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秘书学PPT
第一章 秘书学绪论
第一节秘书的定义
一、国外对秘书的定义
(一)一些西方发达国家对秘书的定义:
具有熟练的办公室工作能力,不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。
(二)俄罗斯对秘书的定义:
秘书是一项普通的职业,其职能主要是为机关提供称作秘书的帮助性、事务性和信息性的服务。
(三)日本对秘书的定义:
帮助与处理各项事务的工作人员。
二、国外对秘书定义的共性
1、秘书是一种社会职业,而不仅是一种官职名称;
2、秘书主要是为领导服务的人员,不管事务的要求与权限有何不同。
三、我国对秘书的定义
(一)我国古代秘书的涵义有如下几种:
1、指宫中的秘藏之书;
2、指官名;
3、官署名称。
(二)我国现代秘书的概念
1、广义的秘书是指不论是否具有秘书职务,但实际上从事着秘书业务的办公室工作人员,如文书、档案、机要、调研、信息、协调、督查、信访等工作人员。
2、狭义的秘书是指在领导身边,直接为领导从事事务性、信息性、辅助性的工作,是辅助领导、掌管文书、处理信息和办公室日常事务的重要助手,是具有秘书职务的专门管理人才。
《秘书国家职业标准》所下的职业定义:
从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。
第二节 秘书工作的性质、秘书类型划分及秘书的职业特征
一、秘书工作的性质
1、辅助性。
秘书工作是辅助领导进行决策管理和综合服务的工作,辅助性是它的根本性质;
2、综合性;
3、服务性;
4、机密性。
二、秘书类型划分
(一)从经济支取和服务对象分:
公务秘书
私人秘书。
(二)从工作的内容分
行政秘书;
党务秘书;
机要秘书;
事务秘书;
翻译秘书;
信访秘书;
科技秘书;
公关秘书;
董事会秘书等等。
(三)从知识能力结构特点及工作特点分
参谋型秘书;
秀才型秘书;
办事型秘书;
公共关系型秘书;
技术型秘书;
财经型秘书;
综合型秘书(可以是以上各型的不同组合)(如秘书长或办公室主任就应当是综合型的)等等。
(四)从担任的职务来分
秘书长;
办公厅(室)主任;
秘书科长;
股长;
办事员等。
(五)从业务水平来分
美国分为“见习秘书”和“正式秘书”;英国则把秘书人员分为五级:
即速记打字级、书记级、文牍级、执行级、行政级;我国对秘书根据这一特点进行划分尚不明显,按照秘书职业资格分为四、三、二、一级。
(六)按所在系统划分
行政秘书;
军队秘书;
行业秘书。
三、秘书的职业特征
秘书与其他职业相比,有如下特征:
(一)服务的直接性;
(二)服务的稳定性;
(三)知识化;
(四)年轻化;
(五)女性化。
第三节秘书工作的特点、作用及任务
一、秘书工作基本特点
(一)从属性;
(二)政治性;
(三)事务性;
(四)被动性;
(五)综合性。
二、秘书工作的作用
(一)枢纽作用;
(二)参谋作用;
(三)助手作用;
(四)信息作用;
(五)协调作用;
(六)门面、“窗口”作用。
三、秘书工作的任务
概括地说,就是“参与政务”和“管理事务”两个方面。
目前我国秘书工作的主要任务
1、辅助决策;
2、督查工作;
3、调查研究;
4、信息资料工作;
5、协调工作;
6、文书处理;
7、文书的撰写;
8、会务工作;
9、信访接待;
10、文书立卷和档案管理工作;
11、保密工作;
12、印章管理;
13、日程安排;
14、值班工作;
15、事务工作;
16、办理领导同志和领导机关临时交办的其他各项工作。
四、秘书工作的要求
80年代以来,我国秘书工作有了明显的发展和变化,党和政府提出了一系列新的要求,这些要求可概括为“四个转变”和“六个强调”。
秘书工作的“四个转变”
1、由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋献策;
2、由单纯地传递信息转变为综合处理信息;
3、由被动服务转变为主动服务;
4、由凭老经验办事转变为科学化管理。
秘书工作的“六个强调”
1、强调调查研究工作;
2、强调信息工作;
3、强调信访工作;
4、强调协调工作;
5、强调督查工作。
第四节 秘书学的涵义和研究对象
一、秘书学的涵义
研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学。
或者说秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。
二、秘书学的研究对象
1、秘书工作(如内容、规律、要求、机构、职能、程序、方法等);
2、秘书人员(如他们的知识、技能、素质、职业道德等);
3、以上两方面如何有机结合。
三、秘书学的研究内容
(一)中国秘书史及国外秘书工作经验,秘书工作的发展趋势;
(二)研究我国秘书工作的现状,了解其内容、性质与作用,掌握其规律、程序与方法;
(三)中央秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求;
(四)秘书人才的培养、秘书职业基本业务技能的培训与应用;
(五)秘书学与相关学科的关系。
第五节 我国秘书工作的发展趋势
一、我国秘书工作职能的转变
(一)支持决策,由提供信息转变为既提供信息,又拟制方案;
(二)辅助管理,由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调与控制;
(三)处理信息,由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息;
(四)计划工作,由重在层层传达计划转变为重在独立企划。
二、我国秘书工作方式的转变
(一)服务对象、服务形式,由“三个服务”,转变为既为上司服务,又为社会服务;;
(二)办公形式,由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公;
(三)会务工作,由单纯组织会议转变为既办会议,又办会展;
(四)操作方式,由手工操作转变为电子操作。
思考题
1、现代秘书的涵义是怎样的?
2、什么是秘书学?
秘书学主要研究哪些内容?
3、目前我国秘书工作的任务主要包括哪些内容?
4、秘书怎样才能适应现代社会的变革?
第二章 秘书工作的起源和发展
第一节 中国秘书发展简史
一、秘书工作的产生的社会条件:
(一)有了社会组织的领导部门
(二)有了文字与公务文书
二、我国古代秘书发展简况
(一)我国秘书工作萌发于夏朝,形成于殷商,秦汉时期是我国秘书工作的确立时期。
(二)魏晋南北朝时期是我国秘书工作大发展的时期。
隋唐两宋时期是我国古代秘书工作的成熟时期。
辽金元时期是我国秘书工作的融合时期。
(三)明朝是我国古代秘书工作的强化时期。
(四)清朝是我国古代秘书工作的完备时期。
三、我国近现代秘书发展简况
(一)南京临时政府首开我国近代秘书工作之先河。
(二)北洋军阀政府的秘书工作总体上承袭了南京临时政府。
(三)国民党政府的秘书工作有所开拓,机构设置健全,学习、吸收了不少外国经验。
四、中共早期秘书工作简况
(一)中国共产党的秘书工作从无到有,从产生临时秘书,出现正式秘书,到设立秘书机构,一步步得到发展。
总结出“五个一切”的观念:
一切工作政治化,一切工作集体化,一切工作科学化,一切工作系统化,一切工作执行必须带督促性。
(二)特点:
1、他们是党中央的领导核心之一,在中央局内排名第二,其地位仅次于委员长,参与最高层的决策和领导工作,此外,他们还兼任党中央某一部门的主要领导职务,如毛泽东既是中央局秘书,又兼任中央组织部长。
因此,这时的秘书是一种领导职务,他们只是以一部分精力兼理秘书工作。
2、他们没有下属秘书机构,也没有具体办事的下属秘书人员,而是亲自办理秘书事务。
五、 我国秘书在不同时期的称呼
先秦时期:
殷商时期:
巫
周朝:
史官
秦汉时期:
御史大夫
唐朝:
翰林学士
宋辽金元时期:
翰林学士承旨、知制诰、都林牙、尚书令
明朝:
内阁大学士
清朝:
军机章京
古代地方各级机构也有实际从事秘书工作的人员,其名称主要有主簿、孔目、吏目、判官、师父等。
我国古代也有私人秘书,如汉代最初的主簿,清代地方官员的幕僚等等。
六、 我国古代秘书选拔制度
秦代是我国第一个统一的中央集权的封建国家,其选用秘书的主要特点是世代相袭。
汉代,中央集权的统一封建王朝已趋于巩固,选用秘书人员已着重于业务能力。
魏晋南北朝时,秘书写作已发展为一门专业性很强的技艺。
唐代选用秘书的要求已趋于全面,不但要求他们文化水平高,工于书法,擅长写作,还要求其娴于辞令和有制理公文的能力,且考虑到了外貌的要求。
我国古代秘书选拔一些做法:
宋代以直接考试拟写应用公文的能力选用秘书。
元代,不仅要求秘书须有良好的品行、业务能力、实际经验,而且还创立了逐级升补的办法。
明代,科举制度臻于完善。
通过层层考试,将最优秀的人才选拔出来。
清代科举考试分数级,考试要求更高,管理更严密。
我国古代秘书选拔制度概述;
我国古代的秘书选拔制度是由低级至高级、由简单至复杂逐步完善起来的。
就其选拔方式而论,有学校培养、科举考试、聘用、从有实际经验的职官中精选和从下级机关秘书中提拔等。
就其选拔标准而论,有政治上可靠、文化水平高、博学多才、工于书法、业务能力强(包括拟写、处理文书和办事等)、实际工作经验、年富力强、敏捷、保守机密等要求。
这些宝贵的经验都是值得我们借鉴的。
七、 我国历代中央秘书机构的演进规律
历代中央秘书机构变更:
秦:
丞相府
西汉:
丞相府→“外朝”
↓
尚书署、尚书台
历代中央秘书机构变更:
东汉:
尚书台→中央政务机构
↓
秘书令(下设秘书左丞、秘书右丞)
↓
中书省
魏晋南北朝:
中书省→门下省、尚书省、中书省
历代中央秘书机构变更:
唐朝:
门下省、尚书省、中书省→中央政务机构
↓
翰林学士
↓
翰林学士院
宋朝:
翰林学士院
元朝:
略
历代中央秘书机构变更:
明朝:
翰林学士组成内阁
清朝:
内阁→政务机构
↓
南书房
↓
军机处
(辛亥革命推翻了清王朝,终止了新的封建中央秘书机构的产生)
八、 我国历代中央秘书机构的演进规律
历代中央秘书机构的职权、规模总是由小到大,逐步增强,最后膨胀;而它一旦膨胀,封建统治者就予以抑制削弱,或将其转化为政务机构,然后重新起用身边的亲信而职位低微的秘书官吏,组建成新的秘书机构。
这一现象自秦朝起直至清末,两千多年中反复出现,形成为一条规律,导致封建王朝的中央秘书机构处于反复建立、扩展、膨胀、削弱、解体或转化,又重新建立的周期性演变之中,形成一道循环轮回的怪圈,使中央秘书机构的名称不断变更,权限时弱时强,具有明显的不稳定性。
这一现象可称之为“膨胀回位”。
历代中央秘书机构“膨胀回位”的原因:
第一、皇权周期性地由强转弱;
第二、实务性的秘书机构周期性地由弱转强;
第三、权限不明为秘书机构扩权推波助澜。
历代中央秘书机构的设置给我们带来的启示:
第一、秘书机构是领导机关的办事机构,应紧紧围绕领导的工作服务。
它不适宜兼负其他职能任务;
第二、设置秘书机构要因事设人,力求精干,提高效率;
第三、明确规定秘书机构和秘书人员的权限。
规定的权限既要有利于充分发挥其参谋助手作用,又要防止越权而干扰领导工作;
第四、机构相对稳定,减少人员流动,以保证工作的连续性和稳定性。
思考题
1、学习了我国古代秘书工作的起源与发展,你有哪些体会?
2、我国历代中央秘书机构存在怎样的演进规律?
第三章秘书工作机构的职能与工作要求
第一节 秘书工作机构的设置
一、设置原则
(一)精简原则
(二)纵向层次尽量少
(三)横向幅度可适当加大
二、名称与组织形式
第二节 秘书工作机构的地位
一、秘书工作机关的地位
中央、省市和政府机关的秘书工作机构通常称为秘书工作机关。
它承首脑之命,有召集会议、发布文件、实施计划、指挥、控制的权力。
其地位与作用如下图:
二、秘书工作部门的地位中级组织和中型企事业单位的秘书工作机构通常称为秘书工作部门。
它往往在领导的直接指挥下收集信息、传达指令、辅助管理并从事一般文书、事务工作。
其地位与作用如下图:
第三节 秘书工作机构的职能
一、秘书工作机构的职能
(一)助手职能
(二)参谋职能
(三)枢纽职能
(四)协调职能
(五)保密职能
(六)公关职能
思考题:
1、秘书工作机构设置有哪几项原则?
2、秘书工作机构有哪些职能?
第四章秘书的素养
第一节职业概况
一、职业定义:
从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。
二、职业等级:
共设四级,分别为:
五级秘书(原初级)、四级秘书(原中级秘书)、三级秘书(原高级秘书)、二级秘书。
三、职业能力特征:
具备文字与语言沟通能力、综合协调与合作能力、逻辑思维与分析能力。
第二节知识基本要求
一、职业道德
二、基础知识
(一)文书基础
(二)办公自动化知识
(三)速记基础
(四)法律与法规
(五)企业管理基础
涉外秘书另有外语要求。
第三节工作要求
秘书国家职业标准工作要求
职业考核的内容
秘书申报条件
06年资格鉴定时间(国家方案、广东)
考核时间表
国家职业资格工作网
广东省职业技能鉴定指导中心
第五章秘书人际关系的处理‘
第一节秘书人际交往的艺术技巧
秘书交际的语言,主要是指书面语言和口头语言两种。
一、注意运用文明礼貌用语
(一)见面称呼要得体
对领导和客人不要直呼其名,可在姓氏后面加适当的尊称或职务,如“肖局长”、“张处长”、“赵老师”、“罗经理”等;
对相交不深或初次见面的客人,应用“您”而不能用“你”,以表示敬意;
对客人严禁称呼外号,也不要说那些容易使人联想到生理缺陷的词语;
对于熟人或与自己年龄相仿的人,以及比自己年轻的人,不要总称“您”,以免让人感到生疏、拘谨;
对于同事,可以根据年龄进行称呼,如年龄大的称“老李”、“老张”,年龄小的称“小李”、“小张”等;
一般可称男子为“先生”,对女子可视情况分为“夫人”、“女士”或“小姐”。
(二)自我介绍要清楚、明白
自我介绍一般只是向对方介绍一下姓名、职业即可。
介绍时要求吐字清楚、明白。
(三)多用礼貌语言
表现出对人的尊重,能使对方感到亲切、愉快,有利于与交往对象在心理上接近、协调。
例如:
在问候致意时常用“您好”、“早上好”、“下午好”、“晚上好”等等;
在表示欢迎时常用“欢迎您!
”“见到您很高兴”等;
在表示礼请时常用“请进”、“请坐”、“请讲”等等;
在表示道谢时常用“谢谢”、“感谢您的帮助”等等;
在表示致歉时常用“对不起”、“实在对不起”、“麻烦您了”、“给您添麻烦了”等等;
在表示告别时常用“再见”、“回头见”、“明儿见”、“欢迎您再来”等等。
(四)多用赞美语言
交谈时对对方的成绩、良好品德、行为、态度予以肯定,让对方的自尊心得到满足,为交谈创造良好的气氛。
例如:
对体胖的女性称作丰满,对体瘦的男性称为精神,对脸庞阔的客人称开朗,踏进客人住处时说一句:
“房间收拾得很干净”等,都易于被对方接受。
只要不是肉麻的吹捧、不合事实的阿谀奉承,使用赞美语就多多益善。
(五)多用鼓励语言
与人交谈中,不可直截了当地否定对方的话,如“你说得不对”、“你弄错了”、“这绝对不行”、“你的话没有价值’、“你说得太不像话了”等等。
这类语言刺激了对方的感情,伤害了对方的自尊心,会使对方对你产生抵触情绪,对你下面的解释、说明再也听不进去。
但如果改成另一种说法,对他说话中合理的部分加以肯定、鼓励,例如说:
“你说的话中有一定的道理”、“你所说的一些是事实”,然后再指出他讲话中的缺失,他就容易接受了。
在奉命交代某人办某项事时,更要注意运用鼓励的语言,使对方鼓起信心,激起勇气,怀着受到领导看重的良好心态去完成工作。
(六)宜多用陈述语气表达
在一般性的秘书交往中,应以陈述句型为主,不要过多地使用反问句、祈使句、疑问句,会给人一种咄咄逼人、居高临下的感觉,容易引起不平等的受挫的心理,使交往不愉快或中断。
例如:
“你很细心,只是经费问题还没有考虑进去。
”这是陈述句,虽然也指出了其中的问题,俗语调平缓,易于被对方接受。
“我希望你细心一点,经费问题你应该考虑进去!
”这是折使句,虽然表达的是同一意见,但使用祈使句让人接受起来就不舒服。
“你为什么不仔细一点,经费问题难道你不知道吗?
”这里使用的是反问句,气势很盛,咄咄逼人,这种态度很难让别人接受,交往也就没有办法进行下去。
二、要注意说话的不同语调,注意吐字清晰
同各方面的人交往,要因人因地运用不同的语调表达不同的情感,才能收到理想的表达效果。
秘书不同语调的运用,主要是依据语言环境的不同来灵活掌握。
秘书交际语调总的要求应是轻松自如、亲切热情和富有感染力。
同时,不管用何种语调表达情感,都要注意吐字的清晰,这是准确表达思想的基础。
吐字不清楚,声音忽高忽低,都会影响正常的交往。
吐字含糊不清是秘书业务不熟和缺少自信心的表现,往往会导致在人际关系中处于被动的地位。
三、掌握时机,注意分寸
四、要注意语言的逻辑性
五、运用一些艺术手法,优化语言,提高表达效果
第二节 如何具体处理好与领导的关系
一、处理秘书与领导关系的原则
1、坚持按规章制度办事的原则
2、坚持按职责分工单向请示的原则
3、遵守对同级领导人“一视同仁”的原则
4、增进领导之间团结的原则
二、与领导建立一种良好的关系
1、对领导应有深切的了解
在这方面最重要的是把领导看作一个有个性的人,而不是概念的化身。
只有了解他的人生哲学、处世态度、个性、兴趣、工作方式、生活习惯、交际圈等,才能与其配合工作,以减少因彼此间不了解而产生的困扰。
因为面对性情暴躁或态度温和的领导,与面对做事有条不紊或毫无章法的领导,秘书的方法是截然不同的。
?
2、要善于处理各种情况
(1)当发现领导的缺点时
不要毫不留情地揪住其缺点不放,应尽可能多方面帮助他。
若他的缺点一犯再犯时,应运用你说话的技巧,在适当的时机委婉地规劝他,让他了解并乐意接受。
(2)当领导生气时
即使你竭尽全力把事情做好,也难免有些事情进行得不顺利而令他诸多挑剔。
当领导发脾气时,千万不可因错误不在自己而还以颜色,或不理不睬,闷闷不乐等。
此时最好的应付方法是:
尽量保持镇定,若无其事不决不慢地走向你的办公室或工作位置,平静地继续做自己的工作。
(3)当发现自己犯错误时
应该想到纸是包不住火的,千万不要掩饰,更别以为时过境迁,无人会发现你的过错。
要知道,直接向领导承认你的过失,比别人向领导汇报你的过失好得多。
当你承认错误后,领导可能原谅你,对你安慰甚至鼓励一番,也可能斥责你警告你,这时你要遵守下列原则:
第一,诚心接受责备并向领导道歉,切勿强辩。
第二,不要将受责备的事向同事宣扬,自我辩护,更不要说领导的坏话。
第三,不要自此以后颓丧,怨天尤人或次日即请假。
第四,工作尤应卖力以示改过的诚意。
3、尊重而不奉承吹捧
在与多位领导相处时,一定要以事业为重,从工作出发,尽力维护领导班子的团结和威信,不能从感情出发、看人行事;
不能表现出靠近谁、疏远谁,听从谁、不听从谁的行为;
更不能当甲领导面吹捧乙领导,当乙领导面吹捧丙领导等。
要始终与多位领导者保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。
4、主动而不越位脱轨
秘书工作是以领导工作为轴心,要紧紧围绕这一轴心,进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。
辅助性决定了秘书工作的被动性。
但我们的秘书工作要努力做到主动而不越位脱轨。
怎样使秘书工作变被动为主动
第一、争取同领导者一样了解和掌握全局性工作;
第二、争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作,能够分清工作的轻重缓急,主动排除干扰中心工作的事项;
第三、研究领导工作的思路,分析领导的意图,并加以理解、完善和落实;
第四、积累和储存有关工作资料,该记住的要记熟,该保存的要保存。
有了这四个方面的基础,工作中才能与领导者有一致的认识,才有共同情感和语言,商量工作时,补充和修正的意见,才能提到点子上。
5、服从而不盲从附和
秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽,有调度、协调、综合加工的作用。
秘书人员处在这样一个重要位置,就得按领导者的意图前进。
服从并不等于盲从和不加分析的附和。
“分析”有两层意思:
一是从分析中加深理解领导意图,增强执行的信心;
二是从分析中拾遗补缺,起进一步完善的作用。
按领导者的意见办事,也只能是执行正确的意见,对一些不正确的、违法乱纪、以权谋私的点子或行为,不仅不能办,还要坚决抵制和反对。
6、补台而不挖角拆台
(秘书怎样在多位领导之间当参谋、搞协调?
)
首先,心里要有一杆平衡秤,要一视同仁,不论哪位领导安排工作,都要做好,不能有的去做,有的不去做,或三心二意去做。
在多位领导者面前,不论是在思想感情上,还是在行为活动上都不能产生倾斜度。
其次,领导之间产生分歧时,只能被动地双向地劝慰、弥合、消除,不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和,或者保持沉默。
本着工作上的支持,关系上的爱护,感情上的友谊去做,这比什么都重要。
不能站在一边,冷落一边,更不能为某一边提供反对另一边的材料,对某领导进行挖角、拆台,扩大分歧,加深矛盾。
7、沟通而不封闭堵塞
秘书工作起上下达情、左右疏通作用。
上下达情也有艺术性,就是调换角度的艺术。
在下达的时候,要站在上级角度,把上情不漏地讲得清清楚楚;在上报的时候,要站在下级角度,把下情说得明明白白。
第三节 如何具体处理好与同事的关系
一、了解同事
二、与同事和谐相处
三、做好领导与同事之间的意见沟通工作
第四节 如何具体处理好与来访者的关系
一、欢迎来访者并记住对方的姓名
二、善于应付难以对付的来访者
三、把握和记者谈话的分寸
除了来访者外,其他还有管理人员、市场销售人员、财会人员、其他办公室的秘书、邮递员等,他们都应受到秘书礼仪周全的接待。
思考题
1、秘书应如何处理好与领导的关系?
2、秘书应如何处理好与一般同事的关系?
3、秘书应怎样才能使自己的工作做到主动而不越位脱轨?
第六章日常工作
第一节 办公室与秘书人员的管理
参阅书目:
[美]彼得﹒圣吉著:
《第五项修炼——学习型组织的艺术与实务》,上海三联书店1998年7月第2版。
[美]德鲁克基金会主编:
《未来的领导者》,中国人民大学出版社2006年1月第1版。
孙荣主编:
《办公室管理》,复旦大学出版社1999年5月第1版。
阎真:
《沧浪之水》,人民文学出版社2001年10月第1版。
一、办公室管理概述
(一)一个单位的管理体系一般由四
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