第三讲:账务处理子系统.ppt
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第三讲:账务处理子系统.ppt
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2/7/20241第三讲账务处理子系统第三讲账务处理与总账子系统账务处理账务处理子系统子系统销售销售子系统子系统采购采购子系统子系统应收应收子系统子系统应付应付子系统子系统存货存货子系统子系统工资工资子系统子系统成本成本子系统子系统固定资产固定资产子系统子系统资金管理资金管理子系统子系统报表报表子系统子系统管理分析管理分析子系统子系统2/7/20242第三讲账务处理子系统在一个组织中,为完成会计核算任务必须有一套专门的方法即:
设置会计科目、账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、财产清查、成本计算,最后编制各种会计报表,并对会计核算进行综合分析等。
这些方法相互联系,相互贯通,紧密结合,形成了会计核算的一个完整的方法体系。
在手工会计方式下并不明确强调账务处理的概念,只是会计信息化加强了各种会计方法间的联系,为便于实现计算机处理,才把设置会计科目、账户、复式记账、填制和审核凭证、管理账簿等统称为账务处理。
2/7/20243第三讲账务处理子系统账务处理的任务:
账务处理的任务:
通过输入和处理各种记账凭证或原始凭证,完成记通过输入和处理各种记账凭证或原始凭证,完成记账和结账以及银行对账工作,生成并查询和打印输账和结账以及银行对账工作,生成并查询和打印输出各种日记账、明细账和总分类账。
出各种日记账、明细账和总分类账。
账务处理工作是由总账子系统各项功能模块完账务处理工作是由总账子系统各项功能模块完成的。
成的。
2/7/20244第三讲账务处理子系统账务处理的任务:
账务处理的任务:
数据采集数据采集数据加工与存储数据加工与存储报告信息报告信息2/7/20245第三讲账务处理子系统第一节第一节账务处理概述账务处理概述第二节第二节账务处理流程账务处理流程分析分析第三节第三节总账总账子系统的总体设计子系统的总体设计第四节第四节总账总账子系统初始设置子系统初始设置第五节第五节凭证管理凭证管理第六节第六节出纳管理出纳管理第七节第七节期末处理与账表输出期末处理与账表输出第八节第八节辅助管理辅助管理往来往来和和项目核算与管理项目核算与管理第九节第九节总账总账子子系统的改进系统的改进财务业务一体化财务业务一体化内容提要内容提要2/7/20246第三讲账务处理子系统本讲重点:
本讲重点:
一、熟悉总账子系统数据文件设计和会一、熟悉总账子系统数据文件设计和会计编码设计的方法计编码设计的方法二、熟练掌握总账子系统各功能模块的操作二、熟练掌握总账子系统各功能模块的操作步骤和要点步骤和要点2/7/20247第三讲账务处理子系统本讲学习方法:
本讲学习方法:
注重学习和上机实验相结合,加深理解注重学习和上机实验相结合,加深理解2/7/20248第三讲账务处理子系统第一节第一节账务处理子系统概述账务处理子系统概述一、系统范围一、系统范围二、系统特点二、系统特点三、系统目标三、系统目标2/7/20249第三讲账务处理子系统一、系统范围:
凭证账簿设置会计科目及账户设置会计科目及账户填制和审核凭证填制和审核凭证成本计算成本计算复式记账法复式记账法登记账簿登记账簿财产清查财产清查编编制制会会计计报报表表2/7/202410第三讲账务处理子系统二、系统特点规范性强规范性强综合性强综合性强真实性、正确性要求高真实性、正确性要求高集成性高集成性高2/7/202411第三讲账务处理子系统三、系统目标建账采集和输入数据记账、结账输出账表建立与其他子系统之间的接口(“自动转账”)辅助核算与管理功能(补充功能)2/7/202412第三讲账务处理子系统账务处理例:
从“用友”账务系统功能示意图看账务处理子系统的目标初始化凭证管理出纳管理账簿管理银行对账往来账管理月末处理建立账套、设置科目、设置外币、装入期初余额、设置凭证类型、结算方式、编码档案、明细权限填制凭证、出纳签字、审核凭证、查询凭证、打印凭证、科目汇总现金日记账、银行存款日记账、资金日报、支票管理总账、明细账、序时账、多栏账、账簿查询、打印银行对账初始化、银行对账单、调节表、对账、核销银行对账往来账初始化、个人统计、单位统计、往来账核销转账、结账2/7/202413第三讲账务处理子系统第二节第二节账务处理子系统流程分析账务处理子系统流程分析一、手工账务处理子系统处理流程二、计算机AIS账务处理流程2/7/202414第三讲账务处理子系统第二节第二节账务处理子系统数据处理流程账务处理子系统数据处理流程一、手工账务处理子系统处理流程手工账务处理数据流图分析记账凭证核算组织程序记账凭证核算组织程序科目汇总表核算组织程序科目汇总表核算组织程序汇总记账凭证核算组织程序汇总记账凭证核算组织程序日记总账核算组织程序日记总账核算组织程序分录日记账核算组织程序分录日记账核算组织程序多栏式日记账多栏式日记账2/7/202415第三讲账务处理子系统原始凭证原始凭证经经济济业业务务记账凭证记账凭证收收款款付付款款转转账账会会计计报报表表总分类账总分类账明细分类账明细分类账日日记记账账现现金金银行银行存款存款核核对对核核对对记账凭证核算组织程序(手工)记账凭证核算组织程序(手工)2/7/202416第三讲账务处理子系统填制和填制和审核凭证审核凭证月末月末处理处理登记各种登记各种明细账明细账编制科目编制科目汇总表汇总表记账凭证记账凭证登记登记总账总账明细账明细账总账总账日记账日记账科目汇总表科目汇总表报表报表收收款款凭凭证证付付款款凭凭证证转转账账凭凭证证编制编制报表报表登记登记日记账日记账原始凭证原始凭证科目汇总表核算组织程序(手工)科目汇总表核算组织程序(手工)2/7/202417第三讲账务处理子系统2/7/202418第三讲账务处理子系统手工账务处理的局限数据重复量大信息提供不及时准确性差工作强度大2/7/202419第三讲账务处理子系统二、计算机二、计算机AIS账务账务处理流程处理流程典型的账务处理数据流程典型的账务处理数据流程2/7/202420第三讲账务处理子系统2/7/202421第三讲账务处理子系统二、计算机二、计算机AIS账务账务处理流程处理流程典型的账务处理数据流程典型的账务处理数据流程账务处理流程中的角色账务处理流程中的角色跨功能账务处跨功能账务处理流程(理流程(P83P83)1.1.业务人员业务人员2.2.凭证编制人员凭证编制人员3.3.凭证审核人员凭证审核人员4.4.记账与结账人员记账与结账人员5.5.查询分析查询分析人员人员2/7/202422第三讲账务处理子系统账务处理流程1.1.通过系统初始化,录入本单位的基础会计信息。
通过系统初始化,录入本单位的基础会计信息。
2.2.经济业务发生时,业务人员将原始单据提交财会部经济业务发生时,业务人员将原始单据提交财会部门,由凭证录入人员编制记账凭证。
方法有二:
门,由凭证录入人员编制记账凭证。
方法有二:
原始原始录入录入记账凭证记账凭证原始原始记账凭证记账凭证录入录入记账凭证记账凭证3.3.审核。
审核。
4.4.记账和结账。
记账和结账。
5.5.银行对账。
银行对账。
6.6.查询与生成报表查询与生成报表2/7/202423第三讲账务处理子系统1.1.数据处理的起点和终点不同数据处理的起点和终点不同2.2.数据处理的方式不同数据处理的方式不同3.3.数据存储方式不同数据存储方式不同4.4.对账方式不同对账方式不同(计算机系统一般不需对账)(计算机系统一般不需对账)5.5.会计资料的查询、统计方式不同会计资料的查询、统计方式不同手工方式与计算机方式下账务处手工方式与计算机方式下账务处理流程的差异理流程的差异2/7/202424第三讲账务处理子系统第三节第三节账务处理子系统总体设计账务处理子系统总体设计一、账务处理子系统功能模块设计一、账务处理子系统功能模块设计二、会计科目代码设计二、会计科目代码设计三、主要数据文件设计三、主要数据文件设计2/7/202425第三讲账务处理子系统一、账务处理子系统功能模块设计一、账务处理子系统功能模块设计按按基本功能基本功能与与扩展功能扩展功能划分两种方案:
划分两种方案:
主要体现在主要体现在“初始设置初始设置”和和“系统服务系统服务”等方面的区别,是否进行辅助核算,需要等方面的区别,是否进行辅助核算,需要在会计科目设置时定义在会计科目设置时定义“科目性质科目性质”(辅助辅助核算核算)。
2/7/202426第三讲账务处理子系统账务处理子系统账务处理子系统初始化初始化科目科目设置设置凭证类凭证类型设置型设置初始余初始余额输入额输入人员权人员权限设置限设置凭证凭证处理处理其它其它设置设置凭证凭证录入录入凭证凭证审核审核查询查询打印打印自动自动转账转账记账记账结帐结帐记账记账月结月结年结年结账表账表输出输出日记账日记账输出输出明细账明细账输出输出总账输总账输出出报表输报表输出出综合查综合查询询银行银行对账对账初始化初始化调节表调节表获取对获取对账单账单自动对自动对账账手工对手工对账账输出对输出对账结果账结果系统系统服务服务会计数会计数据备份据备份会计数会计数据恢复据恢复系统维系统维护护修改口修改口令令获取外获取外部数据部数据账务处理子系统功能模块设计方案一账务处理子系统功能模块设计方案一2/7/202427第三讲账务处理子系统账务处理子系统功能模块设计方案二账务处理子系统功能模块设计方案二账务处理子系统初始化凭证处理记账结账账簿管理银行对账个人往来管理单位往来管理部门管理项目管理自动转账系统服务2/7/202428第三讲账务处理子系统模模块划分特点分析:
块划分特点分析:
(功能模块要依次执行)(功能模块要依次执行)步骤:
步骤:
11、初始化(建账)、初始化(建账)22、日常处理、日常处理33、期末处理、期末处理2/7/202429第三讲账务处理子系统模模块划分特点分析:
块划分特点分析:
步骤:
步骤:
11、初始化(建账)、初始化(建账)(11)设置账套(开辟数据存储空间)设置账套(开辟数据存储空间准准备账本)备账本)(22)财务分工)财务分工(33)设置会计科目(开设账页)设置会计科目(开设账页)(44)输入期初余额(数据转换)输入期初余额(数据转换)2/7/202430第三讲账务处理子系统模模块划分特点分析:
块划分特点分析:
步骤:
步骤:
22、日常处理、日常处理(11)采集及输入凭证数据)采集及输入凭证数据(22)记账)记账(33)查询账表)查询账表(44)辅助核算)辅助核算33、期末处理、期末处理(11)银行对账)银行对账(22)期末转账)期末转账(33)试算平衡)试算平衡(44)结账)结账(55)打印正式账表)打印正式账表(66)备份)备份2/7/202431第三讲账务处理子系统2/7/202432第三讲账务处理子系统1100002200110011一级科目一级科目二级科目二级科目三级科目三级科目科目的全编码科目的全编码二、会计科目代码设计2/7/202433第三讲账务处理子系统1.会计科目代码设计的意义会计科目代码设计的意义
(1)字符型科目名称的缺点字符型科目名称的缺点存储空间占用大。
存储空间占用大。
二义性。
二义性。
输入效率低。
输入效率低。
2/7/202434第三讲账务处理子系统能够(便于)反映会计科目间的逻辑关系。
能够(便于)反映会计科目间的逻辑关系。
唯一性。
唯一性。
提高处理效率。
提高处理效率。
利于处理和分类。
利于处理和分类。
节省存储空间。
节省存储空间。
(2)
(2)科目代码设计的意义科目代码设计的意义2/7/202435第三讲账务处理子系统2.2.会计科目编码方法会计科目编码方法顺序编码顺序编码1,2,3,41,2,3,4,位数编码位数编码分组编码分组编码1100002200110011一级科目一级科目二级科目二级科目三级科目三级科目科目的全编码科目的全编码位数编码位数编码2/7/202436第三讲账务处理子系统合规性原则合规性原则层次性原则层次性原则一致性原则一致性原则简明性原则简明性原则扩展性原则扩展性原则3.科目编码设计的基本原则科目编码设计的基本原则2/7/202437第三讲账务处理子系统4.会计科目代码体系结构会计科目代码体系结构涵义:
涵义:
分成几级,每级包含几位。
分成几级,每级包含几位。
会计科目编码体系的设计会计科目编码体系的设计一级科目代码要按照企业会计制度的规定一级科目代码要按照企业会计制度的规定设计,实际上是设计明细科目编码的结构设计,实际上是设计明细科目编码的结构问题。
问题。
2/7/202438第三讲账务处理子系统定长定位定长定位n即科目体系中各级科目编码长度是固定的。
即科目体系中各级科目编码长度是固定的。
2/7/202439第三讲账务处理子系统n不定长方式不定长方式n除一级科目长度固定外,其他各级科目编码除一级科目长度固定外,其他各级科目编码的长度是不固定的,可由用户自行设计。
的长度是不固定的,可由用户自行设计。
2/7/202440第三讲账务处理子系统案例案例3-1:
假设创新公司采用群码,其科目编码结构是假设创新公司采用群码,其科目编码结构是4-2-3,该公司目前主要生产,该公司目前主要生产A产品、产品、B产品产品O产品产品共共15种产品,并预计产品数目最多不超过种产品,并预计产品数目最多不超过99种,目种,目前共有前共有X1公司、公司、X2公司公司X300公司共公司共300家客户,家客户,公司想通过科目体系设置能够达到对每种产品销售公司想通过科目体系设置能够达到对每种产品销售形成的应收账款以及每种产品下每个客户形成应收形成的应收账款以及每种产品下每个客户形成应收账款的核算与管理,则:
账款的核算与管理,则:
按照传统科目编码设置方式按照传统科目编码设置方式应收账款科目编码应应收账款科目编码应如何设置?
一共需要设置多少个会计科目?
如何设置?
一共需要设置多少个会计科目?
有无更好的编码设计方案,既能完成对每种产品有无更好的编码设计方案,既能完成对每种产品形成的应收账款的核算和管理又能够完成对客户的形成的应收账款的核算和管理又能够完成对客户的核算和管理?
如有应如何设置应收账款的编码方案核算和管理?
如有应如何设置应收账款的编码方案?
2/7/202441第三讲账务处理子系统1131应收账款应收账款113101A产品产品113101001X1公司公司113101002X2公司公司113102B产品产品113102001X1公司公司113102002X2公司公司113115O产品产品113115001X1公司公司113115002X2公司公司2/7/202442第三讲账务处理子系统科目编码科目编码客户档案客户档案建立连接建立连接2/7/202443第三讲账务处理子系统n实现往来核算与管理的基本原理1.科目设置时:
定义为“往来”,将往来单位剥离出来2.建立往来单位档案3.输入记账凭证时:
自动提取往来单位代码信息4.查询、输出往来信息时:
通过往来核算与管理模块来完成2/7/202444第三讲账务处理子系统n
(2)采用往来方式)采用往来方式n科目设置:
科目设置:
n科目编码科目编码科目名称科目名称科目科目性质性质n1131应收账款应收账款n113101A产品产品往来往来n113102B产品产品往来往来nn113115O产品产品往来往来2/7/202445第三讲账务处理子系统n客户档案设置客户档案设置n编码编码名称名称n001X1公司公司n002X2公司公司nn300X300公司公司2/7/202446第三讲账务处理子系统立体科目立体科目设计方法:
设计方法:
将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来,按照项目进行存储,并将项目和科目建立动态来,按照项目进行存储,并将项目和科目建立动态链接,在满足优化会计科目体系的同时,达到精细链接,在满足优化会计科目体系的同时,达到精细核算的目的。
核算的目的。
立体科目设计应用的扩展:
立体科目设计应用的扩展:
部门辅助核算与管理部门辅助核算与管理个人辅助核算与管理个人辅助核算与管理供应商辅助核算与管理供应商辅助核算与管理项目(广义)辅助核算与管理(内容很多)项目(广义)辅助核算与管理(内容很多)2/7/202447第三讲账务处理子系统5.科目编码时应该注意的问题科目编码时应该注意的问题应输入全码应输入全码必须具有惟一性必须具有惟一性反映科目间的统属和逻辑关系反映科目间的统属和逻辑关系码位不宜过长码位不宜过长扩展性考虑扩展性考虑2/7/202448第三讲账务处理子系统客户编码客户编码供应商编码供应商编码部门编码部门编码存货编码存货编码个人职工编码个人职工编码其他具有类似性质的编码其他具有类似性质的编码6.科目编码设计的拓展科目编码设计的拓展2/7/202449第三讲账务处理子系统案例案例3-2:
在会计信息系统中管理费用的分部门管理方在会计信息系统中管理费用的分部门管理方式有两种:
常规方式和部门辅助核算与管理方式。
式有两种:
常规方式和部门辅助核算与管理方式。
常规方式是指在建立会计科目时,除设置管理费常规方式是指在建立会计科目时,除设置管理费用一级科目或费用按性质划分的明细科目的账户用一级科目或费用按性质划分的明细科目的账户外,将部门通过二级或三、四级科目等明细科目外,将部门通过二级或三、四级科目等明细科目开设明细账户。
开设明细账户。
例如,假设某企业采用常规方式设立管理费例如,假设某企业采用常规方式设立管理费用科目编码,其科目代码体系结构为用科目编码,其科目代码体系结构为4233四级:
四级:
2/7/202450第三讲账务处理子系统n55025502管理费用管理费用n550201550201一部一部n550201001550201001办公费办公费n550201001001550201001001一组一组n550201001002550201001002二组二组n550201002550201002差旅费差旅费n550201002001550201002001一组一组n550201002002550201002002二组二组nn550202550202二部二部n550202001550202001办公费办公费n550202001001550202001001一组一组n550202001002550202001002二组二组n550202002550202002差旅费差旅费n550202002001550202002001一组一组n550202002002550202002002二组二组n2/7/202451第三讲账务处理子系统n这种方式比较简单,与手工核算基本一致,适用这种方式比较简单,与手工核算基本一致,适用于管理费用核算部门较少的单位。
如果该单位有于管理费用核算部门较少的单位。
如果该单位有10个部门,每个部门又分个部门,每个部门又分5个组,管理费用有个组,管理费用有10种,那么种,那么5502管理费用下面就有管理费用下面就有500多个会计科多个会计科目。
因此,采用这种编码方式不理想、不灵活,目。
因此,采用这种编码方式不理想、不灵活,无法进行有效的管理费用的部门管理。
无法进行有效的管理费用的部门管理。
n要求:
要求:
n
(1)阐述实现部门核算与管理的基本原理。
)阐述实现部门核算与管理的基本原理。
n
(2)按照部门辅助核算与管理方式设置本单位的)按照部门辅助核算与管理方式设置本单位的管理费用科目体系和部门档案。
管理费用科目体系和部门档案。
n备注:
假定会计科目的编码原则不变,部门档案备注:
假定会计科目的编码原则不变,部门档案的编码原则为:
的编码原则为:
*2/7/202452第三讲账务处理子系统部门核算与管理的原理部门核算与管理的原理1.科目设置时:
定义为科目设置时:
定义为“部门核算部门核算”2.将部门从科目中剥离出来,单独建立部门将部门从科目中剥离出来,单独建立部门档案档案3.录入记账凭证时:
提示输入部门代码录入记账凭证时:
提示输入部门代码4.查询、输出相关部门账表查询、输出相关部门账表2/7/202453第三讲账务处理子系统n采用部门核算采用部门核算n科目设置:
科目设置:
n科目编码科目编码科目名称科目名称科目性质科目性质n5502管理费用管理费用n550201办公费办公费部门核算部门核算n550202差旅费差旅费部门核算部门核算n2/7/202454第三讲账务处理子系统n部门档案设置部门档案设置n编码编码名称名称n01一部一部n01001一组一组n01002二组二组n02二部二部n02001一组一组n02002二组二组n2/7/202455第三讲账务处理子系统三、主要数据文件设计三、主要数据文件设计科目文件(演示)科目文件(演示)科目文件结构设计方案一(定长定位)科目文件结构设计方案一(定长定位)n科目编码科目编码n科目名称科目名称n科目类型(资产、负债、所有者权益、科目类型(资产、负债、所有者权益、成本、损益)成本、损益)n余额方向余额方向CustomerProductSalesOrderBillofMaterialsAssembleProcedureMaintenanceOrderPlantEmployeeDesignTeam2/7/202456第三讲账务处理子系统科目文件结构设计方案二(不定长定位)科目文件结构设计方案二(不定长定位)n科目编码科目编码n科目名称科目名称n科目类型科目类型科目级别科目级别上级科目(父科目)上级科目(父科目)是否末级科目是否末级科目余额方向余额方向2/7/202457第三讲账务处理子系统科目文件结构设计方案三(辅助核算)科目文件结构设计方案三(辅助核算)n科目编码科目编码n科目名称科目名称n科目类型科目类型科目级别科目级别上级科目(父科目)上级科目(父科目)是否末级科目是否末级科目辅助核算(部门、项目、个人、数量、外币)辅助核算(部门、项目、个人、数量、外币)余额方向余额方向2/7/202458第三讲账务处理子系统科目文件的组织方式科目文件的组织方式索引组织方式(科索引组织方式(科目代码)目代码)2/7/202459第三讲账务处理子系统临时凭证文件设计(演示)临时凭证文件设计(演示)临时存储未记账的记账凭证临时存储未记账的记账凭证2/7/202460第三讲账务处理子系统临时凭证文件设计临时凭证文件设计按占用的存储空间划分三种设计方案按占用的存储空间划分三种设计方案临时凭证文件设计方案一(临时凭证文件设计方案一(P99)凭证类型凭证类型凭证号凭证号日期日期摘要摘要科目编码科目编码借方金额借方金额贷方金额贷方金额附件附件制单制单审核审核记账记账2/7/202461第三讲账务处理子系统临时凭证文件设计临时凭证文件设计按占用的存储空间划分三种设计方案按占用的存储空间划分三种设计方案临时凭证文件设计方案二(临时凭证文件设计方案二(P100)凭证类型凭证类型凭证号凭证号日期日期摘要摘要科目编码科目编码借贷标志借贷标志金额金额附件附件制单制单审核审核记账记账2/7/202462第三讲账务处理子系统n临时凭证文件设计方案三(临时凭证文件设计方案三(P101P101)凭证内容文件凭证内容文件(凭证号、日期、附件、(凭证号、日期、附件、录入、审核、记账)录入、审核、记账)凭证业务文件凭证业务文件(科目代码、摘要、借贷(科目代码、摘要、借贷标志、金额、凭证号标志、金额、凭证号)2/7/202463第三讲账务处理子系统凭证文件的存储策略:
凭证文件的存储策略:
临时凭证文件可以按年一个文件或按月一临时凭证文件可以按年一个文件或按月一个文件个文件凭证文件的组织方式:
按时间业务顺序排序,凭证文件的组织方式:
按时间业务顺序排序,是顺序文件。
是顺序文件。
2/7/202464第三讲账务处理子系统数据库文件设计:
数据库文件设计:
结构设计:
结构设计:
包括哪些字段?
占用空间最包括哪些字段?
占用空间最少,最合理少,最合理凭证文件的存储策略?
凭证文件的存储策略?
凭证文件的组织方式?
凭证文件的组织方式?
按什么关键字排按什么关键字排序?
序?
2/7/202465第三讲账务处理子系统n汇总文件(汇总文
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- 第三 账务 处理 子系统