时间管理-王标.ppt
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时间管理-王标.ppt
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时间管理时间管理(TimeManagementTimeManagement)-王标王标王标王标2009-072009-07v为什么要进行时间管理v什么是时间管理v如何进行有效的时间管理v提高工作效率的技巧v习惯形成课程目标课程目标哇,这么多哇,这么多钱!
钱!
一、为什么要进行时间管理请问,如果每天都有86400元进入你的银行户头,而你必须当天用光,你会如何运用这笔钱?
真有这样的好事吗?
?
一、为什么要进行时间管理有,那就是有,那就是“时间时间”!
一、为什么要进行时间管理每人都有一个每人都有一个“时间账户时间账户”每天每一个人都会有新的每天每一个人都会有新的86400秒进帐。
秒进帐。
那么面对这样一笔财富,你打算怎样利用它们呢?
那么面对这样一笔财富,你打算怎样利用它们呢?
下面的每个问题,请你根据自己的实际情况,如实地给自己评分。
计分方式为:
选择“从不”为0分,选择“有时”记1分,选择“经常”记2分,选择“总是”记3分。
1、我在每个工作日之前,都能为计划中的工作做些准备。
2、凡是可交派下属(别人)去做的,我都交派下去。
3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。
4、我尽量一次性处理完毕每份文件。
5、我每天列出一个应办事项清单,按重要顺序来排列,依次办理这些事情。
6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访,以及突然的约会。
7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。
8、我的日程表留有回旋余地,以便应对突发事件。
9、当其他人想占用我的时间,而我又必须处理更重要的事情时,我会说“不”。
一、为什么要进行时间管理总结:
012分:
你自己没有时间规划,总是让别人牵着鼻子走。
1317分:
你试图掌握自己的时间,却不能持之以恒。
1822分:
你的时间管理状况良好。
2327分:
你是值得学习的时间管理典范。
一、为什么要进行时间管理太多干扰会议太多办公室太混亂电腦文件存档混亂总是要处理危机日常琐事缠身办公设备差缺乏计划不分重点过分承诺授权不利拖延太多的阅读与文件资料主观主观客观客观一、为什么要进行时间管理时间浪费的原因时间浪费的原因二、为什么要进行时间管理时间特性时间特性二、什么是时间管理到底什么是时间管理?
其实时间是无法管理的,更多的是管理好我们自己!
三、如何进行有效的时间管理抛弃恶习,引进新的工作方式和生活习惯(POPA):
v目标(Purpose)。
分清设立明确的目标v顺序(Order)。
分清轻重缓急v计划(Plan)。
制定时间安排计划v行动(Action)。
立即行动明确目标(P)确定事情的优先顺序(O)制定计划表(P)立即执行(A)时间管理的时间管理的POPA法法目标是行动的导航灯目标是行动的导航灯!
为什么需要目标?
为什么需要目标?
三、如何进行有效的时间管理-明确目标成功就等于目标,成功就等于目标,其他的一切都是这句话的注解。
其他的一切都是这句话的注解。
美国潜能大师伯恩美国潜能大师伯恩崔西语崔西语为什么需要目标?
为什么需要目标?
三、如何进行有效的时间管理-明确目标哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查:
对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人,调查发现:
27%的人没有目标60目标模糊10有清晰但较短期的目标3有清晰且长期的目标为什么需要目标?
为什么需要目标?
三、如何进行有效的时间管理-明确目标25年后调查发现:
27%的人没有目标60目标模糊10有清晰但较短期的目标3有清晰且长期的目标为什么需要目标?
为什么需要目标?
社会的最底层,抱怨整个世界社会的中下层面安稳地生活与工作成为各行业的专业人士成为社会各界的顶尖人士三、如何进行有效的时间管理-明确目标明确目标明确目标-长期目标长期目标:
个人目标-是否有关于健康,休闲和营养等的目标?
事业目标长期的目标应该是长期的目标应该是可以鼓励自己和推动自己可以鼓励自己和推动自己!
三、如何进行有效的时间管理-明确目标明确目标明确目标-短期目标短期目标项目计划(例如招聘如何有效进行)每月的目标计划(每月KPI执行计划)每周的行事安排(周报与下周工作计划)每日的需要完成的工作(下班前对第二天工作安排)短期的目标应该是现实的短期的目标应该是现实的短期的目标应该是现实的短期的目标应该是现实的!
三、如何进行有效的时间管理-明确目标vSSpecific-pecific-明确的明确的vMMeasurableeasurable-可以量度的可以量度的vAAchievablechievable-可以达成的可以达成的vRRealisticealistic-实际可行的实际可行的vTTimeBoundimeBound-有时间性的有时间性的目标设定的原则目标设定的原则三、如何进行有效的时间管理-明确目标v命中是偶然的,打不中是必然的!
命中是偶然的,打不中是必然的!
如果没有目标三、如何进行有效的时间管理-明确目标重重要要不不重重要要AA:
紧急紧急重要重要BB:
不紧急不紧急重要重要CC:
紧急紧急不重要不重要DD:
不紧急不紧急不重要不重要紧急紧急不紧急不紧急三、如何进行有效的时间管理-区分优先次序v最重要的是我们必须常常把最重要的事列为最重要Themainthingistokeepthemainthingthemainthingatalltimes-哲学家哲学家施格兰施格兰-哲学家哲学家施格兰施格兰三、如何进行有效的时间管理-区分优先次序三、如何进行有效的时间管理-制定计划表“责任人责任人责任人责任人”与与与与“完成时间完成时间完成时间完成时间”非常重要非常重要非常重要非常重要以行动配合计划以行动配合计划将目标写下来-是什么目标?
要达致什么的成果?
行动要做些什么?
次序-哪些应该先做/哪些为后?
订下完成日期及排列优先次序时间估计每项的行动需要多长时间?
灵活性有没有预留时间给不可估计的突发事情时间表甚么时候处理甚么事项?
三、如何进行有效的时间管理-立即执行1/改变你的习惯行为科学研究表明:
一个人一天的行为只有5是属于非习惯性的,而95的行为都是习惯性的。
三、如何进行有效的时间管理-立即执行2/修正你的态度时光对有些人像张满的风帆,而对另一些人却像爬行的蜗牛。
三、如何进行有效的时间管理-立即执行四、提高工作效率的技巧怎样可以怎样可以增加你的生产力增加你的生产力?
1.你的办公桌v你的工作环境是怎么样?
v有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率?
四、提高工作效率的技巧v将所有可以吸引你视线的东西全挪开v将你每天必须用的文具放在上面(电话,时间表,笔记本,日历,笔座.)v把可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方v把整理好的东西编上号,贴上标签,做好登记;v好记性不如烂笔头,要勤于记录处理文件的3个环节:
第一,迅速回复。
第二,迅速归档,以免文件弄乱或弄丢。
第三,及时销毁。
没用的文件要及时处理掉,以免继续浪费空间和时间。
改善工作环境-办公室的美学四、提高工作效率的技巧2.归档v所有的文件和书信应只分成三类:
马上处理只作参考归档四、提高工作效率的技巧归档系统v一些你需要今天马上完成的事情-DONOWv一些你需要这个星期完成的工作-FILEv一些你需要归档的文件-FILEv有空才阅读的书本-READv需要传阅的文件-PASSONv一些文件需要等待资料完成-PROGRESS四、提高工作效率的技巧3.如何处理电话/电邮v如果找不道要通话的对方-切记要留言,并说明事情的严重性,以确保对方回电v打电话之前,要把事情重点写下来v要谈比较复杂的事情,可以先将文件传真给对方先看,减少详细解释的时间v备有有关文件v自设时限四、提高工作效率的技巧4.处理会议v每次召开任何会议前,必须要紧记以下几点:
我是否一定要出席这个会议会议之前应派发议程说明开会的目的如果你是主席,你应鼓励发言和要求言之有物,要避免发言同事偏离主题最好设定一个时限,以方便各人安排工作四、提高工作效率的技巧5.授权授权的定义和原因v委派授权是一个向下级分配工作的过程,它通常与一个经理的责任以及决策权利有关v委派授权可以帮助你节约时间的有力武器v委派授权可以增强一个人的聪明才智四、提高工作效率的技巧授权应有的心态?
v把工作授权给下级,应该存在一个给下属发展的机会v它不是用来惩罚下级v不是让自己摆脱自己不喜欢做的事情四、提高工作效率的技巧授权的形态v主要可以分成两种形态:
下达指令下达指令下达指令下达指令充分信任充分信任充分信任充分信任四、提高工作效率的技巧委派授权技巧v解释所分配工作的重要性v订出需要的结果v订出下属的权利范围及规定v达到完成工作限期的共识v询问下属的意见及疑问v订出跟进时间表v肯定成就,提高士气四、提高工作效率的技巧如何介定哪些工作委派?
你必须自己做你应该做,但有些人可以帮助你你可以做,但如果其他人有机会也可以做其他人应该做,但情况紧急时你可以帮他其他人必须做四、提高工作效率的技巧6.要懂得说不v说“不”应该是有礼貌v要给对方的清晰的解释v给对方另外的选择和建议四、提高工作效率的技巧7.处理拖延心态v为什么我们会拖延?
不知道如何或从何入手不知道为什么要做?
不喜欢去处理个人情绪及健康问题缺乏奖励没有迫切性找借口过分忧虑忙碌过后四、提高工作效率的技巧改善拖延方法问题问题文件洗牌著手工作时间行动行动每次只处理一项工作每次只处理一项工作-即时去做即时去做-交付下属去做交付下属去做-把工作分成若干部分把工作分成若干部分-订出工作时间订出工作时间四、提高工作效率的技巧改善拖延方法建立自信-跟自己说“我一定可以做到”设立目标找出与自己相关的地方-对自己的好处储蓄时间全力再战自我奖励设立完工期限时刻提醒自己事情的重要性有充分的准备,才会把事情做好时间就是金钱总结希望你能够希望你能够:
看到自己的问题在那里看到自己的问题在那里要改变生活的习惯和工作方式要改变生活的习惯和工作方式订立目标订立目标,策略策略,行动去应付每一个挑战行动去应付每一个挑战在自己所能控制的情况下在自己所能控制的情况下,把握每分钟把握每分钟在不能完全自己控制的情况下在不能完全自己控制的情况下,把负面的把负面的影响减到最低影响减到最低在新的天地里,你会.v有清晰的目标,知道自己在做什么和要做什么v分辨事情的先后次序v知道自己是否朝着目标前进v选择做对的事,而不是说只念着把事情做对v讲求效率,以最少的资源追求最大的成效v计划每天,每周,每年要做的事情v估计需要完成时间,并编排时间表行事
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