应收账款管理制度.docx

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应收账款管理制度

应收账款管理制度

第1章总则

第1条目的。

为保证企业最大可能利用客户信用拓展市场，同时防范应收账款管理过程中的各种风险，减少坏账损失，加快企业资金周转，提高企业资金的使用效率，特制定本制度。

第2条适用范围。

本制度所称的应收账款，包括赊销业务所产生的应收账款和企业经营中发生的各类债权，主要包括应收销货款、预付购货款、其他应收款三个方面的内容。

第2章赊销业务管理

第3条在货物销售业务中，凡客户利用信用额度赊销的，须由经办销售业务员填写赊销的“开据发票申请单”，注明赊销期限。

第4条销售经理按照客户信用限额对赊销业务签批后，财务部门方可开票，仓库管理部门方可凭单办理发货手续。

第5条应收账款主管应定期按照“信用额度期限表”核对应收账款的回款和结算情况，严格监督每笔账款的回收和结算。

第6条应收账款超过信用期限××日内仍未回款的，应及时上报财务经理，并及时通知销售经理组织销售业务员联系客户清收。

第7条凡前次赊销未在约定时间结算的，除特殊情况下客户能提供可靠的资金担保外，一律不再发货和赊销。

第8条销售业务员在签订合同和组织发货时，须按照信用等级和授信额度确定销售方式，所有签发赊销的销售合同都必须经销售经理签字后方可盖章发出。

第3章应收账款监控制度

第9条应收账款主管应于每月最后××日前提供一份当月尚未收款的《应收账款账龄明细表》，提交给财务经理、销售经理及营销总监。

第10条销售业务员在与客户签订合同或协议书时，应按照《信用额度表》中对应的客户信用额度和期限，约定单次销售金额和结算期限，并在期限内负责经手相关账款的催收和联络。

第11条销售部应严格按照《信用额度表》和财务部门的《应收账款账龄明细表》，及时核对、跟踪赊销客户的回款情况。

第12条清收账款由销售部统一安排路线和客户，并确定返回时间，销售业务员在外清收账款时，无论是否清结完毕，均需随时向销售经理电话汇报工作进度和行程。

第13条销售业务员于每日收到货款后，应于当日填写收款日报表一式四份，一份自留，三份交企业财务部。

第14条销售业务员收取的汇票金额大于应收账款时，非经销售经理同意，现场不得以现金找还客户，而应作为暂收款收回，并抵扣下次账款。

第15条销售业务员收款时对于客户现场反映的价格、交货期限、质量、运输问题，在业务权限内时可立即给予答复，若在权限外需立即汇报销售经理，并在不超过××个工作日内给予客户答复。

第16条销售业务员在销售产品和清收账款时不得有下列行为，一经发现，分别给予罚款或者开除处分，并限期补正或赔偿，情节严重者移交司法部门处理。

1．收款不报或积压收款。

2．退货不报或积压退货。

3．转售不依规定或转售图利。

4．代销其他厂家产品。

5．截留，挪用，坐支货款不及时上缴。

6．收取现金改换承兑汇票。

第4章应收账款交接

第17条销售业务员岗位调换、离职，必须对经手的应收账款进行交接。

第18条凡销售业务员调岗的，必须先办理包括应收账款、库存产品等在内的工作交接，交接未完，不得离岗，交接不清的，责任由移交者负责，交接清楚后，责任由接替者负责。

第19条凡销售业务员离职的，应在××日前向企业提出申请，经批准后办理交接手续，未办理交接手续而自行离开者其薪资和离职补贴不予发放，由此给企业造成损失的，将依法追究法律责任。

第20条离职交接以最后在交接单上批示的生效日期为准，在生效日期前要完成交接，若交接不清又离职时，仍将依照法律程序追究当事人的责任。

第21条销售业务员提出离职后须把经手的应收账款全部收回或取得客户付款的承诺担保，若在××个月内未能收回或取得客户付款承诺担保的则不予办理离职手续。

第22条离职销售业务员经手的坏账理赔事宜如已取得客户的书面确认，则不影响离职手续的办理，其追诉工作由接替人员接办。

理赔不因经手人的离职而无效。

第23条“离职移交清单”至少一式三份，由移交、接交人核对内容无误后双方签字，保存在移交人一份，接交人一份，企业档案存留一份。

第24条销售业务员接交时，应与客户核对账单，遇有疑问或账目不清时应立即向销售经理反映，未立即呈报，有意代为隐瞒者应与离职人员同负全部责任。

第25条销售业务员办交接时由销售经理监督；移交时发现有贪污公款、短缺物品、现金、票据或其他凭证者，除限期赔还外，情节重大时依法追究其民事、刑事责任。

第26条应收账款交接后××个月内应全部逐一核对，无异议的账款由接交人负责接手清收。

第27条交接前应核对全部账目报表，有关交接项目概以交接清单为准，交接清单若经交、接、监三方签署盖章即视为完成交接，日后若发现账目不符时由接交人负责。

第5章附则

第28条本制度解释权归企业财务部。

第29条本制度自颁布之日起执行。

供应商往来对账管理方案

一、总体规划

（一）目的

为规范供应商往来账的对账工作行为，及时向供应商收回应收账款和清理应付账款，确保应收账、应付账明细表的准确性，企业财务管理中心经研究后，特制定本方案。

（二）适用范围

本方案可用来指导各下属单位财务部与供应商每月的对账工作。

二、供应商往来对账的准备

（一）供应商档案的管理

各下属单位财务部应建立健全供应商档案资料，其内容应包括供应商在系统中的编号、单位全称、单位简称、法定代表人、财务负责人、联系电话、联系人、联系地址、业务员姓名、主要经销品种等信息。

如果供应商资料发生变更，各下属单位财务部应及时取得变更依据（工商证明等）并进行更新。

（二）合同条款执行的监控（涉及到各种应收费用的确认、收取等）

各种应收费用的入账必须有书面依据（合同、协议等），应及时与供应商的相关业务员进行确认，并要求供应商及时入账。

若有异议，请供应商及时与下属单位的采购部或财务部结算组协调处理。

三、往来对账过程管理

（一）应收、预付、应付科目明细账的核对

每月财务结账后，及时通知供应商前来核对应收应付账，并出具《对账余额调节表》，对于未达账项要及时查找原因，并通知相关人员调整。

1．未达增值税发票：

应及时查找未入账增值税发票的去向，及时处理或退票，若是增值税发票中有而进货单中没有相应的型号数量，要求供应商提供我方的已验收证明，以便企业采购人员及时补订单；若是型号或单价有误，可及时退换票。

2．未开单据的折让部分，要求供应商及时开具。

往来对账调节表

截止日期：

年月日

甲方

乙方

摘要

制单人

金额

摘要

制单人

金额

借方

贷方

借方

贷方

小计

小计

账面余额

账面余额

调整金额

调整金额

调整后金额

调整后金额

确认

请贵单位财务人员对以上往来账进行核对，确定无误后，请贵单位财务经理（主管）签字，予以确认：

我保证我单位提供的数据完整、准确、及时，并加盖公章。

财务经理（主管）：

日期：

年月日

编制说明：

①“摘要”栏需要注明日期、凭证号、具体经济业务内容。

②甲方借方余额表示：

乙方已经入账，甲方未达账；甲方贷方余额表示：

甲方已经入账，乙方未达账。

③乙方借方余额表示：

甲方已经入账，乙方未达账；乙方贷方余额表示：

乙方已经入账，甲方未达账。

（二）各种应收费用的核对与确认

所有应收款项及未挂应收临时收回的款项应由供应商财务确认或由供应商财务授权委托的业务代表签字确认。

各下属单位财务部结算组负责与供应商确认合同、补充协议中规定的各项应收款项；采购部负责与供应商确认各项临时性的、无合同和补充协议的应收款项。

（三）货物采购明细账的核对与确认

每月查询货物采购明细账的账面余额，若出现借方余额，应及时查找原因。

对于所有货物采购出现借方余额的必须编制原因说明并由财务经理签字归档保存；若是结大账，必须核对货物采购明细账。

货物采购明细账贷方余额需要清理，货物采购明细账余额较大时，应查明是否因为供应商业务员没有及时把发票传递至相应的下属单位财务部。

当月所有的采购入库，仓库单据必须在2个工作日内全部流转到财务部，各下属单位财务部必须在2个工作日内在企业现行的财务系统中进行入账处理。

四、对账时间规定

各下属单位财务部必须加强与供应商的常规对账工作，并按下列规定的时间、频次进行操作。

1．对业务往来较多的供应商每月对账一次，业务往来较少的每季度对账一次。

2．各种应收费用必须每月与供应商核对一次，如果供应商业务员不及时将回函带回，我方将拒绝给对方付款。

3．下属单位财务部应按时向供应商发出《供应商往来对账确认函》，要求供应商提供往来明细账及相关对账资料，合理地做好对账计划，确定责任人。

4．每次对账完成后出具《供应商往来对账确认函》，并要求供应商加盖单位公章，及时处理对账工作中出现的问题，下属单位财务部无法处理的应及时上报总部财务管理中心。

五、各下属单位每月需向总部财务管理中心上报的资料明细

1．往来对账进度表。

2．新增供应商档案、供应商异动情况报告、供应商资信报告。

3．应收账款账龄分析报告。

4．欠款金额（供应商）前10名的名单、金额、净利率、欠款原因及付款计划。

5．合同约定预付款的执行情况表。

6．合作不愉快、操作不规范的供应商名单（黑名单）。

六、供应商往来对账的处罚规定

1．没按规定的时间报送相关资料罚款30元。

2．报表不全，或内容不真实的罚款30～60元。

3．每月未按规定对账的罚款30元，对账内容不完整不真实的罚款60～100元并进行行政扣分，严重的建议有关部门对有关责任人员进行降职、撤职等处分。

4．有关人员未按规定确认应收返利、应收费用就自行挂账的每次罚款30元，采购人员没有及时把各种应收费用的书面确认书上交下属单位财务部而导致企业无法收回相关的费用，一切责任由业务人员承担。

5．有关人员未按合同规定挂账或账扣的或变通挂账给企业利益造成损失的，每次罚款30元，严重的要进行行政扣分。

6．未及时清理商品采购借方余额，以及未能及时对预付款进行监控导致多打预付款的，要对往来账务会计及有关责任人员罚款每次150元，严重的给予行政扣分，建议有关部门对其进行降职、撤职等处分。

9．5．1呆账处理方案

一、总体规划

（一）目的

本着以下两个目的，特制定本方案。

1．有效地预防呆账的产生，提高呆账的催讨效率。

2．有效地处理呆账，保证企业资金的流通顺畅。

（二）定义

1．呆账系指三年以上既不增加也不减少的无法收回且不能确定将来是否能收回的往来账款。

2．信用限额系指企业可赊销某客户的最高限额，即指客户的未到期票据及应收账款总和的最高极限。

任何客户的未到期票款，不得超过信用限额，否则应由业务人员及业务主管、会计人员负责，并对所发生的倒账负赔偿责任。

二、呆款的预防

（一）建立“客户信用卡”

各下属单位应对所有客户建立“客户信用卡”，并由业务人员依照过去半年内的销售实绩及信用的判断，拟订其信用限额，经销售主管核准后，转交会计人员善加保管，并填记于该客户的应收账款明细账中。

（二）调整信用限额

为适应市场，并配合客户的营业特点，每年年中（6月30日）和年末（12月31日）两次，由业务人员呈请调整客户的信用限额，核定方式按上一条的相关规定办理。

各下属单位相关主管人员应视客户的临时变化，要求业务人员随时调整各客户的信用限额。

（三）收受票据注意事项

1．业务人员在接收支票时，若所收受支票的发票人非客户本人，则应将支票交客户加盖签章及签名背书，经下属单位主管核阅后交出纳员，若因疏忽所遭致的损失，则由业务人员和主管各负一半的赔偿责任。

2．各种票据按记载日期提示，不得因客户的要求不提示或延迟提示，但经下属单位主管核准者不在此限。

催讨换延票时，原票尽可能留待新票兑现后返还票主。

3．业务人员不得以其本人的支票或代换其他支票来充缴货款，如经发现，除应负该支票兑现的责任外，还将以侵占货款名义依法追究其刑事责任。

三、呆款的催讨

（一）催款管理

呆账的催讨工作一定要由专责人员随同原负责该款项目的销售人员前往催讨。

（二）利用信函要求付款

除在前项所提派遣专员前往催款外，尚须同时发出督促信函，恳请对方尽快支付货款。

（三）防范收款时有不正当行为

部分业务人员在收得货款之后会不交给经营管理部，对于这种行为，须加强实施“收款处理手续”管理，以防患于未然。

（四）对销售人员施以指导教育

负责人须彻底掌握和了解销售人员的个性，不断对其实施有关货款回收的指导教育。

（五）呆账催讨管理表的制作与利用

在催讨呆账时，一定要制作催讨管理表，利用此表来追踪把握销售人员的催款进行状况，必要时予以援助。

四、呆款的处理

（一）退票的处理

下属单位收到退票资料后，若退票支票属发票人时，则下属单位主管应即督促业务人员于一周内收回票款。

若退票支票有背书人时，应即填写《支票退票通知单》，一式两联，一联送背书人，一联存查，并进行催讨工作，因违、误所造成的损失，概由下属单位主管、业务人员共同负责。

（二）催收票款的处理

1．各下属单位对催收票款的处理，在30天内经催告仍无法达到催回的，其金额在2万元以上者，应立即将该案移送法务部依法追诉。

2．催收或经诉讼案件，有部分或全部票款未能收回者，应出具公安机关证明、邮局存证信函及债权凭证、法院和解笔录、申请调解的裁决凭证、破产宣告裁定等其中任何一种证件，送财务部做冲账准备。

3．业务人员应防止而未进行预防或有勾结行为者，以及没有合法营业场所或虚设账号的客户，不论信用限额如何，全数由业务人员负赔偿责任。

送货签单因归罪于业务人员的疏忽而遗失，以致货款无法回收者亦同。

4．未核定信用限额或超过信用限额的销售而遭致倒账，其无信用限额的交易金额，由业务人员负全数赔偿责任。

而超过信用限额部分，若经会计或主管阻止者，全数由业务人员负责赔偿；若会计或主管未加阻止者，则业务人员赔偿80%，会计及主管分别赔偿10%。

5．设立“客户信用卡”未满半年的客户，其信用限额不得超过人民币2万元。

五、呆账率及奖惩

（一）各下属单位相关人员的奖惩

1．各下属单位业务主管，业务人员于其所负责的销售区域内，允许呆账率（即实际发生呆账金额除以全年销售净额的比率）设定为5‰。

2．对各下属单位业务主管、业务人员每年发生的呆账率超过允许呆账率的惩处如下表所示。

呆账率超过5‰的业务主管及业务人员的惩处表

呆账率

行政处分

经济惩罚

5‰≤呆账率≤6‰

警告一次

减发年终奖金10%

6‰<呆账率≤8‰

警告二次

减发年终奖金20%

8‰<呆账率≤10‰

记小过一次

减发年终奖金30%

10‰<呆账率≤12‰

记小过二次

减发年终奖金40%

12‰<呆账率≤15‰

记大过一次

减发年终奖金50%

呆账率>15‰

即行调职

不发年终奖金

3．各下属单位业务主管、业务人员其每年发生的呆账率低于5‰时的奖励如下。

呆账率低于5‰的业务主管及业务人员的奖励表

呆账率

行政奖励

经济奖励

呆账率<1‰

记大功一次

加发年终奖金50%

1‰≤呆账率<2‰

记小功二次

加发年终奖金40%

2‰≤呆账率<3‰

记小功一次

加发年终奖金30%

3‰≤呆账率<4‰

嘉奖二次

加发年终奖金20%

4‰≤呆账率<5‰

嘉奖一次

加发年终奖金10%

4．各下属单位业务主管、业务人员以外人员的奖励，于该下属单位本年所发生的呆账率低于允许呆账率时实行，具体如下表所示。

呆账率低于5‰业务主管、业务人员以外人员的奖励表

呆账率

行政奖励

经济奖励

呆账率<1‰

无

每人加发年终奖金25%

1‰≤呆账率<2‰

无

每人加发年终奖金20%

2‰≤呆账率<3‰

无

每人加发年终奖金15%

3‰≤呆账率<4‰

无

每人加发年终奖金10%

4‰≤呆账率<5‰

无

每人加发年终奖金5%

5．各下属单位因倒账催讨回收的票款，可作为其发生呆账金额的减项。

（二）其他催款人员的奖励

1．法务部依上述“催收票款的处理”第1项接受办理的呆账，依法催讨收回的票款，在减去诉讼过程的一切费用后所剩的余额，其承办人员可获得如下奖金。

（1）在受理后6个月内催讨收回者，得余额20%的奖金。

（2）在受理后1年内催讨收回者，得余额10%的奖金。

2．依上述“催收票款的处理”第4项的规定，已提列坏账损失或已从呆账准备冲转的呆账，业务人员及稽核人员仍应视其必要性继续催收，催回者获得收回票款30%的奖金。

9．4．1应收款项管理制度第1章总则

第1条本着以下三个目的，企业财务部根据国家财经法规的规定，结合本企业的具体情况，特制定本制度。

1．规范企业应收款项的管理，保证企业资金的良性循环。

2．加快企业资金流转周转，提高资金使用率。

3．防止坏账的发生，减少收账费用和损失。

第2条内涵。

应收款项包括应收账款、应收票据、预付账款和其他应收款。

第3条组织责任。

应收款项管理的主要责任部门为财务部，财务部办理有关应收款项事宜时，应遵循本制度的规定。

第2章应收款项管理

第4条应收账款、预付账款明细账必须以经核对的工程合同、购销合同（附出库单）及汇款凭证（付款凭证）为依据予以记账，应按照不同的应收款项或供应单位名称设置明细账。

第5条应收款明细账调减必须要有分管领导书面批准。

第6条建立应收款项内部管理报告制度。

1．分管应收款项的财务人员在每月5日前对上月账中的应收款进行清理，并根据工程合同、购销合同及企业应收货款规定进行应收账款的账龄分析，对拖欠货款理出清单，并理出潜在核销账款交主管领导，由合同签订单位提出解决办法，经主管领导批准之后执行。

2．分管其他应收款的财务人员在每月5日前对上月末按企业规定归还借款的单位和个人账中的应收款项进行清理，对不按规定及时还款的个人扣发其当月工资，并通知有关部门领导及时催收；对超期一个月还未归还借款的单位，应及时通知项目负责人、保全人员配合催收。

3．分管收款的部门或经办人在接到超期应收款通知单后，必须在24小时内返交收款时限及措施，对所有超期应收款，限期开展收款工作，有关工作内容填入催收单，形成文件，妥善地存入客户资信档案。

4．申请付款部门（或应收账款发生部门）及其经办人是清理追收应收款项的第一责任人。

企业发生因清理追收不力而造成坏账甚至造成损失的，应依情节轻重和损失大小对有关责任人予以经济和行政处罚，情节严重、损失重大者，追究其法律责任并由其承担相应的经济责任。

第7条预付账款的管理。

1．预付货款应按照规定程序和权限办理。

2．预付货款的对象是实施分级管理。

3．预付货款必须依合同付款，并在合同约定的时间清算完毕。

第8条应收账款和其他应收款因发生问题未能收回时，由经办业务人员提出书面说明，会计应单独设立明细科目予以列示。

第9条当应收账款的回收成为问题时，应依具体情况进行处理。

1．经理会议研究处理方法。

2．依法起诉，申请法律裁决。

3．提请经济法庭调处。

第10条企业按期对应收账款和其他应收款提取坏账准备，当应收款项被确认为坏账时，应根据其金额冲减坏账准备，同时转销相应的应收款项金额。

具体提取比例如下表所示。

坏账准备提取比例表

账龄

6个月至1年

1～2年（含2年）

2～3年（含3年）

3～5年（含5年）

5年以上

提取比例

%

%

%

%

%

第3章赊销商品管理

第11条赊销商品前，应收账款管理人员和销售人员应尽可能对客户作信用调查，并报告销售主管，赊销金额达1万元以上的，报总经理决定是否予以赊销。

第12条为了防止坏账损失，赊销产品时应办妥下列事项。

1．签订购销合同。

2．确立结算方式及付款期限，或获取付款保证书。

3．延期付款的违约责任。

4．必要时要求由保证人作担保。

5．必要时要求法律公证。

第4章附则

第13条本制度由财务部制定，经总经理审批后生效，修订、废止时亦同。

第14条本制度解释权归财务部，自年月日起实施。

9．3应收账款管理业务流程

9．3．1采购预付款审批支付流程

9．3．2应收账款管理及催收流程

9．7．3供应商往来对账确认函

文案

名称

供应商往来对账确认函

受控状态

编号

执行部门

监督部门

考证部门

尊敬的（供应商单位名称）：

从年月日至年月日，贵公司与我单位的业务往来账目情况反映如下。

一、财务往来账

1．至截止日期，我单位向贵公司进货总额为：

元。

2．至截止日期，贵公司应开给消费者的税票为：

元。

3．至截止日期，我单位应付贵公司的货款为：

元。

4．至截止日期，我单位应扣的返利费用为：

元。

5．至截止日期，我单位有需退回的货物金额为：

元。

综上所述：

至截止日期，我单位应付贵公司货款为：

元。

二、财务返利、费用账

1．至截止日期，我单位应收贵公司返利金额为：

元。

至截止日期，我单位已收贵公司返利金额为：

元。

2．至截止日期，我单位应收贵公司场地费金额为：

元。

至截止日期，我单位已收贵公司场地费金额为：

元。

3．至截止日期，我单位应收贵公司广告费金额为：

元。

至截止日期，我单位已收贵公司广告费金额为：

元。

4．至截止日期，我单位应收贵公司促销费金额为：

元。

至截止日期，我单位已收贵公司促销费金额为：

元。

5．至截止日期，我单位应收贵公司展台费金额为：

元。

至截止日期，我单位已收贵公司展台费金额为：

元。

三、对账结果陈述

综上所述：

至截止日期，我单位应收贵公司返利费用为：

元。

至截止日期，我单位已收贵公司返利费用为：

元。

至截止日期，我我未收贵公司返利费用为：

元。

财务部对账结果：

至截止日期，我单位应付贵公司货款为：

元。

至截止日期，我单位未收贵公司返利费用为：

元。

至截止日期，我单位实际应付贵公司货款为：

元。