行政管理制度.docx
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行政管理制度.docx
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行政管理制度
行政管理制度
员工行为规范
为规范员工行为,树立企业形象,打造作风过硬的团队,特制定本制度。
一、员工行为规范
(一)上下班和出入规范
1、不迟到、早退;
2、员工进入办公区及办公期间必须佩戴工作卡;工作卡应无污渍、无破损;
3、出入时让客人和领导先行;
4、进入办公区内手机调至振动档;
5、自备的交通工具按规定到指定位置有序存放;
6、乘班车遵守秩序,不争先恐后,不争抢座位,不为别人占座,礼让女士和年长的员工;
7、不准在公共办公区内用餐,工作时间不准吃零食。
(二)仪容、仪表和着装规范
1、穿着整洁、统一着工装,换洗工装时可着黑色或深蓝黑色西服(女士可着套装),不准工装与其它服装混穿。
自由着装的人员需经单位领导同意,报公司总经理办公室备案;
2、男士系领带,头发修剪整齐,前不过眉,侧不过耳,后不过衣领,不得留胡须,保持面部干净;
3、女士化淡妆。
头发梳理整齐,不得染成怪异的颜色,不允许喷香水和涂带颜色的指甲油;
4、鞋子要保持干净、擦亮,走路尽量不要发出响声,不得穿拖鞋;
5、短、露、透或过于休闲的服装都会影响您的形象和客户对您的评价,也会为企业形象带来负面影响;
6、工作时间不许佩戴式样、材质夸张的首饰。
(三)工作时间、工作场所的行为规范
1、上班时全身心投入,保持良好的工作状态,严格遵守各项规章制度。
上级交办的事项迅速处理,及时汇报,主动克服困难;
2、上班时积极工作,不做与工作无关的私人事宜;
3、上班时间不准串岗、闲谈、嬉闹喧哗,不擅自离岗,有事离开须向主管请假,获准后方可离开,不准提前进食堂用餐;
4、保持良好的坐立姿态,不坐桌子,坐时不翘腿、搁腿和抱胸,不倚靠站立,不东倒西歪,行走时不勾肩搭背。
不准大声喊人,行走时脚步要轻;
5、遇感冒流涕时要自备好手纸,并注意掩饰,打哈欠或打喷嚏时用手或手帕遮掩,不随地吐痰;
6、员工应保持工作区域设备的整洁,办公区不存放与工作无关的物品,冬装统一放置在休息室内;不在工作场所乱挂物件,不得乱扔杂物和烟头,不得乱涂乱画。
下班前对工作桌、台或设备进行整理、打扫,归整入屉、入仓、入筒。
离开时将坐椅推入办公桌(岛)下方。
办公桌(岛)无灰尘,附近无垃圾、无污渍;
7、爱护公司财产,不空耗水、电、汽、油等资源,员工下班离开办公场所时及时关闭电器设备(电灯、电脑、打印机、复印机、空调等)并关好门窗;
8、爱护花草,不得随意搬动及损毁,不准将果皮及剩茶水倒入花盆内;
9、走进任何一间办公室都必须敲门示意,得到同意后方可进入。
(四)体现员工素质的作风和道德规范
1、工作认真负责,严格执行各种制度和遵守各种规范,不叫苦、不争功、不诿过;
2、自觉遵守公司的有关规定,不做损害公司的事,不假公济私,公司员工都应积极维护公司利益;
3、员工不准从事第二职业,不准泄露公司的商业秘密和技术资料;
4、善于团结同事,坚持与人为善,不利于团结的话不说,不利于团结的事不做。
互相帮助,互谅互让,学会宽容,不互相猜疑、嫉妒他人,学人之长、补己之短,不造谣传谣,不传播小道消息,虚心学习,共同提高,共同维护公司的团结和统一;
5、为人要真诚,不说假话、大话、空话,不弄虚作假,实事求是,不欺骗领导和同事,不讥讽、挖苦他人,言必信、行必果;
6、修炼自己的道德情操,热爱学习,积极参加各种培训,提高知识水平和专业水平;
7、不准赌博和变相赌博;
8、对工作要雷厉风行,坚持日事日毕,日清日高的原则;
9、积极向有关部门反映情况和提合理化建议,学先进,帮后进,具备很强烈的责任意识;
10、勇于开展批评和自我批评,批评要注意方式,自我批评态度要诚恳,有错就认,知错就改,不准阳奉阴违,诬陷他人;
11、同事之间互助友爱,不拉帮、不结派,不以老欺新,不以强凌弱、不以大欺小,同异性交往要大方,不准轻浮,不搞低级趣味。
(五)团队意识行为规范
1、团队利益高于个人利益,员工的个人利益服从公司发展利益,将个人努力融入集体奋斗之中;
2、实现自我创新能力与协作原则有效组合;
3、公司鼓励员工努力学习先进技术知识,为员工搭建实现个人人生价值的舞台,使员工与企业共同进步;
4、各经营单位之间要密切协作,默契配合,不准诋毁他人,不准为谋求小团体利益,损毁整体利益和长远利益。
(六)接打电话及内外交往中语言和交谈规范
1、电话铃响三声之内接听,外线:
接听后先说“您好,公司××部门”;内线:
接听后先说:
“您好,××××部”,迟接电话表示歉意,电话对方要找之人不在,礼貌说明情况,如需转告,准确记录,及时转告相关者,通话要语言简练,保持话线畅通;
2、遵守“手机礼貌”,接打手机不影响他人,不在所处环境制造“杂音”。
员工在办公时间,如需接听私人电话时,应主动离开办公区,应避免长时间接听私人电话,以免影响自己或他人工作;
3、与人交谈先要有礼貌招呼,招呼要有称呼,如“您好”、“各位好”、“诸位好”;
4、交谈时语调要温和、友好、亲切,多用商量的语气;
5、在工作时间内,同事间礼貌称呼,称呼为“姓氏后为职务”或称呼其名,切忌哥、姐相称;
6、听人讲话时要停下手中工作,不东张西望或摆弄物件,不随意打断对方,插话要在谈话间断时进行;
7、交谈结束时要有告别语,如“有事再联系”、“我先走了”、“请走好”或约好何时再见等;
8、尊重对方,发生不愉快时要尽量克制,不说脏话、粗话,公司内严禁争吵、斗殴、骂人。
(七)接待客人的行为规范
1、来访接待
(1)热情接待每一位来宾,不以貌取人,不盛气凌人,态度要亲切友好,不卑不亢。
询问姓名、来访事由,做好登记;能够单独处理的事项要果断处置;
(2)来访者提出要见被访者,要问清是否有约,并回避来访者迅速与被访者联系,若被访者不在或不同意接见时,要委婉谢辞,记录好来访者联系方式和事由,并及时反馈于被访者;
(3)若被访者同意接见或他人同意接见,要及时引领到会见处;
(4)引领客人进入时,应稍走在客人前面一点,并与客人协步同行;在引领途中,每当位置和场所有所改变时,都要以手势事先提示;
(5)接待室中,接待人员应礼貌地迎接客人,为客人挂外衣,请客人就座;请客人坐在远离门口或面对门口的一端;
(6)为客人递上饮用水或饮料,并随时给客人蓄满;
(7)离开客人时应轻行注目礼(即使客人不看你);
(8)客人离开时,帮客人开门,或送到企业门外,客人乘车前握手道别。
等客人车辆离去后方可返回;
(9)与接待无关的人员,不得对客人熟视无睹,相遇时应主动点头微笑;
(10)递接名片应双手接送,一般先递自己名片,递送时身体稍欠,从正面向对方递出,如自己没有名片,要向对方致歉,并主动介绍自己,接对方名片同样必须欠身后认真看一遍,诵读对方姓名、职务,妥善保管;
(11)回答问题要简短、质朴、精炼。
2、机场、车站接待礼仪
(1)接待人员要穿戴整齐,提前到达机场、车站,并备好迎接标志;
(2)见到客人后要主动做自我为介绍,并表示欢迎;
(3)引领客人到接待车处,主动拉开后座的车门,侧身躬立,请对方上车去;如果对方携带了较重的行李,在上车之前应协助客人将行李放在后备箱内;
(4)车中要主动介绍地方的风光、文化,对客人提出的要求要认真记好;
(5)到达接待地点时,要快速下车,主动拉开客人一侧的车门,侧身躬立,请客人下车。
3、会议接待礼仪规范
(1)若有重要领导或重要客人参加会议,要有专门人员在门前迎接;
(2)若需要客人签字时,递签字笔时,应脱下笔套,笔尖对自己,将笔双手递上;
(3)发放资料时,应礼貌地双手递上;
(4)接待人员应礼貌地将客人引入会场就座;
(5)客人就座后,接待人员应递茶,或递上水果,并热情地回答客人提出的问题;
(6)服务人员要注意观察客人,及时为其添茶水。
倒水时动作轻盈、快捷、规范。
杯盖的内口不能接触桌面,手指不能碰到杯口,不能发生杯盖碰撞的声音。
要左手拿开背盖,右手端水壶,将水准确倒入杯里,不能让茶水溅到桌面上或与会者身上。
杯子放在与会者桌上的右上方。
如果操作不慎,出了差错,应不动声色地尽快处理,不能惊动其他人,不能慌张,来回奔跑。
4、文化、娱乐、宴请和参加公司大型活动规范
(1)平时就餐,遵守秩序,不准敲打碗筷。
要注意节约粮食和菜肴,不乱倒饭菜。
(2)参加宴请要守时,服饰要整洁得体,入座、进餐、离席都要稍晚一步,离席要打招呼,敬酒、劝酒、饮酒要适度,不失态。
(3)参加公司大型活动,升兴泰旗和奏(唱)《兴泰之歌》时,要全体立正站立、伴随旗帜升起行注目礼,左手自然下垂,中指贴于裤缝,右手五指并拢放于左胸上方,中指指向左肩胛处。
(4)日常应使用文明用语:
您好、请、谢谢、对不起、再见。
二、罚则
(一)原则
1、每位员工都应自觉遵守员工行为规范;每位员工都有维护、纠正、举报、处罚其他员工违反规范行为的权利。
2、首次或轻微违反员工行为规范的,扣除1-10经验值。
3、第二次及以上或较重违反员工行为规范的,扣除10-50经验值。
4、严重违反员工行为规范的员工要进行辞退。
(二)细则
1、不佩戴工作卡及着装不符合规定者不能进入办公区。
办公室或人事部门发现违反本规范第一
(一)2条,
(二)条时,第一次要及时纠正;对于第二次违反的要进行登记,并通知其直属上级,对于一周内累计超过3次的,通报人力资源部或主管副总经理,并进行相应的经验值处罚(扣除10-50经验值);
2、违反本规范第一
(二)关于工作时间、工作场所规定的行为规范,上班时间串岗、闲谈、提前就餐、办公区域不整洁、椅子未入桌下、抽屉敞开、下班后未及时关闭办公设备电源等,首次发现,通知本人及时纠正;第二次发现通知其直属上级;第三次发现通报人力资源部或主管副总经理,并进行相应的经济处罚(扣除10-50经验值);
3、违反本规范第一(三)(四)(五)条的规定,影响团队士气、成员之间的关系,一次扣除20的经验值;
4、违反本规范第一(六),接听电话未按标准执行,不问好,不报单位名称,每发生一次扣除2经验值,3人次以上通报批评;
5、同事间称呼不符合第一(六)5条规定,影响执行文化的确立,第一次扣除2经验值,被罚3次以上通报批评;
6、违反此规范第一(七)条的规定,一次扣除2经验值,二次通报,并扣除5以上经验值。
公司会议制度
本制度旨在明确本公司的会议的原则,确定会议的基本事项以提高会议的效率与效果。
本制度所指的会议包括公司经理级办公会议、部门例会、全体员工会议。
一、经理级办公会议
1、主持与记录:
经理级办公会议由行政部负责召集,总经理主持,总经理未列席会议时,由副总经理主持,行政部秘书进行会议记录。
2、召开时间:
经理级办公会议分为两种——例会和临时会议。
例会原则上每月召开一次,时间一般定为每月第一个星期(如遇法定节假日则往后推延至节假日后进行)。
临时会议由总经理认定必要时召开。
3、参加人员:
总经理、总经理助理、行政部,各部经理。
4、会议内容:
各与会人员对前一期的工作情况进行汇报,包括工作内容、原定计划的执行情况及所遇到的问题等。
全体与会人员共同总结上月工作情况、商议所提议内容或问题、制定后一期的工作规划等。
二、部门例会
1、主持与记录:
部门例会由各部门自行负责召集和记录,部门经理负责主持,会后需将会议纪要统一交至行政部存档。
2、召开时间:
每周一上午9点。
3、参加人员:
部门经理、部门员工。
4、会议内容:
各部门自行确定。
三、全体员工会议
1、主持与记录:
全体员工会议由行政部负责召集,行政部主管主持,行政部秘书进行会议记录。
2、召开时间:
每年的年终。
3、参加人员:
全体员工。
4、会议内容:
总结全年的工作,表彰优秀个人和团队,制定下一年度工作规划。
四、会议制度要求
1、所有应与会人员均不得缺席、迟到、早退,会议记录人员登记到会情况。
所有参会人员均需签到,由于出差等特殊原因不能参加例会的,应提前向行政部请假。
2、行政部负责落实会场,安排会用器材等,并在经理级办公会议和全体员工会议前把会议时间以及会议事项的大致安排预先告知与会者。
3、与会者均应根据会议性质做好准备工作(如汇总总结提纲、工作计划草案、提案等)。
4、主持人须在会议前和相关人员拟定好会议议程等,不能毫无准备地召开例会。
5、会议记录人应具备相应能力,并能严格保密。
6、每一次例会须用专用的会议记录本记录会议内容,记录本由记录员负责保管。
会议纪要须包含:
会议时间(起止时间格式为年/月/日/时/分)、议题、主持人、记录员、与会人员、缺席人员、详细会议内容(发言记录)、商议结果等。
所有例会的会议纪要由会议记录员在例会结束后两个工作日内完成,并将文件(含电子文档)交由行政部备案。
7、所有参加例会的人员应将手机设置在无声或振动状态下。
8、会议的组织部门负责将会议室设施归位及垃圾的清理,以便下个会议正常召开。
五、罚则
违反本制度第四条,进行处罚;高层管理人员扣除20经验值,中层管理人员扣除10经验值,其他员工扣除5经验值。
工作计划及总结管理制度
为规范管理、提高工作效率,以确保公司经营目标的有效达成,特制定本制度。
一、计划分类
工作计划和工作总结按工作期间划分为:
周计划、周总结;月计划、月总结;季度计划、季度总结;年度计划;年度总结。
二、计划制定
(一)员工在制定工作计划时,应结合本人的岗位职责、核心工作内容以及绩效指标;同时应同主管领导进行沟通,考虑本单位近期阶段性的重点工作及临时性工作等因素。
(二)各单位、各部门、员工在制定工作计划时,应充分考虑当期的工作计划是否会影响全年度的经营指标或工作目标的实现,所有工作进度应计划提前完成,预留出变动量,以确保全年度工作目标的有效达成。
(三)制定工作计划应具备最基本的四个要素(3W1H):
1、工作项目、内容(做什么:
WHAT);
2、工作完成的标准或达到怎样的效果(做的怎么样:
HOW);
3、工作分工(谁来做:
WHO);
4、工作进度(什么时候做完:
WHEN)。
三、工作计划及总结的递交
(一)周工作计划及总结
1、员工周工作计划及总结在每周四下午3时前递交给直接领导;
2、各职能部门周工作计划及总结在每周四下午5时前递交主管副总经理;
3、总经理办公会成员(总经理办公会成员包括总经理、副总经理、财务总监和董事会秘书,总裁办公会对董事会负责)周工作计划及总结于每周五9时前递交总经理办公室,总经理办公室于当日10时前汇总完成。
(二)月工作计划及总结
1、员工月工作计划及总结在每月27日下午5时前递交给部门领导;
2、职能部门月工作计划及总结在每月28日下午5时前递交给主管副总经理;
3、总经理办公会成员于每月月例会前一天将月计划及总结书面呈报总经理,并做好PPT在会上汇报。
(三)季度工作计划及总结
1、员工季度工作计划及总结在每季度最后一个月27日下午5时前递交给部门领导。
2、职能部门季度工作计划及总结在每季度最后一个月28日下午5时前递交给主管副总经理;
3、总经理办公会成员于每季度最后一个月29日上午9时前将季度计划及总结以书面形式呈报总经理。
(四)年度工作计划及总结
1、员工年度工作计划及总结在12月27下午5时前递交给部门领导。
2、中层以上员工除提交年度个人工作计划及总结外,还需于12月28日下午5时前提交个人的年度述职报告至直线上级处。
3、职能部门年度工作计划及总结在12月28日下午5时前递交给主管副总经理;
4、总经理办公会成员于12月29日上午9时前将年度工作计划及总结以书面形式呈报总经理。
5、以上日期如遇休息日,则提前一天。
四、工作计划及总结的沟通反馈:
(一)周工作计划及总结递交后一个工作日内,月份(季度)工作计划及总结递交后三个工作日内,年度工作计划及总结递交后七个工作日内,上级主管应根据公司整体工作方向对各单位、各部门、员工的工作计划及总结进行可行性研究,审核其工作指标分解是否影响其全年度工作计划的完成,审核后给予沟通反馈。
(二)各单位、各部门、员工在与上级主管沟通工作计划及总结后,需及时调整工作方向以及工作目标,以期达到公司、部门、员工三方面的步调一致。
五、工作总结分析
工作总结中如有未完成的工作内容,一定要做详细的分析,识别改进的机会,制定出可操作性的改进措施或可行性方案,以使员工的业务素质和工作质量得到提升。
六、递交方式及迟交罚则:
以上递交的过程均以OA邮件的方式发送即可;逾规定时间不递交者,普通员工扣除2经验值/次;中级、中高级管理层扣除10经验值/次;高级管理层扣除20经验值/次。
七、附则
(一)所有工作计划及总结一式两份,员工、单位留存一份作为开展工作的指导文件,上级主管留存一份作为沟通、监督、考核使用。
办公用品管理办法
为保证对办公用品合理使用,降低采购成本,特制定本办法。
一、职责
(一)各经营单位根据降低成本、合理使用原则制定本单位的办公用品管理办法并报总经理办公室、计划财务部、审计部备案。
(二)总经理办公室负责职能部门的办公用品发放标准的制定、采购计划汇总、统一发放及分帐单的制作等。
(三)各职能部门根据使用标准提交本部门的办公用品请购计划。
各经营单位负责制定管理办法对本单位的办公用品进行管理,制定本单位的请购计划报首席经营者审批。
(四)计划财务部负责对办公用品采购费用进行审核。
(五)采购部负责按审批后的请购计划进行采购。
(六)主管副总经理负责审批本单位的办公用品采购计划。
二、职能部门办公用品请购及发放
各职能部门办公用品的请购及发放按《办公用品采购流程》执行。
三、职能部门办公用品发放标准
(一)发放范围及要求如下:
1、以下办公用品根据需要及实际使用量在规定标准内购买:
钢笔、修正液、圆珠笔、鱼尾夹(大、中、小)、铅笔、橡皮、格尺、垫板、软皮本、活页夹(100页、60页、40页)、纸篓、大头针(小盒)、曲别针(小盒)、刀片(单面、双面)、胶水、浆糊、壁纸刀、口取纸、拉袋、透明胶(宽、窄)、图钉(小盒)、稿纸
2、以下办公用品按规定要求配置:
(1)计算器:
保管员、收款员、财务人员,每人一台(使用年限三年以上)以旧换新(离职时,应将其上交或移交业务接管人员)。
(2)印盒、印泥、印台(根据岗位任选其一):
收款员每人一盒,科室每室一盒(使用年限一年以上),以旧换新。
(3)订书器:
每部门一个(使用年限三年以上),以旧换新。
(4)订书钉:
配有订书器部门一季度一盒。
(5)票据夹:
凡有票据者,每人四个,二大二小,(使用期限二年以上)以旧换新。
(6)铁夹子:
财务有关人员,每人两个,(使用期限二年以上)以旧换新。
(7)剪刀:
部门每室一把(7元以下使用年限三年以上),以旧换新。
(8)海绵盒:
收款员、出纳员每人一盒(使用年限一年以上),以旧换新。
(9)各类帐本及帐皮:
由相关岗位根据需要进行请购。
(10)复写纸:
除财务部门可按需请购外,其他各办公室一年二盒(大小各一盒)。
(11)碳素笔:
收款员、出纳员每人每月一支。
(不再发放笔芯)
(12)白板笔:
有白板部门配备两支,以旧换新。
(最低使用一个月)
(13)纸杯:
由总经理办公室控制请购计划并发放。
(14)不干胶打印纸:
总经理办公室及投资管理部根据需要进行请购。
(15)档案袋(盒):
由总经理办公室统一请购、按需发放。
(16)书立、名片夹、笔筒、塑料书柜、便签、喜贴:
仅限各总经理以上级别领用。
(17)宣传用办公用品及接待用品由总经理办公室统一请购,按流程审批后采购。
(二)、公司各职能部门月度办公用品限额:
1、员工办公费标准:
副总经理100元/月/人
部门经理15元/月/人
其他人员5元/月/人
2、各部门限额(主要指打印纸部分)
总经理办公室(含各总经理)320元
计划财务部160元
投资管理部60元
人力资源部80元
审计部160元
网络部60元
四、罚则
(一)各职能部门未按职责进行审查及相关工作,对职能部门经理扣除10经验值;
(二)超标准、没计划、大批量采购办公用品500元以上,对相应采购及财务人员每人扣除5经验值。
工装管理制度
为规范和加强公司的工装管理,体现员工风貌及企业文化,提升企业形象。
特制定本制度。
一、工装管理
(一)原则:
各单位根据自身经营特点、相关行业通行标准、VI要求,在年度预算内确定着装、样式及面料等,统一着装的按以下要求执行,如有特殊配置要求,须报总经理办公会批准。
(二)工装的套数:
秋冬装1套(上衣1件,裤子两条);夏装1套(上、下装各1件);
(三)工装标准:
秋冬装600元/套以下,夏装300元/套以下;
(四)承担比例:
公司承担50%费用作为员工着装补助,其余50%由员工个人交付,员工工作满2年在更换工装时不需要承担个人应负担的50%,未满2年离职的按月分摊扣除公司补助部分(未满半月的按半月计,超过半月的按1个月计)。
(五)工装的采购:
采用招标方式确定。
(六)工装的发放:
各单位行政人事部门负责工装的发放、回收、补偿差价等工作。
原则上员工转正后发放工装,特殊岗位需上岗前发放的,报总经理办公室备案。
(七)工装的使用:
1、员工的工装连续使用2年可更新一次,更新的工装不再收取员工费用。
2、员工应按规定要求着装并爱护工装,出现损坏的由员工自行修补,无法修补的或造成丢失而影响正常使用的,由员工全额承担工装更新费用。
二、罚则
(一)超标准配发工装,未报总经理办公会审批的,对单位负责人按超标准总额的2%扣除经验值;
(二)因转正信息、离职员工入职信息不准确,造成工装制作延误,或扣款不准确的,对信息提供者按所造成损失总额的2%扣除经验值;
(三)总经理办每半年组织相关部门检查一次,各单位工装的使用和管理情况,否则扣除相应责任人20经验值。
经济合同管理制度
为规范对外经济行为,提高经济效益,最大限度地降低合同的法律风险,防止不必要的经济损失,通过合同的管理,使公司重大的对外经济活动得到控制,根据《中华人民共和国合同法》及我公司的具体情况,制定此制度。
一、适用范围
适用于公司所有类型经济合同管理,主要包括:
买卖合同(购销合同);供用电、水、气、热力合同;借款合同;建设工程合同;运输合同;保管合同;仓储合同;租赁合同;联营合同等。
二、定义
标的:
指合同法律关系的客体,是指合同当事人之间权利义务所指向的对象。
如:
买卖合同中的买卖品、供电合同中的电力等。
三、职责
(一)总经理负责对公司总部≥10万元的投资类合同进行审批。
(二)主管业务副总经理负责对合同进行审批。
当上述审批人员有不同意见时,进行协调解决或报总经理,由总经理做出决定。
(三)法律顾问负责对合同的规范性、合法性等方面进行审核。
(四)各单位财务经理负责对合同业务的发票、金额及结款方式进行审核。
(五)合同签订人负责审查合同的真实性和经济效益。
四、合同管理部门的职责
(一)负责对合同审批手续的齐全性及相关资料的完善性审核无误后对合同进行编号并盖章。
(二)负责发放合同并由合同领用人在
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