《连锁企业信息管理》全套教学课件.pptx
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,第一章连锁企业信息管理概述,学习要点,信息的概念信息系统的概念信息管理的作用连锁企业信息管理的内容连锁经企业管理信息系统的开发方式文挡的编制,11信息科学基础,信息的概念信息(Information)是主体对客体的认识和揭示,它包括数据、字符、文字、图形、等等。
信息的概念不同于数据,数据(Data,又称资料)是对客观事物记录下来的,可以鉴别的符号,数据经过处理仍然是数据。
处理数据是为了便于更好地解释。
只有经过特定背景解释,数据才有意义,才成为信息。
信息是经过加工以后、并对客观世界产生影响的数据。
信息的特质,准确性。
信息不仅要及时,而且要求准确无误地反映实际情况。
时效性。
信息的时效是指从信息源发送信息,经过接收、加工、传递、利用的时间间隔及其效率。
不完全性。
关于客观事实的信息是不可能全部得到的,这与人们认识事物的程度有关系。
等级性。
管理系统是分等级的,处在不同级别的管理者有不同的职责,处理的决策类型不同,需要的信息也不同。
再生性。
信息可以被分析、综合、扩充或浓缩,从而把信息从一种形式变换成另一种形式,并在变换过程中增殖和增值。
价值性。
管理信息是经过加工并对生产经营活动产生影响的数据,是劳动创造的,是一种资源,因而是有价值的。
12信息系统,信息系统的概念系统是由处于一定的环境中相互联系和相互作用的若干组成部分结合而成并为达到整体目的而存在的集合。
信息系统是由人、硬件、软件和数据资源组成,目的是及时、正确地收集、加工、存储、传递和提供信息,实现组织中各项活动的管理、调节和控制。
信息系统包括信息处理系统和信息传输系统两个方面。
管理信息系统,管理信息系统(MIS,ManagementInformationSystems)对一个组织进行全面管理的人和计算机相结合的系统,它综合运用网络技术、信息技术、管理技术和决策技术,与现代化的管理思想、方法和手段结合起来,辅助管理人员进行管理和决策。
管理信息的结构矩阵,13信息管理,信息与管理的关系管理的任务在于通过有效地管理好人、财、物等资源来实现企业的目标,而要管理这些资源,需要通过反映这些资源的信息来管理。
信息是管理上的一项极为重要的资源。
信息对于管理之重要在于“管理就是决策”。
管理工作的成败,取决于能否作出有效的决策,而决策的正确程度则取决于信息的质和量。
信息系统对计划职能的支持,支持计划编制中的反复试算。
支持对计划数据的快速、准确存取。
支持计划的基础预测。
支持计划的优化。
信息系统对组织职能的支持,领导职能的作用在于指引、影响个人和组织按照计划去实现目标。
领导者在人际关系方面的职责是领导、组织和协调;在决策方面的职责是对组织的战略、计划、预算、选拔人才等重大问题作出决定;在信息方面的职责是作为信息汇合点和神经中枢对内对外建立并维持一个信息网络,以沟通信息,及时处理矛盾和解决问题。
信息系统对领导职能的支持,行为控制,是指对人的管理。
质量控制,特别是重要产品的关键工序的质量控制和成品的质量控制。
库存控制、生产进度控制、成本控制、财务预算控制及产量、成本和利润的综合控制、资金运用控制和收支平衡控制等。
14连锁企业信息管理,连锁企业是指在核心企业的领导下,由分散的、经营同类商品和服务的零售企业,通过规范化经营实现规模效益的企业联合体组织形式。
连锁企业信息管理主要是通过信息技术,赋以合理化、制度化、规范化的观念,提高商品流通的效率,使物流、资金流和信息流等畅通无阻,达到最佳的有效利用,从而改善经营环境,降低中间成本,提高商品的竞争力;同时,也能更好地掌握市场趋势和创造更多的商业机会,尤其是能够快速、便利地适应顾客,满足顾客需求。
连锁企业的信息源,企业内部信息源:
企业内部信息源是直接、重要、及时而可靠的信息源。
企业内部各机构各类经营现场。
企业外部信息源:
与企业管理、经营、决策等工作有关的机构。
各种文献资料。
广告和新闻媒体。
各类数据库系统。
广泛的社会关系。
连锁经营信息的收集,连锁经营信息收集范围企业内部信息市场信息竞争对手信息环境信息预测信息反馈信息连锁信息收集途径企业本身所建设的计算机系统、信息网络通过公开的报刊杂志、电视广播、文献资料、图书等大众传播途径取得通过行政和业务关系取得通过各种有组织的信息网络取得通过广泛人际关系取得,连锁经营信息处理,连锁企业的信息处理就是利用网络、计算机等先进的信息技术对连锁企业进行运营管理,即进销存的管理。
连锁企业的销售一般通过前台即POS系统来完成。
连锁企业的信息处理,除了应用前台的pos销售系统和后台的信息管理系统,可能还用到电子数据交换、电子订货系统、增值网等。
15连锁企业管理信息系统开发方式,购买成品软件方式针对性、专用性和拓展性相对较差;但采用此方式周期短。
独立开发独立开发适合于有较强的管理信息系统分析与设计队伍、程序设计人员和系统维护使用队伍的组织和单位。
委托开发委托开发方式适合于使用单位无管理信息系统分析、设计及软件开发人员或开发队伍力量较弱、但资金较为充足的单位。
合作开发合作开发方式适合于使用单位有一定的管理信息系统分析、设计及软件开发人员,但开发队伍力量较弱,希望通过管理信息系统的开发建立完善和提高自己的技术队伍,便于系统维护工作的单位。
16连锁企业信息管理系统的分析与设计,系统调查对连锁企业详细调查包括组织结构调查、管理功能调查和管理业务流程调查。
组织结构调查指的是一个连锁企业的部门组成以及这些部门之间的隶属关系或管理与被管理的关系以及各级组织的职能和有关人员的工作职责、决策内容、存在问题以及对新系统的要求等。
管理功能调查是深入各管理部门了解各部门的工作职能,对某一个模块信息系统的要求等。
管理业务流程调查是理清系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流向的图表,利用它可以帮助分析人员找出业务流程中的不合理流向,同时弄清楚系统的数据流向。
系统分析,需求分析要仔细的定义出新系统的目标,要详尽的描述出新系统必须完成的各项功能,还要考虑经济的、技术的以及时间上的各种约束,还不能忽略组织原有的目标、业务过程和决策过程。
它包括系统目标分析、业务流程分析、数据流向分析。
目标,A功能,B功能,C功能,A1功能,A2功能,A3功能,系统设计,系统设计是在系统分析的基础上,根据系统分析阶段所提出的主要功能要求,结合实际的设计条件,详细地确定出新系统的结构,为系统实施阶段准备好全部的必要技术资料和有关文件。
系统总体的结构设计代码设计数据库设计输入输出设计处理流程图设计程序流程图设计,数据库设计,用户需求分析,概念结构分析,逻辑结构分析,物理结构分析,设计评价性能测试,物理实现,实验运行,投入使用数据维护,系统分析阶段,逻辑设计阶段,物理设计阶段,实施阶段,运行维护阶段,处理流程图设计,煤气费扣款水电费扣款通知单建立扣款文件程序,扣款单,扣款文件,修改扣款文件程序,排序,合并,主扣款文件,扣款文件,文挡编制,可行性研究报告项目开发计划系统分析说明书系统设计说明书系统使用手册系统测试计划与测试报告,第二章连锁企业信息管理系统,学习要点,连锁企业物流系统总部信息管理配送中心信息管理门店信息管理,2.1连锁企业物流系统,商业物流在流通业中,商品从供应方向需求方的运动称商业物流。
连锁物流系统,连锁经营中的物流主要是指:
由总部统一指导下进行的运输、保管、装卸、包装、库存管理、流通加工等的各种物流活动。
总部信息管理,连锁企业,开发部,营业部,采购部,财务部,行政部,营销部,总部,门店,配送中心,配送中心信息管理,配送中心管理模型,配送中心的物流,配送中心的信息流,配送中心计算机系统结构,计算机管理系统所具备的基本作业内容订单处理作业采购作业进货入库作业库存管理作业补货及拣货作业流通加工作业出货作业处理配送作业会计作业经营管理及效果评估业务,计算机管理系统模块结构,销售出库管理系统,财务会计系统,经营效果评估系统,连锁企业门店信息管理,从经营功能上看,总部具有执行全面的管理计划以及商品开发、采购、配送、经营指导等多方面功能,而门店在其支持和帮助下执行最终销售功能。
虽然门店看起来只是一个小门店,但连锁总部花费大量人力、物力、财力,精心设计制定的各种经营决策和标准,最终只能在门店日常作业管理中体现出来。
门店管理环节可以说是连锁超市经营管理的核心环节。
门店信息流,连锁企业门店的系统结构,供应系统供应业务和支持供应业务的应用程序控制进入门店的物流,主要有收货程序、库存管理应用程序、商品规划应用程序。
销售业务与应用程序目的就是使零售商能够向顾客提供服务。
并能很好地了解顾客的需求。
人员管理业务与应用程序管理业务主要是人力资源管理。
经营管理业务与应用程序,门店计算机管理系统的优点,为门店业务提供硬件和系统软件的支持提供门店计算机管理系统的硬件和系统软件平台;支持供应业务、需求业务、管理业务和经营业务;为门店经理和现场管理人员提供一套集成工具,可用来对环境变化和业务需求作出响使企业更具竞争力为门店经理和公司各部门提供了决策所需的关键数据;数据更为及时,使问题发生时就被发现并得到解决;所提供的数据可帮助改善销售、库存和营销决策;POS扫描支持灵活变价和准确定价;培训系统为门店提供了培训灵活性。
连锁企业前台销售及其管理,第三章,本章的主要内容:
前台管理前台销售管理前台信息管理收银工作规范,POS(PointofSales),销售点系统,或前台系统,是指在商业经营场所,通过收银员在收银机上的实际操作,将商品卖给顾客,为商业实现销售额的过程。
前台管理概述,POS系统的基本设计思想和结构,登录,收银员,日常销售,零售退货,挂帐,前台盘点其它功能,优惠销售POS系统的主要,日常销售,记录商品的销售信息(括商品的品种、数量、价格和总金额)记录顾客所付金额,计算应找金额对整笔交易进行汇总、打印,结账,所有商品输入后结帐,按键,弹出结帐窗口,系统支持的多种结算方式,采用2-7刷卡消费时,先请客户在POS机上刷卡、输入密码、按键,弹出信用卡刷卡界面刷卡,打印出银行确认单并签字后,刷卡结束后,按键,付款方式与付款金额确认后,再次按键,银箱弹出,根据付款方式将现金、银行确认单或礼券放入银箱后,关闭银箱,此时将三联单推入打印机打印或者打印收银小票,优惠销售,零售退货,冲帐,按键盘上的挂账键,进入如下图界面:
输入挂帐编号(数字),按键挂帐;,挂账,在POS机销售按键启动挂帐恢复功能,如下所示:
输入挂帐编号(数字),系统会将这笔挂帐恢复到销售界面,继续销售,前台盘点,其它功能,POS机及其相关设备,主要外围设备条形码阅读器电子秤条码打印机票据打印机磁卡阅读器,POS机的键盘,收银机参数设置,存备用金,进入“存备用金”功能,银箱自动弹出,如下图显示计算器画面依次输入各面值的张数检查合计数与实际领取数,相符按“开票”键,银箱关闭,取款,退出销售相关业务操作,回到POS机系统主界面启动“取款”功能,银箱自动弹出,系统显示计算器画面,依据从钱箱中取出的每一种面额的张数,逐一填入。
输入后,检查“合计”的金额是否与实际取出金额相等,不等则重新检查调整;相等则按键,将弹出的银箱推入,完成取款的操作。
数据交换,打印发票,收银工作规范,人员要求收银员岗位管理条例,深入思考,1去商场或超市收集收银小票,观察其格式有什么不同点及相同点。
2从POS机采集的原始数据有什么用途?
举例说明。
第四章连锁企业后台业务流程,后台管理系统的设计思想系统的基本资料商品的进销管理商品的库存管理结算管理销售管理,4.1后台管理综述,商业信息管理软件除前台收银系统外,大部分的主要功能由后台管理系统完成。
前台收银系统接受后台管理设定的各种基本信息,并将POS机上采集的销售资料传送给后台管理系统进行分析汇总。
前台销售系统与后台管理系统相辅相成,构成完整意义上的商业信息管理系统。
案例:
可的信息化管理,上海可的便利店有限公司于1996年正式成立。
目前,公司店铺规模已拓展至长江三角洲、珠江三角洲等等18个大中城市,拥有集直营、委托和特许加盟三种经营模式为一体的专业便利店,总数达1200余家。
年营业总额突破23亿人民币(2005年),可的运行态势,1200家门店,常温每两天配一次货,低温一天一次自动补货、自动配货、自动核算、自动付款最先进的常温物流运用RFID的零库存冷链物流整个管理过程(通过信息系统与网络)无纸化,可的信息化管理,信息管理系统,总部,门店,配送中心,门店运行,门店通过POS系统销售、订货、收货、盘点、结算,门店与配送中心总部,配送中心,预检,配送中心,收货,配送中心,入库,配送中心,拣货整箱拣货,配送中心,拣货拆零拣货,配送中心,集货,配送中心,出货、运输,门店收货,进货入库,信息管理系统为什么能管理连锁企业?
大家平时是否网上购物?
网上购物过程,注册,选择商品,放入购物车,下订单,选择送货方式选择付款方式,为什么在电子商务网站没有售货员也能够成功购物?
电子商务网站能够将购物过程程序化,并且将购物操作过程中产生的信息给保存下来。
管理信息系统也是将企业各种操作过程(订货、配货、盘点等)利用计算机程序化,并将操作过程中信息保存下来。
管理信息系统中的信息是不是杂烂无章?
信息与数据有何区别?
信息是主体对客体的认识与揭示,它包括数据、字符、文字、图形等,信息,数据,信息,数据(Data)是载荷或记录信息的按照一定规则排列组合的物理符号。
它可以是数字、文字、图像,也可以是声音或计算机代码。
人们对信息的获取只能通过对数据背景(Context)和规则的解读。
背景是接收者针对特定数据的信息准备。
可以用如下公式表示:
数据+背景=信息解释,描述,连锁企业信息管理,POS+MIS,前台后台,Pos前台销售系统,收银机,收银机,收银机,网络收银机,收银机,收银机,后台信息管理系统(MIS),网络,服务器,移动工作,台式机,工作站,工作站,收银机,具有销售实时管理系统,能解决进、销、存主要矛盾的计算机信息管理系统,4.1.1后台系统设计思想,商业业务的经营过程可以简单地概括为进、销、存,因此后台管理的核心就是商品的进销存管理。
要管理商品的进销存过程,后台管理系统首先要建立所有基本资料的信息库,然后替代过去的手工票据流程,记录每一条信息的流动过程,继而形成相应的统计、查询、分析以供决策,同时以网络形式来管理局域网、甚至广域网中的每台工作站和POS机。
后台管理可以说是一个商业企业的总信息库和总指挥部。
4.1.2连锁企业物流系统,连锁企业中的物流主要是指那些活动?
连锁物流系统,在总部统一指导下进行的运输、保管、装卸、包装、库存管理、流通加工等活动,并利用信息技术将这些活动有机的组合起来,现代连锁企业物流系统,总部,总部,开发部营业部采购部财务部行政部营销部,配送中心,门店1、门店2、门店n,供应商,配送中心,进货退货,订货,配货,连锁企业配送中心物流,执行总部的管理计划以及商品开发、采购、配送、经营指导等多方面的功能。
实现商品的销售又多又快门店管理是连锁超市经营管理的核心,门店,在连锁企业信息系统中,信息主要以什么样方式保存下来?
票据,信息,4.1.3连锁企业票据结构,1、进货类:
进货单、进货退货单、进货溢余单、直配进货单等;2、出货类:
零售单、批发单、配货出货单、配货退货单、销货退货单、直配单等;3、库存类:
盘点单、溢余单、损耗单、内部调拨单等;4、营销管理类:
调价单、促销单等;5、结算类:
供应商结算单、客户结算单、及相应的结算调整单。
配送中心信息流,配送中心的信息流,251门店信息流,门店的信息流,4.2系统基本资料管理,连锁企业有哪些基本资料需要管理?
商品、供应商、员工、门店,4.2.1商品管理,1、在门店所有的商品摆放有何规律?
2、在信息系统中又如何保存商品信息?
(应保存商品的那些属性)3、现在的商业企业的商品都是从供应商那里进货,然后加价销售吗?
商品摆放,连锁企业讲究的是统一的商品陈列,正确运用好商品配置和陈列技术,其销售额能在原有基础上增加10%。
如果你要在超市和百货商场买件商品,你该如何行动?
百货,清洁用品,服饰,纺织用品,男装,女装,上装裤子裙子一般商品都是同类摆放在一起,连锁企业如何分类?
商品品类管理,一组被消费者了解的可以相互关联的、可以管理的、特定的商品组合。
部类,组类,大类,中类,组类,大类,中类,组类,大类,中类,小类小类小类沃尔玛的品类定义,百货生鲜食品,清洁用品服饰与鞋纺织用品休闲百货家电,面包农产品水产,自制熟食酒类,饮料休闲食品杂货冷冻冷藏,大分类按商品功能与用途分:
乳制品、奶饮料按商品制造方法:
肉类和配菜按商品产地:
国产与进口中分类饼干分为:
咸味、甜味、原味、点心等小分类单品管理如点心类的饮料分为各个品牌的果汁与汽水究竟如何陈列各类商品?
果菜类,日配品牛奶面包果汁,兽产品,水产类,调味品,日配品豆腐乳制品杂类丸干类,杂货类,一般食品,糖果食品,超级市场商品位置配置,连锁企业一般先根据部类来决定商品摆放位置顾客的行走习惯(逆时针)销路好的商品在货架与眼睛平行的地方,4.2.2商品信息管理的实现,在系统中应管理商品的哪些资料?
商品类别管理供应商资料管理仓位管理商品基本资料管理,Pos机上的销售价格,进货价格,经销:
商品所有权和经营权转移,以双方约定好的价格付款应收账款=进货价格(核算价)*进货数量代销:
所有权不转移,按约定好的代销价决算。
应收账款=代销价*销售数量,联销:
商品的所有权、经营全都不转移,以实际的“联销率”结算,应收账款=销售额*联效率,连锁企业怎样引进新品?
营销部应做哪些工作?
采购部应做什么工作?
在系统中应登录哪些基本资料?
1、总部的营销部根据市场变化情况,进行市场调研,做出销售此新商品的可行性。
通知采购部采购。
2:
采购部的采购员和此商品的供应商联系,找到一家满意的供应商,和此供应商签订购销合同。
3:
在系统中登录新商品资料。
如果是一个不存在的类别和供应商,添加新类别和新供应商,然后添加新商品的商品资料,如规格、核算售价、核算价、营销方式、产地等。
4.2.3供应商基本资料,4.2.4客户基本资料,4.2.5员工基本资料,在企业中要管理员工哪些行为?
员工基本资料与权限,员工,员工组,员工管理,员工组管理,员工与员工组的关系,一个员工在实际中可能扮演一个或多个角色,就是一个员工可以属于多个员工组。
由此可以看出员工与员工组之间的关系:
一个员工可以属于一个或多个员工组,也可以不属于任何员工组;一个员工组可以包含一个或多个员工,也可以不包括任何员工。
权限分配,从本质上讲,角色的不同就是权限的不同。
因此在规划整个系统的权限分配方案的时候,可以按照如下步骤:
步骤一、考虑商店中可能与系统发生直接联系的人有哪些类型,即角色,总结出一套可能包括大多数情况的角色分类。
为每一个角色建立一个员工组。
步骤二、考虑每一个角色所负责的工作,完成这些工作需要些什么权力,为相应的员工组设置合适的权力。
步骤三、搜集商店中可能与系统发生直接联系的人的信息,除了一些常规信息外,重要的是每个人所负责的工作。
为每个员工分配一个员工号,建立相应的员工资料。
步骤四、根据前一步搜集的结果,分析每个员工所扮演的角色,设置其所属员工组。
步骤五、仅设置员工组可能无法满足需要,这时应根据实际情况为每个员工进行权限微调。
其他资料,零售付款方式资料通过在后台设置一个零售付款方式库,增减、修改,在前台销售时可选择若干种付款方式的组合。
消费卡从系统角度讲,“消费卡”是一个统称,包括会员卡、折扣卡、储值卡三种功能类型,从卡的介质分,可分为条码卡、磁卡和IC卡,三种介质和三种功能可任意组合成一种消费卡。
店表资料“店表维护”模块是用来维护连锁经营模式下的系统中全部店表信息。
信息怎样从总部的管理信息系统到门店的管理信息系统?
总部和门店的数据交换,操作过程:
发送,打包,交换,交换,解包,接收,发送方,接收方,发送:
将需要传送的资料发送到系统中的一个缓冲区,总部基本资料的发送,打包:
将发送缓冲中的数据读出压缩写入到硬盘上的一个文件中,数据交换:
发送方送网总部送网,数据交换:
接收方下载,门店下载,数据解包:
读取并释放数据包文件中的数据,将其写入SQLServer中的接收缓冲区中,接收:
对接收缓冲区中的数据进行分析和处理,转变为系统中的数据,4.3商品的进销管理,4.3.1总部的进货,要完成总部的进货过程必须要有哪些单证?
单据有哪些状态,对系统有哪些影响?
订单保存时的状态对系统的影响:
保存:
记录暂存,不更改数据库保存时审核:
订单生效,并在系统中生成在单量,只能“冲单”和“修改已审核单据”保存时复核:
财务人员操作,供应商应付款增加。
冲单:
减少库存的在单量,原有单据状态该为已被修正,新产生一张已审核的冲单,数量、金额为原先的负数,状态为冲单(负单),其修正单号为原单据的单号。
修正:
对当前已审核的定货单进行修正,这时实现的修改有:
首先执行上述的冲单操作,然后新生成一张已审核的定货单。
案例:
可的公司在产品订货方面实现了“自动补货”,自动补货怎样操作?
运行自动补货有何要求?
自动补货,1.补货条件,2.补货数量,自动补货的要求:
自动补货只适用于已销售过一段时间,有比较齐全的历史销售数据的企业,4.3.2连锁企业门店进货,连锁企业门店的商品都是由配送中心配送吗?
直营,由总部全资或控股开设,在总部的直接领导下统一经营.所有权与经营权统一.如沃尔玛、家乐福,特许连锁,总部和加盟店之间靠合同契约结合起来的一种形式加盟店是独立法人总部确定商品、价格、销售方式、广告、管理(经营权属于总部)加盟店要交纳加盟费、特许金、供货加价、指导管理费用等。
肯特基、麦当劳等都是特许连锁,自由连锁,又称自愿连锁,是由一个总部和多个加盟店结合而成的,各加盟店是独立法人,只是在部分业务范围内合作经营。
成员店所有权、经营权、财务核算独立,门店商品进货的三种类型:
1、统配:
门店向配送中心订货,由配送中心向门店配货,配送中心,订货,配送,门店,2、直配:
门店向配送中心订货,由供应商向门店送货如生鲜、牛奶,供应商配送订货门店配送中心,3、自营:
配送中心缺货,直接向供应商订货,由供应商向门店配货,供应商,门店,订货,配送,门店配货进货(统配),案例:
门店理货员整理了“康师傅红茶”,发现存货只有三瓶,决定向配送中心要货,在配货过程中有哪些操作?
要填写哪些单证?
配送中心,订货,配送,门店,他们之间的信息如何流动?
订货单,配送中心,配送,配货出货单,信息物流,门店(订货单、配货进货单),(配货出货单),门店在系统中填写订货单,N,采购部经理审核(在系统中形成在单量)订货单(已审核)发送,门店接收配货出货单时,系统自动转化为配货进货单,根据实际数量填写进货数量,网络数据交换,仓库经理审核,配货进货单(已审核),拒绝收货,N,(订货单从门店发送到总部),网络数据交换,(配货出货单由总部发送到门店),配送中心接收定货单N审核定货单(库存是否满足定货单要求)0由定货单导入生成配货出货单并审核0(发送配货出货单),(在系统中增加了门店库存)门店的配货过程,理货员填写订货单,店长审核。
订货单发送到总部总部审核订单后填写配货出货单配货出货单由总部发送到门店,通知门店收货理货员验货,填制配货进货单,店长审核。
涉及哪些单证?
订货单(门店),配货出货单,配货进货单,填写配货进货单(配货出货单)会对系统产生哪些方面的影响?
进货单对系统产生的影响,进货单被增加到进货单表中进货单店对配送中心的应付款增加采购员的业绩相应增加门店的进货商品的仓存数增加,出货单对系统产生的影响,配货出
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