大学课程《大学计算机》PPT课件:第6章.pptx
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第6章Word应用,6.1创建并编辑文档6.2美化并充实文档6.3长文档的编辑与管理6.4文档修订与共享6.5通过邮件合并批量处理文档习题,6.1创建并编辑文档,6.1.1快速创建文档在Word中,通常可以选用以下方式之一快速新建一个新文档:
创建空白的新文档利用模板快速创建新文档,1.创建空白的新文档在Word中,可以通过启动程序、选项卡菜单、快速访问工具栏、快捷键等多种途径创建空白文档。
1)通过启动程序创建
(1)单击Windows任务栏中的“开始”按钮,选择“所有程序”命令。
(2)在展开的程序列表中,依次选择“MicrosoftOfficeMicrosoftOfficeWord2010”命令,启动Word2010应用程序。
(3)Word将自动创建一个基于Normal模板的空白文档,此时就可以直接在该文档中输入并编辑内容。
2)通过选项卡菜单创建如果先前已经启动了Word程序,在编辑文档的过程中,还需要创建一个新的空白文档,可以通过“文件”选项卡的后台视图来实现,其操作步骤如下:
(1)单击“文件”选项卡,在打开的后台视图中执行“新建”命令。
(2)在“可用模板”选项区中选择“空白文档”选项,如图6.1所示。
(3)单击左下角的“创建”按钮,即可创建一个空白文档。
图6.1创建空白文档,3)通过快速访问工具栏创建首先将“新建”命令添加到快速访问工具栏中,然后单击“新建”按钮,如图6.2所示。
4)通过快捷键创建按下快捷组合键Ctrl+N,即可快速创建一个空白文档。
图6.2从快速访问工具栏中创建文档,2.利用模板快速创建新文档使用模板可以快速创建出外观精美、格式专业的文档,Word提供了多种模板以满足不同的具体需求。
对于不熟悉Word的初级使用者而言,模板的使用能够有效减轻工作的负担。
并且Office2010已将MicrosoftOfficeOnline上的模板嵌入到了应用程序中,这样在新建文档时就可快速浏览并选择合适的在线模板使用。
利用模板快速创建新文档的操作步骤如下:
(1)单击“文件”选项卡,在打开的后台视图中执行“新建”命令。
(2)在“可用模板”选项区中单击“样本模板”选项,即可打开在计算机中已经安装的Word模板类型,从中选择需要的模板后,窗口右侧将显示利用本模板创建的文档外观,如图6.3所示。
(3)单击“创建”按钮,即可快速创建出一个带有格式和基本内容的文档。
(4)在模板内容的基础上进行编辑和修改,并进行保存,即可完成文档的创建。
图6.3通过已安装的模板创建新文档,如果本机上已安装的模板不能满足用户的需求,用户还可以到微软网站的模板库中挑选所需的模板。
在MicrosoftOfficeOnline上可以浏览并下载近40个分类、上万个文档模板。
通过使用OfficeOnline上的模板,可以节省创建标准化文档的时间,有助于提高处理Office文档的职业水准。
如果计算机已经连接到因特网上,则在打开“新建”文档的后台视图时,即可浏览并搜索OfficeOnline上的模板类型,如图6.4所示。
图6.4搜索O上的模板,浏览并选中需要的文档模板后,在后台视图的右侧将出现本文档的预览效果,如图6.5所示。
单击“下载”按钮就可以将其下载到本地计算机,并可利用该模板创建一个新的文档。
图6.5下载文档模板并创建新文档,6.1.2输入并编辑文本输入文本并对输入的文本进行基本编辑操作,是在Word中进行文字处理的基础工作。
1.输入文本创建了新文档后,在文本编辑区域中将会出现一个闪烁的光标,它表明了目前文档的输入位置,由此开始即可输入文档内容。
1)输入普通文字只要安装了语言支持的功能,就可以在文档中输入各种语言的文本。
在Word程序中输入文本时,不同内容的文本输入方法会有所不同,普通文本(例如汉字、英文、阿拉伯数字等)通过键盘就可以直接输入。
在安装了MicrosoftOffice2010后,“微软拼音”输入法将会被自动安装,使用“微软拼音”输入法可以完成文档中的文本输入,操作步骤如下:
(1)单击Windows任务栏中的“输入法指示器”,在弹出的快捷菜单中执行“微软拼音新体验2010”命令,此时输入法处于中文输入状态,如图6.6所示。
图6.6微软拼音输入法,
(2)输入文本之前,先将鼠标指针移至文本插入点,单击一下,这时光标就会在插入点处闪烁,即可开始输入。
(3)当输入的文本到达文档编辑区边界,而本段输入又未结束时,将会自动换行。
若要另起一段,只需按键盘上的Enter键,这时段尾会显示一个“*”符号,称为硬回车符,又称段落标记,它能够使文本强制换行而开始一个新的段落。
2)输入特殊符号除了正常文字外,在输入文档的过程中经常需要输入一些特殊符号,如中文标点、数学运算符、货币符号、带括号的数字等。
有些输入法已将某些常用符号(如常用中文标点、人民币符号等)定义在键盘的按键上,但大多数特殊符号仍需要采用下列方法输入。
首先定位光标,然后在“插入”选项卡下的“符号”组中单击“符号”按钮,从打开的下拉列表中选择“其他符号”命令,打开如图6.7所示的“符号”对话框,从中选择所需的符号,最后单击“插入”按钮。
图6.7在文档中输入特殊符号,2.选择文本对文本内容进行格式设置和更多操作之前,需要先选择文本。
熟练掌握文本选择的方法,将有助于提高工作效率。
1)拖动鼠标选择文本这种方法是最常用,也是最基本、最灵活的方法。
用户只需将鼠标指针停留在所要选定的内容的开始部分,然后按住鼠标左键拖动鼠标,直到所要选定文档部分的结尾处,即所有需要选定的文档内容都已成高亮状态,松开鼠标即可,如图6.8所示。
图6.8拖动鼠标选择文本,提示选择文本时,默认情况下将会显示一个方便、微型、半透明的工具栏,它被称为浮动工具栏。
将指针悬停在浮动工具栏上时,该工具栏就会变清晰。
它可以帮助用户迅速地使用字体、字号、对齐方式、文本颜色、缩进级别和项目符号等功能,如图6.9所示。
通过“文件”选项卡下“选项”“常规”窗口可以设置浮动工具栏的显示与否。
图6.9浮动工具栏,2)选择一行文本将鼠标指针移动到要选行的左侧,当鼠标指针变为一个指向右边的箭头时,单击鼠标左键,即可选中这一行,如图6.10所示。
图6.10选择一行文本,3)选择一个段落的文本将鼠标指针移动到该段落的左侧,当鼠标指针变成一个指向右边的箭头时,双击鼠标左键即可选定该段落。
另外,还可以将鼠标指针放置在该段中的任意位置,然后连续单击三次鼠标左键,同样也可选定该段落,如图6.11所示。
图6.11选择一个段落文本,4)选择不相邻的多段文本按照上述任意方法选择一段文本后,按住键盘上的Ctrl键,再选择另外一处或多处文本,即可将不相邻的多段文本同时选中,如图6.12所示。
图6.12选择不相邻的多段文本,5)选择垂直文本必要时还可以选择一块垂直的文本(表格单元格中的内容除外)。
首先,按住键盘上的Alt键,将鼠标指针移动到要选择文本的开始字符处,按下鼠标左键,然后拖动鼠标,直到要选择文本的结尾处,松开鼠标和Alt键。
此时,一块垂直文本就被选中了,如图6.13所示。
图6.13选择垂直文本,6)选择整篇文档将鼠标指针移动到文档正文的左侧,当鼠标指针变成一个指向右边的箭头时,连续单击三次鼠标左键,即可选定整篇文档,如图6.14所示。
图6.14选择整篇文档,提示在“开始”选项卡的“编辑”选项组中,单击“选择”按钮,在弹出的下拉列表中执行“全选”命令(如图6.15所示),也可以选择整篇文档。
图6.15通过执行命令选择整篇文档,7)使用键盘选择文本虽然通过键盘来选择文本不是很常用,但是也有必要知道一些常用的文本操作快捷键,如表6.1所示。
以上主要介绍了七种利用鼠标(或与键盘按键结合)选择文本的方法,还有一些其他选择文本的方法,简要介绍如下。
(1)选择一个单词:
双击该单词。
(2)选择一个句子:
按住键盘上的Ctrl键,然后单击该句中的任何位置。
(3)选择较大文本块:
单击要选择内容的起始处,滚动到要选择内容的结尾处,然后按住键盘上的Shift键,同时在要结束选择的位置单击鼠标左键。
3.复制与粘贴文本1)通过键盘复制文本首先选中要复制的文本,按键盘上的Ctrl+C组合键进行复制,然后将鼠标指针移动到目标位置,按键盘上的Ctrl+V组合键进行粘贴,这是最简单和最常用的复制文本的操作方法。
被复制的文本放入“剪贴板”任务窗格中(如图6.16所示),可以反复按Ctrl+V组合键,将该文本复制到文档中的不同位置。
另外,“剪贴板”任务窗格中最多可存储24个对象,在执行粘贴操作时,可以从剪贴板中选择不同的对象。
图6.16“剪贴板”任务窗格,2)通过操作命令复制文本可以在Word2010的功能区中以执行命令的方式轻松复制文本,操作步骤如下:
(1)在Word文档中,选中要复制的文本。
(2)在Word2010功能区的“开始”选项卡中,单击“剪贴板”选项组中的“复制”按钮。
(3)将鼠标指针移动到目标位置。
(4)在“开始”选项卡的“剪贴板”选项组中,单击“粘贴”按钮,打开“粘贴选项”,选择某一格式进行粘贴,如单击“只保留文本”按钮,则进行不带格式的复制。
此时,在步骤
(1)中选中的文本就被复制到了指定的目标位置。
3)格式复制格式复制就是将某一文本的字体、字号、段落设置等重新应用到另一目标文本。
首先,选中已经设置好格式的文本;然后,在“开始”选项卡下,单击“剪贴板”选项组中的“格式刷”按钮;最后,当鼠标指针变为带有小刷子的形状时,选中要应用该格式的目标文本,即可完成格式的复制。
在“格式刷”按钮上双击鼠标,则可以重复复制某一格式。
4)选择性粘贴选择性粘贴提供了更多的粘贴选项,该功能在跨文档之间粘贴时非常实用。
(1)复制选中文本后,将鼠标指针移动到目标位置;
(2)在“开始”选项卡的“剪贴板”选项组中,单击“粘贴”按钮下方的黑色三角箭头,在弹出的下拉列表中执行“选择性粘贴”命令;(3)在随后打开的“选择性粘贴”对话框中,选择粘贴的形式,如图6.17所示,如果选中了“粘贴链接”选项,则所复制的内容将会随着源文件的变化而自动更新;(4)最后单击“确定”按钮即可。
图6.17选择性粘贴,【例6-1】将一个Excel表格以链接的方式插入到Word文档中。
将一个Excel表格以链接的方式插入到Word文档中的操作步骤提示如下:
(1)打开Excel案例文档“粘贴链接xlsx”;
(2)选择数据区域A3:
G6,按组合键Ctrl+C将其复制到剪贴板;(3)打开一个空白的Word文档并定位光标;(4)在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中,单击“粘贴”按钮下方的黑色三角箭头,打开下拉列表;,(5)在“粘贴选项”下单击“链接与保留源格式”按钮,该Excel表格即插入到当前光标处,如图6.18所示;(6)到Excel案例文档窗口,将单元格E3中的数学成绩改为“50”;(7)切换回Word文档窗口,查看一下通过链接方式插入的Excel表格中相关内容是否同步更改。
图6.18通过链接方式粘贴的表格将会同步更新,4.删除与移动文本Word2010可以采用多种方法删除文本。
针对不同的删除内容,可采用不同的删除方法。
如果在输入过程中删除单个文字,最简便的方法是使用键盘上的Delete键或者是Backspace键。
这两个键的使用方法是不同的:
键盘上的Delete键将会删除光标右边的内容,而Backspace键将会删除光标左边的内容。
对于大段文本的删除,可以先选中所要删除的文本,然后再按Delete键即可。
在编辑文档的过程中,如果发现某段已输入的文字放在其他位置会更合适,这时就需要移动文本。
移动文本最简便的方法就是用鼠标拖动,操作步骤如下:
(1)选择要移动的文本;
(2)将鼠标指针放在被选定的文本上,当鼠标指针变成了一个空心箭头时,按住鼠标左键,鼠标箭头的旁边会有竖线,该竖线显示了文本移动后的位置,同时鼠标箭头的尾部会有一个小方框,拖动竖线到新的需要插入文本的位置;(3)释放鼠标左键,被选取的文本就会移动到新的位置。
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