第九章机关其他常用文书的写作(下).doc
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《公文写作与处理》自考教案(200908)
第九章 机关其他常用文书的写作(下)
第五节 讲话类文书
一、讲话类文书:
是人们在各种特定的场合发言时所依据的各类文稿的总称——是在公众场合经常使用的文书
二、讲话类文书的类型:
根据讲话的场合及主旨的不同,可分为三类:
1)讲话稿:
是指各级领导在各种会议上宣读的文稿。
2)开幕词:
是在大会开始时,由主要领导人向大会会宣读的阐明会议宗旨、说明会议议题、向与会代表提出希望的书面文稿。
—具有指导性、方向性和基调性的作用。
闭幕词:
是在大会结束时由主要领导人向大大会会宣读的概括大会主人精神、总结大会成果、指出会后努力方向的文稿。
—具有总结性、激励性和评估性的作用。
3)欢迎词:
是对客人的到来表示热烈的欢迎的一种讲话类文书。
欢送词:
是是客人时表达良好祝愿的一种讲话类文书。
答谢词:
是宾客在受到主人的热情款待时,向主人表示感谢的一种讲话类文书。
三、★讲话类文书的特点:
1)口头性2)直接性3)针对性
四、讲话类文书的写作:
都由开头、主体、结尾三部分组成。
五、讲话类文书的写作
1、写作格式
①讲话稿:
没有固定的写作格式,往往依讲话的内容、场合和目的而定。
开头:
可彩开门见山的单直入式,也可以采用设置悬念的提问式,或说明讲话目的和原因的交代式。
主体:
主要是阐明形势、任务、方法对策等内容。
结尾:
一般总结全文,自然收束,并提出希望。
展望未来,使人回味无穷。
②开幕词:
开头:
宣告会议开幕,常用称呼开头,接着说明会议的组织组织情况。
主体:
一般先总结以信成败得失,然后说明大会议题(大会任务);指出解决这些议题(任务)的有利条件,进行可行性分析,使大家认识到在本次会议上解决这些问题时机是成熟的,条件已经具备;还可交代大会议程(主要活动安排情况)。
结尾:
要有鼓动性、号召性和预祝性,提出要求和希望,意在为大会的顺利进行创造良好的气氛。
闭幕词:
开头:
概括总结大会的主要成效。
主体:
包括两方面内容。
一是分门别类总结大会情况。
二是提出贯彻执行的意见。
结尾:
一般提出号召或希望,也可以鼓舞人心的口号作为结尾。
③欢迎词、欢送词、答谢词:
开头:
首先要交代欢迎、欢送或是答谢的对象(应用尊称),然后用热情洋溢的语言向客人表示欢迎、欢送或是对主人的盛情表示谢意。
写作时应充分流露致词者的友好心情。
主体:
这部分内容写作比较灵活自由,无固定的写作格式。
整个主体部分的写作要充分表示出友好的态度。
结尾:
应对主体部分的内容做出总结,同时对有关问题,特别是涉及双方共同关心的有关事项发出号召,提出期望。
写作时应使用一些具有激励性、鼓舞性的语言,从而起到振奋人必、激励向上的作用。
最后再写一些表示祝愿的话语。
2、★讲话类文书的写作要求
1)主题要鲜明、集中、切勿顾左右而言他,东拉西扯;
2)材料要真实、新颖;
3)布局要清晰、紧凑、讲究步步推进,环环相扣;
4)语言要明白、生活,表达要简单、明了、生动活泼。
第六节 记录类文书
一、记录类文书,是指如实记录有关内容而形成的公务文书。
记录类文书的类型包括:
①会议记录:
是指如实记载有关会议基本情况和主要内容的文书。
还是制作会议经要、会议简报等公务文书的重要依据。
②电话记录:
是在用电话处理公务时,记载有关通话内容的文书。
③接待记录:
是指在接待群众来访时,记载有关接待内容的文书。
④大事记:
是将本机关本部门工作的重大公务活动或重大事件按年、月、日的先后顺序进行如实记载的一种记录性文书。
具有客观、准确、系统、可信的特点。
二、★记录类文书特点:
1)内容纪实性2)材料的直接性3)语言的实录性
三、记录类文书的写作
(一)会议记录的写作格式及写作要求:
1、会议记录一般包括以下部分:
1)会议组织情况:
应写明会议名称、届数、起止时间、地点、出席、列席、缺席人数和姓名以及缺席原因,主持人和记录人的姓名,会议主要议题等。
2)会议议题和议程3)会议的进程和内容4)必要的手续:
每次记录完毕后、散会前把记录当众宣读,发现成就或遗漏应立即更正或补充,然后由会议主持人和记录人在记录后边签字,并注明本次记录的总页数。
2、会议记录一般要做到:
1)记录人必须集中精力,把应该记录的内容迅速记录下来。
2)要求记得正确、清楚、完整,重点内容要求准确、详细。
3)对特别重要的会议内容,为保证记录的准确,可根据现场录音整理或核对记录稿,可几人同时记录,完毕后核对,整理出一份准确、完整的记录。
4)会议记录一般用汉字书写,字体要规范、清楚,不要用速记符号或其他非规范文字、文体,以保证其作为原始依据的有效性。
(二)电话记录的写作格式及定价写作要求:
一般有发出电话记录和接收电话纪录表格填写。
①★电话记录要注意的情况(接受电话一般应包括的内容):
1)接受时间。
2)来电单位和来电会话人、注明其姓名、职务等身份情况。
3)来电话内容。
4)处理结果,即将电话记录交有关人员处理的情况,此项内容在受话完毕后才能填写。
5)接电话人姓名,必要时写明职务。
②发出电话记录一般应该包括:
发电时间;发往机关;发电话人(姓名、职务);接电话人(姓名、职务);发电话事由。
③作电话记录要注意以下要求:
(1)接受汇报或了解情况时,要记明事件情况,必要时还要询问有关情节和细节,每个要素、情况都城要细致准确,整体情况要完整。
(2)电话请示时,要记清领导机关或领导人作的指示或答复,并记明发话人(传达人或领导本人)的姓名、职务,以便向本单位领导汇报。
(3)接受上级指示或通知时,要分条记明指示或通知事项,对时间限制、工作安排和要求等要记清楚、准确。
(4)重要的发话内容,要求对方复述,让对方确认无误才行。
向别人传达重要事项时,也应要求受话人复述受内容。
(5)一定要记下来电话人或受话人的姓名、职务、以保证内容的可靠、保密,并有据可查。
(三)接等记录的写作要求:
1、接待记录的格式应包括来访者的姓名及有关情况、反映的问题及要求、接待人姓名、时间以及办理结果等项。
2、接待记录的写作要求基本同于会议记录和电话记录。
(四)大事记的写作格式及写作要求
1、大事记的写作一般包括:
(1)标题:
一般由机关名称及内容加“大事记”构成。
(2)开头:
用于说明编写目的、意义、体例及时限等。
(3)正文:
由时间和记事两部分构成。
按年月日排序。
(4)结尾:
用于说明材料的真实性和使用、处理等事项。
2、★大事记的写作要求:
1)要记述“大”事。
大事不漏,小事不记。
2)要客观真实;3)要言简意赅。
第七节 简报类文书
一、简报:
是简明扼要的书面报告。
简报类文书:
是用于汇报工作、反映问题、交流经验、沟通情况、推动工作展开的一种简短的、摘要性的信息载体。
一般在内部运转,是使用最普遍、最广泛也是最常见的应用文书之一。
常见的名称有:
“简讯”“快讯”“快报”“动态”“信息”“工作通讯”“情况通报”“情况反映”“内部参考”“摘报”等。
二、简报类文书的类型:
1)会议简报:
即专门报道、交流有关重要会议的内容和情况的简报。
2)工作简报:
就是反映本部门、本
系统各方面工作情况的简报。
三、简报类文书特点:
1)简,即简报在文字上要简明扼要2)快,即编发简报要迅速及时3)新,即立意要新、内容要新
四、简报类文书写作:
1、简报类文书的写作格式:
一般由报头、主题、报尾三部分组成。
①报头:
简报的一个突出特点就是有独特的报头。
②主体:
主体一般由按语、标题和正文组成。
按语:
用来说明编发简报的原因或目的,以引起读者的重视。
标题:
拟定标题要尽可能做到准确、简练、新颖、有吸引力。
③报尾:
正文写完之后,用一条黑线将主体部份与报尾部隔开,在黑线下写简报的报、送、发单位及简报的份数。
2、简报类文书写作要求:
1)内容要真实、确切;2)篇幅要短小;3)针对性、指导性要强
第八节 建议类文书
一、建议类文书概述
1、★建议类文书,是以书面形式提出建议、意见的一类公务文书。
2、建议类分文书的分类:
提案、建议三种。
①提案:
是指提请机关或一定组织的会议讨论、处理的意见或建议的文书。
一般在各级政协会议和职工代表大会中使用。
②建议:
是组织、单位或个人对某项工作、某项活动或某方面的问题提出建设性的意见、建议时使用的文书。
二、★建议类文书的特点:
①建议性②说理性:
文字表达上力求实实在在,明确具体富于说理性③委婉性:
语气要委婉和切中要害
三、建议类文书的写作
1、提案的写作格式与写作要求
①提案的写作一般包括:
(1)标题写明XXX单位XXX会议第X号提案。
(2)案由此部份简明扼要地写明提案的内容。
(3)提案人在“案由”下方,定上提案人的姓名。
(4)理由理由要说明提出建议或意见的原因。
(5)办法写明解决问题的办法和措施。
(6)日期在正文的右下方,署上提案所写的时间。
②★提案的写作要求:
1)熟悉同提案有关的情况2)注意区别提案同一般文章的行文格式。
为醒目起见,分别把“案由”、“提案人”、“理由”、“办法”突出来顶格写在每部分的开头。
2、建议的写作格式及写作要求
①建议的写作格式:
由标题、称谓、正文和落款组成。
(1)标题:
有三种写法:
一是直接写“建议”或“建议书”;二是在其之前加上建议或倡议的主要内容,有时还加上建议单位名称;三是采用文章标题写法。
(2)称谓:
即被建议单位的名称或被建议的个人的姓名。
(3)正文:
一般由前言、主体和结语组成。
前言写建议的背景、原因、目的等;主体写建议的具体事项。
结语写希望、要求等。
(4)落款:
写建议者个人、集体或单位名称,并注明年月日。
②★建议的写作要求:
1)把握分寸要适度2)所列内容要具体3)表述语言要精练
4
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