管理制度.docx
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管理制度.docx
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管理制度
一、宴会销售管理制度
(一)、国际会议中心、国际宴会中心租用守则
1.凡租用国际会议中心、国际宴会中心的客户,必须按照与宴会部共同制定和确认的租用条款进行活动。
活动期间,要维持公共秩序,爱护公共财物,确保客人的安全。
2.大厅内所有壁板装饰、舞台地板不能钉钉子或粘贴强力胶纸,不能在地毯上刷漆或洗涤物件,不能在地毯面拖拉任何物件,如需在宴会场地内搭设棚架,搭设物与地毯面的接触处必须用平面板块承垫。
3.舞台背景绒幕、四周墙壁及天花禁止钉锤任何物件,如确需悬挂有关饰物,需利用原先设有的挂钩或拉绳悬挂,如悬挂绳与木制装饰线接触、接触处应加保护垫。
4.搬运物件时要注意宴会场地的所有装饰(如玻璃、镜片、壁灯、墙、柱等)物件,如有损坏,照价赔偿。
5.凡需使用宴会场地原设的灯光、音响,需事先知会宴会部,如确因需要而自行增加音响设备、灯光、铺设电缆,架设铝合金架等,须向宴会部提供有关资料,经酒店工程部、保安部同意后方可进行设置及施工。
6.设置及施工期间,施工人员要配合和听从本店工程技术监督人员的指挥,如出现违反酒店消防安全条例、超负荷用电或施工对宴会场地构成不安全因素等问题,本店有权终止施工的进行,必要时停止输送电源。
7.施工人员必须持有经国家有关部门认准颁发的有效的合格证书,主办单位的工作人员进入灯光、音响控制室,必须佩戴由主办单位签发的工作人员工作证。
8.施工单位必须在施工区域的显眼处悬挂施工告示牌,内容包括:
主办单位及施工单位名称、施工负责人姓名、防火负责人姓名、施工期限及向客人致歉的文字说明。
施工物品不能堵塞消防通道。
9.临时性使用的电器必须安全可靠,临时性电器必须安装在不影响客人正常行走的地方,并按指定的电源接口接驳电源。
10.展场、临时舞台的搭建不能用易燃材料,如确需使用少部分易燃材料,必须经防火处理。
11.施工区域严禁擅自动用明火,如确需动用明火,须向酒店工程部、消防对申请办理动火证,在有消防人员在旁监督的情况下方可动火。
违反规定予以罚款3000元。
12.凡需携带易燃易爆物品进场施工或布展,须向酒店工程部、消防队申请,经批准后可适量使用易燃易爆物品,未用完的易燃易爆物品不能存放在宴会场地过夜,要存放在指定的安全地点。
13.施工及展览期间不准吸烟,违者罚款2000元。
14.每天工作完毕及施工期结束后,施工人员要认真检查施工区域的防火及用电安全,经本店工程部、保安部及消防队的检查后方能离开施工现场。
15.施工人员必须严格遵守安全操作规则,如违反操作规则而导致意外发生,酒店概不负责,并保留追究施工单位责任的权利。
16.施工人员不得在宴会场地内食用快餐。
17.施工人员在布展中需保管好自己的随身物品,且不要将垃圾到处乱扔。
18.布展前后的大型废弃物应由施工人员在宴会部员工的带领下清理到指定的垃圾场。
19.施工人员不得在酒店内派发传单等宣传物品。
20.会展结束后施工单位如有物品运出酒店,需有宴会部经理签名的出闸单才能离店。
(二)、宴会销售服务的运作表格
A、宴会确认书
BANQUET CONFIRMATION
宴会确认书
BANQUET CONFIRMATION
致 :
电话号码 :
由 :
张家界花园酒店宴会部
电话号码 :
日期 :
年 月 日
先生/小姐:
您好!
非常感谢贵公司选择张家界花园酒店作为贵公司举办宴会的场地,关于贵
公司即将举办宴会的详细安排,经双方协商已基本达成一致意见,现把具体的细节
内容重述如下,以供确认。
一、日期 :
年 月 日(星期 )
二、时间 :
时 分
三、地点:
四、形式:
五、人数:
六、摆设 :
七、提供咖啡/茶:
八、设备:
九、指示牌 :
十、横额 :
十一、舞台背景 :
十二、场租 :
十三、定金 :
十四、结算形式 :
十五、其它事项 :
上述安排是否妥当?
如无不妥,请阁下尽快签署此确认书并给我们寄回影印件。
为使阁下安排的活动能顺利进行,现提供我店《预交定金、取消宴会安排及付款方式
条款》给阁下参考,敬请遵守为盼。
1、签署确认书后,即交付宴会总费用的50%给我店作为预订保证金,此预定
保证金可在宴会结束后作付款用。
2、除双方事先商议协定外,酒店方面有权取消没有交纳定金的宴会安排。
3、如贵公司在不足48小时通知敝酒店更改宴会安排或减少超过10%,酒店将
会按原定之全价收取所有费用。
4、不足24小时通知我店取消宴会安排,酒店将全价收取餐饮费用。
5、贵公司指定的负责人 先生/小姐,应于宴会结束后以双方确认的付款
方式付清全部款项,付款时需附定金收据以作退减定金凭证,如付款时未能提供订金
凭证,则按宴会的总费用交付,定金凭定金凭证退订。
诚希贵我双方的合作能圆满顺利,倘若对任何安排有进一步的补充,请随时与我们
联系,我们期待能为贵公司竭诚服务,并致由衷谢意。
张家界花园酒店宴会部(盖章) (盖章)
宴会部经理
签署日期:
年 月 日 签署日期:
年 月 日
B、宴会预订单
BANQUETEVENTORDER
公司名称
NameofCompany
地址
Address
宴会名称
Function
宴会性质
NatureofFunction
主办人
Organizer
宴会日期
DateofFunction
地点
Venue
出席人数
Attendance
收费
Billing
订金 /收据号码
Deposit/ReceiptNo
食物价格
FoodPrice:
饮料价格
BeveragePrice:
附加费
Surcharge:
房租
RoomRental:
电话公司Business
Telephone私人Private
时间
Time
餐单
Menu:
表演
Entertainment:
运输
Transportation:
杂项
Misc.Charges:
宴会服务部
BanquetServices:
房口部
Housekeeping:
管事部
Stewarding:
工程部
Engineering:
公关部
P.R.Dept.:
指示牌
Signboard:
横额
Banner:
特别安排
SpecialArrangement:
饮料
Beverage:
收银员
Cashier:
经手人宴会部经理日期
FunctionSoldby:
BanquetManager:
Date:
C、每日宴会销售记录
THEGARDENHOTEL
BANQUETDAILYEVENT
DATE日期:
LOCATION
MORNING
NOON
AFTERNOON
EVENING
BQNO·
国际会议
中心
国际宴会
中心
DAILYREVENUEFORECAST:
PREPAREDBY:
当天宴会收入预测:
制表人:
D、重要客人饮食安排表
重要宴会/重要客人饮食安排表
期间:
月 日至 月 日
日期
公司
宴会性质
宴会人数
宴会营业员
备注
/
/
/
/
/
发文部门:
宴会部办公室
制作者:
(三)、宴会附设活动的申请表
1.凡在酒店组织1000人以上活动,主办单位需填写《张家界大型临时性群体活动申请表》,并携同酒店保安部出具的活动保卫方案、主办单位的书面申请和活动场地布置平面图,到所属地段的派出所及区公安分局报批。
2.凡在酒店租借场地进行大型展览、展销等活动的,主办单位要拟文清楚列明活动的时间、地点、内容、人数、规模、是否要搭台、搭展架和委托什么公司负责进行场内安全事项等问题,连同酒店保安部出具的活动保卫方案,到市消防局重点科报批。
3.所有展览会、展销会、博览会等商贸活动,主办单位应在展销会前20天按有关规定向工商行政管理部门提出登记申请,领取《展销会准办证》后方可在我酒店举行。
主办单位的法定代表人所签署的申请书,内容应包括举办展销会的理由、名称、展销会期限及地点、内容形式、负责人等。
主办单位同时应把参展者的营业执照副本及有关资料送市工商局备案。
A、张家界大型临时性群体活动申请表
张家界大型临时性群体活动申请表
主办单位
主办单位地址
主办单位联系人
联系电话
活动时间
自年月日起
至年月日止
活动地点
内容
规模
范围
安全保卫负责人
工作人员数
雇请保安员数
安全保卫措施
上级主管部门意见
(盖章)
申请单位盖章
年月日
区、县公安局主管部门意见
市公安局经办人意见
市公安局主管部门意见
市公安局领导意见
备注
填表人:
年月日
B、横额申请表
横额申请表
BANNERREQUISITIONFORM
TO:
DIRECTOROFSALES&MARKETING
致:
市场营业总监
DISPLAYLOCATIONDISPLAYDATE/TIMETO
摆放位置:
摆放日期/时间:
至
BANNERFROM:
HOTELGUESTP.R.DEPT.
横额来源:
客人自带公关部制作
DEPT.TOEXAMINE:
SALESDEPT.BANQUETSALESP.R.DEPT.
审核部门:
营业部宴会营业部公关部
GROUPORFUNCTIONNATURE:
团体或宴会性质:
SIZEREVENUE
人数:
收入:
DEPT.HEADSIGNATUREDEPT.ISSUEDATE
部门主管签名:
部门:
发出日期:
TOENGINEERINGDEPT.DATETIME
标语到工程部日期:
时间:
PART
TO:
PUBLICRELATIONSDEPARTMENT COPY:
ENGINEERINGDEPARTMENT
致:
公关部 抄送:
工程部
SIZE(H)(L)
规格:
(高)(长)
APPROVEDBYDATERECORDED
批准:
日期:
登记:
TEXT
文字:
DEPT.CO-ORDINATORDATE
部门联络人:
日期:
FORP.R.&ARTDEPT.USEONLY此栏由公关部填写
P.R.O.REQUIREDCOMPLETIONDATE
公关主任:
完成日期:
ARTISTREQUIREDCOMPLETIONDATE:
美工:
完成日期:
P.R.MANAGERSIGNATURE
公关经理签名:
C、使用升气球、彩旗申请表
使用升气球、彩旗申请表
BALLOONORCOLOREDFLAGREQUISITIONFORM
TO:
SECURITYDEPT.COPYTO:
饮食部
致:
保安部抄送:
工程部
房务部
DISPLAYLOCATION
摆放位置:
DISPLAYDATE/TIME
摆放日期/时间:
年月日时至年月日时
FUNCTIONNATUREQUANTITY
宴会性质:
数量(气球/彩旗):
NO.OFPERSONREVENUE
人数:
收入:
DEPT.CO-ORDINATOR/TELNO.
部门联络人/联络电话:
COMPANYNAME
公司名称:
FUNCTIONLOCATION
宴会地点:
ORGANIZATION/TELNO.
公司主办人/联络电话:
DEPT.HEADSIGNATUREDEPARTMENT
部门主管签名:
部门:
ISSUEDDATERECORDED
发出日期:
登记:
APPROVEDBYSECURITYDEPT.DATE
保安部批准:
日期:
REMARKS
备注:
D、泊车位申请表
泊车位申请表
致:
保安部
由:
宴会营业部
宴会名称:
宴会日期:
宴会时间:
时至时
宴会地点:
宴会人数:
泊车位数量:
宴会编号:
宴会联络人:
联络电话:
部门主管签名:
发出日期:
保安部批准:
日期:
备注:
二、宴会服务制度
(一)、十要
1、要热情有礼、工作主动、耐心细致、关心客人;
2、要经常使用礼貌用语,“你好”、“早上好”、“谢谢”、“欢迎光临”、“对不起”等要常挂口边,万事加个“请”字;
3、要注意仪表仪容,保持良好的个人形象,工衣要烫平整,鞋子要抹擦光亮,头发要梳洗整齐,手部要干净无迹;
4、要尊重上司,爱护下属,坦诚相交,相互帮助;
5、要严格执行各项规章制度,上班不迟到,下班不早退,请假办手续,用善要依时;
6、要坚决服从上司得工作分配,尽一切努力完成上司安排得工作任务;
7、要爱护公共财物,做到不损坏、不浪费、不超负荷使用、不随处弃置,发现问题要及时向主管报告;
8、要加强合作,增加沟通,减少误会,避免工作事故发生;
9、要严格遵守食品卫生条例,保持工作区域干净卫生;
10、要增强防火意识,注意防火安全;
(二)、十不
1、不私袋小费,不带钱上岗;
2、不挪动酒店或客人得任何财务;
3、不在工作岗位交头接耳,大声喧哗;
4、不打私人电话;
5、不擅离工作岗位;
6、不讲粗言烂语;
7、不在领导、同事背后评头品足讲坏话,影响团结
8、不泄漏酒店或部门的机密;
9、不利用服务过程和客人建立不正常的关系;
10、不在工作时间及场所做出与本职无关的任何事情。
(三)、宴会服务质量检查制度
A、每日工作核验表
1.根据场地布置、餐前准备、服务过程、餐后整理等主要工作流程中不同检查指标设定工作核验表,由宴会服务部长以上管理人员进行检查与资料填写并存档;
2.根据日常工作中的管理项目:
环境卫生、员工纪律、场地及设备设施的工作状态设定工作核验表由宴会服务副经理以上管理人员进行检查与资料填写并存档;
B、每周工作核验表
根据主管分工制定每周工作核验表,由宴会服务部长以上管理人员对每周的工作进行小结,并上报存档
C、每月工作核验表
1.根据主管分工制定每月工作核验表,由宴会服务领班以上管理人员对每月的工作进行小结,并上报存档;
2.设定宴会服务每月工作核验表,由宴会服务经理以上管理人员进行月度总结,并由宴会服务经理汇总上报宴会部经理。
D.宴会部交接班制度
①建立宴会服务管理人员交更本。
②每日由宴会服务领班以上的当值管理人员根据每日工作核验表进行检查时发现的非正常情况予以登记(包括:
员工纪律、环境卫生、工程维修项目、客人暂存物品、客人提取物品、客人遗失物品的处理、场地布置中的未完成工作(内部、客人)、突发事件。
(四)、宴会形式分类
1.宴会
(1)国宴:
国宴是指由国家、省、市有关政府部门安排组织的、代表国家形象的、有国家重要领导人和外国政府首脑、国家元首、外国使节及社会各界知名人士参加的大型宴会。
国宴一般设主席台、主宴席,悬挂中国国旗或其它有关国家的国旗。
公安机关在宴会前需按保卫级别的有关规定对宴会场地进行严格的检查,宴会菜单要由有关部门认真审阅并作24小时食物留样检查。
(2)公司宴会:
公司宴会是指由有关公司安排组织的、代表该公司形象、接待该公司邀请的客人的宴会。
大型的公司宴会一般设主席台、主宴席,悬挂该公司的标志装饰。
如该公司邀请的客人中有党和国家的重要领导、省市领导或外国的重要客人,公安机关在宴会前需按保卫级别的有关规定对宴会场地进行严格的检查,宴会菜单要由有关部门认真审阅并作24小时食物留样检查。
(3)家庭宴会:
家庭宴会是指由客人自行安排组织的家庭式的宴会,家庭宴会包括婚宴、寿宴、弥月宴及其它聚会性质的宴会。
家庭宴会一般设主宴席,布置蛋糕台、礼品台及代表宴会主题的装饰物等。
2.展销
(1)博览会:
博览会是指由有关客户安排组织的,展示不同行业、不同性质产品、具有沟通商品信息、内容的产品观摩活动。
博览会一般以行业、产品类型划分博览场地。
各参展机构会在展示产品的区域布置代表本机构的标志、宣传品或广告。
举办博览会,一定要按照公安、工商管理部门所规定的条例进行,严格控制进入博览场地的人数。
(2)展销会:
展销会是指由有关单位安排组织的产品展销活动。
展销会一般由单个组织机构负责组织安排(也有多个单位组织的),产品相对同一(也有多个产品类型的)。
举办展销会。
如突出销售内容的,一定要按照公安、工商管理部门所规定的条例进行,严格控制进入展销场地的人数。
3.会议:
(1)研讨会:
研讨会是指由有关单位安排组织的,对某项专题进行研究讨论的会议。
大型的研讨会一般要做背景设计,突出研讨项目的主题,设主席台,位置按课室式、U型、回型、戏院式摆设,放置投影机和投影幕。
如一般小型的研讨会,要悬挂标志会议名称的横额,会议场地中间设台,椅子沿台边对齐摆放。
(2)新闻发布会:
新闻发布会是指由有关单位安排组织的,为某一事项或某一专题向新闻界发布信息的会议。
新闻发布会一般要悬挂标志会议名称的横额,设主席台,位置按戏院式摆设。
(3)签字仪式:
签字仪式是指由有关单位安排组织的,由两个或两个以上单位对某一合作项目的合同、协议进行签字合作的会议。
签字仪式一般要悬挂标志仪式名称的横额,设主席台,位置按课戏院式摆设。
(4)讲座:
讲座是指由有关单位安排组织的、就某一学术专题向与会者讲授解释的会议。
讲座一般要悬挂标志讲座名称的横额,设讲台、位置按戏院或课室式摆设。
(五)、宴会设备设施概览
1、宴会部出租的各种器材名称及用途
宴会器材名称
用 途
1、BARCO投射放影机联大银幕
用于连接录像机或镭射碟机播放影音画面,适用于大、中型宴会。
2、卡拉OK镭射碟机
用于连接多媒体投影机或电视机,播放镭射碟,适用于大、中、小型宴会。
3、电视机
有25寸、28寸、29寸国际线路,用于接驳录像机、影碟机播放影音画面,分别适用于大、中、小型宴会。
4、14寸、18寸电视机
非国际线路,用于接驳录像机、影碟机,播放影音画面,适用于卡拉OK演唱者专用,效果更佳。
5、彩色录像机
用于接驳电视机或多媒体投影机播放多种制式的录像带。
6、幻灯机
KODAK5000或
FREFLECTA-2505
将幻灯片放大投射到银幕上。
7、书写投影机
3M-9700
将书写胶片放大投射到银幕上。
8、实物投影机
PULS DP-30
将实物投射到银幕上。
9、LCD投影机
SHARPXV-550RL
投射录像内容。
10、多媒体投影机
3M MP8030
投射电脑内容。
11、台式多媒体投影机
PROXIMADP920
投射电脑内容。
12、BARCO投射放影机
DATA500
投射录像内容以及投射电脑内容。
13、高照度投影机
HUGGES-
JVC315 G-II
投射录像内容以及投射电脑内容。
14、立体声录音机
通过酒店的音响系统或独立音响系统播放录音带或进行同步录音。
15、活动银幕
有1·85X1·85米、2·5X2·5米两种,用于投射图象。
1·85X1·85米适用于厅房的小型会议,2·5X2·5米适用于会议中心及厅房的大、中型会议。
16、固定屏幕
面积3·6X3·6米,适用于会议中心及厅房的大、中型会议。
17、镭射指示棒
用于讲解、投影、幻灯时指示重点。
18、播音系统连麦克风
通过独立的调音、扩音设备,组成独立成套的播音系统,放音或连接麦克风进行扩音。
19、调音台
与独立播音系统相连,调节音量、音质。
20、夹纸板
用于小型研讨会的书写、讲解。
21、2·5X2·5米白色书写板
用于小型研讨会的书写、讲解。
22、电动白板
用于研讨会书写、讲解,可以自动走页,有复印功能。
23、无线麦克风/呔克风
用于扩音,摆脱了有线麦克风的限制,可在讲解中自由活动,查找资料。
24、活动舞池板
100X100CM
用于在宴会地点拼凑舞池,可以灵活地选择面积与地点。
25、1·2X2·4米活动舞台
有1·2X2·4米(0·801·0)和1·2X2·4米X(0·30-0·50)两种,可以调节高度,用来扩大舞台或独立拼结成一个舞台。
独立拼结时,可或选择高低大小和地点。
其中1·2X2·4(0·801·0)多用于会议中心,1·2X2·4X(0·30-0·50)多用于厅房。
26、大舞台
有240厘米(长)X120CM(宽)X100厘米(高)及240厘米(长)X120CM(宽)X80厘米(高)两种规格。
27、小舞台
有240厘米(长)X120厘米(宽)X50厘米(高
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