员工出差及报销制度.docx

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员工出差及报销制度

一、总则

1.1、为了加强公司对员工出差的管理，细化员工差旅费报销标准，结合相关财务制度及公司实际情况，特制定本制度；

1.2、员工出差是指员工离开工作地区，进行与公司业务相关的活动，根据出差目的地不同，分为国内出差和国外出差，根据公司目前情况，本制度所指出差均为国内出差；

1.3、本制度适用于芜湖诚拓汽车零部件有限公司。

二、部门职责

2.1、财务部负责差旅费报销；

2.2、行政部负责出差火车票和机票的预定；

2.3、各部门负责本制度的执行。

三、出差及报销程序

3.1、目的地分类标准

序号

分类

说明

1

A

国内一线城市：

2

B

国内二线城市：

3

C

国内三线城市：

除一线、二线城市外的所有国内城市

3.2、往返大交通

3.2.1、标准：

序号

级别

飞机

火车

长/短途汽车

其他交通工具

备注

1

总经理

不限

不限

不限

1、大交通方式应选择最经济、最便捷的方式；

2、飞机票费用如低于其他费用的，可直接选择飞机。

2

各部门经理/副经理/主管

经济舱

硬席/二等座

不限

3

其他员工

经济舱（需报总经理同意）

硬席/二等座

不限

3.2.2、当飞机票费用（含燃油费、机场建设费）低于火车或其他交通费用时，主管级以下员工可直接选择乘坐飞机（报销时应说明火车和机票折后价格的对比），并最终以行政部确认的机票和火车票为准；

3.2.3、团体出差，长途交通及其他交通费用一律集体买单，凭有效单据实报实销；

3.3、餐费报销标准：

3.3.1、员工出差期间，应选择包含早餐的酒店，或在酒店内用早餐，早餐费用可包含在住宿费用中，因此不另予报销；

3.3.2、员工出差、团体出差，集体就餐，集体买单，集体就餐标准参照3.3.3的标准，超出部分个人分摊，一律凭有效票据审批后报销；

3.3.3、出差出发或返回（指到达出发城市）当天的餐费报销计算如下：

序号

级别

餐费补助

1

总经理

实报实销

2

其他员工

区域

餐费标准

合计

中

晚

3

芜湖市以外

25

30

55

4

芜湖市

15

20

35

注：

出差客户办理业务就餐以客户食堂为主。

3.4、住宿费用报销

3.4.1、住宿标准

序号

级别

各类地区住宿费用标准

A

B

C

1

总经理

实报实销

2

其他员工

300

200

160

3.4.2、经理级以下（含经理级）2人或多人同行出差，必须安排同性别的2人住一标准间，报销保准从高报销；

3.5、除大交通外其他交通费用标准：

3.5.1、员工往返机场，在公司不能派车的情况下，应乘坐机场大巴或换乘其他交通工具，但以下情况，可以乘坐出租车：

3.5.1.1、由于赶乘早9:

00之前航班或其他特殊情况需乘坐航班；

3.5.1.2、晚上21:

30后到达目的地，下机后当地机场已无往来市内的公共交通；

3.5.2、员工出差期间市内交通费用应遵循节约原则，以乘坐市内交通为主，尽量控制出租车费用，尤其是长距离高额的出租车费用；

3.5.3、员工出差期间的交通费用实报实销；

3.7费用补充说明：

3.7.1、员工出差补贴标准为30元/天（芜湖本市除外），凭出差申请单计入当月工资。

3.7.2、员工出差期间适逢国家法定节假日在交通旅途中度过，或上级有明确安排员工需在法定节假日工作时间，按加班计考勤，除此之外员工在出差期间一般不报计加班；

3.7.3、员工出差必须提前申请，并填写《出差申请表》，员工填需将出发及回程的时间填写完整，经相关权责人员审核、批准后方可出差；

3.7.4、员工出差期间，必须严格按照审批时间执行，如需因工作需要延长，应先与主管领导沟通，待主管领导同意后，方可实行，并在出差回到公司后，重新填写《出差申请表》并重新审批；

3.7.5、员工出差如需借支的，凭审批后的《出差申请表》填写《借条》。

3.7.6、员工出差归来后，应在7天内进行费用报销申请，所有费用按现有的费用报销程序进行报销；

3.7.7、员工出差机票由行政部负责预定，费用统一由行政部报销，员工报销时需扣除机票费用，住宿费用由员工自行在酒店前台结算；

3.7.8、员工出差期间非因公需要参观、游览或因私事而绕道增加的一切费用均由个人承担，额外增加的时间若非节假日或休息日，作为事假处理；

3.7.8、报销出差费用时，需提供合理票据，具体如下：

3.7.8.1、酒店住宿发票需提供酒店入住清单，明确入住人姓名、入住时间及入住酒店期间发生的费用，酒店发票金额需和酒店入住清单金额一致，住宿费用不得单晚超标，不得累计均衡报销，单晚超标部分由个人自行承担；

3.7.8.2、大交通费用需提供相应单据，乘坐飞机需提供登机牌；

3.7.8.3、其他交通费用发票需注明往返地点；

3.7.8.4、任何差旅报销发票必须加盖清晰的收款公司发票印章，且注明正确的公司抬头（芜湖诚拓汽车零部件有限公司），否则，一律视为无效票据不予报销；

3.7.8.5、员工因个人原因造成的退、改票费用不予报销；

3.7.8.6、所有因客观原因无法提供发票的费用，需在报销时解释原因并经相关权限人员签字审核后方可报销；

3.7.8.7、公司有权要求员工对任何有疑问的票据做出解释，并决定是否报销；

3.7.8.8、凡员工乘坐大交通出发时间（含乘坐市内交通工具的时间）在公司上班之后的，须从公司出发，返程抵达繁昌的（含乘坐市内交通工具的时间），须回公司上班。

四、附则

4.1、本制度由财务部和行政部负责解释；

4.2、本制度自  2016 年  6  月   1日执行。

附件一、差旅费审批流程及注意事项

　　审批流程

　　1、出差人员填制费用报销单--直属领导审核--财务人员审核-总经理审批--出纳结算付款。

直属管领导应对差旅费报销的真实性、合理性负全面责任。

　　2、财务人员按规定对报销手续、预算额度、票据合法性、真实性、出差标准进行审核并对此负责。

　　差旅费注意事项

　　1、员工报销时按财务部门规定填制报销单据，附原始票据（包括出差申请、机票（明折明扣票）、火车票、汽车票、船票、住宿发票、过路费、过桥费）等，无本人姓名的原始发票须在背面签名。

　　2、出差补助天数=出差返程日期-出差出发日期；

　　3、须按财务规定取得并填写真实合法的凭证。

对项目填写不完整或字迹模糊不清的不予报销；对涂改、伪造或变造原始票据、虚报出差天数的，不予报销。

　　4、超标乘坐交通工具的，其交通费的报销，按其应乘坐的交通工具类别计算报销金额，超额部分自行承担。

　　借支规定

　　1、差旅费借款采取"前账不清、后账不借"的原则

　　差旅费报销填报单则，由主管会计根据员工已批准的出差申请进行审核；

　　2、借支额度按个人借支额批准出差时间×住宿限额生活补助标准×50%+交通工具费用核定，并结合出差实际情况国内长途出差最高不超过4000元/人次，短途短期不借支差旅费；

　　3、差旅费借款须在出差返回后5个工作日内报销冲账，在5个工作日内未归还的，从其当月薪资中扣还

附件二、出差申请单

芜湖诚拓汽车零部件有限公司

出差申请单

申请时间：

出差人

部门

职务

代理人

部门

代理人签字

姓名

职务

出差事项

暂借旅费（元）

出差时间

起年月日.止年月日

出差地点

审批人

财务主管

部门主管

申请人

附件三、领款凭证

领款凭证

     年    月     日

领款部门名称

审批意见

领款原因

审批人签章：

金额（大写）

￥          

财务主管：

            出纳：

领款人