改会计科目:
可以修改没有经过使用的科目代码和名称,使用过的科目代码不可改、名称可改。
C.删除会计科目:
由下至上逐级删除科目,不能删除已经使用的科目。
D.指定科目
E.凭证类别:
非记账凭证要设置限制科目;凭证类别未经使用可删除重新设置,一旦使用不可删除。
(4)收付结算设置:
用户根据企业需要自行设置付款条件、开户银行。
(5)录入期初余额:
由末级科目录入余额,上级科目自动累加余额;以负号表示红字余额。
总账业务
一、更换操作员:
重新注册---更换用户名---录入密码—确定
二、填制凭证:
(1)增加凭证:
选择凭证类型—修改凭证日期—录入附单据数---录入科目代码----录入借方金额—录入科目代码---录入贷方金额(或用“=”号自动平衡借贷差额);
(2)填制凭证(3)凭证修改(4)修改他人制单(5)凭证的增行、删行(6)凭证的作废、删除、断号处理;
三、审核凭证:
更换操作员为审核人------进入总账----审核凭证----审核---成批审核凭证;
四、记账:
更换操作员为记账人----进入总账--试算期初余额是否平衡-----若平衡,系统开始记账;
五、月末转账:
选择期间损益结转---在年利润科目填写“本年利润”---生成一张记账凭证----保存后-更换操作员为审核人----审核凭证-----记账(更换操作员为记账人);
六、月末结账:
更换操作员为记账人---进入总账---月末结账-----选择记账月份---对账(系统自动进行核对)------对账完毕-----查看结账报告-----系统提示“工作检查完成可以结账”----结账完成
固定资产
固定资产涉及到:
一、原始数据的导入及新增资产业务,二、已经形成资产账户的部分资产的变动及处置业务,三、资产账务及有关账表
3.功能说明
3.1帐套管理
账套是存放各种数据的载体,各种财务数据、业务数据、一些辅助信息等都存放在账套中。
账套管理的功能有:
新建帐套
用户输入账套号、账套名,账套描述,公司名称,地址,电话,选择数据库的文件路径后,系统自动进行账套的创建。
账套说明:
数 据 项
说 明
必填项
账套号
账套在系统中的编号,系统自动给出,也可以修改。
是
账套名称
账套的名称。
是
账套描述
描述账套的一些信息。
否
数据库文件路径
账套保存的路径。
该路径是指数据服务器上的路径,由选择的数据库服务器决定。
是
公司名称
公司的名称。
否
地址
公司的地址。
否
删除账套
用户选择一个账套,系统给出一个是否删除的提示,用户点击“确定”后,系统给出是否要备份账套的提示,然后系统根据用户需求删除账套。
(确定删除账套之前,系统检测该账套是否正在使用中,如果用户正在使用该账套,系统不删除账套并给出提示)
备份账套
为了保证账套数据的安全性,系统需要定期对账套进行备份。
用户一旦发现原有的账套毁坏,就可以通过账套恢复功能将以前的账套备份文件恢复成一个新账套进行使用。
用户手动备份账套:
用户选择需要备份的账套,并输入要备份的路径,输入备份账套的名称,系统即开始执行备份账套。
自动备份账套:
系统为用户提供备份时间参数选择,如24小时或3天,用户选择时间参数和备份路径后,系统从设置时刻起,固定时间后执行一次自动备份。
恢复账套
此功能将备份的账套文件恢复成一个新的账套。
用户选择需要恢复的账套,输入将恢复的新账套的账套编号和名称(不能相同于系统中已有的账套名称和编号)后,系统开始执行账套恢复操作。
查看账套权限
根据用户权限,控制不同用户所能看到的账套不同,即用户只能看到自己权限范围内的账套。
系统显示用户列表(对应服务器下所有账套的用户)和账套列表,管理员选定用户后选择其有权限查看的账套,这样用户登陆后,系统自动显示赋予了其权限的账套名称。
修改账套
建立账套后,用户可以修改账套名称,账套名称可以不同于用户的单位名称(区分单位内部不同的账套)。
结转到新账套
当前财务期间的所有凭证已经过账之后,用户可以结转到新账套。
3.2基础设置
基础资料,就是在系统中使用的各种基础数据的总称。
用户在录入凭证或者录入单据时,都毫无例外地需要输入一些业务资料信息,如科目、币别、商品、客户、金额等等信息。
所有的凭证、单据都是由一些基础资料信息和具体的数量信息构成的。
基础资料管理功能是对基础数据进行统一的设置与管理。
财务软件的基础资料主要包含:
会计科目、币别、凭证字、计量单位、结算方式、核算项目、辅助资料、收支类别、采购价格资料、销售价格资料、物料辅助属性、系统参数、单据设置、用户管理、上机日志、基础资料引入引出、单据引入引出。
3.2.1财务资料
新增科目
科目信息包含:
数据项
说明
必填项
科目代码
科目的代码。
在系统中必须唯一。
科目代码必须由上级至下级逐级增加,只有上级科目代码存在后才能增加下级科目代码。
科目代码由“上级科目代码+本级科目代码”组成。
是
助记码
帮助记忆科目的编码。
在录入凭证时,为了提高科目录入的速度可以用助记码进行科目录入。
例如:
将“现金”科目的助记码输为“xj”,用户输入“xj”,系统将能自动找到“现金”科目。
否
科目名称
科目名称是该科目的文字标识。
输入的科目名称一般为汉字和字符。
是
科目类别
科目类别用于对科目的属性进行定义。
系统需要做好属性设定,共分:
资产类、负债类、共同类、所有者权益类、成本类、损益类和表外科目。
是
余额方向
余额方向是指科目的余额默认的余额方向。
一般资产类科目的余额方向在借方,负债类科目的余额方向在贷方。
科目的这项属性直接影响账簿或报表输出的数据。
是
外币核算
系统设定外币核算类型,通常分3种:
1、不核算外币:
不进行外币核算,只核算本位币。
2、核算所有外币:
对本账套中设定的所有货币进行核算。
3、核算单一外币:
只对本账套中某一种外币进行核算。
是
期末调汇
确定是否在期末进行汇率调整。
只有科目进行了外币核算,才需要用到此项。
否
往来业务核算
此项将影响到《往来对账单》和《账龄分析表》的输出。
否
数量金额核算
确定是否进行数量金额辅助核算。
若进行数量金额辅助核算,要求选择核算的计量单位。
否
计量单位
选择科目的计量单位组及缺省的计量单位。
只有科目进行了数量金额核算,此项目才可使用。
否
现金科目
选中此选项,则将科目指定为现金类科目。
现金日记账和现金流量使用。
否
银行科目
选中此选项,则将科目指定为银行科目。
银行日记账和现金流量使用。
否
出日记账
选中此选项,则在明细分类账中按日统计金额。
否
现金等价物
该选项供现金流量表取数使用。
否
核算项目
多项目核算,可全方位、多角度地反映企业的财务信息,并且科目设置多项目核算比设置明细科目更直观、更简洁、处理速度更快。
例如,企业的往来客户单位有1000个以上,如果将往来客户设置成明细科目,那么,应收账款的二级明细科目至少达到1000多条,如果将往来客户设置成应收账款的核算项目,只要应收账款一个一级科目就可以了。
否
新增科目类似于:
用户在已发生业务的科目下增加一个子科目,系统能自动地将父级科目的全部内容转移到新增的子科目上来。
修改科目属性
用户输入并保存科目的修改内容后,系统执行科目内容修改。
如果修改的科目已发生过业务,系统给出用户提示,判断是否需要修改科目名称。
科目浏览
用户可分类浏览各类别科目,科目分为“资产”、“负债”、“权益”、“成本”和“损益”五大类。
用户也可以浏览某科目的设置属性或其属下的明细科目。
科目组管理
a.第一级科目组
在科目的第1级分组中,会计科目分为资产、负债、共同、权益、成本、损益、表外七大类,每组科目可以进行再分类,这七类科目无论是名称还是代码都是不可以修改的。
他们的编码分码规则是资产类代码以1开头,负债类代码以2开头,权益类是以3开头,成本是以5开头,共同是以6开头,表外科目以7开头。
b.第一级以外的科目组
对于第一级七大类科目下设置的各个科目组,用户可以对系统预设置的类别进行修改。
科目预算管理
币别设置
币别是企业交易的媒介和度量单位,在业务发生时,要按对应期间的会计汇率核算。
币别信息:
数 据 项
说 明
必填项(是/否)
币别代码
表示货币币别的代码,本系统默认使用3个字符表示,最多支持8个字符表示。
建议使用一般惯例编码,如:
RMB、HKD、USD…。
提醒:
在输入货币代码时尽量不要使用“$”符号,因为该符号在自定义报表中已有特殊含义,如果使用该符号,那么在自定义报表中定义取数公式时可能会遇到麻烦。
是
币别名称
表示货币的名称,如人民币、港币、美元等等。
是
记账汇率
在经济业务发生时的记账汇率,期末调整汇兑损益时,系统自动按对应期间的记账汇率折算,并调整汇兑损益额度。
是
折算方式
本系统可选择折算方法有直接汇率法和间接汇率法两种汇率折算公式,用户可根据实际情况选择其中一种。
系统默认为直接汇率法。
是
金额小数位数
指定币别的精确的小数位数,范围为:
0~4。
是
固定/浮动汇率
指定币别是固定汇率还是浮动汇率,用户可根据实际情况选择其中一种。
系统默认为固定汇率。
是
3.2.2计量单位
有科目进行了数量金额核算,才需要选择科目的计量单位
计量单位信息:
数 据 项
说 明
必填项(是/否)
代码
计量单位的代码。
是
名称
计量单位的名称。
是
换算率
与默认计量单位的换算系数。
非默认计量单位与默认计量单位的系数换算关系为乘的关系,即为:
1(默认计量单位系数)×非默认计量单位系数。
是
类别
计量单位的参考信息。
否
3.2.3收付结算
结算方式
如现金结算、支票结算等。
结算方式最多可以分为2级。
结算方式一旦被引用,便不能进行修改和删除结算方式设置:
结算方式编码、结算方式名称、编码规则、是否票据管理。
结算方式可以进行以下操作:
新增、修改、删除、浏览、禁用管理、引出、打印、预览。
收支类别
收支类别针对应收应付的其他收入单和费用支出单,分为收入类别和支出类别,分别对应其他收入费用单、相关报表引用,收支类别能统计和核算非主营收支的资金分类,同时绑定会计科目,在生成凭证时引用。
新增收支类别
用户依次输入代码、名称和科目,确定后系统即可保存用户新增的收支类别。
修改收支类别
用户在弹出的“收支类别-修改”界面,输入类别的修改内容。
但收支类别如果已经被单据使用,类别名称、科目可以修改,类别代码不得修改。
类别名称修改后,系统将单据、报表中原类别名称更换为新的名称。
本月引用此类别的单据如果已经生成凭证,凭证不做修改。
删除收支类别
只有未使用的明细收支类别才可以删除,已使用的收支类别不可以删除。
3.2.4用户管理
组管理
对组的增加和删除;
用户管理
用户管理是对账套使用者的管理,包括新增用户,删除用户,添加的用户必须隶属于一个用户组
权限管理
系统管理员组和该组的用户不用授权,默认拥有所有权限;根据用户组权限为用户提供相应的模块权限,用户权限可以在此基础上局部调整。
更换操作员
即切换账号
更改口令
为提高安全性,用户可以修改自己的系统登录密码。
3.2.5单据设置
单据设置包括单据的格式,编码规则以及单据保存后是否自动审核的设置。
单据格式设置
同一种单据类型可以设置多个单据模板,单据项包含单据头和单据体,单据信息包含序号、分类、项目号、类型、最大长度、项目名称、长度、是否检查合法性等
单据编码设置
编码规则是指业务单据的编码规则。
单据参数包含编码设置和编码选项,
单据设置即进行单据编码规则的设置通过组合各种变动项目(自定义项目、日期项目、流水号、核算项目)产生单据编码规则,例如自定义+日期+流水号。
编码选项是与单据编码相关的各种参数设置,例如允许手工编码等;
编码设置:
项目
格式
长度
自定义
自定义的字符串,用户在格式栏直接录入字符串,字符串不包括‘’’、‘$’、‘|’特殊字符,至少包括字母(大小写)、数字、中文、‘/’、‘\’、‘-’、‘.’等特殊字符
根据格式栏自定义字符串长度产生,锁定不可编辑
日期
yyyy/mm/dd、mm/dd/yy、yy/mm/dd、yyyy-mm-dd、mm-dd-yy、yy-mm-dd、yyyymmdd、yymm、mmyy、yy-mm、mm-yy格式,
根据格式长度系统产生,锁定不可编辑
流水号
整数值>=0,标志单据流水的起始值,标志当前单据流水号当前值,单据保存后根据最新的流水号进行更新,对应原当前值;
决定流水号的起始值及格式,以整数(正)表示,例如3表示从00X产生流水号,X为格式值
编码选项:
数据项
说 明
必填项
使用编码规则
如果不选择使用编码规则,单据编码将不会根据编码规则产生,否则系统按照编码规则产生单据编码(默认选中)注:
单据编码不能重复
是
允许手工录入
用户可以选择是否允许手工编码
是
保存后审核
用户可以选择单据保存后是否自动审核。
是
3.2.6其他
文件服务器设置
3.3初始化
初始化是指企业账务业务的背景设置和启用账套会计期间的期初数据。
系统初始化流程
新建账套
见3.1
3.3.1科目初始数据录入
所能录入的内容主要包括:
期初余额、累计借方、累计贷方以及本年累计损益实际发生额四项。
期初余额:
是指在进行初始化当期的期初科目余额。
累计借方:
指某一科目自年初至初始设置时止借方累计发生额。
累计贷方:
指某一科目自年初至初始设置时止贷方累计发生额。
本年累计损益实际发生额:
用户将损益类科目的本年累计实际发生额在初始化时录入系统
系统中账套数据的年初余额将根据以下的公式自动计算得出:
借方年初余额=期初余额+本年累计贷方发生额-本年累计借方发生额
贷方年初余额=期初余额+本年累计借方发生额-本年累计贷方发生额
用户只需输入最明细级科目的有关期初余额、累计借方、累计贷方数据。
对于上级科目数据,系统会自动进行汇总计算。
初始余额录入
初始余额的录入分两种情况进行处理:
一是账套的启用时间是会计年度的第一个会计期间,只需录入各个会计科目的初始余额;另一种情况是账套的启用时间非会计年度的第一个会计期间,此时需录入截止到账套启用期间的各个会计科目的本年累计借、贷方发生额、损益的实际发生额、各科目的初始余额。
试算平衡
系统进行试算平衡时是将所有的账务数据合计在一起进行的,因此只有将所有的本位币、外币、核算项目账、数量金额账等全部数据录入完毕之后才能够进行总账数据的试算平衡。
如果账套数据是平衡的,系统在界面显示借、贷方的差额为零;如果账套数据不平衡,系统会在界面显示借、贷方的差额数据,提示用户账务数据不正确,需要检查修改。
3.3.2固定资产初始数据录入
固定资产的管理要记录固定资产的来源、规格型号、存放地点和使用部门,以跟踪固定资产的使用,同时需要根据固定资产的价值信息和折旧方法,进行折旧计提和折旧费用的分摊。
因此在正常需计提折旧情况下,新增固定资产卡片时要录入以下方面的数据:
基本信息、部门及其他、原值与折旧。
固定资产的基本信息:
数据项
说 明
必填
资产类别
例如使用期间等信息。
是
资产编码
对固定资产的编码,编码必须唯一,如果对固定资产类别分别设置了编码规则,用户可以直接录入代码。
是
名称
固定资产的名称。
是
计量单位
可以从基础资料的计量单位中选择,也可手工录入。
否
数量
设置固定资产的数量
是
入账日期
是
存放地点
否
使用状况
录入的使用情况将影响以后的每期折旧。
是
变动方式
是
供应商
否
附属设备
可以进行附属设备的新增、修改、删除等。
附属设备涉及的主要属性:
设备编号、登记日期、存放地点
否
3.3.3现金流量初始数据录入
如果账套为年中启用的账套,需要对启用前的现金流量的数据进行录入,系统才能计算全年的现金流量表。
系统检查现金流量项目间的勾稽(gōujī)关系的正确性。
如正确,给出“检查结果正确”的提示,如不正确给出提示:
“检查结果不正确,请重新录入”,同时不允许结束初始化。
注:
勾稽关系是会计在编制会计报表时常用的一个术语,它是指某个会计报表和另一个会计报表之间以及本会计报表项目的内在逻辑对应关系,如果不相等或不对应,这说明会计报表编制的有问题
3.3.4出纳初始数据录入
包括单位的现金科目、银行存款科目的期初余额、累计发生额的录入,银行未达账、企业未达账初始数据的录入,余额调节表的平衡检查、综合币的定义等内容。
科目和余额从总账中引用,
未达账是结算凭证在企业与银行之间(包括收付双方的企业及双方的开户银行)流转时,一方已经收到结算凭证作了银行存款的收入或支出账务处理,而另一方尚未收到结算凭证尚未入账的账项。
未达账情况下用户可以通过调整方法表明企业银行存款账实相符,生成银行存款余额调节表
平衡检查是检查所有的银行存款科目的余额调节表是否都平衡,如果银行存款科目的余额已经平衡,系统会给予提示,否则就也会给予另外的相应提示
3.3.5系统启用
初始数据试算平衡和现金流量数据符合钩稽关系之后,就可以结束初始化工作,用户可以开始一系列财务工作,并能将全部数据打印出来保存。
3.4.账务处理
账务处理是财务系统的核心,以凭证处理为中心,进行账簿报表的管理。
系统总体业务:
3.4.1凭证管理
系统初始化后,财务人员需要以凭证的方式记录公司发生的实际经济业务。
同时,按照实际的工作要求,对凭证进行审核、过账,发现错误进行修改。
产生凭证的方式有:
手工凭证、系统生成凭证、模板凭证、自动转账凭证、外部引入凭证、凭证冲销产生的凭证。
所有凭证的处理业务有:
,凭证的生成、审核、过账、修改和删除。
凭证管理模块可以实现对凭证的查询、新增、修改、删除、复制。
查询凭证:
用户可设置查询凭证的条件、过滤条件、排序规则。
新增凭证:
即凭证录入
修改凭证:
只可以修改已录入的未过账且未审核和未复核的凭证;
删除凭证:
对于一些业务中作废的凭证,用户可以对其进行删除,可以单张删除也可以批量删除。
复制凭证:
生成和原有凭证相同的凭证。
模板凭证
提供模板凭证功能可以方便用户重复录入。
用户将常用凭证保存为模板凭证,以后在录入凭证时可以调用。
a.调用模板凭证
用户根据实际情况对该凭证的数据项稍作修改后保存为一张新凭证,用户在凭证模板里选择一张进行调用,能大大地减轻了用户重复工作量
b. 编辑模板凭证
对模板凭证进行刷新、新增、修改、删除操作。
c.凭证作废、反作废
凭证只能在可修改状态下执行作废。
已复核、已审核、已过账、已结账、已核销凭证不允许用户作废凭证。
由业务系统生成的机制凭证不允许用户作废凭证(包括账务处理系统期末调汇、结转损益、自动转账生成的凭证)。
用户可以对已作废的凭证反作废。
凭证反作废后恢复为正常状态。
d.凭证整理
由于删除凭证或进行反结账操作都会造成凭证号缺号,凭证整理实现凭证编号重排。
凭证处理
会计凭证是会计核算的主要数据来源,是整个系统的基础,会计凭证的正确性将直接影响到整个会计信息系统的真实性、可靠性,因此系统必须能保证会计凭证录入数据的正确性。
凭证分为原始凭证和记账凭证两种,在业务发生时,财务人员根据原始凭证和其他有关业务资料手工填制凭证,也可以根据原始凭证直接在电脑上制作记账凭证。
系统需要提供多种凭证数据的校核和控制功能来方便财务人员操作:
会自动显示科目的最新余额及预算金额;
会自动检验记账凭证借贷方是否平衡;
检验科目是否为最明细级;
检验本位币金额是否等于汇率乘原币;
检验金额是否等于数量乘单价。
凭证过账
会计凭证审核完毕之后就要开始进行过账,凭证过账是将已录入的记账凭证根据其会计科目登记到相关的明细账簿中的过程。
经过记账的凭证以后将不能允许修改,只能采取补充凭证或红字冲销凭证的方式进行更正。
系统可以给用户提供凭证过账参数来控制过账数据关系的正确性,当过账发生错误时可以停止过账。
系统过账为用户提供成功过账的凭证数及发生错误数信息。
凭证冲销
对于已经过账的凭证,如果发现不符合企业的财务规则,财务人员可以冲销凭证,系统为用户生成一张红字冲销凭证。
凭证审核
包含单张审核和批量审核。
当审核人发现凭证有错误是,可以批注处错误地方,供制单人修改。
有批注的凭证证明有错,系统应控制有批注的凭证不能审核,否则须清空批注。
用户可以同时选择多个凭证进行审核。
审核后的凭证应有标记说明。
出纳复核
对出纳复核与凭证审核之间的顺序无需做强制性规定。
复核应有复核标记。
凭证录入
凭证录入功能就是为用户提供了一个凭证录入环境,财务人员可以将制作的记账凭证录入电脑,也可以根据原始单据直接作记账凭证。
记账凭证主要项:
字段
说明
币别
凭证日期
系统应控制凭证日期录入,例:
不允许凭证录入的日期在当前的会计期间之前
凭证字
此下拉列表显示所有在基础资料中设置的凭证字。
用户可从下拉列表中选择用户需要的凭证字。
凭证号
系统自动生成。
附件数
财务人员录入以附件的形式备份原始单据的数量。
摘要栏
对凭证分录的文字解释,可以直接录入,也可以从摘要库选择。
摘要库的摘要能增加、修改、删除。
会计科目栏
录入会计科目代码。
财务人员可以直接录入代码或助记码,也可以从科目列表选择
金额栏
金额分借方金
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